Comment migrer de Smartsheet vers ClickUp

À première vue, l'interface de feuille de calcul de Smartsheet semble simple, avec ses cellules, ses lignes et ses filtres.

Mais de nombreux nouveaux utilisateurs se plaignent de sa courbe d'apprentissage abrupte, ce qui crée des frictions dans les projets et réduit l'utilisation globale de la plateforme.

Les utilisateurs soulignent souvent que Smartsheet est un outil puissant une fois la phase d'apprentissage franchie. Cela convient aux professionnels des tableurs, mais moins aux équipes très occupées qui ont besoin de passer à la vitesse supérieure dès cette semaine.

Et comme les migrations de grande envergure comportent des risques, il est préférable de planifier soigneusement cette transition. Oracle indique que plus de 80 % des projets de migration de données ne respectent pas les délais et perturbent les calendriers.

Ce guide explique comment migrer de Smartsheet vers ClickUp sans interrompre vos projets : exportez vos données proprement, mappez les colonnes aux champs personnalisés de ClickUp, puis importez-les dans une structure claire.

Nous aborderons également la manière de recréer les vues sur lesquelles s'appuient les responsables et d'ajouter des automatisations simples pour que les mises à jour soient effectuées en temps voulu. À la fin, vous disposerez d'un environnement de travail compréhensible par toute l'équipe.

Pourquoi les équipes passent de Smartsheet à ClickUp

Outre la courbe d'apprentissage abrupte liée à l'automatisation et aux rapports, les utilisateurs mentionnent la gestion de plusieurs onglets pour suivre leur travail.

Ils constatent également que l'application mobile est en retard par rapport à la version de bureau et rencontrent des lacunes en matière de fonctionnalités, ce qui les amène à changer fréquemment d'outil.

Le résultat ? Une prolifération du travail.

Les utilisateurs passent 60 % de leur temps à partager des liens, à rechercher des mises à jour et à harmoniser les données de projet entre différentes applications, au lieu de faire avancer leur travail. Lorsque cela devient la norme, les chefs de projet se mettent à la recherche d’un espace unique pour planifier, discuter et mener à bien leurs projets.

ClickUp relève ce défi en proposant un environnement de travail convergent basé sur l'IA qui réunit projets, connaissances et chat au sein d'une seule et même plateforme.

Considérez ClickUp comme un centre de contrôle permettant d'analyser tous les flux de travail et de prendre des décisions plus rapidement, sans avoir à passer d'un outil à l'autre ou à utiliser des applications tierces. Il vous aide à

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Voici quelques avantages pour votre équipe :

• Une bonne préparation est la clé d'une meilleure performance
• Cela permet de réduire les risques de rencontrer des problèmes imprévus.
• Une meilleure communication entre les membres de l'équipe
• Identification plus facile des tâches et des jalons
• Le résultat d’une bonne préparation est une utilisation plus efficace des ressources

Checklist avant la migration

Avant de transférer quoi que ce soit, vérifiez ce dont vous disposez et ce dont vous avez réellement besoin.

Un audit rapide de votre environnement Smartsheet vous évitera les mauvaises surprises en cours d'importation et vous aidera à mapper comme il se doit avec ClickUp. Consacrez une heure à cette étape, et vous gagnerez plusieurs jours par la suite.

Vérifiez l'installation de votre compte Smartsheet

Étape par étape : comment migrer de Smartsheet vers ClickUp

Voici une explication étape par étape de la procédure à suivre pour migrer de Smartsheet vers ClickUp et abandonner votre logiciel de gestion de projet actuel (en quelques secondes).

Étape 1 : Exportez vos données Smartsheet

Dans l'application Smartsheet, vous pouvez exporter n'importe quelle feuille ou n'importe quel rapport vers les formats suivants :

Une fois que vous avez exporté une feuille ou un rapport, votre navigateur l'enregistre sur votre ordinateur. Il stocke votre fichier exporté dans un dossier défini en fonction des paramètres de votre navigateur.

Votre exportation ne contient pas tout. Les regroupements et les lignes de résumé sont exclus, et les pièces jointes sont supprimées. Pour inclure les pièces jointes, vous pouvez créer une sauvegarde de la feuille à la place.

Étape 2 : Préparez vos données

Ouvrez votre fichier d'exportation dans Excel ou Google Sheets, harmonisez les noms des colonnes, puis déterminez quels éléments doivent figurer dans les champs personnalisés (menus déroulants, nombres, personnes) et lesquels doivent être intégrés à la description de la tâche.

Vous pouvez ensuite convertir les formules en valeurs, diviser les cellules à sélection multiple en entrées distinctes et garantir la cohérence des formats de date pour les dates de début et de date d'échéance. Ensuite, vous pouvez remplacer les formules de prédécesseurs par une simple liste d'identifiants « Dépend de » que vous pourrez recréer en tant que dépendances après l'importation.

Vérifiez ensuite que les personnes assignées correspondent bien aux utilisateurs réels de ClickUp, puis rassemblez les pièces jointes et les commentaires que vous devrez rajouter si nécessaire. Enfin, supprimez les lignes archivées afin que seules les données de projet actives soient transférées.

Étape 3 : Importer des données dans ClickUp

📽️ Regardez une vidéo : vous souhaitez configurer votre hiérarchie dans ClickUp ? Consultez ce guide des bonnes pratiques pour vous lancer :

Étape 4 : Recréer les vues

Avant de commencer à configurer les vues, vous devrez mapper les données. Le mappage consiste à faire correspondre les colonnes de votre tableur aux champs de tâche et aux champs personnalisés de ClickUp. L'outil d'importation simplifie cette opération en alignant automatiquement vos données sur les champs appropriés. Lors de l'importation de Smartsheet vers ClickUp, vous vérifierez ces correspondances pour garantir leur exactitude. Tous les champs disponibles dans l'emplacement que vous avez choisi sont accessibles.

1. Grille → Vue Liste

Objectif : Les deux outils affichent les tâches sous forme de tableau ou de feuille de calcul.

Comment procéder :

2. Vue « Carte » → « Tableau »

Objectif : Visualiser les tâches sous forme de cartes organisées en colonnes (Kanban)

Comment procéder :

3. Calendrier → Vue Calendrier

Objectif : Visualiser les tâches/évènements par date

Comment procéder :

4. Diagramme de Gantt → Vue Gantt

Objectif : Planification de projet, dépendances, échéanciers

Comment procéder :

5. Rapports → Tableaux de bord

Cela vous aidera à créer des rapports personnalisés, à réaliser des analyses et à obtenir un aperçu de vos projets.

Comment procéder :

Conseils pour une transition en douceur

Étape 5 : Recréer les dépendances et les automatisations dans ClickUp

1. Recréer les dépendances entre les tâches

2. Remplacer les formules Smartsheet par des champs/automatisations ClickUp

Vous pouvez utiliser les champs personnalisés de ClickUp pour ajouter des données structurées aux tâches ClickUp (par exemple, des menus déroulants, des nombres et des dates). De plus, utilisez les champs de formule ClickUp pour effectuer des calculs, tels que des sommes, des différences ou des manipulations de chaînes de caractères, à l'instar des formules Smartsheet.

Comment recréer :

Note : toutes les formules Smartsheet n'ont pas d'équivalent direct dans ClickUp, mais la plupart des calculs de base et des manipulations de chaînes de caractères sont pris en charge.

3. Configurer les automatisations : création de tâches, changements de statut, attributions, règles relatives aux dates d'échéance

Les automatisations ClickUp vous permettent d'automatiser des actions répétitives, telles que la création de tâches ClickUp, la modification des statuts, l'affectation d'utilisateurs ou la mise à jour des dates d'échéance.

Comment recréer :

💡 Astuce de pro : vous pouvez également utiliser ClickUp Brain pour résumer les fils de discussion en un journal des modifications clair ou en une checklist des étapes à suivre, afin que les concepteurs et les rédacteurs puissent voir exactement ce qui a changé d'une version à l'autre.

Étape 6 : Recréer les formulaires (le cas échéant)

Si vous utilisiez auparavant des formulaires dans Smartsheet pour collecter des données ou des demandes, c'est le moment de les recréer sous forme de formulaires ClickUp.

Commencez par identifier chaque formulaire Smartsheet et les champs qu'il contient. Dans ClickUp, accédez à la section correspondante et ajoutez une vue « Formulaire ClickUp ». Vous pouvez glisser-déposer les champs pour reproduire votre structure d'origine, y compris les menus déroulants, les champs de texte, les dates, etc.

Personnalisez l'apparence du formulaire, définissez les champs obligatoires et configurez les paramètres d'envoi. ClickUp Forms crée automatiquement des tâches ClickUp à partir de chaque envoi, ce qui simplifie la saisie et le suivi.

Vous pouvez également partager des formulaires ClickUp via des liens publics ou les intégrer à votre site, garantissant ainsi une transition en douceur pour votre équipe et vos parties prenantes.

Étape 7 : Configurer les rôles et les permissions

Une fois votre structure et vos flux de travail en place, il est essentiel de définir des rôles et des permissions pour contrôler l'accès et la collaboration.

ClickUp vous permet d'attribuer des rôles tels que propriétaire, administrateur, membre et invité, chacun doté de droits spécifiques. Ce contrôle précis garantit la protection des informations sensibles tout en permettant aux personnes concernées de contribuer efficacement.

Installation après la migration dans ClickUp

1. Créer des tableaux de bord

Maintenant que vos tâches sont importées, transformez vos rapports en une vue dynamique plutôt qu'en exportations statiques. Grâce aux tableaux de bord ClickUp, vous pouvez combiner des cartes représentant la charge de travail, le burnup/burndown, la vélocité de sprint, le suivi du temps et le statut par responsable.

Créez des aperçus destinés à la direction pour suivre l'avancement et le budget, puis un tableau de bord « opérations » distinct pour les obstacles, les éléments en retard et la durée du cycle. Vous pouvez reproduire les mêmes synthèses que celles que vous aviez l'habitude de créer dans les rapports Smartsheet, sans avoir à jongler entre plusieurs feuilles de calcul.

2. Remplacer les formules Smartsheet par des champs/automatisations ClickUp

La plupart des calculs effectués dans les feuilles de calcul se traduisent par une structure et une logique dans ClickUp. Transférez les cumuls numériques (par exemple, les points de story, les coûts) dans les champs personnalisés Nombre ou Devise de ClickUp et affichez les totaux à l'aide des agrégations des cartes du tableau de bord.

Convertissez les statuts basés sur des formules en automatisations ClickUp : lorsqu'une dépendance est terminée, passez le statut à « Prêt », ou lorsqu'un champ dépasse un seuil, ajoutez une priorité et un observateur.

3. Configurer les automatisations : création de tâches, changements de statut, attributions, règles relatives aux dates d'échéance

Assurez-vous de concrétiser les petites victoires quotidiennes afin que votre équipe n'ait pas à surveiller le tableau en permanence. Créez des automatisations pour :

Ajoutez une dernière couche de mesures de sécurité : champs obligatoires en cas de changement de statut, responsables assignés par défaut pour chaque liste et tâches récurrentes pour les rituels hebdomadaires. Ainsi, votre nouvel environnement de travail reste prévisible à mesure que vous vous développez.

Smartsheet vs ClickUp : qu'est-ce qui va changer ?

Passer de Smartsheet à ClickUp, c'est passer d'un modèle axé sur les feuilles de calcul à une application tout-en-un conçue pour une exécution basée sur la connexion. Voici ce qui change dès le premier jour, et pourquoi les chefs de projet en ressentent rapidement les avantages.

Bonnes pratiques pour une migration sans heurts

Considérez la migration comme un projet court et bien mené. Vous éviterez ainsi les retouches, maintiendrez la dynamique et aiderez les chefs de projet en gestion de projet à adopter ClickUp en toute confiance.

Voici un guide détaillé expliquant comment migrer de Smartsheet vers ClickUp :

✅ Commencez modestement par une liste pilote, puis validez les correspondances, avant de passer à plus grande échelle

✅ Associez dès le départ les colonnes aux champs personnalisés (sélection unique, nombre, personnes), et documentez chaque choix en le rendant accessible à tous par le partage.

✅ Normalisez les dates avant l'importation afin que les dates d'échéance et les dates de début s'affichent de manière cohérente dans toutes les vues

✅ Préservez soigneusement la hiérarchie en déterminant ce qui deviendra des tâches et ce qui deviendra des sous-tâches, et utilisez des relations là où il existait des lignes liées

✅ Gardez les fichiers à portée de main : intégrez les pièces jointes dans les tâches afin que le contexte suive le fichier

✅ Ne recréez que les vues que les utilisateurs consultent, et archivez les autres pour réduire le bruit dès le premier jour

✅ Remplacez les formules par des automatisations légères et désignez clairement les propriétaires ; vérifiez les déclencheurs dans un environnement de test.

✅ Définissez des règles avec des champs obligatoires pour les changements de statut, les personnes assignées par défaut et les conventions de nommage par environnement de travail

Enfin, prévoyez une période de 10 à 14 jours pendant laquelle les deux outils fonctionneront en parallèle. Conservez Smartsheet en mode lecture seule et consignez les retours d'expérience dans ClickUp Docs.

Problèmes courants lors de la migration de Smartsheet vers ClickUp

Même avec une préparation minutieuse, il est normal de rencontrer quelques contretemps. Voici quelques solutions rapides que vous pouvez mettre en œuvre immédiatement.

Les fonctionnalités de ClickUp qui améliorent vos flux de travail Smartsheet

ClickUp transforme les tableaux statiques en modèles de gestion de projet dynamiques et en hubs centralisés où les données de projet circulent entre les différentes vues, les automatisations et l'IA. Nous vous expliquons ci-dessous comment chaque fonctionnalité améliore votre façon de planifier, de créer des tâches, de générer des rapports et de vous améliorer en continu.

Plusieurs vues ClickUp par liste

Dans ClickUp, chacune des plus de 15 vues enregistre ses propres filtres, regroupements et tris, afin que chacun ne voie que ce dont il a besoin.

Sous-tâches imbriquées et relations dans ClickUp

Transformez vos projets volumineux en une structure claire et exploitable. Vous pouvez diviser le travail en sous-tâches et ajouter des sous-tâches imbriquées (des sous-tâches de sous-tâches) pour refléter les processus réels, sans perdre le contexte ni la propriété.

Automatisations avancées dans ClickUp

Les automatisations ClickUp vous permettent de remplacer les formules fragiles par une logique basée sur les évènements, compréhensible d'un seul coup d'œil.

Définissez des déclencheurs, des conditions facultatives et des actions spécifiques, puis itérez sans perturber votre système. Utilisez l'IA Automation Builder pour décrire une règle en langage courant et laissez-le élaborer le flux de travail à votre place.

ClickUp documents, tâches ClickUp et tableaux de bord ClickUp

Si vous abandonnez les feuilles de calcul, ClickUp vous offre un environnement de travail unique où la planification, l'exécution et les rapports coexistent, ce qui vous évite de passer sans cesse d'un outil de documentation à une application de gestion des tâches, puis à un générateur de rapports distinct. Voici comment cela se traduit au quotidien :

ClickUp AI pour l'optimisation des flux de travail

Lorsque vous passez des mises à jour manuelles et des formules éparses à un travail assisté par l'IA, vous réduisez les transferts de tâches et prenez des décisions plus précises.

L'IA de ClickUp est spécialement conçue pour vous aider à automatiser les étapes routinières, à mettre en avant les informations pertinentes au bon moment et à adapter vos plans à mesure que la situation évolue.

Des modèles performants proposés par ClickUp

Les modèles ClickUp vous permettent de démarrer sur les chapeaux de roue après la migration. Choisissez un modèle pour les espaces, les dossiers, les listes, les documents ou les vues, puis personnalisez les champs et les statuts en fonction de vos projets.

Le centre de modèles vous permet de parcourir les modèles par cas d’utilisation (PMO, Création, Finance, etc.) et d’appliquer des dispositions éprouvées qui intègrent déjà des vues, des tâches et des structures de rapports. Lorsque vous importez des travaux antérieurs, vous pouvez les intégrer directement dans un environnement de travail basé sur un modèle. Ainsi, les équipes se retrouvent dans un environnement familier : des champs standardisés pour la propriété et les dates, des tableaux de bord configurés pour le regroupement des statuts, et des documents pour les guides pratiques et les procédures opératoires normalisées.

Vous y gagnerez en rapidité et en cohérence. Vous n'aurez plus à reconstruire la structure à chaque fois qu'une nouvelle initiative est lancée, et votre calendrier ainsi que vos rapports resteront harmonisés entre les différentes équipes.

Comme l'explique Jessie Whitman, directrice principale des évènements chez Convene :

Pour moi, ce qui a vraiment changé la donne avec ClickUp, ce sont les modèles personnalisables et la possibilité d'assurer une cohérence entre tous nos établissements, quelle que soit la région, afin que l'expérience du client soit la même quel que soit l'emplacement Convene où ils se rendent.

Analysez les écarts à l'aide du modèle d'analyse des écarts de migration des données de ClickUp

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En réalisant une analyse des écarts, vous pouvez vous attendre aux avantages suivants :

Rôles et permissions des utilisateurs

Le modèle de rôles de ClickUp vous permet de contrôler les accès sans ralentir la production. Au niveau de l'environnement de travail :

Vous avez besoin d'un contrôle plus précis ? Définissez des permissions au niveau de l'espace, du dossier, de la liste, du document ou de la tâche pour déterminer qui peut créer, modifier, supprimer ou partager, afin que les utilisateurs externes ne voient que ce que votre équipe approuve.

Pour les tâches soumises à une réglementation, utilisez des rôles personnalisés (en fonction du plan) afin d’adapter les droits de création/suppression, de modification en cours des champs et de partage à votre processus. Vous bénéficierez ainsi d’une collaboration fluide entre les parties prenantes et réduirez les situations où l’on se demande « qui a modifié cela ? ».

Passez à ClickUp et profitez de feuilles de calcul plus intelligentes

Vous avez découvert pourquoi les feuilles de calcul ne suffisent plus aux équipes, comment préparer des exportations propres et comment importer les données en conservant la hiérarchie afin que chacun puisse travailler efficacement dès le premier jour.

L'avantage majeur va bien au-delà du simple transfert des données de projet. Cela permet de réduire les changements d'outils, de sorte que les mises à jour, les discussions et les décisions se déroulent en un seul et même endroit. C'est ainsi que vous gagnez du temps, que vous vous organisez à grande échelle et que vous maintenez votre élan à mesure que votre portfolio s'étoffe.

ClickUp vous offre un parcours clair, de la phase pilote au déploiement, tout en vous laissant la possibilité d'adapter votre processus à mesure que l'équipe gagne en maturité. Prêt à centraliser votre travail et à suivre la progression là où le travail est réellement effectué ?

✅ Essayez ClickUp gratuitement . Commencez par un projet et constatez la différence dès cette semaine.

Foire aux questions (FAQ)

Pas directement. Les exportations transfèrent des valeurs, pas des formules. Remplacez les calculs de la feuille de calcul par les champs personnalisés de ClickUp, les agrégations des tableaux de bord ClickUp et les automatisations ClickUp (règles « si/alors ») afin que les calculs et les mises à jour de statut soient intégrés à vos tâches et aux données de vos projets.

Les prédécesseurs ne sont pas migrés automatiquement. Après l'importation, recréez les dépendances dans ClickUp (Bloque/Est bloqué par), puis validez votre planning dans le diagramme de Gantt ou l'échéancier. Astuce : conservez une feuille de correspondance pour relier rapidement les chemins critiques et les dates d'échéance entre les tâches associées.

Exportez par lots depuis Smartsheet, puis utilisez l'outil d'importation de feuilles de calcul de ClickUp avec un mappage de champs enregistré. Effectuez les importations liste par liste pour préserver l'hiérarchie, puis appliquez un modèle pour les vues et les statuts afin que chaque liste soit prête à être mise en production.

Non. Les règles Smartsheet ne sont pas transférées. Recréez-les sous forme d'automatisations ClickUp (déclencheur → condition → action). Commencez par l'essentiel (changements de statut, attributions et modifications de dates), puis élargissez votre champ d'action une fois que la structure de votre environnement de travail sera stabilisée.

Si vous recherchez une solution unique pour la gestion de projet, les documents, le chat et les rapports, ClickUp réduit le nombre d'outils à utiliser et aide les chefs de projet à évoluer. Smartsheet est privilégié pour la modélisation complexe sur tableur. La plupart des bureaux de gestion de projet (PMO) tirent parti de l'exécution, de la visibilité et de la gouvernance unifiées offertes par ClickUp.

La fonctionnalité d'importation intégrée est incluse. Le seul coût est celui du temps : nettoyage, mappage des champs personnalisés et reconstitution des dépendances/automatisations. Les services professionnels optionnels ou les heures de travail en interne varient en fonction du nombre de feuilles, d'utilisateurs et de la complexité du processus.