che cosa sono le dipendenze nella gestione dei progetti?
Per cominciare, sono inevitabili.
Un po' come la dipendenza dal proprio account per le finanze.
O dal vostro capo per le approvazioni.
In parole povere, project management è impossibile senza dipendenze.
In questo articolo parleremo di cosa sono le dipendenze, mostreremo i diversi tipi e gli esempi reali di dipendenze e come gestirle facilmente.
Se siete più inclini a imparare visivamente, date un'occhiata a questo vlog sulle dipendenze nel project management!
Cosa sono le dipendenze nel project management?
Le dipendenze sono attività, occorrenze o condizioni:
- Che dipende dal completamento di un'attività precedente
- O da cui dipende un'attività successiva
Aiutano i project manager a comprendere le relazioni tra le attività, dando loro un'idea chiara dell'ordine in cui devono svolgerle.
ritiene di poterlo capire meglio se avesse un esempio?
Fortunatamente, ci sono tonnellate di esempi di dipendenze di progetti.
Eccone uno semplice:
Supponiamo che siate il gestore del progetto e che dobbiate discutere i traguardi di questo mese con il vostro team in una riunione.
Questo dipende dal fatto che la riunione si terrà prima, giusto?
E questo dipende dalla preparazione della riunione.
Proprio qui c'è una dipendenza.
4 termini chiave legati alla dipendenza
Sappiamo che le dipendenze del progetto possono sembrare un po' scoraggianti all'inizio.
Ma non preoccupatevi, ecco una suddivisione di alcuni termini specifici relativi alle dipendenze nel project management:
- Costrizione: i vincoli del progetto sono restrizioni, ritardi, barriere o colli di bottiglia in un flusso di lavoro.
Il più comune è il vincolo triplo (tempo, costi e ambito del progetto ) ma ci sono altri fattori come le normative e i problemi ambientali che costituiscono tutti i vincoli.
- Percorso critico : È l'insieme o la catena di attività essenziali da completare in un progetto per raggiungere il traguardo
- Lag: Il tempo di ritardo è la durata del ritardo di un'attività successiva rispetto a quella precedente
Ad esempio, una particolare attività B dovrebbe iniziare tra cinque giorni, quando l'attività A sarà completata. Tuttavia, il compito A è stato cancellato e l'attività B è iniziata tra sette giorni. Come risultato, l'attività B è considerata in ritardo di due giorni (5+2)
- Lad: Il Lead time è la durata con cui un'attività successiva può essere accelerata o anticipata rispetto all'attività precedente.
Ad esempio, l'attività B deve iniziare quando l'attività A si completa, cioè tra otto giorni. Tuttavia, se l'attività A del predecessore viene completata in anticipo e l'attività B inizia tra soli cinque giorni, si considera che l'attività B abbia un vantaggio di tre giorni (8-5).
Tipi di dipendenze ed esempi affrontati dai project manager
Ora sapete cosa sono le dipendenze... Ma quanti tipi diversi di dipendenze esistono?
Nota: Questa è un'analisi dettagliata dei diversi tipi di dipendenze che si possono incontrare nella gestione dei progetti. Tuttavia, se volete semplicemente passare a imparare come gestire_ le vostre dipendenze,
Tipi di dipendenze basate su condizioni
Ecco alcune delle principali dipendenze più comuni che si possono incontrare.
1. Dipendenza logica
Le dipendenze logiche, note anche come dipendenze causali, sono quelle che si verificano naturalmente in un flusso di lavoro e non si possono evitare.
Non è possibile eseguire contemporaneamente attività con dipendenze logiche.
Ad esempio, quando si realizza un abito, prima viene il disegno e poi si può iniziare a cucire. Oppure, quando si realizza un video per i social media è necessario pianificare la sceneggiatura e lo storyboard prima delle riprese.
2. Dipendenze dalle risorse
Le dipendenze basate sulle risorse si individuano quando due o più attività hanno bisogno delle stesse risorse per essere completate. Potrebbe esserci solo un limite di risorse numero limitato di queste risorse . La risorsa può essere un membro del team, un componente importato di una macchina, fondi, professionisti qualificati, ecc.
Ad esempio, avete bisogno del disco rigido che contiene la reportistica di questo mese. Purtroppo, anche il team finanziario ne ha bisogno. Quindi uno di voi dovrà aspettare!
3. Dipendenze tra i team
Questo avviene quando diversi membri di un team trasversale, con funzioni diverse o reparti dipendono l'uno dall'altro per completare un progetto o un'attività complessa. Laura Moonan , project management di Ospedale della Clinica Cleveland ha riscontrato questo tipo di dipendenza durante il lavoro con i medici e il team contenuto.
"Come gestore del team di un ospedale, l'uso dei flussi di lavoro e delle dipendenze è fondamentale per l'accuratezza, la comunicazione e la coerenza. In ordine alla creazione di articoli accurati dal punto di vista medico per i contenuti rivolti ai consumatori, i medici dovevano modificare o approvare i contenuti stessi. Una dipendenza con cui ci siamo scontrati è stata quella di sapere chi doveva rivedere il contenuto e quando
"Prima di utilizzare un software di project management, avevo bisogno di un reparto separato per identificare il medico e poi potevo inviare le email per chiedere le sue modifiche o la sua approvazione. Da implementando le dipendenze di ClickUp la Sequenza del mio progetto era più precisa e tutti i soggetti coinvolti sapevano in quale fase si trovava il progetto: in attesa di revisione, pronto per l'invio o con un blocco"
leggi tutto guida al project management in ambito sanitario !
Tipi di dipendenze basate su relazioni di attività
In base a questa classificazione, esistono quattro tipi di relazioni logiche.
1. Dalla fine all'inizio
La dipendenza logica più semplice e più comune nel mondo reale è la dipendenza da fine a inizio (FS). Aiuta a visualizzare le attività sequenziali del progetto.
In questo caso, l'attività B (seconda attività) non può iniziare se l'attività A (prima attività) non è completata.
Ad esempio, se dovete fare un catering per un matrimonio, non potete iniziare la preparazione del cibo (attività B) se non avete deciso il menu (attività A).
2. Dall'inizio alla fine
Questa relazione logica non è così semplice.
Nelle dipendenze da inizio a fine (SF), non è possibile completare l'attività successiva se non sono iniziate quelle precedenti.
Ad esempio, il personale del catering non può riempire le barre di accesso rapido se le persone non hanno iniziato a mangiare.
3. Da finire a finire
Nel tipo di dipendenza "finish to finish" (FF) del project management, l'attività successiva non può essere completata se non lo è anche quella precedente.
Ad esempio, non è possibile pagare il personale del catering se l'evento nuziale non è completato.
4. Da inizio a inizio
Infine, abbiamo la dipendenza da inizio a inizio (SS). In questo caso, l'attività successore può iniziare solo dopo l'avvio dell'attività predecessore. Dopodiché, entrambe le attività possono essere eseguite contemporaneamente.
Ad esempio, si può iniziare a impiattare il dessert non appena i piatti principali hanno iniziato a uscire. Il team di attesa può servire i piatti principali mentre il team di cucina prepara i dessert.
Altri suggerimenti degli esperti per semplificare e ottimizzare le dipendenze
Ripartire i processi in piccoli lotti
Debra Hildebrand, Formazione e consulenza in project management presso Soluzioni Hildebrand, LLC raccomanda di modellare le dipendenze ai membri del team con l'opzione Gioco del centesimo agile .
"Questo gioco esamina come ogni individuo di un team abbia tempi di elaborazione diversi che, pur essendo produttivi, possono causare inefficienze che possono essere evitate suddividendo il lavoro in lotti più piccoli e riducendo i passaggi di mano. Quando le attività di lavoro vengono terminate in lotti più grandi, il successore non può iniziare o terminare il proprio lavoro fino a quando il predecessore non gli cede l'attività, il che spesso crea un effetto collo di bottiglia"
Mantenere una sana linea di comunicazione Kimberly Davis, freelance e project management a contratto, si occupa di progetti che richiedono una comunicazione costante con il cliente.
"Una delle dipendenze che inevitabilmente portano a dei rischi è la gestione errata delle parti interessate chiave del progetto. Attualmente i miei clienti sono piccoli titolari di aziende nel settore della disinfestazione che mi hanno chiesto aiuto per il loro cambio di gestione. Poiché i miei clienti sono molto attenti, si affidano a me per scegliere la piattaforma CRM più adatta a soddisfare le loro esigenze. Allo stesso tempo, si tratta di persone impegnate, il cui tempo deve essere rispettato e considerato prioritario.
"Poiché il mio flusso di lavoro non può continuare senza la loro approvazione per l'implementazione, è mio compito assicurarmi che le nostre riunioni siano rapide e produttive per tutti i soggetti coinvolti. È importante mantenere relazioni forti e sane con tutte le parti interessate, perché la loro approvazione è la chiave dell'esito positivo del piano"
Bonus:_ **Software di gestione dei progetti per i freelance !
Passare da Waterfall ad Agile per eliminare colli di bottiglia e dipendenze Mercy Y. Gituroanalista aziendale presso
KB Logistica racconta la sua esperienza di come il Metodologia Waterfall ha creato più colli di bottiglia e dipendenze e suggerisce un metodo alternativo.
"Quando ho lavorato a un progetto in cui abbiamo usato il metodo tradizionale a cascata, non abbiamo controllato il client o ottenuto un feedback in ogni fase. Gli svantaggi di questo metodo si sono manifestati quando il progetto era quasi in fase di consegna e ci siamo resi conto che un requisito non era stato soddisfatto e che erano necessarie altre modifiche. Vedendo questo problema, mi sono rivolto al mio manager e ho chiesto se potevamo prendere in considerazione l'adozione del metodo Metodologia Agile . L'approvazione da parte del mio manager del passaggio a una mentalità Agile ha consentito di risparmiare denaro per l'azienda, in quanto il mio team ha ricevuto feedback da parte degli stakeholder prima di implementare nuove modifiche o aggiunte e, soprattutto, prima della consegna finale.
Come gestire le dipendenze nel project management?
Gestire le dipendenze non è uno scherzo.
Che si tratti di risorse, tempo, qualità o costi, un project manager deve gestire tutto per garantire che le attività del progetto rimangano in monitoraggio.
In caso contrario, il progetto si blocca.
Tuttavia, i project manager possono sempre rendere le cose più facili con un piano adeguato e il giusto software di project management.
Quindi, via alla gestione!
1. Identificare le dipendenze e i vincoli
La prima cosa da fare è capire le dipendenze e i vincoli delle attività che possono avere un impatto sul progetto.
Dovrete fare un bel po' di brainstorming per sapere dove si trovano tutte le dipendenze.
Perciò è meglio notare ogni vincolo e dipendenza del progetto che si identifica.
Vedrete alcune attività:
- Dipendono dal completamento di altre attività
- Sono collegati tra loro
- Devono essere completate per garantire che il flusso di lavoro non si fermi
Ma qual è lo scopo di notare queste dipendenze nel project management?
Mettetele in lavoro con una software di project management come ClickUp.
In questo caso, i project manager possono impostare tre tipi di Dipendenze delle attività :
- In attesa: Tutte le attività che devono essere completate prima di questa attività
- Blocco: Tutte le attività che non possono iniziare se questa non è completata
- Collegamento a: Tutte le attività che sono correlate ma non dipendenti l'una dall'altra
Da fare è solo un clic sul menu '...' per aprire il menu d'azione dell'attività e aggiungere una o più attività come tipo di dipendenza a scelta.
In alternativa, è possibile creare un elemento relazione di dipendenza tra le attività di ClickUp utilizzando la funzione Relazioni .
Inoltre, potrebbe facilitare la gestione delle dipendenze del progetto la creazione di una sequenza temporale delle attività del progetto.
come?
Si può sempre usare il vecchio pennarello per creare il diagramma di rete. Oppure usare strumenti di repository software complessi come Python per creare un diagramma di rete creare un grafico delle dipendenze .
Oppure... si potrebbe Sequenza di ClickUp o la vista Gantt per identificare le dipendenze.
Si può facilmente creare e visualizzare le vostre attività qui. È sufficiente aggiungere la data di inizio, Data di scadenza e altri dettagli per ciascuno di essi, e poi iniziate a visualizzare la vostra Sequenza!
In questo modo, è possibile identificare facilmente quali attività dipendono l'una dall'altra:
Volete imparare la differenza tra le due visualizzazioni? Date un'occhiata alla nostra $$$a Grafico Gantt e Sequenzaconfronto .
2. Aggiungere le dipendenze allo statuto del progetto
La prossima cosa da fare è aggiungere tutte le dipendenze al progetto del progetto .
Se l'elenco delle dipendenze è breve, va bene.
Se invece è lungo, aggiungete al piano del progetto solo le dipendenze essenziali.
Utilizzare Documenti di ClickUp per redigere una carta del progetto e documentare le dipendenze.
Il modifica di testo ricco le possibilità offerte da Documenti sono infinite.
Aggiungete titoli, banner, elenchi numerici, font, tabelle e così via.
È anche possibile Modello la bozza in Documenti a risparmiare tempo per la creazione di carte per progetti futuri.
Purtroppo, creazione di una buona carta del progetto può essere un processo che richiede molto tempo.
Ecco la soluzione. Grafico Gantt di ClickUp è stato progettato per impostare rapidamente le dipendenze.
Bonus:_
**Caratteristiche della squadra_
quanto velocemente?
Basta tracciare le linee tra le attività e il programma imposta automaticamente le dipendenze.
vuoi riprogrammare?
Attivate "Riprogrammazione dipendenze", quindi trascinate semplicemente un'attività con dipendenze.
Non preoccupatevi dell'altra catena di attività.
Non verranno alterate. Al contrario, le attività verranno riprogrammate automaticamente.
Non dimenticate di aggiungere l'opzione Attività cardine per monitorare i vostri fantastici traguardi.
E soprattutto, per prendere un drink e festeggiare con i colleghi dopo il lavoro!
3. Calcolare il percorso critico
avete identificato troppe dipendenze?
Allora è il momento di trovare il percorso critico.
Trovare il percorso critico aiuta a stabilire le priorità delle attività e delle dipendenze per garantire che l'intero progetto non fallisca.
Non vi impediamo di tornare alla vostra lavagna per determinare il percorso critico.
Ma vi diamo un'idea.
Potete utilizzare la vista Gantt di ClickUp per calcolare il percorso critico anche!
E tutto quello che dovrete fare è cliccare un paio di volte.
- Aprire la vista Gantt
- Fate clic sull'icona dei calcoli del percorso
- Attivate/disattivate "Percorso critico"
E boom! Ecco il vostro percorso critico.
4. Condivisione con le parti interessate
Dovete sempre tenere i vostri interlocutori al corrente .
Quando sono consapevoli delle dipendenze e dei vincoli del progetto, hanno una migliore comprensione della vostra funzione.
La carta del progetto può comunicare questi dettagli ai vostri azionisti.
Tuttavia, se utilizzate ClickUp, non dovete inviare alcun documento ai vostri stakeholder.
È sufficiente utilizzare la funzione Condivisione pubblica per condividere il proprio sito web Elenchi , sequenze, mappe mentali, diagrammi di Gantt e altro ancora.
Probabilmente siete preoccupati per la privacy, vero?
Utilizzate Autorizzazioni avanzate per creare Ruoli personalizzati e anche impostare autorizzazioni specifiche per i ruoli di Ospiti , membri del team e amministratori.
5. Monitoraggio delle dipendenze
Infine, come un buon project manager, dovete costantemente monitorare e visualizzare le vostre dipendenze per ottenere un esito positivo.
Da fare, è necessario tenere traccia delle attività completate e degli stati di avanzamento dei diversi team.
Quindi, in pratica, ore e ore di email, riunioni e telefonate? No.
Avete bisogno di una strumento di project management per monitorare le dipendenze del progetto in modo semplice e accurato.
ricordate le diverse dipendenze offerte da ClickUp?
Ebbene, il loro monitoraggio è super comodo grazie alle notifiche e agli avvisi sulle dipendenze delle attività.
Quindi, se si sta cercando di chiudere un'attività con dipendenze, non ci saranno problemi.
Il Avviso incompleto segnala se si tratta di un'attività dipendente e se è incompiuta. In questo modo, l'intera pianificazione del progetto e le attività sono indisturbate.
E riceverete sempre Notifiche quando:
- Viene aggiunta o rimossa una nuova dipendenza dal progetto
- Un'attività o un elemento di lavoro vengono sbloccati e possono essere avviati
In questo modo, nulla sfugge al controllo!
Quando è il momento di tenere traccia di queste dipendenze, è sufficiente utilizzare il grafico Gantt, la vista Gantt, la Sequenza o anche la funzione Vista Bacheca se ti piace il Kanban approccio.
Tutte queste visualizzazioni mantengono il flusso di lavoro e il Stati delle attività chiaro come il sole, in modo da non dover andare in giro a chiedere aggiornamenti.
Dipendenza da ClickUp per le dipendenze
Le dipendenze sono qui per restare.
Non c'è progetto senza di esse.
La buona notizia è che le dipendenze non sono tutte negative.
È sufficiente gestirle nel modo giusto per un project management di esito positivo.
Il modo più semplice per farlo è ClickUp.
Dimenticate documenti e software come Python Package Index, perché ClickUp è l'unico strumento di cui avrete bisogno.
Dalla gestione delle attività, ai grafici Gantt, fino alla gestione dei progetti Stime di durata stimata e la gestione delle dipendenze, ClickUp è in grado di fare tutto.
È il pacchetto definitivo ed è esperto nella gestione di più progetti alla volta.
Quindi ottenere ClickUp gratis e gestite le dipendenze previste (e inaspettate) come un professionista.
