Come creare e gestire ipotesi di progetto accurate [Guida completa con oltre 30 esempi]

Nella vita di tutti i giorni facciamo delle ipotesi o delle supposizioni: ad esempio, supponiamo che la nostra auto lavori al mattino e ci porti al lavoro in orario. Oppure, il vostro telefono non smetterà di funzionare mentre state cercando di localizzare un indirizzo con Google Mappa.

Ora immaginate di fare queste ipotesi come project manager: la posta in gioco è improvvisamente molto più alta. Con l'obiettivo di consegnare un progetto nei tempi previsti, si hanno molte ipotesi, come la disponibilità delle risorse o l'approvazione in tempo utile del budget richiesto, da gestire durante la stesura del piano di progetto.

Non ci si può affidare a congetture, perché ipotesi sbagliate possono far deragliare la consegna del progetto, soprattutto se non si dispone di piani di backup e se non si è preparati a gestire i rischi associati.

In questo articolo parleremo di come identificare e gestire le ipotesi di progetto per stimare con maggiore precisione i risultati del project management. Impareremo a conoscere:

• Tipi di ipotesi di progetto con esempi
• La relazione tra ipotesi di progetto, dipendenze e rischi
• Suggerimenti e strategie per la gestione delle ipotesi di progetto

Comprendere le ipotesi di progetto

Le ipotesi di progetto sono fattori, eventi e circostanze che i gestori del progetto e i loro team prendono per vere, anche se non ci sono prove empiriche che le confermino.

Tutti i project manager si basano su determinate ipotesi durante la fase di l'intero ciclo di vita del progetto . Dal processo di pianificazione del progetto fino al sviluppo e consegna l'impostazione corretta delle ipotesi aiuta a visualizzare l'esito positivo del progetto e a prevenire ostacoli quali:

• Blocco dei programmi e delle scadenze
• Ritardo nelle forniture
• Carenza di budget
• Dinamiche di team malsane

Nonostante l'aspetto dell'assenza di prove, la maggior parte delle ipotesi di progetto si basano sulle tendenze dei dati e sull'esperienza passata o sono una supposizione istruita. Sembrano di buon senso, finché non lo sono e diventano un rischio per il progetto. 🥲

Perché ogni ipotesi di progetto può essere un rischio potenziale e come affrontare l'incertezza

Le ipotesi si chiamano così perché sono radicate in incognite e incertezze.

Quindi, c'è sempre un nesso tra ipotesi e rischi. Molteplici cose possono andare storte, invalidare le vostre ipotesi e far vacillare il vostro project management. Ecco perché dovete avere un piano di gioco che vi aiuti a tener conto dei rischi potenziali che potreste incontrare se le vostre ipotesi vanno in tilt.

I project manager di esito positivo sono soliti far fronte a queste incertezze:

• Identificando le ipotesi del progetto e documentando i passaggi successivi nel caso in cui una o più ipotesi si rivelino errate
• Facendo ricorso a ricerche estese e a consultazioni di esperti per notare le ipotesi più difficili
• Osservando le ipotesi più volatili (come le fluttuazioni dei prezzi) a intervalli regolari

Suggerimento: Quando si identificano le ipotesi chiave, è sempre saggio per il project manager notare il potenziale di rischio fianco a fianco. Un modo rapido per farlo è quello di utilizzare il metodo della "tabella" Modello di lavagna online per la valutazione del rischio di ClickUp -è dotato di una mappa mappata a colori che aiuta a monitorare la probabilità e la gravità di tutti i rischi del progetto.

Create un processo sistematico per identificare, valutare e controllare i pericoli e i rischi con il modello di lavagna online per la valutazione dei rischi di ClickUp

I rischi legati a ipotesi di progetto inaffidabili finiscono spesso nell'angolo in alto a destra della mappa e richiedono un monitoraggio costante.

6 tipi comuni di ipotesi di progetto

Possiamo dividere le ipotesi di progetto in diverse categorie, a seconda della loro dipendenza. Anche se la categorizzazione dipende da voi, ecco i sei tipi più comuni con esempi:

1. Ipotesi di progetto legate alle operazioni

Ogni gestore del team conosce i rischi intrinseci alle operazioni quotidiane, come lo scope creep, i guasti alle apparecchiature, i conflitti tra i team o la cattiva comunicazione con gli stakeholder del progetto.

Ecco alcune ipotesi di progetto di ampio respiro legate alle operazioni che potete prendere in considerazione:

1. nessuna circostanza imprevista causerà costi aggiuntivi, ritardi o problemi di forza lavoro
2. non ci saranno problemi di comunicazione e collaborazione interna o esterna
3. il software che utilizziamo per lo sviluppo del prodotto e il project management non subirà ritardi o bug che potrebbero influire sulla durata del progetto
4. Il team non esaurirà le risorse necessarie per completare i compiti
5. Non avremo problemi nell'ordinare e ottenere i materiali e le forniture necessarie
6. i membri del team rimarranno in salute e con la produttività necessaria per svolgere i loro compiti

Molte ipotesi implicite possono essere potenziali responsabilità e portare a ritardi e persino al fallimento del progetto, quindi è importante essere prudenti con le stime. Ad esempio, invece di ipotizzare il 100% di disponibilità del team, è più saggio stimare l'80% di disponibilità per tener conto di assenze per malattia e ferie.

2. Ipotesi di progetto ambientale

Le ipotesi ambientali di progetto, chiamate anche ipotesi di posizione, si concentrano su fattori ambientali su cui non si ha alcun controllo. Osserviamo alcuni esempi di ipotesi di progetto relative a scenari ambientali:

1. non si verificheranno eventi geopolitici inattesi che potrebbero influire sul successo del progetto
2. eventuali disastri naturali non avranno un impatto sulla disponibilità delle forniture necessarie
3. gli adempimenti normativi rimarranno invariati
4. le operazioni non comporteranno rischi ambientali a breve o a lungo termine
5. la fabbrica non sarà allagata in caso di forti piogge
6. la domanda di mercato per il prodotto rimarrà stabile nel prossimo futuro

Consiglio: Usare il tasto Modello di piano di emergenza ClickUp per elaborare soluzioni alternative alle ipotesi ambientali sbagliate.

3. Ipotesi di progetto basate sul tempo

Le ipotesi di progetto basate sul tempo o sulla pianificazione si concentrano sulla durata del progetto, con l'obiettivo di prevedere la durata di ogni attività e compito. Si utilizzano per creare una sequenza temporale realistica del progetto a cui attenersi. ⌛

Alcuni esempi di ipotesi di progetto comuni in questo spazio:

1. Il team è sufficientemente competente per completare le attività secondo il calendario del progetto
2. il progetto è stato pianificatodipendenze del progetto non cambieranno e non interromperanno la tempistica del progetto
3. gli stakeholder del progetto saranno disponibili per riunioni e consultazioni tempestive
4. non ci saranno ritardi nei processi di feedback e approvazione
5. il flusso di lavoro quotidiano del team è in linea con le scadenze
6. non ci saranno ritardi dovuti all'indisponibilità di risorse o alla mancanza di personale

4. Presupposti del progetto legati alle risorse

Queste ipotesi riguardano la disponibilità e il project management di tutte le risorse necessarie per la realizzazione dei progetti, dai materiali e dalle tecnologie al capitale umano.

Vediamo alcuni esempi di ipotesi relative alle risorse:

1. Il nostro fornitore consegnerà i materiali in tempo per un ciclo di produttività regolare
2. le attrezzature della fabbrica saranno regolarmente ispezionate e revisionate per evitare malfunzionamenti improvvisi
3. il project manager ha assegnato un numero sufficiente di membri del team al progetto
4. Il budget è stato calcolato con precisione
5. i membri del team non prenderanno giorni di ferie o non si licenzieranno fino a quando il progetto non sarà stato completato
6. la piattaforma di project management in uso non subisce interruzioni

Mappate queste ipotesi durante il processo di pianificazione del progetto: potreste aver bisogno dell'approvazione delle parti interessate chiave in alcune aree (come il budget).

5. Ipotesi di progetto finanziario

Alcuni team preferiscono registrare separatamente le ipotesi finanziarie per avere stime dei costi del progetto più dettagliate: l'idea è di accantonare denaro per ogni fase, attività o cardine del progetto.

Ecco alcuni esempi di ipotesi di bilancio:

1. Il costo della manodopera non aumenterà nei prossimi tre mesi
2. i costi di acquisto rimarranno entro i limiti pianificati
3. Il costo del noleggio delle attrezzature non aumenterà di oltre il 10%
4. i costi di assicurazione non supereranno lo 0,5% dei costi totali del progetto
5. le stime dei costi sono state preparate per tenere conto di una deviazione standard del 5% nei tassi di inflazione

6. Ipotesi sull'ambito del progetto

L'ambito di un progetto descrive gli obiettivi, i requisiti e le attività da completare per ottenere un risultato finale stabilito: ulteriori richieste rendono inutile il piano di progetto originale. In sostanza, l'intero ambito del progetto è un'ipotesi.

Ecco alcuni esempi di ipotesi di progetto in termini di ambito:

1. Il programma originale del progetto non cambierà
2. Non ci saranno requisiti dell'ultimo minuto incorporati nello scopo
3. tutti i membri del team del progetto comprendono l'ambito e il loro ruolo nel quadro generale del progetto
4. la carta del progetto definisce in modo chiaro l'ambito e i risultati da ottenere
5. i principali stakeholder sono d'accordo con la carta del progetto
6. nessun fattore esterno influenzerà l'ambito del progetto

Bonus: Utilizzare il Modello di ambito del progetto ClickUp o il file Modello di Carta del progetto ClickUp per organizzare tutti i dati relativi all'ambito, comprese le dipendenze, i programmi e le sequenze del progetto. Entrambi i modelli sono collaborativi e consentono ai membri del team di contribuire e apportare modifiche in tempo reale all'ambito per una maggiore trasparenza.

I partecipanti possono preparare una versione del loro modello aziendale utilizzando il modello di lavagna online di ClickUp

Come si connettono le ipotesi, le dipendenze e i rischi del progetto?

Sappiamo che le ipotesi di progetto, le dipendenze e i rischi dettano il corso di un progetto e aiutano a gestire i flussi di lavoro in modo efficiente, ma in che modo questi concetti si influenzano a vicenda? Scopriamolo.

Sia le ipotesi che le dipendenze del progetto possono portare a rischi, ma in modi diversi. Come abbiamo già detto, ogni assunzione ha un potenziale di rischio, poiché c'è sempre la possibilità che non sia valida. Nella maggior parte dei casi, le ipotesi si applicano alla totalità dei progetti. Ad esempio, si presume che i membri del team del progetto raggiungano le attività cardine senza ritardi, ma la probabilità che non lo facciano è un rischio.

Le dipendenze, invece, indicano il rischio legato a due o più attività interconnesse. Supponiamo che, per passare alla fase di lancio, un progetto richieda prima l'approvazione finale delle parti interessate chiave, che i project manager assumono di ottenere in tempo.

In questo caso, l'attività di approvazione è una "dipendenza", in quanto il suo ritardo può posticipare l'intera Sequenza di lancio del progetto, quindi si tratta di un rischio piuttosto pesante.

Ipotesi, rischi e vincoli del progetto: Un confronto tra le due cose

I presupposti, i rischi e i vincoli del progetto sono concetti che si sovrappongono, quindi facciamo un po' di chiarezza. 🔦

Concentriamoci sui rischi e sui vincoli singolarmente, a scopo di confronto.

Ipotesi vs. rischi del progetto

Sia le ipotesi che i rischi vengono notati prima dell'inizio di un progetto. La differenza sta nel fatto che si vuole che le ipotesi siano valide per l'esito positivo del progetto nel suo complesso. Tuttavia, è l'opposto per rischi del progetto -Se si concretizzano, metteranno a rischio il progetto, quindi è necessario un piano di project management per ridurre la probabilità di ogni rischio documentato.

Ipotesi e vincoli del progetto

I vincoli del progetto sono limiti preesistenti di cui bisogna tener conto quando si formulano le ipotesi del progetto. A differenza delle ipotesi, che possono essere vere o meno, i vincoli sono certi. Secondo il Project Management Institute, ci sono sei tipi di vincoli del progetto:

1. Budget
2. Tempo
3. Ambito
4. Qualità
5. Benefici
6. Rischi

Identificate le ipotesi e i vincoli fin dalle prime fasi del progetto fase di avvio . Ogni ipotesi di progetto aiuta a pianificare e a guidare la direzione da seguire, mentre i vincoli del progetto sono come dei limiti che ci permettono di muoverci nella corsia giusta.

3 Migliori strategie per la gestione delle ipotesi di progetto

Ecco tre consigli e strategie approvati dagli esperti per aiutarvi a gestire le ipotesi di progetto durante tutto il ciclo di vita del progetto. 🌻

1. Sfruttate strumenti di qualità per la gestione delle attività e del project management

Se volete gestire le ipotesi come un professionista, dovete usare uno strumento che vi aiuti a visualizzare i flussi di lavoro per individuare i rischi, ad avere una visione d'insieme del budget del progetto e delle risorse umane e ad apportare modifiche al volo.

Se trovare tutte queste opzioni in un unico strumento vi sembra impossibile, è solo perché non avete visto che cosa ClickUp da fare!

ClickUp è uno dei migliori sistemi di valutazione strumenti per il project management sul mercato, perché offre opzioni che consentono di zoomare sui dettagli del micro progetto e di tenere d'occhio il quadro generale. 😍

Avviate il vostro progetto nel modo giusto con la suite ClickUp Project Management

Tutto ciò che serve per identificare le ipotesi di progetto e gestirle è disponibile all'interno della suite ClickUp Project Management ClickUp Project Management pacchetto di funzionalità/funzione.

Iniziamo con Documenti di ClickUp -Questa opzione di knowledge management può aiutarvi a creare, modificare, condividere e archiviare tutta la documentazione relativa al progetto, dal piano e dalla carta del progetto fino alla documentazione di progetto procedure operative standard (SOP) . Questa è anche un'opzione eccellente se avete bisogno di documentare le ipotesi, i rischi e le loro deviazioni in un unico posto.

Semplificate la collaborazione del team con ClickUp Docs grazie a tag, commenti e assegnazione di attività

Troverete ClickUp Brain è un potente assistente di scrittura IA all'interno di ClickUp Documenti. Con esso è possibile fare brainstorming, scrivere testi o riepilogare/riassumere testi per risparmiare tempo e aumentare la produttività.

ClickUp Brain dispone di una comoda funzionalità denominata Strumenti di IA che consente di utilizzare oltre 100 prompt basati sulla ricerca per una varietà di attività in team interfunzionali. Per istanza, se scegliete l'opzione Project team, vedrete prompt personalizzabili come Create scope document e Create a project risk management planan, che vi aiuteranno a definire i presupposti del vostro progetto.

Utilizzate gli strumenti di ClickUp AI per accedere ai prompt di project management per semplificare il lavoro

Inoltre, se volete che voi e i vostri stakeholder abbiate chiarezza sulle ipotesi e le scadenze del progetto, utilizzate Visualizzazioni ClickUp . Sono disponibili 15+ opzioni per osservare i progetti da diverse prospettive, identificare ipotesi stabili o false e individuare dipendenze e rischi in modo proattivo.

Utilizzate il Vista Elenco per organizzare i flussi di lavoro o la vista Vista Bacheca per ordinare le attività in base al livello di completamento. Sfruttate le visualizzazioni avanzate come la vista Vista Carico di lavoro per gestire il carico di lavoro del proprio team o la vista Vista Gantt per tenere traccia dei vincoli e delle dipendenze del progetto su una sequenza temporale regolabile e attivabile con il drag-and-drop.

Avete bisogno di discutere i rischi con i team più velocemente? Utilizzate il Visualizzazione chattare per comunicare con il proprio team senza lasciare ClickUp, riducendo al minimo la necessità di lunghe riunioni e di di passare da un contesto all'altro .

Personalizzate le Visualizzazioni di ClickUp per aiutare il vostro team a rimanere allineato, indipendentemente dallo stile di lavoro di ciascuno

2. Tenere un registro delle ipotesi

Pensate a un registro delle ipotesi come a un diario del project manager: è qui che registrerete tutte le ipotesi fatte dalla fase di pianificazione del progetto fino alla fase di realizzazione esecuzione del progetto .

Avere tutte le ipotesi del progetto in un unico posto vi aiuterà a monitorarle, a controllarne la validità e ad apportare modifiche quando necessario.

Utilizzate i modelli di ClickUp per mantenere diligentemente i registri delle ipotesi

ClickUp offre oltre 1.000 modelli per vari scopi, tra cui il mantenimento dei registri delle assunzioni. Questi modelli sono dotati di sezioni predefinite e servono come scorciatoia per una documentazione di qualità.

Se si desidera gestire le ipotesi del progetto, si consiglia di consultare il sito Valutazione del rischio di ClickUp e modelli di valutazione del progetto .

Ad esempio, il modello Modello di matrice decisionale della griglia delle ipotesi di ClickUp è perfetto per organizzare i registri delle ipotesi di progetto in base ai fattori di rischio e incertezza.

Utilizzare il modello di matrice decisionale ClickUp Assumption Grid per classificare le ipotesi e determinare i rischi

Potete utilizzare i campi personalizzati del modello per specificare le vostre ipotesi, aggiungere attributi a ciascuna di esse e spiegarne l'impatto sui criteri decisionali. La funzionalità/funzione di aggiornamento in tempo reale consente di tenere informati gli stakeholder di tutte le modifiche apportate.

Da fare una volta terminate le assunzioni, utilizzare l'opzione Modello di pianificazione del progetto di ClickUp per suddividere il progetto, organizzare attività e risorse e monitorare lo stato di avanzamento per verificare la correttezza delle ipotesi.

Il modello di pianificazione del progetto di ClickUp consente di gestire le comunicazioni, lo stato di avanzamento e la consegna per raggiungere gli obiettivi

3. Monitorate costantemente le vostre ipotesi

Documentare le ipotesi non è sufficiente. Con lo stato di avanzamento del progetto, alcune ipotesi si riveleranno corrette, mentre altre potrebbero risultare non valide. Ciò significa che il piano del progetto potrebbe cambiare e che dovrete pensare in fretta per modificare i flussi di lavoro del team.

Ecco perché, in qualità di project manager, dovete monitorare costantemente il vostro elenco di ipotesi di progetto e tenere d'occhio gli eventi inaspettati. Questo vi aiuterà a individuare i più piccoli cambiamenti e a modificare la vostra rotta di conseguenza.

Utilizzo di ClickUp per il monitoraggio e la gestione delle ipotesi

ClickUp offre un intervallo di soluzioni per identificare le ipotesi di progetto che si rivelano non vere. Per istanza, si possono impostare Automazioni di ClickUp per inviare un avviso in caso di modifiche alle ipotesi e ai vincoli critici.

Supponiamo che il presupposto sia che una certa attività richieda 50 ore: potete configurare una semplice automazione che vi invii una notifica se il tempo monitorato dell'attività supera le 50 ore.

Automazioni per la creazione di attività in ClickUp

Inoltre, visualizzare le metriche del progetto e condurre l'analisi delle ipotesi con ClickUp Dashboard **Scegliete tra oltre 50 schede per personalizzare il vostro dashboard e presentare i dati numerici o visivi di vostro interesse. La visualizzazione delle ipotesi dei progetti precedenti può aiutare a pianificare i progetti futuri e a minimizzare le deviazioni.

Monitoraggio in tempo reale dello stato di formazione dell'abitudine con ClickUp Dashboard

Superare le sfide dell'assunzione del progetto

Coordinare le ipotesi di progetto non è un'impresa facile: ci sono un numero di sfide che potrebbero rallentare e compromettere l'esito positivo del progetto.

Ecco alcune sfide comuni e i modi per superarle:

Incertezza

Questo è il problema numero uno del mantenimento delle ipotesi di progetto: non si può sapere se si realizzeranno o meno. Purtroppo, non c'è modo di battere l'incertezza, che è insita in ogni ipotesi di progetto.

Tuttavia, è possibile gestire meglio le incertezze comunicandone l'impatto con i team e gli stakeholder, documentando ogni decisione presa e azione intrapresa e monitorando attentamente la Sequenza del progetto.

Scarsi flussi di comunicazione

La mancanza di comunicazione tra i membri del team può portare a incomprensioni e ritardi nel progetto. Per ovviare a questo problema, è necessario assicurarsi che il personale non abbia paura di parlare e di esprimere le proprie preoccupazioni, soprattutto quando si tratta di aspetti come la gestione delle risorse e i tempi di consegna. Se lavorate da remoto, utilizzate strumenti come ClickUp che consentono una comunicazione trasparente e in tempo reale senza la necessità di riunioni tese e troppo formali.

Bonus: Utilizzate Lavagne online ClickUp per fare brainstorming sulla gestione delle risorse con team interfunzionali in tempo reale. Queste lavagne digitali consentono di disegnare, scrivere testi, aggiungere e collegare forme e creare attività in un'impostazione più rilassata che favorisce la comunicazione.

Mancanza di volontà di cambiare e adattarsi

Sia i project manager che gli stakeholder devono essere flessibili e disposti ad apportare cambiamenti in corso d'opera per adottare nuove ipotesi. La mancanza di volontà di fare ciò da entrambe le parti può influenzare i risultati del progetto.

Quando si gestiscono le ipotesi nel project management, assicurarsi che tutti i soggetti coinvolti comprendano le conseguenze del mancato adattamento ai cambiamenti. Organizzate riunioni regolari con le parti interessate, tenetele aggiornate e spiegate il motivo di ogni azione e decisione.

Gestire le ipotesi di progetto con ClickUp

Il coordinamento delle ipotesi di progetto è uno dei pilastri della gestione del progetto dell'esito positivo di un project management . Senza ipotesi, non è possibile stimare i risultati del progetto o determinare gli obiettivi in modo realistico.

Come $$$a strumento gratuito per il project management ClickUp offre tutto ciò che serve per tenere un registro delle ipotesi di progetto, collaborare con i team e le parti interessate e identificare dipendenze, vincoli e rischi in modo gratuito. Iscriversi a ClickUp oggi e scopri come la soluzione ti aiuta a passare dalle ipotesi all'esito positivo. 🦋