Il processo di onboarding può determinare il successo di un nuovo dipendente nel suo ruolo.
Nella sua 2023 ricerca la società di consulenza Korn Ferry ha condotto un'indagine sui dipendenti che hanno lasciato il lavoro entro sei-dodici mesi. Tra i motivi della loro decisione, gli intervistati hanno citato fattori come la sensazione di essere scollegati dalla cultura aziendale e una scarsa esperienza di onboarding.
La documentazione relativa all'onboarding può aiutarvi a essere scrupolosi e trasparenti con i vostri nuovi assunti fin dal primo giorno. Oltre ai moduli fiscali e ai contratti di lavoro obbligatori, ci sono molti altri documenti di onboarding utili da considerare. Se preparati e organizzati meticolosamente, possono aiutare i dipendenti a orientarsi nel nuovo ambiente di lavoro senza sforzo. 🧭
In questo articolo parleremo dei vari tipi di documenti da includere nel processo di onboarding, dai moduli legali e fiscali agli organigrammi, ai manuali dei processi e agli accordi di non divulgazione. Presenteremo inoltre una piattaforma completa per la produttività e la gestione dei progetti che rende la creazione e l'organizzazione dei documenti di onboarding una passeggiata.
Importanza dei documenti di onboarding per i dipendenti
Simile a l'inserimento del cliente l'onboarding dei dipendenti è il processo di assimilazione di un nuovo assunto in un'organizzazione. Aiuta il dipendente a prepararsi per il lavoro e lo introduce alla cultura aziendale.
Un processo processo di inserimento dei dipendenti può stimolare la motivazione, la produttività e la soddisfazione sul lavoro. Inoltre, le aziende che hanno processi di onboarding ben congegnati hanno solitamente tassi di turnover più bassi.
La documentazione svolge un ruolo fondamentale nel processo di onboarding. In genere viene preparata da un risorse umane (HR) specialista, manager o proprietario dell'azienda.
Oltre a essere un requisito legale, i documenti di onboarding possono rendere più efficiente l'integrazione. Aiutano il dipendente a conoscere l'azienda e il ruolo in modo rapido e accessibile, supportandolo durante e dopo l'onboarding. 📃
Documenti di onboarding legali e fiscali
I moduli legali dovrebbero essere i primi della lista dei documenti di onboarding per i nuovi assunti. Completateli entro pochi giorni dalla data di inizio del rapporto di lavoro per evitare problemi legali e multe.
Modulo fiscale W-4
Il dipendente deve compilare un modulo federale per l'imposta sul reddito chiamato W-4. In questo modo, il dipendente specifica il proprio status di sostituto d'imposta, influenzando contributi come la Social Security e il Medicare.
Il modulo W-4 informa l'Internal Revenue Service (IRS) su quanto detrarre dalla busta paga del dipendente. Consente inoltre di sapere come ripartire l'importo tassato. 💵
Prima di ogni busta paga, controllate il modulo W-4 più recente per assicurarvi che sia in linea con le scelte del dipendente. È inoltre necessario conservare i documenti fiscali di tutti i dipendenti per almeno quattro anni dopo la scadenza o il pagamento dell'ultimo importo delle imposte (se successivo).
modulo fiscale W-4 dello Stato ###
La maggior parte degli Stati applica un'imposta sul reddito. I seguenti nove richiedono anche ai vostri nuovi dipendenti di compilare un certificato di ritenuta alla fonte dello Stato:
- Alaska
- Florida
- Nevada
- New Hampshire
- Sud Dakota
- Tennessee
- Texas
- Washington
- Wyoming
Modulo I-9 e documentazione di idoneità al lavoro
Il modulo I-9 conferma l'idoneità del nuovo dipendente a lavorare negli Stati Uniti, che dipende dalla sua cittadinanza, residenza, visto e stato di immigrazione.
Il dipendente deve compilare il modulo e restituirlo entro tre giorni dalla data di inizio del rapporto di lavoro.
Inoltre, deve fornirvi i documenti di idoneità al lavoro, quali:
- Certificato di nascita
- Passaporto
- Carta di soggiorno
Esaminate il modulo e i documenti per verificare se soddisfano tutti i requisiti. Non è necessario presentarli, ma è necessario tenerli in archivio nel caso in cui un funzionario dell'immigrazione li richieda.
Documenti di ingresso specifici per l'azienda
I seguenti documenti consentono ai nuovi dipendenti di familiarizzare con le politiche, la cultura, le persone, gli eventi e il marchio dell'azienda.
Manuale del dipendente
Un manuale per i dipendenti serve come enciclopedia delle informazioni aziendali essenziali. Siate scrupolosi e usate un linguaggio chiaro nel crearlo, ma non sommergete i dipendenti di informazioni.
Alcuni degli elementi più comuni del manuale per i dipendenti sono:
- **Un buon manuale per i dipendenti fornisce ai dipendenti una panoramica dell'azienda, dei suoi obiettivi e dei suoi valori
- Informazioni sull'impiego: Include orari di lavoro , le politiche di orario e di straordinari, le politiche di licenziamento e di dimissioni e altri aspetti tecnici
- Politiche di sicurezza: Discute le pratiche di sicurezza e le procedure di emergenza dell'azienda
- **Politica di gestione dei rischi: un manuale per i dipendenti spiega come l'azienda gestisce gli incidenti sul posto di lavoro, i disastri ambientali e altri inconvenienti
- Codice di condotta sul posto di lavoro: Fornisce le linee guida per il comportamento sul posto di lavoro, come il codice di abbigliamento o le politiche antidiscriminazione e anti-molestie
- Informazioni sulla gestione delle prestazioni: Discute i criteri che l'azienda utilizza per valutare le prestazioni, ilrevisione delle prestazioni e i potenziali risultati, ad esempio promozioni e misure disciplinari
Una volta letto il manuale, il dipendente deve firmare il modulo di accordo. ✍️
Organigramma
Un organigramma introduce il dipendente alla struttura dell'azienda. L'organigramma deve presentare i nomi dei dipendenti, le loro mansioni e i loro referenti. Può facilitare la comunicazione interna e interfunzionale. Se il nuovo dipendente ha una domanda, saprà a chi indirizzarla guardando il grafico. 👥
Linee guida del marchio
Ogni azienda ha un modo unico e coerente di rappresentarsi. 🖼️
Il documento sulle linee guida del marchio istruisce il nuovo dipendente sull'applicazione appropriata dei loghi, sui caratteri e gli schemi di colore accettati e sul tono di scrittura da utilizzare per i materiali di marketing o per le comunicazioni esterne.
Calendario aziendale
Da riunioni e scadenze cruciali a vacanze e eventi di team building il calendario aziendale consente al nuovo dipendente di conoscere le attività quotidiane. Permette loro di pianificare il futuro e di sincronizzare i loro impegni personali con quelli dell'azienda. 🗓️
Documenti di ingresso specifici per il lavoro
Utilizzate i documenti di onboarding elencati di seguito per aiutare il dipendente a prepararsi al nuovo ruolo.
Lettera di offerta di lavoro e contratto di lavoro
Al momento del colloquio di lavoro potete offrire la posizione al candidato, ma dovete darvi da fare per iscritto.
La lettera d'offerta di lavoro delinea le informazioni sul ruolo del nuovo assunto, come il titolo del lavoro, la data d'inizio, le aspettative, la retribuzione e i benefit. Il dipendente deve leggerla attentamente e firmarla per accettarne ufficialmente i termini. Contratti con i dipendenti Sono solitamente più approfonditi. Possono includere informazioni sull'orario di lavoro, sulle mansioni, sulle politiche, sulla riservatezza e sulle condizioni di licenziamento. Sono simili ai manuali per i dipendenti, ma sono più concisi e specifici per il ruolo del dipendente.
Manuali di processo
Un'altra voce fondamentale della lista di controllo per l'inserimento dei dipendenti è la documentazione del processo .
A seconda della natura del ruolo, i manuali di processo possono avere l'aspetto di linee guida generali o dettagliate procedure operative standard (SOP) . Queste ultime sono istruzioni passo-passo su come eseguire processi ripetitivi e risolvere problemi.
L'importanza di questi documenti per i dipendenti non può essere sottovalutata. Con un'adeguata documentazione dei processi, sia i dipendenti nuovi che quelli esistenti hanno a disposizione una base di conoscenze a cui fare riferimento in caso di dubbi. Può ridurre la necessità di chiamate e riunioni, rendendo il lavoro più mirato ed efficiente.
Per i nuovi dipendenti, considerate la possibilità di creare una documentazione separata piani di formazione . Questi documenti devono spiegare cosa il dipendente può aspettarsi nei primi mesi nel nuovo ruolo. Devono inoltre definire come le mansioni possono cambiare man mano che il dipendente acquisisce esperienza e i criteri per l'avanzamento a ruoli superiori. Mentre il nuovo mentre il nuovo dipendente è in formazione , gli si offre il supporto di un pari o di un mentore. 👐
Documenti relativi a buste paga e benefit
Preparate questi documenti per consentire una compensazione omogenea e favorire la trasparenza dei benefit.
Modulo di deposito diretto
Se intendete pagare il dipendente depositando i fondi direttamente sul suo conto bancario, è necessario che il dipendente compili un modulo di deposito diretto. Questo modulo consente di raccogliere le informazioni necessarie per elaborare i pagamenti, come i dettagli del conto bancario e le preferenze del dipendente. 🏦
Assicuratevi di raccogliere questi dati ben prima della prima busta paga, in modo da poterla elaborare in tempo.
Panoramica dei benefici
Sebbene sia necessario essere chiari sui benefit offerti dall'azienda fin dall'inizio, è meglio creare un documento che possa servire come punto di riferimento comune. In questo documento, includete informazioni quali:
- Tempo libero: dettagliare i termini didella politica aziendale in materia di PTO. Fate sapere ai dipendenti quali sono i giorni di ferie, quanti giorni di ferie retribuite hanno a disposizione e come richiedere il congedo
- **Se l'FMLA è applicabile, i dipendenti possono richiedere un congedo per questioni mediche o familiari. La documentazione di ingresso deve informare i dipendenti sull'ammissibilità e sulle condizioni del congedo. È inoltre necessario conservare le registrazioni di tutte le richieste nel caso in cui il Dipartimento del Lavoro le richieda
- **Se la vostra azienda offre un'assicurazione sanitaria, dovete fornire al nuovo dipendente una documentazione che ne illustri i termini
- 401(k) e altri piani pensionistici: Il 401(k) è un piano di risparmio pensionistico che offre specifici vantaggi fiscali per il dipendente e il datore di lavoro, motivo per cui è una scelta comune. Qualunque sia il piano pensionistico offerto, è necessario descriverlo nella documentazione di onboarding
- **Altre prestazioni: alcune aziende offrono prestazioni aggiuntive, come un budget per le attrezzature tecnologiche o un fondo per lo sviluppo professionale. Se questo è il vostro caso, spiegate il benefit in modo dettagliato e fornite gli importi esatti nella documentazione di ingresso
Moduli e accordi vari
A seconda delle politiche della vostra azienda, potreste voler includere questi documenti aggiuntivi nel processo di onboarding.
Modulo di contatto di emergenza
Il modulo di contatto per le emergenze è indispensabile per la strategia di gestione del rischio di qualsiasi azienda. Indica a chi rivolgersi in caso di incidente. Il modulo è particolarmente importante se il lavoro del dipendente comporta attività potenzialmente pericolose.
Chiedete al nuovo dipendente di indicare almeno due persone nel modulo e di includere i loro numeri di telefono e indirizzi e-mail.
Accordo di non divulgazione (NDA)
Se la vostra azienda gestisce informazioni riservate, dovreste preparare un accordo di non divulgazione (NDA), sia che siate l'inserimento dei clienti o dipendenti.
Firmando questo documento, il dipendente si impegna a salvaguardare i dati sensibili con cui lavora. Se l'NDA viene violato, l'azienda può intraprendere azioni legali. 🔏
Contratto di non concorrenza
Un accordo di non concorrenza firmato impedisce al dipendente di partecipare ad attività che possono ostacolare il vantaggio competitivo dell'azienda per un certo periodo dopo la fine del rapporto di lavoro. Tali attività possono includere il lavoro per un concorrente o l'avvio di un'attività concorrente.
L'accordo o la clausola di non concorrenza è fondamentale quando l'azienda ha sviluppato conoscenze, relazioni o tecnologie proprietarie. Garantisce che il dipendente non possa utilizzare la sua esperienza con l'azienda per avvantaggiare un concorrente.
Test antidroga e politica di controllo dei precedenti
Se il lavoro richiede test antidroga o controlli dei precedenti penali, includete una descrizione dettagliata dei requisiti nella documentazione di onboarding. Una volta che il dipendente ha inviato le registrazioni o i risultati dei test, teneteli a portata di mano in caso di future verifiche di conformità. Assicuratevi che l'accesso a questi dati sensibili sia limitato.
Documento di consenso del dipendente
Un documento di consenso del dipendente può avere molte applicazioni. Assicura che il dipendente comprenda e accetti un'azione specifica, ad esempio:
- Raccolta e utilizzo di informazioni personali
- Partecipazione a programmi di formazione o sviluppo
- Controlli sul passato e test antidroga
- Monitoraggio delle comunicazioni
- Modifiche al contratto di lavoro
Creazione e organizzazione dei documenti di onboarding
Sebbene la documentazione debba essere completa, non deve sopraffare il nuovo dipendente. Per questo è essenziale creare un piano per introdurre gradualmente i documenti di onboarding rispettando le normative.
Ad esempio, la sezione due del modulo I-9 deve essere completata entro la fine del terzo giorno di lavoro, quindi dovrebbe essere una delle vostre principali priorità. D'altro canto, il calendario aziendale non è né un requisito legale né cruciale per il processo di integrazione del dipendente, quindi potete occuparvene settimane dopo l'inizio del rapporto di lavoro.
Per la preparazione, la distribuzione e l'organizzazione della documentazione, uno strumento di produttività adeguato può essere un salvavita. Può essere qualsiasi cosa, da un sistema di gestione delle risorse umane (HRMS) e software di onboarding a un software all-in-one software di gestione del progetto come ClickUp . 🛠️
ClickUp è una potente piattaforma per la gestione delle questioni HR e della documentazione. Scoprite alcuni dei modi in cui potete trarre vantaggio da questa piattaforma Suite HR di seguito.
Creare documenti accattivanti in modo efficiente
Utilizzate il versatile strumento di modifica e formattazione del testo di ClickUp per creare i vostri documenti Documenti ClickUp consente di creare manuali, wiki e altri documenti accattivanti a scopo di onboarding. Funziona come un editor di testo standard, ma dispone di numerose opzioni di formattazione. È possibile aggiungere i seguenti elementi per rendere il testo più accattivante:
- Segnalibri
- Tabelle
- Banner con codice colore
- Pulsanti
- Tavola dei contenuti
Una volta che il testo è pronto, inviatelo ad altri per la revisione. Create un link condivisibile, regolando le autorizzazioni per i diversi livelli di accesso. Voi e i vostri colleghi potrete modificare il documento in modo collaborativo e in tempo reale.
Ottimizzate i vostri risultati per raggiungere più velocemente contenuti migliori utilizzando il reprompting in ClickUp AI
Avete il blocco dello scrittore? Sfruttate la potenza di ClickUp AI è un pratico assistente di scrittura AI. Può dare idee, aiutare a creare documenti più velocemente e garantire che siano professionali e organizzati.
Organizza i documenti alla perfezione
Gestisci tutta la documentazione e il lavoro all'interno del tuo spazio di lavoro aziendale
L'onboarding comporta una grande quantità di documenti. È possibile renderlo più gestibile con Gerarchia dei progetti di ClickUp , creazione di un database strutturato e scalabile.
Aggiungete uno spazio di lavoro aziendale, suddividetelo in spazi dedicati ai diversi reparti o team e regolate le autorizzazioni per ciascuno di essi.
Trasformate i documenti in attività, assegnateli e pianificateli e fornite tutte le informazioni pertinenti nella descrizione
Trasformare i documenti in compiti e sottocompiti. Organizzateli in Elenchi e Cartelle per progetti diversi, titoli di lavoro, aree geografiche e altri fattori rilevanti. È possibile assegnare e pianificare le attività, nonché aggiungere descrizioni, stati, tag di priorità, liste di controllo e commenti.
Con una base di conoscenze così completa ma organizzata, i nuovi assunti possono accedere rapidamente a qualsiasi informazione. Non avranno dubbi su ciò che devono fare, quando farlo e come farlo.
Pianificare e monitorare l'intero processo di assunzione
Con Le funzionalità di gestione delle attività di ClickUp vi consente di pianificare e controllare la maggior parte dei processi HR. ClickUp può essere il vostro database di candidati e dipendenti, consentendovi di recuperare qualsiasi informazione o documento in pochi clic. 🖱️
Quando assumete, aggiungete i candidati al vostro spazio. Presentare Campi personalizzati per visualizzare rapidamente lo stato della loro candidatura, la fascia di retribuzione e il curriculum, documenti legali e altri elementi.
Le oltre 15 visualizzazioni di ClickUp offrono alle organizzazioni una soluzione da parete a parete per ogni squadra
Sfruttare Le oltre 15 visualizzazioni di ClickUp per gestire diversi aspetti del reclutamento e dell'onboarding. Ad esempio, è possibile:
- UtilizzareLavagne ClickUp per progettare le pipeline di reclutamento e onboarding insieme al vostro team
- Visualizzare e tenere traccia delle pianificazioni conLa vista Gantt di ClickUp oVista Timelineaggiungere le dipendenze delle attività per creare flussi di lavoro semplificati
- CreareVista modulo ClickUp per raccogliere tutti i dati necessari dai candidati e dai nuovi assunti
- Fornite supporto ai nuovi dipendenti e prendete decisioni efficaci in materia di assunzioni con l'applicazioneClickUp Chat Non sapete come iniziare a organizzare il vostro spazio di lavoro? ClickUp ha oltre 1.000 modelli per una configurazione rapida e indolore.
Il Modello di lista di controllo di ClickUp Onboarding può essere un semplice promemoria della documentazione cruciale da raccogliere e distribuire. Altri modelli più generici sono il modello Modello di inserimento dei dipendenti di ClickUp e il Modello di inserimento dei nuovi assunti di ClickUp . Sentitevi liberi di personalizzarli in base alle esigenze della vostra azienda. 💖
Gestite i documenti e i processi di onboarding in modo semplice con ClickUp
I documenti di onboarding sono una parte fondamentale dell'orientamento dei dipendenti. Quando la documentazione è sistemata, il resto del processo di assunzione e di onboarding va al suo posto. Garantirete la conformità alla legge e darete ai nuovi assunti un'unica fonte di verità a cui rivolgersi in caso di dubbi, evitando malintesi e favorendo la trasparenza.
Con uno strumento completo come ClickUp, potete organizzare la documentazione, pianificare e ottimizzare l'intero processo di onboarding e garantire ai vostri nuovi dipendenti le migliori possibilità di successo nei ruoli che andranno a ricoprire iscriviti oggi . 🌟