Il nuovo membro del team, desideroso di dimostrare il proprio valore, rimane costantemente in ritardo per portare a termine le attività. Tuttavia, quando arriva il giorno della paga, i suoi straordinari non vengono presi in considerazione, causando un misto di frustrazione e confusione.
Vi suona familiare?
Calcolare accuratamente le ore di lavoro non significa solo monitorare il tempo, ma anche promuovere la fiducia e garantire che ogni minuto di lavoro richiesto sia riconosciuto e premiato.
Che si tratti di una piccola azienda o di una grande organizzazione, è essenziale calcolare bene le ore dei dipendenti.
In questo blog esploreremo come calcolare le ore e garantire una retribuzione accurata, esaminando vari metodi e strumenti di calcolo delle ore di lavoro.
Comprendere le ore di lavoro
Quando parliamo di ore di lavoro, ci riferiamo al tempo totale in cui un dipendente o un appaltatore lavora - o è programmato per lavorare - in un periodo specifico, come un giorno, una settimana o un mese.
Secondo il US Fair Labor Standards Act (FLSA) questo include il tempo effettivo trascorso in attività legate al lavoro per le quali i dipendenti devono essere retribuiti.
Anche se non tutte le organizzazioni hanno bisogno di monitorare le ore (soprattutto se non pagano a ore), le aziende che lavorano con liberi professionisti, appaltatori, lavoratori edili o dipendenti part-time devono essere diligenti nei calcoli.
Un monitoraggio accurato del tempo è fondamentale per capire la produttività del team e l'efficienza dell'azienda. Quando si ha un quadro chiaro di come viene impiegato il tempo, è possibile valutare meglio le prestazioni, individuare le aree di miglioramento e ottimizzare le operazioni.
Leggi anche: Quante ore si dovrebbero lavorare alla settimana per evitare il burnout?
Passaggi per calcolare le ore di lavoro
Esaminiamo i passaggi per calcolare le ore di lavoro dei dipendenti in modo semplice ed efficace, per assicurarci che i conti tornino.
Passaggio 1: individuare gli orari di inizio e fine
Per monitorare il tempo in modo accurato, è necessario iniziare a registrare gli orari esatti di inizio e fine di ogni periodo di lavoro. Si può usare un orologio, un software digitale o anche un timecard manuale, qualunque sia la soluzione migliore per voi.
La chiave è assicurarsi che il metodo di monitoraggio fornisca dati precisi e tenga conto degli straordinari o delle pause non retribuite in base al contratto di lavoro.
Passo 2: convertire i formati dell'orario per chiarezza
Per semplificare i calcoli, convertite gli orari di inizio e fine in ora militare o nel formato 24 ore. Ciò significa che le 9:00 del mattino diventano le 09:00 e le 17:00 diventano le 17:00.
Il formato a 24 ore elimina la confusione tra AM e PM, facilitando la sottrazione senza errori. La conversione degli orari in questo formato garantisce chiarezza quando si sottraggono gli orari di inizio da quelli di fine.
Passaggio 3: Sottrarre l'ora iniziale dall'ora finale
Una volta convertiti gli orari, sottrarre l'ora di inizio dall'ora di fine per calcolare il totale delle ore lavorate.
Se un dipendente lavora dalle 09:00 alle 17:00, è sufficiente sottrarre le 09:00 dalle 17:00, ottenendo così 8 ore. Questo passaggio fornisce il numero totale di ore lavorate in un determinato periodo.
Passaggio 4: tenere conto dei tempi di pausa
Successivamente, sottrarre le pause non retribuite dal totale delle ore lavorate.
Ad esempio, se il dipendente fa una pausa pranzo di 30 minuti durante il suo turno di 8 ore, sottraete questi 30 minuti dal totale delle ore lavorate.
Quindi, se la media delle ore lavorate nel calcolo iniziale era di 8 ore, dopo aver tenuto conto della pausa di 30 minuti, il totale corretto sarà di 7,5 ore.
Passaggio 5: convertire il risultato finale in formato decimale
Per facilitare i calcoli delle buste paga, convertire il totale delle ore lavorate in formato decimale.
Ad esempio, se un dipendente lavora 7 ore e 30 minuti, questo dato deve essere convertito in 7,5 ore.
Le ore decimali semplificano il calcolo delle retribuzioni, soprattutto quando si tratta di frazioni di ora.
Leggi anche: Come gestire il tempo con la tecnica del Pomodoro
Passaggio 6: sommare le ore totali del periodo di paga
Aggregare il totale delle ore lavorate nell'intero periodo di paga.
Se un dipendente ha lavorato 35 ore nella prima settimana di lavoro, 37,5 ore nella seconda settimana e 40 ore nella terza settimana, il totale del mese è di 112,5 ore.
La somma di queste ore visualizza il totale della manodopera impiegata ed è fondamentale per un calcolo accurato delle retribuzioni.
Passaggio 7: Calcolo della retribuzione totale
Per l'ultimo passaggio, è sufficiente moltiplicare le ore totali di lavoro per la valutazione della retribuzione oraria per determinare l'importo dovuto.
Se la tariffa salariale per un dipendente a tempo pieno è di 40 dollari all'ora e il dipendente ha lavorato 37,5 ore, Da fare il calcolo di 40 dollari per 37,5, pari a 1.500 dollari. Questo è il totale da pagare per il loro lavoro.
**Ma che dire delle ore di straordinario?
La gestione delle ore di straordinario richiede un calcolo accurato.
Iniziate identificando il numero di ore standard per il periodo di paga, ad esempio 40 ore settimanali. Tutte le ore lavorate in più sono considerate straordinarie.
Per esempio, se un dipendente lavora 45 ore in una settimana, 5 ore sono di straordinario. Calcolate la retribuzione degli straordinari in base alla valutazione della vostra azienda, spesso impostata su un'ora e mezza.
Controlli regolari e pratiche corrette di rilevazione degli orari possono aiutare a gestire efficacemente gli straordinari e a garantire che i dipendenti siano pagati correttamente.
Selezione degli strumenti giusti per calcolare le ore lavorate
Calcolare le ore e i minuti di lavoro può essere un gioco da ragazzi con gli strumenti giusti a disposizione. Che si tratti della gestione di un piccolo team o di una grande organizzazione, lo strumento giusto può aiutare a semplificare il processo e a garantire l'accuratezza.
Vediamo i vari strumenti disponibili, analizziamone il funzionamento e scopriamo quale potrebbe essere il più adatto alla vostra organizzazione.
Calcolo manuale
Il calcolo manuale è il metodo della vecchia scuola per tenere traccia delle ore di lavoro.
Per sommare le ore di lavoro, avrete bisogno di carta e penna o di una calcolatrice di base. Annotate l'ora di inizio e di fine dal vostro telefono, dall'orologio o da un orologio a muro e fate i conti da soli alla fine della giornata.
È semplice e diretto, ma richiede un certo lavoro richiesto per essere eseguito correttamente.
I pro
- È semplice e non richiede strumenti speciali
- Conveniente, soprattutto per le piccole aziende
I contro
- Richiede tempo e può essere soggetto a errori
- È facile commettere errori quando si sommano le ore, soprattutto per lunghi periodi
- Può richiedere la presenza fisica sul luogo di lavoro
Fogli di calcolo
I fogli di calcolo offrono un passaggio in più rispetto ai calcoli manuali, consentendo di utilizzare formule per automatizzare alcuni calcoli.
Strumenti come Microsoft Excel o Fogli Google consentono di monitorare le ore, calcolare i totali e generare reportistica di base.
I pro
- Aiuta a organizzare e ad automatizzare parti del processo di calcolo
- Riducono la possibilità di errori
- Strumenti come Excel o Sheets possono essere personalizzati con formule per velocizzare i calcoli e migliorare la visualizzazione dei dati
I contro
- Può essere macchinoso da gestire e necessita di aggiornamenti regolari
- Può diventare complesso con l'aumentare dei dati
- Manca il monitoraggio del tempo reale e l'integrazione con altri sistemi
Piattaforme come ClickUp forniscono modelli per rendere più agevole questo processo.
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Il modello di tabella oraria per i servizi di ClickUp è stato progettato per aiutarvi a monitorare e gestire le ore del vostro team di servizi.
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Modello di tabella oraria per i servizi di ClickUp
semplifica il monitoraggio del tempo, dei costi e delle risorse. Consente di monitorare facilmente le ore fatturabili e l'utilizzo delle risorse su più progetti.
Vi piaceranno gli strumenti visivi, come grafici e diagrammi, che vi daranno informazioni in tempo reale sullo stato di avanzamento. Inoltre, l'integrazione con app come Stripe e PayPal garantisce la sincronizzazione di tutti i dati finanziari.
Il modello viene fornito con Stati personalizzati di ClickUp come Approvato e Necessita di attenzione e offre 12 Campi personalizzati di ClickUp come la tariffa oraria e le ore di malattia retribuite, che consentono un monitoraggio approfondito.
Il modello consente anche la generazione automatica di fatture in base al foglio di presenza, che consente di risparmiare tempo e riduce gli errori.
👀 Bonus: Prova altri modelli di tabelle orarie di ClickUp per sfruttare al meglio i lavori richiesti per la gestione del tempo.
Software per il monitoraggio del tempo
Questi strumenti sono progettati per aiutare a strutturare il processo di registrazione e calcolo delle ore di lavoro.
Un'app per il monitoraggio del tempo registra automaticamente gli orari di inizio e fine; alcune offrono anche funzionalità/funzione come la deduzione automatica delle pause e il calcolo degli straordinari.
I pro
- Fornisce un monitoraggio automatico delle ore di lavoro per ridurre il rischio di errori umani
- Includesupporto per i timesheet automatici e per la reportistica
I contro
- Può essere costoso, soprattutto per le piccole aziende
- Può comportare una curva di apprendimento per il team
**Leggi anche 10 modelli di registro del tempo registrati gratis in Excel, Word e ClickUp
Strumenti per il project management
Questi strumenti offrono un modo completo per monitorare le ore di lavoro e gestire attività, progetti e scadenze in un unico posto. Soluzione per la gestione del tempo di ClickUp è uno di questi strumenti.
utilizzate il monitoraggio del tempo dei progetti di ClickUp per tenere traccia delle ore di lavoro dei vostri dipendenti con un'interfaccia utente pulita_ Monitoraggio del tempo dei progetti di ClickUp è incredibilmente versatile. È possibile monitorare il tempo praticamente da qualsiasi dispositivo, sia che si utilizzi un telefono Android, un iPhone, un desktop o un computer portatile.
È possibile monitorare il tempo per l'intera area di lavoro o concentrarsi su attività specifiche, con la possibilità di mettere in pausa e riprendere il monitoraggio con un timer globale.
Con questa funzionalità/funzione è possibile:
- Sviluppare timesheet personalizzabili: Tracciare il tempo per giorno, settimana, mese o intervalli personalizzati. Visualizzare i totali in base alle date per ottenere informazioni preziose sulle voci del tempo
utilizzate il monitoraggio del tempo dei progetti di ClickUp per generare fogli di presenza che forniscano informazioni chiare sulle ore di lavoro dei vostri dipendenti, sulle loro prestazioni e altro ancora_
- **Analizzare quanto tempo impiegano le singole attività o i gruppi di attività per ciascun membro del team
- Creare report personalizzati: Creare report dalle voci di durata stimata e separare le ore fatturabili da quelle non fatturabili
- Confrontare le durate stimate: Controllare se il team è in regola confrontando i tempi stimati con i tempi effettivi monitorati, aiutandovi a valutare se state rispettando la vostra tabella di marcia
Consiglio: Si tratta di un'attività che non è stata mai svolta Automazioni per le promemoria delle schede orarie a intervalli coerenti, giornalieri, settimanali o bisettimanali, utilizzando Automazioni di ClickUp . In questo modo si garantisce che le voci del timesheet vengano effettuate con prompt e si riduce il rischio di mancate registrazioni.
Un altro vantaggio: se si utilizzano già strumenti come Toggl, Everhour o Clockify, ClickUp si integra perfettamente con questi, in modo che tutti i dati relativi alle ore si sincronizzino perfettamente con l'area di lavoro di ClickUp. Questo rende la gestione del tempo e dei progetti ancora più efficiente!
eliminate la voce manuale sincronizzando progetti e attività con l'integrazione Everhour di ClickUp
I pro
- Combina il monitoraggio delle ore di lavoro con la gestione delle attività e la reportistica
- Semplifica il flusso di lavoro e si integra bene con altre funzionalità di project management
- Migliora la produttività e aiutaa stimare la durata del completamento accuratamente
Il cons
- Può essere complesso da impostare e da gestire
- Può avere una curva di apprendimento più ripida per gli utenti che non hanno familiarità
**Leggi anche 11 Migliori app per la gestione del tempo nel 2024 (Recensioni e prezzi)
Orologi
Si tratta di un metodo più tradizionale di monitoraggio delle ore di lavoro, ma ancora molto utilizzato. I dipendenti timbrano il cartellino in entrata e in uscita e l'orologio registra le loro ore.
Questo metodo è semplice e può essere efficace in ambienti in cui i dipendenti lavorano in loco.
I pro
- Semplice e facile da usare
- Fornisce una chiara registrazione delle ore lavorate a settimana
I contro
- Può risultare ingombrante in un ambiente di lavoro remoto o flessibile
- Può richiedere manutenzione e può essere soggetto a manomissioni fisiche
Sistemi biometrici
Questi sistemi utilizzano le impronte digitali, il riconoscimento facciale o altri dati biometrici per monitorare le ore di lavoro.
Questi sistemi sono altamente sicuri e riducono il rischio di "buddy punching" (in cui un dipendente timbra il cartellino per un altro).
I pro
- Elevata precisione e sicurezza
- Riduce il rischio di furto di tempo e di timbratura in coppia
I contro
- Può essere costoso da installare e mantenere
- Può sollevare problemi di privacy tra i dipendenti
Sistemi paghe
I software per le buste paga, come Paychex, Paycor, Jibble, ecc. spesso includono il monitoraggio del tempo tra le loro funzionalità/funzione.
Questi sistemi integrano le ore di lavoro dei dipendenti con l'elaborazione delle buste paga, calcolando automaticamente le retribuzioni in base alle ore registrate e alle valutazioni applicabili.
I pro
- Il monitoraggio integrato del tempo semplifica le buste paga
- Garantisce la conformità alle leggi sul lavoro e riduce il carico di lavoro amministrativo
I contro
- Può essere costoso, soprattutto per le piccole aziende
- Può richiedere una formazione e una configurazione per utilizzare appieno tutte le funzionalità/funzione
I vantaggi del calcolo dell'ora esatta sull'occupazione
Ammettiamolo: tenere sotto controllo le ore di lavoro non è solo una questione di numeri. Si tratta di mantenere il team felice e al massimo delle sue possibilità.
Ecco una panoramica di tutti i vantaggi che un calcolo accurato dell'orario consente ai vostri dipendenti.
Dipendenti felici = Migliori risultati di lavoro
Quando i dipendenti vedono che le loro ore vengono monitorate con precisione, capiscono che il loro tempo è valorizzato. Questo aumenta il loro morale e la loro motivazione.
E i dipendenti felici sono anche più produttivi. Le ricerche suggeriscono infatti che i dipendenti più felici sono il 13% in più di produttività .
Risparmio di tempo e denaro
I metodi della vecchia scuola per il monitoraggio del tempo, come i fogli di presenza cartacei, sono lenti e soggetti a errori. Correggere gli errori e gestire questi registri può richiedere molto tempo.
Con gli strumenti digitali di monitoraggio del tempo, è possibile ridurre gli errori e lasciare che il team si concentri sul proprio lavoro.
Previene il burnout dei dipendenti
Un buon monitoraggio del tempo aiuta a mantenere i carichi di lavoro gestibili.
Avendo una visione chiara di come viene impiegato il tempo, è possibile allocare meglio le risorse, fissare scadenze realistiche e assicurarsi che il carico di lavoro di tutti sia equo.
Questo aiuta a prevenire il burnout e a tenere sotto controllo le aspettative, in modo che il team possa mantenere la produttività ed evitare di essere sopraffatto.
Identificare le capacità e allocare le risorse in modo efficiente per evitare il sovra e sottoutilizzo delle risorse con la vista Carico di lavoro di ClickUp
Leggi anche: Come risolvere le più comuni sfide di gestione del tempo
Migliorare il monitoraggio delle ore di lavoro con ClickUp
Un monitoraggio accurato del tempo aumenta l'efficienza e la soddisfazione dell'azienda. Con tanti strumenti disponibili, la scelta di quello giusto può fare una grande differenza.
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