I processi aziendali che funzionavano quando il team era più piccolo o prima di raggiungere le dimensioni attuali potrebbero ora essere obsoleti, inefficienti e inefficaci.
Il Business Process Management (BPM) aiuta ad analizzare e ottimizzare i processi attuali attraverso pratiche collaudate di miglioramento dei processi. Ciò può tradursi in miglioramenti dei processi aziendali quali l'automazione del lavoro ripetitivo, l'eliminazione dei colli di bottiglia, la correzione dei processi inefficienti o la ridefinizione degli obiettivi in base ai risultati aziendali.
Vediamo alcuni esempi di gestione dei processi aziendali e best practice che migliorano l'efficienza e il risparmio sui costi e aiutano nella trasformazione digitale.
Che cos'è la gestione dei processi aziendali?
Il Business Process Management, o BPM, è un approccio con cui le organizzazioni valutano, modellano e riprogettano i propri processi aziendali per ottenere la massima efficienza e crescita dei ricavi
Un processo aziendale è una serie di attività o operazioni che la tua azienda svolge coordinando persone, sistemi e informazioni per produrre risultati aziendali che supportano la tua strategia aziendale o raggiungono obiettivi specifici.
Il BPM allinea gli investimenti IT aziendali alla strategia aziendale e contribuisce a standardizzare le operazioni, migliorare l'agilità, aumentare l'efficienza del flusso di lavoro e migliorare la conformità.
In che modo la gestione dei processi aziendali differisce dai processi aziendali?
Un processo aziendale comprende le diverse attività, operazioni e flussi di lavoro che consentono alle organizzazioni di raggiungere i propri obiettivi. È alla base delle attività quotidiane di un'azienda, tra cui il supporto clienti, la produzione, l'approvvigionamento, la gestione finanziaria, ecc.
La gestione dei processi aziendali ottimizza questi processi aziendali per renderli più efficienti. Aiuta a gestire sia il lato strategico che quello operativo dei processi aziendali.
Comprendere in dettaglio la gestione dei processi aziendali
In che modo il business process management differisce dal project management e dal task management?
La gestione delle attività si concentra sull'organizzazione, l'assegnazione, la definizione delle priorità e il monitoraggio delle attività e delle operazioni per garantire che siano completate in tempo. È possibile monitorare le attività quotidiane che contribuiscono a progetti o processi più ampi.
Il project management supervisiona tutte le attività di un progetto dall'inizio alla fine. Ciò include la definizione dell'ambito del progetto, l'assegnazione delle attività, la creazione di programmi, il monitoraggio dello stato di avanzamento e l'allocazione delle risorse.
Per saperne di più: Project management vs. gestione delle attività
Il BPM ottimizza diversi processi e operazioni aziendali per aiutare le organizzazioni a raggiungere obiettivi più ambiziosi, quali la gestione delle relazioni con i clienti, gli acquisti, l'inserimento dei dipendenti, la gestione della catena di fornitura e l'evasione degli ordini.
| panoramica | Gestione delle attività | Project management | Gestione dei processi aziendali BPM |
| Che cos'è | Comporta il completamento di attività autonome e individuali | Coinvolge eventi che hanno una data di inizio e una data di fine | Si occupa delle strategie in corso e dei processi esistenti |
| Focus su | Gestione del carico di lavoro del team | Supervisiona eventi singolari quando necessario | Massimizza l'efficienza dei processi aziendali quotidiani |
| Obiettivi | Gestione del team | Trasparenza | Efficienza |
Vantaggi della gestione dei processi aziendali:
- Maggiore efficienza: l'ottimizzazione dei processi riduce al minimo i costi operativi, migliora la produttività dei dipendenti ed elimina le ridondanze, consentendo di risparmiare tempo e lavoro richiesto
- Migliore processo decisionale: il software di gestione dei processi aziendali fornisce agli stakeholder informazioni preziose sull'efficienza operativa di particolari processi aziendali. Li aiuta a ottimizzare i processi a livello aziendale attraverso la reingegnerizzazione dei processi aziendali con analisi e reportistica per prendere decisioni informate
- Maggiore agilità: un processo adattabile e scalabile è in grado di resistere alle mutevoli condizioni di mercato, alle fluttuazioni della domanda dei clienti e alla concorrenza
- Migliore esperienza del cliente: Offrite costantemente valore ai clienti migliorando le prestazioni dei processi e automatizzando i flussi di lavoro per tutti i reparti
- Migliore conformità: conduci audit regolari dei processi per verificare la conformità normativa. L'allineamento dei processi aziendali agli standard di conformità del settore e alle politiche interne contribuisce a mitigare i rischi, mantenere la sicurezza ed evitare sanzioni
- Riduzione dei costi: Uno strumento di gestione dei processi aziendali consente di automatizzare le attività ripetitive e identificare i processi che possono essere migliorati, riducendo gli sprechi e ottimizzando i processi aziendali per risparmiare sui costi di manodopera e materiali
Tipi di gestione dei processi aziendali
1. BPM incentrato sull'uomo
Il BPM incentrato sull'uomo ruota attorno al coinvolgimento umano, in genere per attività che richiedono approvazioni.
Un esempio potrebbe essere la revisione dei dati e la creazione di documenti quali report, proposte e contratti con i fornitori.
È possibile utilizzare il BPM per automatizzare funzioni di supporto quali l'assegnazione delle attività e le notifiche agli stakeholder.
2. BPM incentrato sull'integrazione
Questo tipo di gestione dei processi aziendali non richiede un grande coinvolgimento umano per il miglioramento continuo.
I processi aziendali incentrati sull'integrazione dipendono da API e sistemi che integrano i dati provenienti da diverse applicazioni, come la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) o il project management.
3. BPM incentrato sui documenti
Questo tipo di BPM si concentra su documenti specifici, come proposte o contratti.
Centralizza e standardizza tutti i processi, dalla creazione dei documenti all'approvazione fino all'archiviazione.
Ad esempio, quando un'azienda acquista un prodotto, il contratto deve passare attraverso diversi reparti e diversi livelli di approvazione prima di essere concordato tra il client e il fornitore.
Dieci esempi di gestione dei processi aziendali
Prima di mettere in pratica i processi di gestione aziendale, esaminiamo alcuni esempi facilmente riconoscibili.
1. Onboarding dei clienti
Ecco come implementare il ciclo di vita del BPM per semplificare i flussi di lavoro nel processo di onboarding dei clienti.
Esempio: Una banca desidera ottimizzare il processo di onboarding dei clienti per aumentare l'efficienza, ridurre al minimo gli errori e migliorare l'esperienza complessiva dei clienti.
Inizia creando una mappa dei processi che illustra i diversi passaggi coinvolti nell'onboarding. Ciò include la richiesta di un account, la verifica dell'identità e la configurazione dell'account.
Successivamente, considera quali processi puoi automatizzare utilizzando le tecnologie BPM.
Ad esempio, le richieste di account online possono essere integrate con i sistemi CRM bancari per acquisire le informazioni dei clienti e avviare automaticamente il processo di verifica dell'identità.
Un sistema centralizzato di gestione dei processi aziendali è in grado di archiviare digitalmente i documenti dei clienti, rendendoli facilmente accessibili e riducendo il lavoro cartaceo. Il BPM standardizza questi processi e garantisce un passaggio fluido tra i diversi reparti coinvolti nel processo di onboarding.
Risultato: Onboarding dei clienti più rapido e conforme alle normative vigenti.
Per saperne di più: Ecco i nostri 10 modelli di flusso di lavoro preferiti per qualsiasi team e processo
2. Inserimento dei dipendenti
Inserimento dei dipendenti Il BPM ti aiuta a inserire i nuovi assunti in modo efficiente. Il BPM semplifica tutto, dalle pratiche burocratiche all'integrazione nella tua organizzazione.
Imposta trigger e assegna attività utilizzando strumenti di automazione del flusso di lavoro o una piattaforma BPM per garantire passaggi fluidi tra i reparti.
Ad esempio, una volta che l'ufficio risorse umane riceve i moduli e i documenti completati da un dipendente, il sistema assegna automaticamente le attività al reparto IT per aiutare a configurare il computer e l'accesso al sistema del dipendente.
Risultato: Onboarding più rapido con un lavoro manuale minimo, migliorando i processi HR di onboarding.
3. Gestione della conformità
È possibile standardizzare i processi relativi alla conformità in tutta l'organizzazione per garantire la conformità alle normative di settore e alle politiche interne.
Gli strumenti di automazione dei processi aiutano a mappare le attività di conformità e ad automatizzare i controlli di conformità, i flussi di lavoro di approvazione e la convalida dei dati.
Esempio: un'azienda farmaceutica deve rispettare le normative sanitarie e governative relative alla produzione e alla distribuzione di farmaci e medicinali.
In questo caso, ogni volta che viene emanata una nuova normativa, il software BPM attiva immediatamente un processo di valutazione per verificare l'adeguamento dei processi aziendali. Il sistema assegna automaticamente diverse attività ai reparti coinvolti nel processo di gestione della conformità.
Una volta completata la valutazione, i risultati vengono consolidati in un report e viene creato un flusso di lavoro per implementare le modifiche necessarie, nonché per esaminarle e approvarle.
Ciò consente di ottenere una panoramica completa dei processi di conformità per garantire che ogni passaggio venga seguito. Il sistema invia avvisi ogni volta che un'attività è in ritardo o quando si verifica una lacuna di conformità. Mantiene inoltre una traccia di controllo per tenere traccia di tutte le attività e le operazioni relative alla conformità.
Risultato: la vostra azienda rimane conforme, con un lavoro richiesto minore.
Per saperne di più: I 10 migliori software per la documentazione dei processi aziendali
4. Gestione del ciclo di vita del prodotto
La gestione dei processi aziendali consente di gestire in modo sistematico tutto, dall'ideazione alla progettazione, dallo sviluppo alla distribuzione di un prodotto.
Esempio: un'azienda di software sta sviluppando un nuovo software CRM per le piccole e medie imprese.
Implementare il BPM per semplificare il processo di raccolta e gestione delle informazioni importanti, come i requisiti degli utenti e le specifiche dei prodotti. Ciò consente ai responsabili di prodotto e agli sviluppatori di accedere facilmente alle informazioni critiche durante lo sviluppo del prodotto.
Gli strumenti BPM possono anche aiutarti a coordinare il processo di implementazione e gestire la comunicazione con i clienti e il supporto tramite ticket.
Risultato: riduce il time-to-market delle versioni software e garantisce che il prodotto sia più in linea con le esigenze e le aspettative dei clienti.
5. Project management
Il BPM può essere utilizzato per semplificare i processi dall'avvio al completamento di un progetto.
Esempio: un'agenzia di marketing che ha implementato il BPM per migliorare il project management.
Il BPM può aiutare a standardizzare la pianificazione delle campagne e la comunicazione con i clienti, automatizzare l'assegnazione delle attività, gestire i dati con la documentazione pertinente e allocare le risorse in modo efficace. Può anche fornire agli stakeholder una visione a 360 gradi dello stato di avanzamento delle diverse attività di lancio delle campagne.
Risultato: flussi di lavoro dei progetti ottimizzati, maggiore collaborazione e miglioramento della qualità dei risultati dei progetti.
6. Gestione dei contratti
L'automazione dei processi nella gestione dei contratti consente ai team di creare e gestire i contratti più rapidamente,
Esempio: uno studio legale utilizza l'automazione dei processi aziendali per generare e gestire i contratti. Questi contratti vengono quindi inoltrati attraverso un flusso di lavoro di approvazione con più approvatori. Quando un approvatore firma un documento, questo viene automaticamente inviato all'approvatore designato nella fase successiva fino a quando non viene approvato da tutte le parti interessate.
Poiché i contratti hanno una scadenza, è possibile impostare promemoria automatici per inviare notifiche di rinnovo a tutti i soggetti inclusi nel contratto.
Risultato: elaborazione e rinnovo dei contratti più rapidi.
7. Gestione dei rischi
Uno dei migliori esempi di gestione dei processi aziendali è il BPM, che valuta i processi di valutazione dei rischi.
Esempio: un istituto finanziario implementa un software di automazione dei processi per gestire i rischi associati all'approvazione dei prestiti.
Il sistema semplifica il processo di approvazione dei prestiti analizzando i dati dei clienti, i punteggi di credito e i dati finanziari precedenti per determinare se il mutuatario rappresenta un rischio di credito. Se l'analisi mostra che il cliente è ad alto rischio, la richiesta viene inoltrata a un altro team per un'ulteriore revisione.
Le applicazioni a basso rischio vengono elaborate immediatamente senza alcun ritardo. Ciò consente all'istituto finanziario di erogare prestiti senza mettere a rischio il proprio patrimonio.
Risultato: riduce gli errori e contribuisce alla mitigazione dei rischi.
8. Acquisizione e approvvigionamento
La gestione dei processi aziendali nell'acquisizione e nell'approvvigionamento semplifica la selezione dei fornitori, la consegna delle merci e l'elaborazione delle fatture.
Esempio: la gestione dei processi aziendali aiuta un'azienda manifatturiera ad automatizzare la creazione delle richieste di acquisto.
Quando l'inventario di un determinato prodotto raggiunge una soglia predefinita, il software BPM attiva immediatamente una richiesta di acquisto. La richiesta passa attraverso un flusso di lavoro di approvazione e viene valutata in base al budget, alla disponibilità degli elementi e ai fattori di qualificazione del fornitore.
Una volta che la richiesta riceve l'approvazione finale, viene creato un ordine di acquisto che viene inviato elettronicamente al fornitore. Il sistema BPM monitora quindi lo stato dell'ordine di acquisto e gestisce le comunicazioni fino al rifornimento del prodotto in questione.
Risultato: processo di approvvigionamento conforme ed efficiente.
9. Gestione dei fornitori
È possibile creare processi per automatizzare l'onboarding dei fornitori e la gestione dei contratti.
Esempio: un produttore di componenti automobilistici desidera migliorare la gestione dei fornitori.
È necessaria una tecnologia BPM di apprendimento automatico per raccogliere e valutare le informazioni sui fornitori. L'algoritmo valuta ciascun fornitore in base a fattori quali la conformità, le qualifiche e la storia delle prestazioni.
Queste valutazioni vengono poi consolidate in report e inviate agli stakeholder interessati, che possono decidere con quale fornitore procedere.
Una volta finalizzato il fornitore, i sistemi BPM possono essere utilizzati anche per gestire contratti, rinnovi e conformità. In questo modo, è possibile automatizzare attività manuali come la selezione dei fornitori e ottenere visibilità sullo stato delle relazioni con i fornitori, dei contratti, della conformità e dei pagamenti.
Risultato: Miglioramento delle relazioni con i fornitori.
10. Logistica
La gestione dei processi aziendali nella logistica può ottimizzare la gestione del magazzino e il trasporto.
Esempio: un'azienda di spedizioni internazionali utilizza strumenti BPM per migliorare l'efficienza delle proprie operazioni logistiche.
Ogni volta che un cliente effettua un ordine, il sistema BPM trigger immediatamente una richiesta di spedizione. La richiesta viene quindi assegnata al vettore più adatto in base a fattori quali le sequenze di consegna, le rotte di spedizione, i costi e la disponibilità dei veicoli.
Quando l'ordine è in corso, il sistema monitora la posizione della spedizione e invia aggiornamenti sullo stato al cliente in modo che sappia dove si trova il suo ordine e quando è prevista la consegna.
In caso di ostacoli, il corriere riceve immediatamente una notifica che gli consente di adottare immediatamente misure correttive.
Risultato: Miglioramento dei tempi di consegna e aumento della soddisfazione dei clienti.
Best practice per la gestione dei processi aziendali
Il software di project management di ClickUp offre numerose funzionalità versatili che ti aiutano a creare flussi di lavoro e a costruire un sistema di gestione dei processi aziendali adatto alle tue esigenze.
Vediamo alcuni esempi di gestione dei processi aziendali con ClickUp. La piattaforma può aiutarti a migliorare il tuo BPM con flussi di lavoro automatizzati, collaborazione in team, reportistica in tempo reale, modelli di mappatura dei processi, un assistente IA integrato e moduli per la raccolta di feedback.
1. Progettazione
Il modo migliore per progettare una strategia BPM per la tua organizzazione dipenderà dai tuoi processi e dagli obiettivi strategici della tua organizzazione.
Un'analisi SWOT ti aiuterà a capire cosa deve cambiare nei processi aziendali esistenti, a identificare potenziali colli di bottiglia e i nuovi miglioramenti necessari.
Inoltre, raccogli il contributo degli stakeholder nelle operazioni quotidiane e nei nuovi processi aziendali che intendi implementare.
Le funzionalità collaborative di Docs, tra cui la modifica in tempo reale, l'aggiunta di commenti e l'assegnazione di attività, nonché la ricca formattazione, consentono alle parti interessate e ai membri del team di partecipare facilmente alla discussione sulla gestione dei processi aziendali.
È possibile utilizzare i documenti per creare procedure operative standard (SOP), ovvero repository centralizzati di tutte le informazioni relative ai processi per i dipendenti attuali e futuri.
2. Modellazione
Utilizza le mappe dei processi nella fase di modellazione per visualizzare i processi aziendali proposti, inclusa una panoramica delle varie attività, operazioni, flussi ed eventi che contribuiranno al processo su cui stai lavorando.
Creare modelli di processo utilizzando uno strumento BPM o un software di gestione del flusso di lavoro per analizzare il flusso delle attività, i punti decisionali e le dipendenze. Ciò consente di scomporre i processi complessi e i passaggi coinvolti nell'automazione dei processi, aggiungendo valore ed eliminando le attività inefficienti.
In questo caso, il modello di mappatura dei processi di ClickUp ti aiuta a valutare i processi che necessitano di miglioramenti, raccogliere informazioni dettagliate sui colli di bottiglia e visualizzare i processi end-to-end.
Il modello fornisce tutti gli strumenti necessari per:
- Valuta come migliorare i processi
- Raccogli informazioni dettagliate sui colli di bottiglia o sui punti deboli del tuo sistema
- Visualizza i processi in modo rapido e semplice dall'inizio alla fine
Gli analisti aziendali e i project manager amano utilizzare questo modello perché semplifica i processi complessi in diagrammi facili da seguire e mostra le relazioni tra i diversi passaggi di un processo.
3. Esecuzione
Questa fase mira a coinvolgere l'automazione per ridurre le attività ripetitive e gli errori manuali.
Le automazioni di ClickUp supportano la gestione dei processi aziendali automatizzando la creazione, l'assegnazione e l'aggiornamento dello stato delle attività. Possono modificare automaticamente lo stato delle attività man mano che queste avanzano nelle diverse fasi del flusso di lavoro BPM.
È possibile configurare l'automazione per aggiornare lo stato di un'attività da "In corso" a "Completato" quando tutte le azioni richieste sono state completate.
Le integrazioni di ClickUp con oltre 1000 applicazioni garantiscono un flusso di dati privo di errori tra il software BPM e il tuo stack tecnologico.
4. Monitoraggio
Monitorare regolarmente le prestazioni dei processi aziendali è importante per identificare i colli di bottiglia e adottare misure correttive in tempo reale. Ciò può contribuire a garantire che i processi non si discostino dai risultati attesi.
Per monitorare le prestazioni dei processi aziendali, identificare i colli di bottiglia e intraprendere azioni correttive, sono necessari dashboard in tempo reale che visualizzino lo stato di avanzamento delle diverse attività.
I dashboard di ClickUp ti aiutano a farlo con dati in tempo reale sul tuo modello di processo aziendale e sulle sue prestazioni. Ottieni una vista dettagliata e di alto livello delle tue operazioni e dei tuoi processi.
Ricordate di definire metriche chiave e indicatori di prestazione per monitorare l'efficienza operativa dei miglioramenti dei vostri processi aziendali. È possibile monitorare metriche quali throughput, costo per processo, NPS e metriche di conformità per aiutare a monitorare le prestazioni dei processi aziendali.
5. Ottimizzazione
Organizza riunioni regolari con le parti interessate e i membri del team per aggiornare tutti sullo stato dei diversi processi nel flusso di lavoro. È possibile esaminare i dati sulle prestazioni e ottenere il feedback delle parti interessate per migliorare il flusso di lavoro BPM. Ciò contribuisce al miglioramento dei processi.
La vista Modulo di ClickUp raccoglie i feedback di tutti in un formato standardizzato per aiutarti a ottimizzare i processi aziendali, in particolare per le attività che richiedono un miglioramento continuo, come il supporto clienti e lo sviluppo dei prodotti.
Suggerimento per esperti💡: Chiedi aiuto a ClickUp Brain per analizzare il feedback ricevuto e creare elementi di azione.
Continua ad apportare modifiche iterative al tuo BPM in base alle mutevoli esigenze organizzative, al feedback degli stakeholder e dei clienti e all'analisi dei dati per garantirne l'efficacia.
Gestione dei processi aziendali: tendenze future
Piattaforme low-code o no-code
Che tu sia un analista aziendale o un project manager, gli strumenti low-code e no-code per la gestione dei processi aziendali ti consentono di progettare l'automazione dei processi senza dipendere dal tuo team tecnico, accelerare i cicli di sviluppo e rispondere più rapidamente alle mutevoli condizioni del mercato.
IA e ML
Quando integrata nel BPM, l'intelligenza artificiale automatizza attività quali la creazione di documentazione e i flussi di lavoro dei processi. L'apprendimento automatico analizza grandi set di dati per fornire informazioni utili all'ottimizzazione dei processi esistenti e di quelli nuovi.
Centralità del cliente
Il BPM incentrato sul cliente pone le esigenze del cliente al centro e si concentra sul miglioramento dell'esperienza del cliente. Processi quali la mappatura del percorso del cliente, i sondaggi sui clienti, la raccolta di feedback e la personalizzazione continueranno a essere fondamentali per l'implementazione di processi aziendali efficaci.
Leggi anche: Modelli per il miglioramento dei processi
L'importanza e le implicazioni del BPM per le aziende moderne
Gli esempi di BPM sopra riportati mostrano come questo approccio vada oltre il miglioramento delle prestazioni dei processi e renda la tua azienda agile e reattiva alle condizioni di mercato e alle aspettative dei clienti.
Qualunque sia il settore in cui prevedete di implementare l'automazione dei processi aziendali (commerciale, gestione dei fornitori, onboarding dei clienti o logistica), essa avrà un impatto sostanziale sulla vostra azienda, sul suo esito positivo e sulla sua competitività.
ClickUp è un software di gestione dei processi aziendali intuitivo che ti aiuta a creare processi aziendali complessi in modo semplice e veloce.
Se non hai mai utilizzato una piattaforma BPM, ti consigliamo di registrarti gratuitamente su ClickUp e provarla.
Domande frequenti (FAQ)
1. Quali sono gli esempi di gestione dei processi aziendali?
La gestione dei processi aziendali abbraccia diversi settori e reparti. Ecco alcuni esempi popolari di BPM:
Il BPM può semplificare l'onboarding dei clienti per le banche, automatizzare l'elaborazione degli ordini, la fatturazione e la gestione dell'inventario per le aziende di e-commerce e automatizzare processi quali l'acquisizione e la convalida delle informazioni dei dipendenti durante l'onboarding.