Immagina questo scenario: mancano solo due giorni al lancio e ti rendi conto che il software che dovevi consegnare è ancora incompleto e richiede ulteriore tempo e lavoro richiesto. Sembra che i tuoi team frontend e backend non fossero in sincronia e non siano riusciti a stimare con precisione la durata del progetto.
Ora ti ritrovi con un prodotto incompleto, un team oberato di lavoro e un cliente potenzialmente insoddisfatto. Ti viene un sudore freddo solo al pensiero?
Il project management aziendale (EPM) offre un approccio sistematico per allineare i progetti agli obiettivi strategici, ottimizzare l'allocazione delle risorse e garantire la consegna coerente dei progetti in tutta l'azienda. Aiuta a garantire che lo scenario ipotetico sopra descritto non si verifichi mai!
Ma cos'è esattamente l'EPM e in che modo può contribuire a un esito positivo per i progetti?
Che cos'è il project management per l'azienda?
La gestione dei progetti aziendali (EPM) è un approccio alla gestione di più progetti e programmi all'interno di un'azienda. Va oltre la gestione isolata dei singoli progetti e si concentra sull'allineamento di tutte le attività di progetto con gli obiettivi aziendali e strategici generali dell'organizzazione.
Metodologie comuni nel project management dell'azienda
Esistono diverse metodologie che i team utilizzano solitamente per implementare il project management per l'azienda. Alcune delle metodologie EPM più diffuse sono:
- Agile
- Waterfall
- Six Sigma
- Lean
- Kanban
- Scrum
Ora ti starai chiedendo in che modo il project management per l'azienda differisce dal project management tradizionale.
Mentre il project management tradizionale si concentra sui singoli progetti, l'EPM adotta una visione olistica di tutti i progetti all'interno di un'azienda. Si concentra su un'unica metodologia che può essere utilizzata a livello aziendale per ogni progetto, definendo le linee guida per la risoluzione dei problemi.
Possono esserci eccezioni in cui l'EPM e gli stili di project management dei singoli progetti differiscono, ma nel complesso ogni progetto deve seguire la stessa metodologia.
Differenze fondamentali: project management tradizionale vs. project management aziendale
- Ambito: l'EPM gestisce più progetti contemporaneamente, mentre il project management tradizionale gestisce in genere un progetto alla volta.
- Obiettivo: l'EPM garantisce che tutti i progetti siano in linea con gli obiettivi organizzativi, mentre ogni progetto nel PM tradizionale è un nuovo problema da risolvere in modo diverso.
- Standardizzazione: l'EPM implementa processi standardizzati in tutta l'organizzazione, mentre il PM tradizionale mira a completare il progetto in qualsiasi modo possibile.
Comprendere il ruolo di un project manager dell'azienda
I project manager aziendali fanno parte dell'ufficio di project management dell'azienda e svolgono un ruolo essenziale nell'orchestrazione di progetti complessi all'interno di un'organizzazione.
Sebbene le responsabilità di un project manager dell'azienda possano variare a seconda delle dimensioni e delle esigenze della tua organizzazione, ci sono compiti specifici che devono completare nell'ambito del loro ruolo.
Le responsabilità di un project manager dell'azienda includono:
- Gestione del portfolio: supervisione e responsabilità di più progetti e programmi tra i vari team
- Ottimizzazione delle risorse: allocazione efficace delle risorse tra i vari progetti in modo che il lavoro di tutti sia ottimizzato al massimo.
- Standardizzazione: implementazione di flussi di lavoro e pratiche di project management coerenti e standardizzati in tutta l'organizzazione.
- Monitoraggio delle prestazioni: monitoraggio delle metriche del progetto, risoluzione degli imprevisti e reportistica sull'andamento, sul budget e sulle tempistiche.
- Gestione degli stakeholder: coinvolgimento di dirigenti, membri del team, senior leader e partner esterni
- Miglioramento continuo: identificare le aree di miglioramento dei processi e garantire che i team li seguano
- Mentorship: guidare e formare i project manager, il personale e la direzione sui metodi dell'EPM.
- Implementazione tecnologica: selezione e implementazione di un software adeguato per il project management dell'azienda
- Governance: garantire la conformità alle politiche organizzative
- Pianificazione strategica: contribuire alla pianificazione dei progetti a lungo termine in conformità con l'EPM
Componenti del project management per l'azienda
Il sistema di project management per l’azienda comprende sette componenti definiti dal Project Management Institute (PMI). Cerchiamo di comprendere ciascuna componente immaginando il project management per l’azienda come una macchina di precisione.
All'interno troverai:
- Analisi dei rischi: uno scanner vigile, che individua potenziali insidie e opportunità prima dell'esecuzione del progetto. Questo aiuta i project manager a intraprendere passaggi informati e ad essere preparati per eventuali contrattempi.
- Stima del progetto: il responsabile delle previsioni utilizza i dati relativi ai rischi e la cronologia per stabilire tempistiche e risorse necessarie realistiche. Ciò aiuta i project manager a capire se le risorse e il tempo a disposizione sono sufficienti per completare il progetto.
- Revisioni dei progetti: il fattore di controllo della qualità, che confronta le prestazioni con le stime e triga gli adeguamenti necessari. In caso di variazioni dell'ambito o di qualsiasi altro contrattempo durante il progetto, questo passaggio aiuta i project manager a intervenire, rivedere e riportare tutti sulla strada giusta.
- Coaching sulla gestione dei progetti: il cervello in evoluzione, imparare dalle esperienze per migliorare le prestazioni future. Il coaching sulla gestione dei progetti offerto dall'ufficio di gestione dei progetti dell'azienda aiuta a formare tutti i membri del team affinché siano sempre allineati.
- Gestione dei problemi escalati: il problem solver affronta sfide complesse creando processi che risolvono ogni problema o ostacolo. L'ufficio di project management dell'azienda diventa il decisore o il mediatore durante tali sfide.
- Monitoraggio del tempo: il cronometro misura il tempo necessario per completare attività e progetti per stime e revisioni attuali e future. L'ufficio di project management dell'azienda è solitamente responsabile dell'analisi dei fogli presenze.
- Software di project management per l’azienda: il sistema nervoso centrale, che collega tutte le componenti e garantisce un flusso di informazioni fluido per l’esito positivo del progetto. Il software di project management per l’azienda funge da unica fonte di verità con una registrazione di tutti i documenti, i progetti, le attività, i processi e qualsiasi altra parte dei progetti.
Queste parti lavorano in armonia, valorizzandosi a vicenda. L'analisi dei rischi alimenta le stime, con un'impostazione per le revisioni. Le revisioni informano il coaching, aumentando l'efficienza complessiva. I problemi escalate traggono spunti da tutte le componenti, mentre il monitoraggio del tempo mantiene tutto in sincronia.
Fondamentalmente, gli strumenti software di project management per l'azienda facilitano una comunicazione fluida e forniscono uno spazio in cui conservare tutte le informazioni, i documenti e i registri relativi ai progetti.
Vantaggi del project management per l'azienda
Man mano che un'organizzazione cresce e sviluppa diversi team, spesso questi finiscono per lavorare in modo isolato. Come organizzazione in crescita, devi mantenere lo slancio anticipando eventuali battute d'arresto e risolvendo i problemi man mano che si presentano.
Questo è esattamente il motivo per cui il project management aziendale è così importante. Ti aiuta a stabilire tutti i tuoi processi, effettua il monitoraggio di come verrà svolto il lavoro e delle sfide affrontate e dispone di un ufficio dedicato al project management aziendale per garantire che tutto questo venga terminato.
Diamo un'occhiata ad alcuni altri vantaggi dell'EPM:
- Garantisce che tutti i progetti siano allineati e contribuiscano al successo dell'organizzazione e non solo al successo individuale o del team.
- Ottimizza l'allocazione delle risorse all'interno dell'organizzazione in modo da ridurre i processi dispendiosi.
- Consente un notevole risparmio sui costi grazie a una migliore gestione delle risorse
- Fornisce approfondimenti basati sui dati per un processo decisionale migliore nei progetti.
- Standardizza i processi e riduce la duplicazione del lavoro richiesto in modo che tutti sappiano cosa devono fare.
- Migliora la visibilità dei progetti e la comunicazione tra le parti interessate e i team
- Consente alle organizzazioni di rispondere meglio ai cambiamenti del mercato e alla concorrenza
- Promuove una cultura di condivisione delle conoscenze all'interno dell'organizzazione
Sfide nell'implementazione dell'EPM
Poiché il project management dell'azienda viene implementato a livello organizzativo, è inevitabile che si presentino alcune sfide.
Alcune di queste sfide includono:
- Resistenza organizzativa: i dipendenti potrebbero opporsi ai cambiamenti rispetto alle modalità di lavoro consolidate.
- Complessità: i sistemi di project management per l'azienda possono essere complessi o difficili da implementare.
- Problemi di integrazione: l'integrazione dell'EPM con i sistemi e gli strumenti esistenti può essere complessa.
- Cambiamento culturale: l'EPM richiede spesso un cambiamento verso una maggiore trasparenza e collaborazione.
- Costo: l'implementazione dell'EPM può richiedere un investimento iniziale considerevole, che le piccole imprese potrebbero non essere in grado di sostenere.
- Qualità dei dati: garantire dati coerenti e di alta qualità in tutti i progetti può essere difficile.
- Lacune nelle competenze: le organizzazioni potrebbero non disporre delle competenze necessarie per implementare efficacemente l'EPM e potrebbero dover investire maggiormente nella formazione o nell'assunzione di personale.
- Misurazione del ROI: dimostrare il ritorno sull'investimento può essere difficile nel breve termine.
Come implementare il project management per l'azienda
Il software di project management funge da colonna portante digitale che fornisce supporto e migliora l'intero processo di project management dell'azienda. Questo sofisticato kit di strumenti va oltre il semplice monitoraggio delle attività e offre una suite completa di funzionalità/funzioni per semplificare ambienti complessi e multiprogetto.
Fondamentalmente, il software EPM fornisce una piattaforma centralizzata per archiviare e gestire i dati del progetto, garantendo a tutte le parti interessate l'accesso a informazioni aggiornate.
Si tratta di uno strumento di collaborazione aziendale in tempo reale che abbatte i silos tra team e reparti interfunzionali, fondamentale in impostazioni aziendali su larga scala.
Le funzionalità avanzate di gestione delle risorse del software EPM consentono un'allocazione ottimale del personale e delle risorse su più progetti, evitando colli di bottiglia e sovraccarichi.
Le sue robuste funzionalità di reportistica e analisi aiutano a trasformare i dati grezzi in informazioni utili, consentendo un processo decisionale basato sui dati a livello di progetto e di portfolio. Quindi, se stai pensando di utilizzare uno strumento di project management, come scegliere quello giusto?
Considera fattori quali:
- Scalabilità e flessibilità
- Facilità d'uso per gli utenti
- Capacità di integrazione
- Funzionalità di reportistica e analisi
- Accessibilità mobile
- Supporto e reputazione dei fornitori
Uno di questi software gratuiti per la gestione dei progetti che offre tutto questo e molto altro è ClickUp .
Lo strumento di project management di ClickUp va oltre la tradizionale gestione delle attività. Offre una piattaforma flessibile per organizzare, collaborare e effettuare il monitoraggio di progetti di qualsiasi dimensione e complessità.
Offre le seguenti funzionalità/funzioni per l'implementazione del project management per l'azienda:
1. Dashboard di ClickUp
Le dashboard di ClickUp consentono ai membri del team di aggiungere attività, visualizzare i traguardi, comunicare con i colleghi e monitorare lo stato dei progetti a colpo d'occhio. Ciò rende estremamente efficiente e facile per i responsabili EPM monitorare ogni progetto in corso.
2. Documentazione ClickUp
Utilizza ClickUp Docs per registrare tutti i tuoi processi ufficiali, contratti, procedure operative standard e altri documenti importanti, in modo da averli a portata di mano in un unico posto.
I documenti possono essere di grande aiuto nel coaching del project management, una componente essenziale della strategia EPM, per archiviare i dati storici dei tuoi processi EPM e consultarli in caso di colli di bottiglia.
3. Monitoraggio del tempo del progetto di ClickUp
Il monitoraggio del tempo dedicato ai progetti di ClickUp ti consente di sapere facilmente quanto tempo occorre per portare a termine un progetto. Tieni traccia del tempo impiegato per completare un'attività o un progetto, in modo da poter stimare più facilmente le tempistiche di progetti simili in futuro.
4. Modello di project management di ClickUp
ClickUp offre anche modelli predefiniti per i tuoi progetti. Ad esempio, utilizza il modello di project management di ClickUp per ottimizzare il tuo flusso di lavoro dall'ideazione all'esecuzione e alla consegna finale.
Questo modello ti consente di:
- Pianifica e visualizza ogni fase, dal brainstorming al ciclo di vita dei progetti.
- Allinea il team e le risorse per una collaborazione senza intoppi e un completamento efficiente dei progetti.
- Tieni traccia dello stato e degli obiettivi per garantire una consegna puntuale e rispettosa del budget.
5. ClickUp Enterprise
ClickUp Enterprise è la soluzione a tutte le tue esigenze di project management per l'azienda!
Con questa funzionalità/funzione puoi:
- Assicurati che le tue operazioni non subiscano mai interruzioni grazie alla garanzia di uptime del 99,9% di ClickUp Enterprise, che mantiene il tuo flusso di lavoro fluido e ininterrotto.
- Sfrutta l'esclusiva tecnologia RapidViews DB™ per ottenere la massima scalabilità e prestazioni senza pari rispetto a qualsiasi altra soluzione.
- Proteggi i tuoi dati, gestisci gli accessi, configura le autorizzazioni e mantieni un registro completo delle attività con i nostri strumenti integrati.
- Offri supporto a qualsiasi team, indipendentemente dalle dimensioni o dalla complessità, con flessibilità, standard e scalabilità senza pari.
- Ottieni una visibilità chiara dai piani strategici all'esecuzione quotidiana, fornendo un'unica fonte per aggiornamenti, rischi e stato.
- Crittografa, proteggi e rispetta HIPAA, GDPR, Privacy Shield e altro ancora per garantire la sicurezza dei tuoi dati.
Suggerimenti per migliorare la tua strategia EPM
- Inizia con un'implementazione su piccola scala dell'EPM: identifica una preoccupazione fondamentale e cerca di affrontarla/risolverla con un EPM su piccola scala. Documenta ciò che impari dall'esperimento, ripeti il processo e determina le best practice da applicare a tutti i team. Puoi utilizzare ClickUp Goals per stabilire e monitorare i progressi verso obiettivi specifici durante questo periodo.
- Investi in una formazione completa per tutti i membri del team: dal glossario dei termini EPM ai tipi specifici di riunioni e alle cadenze di comunicazione, assicurati che il tuo team sappia cosa ci si aspetta da loro in ogni fase. Sfrutta ClickUp Docs come repository centralizzato per memorizzare queste informazioni.
- Stabilisci una governance chiara definendo i ruoli e i processi decisionali: quando provi il framework EPM, evita qualsiasi margine di confusione. Documenta chiaramente i ruoli, le responsabilità e i percorsi di escalation in un documento condiviso. A questo scopo puoi utilizzare il modello RACI Matrix di ClickUp per ruoli e responsabilità.
- Sviluppa un piano per affrontare e gestire la resistenza al cambiamento: crea un piano di comunicazione per spiegare perché stai implementando l'EPM e in che modo dovrebbe aiutare il team ad avvicinarsi agli obiettivi più grandi. Dedica delle riunioni alle sessioni di domande e risposte e fornisci il maggior numero possibile di chiarimenti. Un approccio collaborativo di questo tipo contribuirà a ridurre qualsiasi resistenza.
- Utilizza le funzionalità di reportistica e l'analisi dei dati per ottenere informazioni approfondite: utilizza strumenti come la dashboard di ClickUp per effettuare il monitoraggio delle metriche chiave dei tuoi progetti. Collega ogni obiettivo di progetto a una metrica specifica, in modo da sapere esattamente quale impatto stai ottenendo.
- Promuovi il lavoro di squadra e la collaborazione interfunzionale: organizza riunioni o hackathon interdipartimentali per fare brainstorming o risolvere problemi con altri team della tua organizzazione. Ciò contribuirà a promuovere la collaborazione e renderà più facile scalare le strategie EPM in tutta l'azienda.
- Mantieni la flessibilità necessaria per adattarti alle mutevoli esigenze aziendali: Infine, ma non meno importante, assicurati che la tua strategia EPM sia in linea con gli obiettivi aziendali. Qualsiasi cambiamento in questa direzione dovrebbe riflettersi immediatamente nel tuo piano di progetto, in modo da poter ottenere risultati che facciano davvero la differenza.
Implementa il project management per l'azienda con ClickUp
L'implementazione del project management per l'azienda è un percorso di trasformazione aziendale che può migliorare notevolmente la capacità di un'organizzazione di eseguire progetti con successo e raggiungere gli obiettivi. Sebbene il processo possa essere impegnativo, il miglioramento dell'efficienza, un migliore utilizzo delle risorse e l'allineamento strategico lo rendono un investimento utile.
Strumenti come ClickUp hanno reso l'EPM molto più facile da implementare in tutte le organizzazioni. Sfruttando le funzionalità personalizzabili di ClickUp, le organizzazioni possono creare flussi di lavoro su misura, impostare indicatori chiave di prestazione e generare report completi a supporto di un processo decisionale efficace e di un allineamento strategico.
Iscriviti oggi stesso a ClickUp e trasforma il tuo processo di project management!