Comment migrer de Smartsheet vers ClickUp

L'interface de Smartsheet, qui ressemble à une feuille de calcul, semble simple à première vue, avec ses cellules, ses lignes et ses filtres.

Mais de nombreux nouveaux utilisateurs se plaignent de sa courbe d'apprentissage abrupte, qui crée des frictions dans les projets et réduit l'utilisation globale de la plateforme.

Les utilisateurs soulignent souvent que Smartsheet est un outil puissant une fois que l'on a maîtrisé sa courbe d'apprentissage. Cela convient aux professionnels des feuilles de calcul, mais moins aux équipes très occupées qui ont besoin d'un élan immédiat.

Et comme les migrations importantes sont risquées, il vaut mieux planifier soigneusement le changement. Oracle rapporte que plus de 80 % des projets de migration de données ne respectent pas les délais et perturbent les calendriers.

Ce guide explique comment migrer de Smartsheet vers ClickUp sans interrompre les projets : exportez proprement, mappez les colonnes vers les champs personnalisés ClickUp et importez dans une structure claire.

Nous aborderons également la manière de recréer les vues sur lesquelles s'appuient les responsables et d'ajouter des automatisations légères afin que les mises à jour soient effectuées à temps. À la fin, vous disposerez d'un environnement de travail compréhensible pour toute l'équipe.

Pourquoi les Teams passent de Smartsheet à ClickUp

Outre la courbe d'apprentissage abrupte en matière d'automatisation et de rapports, les utilisateurs mentionnent la gestion de plusieurs onglets pour suivre leur travail.

Ils constatent également que l'application mobile est moins performante que la version de bureau et rencontrent des lacunes en matière de fonctionnalités qui les obligent à changer fréquemment d'outils.

Le résultat ? Une prolifération du travail.

Les gens passent 60 % de leur temps à partager des liens, à rechercher des mises à jour et à harmoniser les données des projets entre les différentes applications plutôt qu'à faire avancer leur travail. Lorsque cela devient la norme, les chefs de projet commencent à rechercher un endroit unique pour planifier, discuter et livrer.

ClickUp relève ce défi en proposant un environnement de travail convergent basé sur l'IA qui combine projets, connaissances et chat sur une seule et même plateforme.

Considérez ClickUp comme un centre de contrôle permettant d'analyser tous les flux de travail et de prendre des décisions plus rapidement sans avoir à passer d'un outil ou d'une application tierce à l'autre. Il vous aide à

⭐ Modèle présenté

Effectuez facilement la transition grâce au modèle de plan de projet de ClickUp pour la migration des données. Un modèle de plan de projet comme celui-ci vous permet de gagner du temps et d'économiser des ressources pendant votre migration !

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Voici quelques avantages pour votre équipe :

• Une bonne préparation permet d'améliorer les performances
• Contribue à réduire les risques de rencontrer des problèmes imprévus.
• Amélioration de la communication entre les membres de l'équipe
• Identification plus facile des tâches et des jalons importants
• Le résultat d’une bonne préparation est une utilisation plus efficace des ressources.

Checklist avant la migration

Avant de transférer quoi que ce soit, vérifiez ce dont vous disposez et ce dont vous avez réellement besoin.

Un audit rapide de votre parc Smartsheet vous évite les surprises en cours d'importation et vous aide à mapper comme il se doit dans ClickUp. Consacrez une heure à cette tâche et vous gagnerez plusieurs jours par la suite.

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Étape par étape : comment migrer de Smartsheet vers ClickUp

Voici une description étape par étape de la procédure à suivre pour migrer de Smartsheet vers ClickUp et passer de votre logiciel de gestion de projet existant (en quelques secondes).

Étape 1 : exportez vos données Smartsheet

Dans l'application Smartsheet, vous pouvez exporter n'importe quelle feuille ou rapport dans les formats suivants :

Après avoir exporté une feuille ou un rapport, votre navigateur l'enregistre sur votre ordinateur. Il stocke votre fichier exporté dans un dossier en fonction des paramètres de votre navigateur.

Votre exportation n'inclut pas tout. Les regroupements et les lignes de résumé sont exclus, et les pièces jointes sont supprimées. Pour inclure les pièces jointes, vous pouvez créer une sauvegarde de la feuille à la place.

Étape 2 : Préparez vos données

Ouvrez votre fichier exporté dans Excel ou Google Sheets, normalisez les noms des colonnes et décidez quels éléments doivent être placés dans les champs personnalisés (menu déroulant, nombre, personnes) et lesquels doivent être placés dans la description de la tâche.

Vous pouvez ensuite convertir les formules en valeurs, diviser les cellules à sélection multiple en entrées distinctes et garantir la cohérence des formats de date pour les dates de début et d'échéance. Ensuite, vous pouvez remplacer les formules prédécesseurs par une simple liste d'identifiants « Dépend de » que vous pouvez recréer en tant que dépendances après l'importation.

Vérifiez ensuite que les personnes assignées correspondent aux utilisateurs réels de ClickUp, et rassemblez les pièces jointes et les commentaires que vous rajouterez si nécessaire. Enfin, supprimez les lignes archivées afin que seules les données de projet actives soient transférées.

Étape 3 : Importer les données dans ClickUp

📽️ Regarder une vidéo : Vous souhaitez configurer votre hiérarchie dans ClickUp ? Consultez ce guide des bonnes pratiques pour vous lancer :

Étape 4 : recréer les vues

Avant de commencer avec les vues, vous devez mapper les données. Le mappage consiste à faire correspondre les colonnes de votre tableur aux champs de tâches ClickUp et aux champs personnalisés. L'importateur simplifie cette opération en alignant automatiquement vos données avec les champs appropriés. Lors de l'importation de Smartsheet vers ClickUp, vous vérifierez ces correspondances pour vous assurer de leur exactitude. Tous les champs disponibles dans l'emplacement que vous avez choisi sont accessibles.

1. Grille → Vue Liste

Objectif : les deux mettent en forme les tâches sous forme de tableau/feuille de calcul.

Comment recréer :

2. Carte → Vue Tableau

Objectif : visualiser les tâches sous forme de cartes dans des colonnes (Kanban).

Comment recréer :

3. Calendrier → Affichage du calendrier

Objectif : visualiser les tâches/évènements par date.

Comment recréer :

4. Diagramme de Gantt → Vue Gantt

Objectif : planification de projet, dépendances, échéanciers

Comment recréer :

5. Rapports → Tableaux de bord

Cela vous aidera à créer des rapports personnalisés, des analyses et des aperçus de projets.

Comment recréer :

Conseils pour une transition en douceur

Étape 5 : recréer les dépendances et les automatisations dans ClickUp

1. Reconstruire les dépendances entre les tâches

2. Remplacer les formules Smartsheet par les champs/automatisations ClickUp

Vous pouvez utiliser les champs personnalisés ClickUp pour ajouter des données structurées aux tâches ClickUp (par exemple, des menus déroulants, des nombres et des dates). De plus, utilisez les champs de formule ClickUp pour effectuer des calculs, tels que des sommes, des différences ou des manipulations de chaînes, similaires aux formules Smartsheet.

Comment recréer :

Note : toutes les formules Smartsheet n'ont pas d'équivalent direct dans ClickUp, mais la plupart des calculs de base et des manipulations de chaînes de caractères sont pris en charge.

3. Définir des automatisations : création de tâches, changements de statut, attributions, règles relatives aux dates d'échéance

Les automatisations ClickUp vous permettent d'automatiser des actions répétitives, telles que la création de tâches ClickUp, la modification des statuts, l'attribution d'utilisateurs ou la mise à jour des dates d'échéance.

Comment recréer :

💡 Conseil de pro : vous pouvez également utiliser ClickUp Brain pour résumer les fils de commentaires dans un journal des modifications clair ou une checklist des prochaines étapes, afin que les concepteurs et les rédacteurs puissent voir exactement ce qui a changé entre les versions.

Étape 6 : Recréez les formulaires (si vous en utilisez).

Si vous utilisiez auparavant des formulaires dans Smartsheet pour collecter des données ou des demandes, il est maintenant temps de les recréer sous forme de formulaires ClickUp.

Commencez par identifier chaque formulaire Smartsheet et les champs qu'il contient. Dans ClickUp, accédez à la section correspondante et ajoutez une vue Formulaire ClickUp. Vous pouvez glisser-déposer les champs pour les faire correspondre à votre structure d'origine, y compris les menus déroulants, les champs de texte, les dates, etc.

Personnalisez l'apparence du formulaire, définissez les champs obligatoires et configurez les paramètres d'envoi. Les formulaires ClickUp créent automatiquement des tâches ClickUp à partir de chaque envoi, ce qui rationalise la saisie et le suivi.

Vous pouvez également partager les formulaires ClickUp via des liens publics ou les intégrer à votre site, garantissant ainsi une transition transparente pour votre équipe et les parties prenantes.

Étape 7 : Configurer les rôles et les permissions

Une fois votre structure et vos flux de travail en place, il est essentiel de définir les rôles et les permissions afin de contrôler l'accès et la collaboration.

ClickUp vous permet d'attribuer des rôles tels que propriétaire, administrateur, membre et invité, chacun avec des capacités spécifiques. Ce contrôle granulaire garantit la protection des informations sensibles tout en permettant aux bonnes personnes d'apporter leur contribution.

Installation post-migration dans ClickUp

1. Créer des tableaux de bord

Maintenant que vos tâches sont enregistrées, transformez vos rapports en une vue dynamique plutôt qu'en exportations statiques. Avec les tableaux de bord ClickUp, vous pouvez combiner des cartes pour la charge de travail, le burnup/burndown, la vitesse de sprint, le suivi du temps et le statut par assignataire.

Créez des aperçus exécutifs pour suivre la progression et le budget, puis un tableau de bord « ops » distinct pour les obstacles, les éléments en retard et la durée du cycle. Vous pouvez reproduire les mêmes synthèses que celles que vous utilisiez pour créer des rapports Smartsheet, sans avoir à jongler entre plusieurs feuilles.

2. Remplacer les formules Smartsheet par les champs/automatisations ClickUp

La plupart des calculs sur tableur deviennent des structures et des logiques dans ClickUp. Déplacez les cumuls numériques (par exemple, les points d'histoire, les coûts) vers les champs personnalisés Nombre ou Devise de ClickUp et affichez les totaux à l'aide des agrégations de cartes du tableau de bord.

Traduisez les statuts basés sur des formules en automatisations ClickUp : lorsqu'une dépendance est terminée, changez le statut en « Prêt », ou lorsqu'un champ dépasse un seuil, ajoutez une priorité et un observateur.

3. Définir des automatisations : création de tâches, changements de statut, attributions, règles relatives aux dates d'échéance

Assurez-vous que votre équipe ne passe pas son temps à surveiller le Tableau. Créez des automatisations pour :

Ajoutez une dernière couche de garde-fous, des champs obligatoires lors du changement de statut, des assignataires par défaut par liste et des tâches récurrentes pour les rituels hebdomadaires. Ainsi, votre nouvel environnement de travail reste prévisible à mesure que vous évoluez.

Smartsheet Vs. ClickUp : Quels changements ?

Passer de Smartsheet à ClickUp vous fait passer d'un modèle axé sur les feuilles de calcul à une application tout-en-un conçue pour une exécution connectée. Voici ce qui change dès le premier jour et pourquoi les chefs de projet ressentent rapidement les avantages.

Bonnes pratiques pour une migration en douceur

Considérez la migration comme un projet court et bien géré. Vous éviterez ainsi les retouches, conserverez votre élan et aiderez les chefs de projet en gestion de projet à se familiariser avec ClickUp en toute confiance.

Voici un guide pratique détaillé pour migrer de Smartsheet vers ClickUp :

✅ Commencez modestement avec une liste pilote, puis validez les mappages, avant de passer à l'échelle supérieure.

✅ Associez les colonnes aux champs personnalisés dès le départ (sélection unique, nombre, personnes) et documentez chaque choix avec une accessibilité partagée.

✅ Normalisez les dates avant l'importation afin que les dates d'échéance et les dates de début s'affichent de manière cohérente dans toutes les vues.

✅ Préservez délibérément la hiérarchie en décidant ce qui devient des tâches et ce qui devient des sous-tâches, et utilisez les relations là où il existait des lignes liées.

✅ Conservez les fichiers à proximité du travail : déplacez les pièces jointes vers les tâches afin que le contexte accompagne les ressources.

✅ Recréez uniquement les vues utilisées et archivez le reste afin de réduire le bruit dès le premier jour.

✅ Remplacez les formules par des automatisations légères et des propriétaires clairs ; vérifiez les déclencheurs dans un bac à sable.

✅ Définissez des garde-fous avec les champs obligatoires sur le changement de statut, les personnes assignées par défaut et les conventions de nommage par environnement de travail.

Enfin, prévoyez une période de double fonctionnement de 10 à 14 jours. Conservez Smartsheet en lecture seule et recueillez les commentaires dans ClickUp Docs.

Problèmes courants lors de la migration de Smartsheet vers ClickUp

Même avec une préparation solide, quelques contretemps sont normaux. Voici quelques solutions rapides que vous pouvez appliquer immédiatement.

Fonctionnalités de ClickUp qui améliorent vos flux de travail Smartsheet

ClickUp transforme les grilles statiques en modèles et hubs de gestion de projet dynamiques où les données de projet circulent entre les vues, les automatisations et l'IA. Ci-dessous, nous vous montrons comment chaque fonctionnalité améliore votre façon de planifier, de créer des tâches, de générer des rapports et de vous améliorer en continu.

Plusieurs vues ClickUp par liste

Dans ClickUp, chacune des plus de 15 vues enregistre ses propres filtres, regroupements et tris, afin que chacun puisse voir uniquement ce dont il a besoin.

Sous-tâches imbriquées et relations dans ClickUp

Transformez les livrables volumineux en une structure claire et exploitable. Vous pouvez diviser le travail en sous-tâches et ajouter des sous-tâches imbriquées (sous-tâches de sous-tâches) afin de refléter les processus réels, sans perdre le contexte ni la propriété.

Automatisations avancées de ClickUp

Les automatisations ClickUp vous permettent de remplacer les formules fragiles par une logique événementielle que vous pouvez lire en un coup d'œil.

Définissez des déclencheurs, des conditions facultatives et des actions spécifiques, puis répétez l'opération sans perturber votre système. Utilisez l'IA Automation Builder pour décrire une règle en anglais simple et laissez-le rédiger le flux de travail à votre place.

Documents ClickUp, tâches ClickUp et tableaux de bord ClickUp

Si vous abandonnez les feuilles de calcul, ClickUp vous offre un environnement de travail unique où les plans, l'exécution et les rapports cohabitent, vous évitant ainsi de passer d'un outil de documentation à une application de tâches, puis à un générateur de rapports distinct. Voici comment cela se traduit au quotidien :

ClickUp AI pour l'optimisation du flux de travail

Lorsque vous passez des mises à jour manuelles et des formules dispersées à un travail assisté par l'IA, vous réduisez les transferts et prenez des décisions plus précises.

La IA de ClickUp est spécialement conçue pour vous aider à automatiser les étapes routinières, à faire apparaître les bonnes informations au bon moment et à ajuster vos plans en fonction de l'évolution de la situation.

Modèles robustes par ClickUp

Les modèles ClickUp vous permettent de démarrer rapidement après la migration. Choisissez un modèle pour les espaces, les dossiers, les listes, les documents ou les vues, puis adaptez les champs et les statuts à vos projets.

Le centre de modèles vous permet de parcourir les cas d'utilisation (PMO, création, finances, etc.) et d'appliquer des dispositions éprouvées qui incluent déjà des vues, des tâches et des structures de rapports. Lorsque vous importez des travaux antérieurs, vous pouvez les déposer dans un environnement de travail modélisé. De cette façon, les équipes se retrouvent dans un environnement familier : des champs standardisés pour la propriété et les dates, des tableaux de bord connectés pour les synthèses de statut et des documents pour les guides et les procédures opératoires normalisées.

Le résultat : rapidité et cohérence. Vous n'avez plus besoin de reconstruire la structure à chaque fois qu'une nouvelle initiative est lancée, et votre calendrier et vos rapports restent harmonisés entre les équipes.

Comme l'explique Jessie Whitman, directrice principale des évènements chez Convene :

Pour moi, le plus grand changement apporté par Click Up a été la possibilité de personnaliser les modèles et d'assurer la cohérence de tous nos établissements, quel que soit leur emplacement, afin que l'expérience du client soit la même, quel que soit l'emplacement où il se rend.

Analysez les lacunes à l'aide du modèle d'analyse des lacunes de migration des données de ClickUp.

Obtenir un modèle gratuit

Lorsque vous effectuez une analyse des écarts, vous pouvez vous attendre aux avantages suivants :

Rôles et permissions des utilisateurs

Le modèle de rôle de ClickUp vous permet de contrôler l'accès sans ralentir la livraison. Au niveau de l'environnement de travail :

Vous avez besoin d'un contrôle plus précis ? Appliquez des permissions au niveau de l'espace, du dossier, de la liste, du document ou de la tâche pour décider qui peut créer, modifier, supprimer ou partager, afin que les utilisateurs externes ne voient que ce que votre équipe approuve.

Pour les travaux réglementés, utilisez des rôles personnalisés (dépendants du plan) afin d'adapter les droits de création/suppression, de modification en cours des champs et de partage à votre processus. Vous bénéficierez ainsi d'une collaboration claire entre les parties prenantes et réduirez les moments où vous vous demanderez « qui a modifié cela ? ».

Passez à ClickUp et bénéficiez de feuilles de calcul plus intelligentes.

Vous avez vu pourquoi les équipes dépassent les feuilles de calcul, comment préparer des exportations propres et importer avec une hiérarchie intacte pour aider tout le monde à travailler efficacement dès le premier jour.

Le principal avantage va au-delà du simple transfert des données de projet. Il réduit les changements d'outils, de sorte que les mises à jour, les discussions et les décisions se font en un seul endroit. C'est ainsi que vous gagnez du temps, que vous vous organisez à grande échelle et que vous maintenez votre élan à mesure que votre portfolio s'étoffe.

ClickUp vous offre un parcours clair, du projet pilote au déploiement, avec la possibilité d'adapter votre processus à mesure que l'équipe mûrit. Prêt à consolider le travail et à suivre la progression là où le travail se fait réellement ?

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Foire aux questions (FAQ)

Pas directement. Les exportations exportent des valeurs, pas des formules. Remplacez les calculs de la feuille par les champs personnalisés ClickUp, les agrégations des tableaux de bord ClickUp et les automatisations ClickUp (règles if/then) afin que les calculs et les mises à jour de statut soient synchronisés avec vos tâches et les données de votre projet.

Les prédécesseurs ne migrent pas automatiquement. Après l'importation, recréez les dépendances dans ClickUp (Blocage/Bloqué par), puis confirmez votre calendrier dans un diagramme de Gantt ou un échéancier. Astuce : conservez une feuille de mappage pour relier rapidement les chemins critiques et les dates d'échéance entre les tâches connexes.

Exportez par lots depuis Smartsheet, puis utilisez l'outil d'importation de feuilles de calcul de ClickUp avec un mappage de champs enregistré. Exécutez les importations liste par liste pour préserver la hiérarchie, puis appliquez un modèle pour les vues et les statuts afin que chaque liste soit prête à être mise en production.

Non. Les règles Smartsheet ne sont pas transférables. Recréez-les sous forme d'automatisations ClickUp (déclencheur → condition → action). Commencez par l'essentiel (changements de statut, attributions et modifications de dates), puis développez votre environnement de travail une fois que sa structure est stable.

Si vous souhaitez disposer d'un seul endroit pour la gestion de projet, les documents, le chat et les rapports, ClickUp réduit le nombre d'outils utilisés et aide les chefs de projet à évoluer. La modélisation de feuilles de calcul lourdes favorise Smartsheet. La plupart des PMO bénéficient de l'exécution, de la visibilité et de la gouvernance unifiées de ClickUp.

L'importation intégrée est incluse. Votre coût est le temps : nettoyage, mappage des champs personnalisés et reconstruction des dépendances/automatisations. Les services professionnels optionnels ou les heures internes varient en fonction du nombre de feuilles, d'utilisateurs et de la complexité du processus.