È di nuovo quel periodo dell'anno. Si sente la paura nell'aria... No, non è Halloween, ma qualcosa di molto più spaventoso. È la revisione annuale delle prestazioni. 😅
Sebbene le intenzioni alla base delle valutazioni annuali siano valide, ammettiamolo: quasi tutti le temono. I responsabili delle risorse umane rabbrividiscono al pensiero di tutte le scartoffie, mentre i dipendenti rimuginano su ogni contrattempo che potrebbe privarli della possibilità di essere promossi. Non si può fare a meno di chiedersi se non ci sia un modo migliore per affrontare la valutazione delle prestazioni.
La buona notizia è che esiste. Si chiama gestione continua delle prestazioni, un metodo che ha rivoluzionato le operazioni HR di molte aziende. In questo articolo vi parleremo di questo sistema, dei suoi pro e contro e dei passaggi per implementarlo.
Che cos'è la gestione continua delle prestazioni?
La gestione continua delle prestazioni implica revisioni regolari e meno formali nel corso dell'anno invece di rigide valutazioni annuali.
La gestione continua delle prestazioni, nota anche come gestione agile delle prestazioni, è stata creata in risposta agli sviluppi del panorama aziendale. I cambiamenti sono continui, quindi le aziende moderne devono essere veloci e flessibili per avere un esito positivo. Non possono permettersi di gestire le prestazioni dei dipendenti solo una volta all'anno. Devono creare un processo continuo in cui investono nei loro dipendenti e li mettono in condizione di migliorare continuamente . 💪
Molte aziende, tra cui giganti come Adobe, Inc. e IBM, hanno adottato sistemi di gestione continua delle prestazioni. Anche General Electric , un'azienda che ha reso popolare il processo di valutazione annuale delle prestazioni, è passata a valutazioni delle prestazioni più frequenti e informali.
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Il processo di gestione continua delle prestazioni: Analisi passaggio per passaggio
Il processo di implementazione della gestione continua delle prestazioni consiste in tre passaggi cruciali:
- Impostazione degli obiettivi
- Effettuare dei check-in
- Finalizzazione delle revisioni
Nelle prossime sezioni vi parleremo di ciascuno di essi.
Passaggio 1: Impostazione degli obiettivi
Il primo passaggio della gestione continua delle prestazioni è l'impostazione degli obiettivi. Dovrebbe iniziare prima ancora che il dipendente venga assunto. Dovete definire le vostre aspettative nella descrizione del lavoro. I candidati devono capire come il loro lavoro e le loro prestazioni si allineano agli obiettivi organizzativi più ampi.
Una volta che il dipendente è stato assunto, si devono stabilire in modo collaborativo obiettivi e indicatori di performance chiave specifici del lavoro. Questi forniranno un quadro di riferimento per la valutazione delle prestazioni del dipendente. Rendendo gli obiettivi trasparenti e coinvolgendo il dipendente nel processo, si prevengono le interpretazioni errate e si garantisce l'account.
È necessario completare gli obiettivi il processo di impostazione degli obiettivi definendo la Sequenza. Si preferiscono obiettivi più piccoli e scadenze più brevi, perché fanno sembrare gli obiettivi più raggiungibili. Quando il dipendente completa un obiettivo a breve termine, ha la soddisfazione di spuntarlo dal suo elenco di cose da fare, mentre voi vedete risultati tangibili. È una situazione vantaggiosa per tutti! 🏆
Gli obiettivi e gli indicatori chiave di prestazione devono essere rivisti per tenere conto dei cambiamenti degli obiettivi aziendali e dei progressi reali del dipendente.
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Passaggio 2: condurre i check-in
Il modello di gestione continua delle prestazioni prevede lo svolgimento di check-in ogni uno o tre mesi. Si tratta di sessioni individuali con il dipendente, che consentono di discutere lo stato di avanzamento degli obiettivi prefissati. 🗣️
I check-in sono discussioni informali e a due voci sulle prestazioni. Oltre al feedback e al riconoscimento in tempo reale, offrono al dipendente l'opportunità di esprimere le proprie preoccupazioni in merito alle sue prestazioni. Il manager può quindi aiutarli a superare gli ostacoli e a continuare a migliorare. Questo approccio consente di stroncare sul nascere i potenziali problemi e di evitare che ostacolino ulteriormente lo stato.
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Passaggio 3: Finalizzazione delle recensioni
Le revisioni sono valutazioni più formali delle prestazioni del dipendente e dello stato di avanzamento degli obiettivi. Si occupano degli aspetti tecnici, come la formazione, la retribuzione e le promozioni. Dal momento che il manager e il dipendente hanno comunicato apertamente durante i check-in, la valutazione delle prestazioni serve soprattutto come riepilogo più formale della valutazione finale.
Alla fine del ciclo di valutazione, è necessario formulare delle conclusioni, documentare le prestazioni del dipendente ed elogiare i suoi risultati. Se gli obiettivi sono stati raggiunti, è necessario definirne di nuovi, dando inizio a un nuovo ciclo di gestione delle prestazioni. 🔁
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Benefici della gestione continua delle prestazioni
Da fare nel modo giusto, la gestione continua delle prestazioni può trasformare in meglio la vostra azienda. Tra i vantaggi di maggior impatto vi sono:
Obiettivi chiari, attuali e rilevanti
Quando si stabiliscono gli obiettivi insieme ai dipendenti, c'è una minore possibilità di fraintendimenti. Da fare in caso di incomprensioni, che possono essere risolte rapidamente durante uno dei vostri regolari check-in.
Con il passare del tempo, gli obiettivi dovranno cambiare. Una frequente rivalutazione degli obiettivi vi permette di mirare a ciò che è più importante al momento. Gli obiettivi ben definiti, attuali e pertinenti hanno più probabilità di essere raggiunti. ✅
Valutazione meno stressante e più accurata
Valutando le prestazioni annualmente, dovete occuparvi di una serie di dati relativi ai dipendenti in una volta sola. Inoltre, in un anno possono cambiare molte cose, quindi una buona parte dei dati potrebbe non essere più rilevante al momento della valutazione. 🙅
La gestione continua delle prestazioni incoraggia valutazioni più frequenti. Questo approccio consente di concentrarsi solo sui dati chiave e di ottenere informazioni in tempo reale sulle prestazioni dei dipendenti. Grazie al contributo dei dipendenti, è possibile identificare eventuali fattori esterni e completare la comprensione delle loro prestazioni.
Fidelizzazione e impegno dei dipendenti
Se incoraggiate i dipendenti a partecipare all'impostazione degli obiettivi e a fornire un feedback continuo, si sentiranno visti e ascoltati. Si sentono più coinvolti nel raggiungimento di tali obiettivi. Questa relazione di fiducia reciproca aumenta la soddisfazione sul lavoro e la fedeltà all'azienda.
La gestione continua delle prestazioni contribuisce a molti risultati positivi:
- Dimostra ai dipendenti che ci tenete
- Li mantiene impegnati durante tutto l'anno
- Riduce il turnover
Non si tratta solo di teoria: ci sono numeri che lo confermano. Pochi anni dopo l'implementazione del suo sistema di Check-In, Adobe ha registrato un aumento del numero di dipendenti che hanno lavorato in azienda una diminuzione del 30% delle dimissioni dei dipendenti e una diminuzione del 50% delle partenze involontarie.
$$$a cultura della crescita
La gestione continua delle prestazioni sposta l'attenzione dalla valutazione all'apprendimento. Sebbene sia necessario valutare le prestazioni, l'obiettivo non è quello di incutere timore per le conseguenze, ma piuttosto di incoraggiare lo sviluppo dei dipendenti. 🌱
Ecco perché i dipendenti devono partecipare attivamente al processo di valutazione delle prestazioni. È necessario dare e ricevere regolarmente un feedback.
Incremento delle prestazioni
Obiettivi cancellati, feedback e supporto continui e motivazione dei dipendenti possono migliorare le prestazioni dei singoli dipendenti, ma anche dell'intero team e dell'organizzazione. Un aumento delle prestazioni porta anche a migliori risultati finanziari e aziendali.
Anche se all'inizio richiede un investimento significativo, la gestione continua delle prestazioni risparmia tempo e denaro nel lungo periodo. 💸
Torniamo al nostro esempio di Adobe. Con il vecchio sistema, i manager spendevano oltre 80.000 ore per le revisioni annuali, il che ha dato il via al cambiamento. L'azienda è riuscita a recuperare gran parte di questo tempo implementando il nuovo processo di valutazione delle prestazioni. Questo è uno dei motivi per cui Adobe è una delle aziende più redditizie aziende tecnologiche oggi.
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Svantaggi della gestione continua delle prestazioni
Anche se efficace e redditizia a lungo termine, la gestione continua delle prestazioni non è una formula magica. Ha un elenco di problemi e svantaggi ben precisi. Leggete di seguito i principali.
Problemi di implementazione
La gestione continua delle prestazioni richiede di ripensare e riprogettare molti dei processi HR. Richiede un significativo investimento iniziale, sia in termini di tempo che di denaro. Per realizzarla, è necessario che tutti siano d'accordo, dai dirigenti ai dipendenti. Inoltre, non si tratta di una soluzione unica. Dovete trovare un modo per adattarla al vostro caso specifico.
Una volta ottenuta l'approvazione, è necessario organizzare una formazione adeguata per garantire la coerenza. Se non è coerente, il nuovo sistema perderà il suo significato e porterà più danni che benefici. Considerando la mole di lavoro necessaria, la comunicazione e l'organizzazione continue sono indispensabili per tenere insieme il sistema. Altrimenti, c'è il rischio che il lavoro regolare ne risenta.
Problemi di manutenzione
Anche se implementate la gestione continua delle prestazioni, non c'è garanzia che il sistema funzioni. Dovete rivedere il vostro sistema sulla base di versioni di prova ed errori. Da fare, considerando quanto tempo ci vuole per osservare risultati tangibili.
Se condotte in modo disordinato, le valutazioni periodiche delle prestazioni promuoveranno i manager e i dipendenti. I dipendenti potrebbero sentirsi costantemente sotto esame, ottenendo l'effetto opposto a quello desiderato e danneggiando la loro autostima. Anche i manager avranno bisogno di un supporto sufficiente, poiché hanno ruoli cruciali in questo processo e probabilmente si sentiranno sotto pressione. 😵
Problemi di dati
Più revisioni regolari delle prestazioni significano anche più dati. A meno che non si disponga di un solido sistema di gestione dei dati, la gestione continua delle prestazioni sovraccaricherà i manager di lavoro amministrativo. Per questo motivo, potrebbero faticare a ricavare informazioni significative dai dati o a tenere il passo, causando il ritardo di altre attività. ⌛
Come implementare la gestione continua delle prestazioni in 6 passaggi
Passare dalle valutazioni annuali delle prestazioni alla gestione continua delle prestazioni non è un'impresa facile. Abbiamo suddiviso il processo in sei passaggi per aiutarvi a prepararvi:
Passaggio 1: ottenere l'approvazione
Il primo passaggio per l'implementazione della gestione continua delle prestazioni è ottenere l'approvazione dei vertici aziendali. La transizione sarà un processo ad alta intensità di risorse e richiederà l'impegno di tutti, quindi è necessario assicurarsi il supporto necessario. ✍️
Quando presentate il nuovo sistema, elencate tutti i suoi vantaggi rispetto a quello precedente. Sottolineate come la gestione continua delle prestazioni possa giovare all'azienda e alle sue entrate.
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Passaggio 2: Definire gli OKR
Una volta ottenuto il via libera per la gestione continua delle prestazioni, è necessario definire gli OKR strategia operativa con le principali parti interessate. Definire gli oggetti e i risultati chiave (OKR) in modo da poter mettere tutti i partecipanti sulla stessa pagina e monitorare lo stato di avanzamento. Questi OKR saranno il quadro di riferimento su cui basare tutte le decisioni future.
Dopo aver concordato gli obiettivi di alto livello, potete iniziare a progettare il vostro sistema di gestione delle prestazioni. Pensate alla frequenza dei cicli di valutazione delle prestazioni e ai criteri da utilizzare in base al vostro settore specifico. Se desiderate utilizzare un software per la valutazione delle prestazioni analizzate le opzioni per individuare quella ottimale.
Suggerimento: Non sapete come iniziare la strategia? Utilizzate il Modello di struttura ClickUp OKR per guidare il processo e misurare l'esito positivo dei lavori richiesti.
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Passaggio 3: pianificare, pianificare, pianificare
Per implementare un sistema complesso come la gestione continua delle prestazioni, è necessario pianificare perfettamente ogni elemento. È necessario dividere il processo in attività gestibili e determinare chi è più adatto a ricoprire ciascun ruolo. È anche importante impostare una tempistica realistica ma efficace in termini di costi per garantire la responsabilità. 📆
Potete sfruttare ClickUp di ClickUp /%href/, con il suo ampio intervallo di funzionalità di project management e le sue opzioni di personalizzazione, per pianificare la transizione. La struttura gerarchica della piattaforma consente di organizzare tutta la documentazione e i lavori in modo che siano facilmente accessibili. È inoltre possibile modificare le autorizzazioni per garantire la riservatezza dei dati.
È possibile creare attività e sottoattività, assegnarle e pianificarle in pochi clic. Con La vista Carico di lavoro di ClickUp è possibile valutare la capacità e la disponibilità di ciascun partecipante. Il La vista Gantt di ClickUp consente di visualizzare la Sequenza del processo di implementazione e le dipendenze tra le attività.
La Vista Carico di lavoro di ClickUp consente di conoscere le capacità di ciascun membro del team per assegnare i carichi di lavoro in modo efficace
All'interno di ogni visualizzazione delle attività, è possibile aggiungere tutto ciò che l'assegnatario può trovare utile durante il lavoro, come ad esempio:
- Una descrizione
- Liste di controllo
- File
- Commenti
ClickUp snellisce il flusso di lavoro e semplifica la gestione dei documenti la gestione collaborativa del lavoro tra i team, riducendo la necessità di email e riunioni inutili.
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Passaggio 4: Creare la documentazione
La documentazione è un elemento chiave per per l'esecuzione di qualsiasi progetto figuriamoci se si tratta di un progetto complicato come la gestione continua delle prestazioni. Una volta concordati tutti i dettagli con gli stakeholder, registrate tutte le informazioni. In questo modo, se qualcuno ha domande o ha bisogno di rinfrescare le proprie conoscenze sul processo di gestione delle prestazioni, può consultare la documentazione in qualsiasi momento. 📃
Ad esempio, è possibile creare un documento di procedura operativa standard (SOP) che delinei i punti più importanti che i manager devono trattare quando conducono i check-in. Potete anche includere gli standard di valutazione a livello aziendale e fornire istruzioni su come scrivere e formattare i documenti di valutazione delle prestazioni.
Da fare con Documenti di ClickUp l'editor di testi della piattaforma. Collegate attività, aggiungete schede e inserite segnalibri nei documenti. Gestite le autorizzazioni e invitate le parti interessate a modificare o a intervenire con commenti.
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Passaggio 5: informare e formare
La strategia di gestione continua delle prestazioni richiede un notevole adattamento da parte dei manager. Sono anche fondamentali per l'esito positivo della strategia, quindi dovete elaborare un piano di formazione completo . Formare i manager su come osservare il comportamento, quali strumenti utilizzare e come assegnare le valutazioni delle prestazioni in base agli obiettivi prefissati.
Dovete anche informare i vostri dipendenti dell'imminente cambiamento. Spiegate perché è necessario e cosa ci guadagnano.
Fornite assistenza a provider e dipendenti prima, durante e dopo la transizione. 👐
Passaggio 6: supervisione e revisione
Mentre i vostri manager attuano il nuovo sistema di gestione delle prestazioni, monitorate l'andamento del processo in modo da garantire il rispetto delle scadenze e degli obiettivi.
È possibile utilizzare La visualizzazione della Sequenza di ClickUp per monitorare le prestazioni dei singoli membri del team. Se volete avere una panoramica veloce delle prestazioni di tutti, costruite una vista personalizzata per il vostro team Dashboard ClickUp personalizzata con le schede e le reportistiche più importanti per voi.
Vedere a che punto sono i manager e i dipendenti con la Sequenza di ClickUp
È anche importante analizzare il nuovo processo e ottimizzarlo man mano. Raccogliete il feedback in tempo reale di manager e dipendenti e apportate le modifiche necessarie. È possibile utilizzare Moduli ClickUp per raccogliere input. La piattaforma trasformerà automaticamente le risposte in attività per aiutarvi a realizzarle tempestivamente.
Utilizzate i moduli ClickUp per raccogliere i feedback di dipendenti e manager sul vostro sistema di gestione delle prestazioni
Superare gli ostacoli nell'implementazione della gestione continua delle prestazioni
Le aziende possono incontrare molti ostacoli quando integrano la gestione continua delle prestazioni nel loro flusso di lavoro. 🚧
Leggete qui di seguito quali sono e quali sono le soluzioni tipiche:
- È necessario un lavoro richiesto per garantire che tutti comprendano le complessità del nuovo sistema di valutazione in modo da poterlo applicare in modo indipendente. Da fare con un'accurata formazione, documentazione e monitoraggio
- **Mancanza di comunicazione: i manager e i dipendenti devono sapere come comunicare per condividere feedback onesti e trarre il massimo dalle conversazioni. Workshop, corsi eattività di team-building possono essere d'aiuto a questo proposito
- **Feedback di bassa qualità: i pregiudizi possono talvolta infiltrarsi nel feedback e renderlo inaccurato. Dovete addestrare i vostri manager a individuarli e a prevenirli. A seconda della natura del lavoro, il feedback può finire per essere troppo frequente e frivolo. È importante identificare queste situazioni e adattare la strategia di conseguenza
- Sfide tecnologiche: Il software può essere una salvezza quando si tratta di gestione continua delle prestazioni, aiutandovi a gestire elevati volumi di dati. Tuttavia, può intimidire gli utenti che lo utilizzano per la prima volta. È necessario formare i manager all'uso del software di gestione delle prestazioni e assicurarsi che possa integrarsi bene con il sistema esistentestack tecnologico ## Perfezionare il sistema di gestione delle prestazioni con ClickUp
La gestione continua delle prestazioni emerge come l'alternativa meno stressante e più efficace alle valutazioni annuali delle prestazioni. Con i suoi obiettivi collaborativi a breve termine, i check-in regolari e i frequenti feedback bilaterali, promuove una crescita professionale continua e aumenta il coinvolgimento dei dipendenti.
L'adozione di questo sistema può non essere semplice, ma l'utilizzo di un software per la gestione continua delle prestazioni come ClickUp può aiutarvi a tenere sotto controllo tutti gli elementi e ad avere un esito positivo. Iscriviti a ClickUp e usatelo per portare a termine qualsiasi progetto, piccolo o grande che sia. ⛵