Documenti di onboarding indispensabili per garantire un'integrazione senza problemi dei nuovi assunti

Il processo di onboarding può determinare l'esito positivo del ruolo di un nuovo dipendente.

Nella sua 2023 ricerca la società di consulenza Korn Ferry ha sondato i dipendenti che hanno lasciato il lavoro entro sei-dodici mesi. Tra i motivi della loro decisione, gli intervistati hanno menzionato fattori come la sensazione di essere scollegati dalla cultura aziendale e una scarsa esperienza di onboarding.

La documentazione relativa all'onboarding può aiutarvi a essere scrupolosi e trasparenti con i vostri nuovi assunti fin dal primo giorno. Oltre ai moduli fiscali e ai contratti di lavoro obbligatori, ci sono molti altri documenti di onboarding utili da considerare. Se preparati e organizzati meticolosamente, possono aiutare i dipendenti a orientarsi nel nuovo ambiente di lavoro senza sforzo. 🧭

In questo articolo parleremo dei vari tipi di documenti da includere nel processo di onboarding, dai moduli legali e fiscali ai grafici, ai manuali dei processi e agli accordi di non divulgazione. Presenteremo anche una piattaforma completa per la produttività e il project management che rende la creazione e l'organizzazione dei documenti di onboarding una passeggiata.

Importanza dei documenti di onboarding per i dipendenti

Simile a l'inserimento del cliente l'onboarding dei dipendenti è il processo di assimilazione di un nuovo assunto in un'organizzazione. Aiuta il dipendente a prepararsi per il lavoro e lo introduce alla cultura aziendale.

Un'attività senza problemi processo di inserimento dei dipendenti può stimolare la motivazione, la produttività e la soddisfazione sul lavoro. Inoltre, le aziende che hanno processi di onboarding ben congegnati hanno solitamente tassi di turnover più bassi.

La documentazione ha un ruolo fondamentale nel processo di onboarding. In genere viene preparata da un risorse umane (HR) specialista, manager o titolare dell'azienda.

Oltre a essere un requisito legale, i documenti di onboarding possono rendere più efficiente l'integrazione. Aiutano il dipendente a conoscere l'azienda e il ruolo in modo rapido e accessibile, supportandolo durante e dopo l'onboarding. 📃

Documenti di onboarding legali e fiscali

I moduli legali dovrebbero essere i primi nell'elenco dei documenti di onboarding per i nuovi assunti. Completateli entro pochi giorni dalla data di inizio del rapporto di lavoro per evitare problemi legali e multe.

Modulo fiscale W-4

Il dipendente deve completare un modulo federale per l'imposta sul reddito chiamato W-4. Da fare per specificare il proprio stato di ritenuta fiscale, influenzando i contributi come la sicurezza sociale e il Medicare.

Il modulo W-4 informa l'Internal Revenue Service (IRS) sull'importo da detrarre dalla busta paga del dipendente. Consente inoltre di sapere come ripartire l'importo tassato. 💵

Rivedere il modulo W-4 più recente prima di ogni busta paga per assicurarsi che sia in linea con le scelte del dipendente. È inoltre necessario conservare i documenti fiscali di tutti i dipendenti per almeno quattro anni dopo la scadenza o il pagamento dell'ultimo importo delle imposte (se successivo).

modulo fiscale W-4 dello Stato ###

La maggior parte degli Stati applica un'imposta sul reddito. I seguenti nove richiedono anche ai vostri nuovi dipendenti di compilare un certificato di ritenuta alla fonte dello Stato:

1. Alaska
2. Florida
3. Nevada
4. New Hampshire
5. Sud Dakota
6. Tennessee
7. Texas
8. Washington
9. Wyoming

Modulo I-9 e documentazione sull'idoneità al lavoro

Il modulo I-9 conferma l'idoneità del nuovo dipendente a lavorare negli Stati Uniti, che dipende dalla sua cittadinanza, residenza, visto e stato di immigrazione.

Il dipendente deve completare il modulo e restituirlo entro tre giorni dalla data di inizio.

Inoltre, deve fornirvi i documenti di idoneità al lavoro, quali:

• Certificato di nascita
• Passaporto
• Scheda di residenza

Rivedete il modulo e i documenti per verificare se soddisfano tutti i requisiti. Non è necessario presentarli, ma è necessario tenerli in archivio nel caso in cui un funzionario dell'immigrazione li richieda.

Documenti di ingresso specifici per l'azienda

I seguenti documenti consentono ai nuovi dipendenti di familiarizzare con le politiche, la cultura, le persone, gli eventi e il marchio dell'azienda.

Manuale del dipendente

Un manuale per i dipendenti serve come enciclopedia delle informazioni aziendali essenziali. Siate scrupolosi e usate un linguaggio chiaro nel crearlo, ma non sommergete i dipendenti di informazioni.

Alcuni degli elementi più comuni del manuale per i dipendenti sono:

1. **Un buon manuale per i dipendenti fornisce ai dipendenti una panoramica dell'azienda, dei suoi obiettivi e dei suoi valori
2. Informazioni sull'impiego: Includeorari di lavoro, le politiche di orario e di straordinari, le politiche di licenziamento e di dimissioni e altri aspetti tecnici
3. Politiche di sicurezza: Discute le pratiche di sicurezza e le procedure di emergenza dell'azienda
4. **Politica di gestione dei rischi: un manuale per i dipendenti spiega come l'azienda gestisce gli incidenti sul lavoro, i disastri ambientali e altri inconvenienti
5. Codice di condotta sul luogo di lavoro: Fornisce le linee guida per il comportamento sul luogo di lavoro, come il codice di abbigliamento o le politiche antidiscriminazione e anti-molestie
6. Informazioni sulla gestione delle prestazioni: Discute i criteri che l'azienda utilizza per valutare le prestazioni, ilrevisione delle prestazioni sequenza e potenziali risultati, ad esempio promozioni e misure disciplinari

Una volta letto il manuale, il dipendente deve firmare il modulo di accordo. ✍️

Grafico organizzativo

Un grafico organizzativo introduce il dipendente alla struttura dell'azienda. Il grafico deve presentare i nomi dei dipendenti, le loro mansioni e i loro referenti. Può facilitare la comunicazione interna e interfunzionale. Se il nuovo dipendente ha una domanda, saprà a chi indirizzarla guardando il grafico. 👥

Linee guida del marchio

Ogni azienda ha un modo unico e coerente di rappresentarsi. 🖼️

Il documento sulle linee guida del marchio istruisce il nuovo dipendente sull'applicazione appropriata dei loghi, sui font e gli schemi di colore accettati e sul tono di scrittura da utilizzare per i materiali di marketing o per le comunicazioni esterne.

Calendario aziendale

Dalle riunioni e dalle scadenze cruciali alle vacanze e ai eventi di team-building il calendario dell'azienda consente al nuovo dipendente di conoscere le attività quotidiane. Permette loro di pianificare il futuro e di sincronizzare i loro impegni personali con quelli dell'azienda. 🗓️

Documenti di ingresso specifici per il lavoro

Utilizzate i documenti di onboarding elencati di seguito per aiutare il dipendente a prepararsi al nuovo ruolo.

Lettera di offerta di lavoro e contratto di lavoro

Al momento del colloquio di lavoro potete offrire la posizione al candidato, ma dovete dare un seguito per iscritto.

La lettera d'offerta di lavoro delinea le informazioni sul ruolo del nuovo assunto, come il titolo, la data di inizio, le aspettative, la retribuzione e i benefit. Il dipendente deve leggerla attentamente e firmarla per accettarne ufficialmente i termini. Contratti con i dipendenti Sono solitamente più approfonditi. Possono includere informazioni sull'orario di lavoro, sulle mansioni, sulle politiche, sulla riservatezza e sulle condizioni di licenziamento. Sono simili ai manuali per i dipendenti, ma sono più concisi e specifici per il ruolo del dipendente.

Manuali di processo

Un'altra voce cruciale della lista di controllo per l'inserimento dei dipendenti è la documentazione del processo .

A seconda della dipendenza dal ruolo, i manuali di processo possono essere linee guida generali o dettagliate procedure operative standard (SOP) . Queste ultime sono istruzioni con passaggi su come eseguire processi ripetitivi e risolvere problemi.

L'importanza di questi documenti per i dipendenti non può essere sottovalutata. Con un'adeguata documentazione dei processi, sia i dipendenti nuovi che quelli esistenti hanno a disposizione una base di conoscenze a cui fare riferimento in caso di dubbi. Può ridurre la necessità di chiamate e riunioni, rendendo il lavoro più mirato ed efficiente.

Per i nuovi dipendenti, considerate la possibilità di creare una documentazione separata piani di formazione separati . Questi documenti devono spiegare cosa il dipendente può aspettarsi nei primi mesi nel nuovo ruolo. Devono inoltre definire come le mansioni possono cambiare man mano che il dipendente acquisisce esperienza e i criteri per l'avanzamento a ruoli superiori. Mentre il nuovo mentre il nuovo dipendente è in formazione , impostare l'assistenza da parte di un pari o di un mentore. 👐

Documenti relativi a buste paga e benefit

Preparate questi documenti per consentire una retribuzione omogenea e favorire la trasparenza dei benefit.

Modulo per il deposito diretto

Se intendete pagare il dipendente depositando i fondi direttamente sul suo account bancario, è necessario che il dipendente compili un modulo per il deposito diretto. Questo modulo consente di raccogliere le informazioni necessarie per l'elaborazione dei pagamenti, come i dettagli dell'account bancario e le preferenze del dipendente. 🏦

Assicuratevi di raccogliere questi dati ben prima della prima busta paga, in modo da poterla elaborare in tempo.

Panoramica dei benefici

Sebbene sia necessario essere chiari fin dall'inizio sui benefit offerti dall'azienda, è meglio creare un documento che possa servire come punto di riferimento comune. In questo documento, includete informazioni quali:

• Tempo libero: dettagliare i termini didella politica aziendale in materia di PTO. Fate sapere ai dipendenti quali sono i giorni di ferie, quanti giorni di ferie retribuite hanno a disposizione e come richiedere il congedo
• **Se l'FMLA è applicabile, i dipendenti possono richiedere un congedo per questioni mediche o familiari. La documentazione di ingresso deve informare i dipendenti sull'ammissibilità e sulle condizioni del congedo. È inoltre necessario conservare le registrazioni di tutte le richieste nel caso in cui il Dipartimento del Lavoro le richieda
• **Se la vostra azienda offre un'assicurazione sanitaria, dovete fornire al nuovo dipendente una documentazione che ne illustri i termini
• 401(k) e altri piani pensionistici: Il 401(k) è un piano di risparmio pensionistico che offre specifici vantaggi fiscali per il dipendente e il datore di lavoro, motivo per cui è una scelta comune. Qualunque sia il piano pensionistico offerto, è necessario descriverlo nella documentazione di onboarding
• Altre prestazioni: Alcune aziende offrono prestazioni aggiuntive, come un budget per le attrezzature tecnologiche o un fondo per lo sviluppo professionale. Se questo è il vostro caso, spiegate il benefit in modo dettagliato e fornite gli importi esatti nella documentazione di ingresso

Moduli e accordi vari

A seconda delle politiche della vostra azienda, potreste voler includere questi documenti aggiuntivi nel processo di onboarding.

Modulo per i contatti di emergenza

Il modulo per i contatti di emergenza è indispensabile per la strategia di gestione del rischio di qualsiasi azienda. Indica a chi rivolgersi in caso di incidente. Il modulo è particolarmente importante se il lavoro del dipendente comporta attività potenzialmente pericolose.

Chiedete al nuovo dipendente di nominare almeno due persone nel modulo e di includere i loro numeri di telefono e indirizzi email.

Accordo di non divulgazione (NDA)

Se la vostra azienda gestisce informazioni confidenziali, dovreste preparare un accordo di non divulgazione (NDA) se si tratta di l'inserimento dei client o dipendenti.

Firmando questo documento, il dipendente si impegna a salvaguardare i dati sensibili con cui lavora. Se l'NDA viene violato, l'azienda può intraprendere azioni legali. 🔏

Contratto di non concorrenza

Un accordo di non concorrenza firmato impedisce al dipendente di partecipare ad attività che possono ostacolare il vantaggio competitivo dell'azienda per un certo periodo dopo la fine del suo impiego. Tali attività possono includere il lavoro per un concorrente o l'avvio di un'azienda concorrente.

L'accordo o la clausola di non concorrenza è fondamentale quando l'azienda ha sviluppato conoscenze, relazioni o tecnologie proprietarie. Garantisce che il dipendente non possa utilizzare la sua esperienza con l'azienda per avvantaggiare un concorrente.

Test antidroga e politica di controllo dei precedenti

Se il lavoro richiede un test antidroga o un controllo dei precedenti penali, includete una descrizione dettagliata dei requisiti nella documentazione di onboarding. Una volta che il dipendente ha inviato i documenti o i risultati dei test, teneteli a portata di mano in caso di future verifiche di conformità. Assicuratevi che l'accesso a questi dati sensibili sia limitato.

Documento di consenso del dipendente

Un documento di consenso del dipendente può avere molte applicazioni. Assicura che il dipendente comprenda e accetti un'azione specifica, ad esempio:

• Raccolta e utilizzo di informazioni personali
• Partecipazione a programmi di formazione o sviluppo
• Controlli sul passato e test antidroga
• Monitoraggio delle comunicazioni
• Modifiche al contratto di lavoro

Creazione e organizzazione dei documenti di onboarding

Sebbene la documentazione debba essere completa, non deve sopraffare il nuovo dipendente. Per questo è essenziale creare un piano per introdurre gradualmente i documenti di onboarding rispettando le normative.

Ad esempio, la Sezione 2 del modulo I-9 deve essere completata entro la fine del terzo giorno di lavoro, quindi deve essere una delle priorità. D'altro canto, il calendario aziendale non è né un requisito legale né cruciale per il processo di integrazione del dipendente, quindi potete occuparvene settimane dopo l'inizio del rapporto di lavoro.

Quando si prepara, si distribuisce e si organizza la documentazione, uno strumento di produttività adeguato può essere un salvavita. Può trattarsi di qualsiasi cosa, da una sistema di gestione delle risorse umane (HRMS) e software di onboarding a un software all-in-one software per il project management come ClickUp . 🛠️

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