Con l'inizio del nuovo anno, inizia la stagione della pianificazione annuale: ci sono riunioni da fissare, obiettivi da stabilire e attività da assegnare.
Tutti piano del progetto inizia con gli input della ricerca, dei progetti incollati e degli esperti in materia. Eppure, nonostante la mappatura delle risorse e della Sequenza, spesso incontriamo sfide inaspettate che causano battute d'arresto e fanno deragliare lo stato. Previsioni sul progetto richiedono più di semplici calcoli. Si tratta di una combinazione di analisi, stime e intuizione.
Da fare in modo diverso quest'anno? L'adozione di best practice aziendali relative alle tecniche di stima dei progetti aiuterà voi e il vostro team a stabilire sequenze più accurate e a raggiungere gli obiettivi in modo più efficiente.
Che cosa sono le tecniche di stima dei progetti?
Le tecniche di stima dei progetti sono metodi di previsione di variabili quali la Sequenza per il completamento, i costi, le risorse e i rischi coinvolti in un progetto durante la fase di pianificazione.
I project manager valutano e determinano l'ambito, i tempi, i costi, le risorse, la qualità e i rischi di un progetto. Sono specializzati nel fornire stime accurate dei rischi del progetto e nel prevedere i potenziali risultati di questi sei fattori chiave.
I project manager utilizzano tecniche e strumenti di stima del progetto per la programmazione, la stima dei costi, l'analisi dei dati e la previsione del budget per i progetti agili.
Questo aiuta a garantire che le parti interessate chiave come la leadership, il consiglio di amministrazione, il management e i client siano aggiornati e allineati sulle aspettative del progetto.
Importanza delle stime dei progetti
I project manager considerano meticolosamente tutte le variabili quando pianificano un progetto. Eppure, come molti di noi hanno sperimentato di anno in anno, ottenere stime accurate è difficile.
Preparatevi a una guida completa sulle tecniche di stima dei progetti. Questa guida vi fornirà gli strumenti e le tattiche necessarie per fare previsioni più intelligenti e accurate sui vostri progetti.
Immergiamoci subito in questa guida ed eliminiamo l'incertezza che circonda i progetti più importanti obiettivi aziendali .
Diversi tipi di stime durante un progetto
Per gestire efficacemente i progetti, i team di progetto si concentrano su sei aree chiave. Queste determinano i risultati di un progetto ciclo di vita del project management . Prima di immergerci nelle tecniche di stima, cerchiamo di capire quali sono i fattori chiave del project management.
1. Ambito di applicazione
L'ambito del progetto è uno dei "tripli vincoli" essenziali nel project management. Stabilisce confini e obiettivi chiari, evitando che i progetti diventino poco focalizzati o troppo ambiziosi. L'ambito si riferisce semplicemente a ciò che deve essere fatto perché il progetto in corso raggiunga lo stato di "completato".
A volte, i project manager suddividono un singolo progetto in diverse fasi o sprint per affrontare l'aspetto dell'ambito, iniziando con una fase di pianificazione o una fase minima realizzabile, seguita dalle fasi di ambito più avanzate.
In questo modo i team si concentrano sulla realizzazione di ciò che è stato preallineato come esito positivo del progetto.
2. Tempo
È fondamentale assegnare una data di fine a ogni progetto a tempo determinato. Poiché più membri del team svolgeranno le attività associate a qualsiasi progetto, è necessario avere una buona percezione del loro carico di lavoro e della loro capacità di arrivare a stime accurate della Sequenza. Tecniche di pianificazione del progetto sono essenziali per stabilire una schedulazione realistica sequenza di progetti realistici e il raggiungimento degli obiettivi del progetto. Comunicare e allineare queste Sequenze con gli sponsor del progetto è fondamentale.
3. Costo
Il costo, l'ambito e il tempo sono i tre fattori che determinano il successo o il fallimento del progetto.
Di questi tre, il "costo" è quasi sempre al centro dell'attenzione di tutti gli stakeholder del progetto. È fondamentale formulare metodi accurati di stima dei costi.
I project manager utilizzano le tecniche di project budgeting per arrivare a stime monetarie per i loro progetti. Dopo essersi assicurati l'approvazione del budget da parte della direzione, è essenziale monitorare le spese e rispettare i massimali di costo.
4. Risorse
Per alimentare un progetto servono risorse, il cui piano è uno degli aspetti più impegnativi del project management. Queste includono il team del progetto, i fornitori esterni, i materiali, le infrastrutture necessarie, gli strumenti, ecc.
L'efficienza è fondamentale per allocazione delle risorse e l'utilizzo. Anche la tempistica dell'arrivo e della disponibilità delle risorse è fondamentale per risparmiare tempo e denaro.
5. Qualità
All'inizio del progetto, un esito positivo comunica i possibili parametri di qualità raggiungibili entro i vincoli del progetto, i tempi approvati e le disposizioni di budget.
Una volta che i project manager allineano i requisiti di qualità con gli stakeholder del progetto, si assicurano che tutti i titolari del progetto li rispettino.
Completare un progetto nei tempi e nei budget previsti ha valore solo se il progetto soddisfa i parametri di qualità specificati dai client.
6. Rischio
Ogni nuovo progetto comporta una serie di rischi prevedibili e imprevedibili. Il ruolo di un project manager è quello di identificare ed evidenziare questi rischi alla leadership e al management all'inizio di un'iniziativa cruciale.
Essere consapevoli dei rischi potenziali aiuta a elaborare piani di emergenza. È meglio essere preparati con le pratiche di mitigazione dei rischi piuttosto che rimanere all'oscuro e farsi cogliere impreparati. Non si può sottolineare l'importanza di un piano di rischio meticoloso nel project management.
Tecniche comuni di stima dei progetti
Nel project management, i professionisti si affidano a pratiche aziendali collaudate e testate per le stime dei progetti .
Ecco alcune pratiche critiche da considerare:
1. Stima dal basso verso l'alto
Quando si lavora a un progetto, l'opzione di stima dal basso verso l'alto consiste nell'elencare tutto come un elenco di cose da fare. La stima dal basso verso l'alto è una tecnica di pianificazione molto diffusa.
Con questo approccio, è possibile mappare sequenze di tempo realistiche su un elenco esaustivo di elementi di lavoro per arrivare alla data di consegna finale del progetto.
L'approccio dal basso verso l'alto prevede l'allineamento delle stime della durata stimata con i titolari delle attività per creare un elenco accurato e realizzabile roadmap del progetto .
2. Stima a tre punti
La tecnica di stima a tre punti è utile quando si segue l'approccio bottom-up. Consente ai project manager di inserire con precisione le stime di durata stimate per ogni attività.
Invece di inserire una stima di tempo la durata stimata la tecnica dei tre punti prevede che i project manager chiedano ai titolari delle attività tre diverse stime della durata stimata: la stima più ottimistica, quella pessimistica e quella realistica.
Una media ponderata di queste tre stime aiuta ad arrivare a una data di completamento prevista ben informata per ogni attività, che porta al risultato finale del progetto.
3. Stima dall'alto verso il basso
La tecnica di stima top-down è l'inverso del metodo di stima bottom-up. Si applica al meglio quando ci si trova di fronte a una scadenza rigida. Il processo prevede di lavorare a ritroso a partire dalla data di traguardo del completamento del progetto, suddividendolo in fasi, attività e sottoattività.
Forse conoscete la classica tattica del project management di semplificare gli elementi di lavoro più grandi e complessi in attività realizzabili. Si chiama Struttura di ripartizione del lavoro (WBS) . La stima top-down va di pari passo con la WBS.
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4. Stima parametrica
È possibile combinare la stima parametrica con la stima top-down per garantire una maggiore precisione. Entrambe utilizzano dati incollati da progetti simili.
Le statistiche formano la base dell'approccio parametrico. Esso aggiusta i dati in base alle differenze tra i progetti passati e quelli attuali per fare stime più informate.
5. Stima basata sulla competenza
La stima degli elementi del progetto basata sulle competenze si basa sull'esperienza pratica e sul giudizio degli esperti che hanno lavorato in precedenza a progetti simili. Parlare con specialisti che hanno avuto un esito positivo nell'identificazione degli elementi del progetto l'ambito del progetto sequenza, monitoraggio delle tempistiche e gestione dei costi possono fornire indicazioni preziose per il piano di nuovi progetti.
Questo approccio consente di risparmiare tempo e lavoro richiesto, in quanto si può beneficiare degli insegnamenti degli esperti piuttosto che partire da zero.
Ogni progetto è unico a causa di vari fattori che influiscono sul risultato finale. Pertanto, è meglio adattare gli insegnamenti degli esperti al contesto attuale della vostra organizzazione e del vostro team.
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Quando e chi dovrebbe eseguire le stime dei progetti?
Le tecniche di stima nel project management sono preziose per ogni organizzazione, indipendentemente dal suo ruolo. Tutti noi gestiamo dei mini-progetti in qualche capacità, sia individualmente che con i nostri team.
Mentre il team di progetto e gli esperti di materia sono in genere responsabili della stima del progetto, il project manager gestisce il database o i documenti in cui vengono registrate le stime.
Tuttavia, è necessario identificare la persona più efficace per eseguire le tecniche di stima dei progetti aziendali più ampi che coinvolgono più funzioni e livelli.
Guidate i vostri team all'esito positivo con tecniche di stima dei progetti accurate
Incorporate le tecniche essenziali di stima dei progetti nei vostri processi di project management e portate chiarezza e fiducia ai vostri team aziendali. Grazie a tecniche di stima affidabili, potrete completare i progetti in tempo e nel rispetto del budget, massimizzando l'efficienza e la produttività.
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FAQs
1. Quali sono le tecniche comuni per la stima dei progetti?
Esistono cinque metodi comunemente utilizzati per la stima dei progetti: 1) stima dal basso verso l'alto, 2) stima a tre punti, 3) stima dall'alto verso il basso, 4) stima parametrica e 5) Stima basata sulla competenza.
I project manager utilizzano questi metodi per prevedere l'ambito, i tempi e i costi di un nuovo progetto aziendale, noti anche come "tripli vincoli"
2. Perché le stime dei progetti sono fondamentali?
La stima del progetto è il primo passaggio cruciale per una pianificazione efficace del progetto. Aiuta i project manager a determinare un ambito, una sequenza temporale e un costo realistici del progetto.
Costi e stime accurati del progetto sono essenziali per allineare gli stakeholder aziendali e gli sponsor che investono nel progetto con l'aspettativa di generare ritorni.
3. Da fare in che modo ClickUp aiuta nel processo di stima del progetto?
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