Un'auto media ha circa 30.000 parti. Anche una penna stilografica apparentemente semplice ha circa 25 parti diverse. Alcune di queste potrebbero richiedere pochi minuti per essere prodotte, mentre altre richiedono giorni.
Nel settore manifatturiero, le organizzazioni utilizzano diverse metriche per pianificare con precisione il ciclo di produzione e ottenere ogni componente just in time. Una delle metriche più importanti è la durata ciclo.
Questa metrica, che ha avuto origine nella produzione snella, è ora diventata popolare nei settori dei prodotti e dei servizi. Vediamo perché e come puoi utilizzarla per migliorare l'efficienza della tua produzione.
Che cos'è la durata ciclo?
La durata ciclo si riferisce alla durata effettiva del percorso di un elemento lavorativo dall'inizio del processo di produzione fino al completamento. È importante notare che si tratta di una misura del tempo effettivo basata sui risultati passati, non su previsioni/proiezioni per il futuro.
Vediamo alcuni esempi. Se produci penne, questo è il tempo che intercorre dal momento in cui inserisci i pellet PPC nello stampo a iniezione fino a quando la costruzione di una singola penna è completata.
Se stai preparando il pane, è il tempo che intercorre tra quando inizi a impastare e quando sforni il pane. Se stai producendo magliette, è il tempo che intercorre tra il taglio del materiale e l'imballaggio pronto per la spedizione.
Se questo ti ricorda altre metriche relative al tempo, ecco tutto ciò che devi sapere sulla durata ciclo rispetto al Lead time.
Durata ciclo e ciclo di vita dello sviluppo software
Sebbene originariamente proveniente dal settore manifatturiero, la durata ciclo è diventata una metrica fondamentale nel calcolo della velocità di sviluppo del software, della produttività ingegneristica e dell'efficienza.
Ma prima, definiamolo. Nello sviluppo di software, si tratta del tempo che intercorre dal momento in cui un team inizia a lavorare su una funzionalità/funzione fino alla sua implementazione in produzione. I team di progetto utilizzano la durata ciclo in vari modi.
- Previsioni di consegna: prevedi quanto tempo potrebbe richiedere il completamento di un'attività/funzionalità.
- Pianificazione dello sprint: pianifica le funzionalità/attività in modo che funzionino bene all'interno dello sprint.
- Miglioramento continuo: incorpora cicli di feedback nel processo di sviluppo per migliorare la qualità.
- Recensioni: la durata ciclo aiuta i manager a misurare la produttività individuale e del team.
Durata ciclo nella gestione agile dei progetti di project management
Lo sviluppo agile di software è simile alla produzione snella, in quanto si concentra sulla pianificazione just-in-time, sull'ottimizzazione dei processi, sul miglioramento continuo e sull'eliminazione degli sprechi.
Pertanto, nell'ambito dello sviluppo software, la durata ciclo è una metrica fondamentale per calcolare il Lead time, migliorare l'efficienza e la velocità di consegna. È importante per supportare il principio di sviluppo agile che consiste nel fornire frequentemente software funzionante.
Ciò è particolarmente applicabile nel testing del software, dove il monitoraggio della durata ciclo può svolgere un ruolo fondamentale nella velocità di implementazione.
Il ruolo e i vantaggi della durata ciclo
Come il lead time, il tempo TAKT, il throughput, ecc., la durata ciclo è una metrica relativa al tempo/alla velocità che le organizzazioni utilizzano per vari scopi. Ecco come può essere vantaggioso per la tua organizzazione/progetto in ciascun caso.
Meno durata ciclo, maggiore efficienza.
La riduzione della durata ciclo ha un impatto diretto sull'efficienza del processo. Qualsiasi aumento di efficienza consente al team di soddisfare più richieste dei clienti o risolvere i problemi più rapidamente, portando a un ciclo di sviluppo più produttivo.
Ad esempio, un team che perfeziona le fasi di integrazione e test del codice per ridurre la durata ciclo da due settimane a una settimana può raddoppiare il numero di funzionalità/funzioni fornite nello stesso lasso di tempo.
Cicli più rapidi possono portare a una qualità superiore.
Si tende a pensare che un lavoro terminato rapidamente, solitamente considerato come frettoloso o affrettato, influisca sulla qualità del risultato. Nel project management scrum, può essere vero il contrario.
La durata del ciclo più breve incoraggia test e iterazioni più frequenti, portando a un software di qualità superiore. I rapidi cicli di feedback riducono la probabilità che difetti significativi raggiungano la produzione.
Il calcolo della durata ciclo crea prevedibilità
Quando sai quanto tempo richiede un'attività, puoi pianificare meglio. Puoi effettuare una previsione più accurata delle tempistiche di consegna e gestire le aspettative con le parti interessate.
Ad esempio, se sai che la durata ciclo medio per la consegna di una nuova funzionalità è di tre settimane, puoi pianificare i rilasci in modo affidabile. Questa prevedibilità crea fiducia in tutti gli stakeholder.
I calcoli della durata ciclo favoriscono l'adattabilità
Essere agili richiede di essere reattivi ai cambiamenti e soddisfare le richieste dei clienti. La durata ciclo è un indicatore diretto della rapidità con cui è possibile rispondere. Con il benchmarking di settore, è possibile misurare in modo ragionevole il vantaggio competitivo della propria azienda in termini di durata ciclo.
La durata ciclo riflette il lavoro richiesto per il miglioramento continuo
Il monitoraggio della durata ciclo favorisce una cultura del miglioramento continuo all'interno del team di sviluppo, aiutandolo a identificare costantemente le inefficienze e le aree di miglioramento.
Ad esempio, un team potrebbe scoprire che la revisione del codice è un collo di bottiglia e adottare la programmazione in coppia per risolvere il problema, migliorando così il processo complessivo e riducendo la durata ciclo.
Cicli più brevi = clienti soddisfatti
Ogni cliente è soddisfatto quando può ottenere risultati più rapidamente. Pertanto, una durata ciclo più breve migliora direttamente la soddisfazione del cliente.
Considera uno scenario in cui un team di sviluppatori software riduce la durata ciclo per le richieste di nuove funzionalità da un mese a due settimane. I clienti beneficiano di aggiornamenti più rapidi, che possono avere un impatto diretto sui profitti.
Tutto quanto sopra = team soddisfatti
La durata ciclo è un indicatore fondamentale delle prestazioni individuali e del team. Durate ciclo efficienti fanno sentire i membri del team soddisfatti e apprezzati. Soddisfare le richieste dei clienti aumenta il morale del team.
Il miglioramento continuo accelera la loro curva di apprendimento personale, dando loro un senso di orgoglio nel proprio lavoro. Nel complesso, l'andamento della durata ciclo può spesso essere un indicatore dello stato del team.
Ora che conosci questi vantaggi, come puoi trarne beneficio? Diamo un'occhiata.
Come calcolare la durata ciclo?
La durata ciclo è semplicemente il tempo necessario per completare un'attività dal momento in cui è stata avviata. Pertanto, la formula per calcolare la durata ciclo è piuttosto semplice.
Formula della durata ciclo per singoli elementi di lavoro
Durata ciclo = tempo di fine – tempo di inizio
La formula sopra indicata è più adatta per singole attività lavorative. Dall'impastare la pasta per il pane alla codifica di una singola funzionalità/funzione. Se hai iniziato alle 12:30 e hai finito alle 14:30, la durata ciclo per quell'attività è di due ore.
Formula della durata ciclo per i lotti
Tuttavia, nella maggior parte dei casi, la durata ciclo di una parte del processo, come impastare o codificare, da sola potrebbe non essere molto utile. Un project manager trarrà maggior vantaggio dal conoscere la durata ciclo dallo sviluppo alla distribuzione.
Questo insieme di attività è chiamato batch e viene misurato come durata ciclo del batch.
Durata ciclo batch = Durata ciclo netto/Numero di unità prodotte
In questo caso, la durata ciclo netta è la somma delle durate ciclo di tutte le attività del lotto. In genere viene misurata in ore, giorni o settimane, a seconda dell'ambito e della portata dei progetti. Nel settore manifatturiero, viene anche chiamato tempo di produzione netto.
Il numero di unità prodotte è il conteggio di tutti gli elementi (ad esempio, funzionalità/funzioni, correzioni di bug, user story) completati in quel lasso di tempo.
Se ti sembra piuttosto semplice, ripensaci. La durata ciclo, in particolare la durata ciclo batch, è un insieme di molteplici parti in movimento, ciascuna con le proprie complessità. Un piccolo passaggio falso può alterare i calcoli, creando varie difficoltà.
Conseguenze di un calcolo errato della durata ciclo
Alcune delle conseguenze più comuni di un errore nel calcolo della durata ciclo sono:
Sequenze di progetto inaccurate: sovrastimare la durata ciclo può comportare un uso inefficiente delle risorse e ritardi nella consegna, mentre sottostimarla porta a scadenze aggressive, situazioni stressanti, insoddisfazione del team e diminuzione della qualità.
Cattiva allocazione delle risorse: i team potrebbero allocare troppe o troppo poche risorse sulla base di una durata ciclo calcolata in modo errato, causando colli di bottiglia o lasciando le risorse sottoutilizzate.
Insoddisfazione dei clienti: i clienti si aspettano la consegna puntuale dei prodotti e degli aggiornamenti. Dal punto di vista del cliente, la durata ciclo calcolata in modo errato può sembrare sospetta, creando una perdita di fiducia, recensioni negative e, in ultima analisi, una perdita di affari.
Perdite finanziarie: sottovalutare la durata ciclo può portare a ritardi o superamento dei costi. Sopravvalutarla può avere come risultato uno spreco di risorse, spese inutili e opportunità di mercato perse.
Esperienza stressante: tutti gli stakeholder, inclusi clienti, partner e dipendenti, possono trovarsi ad affrontare uno stress eccessivo derivante da aspettative irrealistiche basate su una durata ciclo calcolata in modo errato. Anche il rischio di burnout è elevato.
Questo può portare alla fine a un logorio, causando spese aggiuntive per assumere, inserire e formare nuovi talenti, per non parlare della perdita di conoscenze istituzionali.
Esempi di calcolo della durata ciclo
Per essere sicuri di non calcolare male la durata ciclo, è necessario capire come farlo correttamente. Ecco alcuni esempi reali di calcolo della durata ciclo utilizzando la formula sopra indicata.
Durata ciclo dello sviluppo delle funzionalità del software
Uno sviluppatore di software impiega 3 ore per correggere un bug. La durata del ciclo di correzione dei bug è il tempo medio impiegato per tutte le correzioni di bug.
Come team, completate e lanciate otto funzionalità/funzioni in un mese con 22 giorni lavorativi. La vostra durata ciclo è:
Durata ciclo = 22 giorni/8 funzionalità/funzioni = 2,75 giorni per funzionalità/funzione
Unità di produzione
Uno stabilimento di assemblaggio di automobili produce 300 auto al mese. Se il tempo di produzione totale dall'inizio dell'assemblaggio della prima auto al completamento della 300ª auto è di 9.000 ore:
Durata ciclo = 9000 ore/300 auto = 30 ore per auto
Piattaforma di e-commerce
Una piattaforma di e-commerce elabora e spedisce 1000 ordini in una settimana, lavorando 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Quindi, la durata ciclo è:
Durata ciclo = 7 giorni x 24 ore/1000 ordini = 0,168 ore per ordine, ovvero circa 10 minuti.
Ora che sai come calcolare la durata ciclo, ecco come puoi utilizzarla nella gestione quotidiana dei tuoi progetti di project management.
Utilizzo della durata ciclo per raggiungere e misurare gli obiettivi e la consegna del progetto
Misurare, registrare e ottimizzare la durata ciclo è uno degli aspetti più trasformativi di qualsiasi project management. Come abbiamo visto sopra, può influire su varie metriche, dal morale del team ai profitti dei clienti.
Per assicurarti di effettuare il monitoraggio e migliorare costantemente la durata ciclo, inizia utilizzando un software di project management appositamente progettato come ClickUp. Vediamo come.
1. Misura la durata ciclo
Prima di tutto, imposta dei sistemi per misurare la durata ciclo. In genere, queste informazioni sono disponibili sulle tabelle orarie, tuttavia la maggior parte dei team di sviluppo software alla fine compila le tabelle orarie in modo approssimativo.
Per monitorare accuratamente la durata ciclo, prova le funzionalità di monitoraggio del tempo di ClickUp, che consentono a ciascun membro del team di avviare/interrompere un timer o inserire manualmente il tempo. I team possono monitorare il tempo per ogni attività/sottoattività. Cosa c'è di più? Più membri del team possono monitorare il tempo per la stessa attività.
2. Analizza la durata ciclo
Una volta registrato il tempo richiesto da ciascuna attività, puoi iniziare ad analizzare le tendenze. La dashboard di ClickUp è il luogo ideale per raccogliere tutte le informazioni necessarie in un unico posto.
Utilizza queste informazioni fornite dal software di project management agile di ClickUp per prendere decisioni strategiche, come la riallocazione delle risorse o la modifica dei flussi di lavoro, al fine di ottimizzare la durata ciclo e migliorare i risultati e le prestazioni dei progetti.
3. Identifica i fattori che riducono la produttività
Il risultato dell'analisi della durata ciclo è l'identificazione dei fattori che riducono la produttività. Alcuni dei più comuni da cercare sono i seguenti.
Colli di bottiglia
Il collo di bottiglia si verifica quando una particolare fase del processo rallenta il flusso di lavoro, causando ritardi e aumentando la durata ciclo. Ciò può essere evitato:
- Misurazione della durata ciclo per ogni singolo elemento di lavoro nel tuo batch
- Valutazione degli elementi che richiedono tempo eccessivo
- Implementa miglioramenti mirati per alleviare questi blocchi, come la riallocazione delle risorse o la semplificazione del flusso di lavoro.
Tempi di attesa e ritardi
Supponiamo che la durata ciclo individuale sia di 20 ore, ma che la durata ciclo batch per lo stesso processo sia di 80 ore. Ciò significa che da qualche parte c'è un tempo di attesa.
Utilizza i grafici di Gantt di ClickUp per vedere gli intervalli tra la fine di un ciclo e l'inizio di quello successivo nello stesso batch. Comprendi le inefficienze per una migliore pianificazione delle risorse tra attività e progetti.
Elaborazione eccessiva
Si parla di elaborazione eccessiva quando si dedica a un prodotto o servizio più lavoro di quanto richiesto dal cliento o necessario per il progetto. Ciò può portare a una cattiva gestione dei tempi del progetto.
Il modo migliore per evitare un'elaborazione eccessiva è confrontare la durata ciclo con altri progetti/standard di settore. Se impieghi troppo tempo per consegnare qualcosa, cerca di capire perché.
Se non sai da dove iniziare, prova alcuni modelli di gestione del tempo. Applicali a tutti i progetti per raccogliere dati per il benchmarking.
4. Migliorare i processi
Sulla base di calcoli accurati e approfondimenti, migliora i tuoi processi per ridurre la durata ciclo.
Automatizza i processi che non devono essere completati manualmente. ClickUp Automazioni offre oltre 100 modelli per tutte le esigenze di project management.
Semplifica i passaggi di consegne con le attività di ClickUp, le sottoattività e le liste di controllo. Scrivi storie utente complete nelle descrizioni delle attività e utilizza le liste di controllo per i criteri di accettazione.
Semplifica la documentazione dei prodotti con ClickUp Brain. Utilizza l'IA per aiutarti a scrivere la documentazione o a correggere, modificare e riepilogare il tuo lavoro.
Consegna i progetti sempre in tempo con ClickUp
Che tu sia un interior designer indipendente o un project manager in una grande organizzazione di sviluppo software, la durata ciclo è la tua misura primaria di produttività ed efficienza.
In qualità di produttore o fornitore di servizi, ti aiuta a capire quanto tempo richiede un'attività. Come minimo, puoi utilizzare la durata ciclo per effettuare una previsione dei tempi di consegna per i tuoi clienti. Al massimo, puoi effettuare semplici calcoli di redditività per vedere se la tua attività può sostenersi a questo ritmo.
La durata ciclo può essere utilizzata per ottimizzare linee di assemblaggio complesse, soddisfare le esigenze di sviluppo personale, elaborare la giusta strategia di prezzo o migliorare la definizione del budget.
Incorporare la durata ciclo nei tuoi progetti è una strategia efficace per usufruire di maggiore produttività ed efficienza. Accelera i tempi di consegna e migliora la qualità complessiva del risultato.
ClickUp rende estremamente semplice incorporare i calcoli della durata ciclo nei flussi di lavoro dei tuoi progetti. Provalo tu stesso. Prova ClickUp oggi gratis!
Domande frequenti sulla durata ciclo
1. Qual è la formula per la durata ciclo?
La formula della durata ciclo per i singoli elementi di lavoro è la seguente:
Durata ciclo = tempo di fine – tempo di inizio
La formula della durata ciclo per i batch, ovvero insiemi di elementi di lavoro che completano un'attività/consegna, è la seguente.
Durata ciclo batch = Durata ciclo netto/Numero di unità prodotte
2. Come posso calcolare il mio ciclo mestruale?
Identifica le date di inizio e fine: determina la data di inizio del progetto e la data di fine prevista o effettiva.
Calcola la durata: sottraendo la data di inizio dalla data di fine.
Se stai pianificando e non hai una data di fine, puoi stimare la durata sulla base di progetti simili realizzati in passato.
Ciclo di periodo = Data di fine progetto – Data di inizio progetto
3. Come si calcola la durata ciclo delle macchine?
- Identifica i punti di inizio e fine dell'operazione che stai misurando.
- Misura il tempo di produzione totale, compreso il tempo di lavorazione effettivo, il tempo di carico e scarico, il tempo di ispezione e qualsiasi tempo di inattività tra le operazioni.
- Conta il numero di unità prodotte
- Calcola la durata ciclo utilizzando la formula: Durata ciclo della macchina = Tempo totale di produzione / Numero totale di unità prodotte
Ad esempio, se una macchina impiega 120 minuti per produrre 60 unità, la durata ciclo della macchina sarà pari a 120/60 = 2 minuti per unità.
Ciò significa che, in media, la macchina impiega 2 minuti per completare un ciclo di funzionamento, producendo un'unità.