Da fare: in media, i progetti superano la Sequenza stimata di circa 27% ?
Questa è una cruda realtà che i project manager e i team leader conoscono fin troppo bene.
La previsione accurata del tempo stimato di completamento (ETC) è sia una scienza che un'arte, essenziale per ottimizzare il piano e l'esecuzione.
Una valutazione errata dell'ETC può portare a un'impennata dei costi, al mancato rispetto delle scadenze e a un effetto domino su altre attività.
In questo blog parleremo dell'importanza dell'ETC in nel project management dell'azienda e come la sua padronanza possa essere l'ingrediente segreto per un'esecuzione perfetta dei progetti, aiutando il team a consegnare sempre in tempo.
Che cos'è il tempo di completamento stimato?
Nel project management, il tempo stimato di completamento (ETC) è la previsione calcolata del tempo necessario per completare un progetto in corso. Analizzando il tempo richiesto per le singole attività e rivedendo i dati storici dei progetti passati, i project manager possono stimare la durata stimata di un progetto lead time necessari per completare il progetto con una stima più realistica.
Questa pratica considera l'intera struttura di scomposizione del lavoro del progetto, il percorso critico e le attività dettagliate. I project manager utilizzano spesso varie tecniche, come la stima dal basso verso l'alto, la stima parametrica e la stima a tre punti, per comprendere meglio le stime di durata.
Si basano anche sulle pianificazioni del progetto, sui grafici PERT e sulle esperienze passate con progetti simili. Il monitoraggio accurato del tempo e l'affinamento dei metodi di stima della durata migliorano la pianificazione, il budget e l'allocazione delle risorse. Inoltre, riducono i rischi di progetti falliti e di una stima dei tempi inadeguata.
**Come si inserisce l'ETC nel ciclo di vita del project management?
La stima del tempo di completamento (ETC) è fondamentale in ogni fase del progetto del project management .
Durante la fase di piano, aiuta i project manager a stabilire una reale sequenza temporale e ad allocare le risorse in modo appropriato. Comprendendo la durata stimata del completamento del progetto, è possibile prioritizzare le attività e assegnare i membri del team in modo efficiente.
Per tutto il l'esecuzione del progetto il monitoraggio dell'ETC rispetto allo stato di avanzamento effettivo consente ai project management di individuare tempestivamente i ritardi e di adeguare il programma e le risorse del progetto, se necessario.
Durante la chiusura del progetto, il confronto dell'ETC con la durata effettiva aiuta a raffinare le stime future, fornendo dati preziosi per progetti simili. In generale, un ETC accurato ha un ruolo importante nel consegnare i progetti in tempo, nel rispetto del budget e con un utilizzo ottimale delle risorse.
ETC Vs. ETA nel project management
Il Tempo stimato di completamento (ETC) e il Tempo stimato di arrivo (ETA) sono entrambi importanti per il monitoraggio e la pianificazione dei progetti. Ecco un confronto fianco a fianco per chiarire le loro differenze:
| Aspetto | Tempo stimato di completamento (ETC) | Tempo stimato di arrivo (ETA) | Tempo stimato di arrivo (ETA) |
|---|---|---|---|
| Definizione | Il tempo necessario per completare il lavoro rimanente | La data e l'ora specifiche della consegna del progetto | |
| Focus | Quanto tempo è necessario dal punto attuale | Quando il progetto o l'attività sarà completata | |
| Utilizzo nel piano | Aiuta a regolare l'allocazione delle risorse e la programmazione | Informa i soggetti chiave del completamento previsto | |
| Tipo di metriche | Intervallo di tempo (ad esempio, giorni/ore per completare le attività) | Punto specifico nel tempo (ad esempio, data di scadenza prevista) | |
| Ambito di applicazione | Applicabile a singole attività o a interi progetti | Di solito, per l'intero progetto o per /href/https://clickup.com/it/blog/12236/esempi-di-attivita-cardine-del-progetto/key attività cardine/%href/ | |
| Adeguamenti del monitoraggio | Cambiamenti in base allo stato di avanzamento o alla riunione di ostacoli | Gli aggiornamenti riflettono le modifiche al piano generale del progetto |
Metodologie di calcolo dell'ETC
Per determinare la stima del tempo di completamento (ETC) si utilizzano diverse metodologie. Queste includono:
1. Metodo del percorso critico (CPM)
Il metodo del percorso critico (CPM) identifica il percorso più lungo delle attività in un progetto, spesso chiamato "percorso critico" "percorso critico" Queste attività hanno un impatto diretto sulla Sequenza del progetto perché i ritardi fanno slittare la data di completamento dell'intero progetto.
Ad esempio, immaginiamo un progetto di sviluppo software che preveda il piano, il codice, il test e la distribuzione di un'applicazione. Il percorso critico verrebbe determinato identificando le attività che devono svolgersi in sequenza e che non hanno margini di flessibilità.
Se l'attività di codifica di un particolare modulo richiede dieci giorni e porta direttamente al collaudo, che richiede altri 5 giorni, la durata complessiva di 15 giorni diventa il percorso critico. Se la codifica richiede più di dieci giorni, la Sequenza complessiva del progetto subirà un ritardo, poiché il collaudo non può iniziare finché la codifica non è completata.
2. Tecnica di valutazione e revisione del programma (PERT)
La tecnica di valutazione e revisione del programma (PERT) prevede la creazione di un diagramma a rete che rappresenta le attività del progetto e le loro dipendenze. Il PERT utilizza tre stime (ottimistica, pessimistica e più probabile) per calcolare la durata stimata necessaria per completare ogni attività.
Immaginate di pianificare un evento di lancio di un prodotto. Si identificano attività chiave come la prenotazione di un locale, l'organizzazione del materiale di marketing e la definizione dell'elenco degli ospiti. Per quanto riguarda l'organizzazione di un evento, le stime PERT potrebbero essere di questo tipo:
- Tempo ottimistico: 5 giorni
- Tempo pessimistico: 15 giorni
- Tempo più probabile: 8 giorni
Il Stima PERT è calcolata con la formula seguente: (O + 4M +P) / 6
Utilizzando la formula PERT, il tempo previsto per la messa in sicurezza della sede è:
- Tempo previsto = (5 + 4(8) + 15) / 6 = 8,67 giorni
Questa stima media viene poi applicata per calcolare la sequenza temporale complessiva del progetto, considerando altre attività e dipendenze. Questo approccio consente al project manager di contabilizzare le incertezze e di fornire una stima più accurata del completamento del progetto.
3. Struttura di ripartizione dei lavori
Una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) divide un progetto in attività più piccole e gestibili, organizzando il carico di lavoro dell'intero progetto in deliverable chiari.
Suddividete progetti complessi in parti gestibili con il modello di ripartizione del lavoro ClickUp
Il Modello di ripartizione del lavoro di ClickUp è stato progettato per semplificare questo processo, consentendo ai project manager di visualizzare e monitorare lo stato del progetto. Alcune delle sue funzionalità/funzione chiave includono:
- Ripartizione dei progetti: Dividere i progetti di grandi dimensioni in obiettivi più piccoli e raggiungibili che possono essere assegnati ai membri del team
- Organizzare le attività: Dare priorità alle attività in base all'importanza, categorizzarle e gestire le risorse in modo efficace
- Visualizzare lo stato di avanzamento: Utilizzare strumenti visivi come grafici di Gantt, calendari e viste Carico di lavoro per monitorare lo stato delle attività
Il modello consente di creare un piano dettagliato, impostare scadenze importanti e fornire con precisione la durata stimata di completamento di un progetto.
ETC durante il ciclo di vita del project management
La stima del tempo di completamento (ETC) influisce su ogni fase del ciclo di vita del project management, fornendo ai project manager esperti come voi dati cruciali per allineare le sequenze dei progetti, ottimizzare le risorse e ridurre i rischi. Ecco come l'ETC influisce su ogni fase:
1. Avvio del progetto
Nella fase di avvio, l'ETC aiuta a determinare la fattibilità del progetto. Analizzando i dati storici di progetti simili, è possibile valutare se la Sequenza prevista è in linea con gli obiettivi strategici e le risorse disponibili. In questo modo si imposta l'esito positivo del progetto prima ancora che inizi.
2. Pianificazione del progetto
Durante la fase di piano, l'ETC è prezioso per affinare le pianificazioni del progetto e creare attività cardine più accurate. Quando si suddividono le attività e le dipendenze, l'ETC informa la struttura di ripartizione del lavoro, l'analisi del percorso critico e l'allocazione delle risorse. È possibile fissare scadenze raggiungibili che mantengono il team in carreggiata e gli stakeholder soddisfatti.
3. Esecuzione del progetto
Durante l'esecuzione del piano di progetto, il confronto tra lo stato effettivo e l'ETC previsto rivela i primi avvisi di potenziali ritardi. È possibile regolare rapidamente l'allocazione delle risorse o modificare i processi, garantendo che singole attività non facciano deragliare l'intera Sequenza del progetto.
4. Monitoraggio e controllo del progetto
Il monitoraggio dell'ETC rispetto allo stato di avanzamento in tempo reale consente di affrontare rapidamente le deviazioni. Sia che si tratti di un'estensione eccessiva o di problemi tecnici imprevisti, questa fase richiede una certa vigilanza per mantenere le date di completamento del progetto in linea. Regolate le stime dell'ETC per assicurarvi che le misure correttive siano in grado di soddisfare le aspettative riviste.
5. Chiusura del progetto
Alla chiusura del progetto, si confronta la durata stimata con il tempo effettivo impiegato per completare ogni attività. Questo confronto offre preziose indicazioni che possono migliorare le stime ETC future e perfezionare i processi di pianificazione del progetto, a vantaggio sia del team che degli oggetti dell'organizzazione.
Come misurare la durata stimata di completamento nel project management
Una misurazione accurata dell'ETC richiede il giusto software di project management. Un software di gestione del progetto ben project management è uno strumento completo è indispensabile per una stima accurata dei tempi e una pianificazione efficace. Cercate queste funzionalità/funzione chiave per garantire un piano completo del progetto:
- Grafici di Gantt: Visualizzazione della sequenza temporale del progetto, delle dipendenze e delle attività cardine
visualizzazione dei grafici di Gantt in ClickUp
- Assegnazione delle risorse: Distribuzione delle attività in base alla disponibilità del team e alle impostazioni delle competenze
allocazione delle risorse su ClickUp
- Monitoraggio del tempo: Monitoraggio del tempo speso per ogni attività per affinare le stime future
utilizzare il monitoraggio del tempo su ClickUp
- Monitoraggio dello stato di avanzamento: Misurazione dello stato di avanzamento attraverso dashboard e reportistica personalizzabile
sfruttare la visualizzazione dello stato di monitoraggio su ClickUp
- **Impostare le priorità delle attività per concentrarsi sulle attività ad alto impatto
impostazione della priorità delle attività su ClickUp
- Strumenti di collaborazione: Semplificare la comunicazione attraverso la chat integrata, i commenti e la condivisione di documenti
collabora con la lavagna ClickUp
- Modelli: Semplificate la configurazione dei progetti con flussi di lavoro, schede e reportistica personalizzabili
esplora una varietà di modelli personalizzabili su ClickUp_
- Automazioni: Automatizzare le attività ripetitive per migliorare la produttività e mantenere l'uniformità
creare un'automazione personalizzata in ClickUp
- Integrazioni: Connessione con altri strumenti per un flusso di dati continuo e un project management unificato
integrare i vostri strumenti preferiti su ClickUp
Gli strumenti di project management migliorano i calcoli ETC fornendo funzionalità avanzate che aiutano a monitorare il tempo, a gestire le attività, a stabilire aspettative chiare e a regolare i programmi in modo dinamico. Strumenti come ClickUp assicurano che tutti gli aspetti di un progetto siano tenuti in considerazione, in modo da poter condurre una stima ETC più precisa e affidabile.
ClickUp offre una soluzione completa, con funzioni avanzate di project management avanzato funzionalità/funzione e strumenti intuitivi per affinare le sequenze temporali dei progetti. È uno strumento ideale per semplificare i calcoli dell'ETC e mantenere i progetti in linea.
Utilizzo di ClickUp per il calcolo dell'ETC
ClickUp è una piattaforma all-in-one di project management aziendale progettata per snellire i flussi di lavoro, semplificare la collaborazione e migliorare la stima della durata stimata.
Grazie a funzionalità/funzione quali grafici di Gantt, monitoraggio del tempo, obiettivi e modelli di progetto personalizzabili, ClickUp aiuta a prevedere con precisione l'ETC. Inoltre, vi aiuta a visualizzare le sequenze temporali, ad allocare le risorse e a perfezionare le pianificazioni per consegnare i progetti in tempo e gestire senza sforzo il carico di lavoro del vostro team.
Vediamo queste funzionalità/funzione in dettaglio:
1. Gestione del tempo
Una gestione efficace del tempo è fondamentale per un calcolo accurato dell'ETC (Estimated Time to Completion). L'utilizzo di strumenti di monitoraggio del tempo, l'impostazione di aspettative chiare con stime di tempo e l'adeguamento delle impostazioni in base alle necessità possono garantire che il team rimanga allineato, anche quando le sequenze cambiano. Le funzionalità di monitoraggio del tempo di ClickUp consentono di registrare il tempo registrato da qualsiasi dispositivo. Impostate aspettative chiare per ogni attività utilizzando stime di durata stimata. Inoltre, è possibile rimappare le date di scadenza e trascinare i piani per mantenere il team allineato, anche quando le sequenze cambiano.
gestite l'intera sequenza temporale del progetto insieme alle attività di ClickUp con la funzione di project management_
2. Gestione dell'ambito del progetto per il calcolo dell'ETC
La gestione dell'ambito del progetto implica la definizione e il controllo di ciò che è incluso nel progetto. Contribuisce a stabilire confini e aspettative chiare, il che è fondamentale per stimare con precisione il tempo di completamento (ETC). Inoltre, aiuta a garantire che tutte le attività, le dipendenze e le risorse siano tenute in considerazione.
Visualizzate l'intera portata del progetto su un modello di lavagna online personalizzabile di ClickUp
Modello di Ambito di progetto di ClickUp consente di organizzare le attività con stati, campi e visualizzazioni personalizzati. Questo garantisce un'efficace prioritizzazione delle risorse, della Sequenza e delle dipendenze. Con questo modello è possibile comunicare facilmente l'ambito del progetto con gli stakeholder interni ed esterni e seguire da vicino gli obiettivi.
3. Monitoraggio degli obiettivi
Il monitoraggio degli obiettivi prevede l'impostazione di obiettivi misurabili e il monitoraggio dello stato di raggiungimento degli stessi. Questo processo aiuta a garantire che il team rimanga concentrato sulle priorità chiave, il che è essenziale per un calcolo accurato dell'ETC.
Il Obiettivi di ClickUp consente di collegare le attività direttamente a obiettivi misurabili e di monitorare lo stato di completamento. Organizzate gli obiettivi in cartelle e impostate attività cardine per mantenere il team concentrato sugli oggetti chiave.
collega le attività di ClickUp a obiettivi misurabili e monitora lo stato del tuo team con gli obiettivi di ClickUp
Gestione delle date e del tempo per il calcolo dell'ETC
La gestione delle date e del tempo prevede l'impostazione e la definizione delle priorità delle date di inizio e di scadenza delle attività e delle attività secondarie. Questo assicura che il team rispetti le scadenze e mantenga un flusso di lavoro coerente, fondamentale per un calcolo preciso dell'ETC. Date e orari di ClickUp aiuta a definire le priorità delle attività giornaliere e delle attività secondarie con date di inizio e di scadenza, garantendo l'allineamento con le scadenze. Inoltre, fornisce notifiche per aiutare il team a concentrarsi sulle priorità.
impostate le scadenze utilizzando le funzionalità di ClickUp per le date di scadenza e mantenete i vostri team allineati_
ETC vs. Valutazione nel Project Management
L'Earned Value Management (EVM) è una metodologia di project management che integra ambito, programma e costi per valutare le prestazioni del progetto.
Fornisce informazioni critiche sullo stato pianificato e su quello effettivo, confrontando il valore dei lavori completati con il valore pianificato e i costi sostenuti. Chiave kPI del project management come il valore pianificato (PV), valore guadagnato (EV) e il costo effettivo (AC) vengono utilizzati per calcolare scostamenti e indicatori che aiutano i project manager a prendere decisioni basate sui dati.
Come l'ETC influisce sulla valutazione finale del progetto
Immaginate di gestire un progetto di sviluppo software con un budget totale di $$$a. Il team lavora da diversi mesi e ha speso 200.000 dollari per sviluppare le funzionalità iniziali, che rappresentano il 40% della portata del progetto. Ecco come le metriche ETC ed EVM contribuiscono alla valutazione del progetto:
- Calcolo del valore guadagnato (EV): Il progetto è completato al 40%, quindi il valore guadagnato è di 200.000 dollari (40% del budget totale)
- **Determinare il costo effettivo (AC): il team ha già speso 200.000 dollari
- Trovare l'indice di prestazione dei costi (CPI): Il rapporto tra valore guadagnato e costo effettivo mostra l'efficienza con cui il team sta lavorando: CPI = EV / AC = $200.000 / $200.000 = 1,0 (che indica che il team è in regola con il budget finora)
- Stima del lavoro rimanente (ETC): Con il 60% del progetto rimanente, il team stima un costo aggiuntivo di 350.000 dollari in base alla complessità rimanente e alle risorse necessarie
- Calcolo della stima del tempo di completamento (EAC): AC + ETC = $200.000 + $350.000 = $550.000
- Redditività e aggiustamenti del progetto: L'EAC di 550.000 dollari supera il budget iniziale di 50.000 dollari, indicando un potenziale superamento dei costi
La comprensione tempestiva di questo divario aiuta a rivalutare l'allocazione delle risorse, a modificare la Sequenza del progetto o a perfezionarne l'ambito per riportarlo in carreggiata.
Questo approccio proattivo garantisce che i costi finali si allineino maggiormente alle aspettative, migliorando la redditività del progetto.
L'importanza dell'accuratezza nell'ETC e nella valutazione dei progetti
Una stima accurata del tempo di completamento (ETC) è fondamentale per determinare valutazioni affidabili dei progetti, in quanto:
- Aiuta a valutare con maggiore precisione i budget e le sequenze temporali
- Costruisce la fiducia degli stakeholder riducendo i costi imprevisti e gli sforamenti della Sequenza
- Migliorail livellamento delle risorse e soddisfa le parti interessate riducendo al minimo le interruzioni
- Consente un migliore controllo del progetto, rafforza la gestione del rischio e assicura un esito positivo nel rispetto del budget e dell'ambito
Applicazioni reali dell'ETC
Gestione dettagliata del tempo o tecniche di stima del progetto sono fondamentali per la produttività e l'esito positivo dei progetti in scenari reali.
Ciò comporta l'utilizzo di metodologie come i grafici di Gantt, le schede Kanban e il metodo del percorso critico (CPM) per comprendere le dipendenze delle attività e allocare le risorse in modo efficiente.
L'integrazione dell'ETC aiuta i project manager a stabilire le priorità delle attività, a identificare i colli di bottiglia e a regolare i programmi in modo proattivo. Oltre a questo, altre applicazioni dell'ETC riguardano:
- Allocazione delle risorse: Teams identifica il fabbisogno di risorse nell'arco del progetto stimando la durata delle attività, assicurando che ai membri del team vengano assegnati i compiti in modo efficiente e riducendo i colli di bottiglia
- Ottimizzazione della Sequenza: Guida la regolazione delle tempistiche del progetto identificando i percorsi critici e le dipendenze, consentendo ai project management di assegnare le priorità alle attività e di prevenire i ritardi
- Gestione del budget: Migliora le previsioni di budget collegando l'ETC alle stime dei costi, riducendo il rischio di sforamento e garantendo una migliore allocazione delle risorse finanziarie
- Comunicazione con gli stakeholder: Facilita aggiornamenti trasparenti agli stakeholder, fornendo reportistica realistica sullo stato di avanzamento e allineando le aspettative allo stato del progetto
- Riduzione dei rischi: Identifica tempestivamente i potenziali ritardi, dando ai project manager la possibilità di implementare piani di emergenza e di mantenere le tempistiche complessive del progetto
Come le misurazioni ETC accurate contribuiscono al project management
Le misurazioni accurate dell'ETC forniscono ai project manager una visione dell'allocazione delle risorse e del piano di Sequenza. Capendo esattamente quanto tempo rimane per ogni attività, i team possono:
- Evitare ritardi: Rilevare tempestivamente potenziali sforamenti della Sequenza e implementare misure correttive
- Ottimizzare le risorse: Adattare la distribuzione del carico di lavoro in base al tempo rimanente per le attività
- Privilegiare le attività: Concentrarsi sulle attività ad alta priorità per garantire che gli elementi critici del percorso siano completati per primi
- Allineare le aspettative: Impostare scadenze realistiche per le parti interessate per gestire efficacemente le aspettative
In definitiva, misurazioni accurate dell'ETC semplificano il project management, con conseguente miglioramento della produttività, maggiore soddisfazione degli stakeholder e esito positivo del progetto.
Fai il primo passaggio con ClickUp e semplifica il tuo processo di calcolo dell'ETC
Ora che avete compreso l'importanza del tempo stimato di completamento (ETC), il passaggio successivo consiste nel perfezionare i processi di project management. Iniziate applicando tecniche avanzate di gestione del tempo come il metodo del percorso critico (CPM) o la tecnica di valutazione e revisione dei programmi (PERT) per stimare efficacemente la durata.
Sfruttate gli strumenti che integrano il monitoraggio dell'ETC con l'allocazione delle risorse e la gestione del progetto gestione della Sequenza per una migliore previsione e riduzione dei rischi.
Considerate la suite completa di funzionalità/funzione di ClickUp, come i grafici di Gantt, il monitoraggio del tempo e i modelli personalizzabili, per prevedere con precisione le sequenze temporali e consegnare i progetti in tempo.
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