Come implementare il Project Management aziendale

Supponiamo che manchino solo due giorni alla distribuzione e che vi rendiate conto che il software che avreste dovuto consegnare è ancora incompleto e necessita di ulteriore tempo e lavoro richiesto.

Sembra che i team di frontend e backend non fossero in sincronizzazione e non abbiano stimato con precisione la durata del progetto.

Ora vi ritrovate con un prodotto incompiuto, un team sovraccarico di lavoro e un cliente potenzialmente insoddisfatto. Non vi sembra inquietante?

L'Enterprise Project Management (EPM) offre un approccio sistematico per allineare i progetti agli oggetti strategici, ottimizzare l'allocazione delle risorse e garantire una consegna coerente dei progetti in tutta l'azienda.

Ma cos'è esattamente l'EPM e come può contribuire all'esito positivo dei progetti?

Che cos'è l'Enterprise Project Management?

L'Enterprise Project Management (EPM) è un approccio alla gestione di più progetti e programmi all'interno di un'azienda, che va oltre la gestione isolata dei singoli progetti e si concentra sull'allineamento di tutte le attività di progetto con gli obiettivi aziendali e strategici generali dell'organizzazione.

Metodologie comuni nel project management dell'azienda

Esistono diverse metodologie che i team utilizzano solitamente per implementare il project management aziendale. Alcune delle metodologie di EPM più diffuse sono:

1. Agile
2. A cascata
3. Sei Sigma
4. Lean
5. Kanban
6. Scrum

Ora potreste chiedervi in che modo il project management aziendale si differenzia dal project management tradizionale.

Mentre il project management tradizionale si concentra sui singoli progetti, l'EPM visualizza una visione olistica di tutti i progetti all'interno di un'azienda Si concentra su una metodologia che può essere utilizzata a livello organizzativo per ogni progetto, impostando la risoluzione dei problemi.

Ci possono essere eccezioni in cui gli stili di EPM e di project management individuale differiscono, ma in generale ogni progetto deve seguire la stessa metodologia.

Differenze chiave: Project management tradizionale vs. Enterprise Project Management

• Ambito di applicazione: L'EPM gestisce più progetti contemporaneamente, mentre il PM tradizionale gestisce tipicamente un progetto alla volta
• Obiettivi: L'EPM assicura che tutti i progetti siano in linea con gli obiettivi dell'organizzazione, mentre nel PM tradizionale ogni progetto è un nuovo problema da risolvere in modo diverso
• Standardizzazione: L'EPM implementa processi standardizzati in tutta l'organizzazione, mentre il PM tradizionale mira a completare il progetto in qualsiasi modo lo si possa fare

Comprendere il ruolo di un Enterprise Project Manager

I project manager Enterprise fanno parte dell'ufficio di project management dell'azienda e svolgono un ruolo essenziale nell'orchestrare progetti complessi all'interno di un'organizzazione.

Anche se le responsabilità di un project manager d'azienda possono variare a seconda delle dimensioni e delle esigenze dell'organizzazione, ci sono compiti specifici che devono completare nell'ambito del loro ruolo.

Le responsabilità di un project management d'azienda comprendono:

• Gestione del portfolio: Supervisionare ed essere responsabile di più progetti e programmi tra i vari team
• Ottimizzazione delle risorse: Allocare efficacemente le risorse tra i vari progetti in modo che il lavoro di tutti sia ottimizzato al massimo
• Standardizzazione: Implementazione di procedure coerenti e standardflussi di lavoro per il project management e pratiche in tutta l'organizzazione
• Monitoraggio delle prestazioni: Monitoraggio delle metriche del progetto, lavoro sulle battute d'arresto e reportistica su stato, budget e sequenze
• Gestione degli stakeholder: Impegnarsi con i dirigenti, i membri del team, i leader senior e i partner esterni
• Miglioramento continuo: Identificare le aree di miglioramento dei processi e garantire che i team li seguano
• Mentorship: Guidare ed educare i project manager, il personale e il management sulle modalità dell'EPM
• Implementazione della tecnologia: Selezione e implementazione di tecnologie appropriatesoftware di project management per le aziende *Governance: Garantire la conformità alle politiche organizzative
• Piano strategico: Contribuire alla pianificazione dei progetti a lungo termine in conformità con l'EPM

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Componenti del project management aziendale

Il sistema di project management di un'azienda comprende sette componenti definiti dal Project Management Institute (PMI) . Cerchiamo di capire ogni componente immaginando il project management aziendale come una macchina di precisione.

Al suo interno abbiamo:

• L'analisi del rischio: Lo scanner vigile, che individua le potenziali insidie e le opportunità prima che il progetto si concludadell'esecuzione del progetto. Questo aiuta i project manager a prendere passaggi consapevoli e ad essere preparati a eventuali contrattempi
• Stima del progetto: Il previsore utilizza i dati sui rischi e la cronologia per impostare una sequenza di tempi e risorse realistiche. Questo aiuta i project manager a sapere se le risorse e il tempo per completare il progetto sono sufficienti
• Revisioni del progetto: Il controllo di qualità, che confronta le prestazioni con le stime e fa scattare gli aggiustamenti. In caso di creep dell'ambito o di altre battute d'arresto durante il progetto, questo passaggio aiuta i project manager a intervenire, rivedere e rimettere tutti in carreggiata
• **Il cervello in evoluzione, che impara dalle esperienze per migliorare le prestazioni future. Il coaching di project management da parte dell'ufficio di project management dell'azienda aiuta a formare tutti i membri del team a rimanere sulla stessa pagina
• Gestione scalata dei problemi: Chi risolve i problemi affronta sfide complesse creando processi che risolvono ogni problema o ostacolo. L'ufficio di project management dell'azienda diventa il decisore o il mediatore durante tali sfide
• Monitoraggio del tempo: Il cronometro misura il tempo necessario per completare attività e progetti per stime e revisioni attuali e future. L'ufficio di project management dell'azienda è solitamente responsabile dell'analisi dei fogli di presenza
• **Il sistema nervoso centrale, che connette tutti i componenti e assicura un flusso di informazioni fluido per l'esito positivo del progetto. Il software di project management aziendale funge da unica fonte di verità con una registrazione di tutti i documenti, i progetti, le attività, i processi e qualsiasi altra parte dei progetti

**L'analisi dei rischi alimenta la stima e l'impostazione dei parametri di riferimento per le revisioni. Le revisioni informano il coaching, aumentando l'efficienza complessiva. I Problemi in sospeso traggono spunto da tutti i componenti, mentre il monitoraggio del tempo mantiene tutto in sincronizzazione.

Gli strumenti software di project management per l'azienda facilitano la comunicazione senza soluzione di continuità e forniscono un luogo per tutte le informazioni, i documenti e le registrazioni del progetto.

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Benefici del Project Management aziendale

Quando un'organizzazione cresce e sviluppa diversi team, spesso questi finiscono per lavorare in silos. **In un'organizzazione in crescita, è necessario mantenere lo slancio anticipando eventuali battute d'arresto e risolvendo i problemi in corso d'opera

È proprio per questo che il project management aziendale è così importante. Vi aiuta a stabilire tutti i processi, a monitorare il lavoro da fare e le sfide da affrontare, e ha un ufficio dedicato al project management aziendale per garantire che tutto questo venga fatto.

Vediamo altri vantaggi dell'EPM:

• Consente a tutti i progetti di essere allineati e di contribuire all'esito organizzativo e non solo a quello individuale o di team
• Ottimizza l'allocazione delle risorse all'interno dell'organizzazione, in modo da ridurre il margine di spreco dei processi
• Porta a significativi risparmi sui costi grazie a una migliore gestione delle risorse
• Fornisce approfondimenti basati sui dati per migliorare il processo decisionale dei progetti
• Standardizza i processi e riduce la duplicazione dei lavori richiesti, in modo che tutti sappiano da fare
• Migliora la visibilità del progetto e la comunicazione tra gli stakeholder e i team
• Attende le organizzazioni a rispondere meglio ai cambiamenti del mercato e della concorrenza
• Promuove una cultura di condivisione delle conoscenze all'interno dell'organizzazione

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Sfide nell'implementazione dell'EPM

Poiché il project management dell'azienda viene implementato a livello organizzativo, è inevitabile che si presentino alcune sfide.

Alcune di queste sfide includono:

• Resistenza organizzativa: I dipendenti possono resistere ai cambiamenti dei modi di lavoro consolidati
• Complessità: I sistemi di project management dell'azienda possono essere complessi o difficili da implementare
• **Problemi di integrazione: l'integrazione dell'EPM con i sistemi e gli strumenti esistenti può essere impegnativa
• **Cambiamento culturale: l'EPM spesso richiede un cambiamento verso una maggiore trasparenza e collaborazione
• Costo: L'implementazione dell'EPM può richiedere un notevole investimento iniziale, che le piccole aziende potrebbero non avere
• Qualità dei dati: Garantire dati coerenti e di alta qualità in tutti i progetti può essere una sfida
• **Carenze di competenze: le organizzazioni potrebbero non avere le competenze necessarie per implementare l'EPM in modo efficace e potrebbero dover investire maggiormente in formazione o assunzioni
• Misurare il ROI: Dimostrare il ritorno sull'investimento può essere impegnativo nel breve termine

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Come implementare il project management aziendale

Il software di project management è la spina dorsale digitale che supporta e migliora l'intero processo di gestione dei progetti aziendali. Questo sofisticato set di strumenti va oltre il semplice monitoraggio delle attività e offre una suite completa di funzionalità/funzione per semplificare ambienti complessi e multi-progetto.

Il software EPM fornisce una piattaforma centralizzata per l'archiviazione e la gestione dei dati di progetto, garantendo a tutti gli stakeholder l'accesso a informazioni aggiornate.

È un software in tempo reale strumento di collaborazione in azienda che abbatte i silos tra team interfunzionali e dipartimenti, un aspetto cruciale nelle impostazioni delle aziende su larga scala.

Le funzionalità avanzate di project management delle risorse consentono di allocare in modo ottimale il personale e le risorse tra più progetti, evitando colli di bottiglia e sovrallocazioni.

Le sue probabili funzionalità di reportistica e di analisi aiutano a trasformare i dati grezzi in informazioni utili, consentendo di prendere decisioni basate sui dati a livello di progetto e di portfolio. Quindi, se state pensando di utilizzare uno strumento di project management, da fare per scegliere quello giusto?

Considerate fattori quali:

• Scalabilità e flessibilità
• Facilità d'uso
• Capacità di integrazione
• Funzionalità di reportistica e analisi
• Accessibilità mobile
• Assistenza e reputazione del fornitore

Uno di questi software gratuito per il project management che offre tutto questo e altro ancora è ClickUp .

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gestite e portate a termine più progetti in tempo con ClickUp per la gestione dei progetti_ ClickUp per il project management va oltre la tradizionale gestione delle attività. Offre una piattaforma flessibile per organizzare, collaborare e monitorare progetti di qualsiasi dimensione e complessità.

Offre le seguenti funzionalità/funzione per l'implementazione del project management aziendale:

1. ClickUp Dashboard

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personalizza i dashboard dei progetti per il tuo esito positivo con ClickUp Dashboards_ ClickUp Dashboard consentono ai membri del team di aggiungere attività, visualizzare i traguardi, comunicare con i membri del team e monitorare lo stato di avanzamento con un solo sguardo. In questo modo i responsabili EPM possono monitorare ogni progetto in corso in modo semplice ed efficiente.

2. ClickUp Documenti

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registrate tutte le informazioni importanti relative a ogni progetto in un unico posto su ClickUp Docs_

Utilizzare Documenti ClickUp per registrare tutti i processi ufficiali, i contratti, le procedure operative standard e altri documenti importanti, in modo da averli a portata di mano in un unico posto.

I documenti possono essere di grande aiuto nel project management coaching, una componente essenziale della strategia EPM, per memorizzare i dati storici dei processi EPM e farvi riferimento in caso di colli di bottiglia.

3. Monitoraggio del tempo dei progetti di ClickUp

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stima corretta delle durate stimate dei progetti con ClickUp Project Time Tracking Monitoraggio del tempo del progetto con ClickUp consente di sapere facilmente quanto tempo occorre per completare un progetto. Tracciate il tempo impiegato per completare un'attività o un progetto, in modo che sia più facile stimare la durata stimata di progetti simili in futuro.

4. Modello di project management di ClickUp

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ClickUp offre anche modelli precostituiti per i vostri progetti. Ad esempio, è possibile utilizzare Il modello di Project Management di ClickUp per ottimizzare il flusso di lavoro dall'ideazione all'esecuzione e alla consegna finale.

Questo modello vi permette di:

• Pianificare e visualizzare ogni fase, dal brainstorming al ciclo di vita del progetto
• allineare il team e le risorse per una collaborazione perfetta e un completamento efficiente del progetto
• Monitoraggio dello stato e degli obiettivi per garantire una consegna puntuale e rispettosa del budget

5. L'azienda di ClickUp

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sfruttate la scalabilità, la sicurezza e l'affidabilità con ClickUp Enterprise L'Enterprise di ClickUp è la soluzione per tutte le esigenze di project management delle aziende!

Con questa funzionalità/funzione, potete:

• Assicurarvi che le vostre operazioni non saltino mai con la garanzia di uptime del 99,9% di ClickUp's Enterprise, mantenendo il vostro flusso di lavoro regolare e senza interruzioni
• Sfruttare l'esclusiva tecnologia RapidViews DB™ per una scalabilità e prestazioni senza paragoni con qualsiasi altra soluzione
• Proteggete i vostri dati, gestite l'accesso, configurate le autorizzazioni e mantenete un registro completo delle attività con i nostri strumenti integrati
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• Crittografia, salvaguardia e conformità con HIPAA, GDPR, Privacy Shield e altro ancora per garantire la sicurezza dei vostri dati

Suggerimenti per migliorare la vostra strategia EPM

• Iniziare con un'implementazione su piccola scala dell'EPM: identificare un problema fondamentale e cercare di affrontarlo/risolverlo con un EPM su piccola scala. Documentate ciò che imparate dall'esperimento, iterate e determinate le best practice per scalare tra i team. È possibile utilizzareObiettivi di ClickUp per stabilire e monitorare lo stato di avanzamento di obiettivi specifici durante questo periodo
• **Dal glossario dei termini EPM ai tipi di riunione specifici e alle cadenze di comunicazione, assicuratevi che il vostro team sappia cosa ci si aspetta da loro in ogni fase. Sfruttate ClickUp Docs come repository centralizzato per archiviare queste informazioni
• Stabilire una governance chiara definendo i ruoli e i processi decisionali: Quando si sperimenta il framework EPM, è necessario evitare qualsiasi margine di confusione. Documentate chiaramente ruoli, responsabilità e percorsi di escalation in un documento condiviso. È possibile utilizzareModello di matrice RACI dei ruoli e delle responsabilità di ClickUp per questo scopo

Scaricate questo modello

Assegnare le responsabilità alle persone giuste utilizzando il modello di matrice RACI dei ruoli e delle responsabilità di ClickUp

• Sviluppare un piano per affrontare e gestire la resistenza al cambiamento:Creare un piano di comunicazione per spiegare perché state implementando l'EPM e come ci si aspetta che aiuti il team ad avvicinarsi agli obiettivi più grandi. Dedicate le riunioni alle sessioni di domande e risposte e fornite quanta più chiarezza possibile. Un approccio collaborativo di questo tipo aiuterà ad abbattere qualsiasi resistenza
• Usare funzionalità di reportistica e analisi dei dati per ottenere approfondimenti: Usare strumenti come il dashboard di ClickUp per monitorare le metriche chiave dei progetti. Legate ogni obiettivo del progetto a una metrica specifica, in modo da sapere esattamente che tipo di impatto state ottenendo
• Promuovere il lavoro di squadra e la collaborazione interfunzionale: Organizzare riunioni o hackathon tra dipartimenti per fare brainstorming o risolvere problemi con altri team dell'organizzazione. Questo aiuterà a promuovere la collaborazione e a rendere più facile la scalabilità delle strategie EPM in tutta l'azienda
• Mantenere la flessibilità per adattarsi alle mutevoli esigenze aziendali: ultimo ma non meno importante, assicurarsi che la strategia EPM sia in linea con gli obiettivi aziendali. Qualsiasi cambiamento in questa direzione deve essere immediatamente riflesso nel piano del progetto, in modo da poter ottenere risultati che possano davvero fare la differenza

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Implementazione del project management aziendale con ClickUp

L'implementazione dell'Enterprise Project Management è un percorso aziendale di trasformazione che può migliorare notevolmente la capacità di un'organizzazione di eseguire progetti con successo e raggiungere gli oggetti. Anche se il processo può essere impegnativo, il miglioramento dell'efficienza, l'utilizzo delle risorse e l'allineamento strategico lo rendono un investimento utile.

Strumenti come ClickUp hanno reso l'EPM significativamente facile da implementare in tutte le organizzazioni. Sfruttando le funzionalità/funzione personalizzabili di ClickUp, le organizzazioni possono creare flussi di lavoro su misura, impostare indicatori di performance chiave e generare reportistica completa per supportare un processo decisionale efficace e un allineamento strategico. Iscriviti a ClickUp oggi stesso e trasformate il vostro processo di project management!