I processi esistono, indipendentemente dal fatto che li si progetti deliberatamente o meno. Quando si assegna un'attività a qualcuno, questi crea il proprio processo, che utilizza ripetutamente per semplificarsi il lavoro.
Quando mi è stato chiesto di scrivere questo articolo, ho aperto un documento Google, ho copiato e incollato lo schema, ho iniziato le ricerche per ogni sezione, ho scritto, modificato, corretto, aggiunto i link ipertestuali e l'ho inviato per l'approvazione. Se aveste una dozzina di scrittori, probabilmente avreste una dozzina di processi.
Tuttavia, per avere coerenza nel modo in cui scriviamo, modifichiamo, pubblichiamo e distribuiamo come marchio, non possiamo permetterci di avere una dozzina di processi. Abbiamo bisogno di un processo uniforme.
È necessaria un'analisi approfondita dei processi per impostare un flusso di lavoro efficiente, efficace e uniforme. In questo post del blog vi mostreremo come potete impostarlo!
Che cos'è l'analisi dei processi?
L'analisi dei processi è l'approccio sistematico alla comprensione e alla documentazione dei lavori interni delle attività aziendali. In base all'analisi aziendale, l'analisi dei processi gestione dei processi \L'analisi dei processi è una parte importante del miglioramento continuo.
Esempio di tutti i processi attualmente in varie fasi di analisi del progetto gestito su ClickUp
Lo scopo principale dell'analisi dei processi è quello di individuare le opportunità di miglioramento. A tal fine, l'analisi dei processi aziendali studia tipicamente:
- I passaggi che vengono eseguiti per completare un'attività
- Come viene eseguito ogni passaggio
- Come impattano le fasi successive
- Come contribuiscono al progetto
- Chi è responsabile di ogni passaggio
- Matrici di escalation
- Ridondanze e piani di backup
- Sfide che i membri del team devono affrontare nel seguire il processo
Una volta osservato e documentato il processo, i team BPM cercano modi per migliorarlo l'efficienza del processo senza interrompere il lavoro in corso.
L'analisi dei processi non è un'attività occasionale. Anzi, è meglio eseguirla regolarmente, a supporto del miglioramento continuo. Ecco perché.
Vantaggi dell'analisi dei processi
Un'analisi dei processi valida, continua e strategica può aiutare un'azienda in molti modi, compreso l'aumento dei profitti. Ecco come.
Comprensione dei sistemi esistenti: L'analisi dei processi aziendali è un modo fantastico per fare il punto della situazione. Aiuta a misurare l'efficienza e l'efficacia rispondendo a domande quali:
- Il team commerciale utilizza il CRM in modo efficiente?
- Tutti hanno visibilità sulla pipeline?
- Tutti i ticket sono stati inseriti nello strumento di project management?
- L'ultimo sprint ha raggiunto gli obiettivi?
- Il team del servizio clienti è produttivo?
Identificare le opportunità di miglioramento: Una volta compreso il processo esistente, è possibile identificare e colmare le lacune. È possibile prendere decisioni basate sui dati piuttosto che sull'intuizione. Questo è, ovviamente, il vantaggio più diretto e immediato dell'analisi dei processi.
Portare efficienza operativa: È comune che i vari team utilizzino i propri processi. Per esempio, il team commerciale usa Salesforce per registrare le interazioni, l'esito positivo dei clienti usa ClickUp per gestire le relazioni e il marketing usa HubSpot per monitorare gli stati. In questo modo, molte informazioni vengono perse di vista.
teams per la produttività e l'efficienza del team, come si vede nella dashboard di ClickUp
Buono analisi del flusso di lavoro consente una migliore integrazione tra questi sistemi e facilita il flusso dei processi.
Riduzione dei costi operativi: L'analisi dei processi aziendali identifica ridondanze, colli di bottiglia e inefficienze. I responsabili delle operazioni possono quindi eliminarli per ridurre le spese di approvvigionamento dei materiali, il consumo di energia e la manodopera sviluppo del progetto fase.
Aumentare la fedeltà dei clienti: Ai clienti piace un'esperienza coerente. L'analisi dei processi aziendali aiuta a garantirla. In modo più pertinente, aiuta le aziende a identificare i problemi e le carenze della loro esperienza con i clienti e ottimizzare i flussi di lavoro .
Se si tengono d'occhio i processi, si possono osservare i problemi ricorrenti e creare soluzioni proattive. Potete anche informare in anticipo i client dei problemi che si presenteranno, creando così fiducia.
Conformità: Nessuna organizzazione intende essere non conforme. Tuttavia, senza un monitoraggio e un'attenzione continui, a volte trascurano i problemi di conformità.
Un'analisi regolare dei processi aziendali previene questa situazione e salvaguarda le aziende da sanzioni normative e controversie legali.
Migliore esperienza dei dipendenti: Non sono solo i clienti a beneficiare dell'analisi dei processi aziendali. Processi efficienti risultano in una riduzione del carico di lavoro e, quindi, in una maggiore soddisfazione. I dipendenti motivati lavorano di più, meglio e con maggiori profitti.
Vantaggio competitivo: In un mercato altamente competitivo, il vero vantaggio competitivo è il modo in cui Da fare. L'analisi dei processi vi aiuta a monitorare, valutare e perfezionare i vostri processi per mantenere il vostro vantaggio competitivo.
Ora che sapete perché avete bisogno di un'analisi dei processi, vediamo quali sono i tipi e come eseguirne una.
Tipi di Mappa dei Processi
Come suggerisce il nome, mappatura dei processi è una tecnica che aiuta a mappare visivamente il flusso del processo. Fornisce un quadro di come viene eseguito un processo, quali sono i passaggi coinvolti, chi sono gli stakeholder e quanto tempo ci vuole.
Una mappa dei processi offre una vista dettagliata di tutto ciò che è coinvolto, aiutando i team aziendali a simulare potenziali miglioramenti.
La mappa dei processi può essere realizzata in vari modi. Alcuni dei metodi più utilizzati sono i seguenti.
Diagramma di flusso di base
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modello per il diagramma di flusso del processo di assunzione_ClickUp
La mappa dei processi più popolare e comunemente utilizzata è il diagramma di flusso, composto da box e frecce per rappresentare visivamente un percorso. Il fatto che sia elementare non significa che sia al limite.
Un diagramma di flusso consente di mappare processi complessi con molteplici dipendenze e interconnessioni. Può contenere passaggi, decisioni e percorsi multipli. Può anche tornare ai passaggi precedenti se una condizione non è soddisfatta. È possibile scegliere tra diversi modelli di diagrammi di flusso in Word, PowerPoint, Excel o ClickUp.
Il Modello di diagramma di flusso del processo ClickUp visualizza un esempio di processo di assunzione. Dalla richiesta di una nuova risorsa da parte del responsabile delle assunzioni alla formulazione di un'offerta, questo grafico include tutti i passaggi, le parti interessate e il flusso da un passaggio all'altro.
Il migliore per: Processi sequenziali complessi che comportano decisioni multiple.
Diagramma a corsie
utilizzate un diagramma a corsie per mappare chi fa cosa all'interno del processo_
Il diagramma a corsie è un miglioramento del diagramma di flusso di base. Utilizza la forma di una piscina per rappresentare visivamente il processo aziendale, suddividendo il progetto in corsie per ogni team/individuo coinvolto.
Il diagramma di flusso a corsie aiuta a coinvolgere tutti in un progetto e a collaborare in modo efficace. Aiuta l'ottimizzazione del flusso di lavoro delineando chiaramente attività e responsabilità. Sono comunemente utilizzati nei team di ingegneri per l'integrazione continua e lo sviluppo continuo (CI/CD) durante la distribuzione di modifiche incrementali del codice.
Migliore per: Teams interfunzionali che lavorano su un singolo processo
Mappa del flusso del valore
utilizzare le mappe del flusso di valore per identificare le parti di un processo che non aggiungono valore, per ridurle al minimo_ Mappe del flusso del valore aiutano a identificare le inefficienze di un processo e a distinguere chiaramente le parti che apportano valore da quelle che non lo apportano. Tipicamente utilizzate nei team di prodotto, le mappe del flusso di valore facilitano quattro passaggi distinti:
- Definire la famiglia di prodotti
- Documentare lo stato attuale
- Progettare lo stato futuro
- Creare un piano di implementazione
L'obiettivo principale delle mappe del flusso di valore è quello di progettare cambiamenti che portino a risparmi di costi, tempo e risorse.
Utilizzare il Modello di mappatura del flusso di valore di ClickUp per disegnare il processo, lasciare note, allegare file e definire gli oggetti per delineare la logistica delle forniture e delle consegne. È possibile creare e assegnare attività di miglioramento direttamente all'interno del modello.
Questo non soddisfa le vostre esigenze? Ne abbiamo molti altri. Date un'occhiata al la top ten dei modelli di mappatura del flusso di valore per migliorare i processi del vostro team.
I migliori per: Teams che progettano i processi dal prodotto alla consegna
SIPOC
visualizzazione di una mappa di processo SIPOC su ClickUp
SIPOC sta per fornitori, input, processi, output e clienti. Sotto il Sei Sigma il SIPOC definisce i confini e l'ambito di un processo end-to-end.
Il principale vantaggio del metodo è l'attenzione al cliente. Per riflettere questo aspetto, alcuni esperti usano anche il termine COPIS, che significa mettere il cliente al primo posto.
Il migliore per: Aziende che vogliono delineare i passaggi e le parti interessate corrispondenti
Modello e notazione dei processi aziendali [BPMN]
Esempio BPMN per l'evasione degli ordini di Amazon creato da Trisotech | via
Incubatore di processi aziendali Progettato dall'Object Management Group, il modello e la nozione di processo aziendale è un diagramma di flusso dettagliato per mappare processi aziendali complessi e interconnessi.
Come un diagramma di flusso, comprende fasi per eventi, attività, flussi e gateway. Sotto ogni fase sono presenti più simboli.
Ad esempio, un gateway può essere esclusivo, inclusivo, basato su eventi, parallelo o una combinazione di questi, ciascuno con il proprio simbolo. Il flusso può essere indicato come flusso di sequenze, flusso di messaggi, associazione o associazione di dati.
Con questo livello di dettaglio, il BPMN fornisce a tutti i soggetti interessati dettagli sufficienti per consentire un'implementazione precisa.
Il migliore per: Aziende che mappano i processi end-to-end; più utile per i team di ingegneria del software
Come eseguire un'analisi dei processi
L'analisi dei processi deve essere coerente, strategica e ciclica. Vediamo come realizzarla nella vostra organizzazione.
Definire l'ambito e lo scopo
Sebbene sia necessario condurre un'analisi dei processi ogni sei mesi, l'ambito e lo scopo non saranno gli stessi ogni volta. A seconda della maturità del processo che state analizzando, potrebbero variare drasticamente.
Quindi, iniziate definendo quanto segue.
Ambito: Quali processi analizzerete? Qual è l'estensione dell'analisi?
Ad esempio, in qualità di responsabile dell'esito positivo, potreste analizzare l'intero percorso post-acquisto del cliente. In questo caso, prenderete un campione di clienti, studierete i passaggi e le attività cardine del loro percorso, ascolterete 1-2 chiamate e intervisterete alcuni dirigenti dell'esito positivo.
Da fare, invece, un'analisi approfondita delle recensioni mensili dei clienti. In questo caso, ascolterete tutte le chiamate di recensione dei clienti in un periodo specifico. Farete osservazioni più approfondite su come si sono sentiti i clienti, sulla loro principale lamentela o su ciò che vogliono vedere come soluzione.
Scopo: Cosa state cercando? Quali azioni intraprendereste in base ai risultati?
Lo scopo immediato di qualsiasi analisi dei processi è, ovviamente, quello di trovare opportunità di miglioramento. Tuttavia, alcuni miglioramenti potrebbero costare di più, altri potrebbero richiedere più tempo o avere un impatto su altre parti dell'organizzazione. Prima di iniziare, riflettete su quali sono i vostri obiettivi.
$$$a Riunire il team
Una buona analisi dei processi richiede gli esperti giusti. Scegliete un team di analisti che:
- Abbiano esperienza con i processi che state analizzando
- Utilizzano regolarmente il processo
- Sappiano perché le attività vengono eseguite nel modo in cui vengono eseguite oggi
- Comprendano il suo impatto sui flussi di lavoro dell'organizzazione più ampia
Creare un ambiente collaborativo in cui discutere e confrontarsi sulle proprie osservazioni. La visualizzazione delle attività di ClickUp e i commenti sono un ottimo modo per permettere questo.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Product\_Team\_Dashboards-1400x970.png Panoramica del flusso di lavoro /$$$img/
Gestite le visualizzazioni, i flussi di lavoro e l'automazione a livello di team senza il pesante onere dell'amministratore e senza dover ricorrere a passaggi manuali.
Comprendere lo stato attuale
Iniziate con un'analisi qualitativa. Durante l'audit dei processi esistenti, concentratevi sul come e sul perché. Ad esempio, potreste scoprire che oggi i reclami dei clienti vengono registrati su un foglio di calcolo. Chiedete perché. Potrebbe esserci una ragione aziendale dietro queste scelte.
Affrontate l'analisi dei processi aziendali con mente aperta e senza giudizi. Ascoltate e raccogliete informazioni il più possibile dettagliate.
Esempio di una semplice mappa del processo di email marketing creata con ClickUp Whiteboard
Una volta compreso chiaramente il processo, passate all'analisi quantitativa. Raccogliete gli indicatori di performance chiave relativi ad alcuni dei seguenti aspetti:
- Tempi di produttività/risoluzione
- Tasso di adesione all'accordo sul livello di servizio (SLA)
- Valutazione degli errori
- Valutazione dei tassi di escalation
- Utilizzo delle risorse
In questa fase, è possibile utilizzare anche diversi strumenti di mappatura dei processi e metodologie per visualizzare lo stato attuale. Alcuni esempi e suggerimenti sono riportati nella sezione successiva.
Analizzare con attenzione e ponderazione
Una volta ottenuti tutti i dati, analizzateli nel loro contesto. Esaminate ogni passaggio del processo per individuare inefficienze, dipendenze e ridondanze. Potrebbe trattarsi di:
- Attività ripetitive svolte da più persone
- I membri del team non hanno abbastanza da fare
- Passaggi del processo troppo lunghi a causa di colli di bottiglia
- Troppi errori, che richiedono risorse aggiuntive per la loro correzione
Prima di suggerire miglioramenti, considerate quanto segue.
Benchmarking: Come si comportano altri team/dipartimenti/aziende in processi simili?
Studio dell'impatto: Se viene suggerito un passaggio/metodo alternativo, quale impatto avrà sul team e sull'organizzazione in generale?
Analisi delle risorse: Cosa occorre per implementare un'alternativa? Quanto costerà? Quanto tempo ci vorrà? Da fare una formazione aggiuntiva?
Interruzione: Durante il cambiamento, quali processi saranno interessati? Quale sarà l'impatto sull'azienda?
Suggerisci miglioramenti
Sulla base della vostra analisi, suggerite dei miglioramenti. Potrebbe trattarsi di un semplice passaggio dall'uso di fogli di calcolo a modelli di ClickUp per l'onboarding. Potrebbe anche trattarsi di una revisione completa dell'intero sistema. Qualunque sia il miglioramento proposto, documentatelo accuratamente.
Elenco di tutte le modifiche: Elencate tutte le modifiche proposte, piccole o grandi che siano. Durante la documentazione, delineate il processo attuale e descrivete in dettaglio il processo proposto. Evidenziate i cambiamenti.
Impostazione delle priorità: Non è mai una buona idea cambiare tutto contemporaneamente. Date priorità alle cose che volete cambiare e Da fare una alla volta.
Sequenza: non è mai una buona idea cambiare tutto contemporaneamente: Iniziate con i passaggi che necessitano di cambiamenti immediati ed espandetevi gradualmente. Creare una tabella di marcia sequenza del progetto suddiviso in attività da completare ogni settimana, mese, trimestre o anno. Questo aiuta anche a osservare i miglioramenti del processo e a correggere eventuali anomalie. Vista Gantt di ClickUp crea automaticamente una sequenza temporale basata sulle attività e sulle scadenze impostate nello strumento di project management.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Gantt-chart-weekly-1400x834.png Vista Gantt settimanale /$$$img/
La vista Gantt di ClickUp per implementare i miglioramenti del processo
Misurare il ROI: Tutti i cambiamenti hanno un costo. Per questo motivo, documentate tutti i costi che comporta l'implementazione dei vostri miglioramenti. Inoltre, dimostrate il ritorno sull'investimento per ogni caso.
Iniziare la gestione del cambiamento: A nessuno piace un cambiamento a meno che non sia utile. Create quindi una strategia di gestione del cambiamento, coinvolgendo tutte le parti interessate. Spiegate loro la vostra proposta e ottenete il loro consenso. Ascoltate il feedback e adattatevi di conseguenza.
Incentivare il cambiamento: Anche i vostri migliori lavori richiesti richiedono che i team stiano al gioco. Il team commerciale non aggiorna regolarmente il CRM? Legate gli incentivi trimestrali agli aggiornamenti del CRM. Ad alcuni membri del team non piace la nuova tecnologia? Identificate i campioni all'interno del team e sosteneteli.
Tenete d'occhio i nuovi processi aziendali
Qualsiasi iniziativa di miglioramento dei processi ha esito positivo solo se è ciclica. Quindi, l'ultimo passaggio consiste nel ritornare al primo.
Una volta implementato il cambiamento, tornate al primo passaggio e iniziate ad analizzare i nuovi processi.
- Da fare: il miglioramento ha avuto l'impatto desiderato?
- Le metriche sono migliorate?
- Ci sono altre lacune create dal nuovo processo?
Da qui, costruite la vostra strategia di miglioramento continuo.
Analisi dei processi aziendali in azione con un modello di ClickUp
Se siete alle prime armi con l'analisi dei processi o state cercando di ottimizzare il modo in cui li state eseguendo ora, il modello Modello di audit e miglioramento dei processi di ClickUp è un ottimo punto di partenza.
Ottimizzate i vostri processi aziendali con controlli di qualità, analisi e gestione delle modifiche utilizzando il modello di audit dei processi di ClickUp
Categorizzare: Utilizzate il modello per categorizzare le attività di analisi dei processi tra processo, risorse, gestione e monitoraggio. Per istanza, l'attività relativa alla pulizia viene elencata tra le risorse e le metriche di esito positivo tra le attività di gestione.
Questo aiuta ad assegnare i titolari dei processi, a gestire le attività e a monitorare lo stato di ogni attività.
Assegnare un punteggio di verifica: È possibile assegnare un punteggio di verifica in base alle proprie osservazioni per ogni attività. Ad esempio, se le risorse assegnate a una parte del processo non sono adeguate, è possibile assegnare un punteggio.
Il modello offre opzioni quali conformità, opportunità di miglioramento, non conformità minore e non conformità maggiore. È possibile personalizzare questo modello in base a come si desidera assegnare un punteggio a ciascuna attività.
Caricare le prove: L'analisi dei processi aziendali non è completa se non si possono comprovare le proprie osservazioni. Questo modello consente di caricare prove come fotografie, screenshot o documenti.
Gestire il progetto: Assegnare utenti, impostare date di scadenza, aggiungere elementi di azione e collaborare ai commenti. Utilizzate la vista Bacheca dei punteggi di verifica per visualizzare lo stato di ogni attività. Utilizzate la vista Elenco delle attività che richiedono attenzione per monitorare le attività ad alta priorità.
Gestite l'analisi del processo come un progetto all'interno di ClickUp.
Analizzare e ottimizzare i processi con ClickUp
Un buon project management è più di una semplice gestione delle attività. Consente a ogni membro dell'azienda di disporre delle informazioni, degli strumenti e dei processi necessari per fare il proprio lavoro al meglio.
Una parte importante di un buon project management, indipendentemente dalla dimensione del team o dal settore, è l'analisi regolare dei processi e il miglioramento continuo.
Tuttavia, oggi i team di progetto non hanno il tempo o le risorse per condurre un'analisi regolare dei processi aziendali. Seppellita dall'intensità delle attività quotidiane, l'analisi dei processi passa in secondo piano.
Ma non dovrebbe. I vari modelli di analisi dei processi di ClickUp vi aiutano ad accelerare il vostro viaggio e a mettere in pratica le idee. Provate gratis ClickUp oggi stesso e scoprite come può migliorare i vostri processi.