Con l'inizio del nuovo anno, inizia la stagione della pianificazione annuale: ci sono riunioni da organizzare, obiettivi da fissare e attività da assegnare.
Tutta la pianificazione dei progetti inizia con input provenienti dalla ricerca, dai progetti passati e dagli esperti in materia. Eppure, nonostante tutte le risorse e la mappatura delle tempistiche, spesso incontriamo sfide inaspettate che causano battute d'arresto e compromettono i progressi.
Le previsioni di progetto richiedono più di semplici calcoli. Combinano analisi, stima e intuizione.
Come possiamo fare le cose in modo diverso quest'anno? L'implementazione delle migliori pratiche aziendali relative alle tecniche di stima dei progetti aiuterà te e il tuo team a stabilire tempistiche più accurate e a raggiungere gli obiettivi in modo più efficiente.
Cosa sono le tecniche di stima dei progetti?
Le tecniche di stima dei progetti sono metodi di previsione di variabili quali i tempi di completamento, i costi, le risorse e i rischi coinvolti in un progetto durante la fase di pianificazione.
I project manager valutano e determinano l'ambito, i tempi, i costi, le risorse, la qualità e i rischi di un progetto. Sono specializzati nel fornire stime accurate dei rischi di progetto e nel prevedere i potenziali risultati per questi sei fattori chiave.
I project manager utilizzano tecniche e strumenti di stima dei progetti per la pianificazione, la stima dei costi, l'analisi dei dati e la previsione del budget per progetti agili.
Ciò contribuisce a garantire che gli stakeholder chiave, come la leadership, il consiglio di amministrazione, la direzione e i clienti, rimangano aggiornati e allineati sulle aspettative del progetto.
L'importanza di disporre di stime per i progetti
I project manager considerano meticolosamente tutte le variabili quando pianificano un progetto. Eppure, come molti di noi hanno sperimentato anno dopo anno, ottenere stime accurate è difficile.
Preparati a una guida completa sulle tecniche di stima dei progetti. Questa guida ti fornirà gli strumenti e le tattiche necessari per fare previsioni più intelligenti e accurate relative ai tuoi progetti.
Entriamo subito nel vivo ed eliminiamo l'incertezza che circonda gli obiettivi aziendali cruciali.
Diversi tipi di stime durante un progetto
Per gestire efficacemente i progetti, i team di progetto si concentrano su sei aree chiave. Queste determinano i risultati del ciclo di vita del project management. Prima di addentrarci nelle tecniche di stima, cerchiamo di comprendere i fattori chiave nella gestione del ciclo di vita del project management.
1. Ambito
L'ambito del progetto è uno dei "tripli vincoli" essenziali nel project management. Stabilisce confini e obiettivi chiari, impedendo che i progetti diventino sfocati o eccessivamente ambiziosi. L'ambito si riferisce semplicemente a ciò che deve essere fatto affinché il progetto attuale raggiunga lo stato di "completamento".
A volte, i project manager suddividono un singolo progetto in diverse fasi o sprint per affrontarne l'ambito, iniziando con una fase di pianificazione o una fase minima realizzabile seguita da fasi di ambito più avanzate.
Ciò garantisce che i team si concentrino sul raggiungimento degli obiettivi prefissati come metriche di esito positivo del progetto.
2. Tempo
È fondamentale assegnare una data di fine a ogni progetto a termine. Poiché più membri del team svolgeranno le attività associate a qualsiasi progetto, è necessario avere una buona percezione del loro carico di lavoro e della loro capacità per arrivare a stime accurate delle tempistiche.
Le tecniche di pianificazione dei progetti sono essenziali per stabilire sequenze realistiche e raggiungere gli obiettivi prefissati. È fondamentale comunicare e allineare tali sequenze con gli sponsor del progetto.
3. Costo
Costo, portata e tempo sono i tre fattori che determinano il successo o il fallimento del tuo progetto.
Di questi tre aspetti, il "costo" è quasi sempre la priorità assoluta per tutti gli stakeholder di un progetto. È fondamentale formulare metodi accurati di stima dei costi.
I project manager utilizzano tecniche di budgeting per arrivare a stime monetarie dei risultati finali previsti per il progetto. Dopo aver ottenuto l'approvazione del budget da parte della direzione, è essenziale effettuare il monitoraggio delle spese e rispettare i limiti di costo.
4. Risorse
Per portare avanti un progetto servono risorse; pianificarle è uno degli aspetti più impegnativi del project management. Queste includono il team di progetto, i fornitori esterni, i materiali, le infrastrutture necessarie, gli strumenti, ecc.
L'efficienza è fondamentale nell'allocazione e nell'utilizzo delle risorse. Anche la tempistica dell'arrivo e della disponibilità delle risorse è cruciale per risparmiare tempo e denaro.
5. Qualità
All'inizio, un progetto di esito positivo comunica i possibili parametri di qualità raggiungibili entro i limiti del progetto, i tempi approvati e le disposizioni di bilancio.
Una volta che i project manager hanno allineato i requisiti di qualità con gli stakeholder del progetto, si assicurano che tutti i titolari del progetto li rispettino.
Completare un progetto nei tempi e nei limiti di budget previsti ha valore solo se il progetto soddisfa i parametri di qualità specificati dai clienti.
6. Rischio
Ogni nuovo progetto comporta una serie di rischi prevedibili e imprevedibili. Il ruolo di un project manager è quello di identificare e segnalare tali rischi alla leadership e al management all'inizio di un'iniziativa cruciale.
Essere consapevoli dei potenziali rischi aiuta a elaborare piani di emergenza. È meglio essere preparati con pratiche di mitigazione dei rischi piuttosto che rimanere all'oscuro e farsi cogliere alla sprovvista. Non si può sottolineare abbastanza l'importanza di una meticolosa pianificazione dei rischi nel project management.
Tecniche comuni di stima dei progetti
Nel project management, i professionisti si affidano a pratiche aziendali collaudate per le stime dei progetti.
Ecco alcune pratiche fondamentali da prendere in considerazione:
1. Stima bottom-up
Quando si lavora a un progetto, l'opzione di stima bottom-up prevede l'elenco di tutte le attività da fare. La stima bottom-up è una tecnica di pianificazione molto diffusa.
Con questo approccio, puoi mappare tempistiche realistiche su un elenco esaustivo di elementi di lavoro da svolgere per arrivare alla data di consegna finale del progetto.
L'approccio bottom-up prevede l'allineamento delle durate stimate con i titolari delle attività per creare una roadmap del progetto accurata e realizzabile.
2. Stima in tre punti
La tecnica di stima in tre punti è utile quando si segue l'approccio bottom-up. Consente ai project manager di inserire con precisione le durate stimate per ciascuna attività.
Invece di inserire una durata stimata in anticipo, la tecnica dei tre punti richiede ai project manager di richiedere tre diverse durate stimate ai titolari delle attività: la durata più ottimistica, la previsione pessimistica e la durata realistica.
Una media ponderata di questi tre elementi aiuta a stabilire una data di completamento prevista ben informata per ogni attività, che porterà al risultato finale del progetto.
3. Stima top-down
La tecnica di stima top-down è l'opposto del metodo di stima bottom-up. È più indicata quando si ha a che fare con scadenze rigide. Il processo prevede di lavorare a ritroso dalla data prevista per il raggiungimento del traguardo del progetto, suddividendolo in fasi, attività e sottoattività.
Probabilmente conosci già la classica tattica di project management che consiste nel semplificare gli elementi più grandi e complessi in attività realizzabili. Si chiama Work Breakdown Structure (WBS). La stima top-down va di pari passo con la WBS.
4. Stima parametrica
È possibile combinare la stima parametrica con la stima top-down per garantire una maggiore accuratezza. Entrambe utilizzano dati storici provenienti da progetti simili.
Le statistiche costituiscono la base dell'approccio parametrico. Esso regola i dati in base alle differenze tra i progetti passati e quelli presenti per effettuare stime più accurate.
5. Stima basata sulle competenze
La stima basata sull'esperienza degli elementi di un progetto si basa sull'esperienza pratica e sul giudizio esperto di persone che hanno già lavorato a progetti simili. Parlare con specialisti che hanno identificato con esito positivo l'ambito del progetto, effettuato il monitoraggio delle tempistiche e gestito i costi può fornire informazioni preziose per la pianificazione di nuovi progetti.
Questo approccio consente di risparmiare tempo e lavoro richiesto, poiché potrai beneficiare delle conoscenze degli esperti invece di partire da zero.
Ogni progetto è unico a causa di vari fattori che influenzano i risultati finali. Pertanto, è meglio adattare le conoscenze acquisite dagli esperti al contesto attuale della tua organizzazione e del tuo team.
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Quando e chi dovrebbe eseguire le stime del progetto?
Le tecniche di stima nel project management sono preziose per ogni organizzazione, indipendentemente dal suo ruolo. Tutti noi gestiamo mini-progetti in qualche modo, sia individualmente che con i nostri team.
Mentre il team di progetto e gli esperti in materia sono solitamente responsabili della stima del progetto, il project manager gestisce il database o i documenti in cui vengono registrate le stime.
Tuttavia, identifica la persona più efficace per eseguire le tecniche di stima dei progetti per progetti aziendali più grandi che abbracciano più funzioni e livelli.
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Incorporate le tecniche essenziali di stima dei progetti nei vostri processi di project management e garantite chiarezza e fiducia ai vostri team aziendali. Con tecniche di stima affidabili, assicuratevi di completare i vostri progetti nei tempi e nei limiti di budget previsti, massimizzando l'efficienza e la produttività.
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Domande frequenti
1. Quali sono le tecniche più comuni per la stima dei progetti?
Esistono cinque metodi comunemente utilizzati per stimare i progetti: 1) stima bottom-up, 2) stima a tre punti, 3) stima top-down, 4) stima parametrica e 5) stima basata sull'esperienza.
I project manager utilizzano questi metodi per prevedere l'ambito, i tempi e i costi di un nuovo progetto aziendale, noti anche come "triplice vincolo".
2. Perché le stime dei progetti sono fondamentali?
La stima del progetto è un primo passaggio fondamentale per un piano efficace di project management. Aiuta i project manager a determinare in modo realistico l'ambito, la Sequenza e i costi del progetto.
Costi e stime accurati dei progetti sono essenziali per allineare gli stakeholder aziendali e gli sponsor che investono nel progetto con l'aspettativa di generare rendimenti.
3. In che modo ClickUp aiuta nel processo di stima dei progetti?
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