I processi esistono indipendentemente dal fatto che tu li progetti deliberatamente o meno. Quando assegni un'attività a qualcuno, questa persona crea il proprio processo, che utilizza ripetutamente per semplificare il proprio lavoro.
Quando mi è stato chiesto di scrivere questo articolo, ho aperto un documento Google, ho copiato e incollato la bozza, ho iniziato la ricerca per ogni sezione, ho scritto, effettuato delle modifiche, revisionato, aggiunto i link ipertestuali e l'ho inviato per l'approvazione. Se avessi una dozzina di scrittori, probabilmente avresti una dozzina di processi.
Tuttavia, per garantire la coerenza nel modo in cui scriviamo, effettuiamo le modifiche, pubblichiamo e ci occupiamo della distribuzione come marchio, non possiamo permetterci di avere una dozzina di processi. Abbiamo bisogno di un unico processo uniforme.
Per impostare un flusso di lavoro efficiente, efficace e uniforme è necessaria un'analisi approfondita dei processi. In questo post del blog ti mostreremo come farlo!
Che cos'è l'analisi dei processi?
L'analisi dei processi è l'approccio sistematico per comprendere e documentare il funzionamento interno delle attività aziendali. Secondo la scuola di pensiero della gestione dei processi aziendali [BPM], l'analisi dei processi è una parte importante del miglioramento continuo.
Lo scopo principale dell'analisi dei processi è identificare le opportunità di miglioramento. Per raggiungere questo obiettivo, un'analisi dei processi aziendali studia in genere:
- I passaggi eseguiti per completare un'attività
- Come viene eseguito ogni passaggio
- Come influiscono su quelli successivi
- Come contribuiscono al progetto
- Chi è responsabile di ogni passaggio
- Matrici di escalation
- Ridondanze e piani di backup
- Sfide che i membri del team devono affrontare nel seguire il processo
Una volta osservato e documentato tutto ciò, i team BPM cercano modi per migliorare l'efficienza dei processi senza interrompere il lavoro in corso.
L'analisi dei processi non è un'attività occasionale. Infatti, è preferibile eseguirla regolarmente, come supporto al miglioramento continuo. Ecco perché.
Vantaggi dell'analisi dei processi
Un'analisi dei processi valida, continua e strategica può aiutare un'azienda in molti modi, tra cui l'aumento dei profitti. Ecco come.
Comprendere i sistemi esistenti: l'analisi dei processi aziendali è un ottimo modo per fare il punto della situazione. Aiuta a misurare l'efficienza e l'efficacia rispondendo a domande quali:
- Il nostro team commerciale sta utilizzando il CRM in modo efficiente?
- Tutti hanno una chiara visibilità della pipeline?
- Tutti i ticket vengono creati nello strumento di project management?
- L'ultimo sprint ha raggiunto i suoi obiettivi?
- Il team del servizio clienti ha una buona produttività?
Identificare le opportunità di miglioramento: una volta compreso il processo esistente, puoi anche identificare e colmare le lacune. Puoi prendere decisioni basate sui dati piuttosto che sull'intuizione. Questo è, ovviamente, il vantaggio più diretto e immediato dell'analisi dei processi.
Migliorare l'efficienza operativa: è normale che i vari team utilizzino i propri processi. Ad esempio, il team commerciale utilizza Salesforce per registrare le interazioni, il team di assistenza clienti utilizza ClickUp per gestire le relazioni e il team di marketing utilizza HubSpot per effettuare il monitoraggio dei progressi. Ciò comporta la perdita di molte informazioni.
Una buona analisi del flusso di lavoro consente una migliore integrazione tra questi sistemi e facilita un flusso di processo senza soluzione di continuità.
Riduzione dei costi operativi: l'analisi dei processi aziendali identifica ridondanze, colli di bottiglia e inefficienze. I responsabili delle operazioni possono quindi eliminarli per ridurre le spese relative all'approvvigionamento di materiali, al consumo energetico e alla manodopera nella fase di sviluppo del progetto.
Aumentare la fedeltà dei clienti: ai clienti piace un'esperienza coerente. L'analisi dei processi aziendali aiuta a fornirla. Più precisamente, aiuta le aziende a identificare i problemi e le carenze della loro esperienza cliente e a ottimizzare i flussi di lavoro.
Quando hai sotto controllo i tuoi processi, puoi osservare i problemi ricorrenti e costruire soluzioni in modo proattivo. Puoi anche informare i clienti in anticipo dei problemi imminenti, creando fiducia.
Conformità: nessuna organizzazione intende essere non conforme. Tuttavia, senza un monitoraggio e un'attenzione costanti, a volte si trascurano i problemi relativi alla conformità.
Un'analisi regolare dei processi aziendali previene tutto ciò e protegge le aziende da sanzioni normative e controversie legali.
Migliore esperienza dei dipendenti: non sono solo i clienti a trarre vantaggio dall'analisi dei processi aziendali. Processi efficienti comportano una riduzione del carico di lavoro e, di conseguenza, una maggiore soddisfazione. I dipendenti motivati lavorano di più, meglio e con l'obiettivo di ottenere profitti più elevati.
Vantaggio competitivo: in un mercato altamente competitivo, il vero vantaggio competitivo sta nel modo in cui si fanno le cose. L'analisi dei processi ti aiuta a monitorare, valutare e perfezionare i tuoi processi per mantenere il tuo vantaggio competitivo.
Ora che sai perché hai bisogno dell'analisi dei processi, vediamo quali sono i tipi e come eseguirla.
Tipi di mappatura dei processi
Come suggerisce il nome, la mappatura dei processi è una tecnica che aiuta a rappresentare visivamente il flusso dei processi. Descrive come viene eseguito un processo, quali sono i passaggi coinvolti, chi sono le parti interessate e quanto tempo richiede.
Una mappa dei processi offre una vista dettagliata di tutto ciò che è coinvolto, aiutando i team operativi aziendali a simulare potenziali miglioramenti.
Puoi creare la mappa dei tuoi processi in vari modi. Alcuni dei metodi più comunemente utilizzati sono i seguenti.
Diagramma di flusso di base
La mappa di processo più popolare e comunemente utilizzata è il diagramma di flusso, composto da Box e frecce che rappresentano visivamente un percorso. Il fatto che sia semplice non significa che sia limitato.
Un diagramma di flusso consente di mappare processi complessi con molteplici dipendenze e interconnessioni. Può includere passaggi, decisioni e percorsi multipli. Può anche tornare ai passaggi precedenti se una qualsiasi condizione non è soddisfatta. È possibile scegliere tra vari modelli di diagrammi di flusso in Word, PowerPoint, Excel o ClickUp.
Il modello di diagramma di flusso dei processi ClickUp visualizza un processo di assunzione come esempio. Dalla richiesta di una nuova risorsa da parte del responsabile delle assunzioni alla presentazione di un'offerta, questo diagramma di flusso include tutti i passaggi, le parti interessate e il flusso da un passaggio all'altro.
Ideale per: processi sequenziali complessi che comportano decisioni multiple.
Diagramma a corsie
Un diagramma a corsie è una versione migliorata del diagramma di flusso di base. Utilizza la forma di una piscina per rappresentare visivamente il processo aziendale, suddividendo il progetto in corsie per ogni team/individuo coinvolto.
Il diagramma di flusso a corsie aiuta a coinvolgere tutti in un progetto e a collaborare in modo efficace. Contribuisce all'ottimizzazione del flusso di lavoro delineando chiaramente attività e responsabilità. Questi diagrammi sono comunemente utilizzati nei team di ingegneri per l'integrazione continua/sviluppo continuo [CI/CD] durante l'implementazione di modifiche incrementali al codice.
Ideale per: team interfunzionali che lavorano su un unico processo
Mappa del flusso di valore
Le mappe del flusso di valore aiutano a identificare le inefficienze in un processo e a differenziare chiaramente le parti che aggiungono valore da quelle che non lo aggiungono. Utilizzate tipicamente nei team di prodotto, le mappe del flusso di valore facilitano quattro passaggi distinti:
- Definisci la famiglia di prodotti
- Documenta lo stato attuale
- Progetta lo stato futuro
- Crea un piano di implementazione
L'obiettivo principale delle mappe del flusso di valore è quello di progettare cambiamenti che portino a risparmi in termini di costi, tempo e risorse.
Utilizza il modello di mappatura del flusso di valore ClickUp per progettare il processo, lasciare note, allegare file e definire gli obiettivi per delineare la logistica di fornitura e consegna. Puoi creare e assegnare attività di miglioramento direttamente all'interno del modello.
Questo non soddisfa le tue esigenze? Abbiamo molto altro ancora. Dai un'occhiata ai dieci migliori modelli di mappatura del flusso di valore per migliorare i processi del tuo team.
Ideale per: team che progettano processi dal prodotto alla consegna
SIPOC
SIPOC è l'acronimo di fornitori, input, processi, output e clienti. Nell'ambito della metodologia Six Sigma, SIPOC definisce i confini e l'ambito di un processo end-to-end.
Il vantaggio principale di questo metodo è l'attenzione al cliente. Per riflettere questo aspetto, alcuni esperti utilizzano anche il termine COPIS, che mette il cliente al primo posto.
Ideale per: aziende che desiderano delineare i passaggi e i relativi stakeholder
Modello e notazione dei processi aziendali [BPMN]
Progettato dall'Object Management Group, il modello e il concetto di processo aziendale è un diagramma di flusso dettagliato che mappa processi aziendali complessi e interconnessi.
Come un diagramma di flusso, include fasi per eventi, attività, flusso e gateway. Sotto ogni fase sono presenti diversi simboli.
Ad esempio, un gateway può essere esclusivo, inclusivo, basato su eventi, parallelo o una combinazione di questi, ciascuno con il proprio simbolo. Il flusso può essere indicato come flusso di sequenza, flusso di messaggi, associazione o associazione di dati.
Con questo livello di dettaglio, il BPMN fornisce informazioni sufficienti a tutti gli stakeholder per consentire un'implementazione precisa.
Ideale per: aziende che mappano i processi end-to-end; particolarmente utile per i team di ingegneri software
Come eseguire un'analisi dei processi
L'analisi dei processi deve essere coerente, strategica e ciclica. Vediamo come puoi realizzarla nella tua organizzazione.
Definisci l'ambito e lo scopo
Sebbene sia necessario condurre un'analisi dei processi ogni sei mesi, l'ambito e lo scopo non saranno gli stessi ogni volta. A seconda della maturità del processo che stai analizzando, questi potrebbero variare notevolmente.
Inizia quindi definendo quanto segue.
Ambito: quali processi analizzerai? Qual è la portata dell'analisi?
Ad esempio, in qualità di responsabile del successo dei clienti, potresti analizzare l'intero percorso post-acquisto del cliente. In questo caso, prenderai un campione di clienti, studierai i passaggi e le attività cardine del loro percorso, ascolterai 1-2 chiamate e intervisterai alcuni responsabili del successo dei clienti.
D'altra parte, potresti fare un'analisi approfondita delle recensioni mensili dei clienti. In questo caso, ascolterai tutte le recensioni dei clienti relative a un determinato periodo. Potrai così formulare osservazioni più approfondite su come si sono sentiti i clienti, sulle loro principali lamentele o su quale soluzione vorrebbero vedere adottata.
Scopo: cosa stai cercando? Quali azioni intraprenderesti sulla base dei risultati ottenuti?
Lo scopo immediato di qualsiasi analisi dei processi è ovviamente quello di individuare opportunità di miglioramento. Tuttavia, alcuni miglioramenti potrebbero comportare costi maggiori, altri potrebbero richiedere più tempo o avere un impatto su altre parti dell'organizzazione. Prima di iniziare, rifletti sui tuoi obiettivi.
Riunisci il team
Una buona analisi dei processi richiede gli esperti giusti. Scegli un team di analisti che:
- Acquisisci esperienza con i processi che stai analizzando
- Utilizza il processo regolarmente
- Scopri perché le attività vengono svolte nel modo in cui vengono svolte oggi
- Comprendi il suo impatto sui flussi di lavoro organizzativi più ampi
Crea un ambiente collaborativo in cui possano discutere e confrontarsi sulle loro osservazioni. Le attività di ClickUp e i commenti sono un ottimo modo per farlo.
Comprendi lo stato attuale
Inizia con un'analisi qualitativa. Durante la verifica dei processi esistenti, concentrati sia sul come che sul perché. Ad esempio, potresti scoprire che oggi i reclami dei clienti vengono registrati su un foglio di calcolo. Chiediti perché. Potrebbe esserci una ragione aziendale dietro queste scelte.
Affronta l'analisi dei processi aziendali con una mente aperta, senza pregiudizi. Ascolta e raccogli informazioni nel modo più dettagliato possibile.
Una volta compreso chiaramente il processo, passa all'analisi quantitativa. Raccogli gli indicatori chiave di prestazione relativi ad alcuni dei seguenti aspetti:
- Tempi di produzione/risoluzione
- Tasso di aderenza al contratto di servizio [SLA]
- Tassi di errore
- Tassi di escalation
- Utilizzo delle risorse
In questa fase, puoi anche utilizzare diversi strumenti e metodologie per mappare i processi per visualizzare lo stato attuale. Alcuni esempi e suggerimenti sono riportati nella sezione successiva.
Analizza con attenzione e ponderatezza
Una volta raccolti tutti i dati, analizzali nel contesto. Esamina attentamente ogni passaggio del processo per individuare eventuali inefficienze, dipendenze e ridondanze. Ad esempio:
- Attività ripetitive svolte da più persone
- I membri del team non hanno abbastanza da fare
- I passaggi del processo richiedono troppo tempo a causa di colli di bottiglia
- Troppi errori, che richiedono risorse aggiuntive per correggerli
Prima di suggerire miglioramenti, considera quanto segue.
Benchmarking: come si comportano altri team/reparti/aziende in processi simili?
Studio di impatto: se viene suggerito un passaggio/metodo alternativo, quale impatto avrà sul team e sull'organizzazione nel suo complesso?
Analisi delle risorse: cosa servirebbe per implementare un'alternativa? Quanto costerebbe? Quanto tempo richiederebbe? È necessaria una formazione aggiuntiva?
Interruzione: durante il cambiamento, quali processi saranno interessati? Quale sarà l'impatto sull'ambito aziendale?
Suggerisci miglioramenti
Sulla base della tua analisi, suggerisci dei miglioramenti. Potrebbe trattarsi di un semplice cambiamento dall'uso dei fogli di calcolo all'adozione dei modelli ClickUp. Potrebbe anche trattarsi di una revisione completa dell'intero sistema. Qualunque siano i miglioramenti che proponi, documentali in modo approfondito.
Elenco di tutte le modifiche: elenca tutte le modifiche che proponi, indipendentemente dalla loro entità. Mentre le documenti, descrivi il processo attuale e descrivi in dettaglio il processo proposto. Evidenzia le modifiche.
Stabilisci le priorità: non è mai una buona idea cambiare tutto contemporaneamente. Dai la priorità alle cose che desideri cambiare e falle una alla volta.
Stabilisci delle sequenze: inizia con i passaggi che richiedono modifiche immediate e procedi in modo incrementale. Crea una sequenza del progetto suddivisa in attività da completare ogni settimana, mese, trimestre o anno. Questo ti aiuterà anche a osservare i miglioramenti del processo e a correggere eventuali anomalie.
La vista Gantt di ClickUp crea automaticamente una sequenza basata sulle attività e sulle scadenze che hai impostato nello strumento di project management.
Misura il ROI: ogni cambiamento ha un costo. Pertanto, documenta tutti i costi relativi all'implementazione dei miglioramenti. Inoltre, dimostra il ritorno sull'investimento per ogni singolo caso.
Avvia la gestione del cambiamento: a nessuno piace il cambiamento, a meno che non sia vantaggioso. Quindi, crea una strategia di gestione del cambiamento, coinvolgendo tutti gli stakeholder. Spiega loro la tua proposta e ottieni il loro consenso. Ascolta i feedback e adattati di conseguenza.
Incentiva il cambiamento: anche il tuo lavoro richiesto richiede la collaborazione dei team. Il team commerciale non aggiorna regolarmente il CRM? Collega gli incentivi trimestrali agli aggiornamenti del CRM. Alcuni membri del team non apprezzano la nuova tecnologia? Identifica i sostenitori all'interno del team e unisciti a loro.
Tieni d'occhio i nuovi processi aziendali
Qualsiasi iniziativa di miglioramento dei processi ha un esito positivo solo se è ciclica. Quindi, il passaggio finale è tornare al primo.
Una volta implementata la modifica, torna al primo passaggio e inizia ad analizzare i nuovi processi.
- Il miglioramento ha avuto l'impatto desiderato?
- Le metriche sono migliorate?
- Ci sono altre lacune create dal nuovo processo?
Da qui, costruisci la tua strategia di miglioramento continuo.
Analisi dei processi aziendali in azione con un modello ClickUp
Se sei nuovo nell'analisi dei processi o stai cercando di ottimizzare il modo in cui li stai eseguendo ora, il modello di audit e miglioramento dei processi di ClickUp è un ottimo punto di partenza.
Categorizza: utilizza il modello per classificare le attività di analisi dei processi in base a processo, risorse, gestione e monitoraggio. Ad esempio, le attività relative alla pulizia sono elencate sotto la voce risorse e le metriche di esito positivo sotto la voce gestione.
Questo ti aiuterà ad assegnare i titolari dei processi, gestire le attività e effettuare il monitoraggio dello stato di ogni attività.
Assegna un punteggio di audit: puoi assegnare un punteggio di audit basato sulle tue osservazioni per ogni attività. Ad esempio, se le risorse assegnate a una qualsiasi parte del processo non sono adeguate, puoi assegnare un punteggio.
Il modello offre diverse opzioni, quali conformità, opportunità di miglioramento, non conformità minore e non conformità grave. È possibile personalizzarlo in base al punteggio che si desidera assegnare a ciascuna attività.
Carica le prove: nessuna analisi dei processi aziendali è completata se non è possibile comprovare le proprie osservazioni. Questo modello consente di caricare prove sotto forma di fotografie, screenshot o documenti.
Gestisci il progetto: assegna gli utenti, imposta le date di scadenza, aggiungi azioni da intraprendere e collabora sui commenti. Utilizza la vista Bacheca dei punteggi di audit per vedere lo stato di ogni attività. Utilizza la vista Elenco delle attività che richiedono attenzione per monitorare le attività ad alta priorità.
Gestisci l'analisi dei processi come un progetto direttamente all'interno di ClickUp.
Analizza e ottimizza i tuoi processi con ClickUp
Una buona gestione dei progetti è molto più di una semplice gestione delle attività. Fornisce a ogni membro dell'azienda le informazioni, gli strumenti e i processi necessari per svolgere al meglio il proprio lavoro.
Una parte importante di una buona gestione dei progetti, indipendentemente dalle dimensioni del team o dal settore, è l'analisi regolare dei processi e il miglioramento continuo.
Tuttavia, i team di progetto odierni non hanno il tempo né le risorse per condurre analisi regolari dei processi aziendali. Sommersi dall'intensità delle loro attività quotidiane, l'analisi dei processi passa in secondo piano.
Beh, non dovrebbe. I vari modelli di analisi dei processi di ClickUp ti aiutano ad accelerare il tuo percorso e a mettere in pratica le tue idee.
Prova ClickUp gratis oggi stesso e scopri come può migliorare i tuoi processi.