I processi aziendali che funzionavano quando il team era meno numeroso o prima di raggiungere le dimensioni attuali potrebbero ora essere obsoleti, inefficienti e inefficaci.
La gestione dei processi aziendali (BPM) aiuta ad analizzare e ottimizzare i processi attuali attraverso pratiche collaudate di miglioramento dei processi. Ciò può tradursi in miglioramenti dei processi aziendali quali l'automazione delle attività ripetitive, l'eliminazione dei colli di bottiglia, la correzione dei processi inefficienti o la ridefinizione degli obiettivi in base ai risultati aziendali.
Vediamo alcuni esempi di gestione dei processi aziendali e best practice che migliorano l'efficienza e consentono di risparmiare sui costi, aiutando nella trasformazione digitale.
Che cos'è la gestione dei processi aziendali?
La gestione dei processi aziendali, o BPM, è un approccio in cui le organizzazioni valutano, modellano e riprogettano i propri processi aziendali per ottenere la massima efficienza e crescita dei ricavi.
Un processo aziendale è una serie di attività o operazioni che la tua azienda svolge coordinando persone, sistemi e informazioni per produrre risultati aziendali che supportano la tua strategia aziendale o raggiungono obiettivi specifici.
Il BPM allinea gli investimenti IT aziendali alla strategia aziendale e contribuisce a standardizzare le operazioni, migliorare l'agilità, aumentare l'efficienza del flusso di lavoro e migliorare la conformità.
In che modo la gestione dei processi aziendali differisce dai processi aziendali?
Un processo aziendale comprende le diverse attività, operazioni e flussi di lavoro che consentono alle organizzazioni di raggiungere i propri obiettivi. È alla base delle attività quotidiane di un'azienda, tra cui il supporto clienti, la produzione, gli acquisti, la gestione finanziaria, ecc.
La gestione dei processi aziendali ottimizza questi processi per renderli più efficienti. Aiuta a gestire sia il lato strategico che quello operativo dei processi aziendali.
Comprendere in dettaglio la gestione dei processi aziendali
In che modo la gestione dei processi aziendali differisce dal project management e dalle attività?
La gestione delle attività si concentra sull'organizzazione, l'assegnazione, la definizione delle priorità e il monitoraggio delle attività e delle operazioni per garantire che vengano completate in tempo. Si monitorano le attività quotidiane che contribuiscono a progetti o processi più ampi.
Il project management supervisiona tutte le attività di un progetto dall'inizio alla fine. Ciò include la definizione dell'ambito del progetto, l'assegnazione delle attività, la creazione di programmi, il monitoraggio dei progressi e l'allocazione delle risorse.
Per saperne di più: Project management vs. gestione delle attività
Il BPM ottimizza diversi processi e operazioni aziendali per aiutare le organizzazioni a raggiungere obiettivi più ampi, quali la gestione delle relazioni con i clienti, gli acquisti, l'inserimento dei dipendenti, la gestione della catena di fornitura e l'evasione degli ordini.
| panoramica | Gestione delle attività | Project management | Gestione dei processi aziendali BPM |
| Che cos'è | Comporta il completamento di attività autonome e individuali | Comprende eventi con una data di inizio e una data di fine | Si occupa delle strategie in corso e dei processi esistenti |
| Si concentra su | Gestione del carico di lavoro del tuo team | Supervisiona eventi singoli quando necessario | Massimizza l'efficienza dei processi aziendali quotidiani |
| Obiettivo | Gestione del team | Trasparenza | Efficienza |
Vantaggi della gestione dei processi aziendali:
- Maggiore efficienza: l'ottimizzazione dei processi riduce al minimo i costi operativi, migliora la produttività dei dipendenti ed elimina le ridondanze, consentendo di risparmiare tempo e lavoro richiesto.
- Migliori processi decisionali: il software di gestione dei processi aziendali fornisce agli stakeholder informazioni preziose sull'efficienza operativa di particolari processi aziendali. Li aiuta a ottimizzare i processi a livello aziendale attraverso la riorganizzazione dei processi aziendali con analisi e reportistica per prendere decisioni informate.
- Maggiore agilità: un processo adattabile e scalabile è in grado di resistere alle mutevoli condizioni di mercato, alle fluttuazioni della domanda dei clienti e alla concorrenza.
- Migliore esperienza del cliente: offrire costantemente valore ai clienti migliorando le prestazioni dei processi e automatizzando i flussi di lavoro per tutti i reparti
- Migliore conformità: condurre regolarmente audit dei processi per verificare la conformità normativa. Allineare i processi aziendali agli standard di conformità del settore e alle politiche interne aiuta a mitigare i rischi, mantenere la sicurezza ed evitare sanzioni.
- Riduzione dei costi: uno strumento di gestione dei processi aziendali consente di automatizzare le attività ripetitive e identificare i processi che possono essere migliorati, riducendo gli sprechi e ottimizzando i processi aziendali per risparmiare sui costi di manodopera e materiali.
Tipi di gestione dei processi aziendali
1. BPM incentrato sulle persone
Il BPM incentrato sull'uomo ruota attorno al coinvolgimento umano, in genere per attività che richiedono approvazioni.
Un esempio potrebbe essere la revisione dei dati e la creazione di documenti quali relazioni, proposte e accordi con i fornitori.
È possibile utilizzare il BPM per automatizzare funzioni di supporto quali l'assegnazione delle attività e le notifiche agli stakeholder.
2. BPM incentrato sull'integrazione
Questo tipo di gestione dei processi aziendali non richiede un grande coinvolgimento umano per il miglioramento continuo.
I processi aziendali incentrati sull'integrazione dipendono da API e sistemi che integrano i dati tra diverse applicazioni, come la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) o il project management.
3. BPM incentrato sui documenti
Questo tipo di BPM si concentra su documenti specifici, come proposte o contratti.
Centralizza e standardizza tutti i processi, dalla creazione dei documenti all'approvazione fino all'archiviazione.
Ad esempio, quando un'azienda acquista un prodotto, il contratto deve passare attraverso diversi reparti e diversi livelli di approvazione prima di essere concordato tra il client e il fornitore.
Dieci esempi di gestione dei processi aziendali
Esaminiamo alcuni esempi di gestione dei processi aziendali prima di metterli in pratica.
1. Onboarding personalizzato dei clienti
Ecco come implementare il ciclo di vita BPM per ottimizzare i flussi di lavoro nel processo di onboarding dei clienti.
Esempio: una banca desidera ottimizzare il proprio processo di onboarding dei clienti per aumentare l'efficienza, ridurre al minimo gli errori e migliorare l'esperienza complessiva dei clienti.
Inizia creando una mappa dei processi dei diversi passaggi coinvolti nell'onboarding. Ciò include la richiesta di apertura dell'account, la verifica dell'identità e la configurazione dell'account.
Successivamente, valuta quali processi è possibile automatizzare utilizzando le tecnologie BPM.
Ad esempio, le richieste di apertura di account online possono essere integrate con i sistemi CRM bancari per acquisire le informazioni dei clienti e avviare automaticamente il processo di verifica dell'identità.
Un sistema centralizzato di gestione dei processi aziendali consente di archiviare digitalmente i documenti dei clienti, rendendoli facilmente accessibili e riducendo il lavoro cartaceo. Il BPM standardizza questi processi e garantisce un passaggio fluido tra i diversi reparti coinvolti nel processo di onboarding.
Risultato: Onboarding dei clienti più rapido e conforme alle normative vigenti.
Per saperne di più: Ecco i nostri 10 modelli di flusso di lavoro preferiti per praticamente qualsiasi team e processo
2. Inserimento dei nuovi assunti
Inserimento dei dipendenti Il BPM ti aiuta a inserire in modo efficiente i nuovi assunti. Il BPM semplifica tutto, dalle pratiche burocratiche all'integrazione nella tua organizzazione.
Imposta trigger e assegna attività utilizzando strumenti di automazione del flusso di lavoro o una piattaforma BPM per garantire passaggi di consegne fluidi tra i reparti.
Ad esempio, una volta che l'ufficio risorse umane riceve i moduli e i documenti completati da un dipendente, il sistema assegna automaticamente delle attività al reparto IT per aiutare a configurare il computer e l'accesso al sistema del dipendente.
Risultato: Onboarding più rapido con il minimo lavoro richiesto, migliorando i processi HR di onboarding.
3. Gestione della conformità
È possibile standardizzare i processi relativi alla conformità in tutta l'organizzazione per garantire la conformità alle normative di settore e alle politiche interne.
Gli strumenti di automazione dei processi consentono di mappare le attività di conformità e automatizzare i controlli di conformità, i flussi di lavoro di approvazione e la convalida dei dati.
Esempio: un'azienda farmaceutica deve rispettare le normative sanitarie e governative relative alla produzione e alla distribuzione di farmaci e medicinali.
In questo caso, ogni volta che viene emanata una nuova normativa, il software BPM trigger immediatamente un processo di valutazione per verificare l'adeguamento dei processi aziendali. Il sistema assegna automaticamente diverse attività ai reparti coinvolti nel processo di gestione della conformità.
Una volta completata la valutazione, i risultati vengono consolidati in un rapporto e viene creato un flusso di lavoro per implementare le modifiche necessarie, esaminarle e approvarle.
Ciò consente di ottenere una panoramica completa dei processi di conformità per garantire che ogni passaggio venga seguito. Il sistema invia avvisi ogni volta che un'attività è in ritardo o quando si verifica una lacuna di conformità. Mantiene inoltre una traccia di audit per tenere traccia di tutte le attività e le operazioni relative alla conformità.
Risultato: la tua azienda rimane conforme, con un lavoro richiesto minore.
Per saperne di più: I 10 migliori software per la documentazione dei processi aziendali
4. Gestione del ciclo di vita del prodotto
La gestione dei processi aziendali consente di gestire in modo sistematico tutte le fasi, dall'ideazione alla progettazione, dallo sviluppo alla distribuzione di un prodotto.
Esempio: un'azienda di software sta sviluppando un nuovo software CRM per le piccole e medie imprese.
Implementare il BPM per semplificare il processo di raccolta e gestione delle informazioni importanti, come i requisiti degli utenti e le specifiche dei prodotti. Ciò consente ai product manager e agli sviluppatori di accedere facilmente alle informazioni critiche durante lo sviluppo dei prodotti.
Gli strumenti BPM possono anche aiutarti a coordinare il processo di implementazione e a gestire la comunicazione con i clienti e il supporto tramite ticket.
Risultato: riduce il time-to-market delle versioni software e garantisce che il prodotto sia più in linea con le esigenze e le aspettative dei clienti.
5. Project management
Il BPM può essere utilizzato per ottimizzare i processi dall'avvio alla completa realizzazione di un progetto.
Esempio: un'agenzia di marketing che ha implementato il BPM per migliorare il project management.
Il BPM può aiutare a standardizzare la pianificazione delle campagne e la comunicazione con i clienti, effettuare l'automazione dell'assegnazione dei compiti, gestire i dati con la documentazione pertinente e allocare le risorse in modo efficace. Può anche fornire agli stakeholder una visione a 360 gradi dello stato di avanzamento delle diverse attività di lancio delle campagne.
Risultato: flussi di lavoro ottimizzati, maggiore collaborazione e miglioramento della qualità dei risultati dei progetti.
6. Gestione dei contratti
L'automazione dei processi nella gestione dei contratti consente ai team di creare e gestire i contratti più rapidamente,
Esempio: uno studio legale utilizza l'automazione dei processi aziendali per generare e gestire i contratti. Questi contratti vengono quindi inoltrati attraverso un flusso di lavoro di approvazione con più approvatori. Quando un approvatore firma un documento, questo viene automaticamente inviato all'approvatore designato nella fase successiva fino a quando non viene approvato da tutte le parti interessate.
Poiché i contratti hanno una durata limitata, è possibile impostare promemoria automatici per inviare notifiche di rinnovo a tutte le persone incluse nel contratto.
Risultato: elaborazione e rinnovo dei contratti più rapidi.
7. Gestione dei rischi
Uno dei migliori esempi di gestione dei processi aziendali è il BPM, che valuta i processi di valutazione dei rischi.
Esempio: un istituto finanziario implementa un software di automazione dei processi per gestire i rischi associati all'approvazione dei prestiti.
Il sistema semplifica il processo di approvazione dei prestiti analizzando i dati dei clienti, i punteggi di credito e i dati finanziari precedenti per determinare se il mutuatario rappresenta un rischio di credito. Se l'analisi mostra che il cliente è ad alto rischio, la richiesta viene inoltrata a un altro team per un'ulteriore revisione.
Le richieste a basso rischio vengono elaborate immediatamente senza alcun ritardo. Ciò consente all'istituto finanziario di erogare prestiti senza mettere a rischio il proprio patrimonio.
Risultato: riduce gli errori e contribuisce alla mitigazione dei rischi.
8. Acquisizione e approvvigionamento
La gestione dei processi aziendali nell'ambito delle acquisizioni e degli approvvigionamenti semplifica la selezione dei fornitori, la consegna delle merci e l'elaborazione delle fatture.
Esempio: la gestione dei processi aziendali aiuta un'azienda manifatturiera ad automatizzare la creazione delle richieste di acquisto.
Quando le scorte di un determinato prodotto raggiungono una soglia predefinita, il software BPM triggera immediatamente una richiesta di acquisto. La richiesta passa attraverso un flusso di lavoro di approvazione e viene valutata in base al budget, alla disponibilità degli elementi e ai fattori di qualificazione del fornitore.
Una volta che la richiesta riceve l'approvazione finale, viene creato un ordine di acquisto che viene inviato elettronicamente al fornitore. Il sistema BPM effettua quindi il monitoraggio dello stato dell'ordine di acquisto e gestisce le comunicazioni fino al rifornimento del prodotto in questione.
Risultato: processo di approvvigionamento conforme ed efficiente.
9. Gestione dei fornitori
È possibile creare processi per automatizzare l'onboarding dei fornitori e la gestione dei contratti.
Esempio: un produttore di componenti automobilistici desidera migliorare la gestione dei fornitori.
È necessaria una tecnologia BPM di apprendimento automatico per raccogliere e valutare le informazioni sui fornitori. L'algoritmo effettua una valutazione di ciascun fornitore in base a fattori quali conformità, qualifiche e storico delle prestazioni.
Queste valutazioni vengono poi consolidate in report e inviate agli stakeholder interessati, che possono decidere con quale fornitore procedere.
Una volta scelto il fornitore, i sistemi BPM possono essere utilizzati anche per gestire contratti, rinnovi e conformità. In questo modo è possibile automatizzare attività manuali come la selezione dei fornitori e ottenere visibilità sullo stato delle relazioni con i fornitori, dei contratti, della conformità e dei pagamenti.
Risultato: Miglioramento delle relazioni con i fornitori.
10. Logistica
La gestione dei processi aziendali nella logistica può ottimizzare la gestione del magazzino e il trasporto.
Esempio: un'azienda di spedizioni internazionale utilizza strumenti BPM per migliorare l'efficienza delle proprie operazioni logistiche.
Ogni volta che un cliente effettua un ordine, il sistema BPM attiva immediatamente una richiesta di spedizione. La richiesta viene quindi assegnata al corriere più adatto in base a fattori quali tempi di consegna, rotte di spedizione, costi e disponibilità dei veicoli.
Quando l'ordine è in transito, il sistema effettua il monitoraggio della posizione della spedizione e invia aggiornamenti sullo stato al cliente, in modo che sappia dove si trova il suo ordine e quando è prevista la consegna.
In caso di ostacoli, il vettore riceve immediatamente una notifica che gli consente di adottare immediatamente misure correttive.
Risultato: tempi di consegna migliorati e maggiore soddisfazione dei clienti.
Migliori pratiche di gestione dei processi aziendali
Il software di project management ClickUp offre numerose funzionalità versatili che ti aiutano a creare i tuoi flussi di lavoro e a costruire un sistema di gestione dei processi aziendali su misura per te.
Diamo un'occhiata ad alcuni esempi di gestione dei processi aziendali con ClickUp. La piattaforma può aiutarti a migliorare il tuo BPM con flussi di lavoro automatizzati, collaborazione in team, reportistica in tempo reale, modelli di mappatura dei processi, un assistente IA integrato e moduli per la raccolta di feedback.
1. Progettazione
Il modo migliore per progettare una strategia BPM per la tua organizzazione dipenderà dai tuoi processi e dagli obiettivi strategici della tua organizzazione.
Un'analisi SWOT ti aiuterà a capire cosa è necessario cambiare nei processi aziendali esistenti, a identificare potenziali colli di bottiglia e i nuovi miglioramenti necessari ai processi.
Inoltre, raccogli i pareri degli stakeholder sulle operazioni quotidiane e sui nuovi processi aziendali che intendi implementare nel tuo piano.
Le funzionalità collaborative di Docs, tra cui la modifica in tempo reale, l'aggiunta di commenti e l'assegnazione di attività, nonché la formattazione avanzata, consentono agli stakeholder e ai membri del team di partecipare facilmente alla discussione sulla gestione dei processi aziendali.
È possibile utilizzare Docs per creare procedure operative standard, ovvero un repository centralizzato di tutte le informazioni relative ai processi per i dipendenti attuali e futuri.
2. Modellazione
Utilizza le mappe dei processi nella fase di modellazione per visualizzare i processi aziendali proposti, compresa una panoramica delle varie attività, operazioni, flussi ed eventi che contribuiranno al processo su cui stai lavorando.
Creare modelli di processo utilizzando uno strumento BPM o un software di gestione del flusso di lavoro per analizzare il flusso delle attività, i punti decisionali e le dipendenze. Ciò consente di scomporre i processi complessi e i passaggi coinvolti nell'automazione dei processi, aggiungendo valore ed eliminando le attività inefficienti.
In questo caso, il modello di mappatura dei processi di ClickUp ti aiuta a valutare i processi che necessitano di miglioramenti, raccogliere informazioni sui colli di bottiglia e visualizzare i processi end-to-end.
Il modello fornisce tutti gli strumenti necessari per:
- Valutare come migliorare i processi
- Raccogli informazioni sui colli di bottiglia o sui punti deboli del tuo sistema
- Visualizza i processi in modo rapido e semplice dall'inizio alla fine
Gli analisti aziendali e i project manager amano utilizzare questo modello perché semplifica i processi complessi in diagrammi di facile comprensione e mostra le relazioni tra i diversi passaggi di un processo.
3. Esecuzione
Questa fase mira a coinvolgere l'automazione per ridurre le attività ripetitive e gli errori manuali.
ClickUp Automazioni supportano la gestione dei processi aziendali automatizzando la creazione, l'assegnazione e l'aggiornamento dello stato delle attività. È in grado di modificare automaticamente lo stato delle attività man mano che queste avanzano nelle diverse fasi del flusso di lavoro BPM.
È possibile configurare l'automazione in modo che lo stato di un'attività passi da "In corso" a "Completato" quando tutte le azioni richieste sono state completate.
Le integrazioni di ClickUp con oltre 1000 applicazioni garantiscono un flusso di dati privo di errori tra il software BPM e il tuo stack tecnologico.
4. Monitoraggio
Monitorare regolarmente le prestazioni dei processi aziendali è importante per identificare i colli di bottiglia e adottare misure correttive in tempo reale. Ciò può contribuire a garantire che i processi non si discostino dai risultati attesi.
Per monitorare le prestazioni dei processi aziendali, identificare i colli di bottiglia e intraprendere azioni correttive, sono necessari dashboard in tempo reale che visualizzino lo stato di avanzamento delle diverse attività.
Le dashboard di ClickUp ti aiutano a farlo con dati in tempo reale sul tuo modello di processo aziendale e sulle sue prestazioni. Ottieni una vista dettagliata e di alto livello delle tue operazioni e dei tuoi processi.
Ricordate di definire metriche chiave e indicatori di prestazione per effettuare il monitoraggio dell'efficienza operativa dei miglioramenti apportati ai vostri processi aziendali. Potete monitorare metriche quali produttività, costo per processo, NPS e metriche di conformità per aiutarvi a effettuare il monitoraggio delle prestazioni dei processi aziendali.
5. Ottimizzazione
Organizza riunioni periodiche con gli stakeholder e i membri del team per aggiornare tutti sullo stato dei diversi processi nel flusso di lavoro. Puoi esaminare i dati sulle prestazioni e ottenere il feedback degli stakeholder per migliorare il flusso di lavoro BPM. Ciò contribuisce al miglioramento dei processi.
La visualizzazione modulo di Clickup raccoglie i feedback di tutti in un formato standardizzato per aiutarti a ottimizzare il processo aziendale, in particolare per le attività che richiedono un miglioramento continuo, come il supporto clienti e lo sviluppo dei prodotti.
Suggerimento professionale💡: Chiedi aiuto a ClickUp Brain per analizzare il feedback ricevuto e creare elementi da intraprendere.
Continua ad apportare modifiche iterative al tuo BPM in base alle mutevoli esigenze organizzative, al feedback degli stakeholder e dei clienti e all'analisi dei dati per garantirne l'efficacia.
Gestione dei processi aziendali: tendenze future
Piattaforme low-code o no-code
Che tu sia un analista aziendale o un project manager, gli strumenti low-code e no-code per la gestione dei processi aziendali ti consentono di progettare l'automazione dei processi senza dipendere dal tuo team tecnico, accelerare i cicli di sviluppo e rispondere più rapidamente alle mutevoli condizioni di mercato.
IA e ML
Quando integrata nel BPM, l'intelligenza artificiale automatizza attività quali la creazione di documentazione e i flussi di lavoro dei processi. L'apprendimento automatico analizza grandi insiemi di dati per fornire informazioni utili all'ottimizzazione dei processi esistenti e di quelli nuovi.
Centralità del cliente
Il BPM incentrato sul cliente pone le esigenze dei clienti al centro dell'attenzione e si concentra sul miglioramento dell'esperienza dei clienti. Processi quali la mappatura del percorso dei clienti, i sondaggi sui clienti, la raccolta di feedback e la personalizzazione continueranno a essere fondamentali per l'implementazione di processi aziendali efficaci.
Leggi anche: Modelli per il miglioramento dei processi
L'importanza e le implicazioni del BPM per il business moderno
Gli esempi di BPM sopra riportati dimostrano come questo approccio vada oltre il miglioramento delle prestazioni dei processi e renda la vostra azienda agile e reattiva alle condizioni di mercato e alle aspettative dei clienti.
Qualunque sia l'area in cui prevedete di implementare l'automazione dei processi aziendali (commerciale, gestione dei fornitori, onboarding dei clienti o logistica), essa avrà un impatto sostanziale sulla vostra attività, sul suo esito positivo e sulla sua competitività.
ClickUp è un software di gestione dei processi aziendali intuitivo che consente di creare processi aziendali complessi in modo semplice e veloce.
Se non hai mai utilizzato una piattaforma BPM, ti consigliamo di registrarti gratis su ClickUp e provarla.
Domande frequenti (FAQ)
1. Quali sono alcuni esempi di gestione dei processi aziendali?
La gestione dei processi aziendali abbraccia diversi settori e reparti. Ecco alcuni esempi comuni di BPM:
Il BPM può semplificare l'onboarding dei clienti per le banche, automatizzare l'elaborazione degli ordini, la fatturazione e la gestione dell'inventario per le aziende di e-commerce e automatizzare processi quali l'acquisizione e la convalida delle informazioni sui dipendenti durante l'onboarding dei dipendenti.