Découvrons tout ce que vous devez savoir sur la personnalisation des évènements grâce à l'IA.
Les évènements ont toujours été axés sur la connexion humaine. Les gens y participent parce qu'ils veulent apprendre quelque chose d'utile, rencontrer les bonnes personnes ou découvrir des idées qui les aideront à progresser. Le défi réside dans le fait que la plupart des évènements donnent encore l'impression que tout le monde vit la même expérience, même si les objectifs et les motivations des participants sont très différents.
Le résultat est un parcours qui convient à certains participants, mais qui semble hors de propos pour beaucoup d'autres.
La personnalisation des évènements grâce à l'IA est en train de changer la donne. Au lieu d'espérer que les participants trouvent les sessions, les stands ou les personnes qui les intéressent, les organisateurs peuvent les guider vers des expériences plus enrichissantes. Ce changement s'opère dans les conférences virtuelles, les salons professionnels, les événements internes d'entreprise et les rassemblements virtuels. Les équipes souhaitent offrir des parcours qui semblent intentionnels et utiles sans alourdir leur travail manuel.
Cet article explique ce qu'est la personnalisation des évènements grâce à l'IA, pourquoi elle est importante et comment les équipes peuvent l'utiliser tout au long du cycle de vie d'un évènement. Vous découvrirez également comment ClickUp s'intègre dans ces flux de travail et comment créer un système personnalisé qui fonctionne pour des évènements de toute taille.
Qu'est-ce que la personnalisation des évènements grâce à l'IA ?
La personnalisation des évènements par l'IA consiste à adapter le parcours des participants en fonction des données relatives à leurs intérêts, leur comportement et leurs objectifs. Au lieu de proposer à tout le monde le même programme ou les mêmes recommandations, l'IA aide à identifier ce qui est susceptible d'intéresser chaque personne et leur présente des options qui leur semblent plus pertinentes.
Cela diffère de l'expérience d'un évènement classique, où tout le monde reçoit le même agenda et les mêmes e-mails de promotion.
La programmation traditionnelle traite l'évènement comme un parcours unique que des milliers de personnes suivent au même rythme. La personnalisation, en revanche, crée plusieurs parcours. Un participant novice peut recevoir une série de recommandations adaptées aux débutants. Un expert technique peut être orienté vers des sessions avancées. D'autre part, un décideur senior peut se voir proposer des opportunités de réseautage sélectionnées en fonction de son rôle.
Les participants y sont sensibles, car cela leur permet de gagner du temps et d'économiser leurs efforts. De plus, ces expériences guidées réduisent le stress lié au fait de devoir déterminer où aller ensuite. Elles apportent également une certaine satisfaction, car les participants consomment du contenu et rencontrent des personnes qui correspondent à leurs objectifs.
Dans un monde où l'attention est limitée et les emplois du temps chargés, la pertinence est un puissant facteur de motivation.
Avantages de la personnalisation des évènements pour les organisateurs et les participants
L'impact de la personnalisation va bien au-delà de la simple commodité. Pour les organisateurs, elle peut transformer l'engagement tout au long de l'évènement.
Une programmation plus personnalisée entraîne souvent une augmentation de la fréquentation des sessions. Lorsque les participants reçoivent des suggestions qui correspondent à leurs besoins, ils sont plus enclins à se présenter. Cela permet de réduire le nombre de salles vides et surpeuplées, ce qui améliore le flux de l'évènement. Cela permet également aux organisateurs de comprendre quels sont les sujets qui suscitent le plus d'intérêt, afin qu'ils puissent s'adapter en temps réel.
La personnalisation a également un impact sur la qualité du réseautage. Lorsque les participants sont mis en relation avec des pairs qui partagent des rôles ou des intérêts similaires, les discussions deviennent plus productives. Au lieu d'errer dans l'espoir de trouver le bon contact, ils reçoivent des recommandations ciblées qui les aident à mieux utiliser leur temps.
La consommation de contenu est un autre domaine d'intérêt. De nombreuses grandes conférences proposent désormais des enregistrements des sessions ou des bibliothèques de ressources. Lorsque ces supports sont adaptés à chaque participant après l'évènement, l'engagement augmente car le contenu semble avoir été sélectionné avec soin, plutôt que d'être le même flux générique.
Au final, tout cela conduit à un meilleur retour sur investissement. Cela signifie réduire le gaspillage marketing, améliorer la satisfaction des participants et repartir avec des informations beaucoup plus claires sur ce qui a fonctionné.
🎥 Découvrez ce flux de travail événementiel optimisé par l'IA de ClickUp.
📖 En savoir plus : Comment utiliser l'IA pour la planification d'évènements (cas d'utilisation, outils et instructions)
Comment l'IA favorise la personnalisation tout au long du cycle de vie d'un évènement
/IA peut modifier subtilement le rythme d'un évènement.
Elle prête attention aux premiers signaux, apprend de la manière dont les gens naviguent dans l'expérience et aide les organisateurs à comprendre ce qui intéresse vraiment leur public. Au lieu de traiter un évènement comme une série de moments déconnectés, l'IA crée une continuité. Voyons comment :
L'IA travaille discrètement en arrière-plan.
L'IA modifie le fonctionnement des évènements en interprétant les signaux laissés par les participants. Elle écoute les petites actions, en tire des enseignements et ajuste l'expérience de manière naturelle. Elle ne se fait pas remarquer. Elle aide simplement les gens à tirer davantage profit de l'évènement avec moins d'efforts.
Les Jeux olympiques de Paris ont testé l'analyse vidéo par IA lors de grands concerts avant les Jeux afin de signaler des problèmes tels que les mouvements de foule et les objets abandonnés. Elle fonctionne dans la salle de contrôle plutôt qu'en façade, de sorte que la plupart des gens ne remarquent jamais qu'elle fonctionne en arrière-plan.
Tout commence par de petits signaux
Avant le début d'un évènement, les participants partagent des informations sur ce qui les intéresse. Ils répondent à quelques questions lors de leur inscription, naviguent sur le site web ou cliquent sur les intervenants qui les intéressent. Ces petites actions aident le système à établir des prévisions précoces. Ce processus ressemble à la façon dont les plateformes de streaming commencent à comprendre vos goûts après seulement quelques sélections.
Elle commence à établir des connexions entre les modèles avant même le début de l'évènement.
À l'approche de l'évènement, l'IA compare les premiers signaux parmi des milliers de participants. Elle met en évidence des liens que les organisateurs pourraient manquer. Les outils de personnalisation marketing basés sur l'IA peuvent identifier des tendances, telles que les participants qui s'intéressent fréquemment à un certain thème et préfèrent souvent les ateliers courts aux longues conférences. Ces modèles aident les organisateurs à envoyer des suggestions qui semblent réfléchies plutôt que génériques.
Les autorités françaises ont analysé les schémas observés lors d'essais précédents, notamment un concert de Depeche Mode, afin de prévoir les types d'incidents à surveiller pendant les Jeux olympiques de Paris. Ces enseignements pré-évènementiels ont permis de déterminer les effectifs nécessaires, l'emplacement des caméras et les règles d'alerte avant l'arrivée des foules.
Elle réagit aux changements en temps réel pendant l'évènement.
Une fois l'évènement lancé, l'IA devient plus active. Elle prête attention à ce que les gens font réellement, et pas seulement à ce qu'ils ont dit lors de leur inscription. Elle s'adapte aux salles pleines, aux changements d'intérêt et aux modifications de programme de dernière minute. Si une session est bondée, le système peut suggérer des alternatives. Si un groupe s'intéresse particulièrement à un thème, il peut mettre en avant les sessions ou les stands connexes.
Les spectacles immersifs de The Sphere démontrent comment l'IA est passée d'un simple mot à la mode à un outil de production fonctionnel. U2 et Phish ont utilisé l'écran 16K, les sièges haptiques et l'audio spatial de la salle pour diffuser des images et des sons qui réagissaient en temps réel à la performance, tandis que l'IA a permis de générer et de restaurer des médias grand format, tels qu'un collage d'Elvis et une nouvelle interprétation du Magicien d'Oz. Le résultat est un concert qui semble coordonné à la seconde près, avec un contenu qu'il serait impossible de fournir manuellement à cette échelle.
Elle continue de fonctionner après la fin de l'évènement.
Une fois l'évènement terminé, l'IA entre dans une étape de réflexion. Elle passe en revue le parcours des participants et identifie ce qui leur a le plus importé. Cela permet de créer des récapitulatifs et des parcours d'apprentissage personnalisés plutôt que des résumés standardisés. Cela fournit également aux organisateurs des informations claires sur les thèmes qui ont trouvé un écho, les formats qui ont été efficaces et les points à améliorer pour la prochaine fois.
Lors de l'US Open, le système d'IBM a utilisé les données de suivi et les interactions dans l'application officielle pour générer des rediffusions 3D personnalisées et une expérience de chat basée sur l'IA. Même quelques clics et vues du match suffisent au système pour décider quels clips et informations afficher ensuite.
Si vous souhaitez revenir en arrière pour voir où la balle a atterri et suivre sa trajectoire, c'est un excellent outil pour cela. »
Si vous souhaitez revenir en arrière pour voir où la balle a atterri et suivre sa trajectoire, c'est un excellent outil pour cela. »
Tout au long du cycle de vie, l'IA agit comme un guide discret, aidant les participants à trouver les sessions, les personnes et le contenu qui leur conviennent. Pour les organisateurs, elle devient un partenaire en coulisses qui identifie les tendances, réduit les conjectures et permet à l'équipe de répondre plus rapidement aux besoins des participants.
📖 En savoir plus : Modèles et checklists gratuits pour la planification d'évènements dans Excel et ClickUp
Cas d'utilisation et stratégies
La personnalisation des évènements par l'IA devient puissante lorsqu'elle est associée à des étapes claires et concrètes.
Au lieu de considérer la personnalisation comme un système complexe, les outils d'IA permettent de la décomposer en étapes pratiques qui fournissent de l'assistance pour chaque phase du parcours des participants.
Avant l'évènement
Créez des groupes d'intérêt qui semblent humains, et non techniques
Les organisateurs collectent souvent des informations de base sur les participants, mais les transforment rarement en données utiles et exploitables.
Grâce à l'IA, les équipes peuvent transformer ces détails en groupes d'intérêt clairement définis. Par exemple, un grand évènement d'entreprise peut révéler l'existence de clusters, tels que les nouveaux managers, les futurs dirigeants, les concepteurs de produits ou les spécialistes de l'expérience client. Une fois ces groupes identifiés, le reste devient plus facile. Chaque groupe reçoit ses propres communications, suggestions de contenu et parcours de réseautage.
Transformez le contenu de vos évènements en parcours d'apprentissage personnalisés.
Après l'évènement, les organisateurs peuvent utiliser l'IA pour rassembler de petites collections d'enregistrements ou d'articles correspondant aux intérêts de chaque participant.
Au lieu d'un énorme ensemble de liens, le participant reçoit un message simple, tel que « Voici une petite bibliothèque basée sur ce que vous avez exploré. » Cela rend le récapitulatif plus attentionné et encourage davantage de personnes à revisiter le contenu.
📖 En savoir plus : Comment créer une checklist pour la planification d'évènements
Pendant l'évènement
Améliorez le réseautage grâce à des correspondances ciblées
Au lieu de mettre en relation les personnes en fonction de leur titre professionnel, utilisez leur comportement. Si quelqu'un passe du temps à explorer des contenus sur la durabilité ou l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement, l'IA peut suggérer des personnes qui s'intéressent aux mêmes sujets.
Ces correspondances semblent naturelles, car elles reflètent ce que les participants ont réellement fait plutôt que ce qui est indiqué sur leur badge.
Utilisez des incitations comportementales qui respectent l'attention
Les participants sont submergés d'alertes pendant les évènements. Au lieu de programmer une longue liste de rappels, l'IA peut identifier les moments les plus opportuns pour intervenir.
Un message opportun pourrait être : « Les personnes qui ont apprécié la session à laquelle vous venez d'assister se réunissent pour une discussion à proximité. » Cela permet de maintenir l'intérêt des participants sans les submerger.
Offrez de l'assistance aux exposants grâce à des recommandations qualifiées
Les sponsors peuvent avoir besoin d'une assistance supplémentaire pour toucher le bon public.
L'IA peut aider en recommandant des exposants aux participants en fonction de leurs intérêts, plutôt que de se fier au scan des badges d'entrée. Un participant qui a affiché plusieurs présentations de produits pourrait être guidé vers des stands proposant des démonstrations pertinentes. Cela rend les discussions plus productives pour les deux parties.
📖 En savoir plus : Modèles gratuits de déroulement de spectacle dans Excel et ClickUp
Après l'évènement
Recueillez des commentaires qui reflètent le parcours des participants
Les sondages génériques donnent souvent lieu à des réponses superficielles. Grâce à la personnalisation, les participants peuvent recevoir des questions liées à leur expérience réelle. Par exemple, une personne qui a assisté à de nombreux ateliers peut recevoir des questions sur le rythme et le niveau de difficulté, tandis qu'une personne qui a passé du temps dans les espaces de réseautage peut être interrogée sur la qualité de ses réunions. Ces sondages ciblés sur les évènements permettent d'obtenir des informations plus riches.
Créez des moments forts plus intelligents pour les sessions
La plupart des évènements envoient de longues listes de sessions, en espérant que les participants feront le tri. Une tactique plus efficace consiste à mettre en avant trois ou quatre sessions qui correspondent véritablement aux objectifs de chacun.
Par exemple, un participant intéressé par son évolution de carrière pourrait recevoir une liste restreinte d'ateliers sur le leadership, de cercles de mentorat et de conférenciers à ne pas manquer. Cela ne le submerge pas d'informations, mais lui permet au contraire de prendre rapidement des décisions en éliminant le superflu.
Ces tactiques aident les organisateurs à concrétiser la personnalisation. Elles se concentrent sur des améliorations modestes mais significatives qui réduisent la confusion, font gagner du temps et renforcent l'expérience globale.
🌼 Rappel amical : les outils d'IA peuvent aider les professionnels de l'évènementiel à analyser les données des participants, le comportement des clients et les données historiques afin d'adapter les messages, de prédire les préférences et même de créer des publications sur les réseaux sociaux, mais procédez avec prudence. À mesure que la technologie IA devient plus puissante, les préoccupations relatives à la confidentialité des données s'intensifient. Avant d'exploiter l'apprentissage automatique, le traitement du langage naturel ou l'analyse prédictive, assurez-vous d'avoir obtenu un consentement clair, de garantir la sécurité du traitement de toutes les données clients et d'exercer un contrôle strict sur le contenu généré par l'IA. La personnalisation intelligente est précieuse, mais uniquement lorsque la confiance des clients reste protégée.
📖 En savoir plus : Les meilleurs outils d'IA pour une gestion plus fluide des évènements
Outils d'IA permettant la personnalisation des évènements
1. ClickUp (idéal pour la planification et la personnalisation d'évènements tout-en-un basées sur l'IA)
Synchroniser les données personnalisées de vos évènements avec votre planification et votre exécution ne devrait pas être un exercice de jonglage. Entre les listes de participants, les calendriers personnalisés, les e-mails segmentés et les détails infinis, il est facile de se retrouver rapidement dans une situation chaotique.
ClickUp change la donne. Premier environnement de travail convergent basé sur l'IA au monde, ClickUp devient le centre de commande de votre équipe d'évènementiel, reliant chaque détail, chaque équipe et chaque flux de travail en un seul endroit.
Imaginez : vous configurez votre environnement de travail pour l’évènement avec ClickUp Events. Vous pouvez instantanément segmenter les participants (VIP, intervenants, public général) en leur attribuant à chacun des tâches et des flux de travail personnalisés.
Il est temps d'automatiser les communications personnalisées. ClickUp Brain, l'assistant IA intégré à l'environnement de travail, associé à ClickUp Agents, peut vous aider à rédiger et envoyer des e-mails personnalisés, générer des suivis et même résumer les commentaires, afin que chaque participant bénéficie automatiquement d'une touche personnelle.
Vous avez besoin d'intégrer le marketing dans le processus ? Faites-le avec ClickUp Marketing, qui facilite la collaboration dans un espace unifié : attribuez des tâches, partagez des ressources et faites avancer les campagnes de manière collaborative, le tout sans quitter ClickUp.
De l'invitation initiale au suivi post-évènement, chaque aspect du parcours des participants est géré, suivi et personnalisé dans un environnement de travail unifié. Il s'agit d'une plateforme tout-en-un qui vous permet d'offrir des expériences d'évènementielles personnalisées et inoubliables, à grande échelle.
- Utilisez des agents IA pour gérer l'envoi d'invitations personnalisées, le suivi des réponses et l'attribution automatisée des tâches pour les différentes étapes de l'évènement.
- Automatisez les communications personnalisées telles que les envois d'e-mails ou les notifications Slack en fonction des formulaires soumis ou des segments de participants via ClickUp Integrations.
- Marquez, triez et acheminez automatiquement les données entrantes (par exemple, les préférences alimentaires ou les préférences de session) à l'aide des champs personnalisés et des champs IA.
- Utilisez ClickUp AI (Brain) pour rédiger des briefs, des plans et des textes promotionnels personnalisés pour différents types de participants ou canaux marketing.
- Le grand nombre de fonctionnalités et d'options de personnalisation peut représenter un apprentissage initial pour les nouveaux utilisateurs.
- G2 : 4,7/5 (plus de 10 700 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 4 000 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de ClickUp ?
Un avis d'utilisateur dit :
ClickUp est tellement utile, ne serait-ce que comme liste de tâches ! Au départ, j'étais persuadé que je préférerais les notes écrites, mais c'est tellement pratique de pouvoir tout organiser comme on le souhaite, de modifier les dates d'échéance, de joindre des pièces jointes aux tâches, etc. On est sûr de ne rien oublier, car tout est regroupé au même endroit. L'ensemble du système est très convivial et fonctionne très bien pour le partage des tâches.
ClickUp est tellement utile, ne serait-ce que comme liste de tâches ! Au départ, j'étais persuadé que je préférerais les notes écrites, mais c'est tellement pratique de pouvoir tout organiser comme on le souhaite, de modifier les dates d'échéance, de joindre des pièces jointes aux tâches, etc. On est sûr de ne rien oublier, car tout est regroupé au même endroit. L'ensemble du système est très convivial et fonctionne très bien pour le partage des tâches.
📖 En savoir plus : Gestion de projet d’évènement : stratégies, outils et conseils
2. Bizzabo (Idéal pour le réseautage des participants et l'engagement en temps réel grâce à l'IA)
Bizzabo se positionne comme un système d'exploitation tout-en-un dédié à l'expérience d'évènement, qui met l'accent sur la personnalisation et la valeur ajoutée de chaque évènement. Son IA et ses technologies portables (telles que Klik SmartBadges™) fonctionnent conjointement pour générer des informations et faciliter les connexions intelligentes.
Ainsi, vos participants ne se contentent pas d'assister à l'événement : ils sont intelligemment mis en relation avec les bonnes personnes et les bonnes sessions, ce qui augmente leur satisfaction et prouve clairement le retour sur investissement aux sponsors.
- Utilisez les fonctionnalités de mise en relation et de chat individuel basées sur l'IA pour favoriser des connexions significatives et personnalisées entre les participants et les sponsors.
- Tirez parti de la technologie portable Klik SmartBadges™ pour collecter des données d'engagement en temps réel, permettant ainsi aux organisateurs de personnaliser les suivis futurs.
- Proposez une segmentation avancée des e-mails et des champs d'e-mail intelligents pour améliorer les taux d'ouverture et personnaliser la communication pour différents groupes de participants.
- Intègre Copilot, un bot intelligent alimenté par l'IA, qui fournit des réponses instantanées et personnalisées aux questions courantes liées aux évènements.
- Certains utilisateurs signalent des options de personnalisation limitées pour les microsites liés à des évènements, ce qui nuit à l'esthétique unique de la marque.
- Peut nécessiter un temps de mise en œuvre et d'intégration important par rapport à des outils d'évènementiels plus simples et en libre-service.
- Tarification personnalisée
- G2 : 4,3/5 (plus de 370 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 180 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Bizzabo ?
Un avis d'utilisateur dit :
L'un des principaux atouts de Bizzabo est qu'il est très bien conçu du point de vue de l'expérience utilisateur. Nous pouvons créer et publier différents types d'évènements, qu'il s'agisse de conférences à grande échelle ou de cours publics à plus petite échelle. Les personnes qui interagissent avec nos évènements trouvent également que les microsites et la plateforme sont faciles à utiliser, qu'il s'agisse de s'informer sur nos évènements ou de procéder au paiement. Il est également assez facile de l'intégrer à notre CRM, ce qui nous permet de suivre les achats si nous le souhaitons !
L'un des principaux atouts de Bizzabo est qu'il est très bien conçu du point de vue de l'expérience utilisateur. Nous pouvons créer et publier différents types d'évènements, qu'il s'agisse de conférences à grande échelle ou de cours publics à plus petite échelle. Les personnes qui interagissent avec nos évènements trouvent également que les microsites et la plateforme sont faciles à utiliser, qu'il s'agisse de s'informer sur nos évènements ou de procéder au paiement. Il est également assez facile de l'intégrer à notre CRM, ce qui nous permet de suivre les achats si nous le souhaitons !
3. HubSpot Marketing Hub (idéal pour la personnalisation et l'automatisation intégrées au CRM)
HubSpot Marketing Hub est le choix idéal si votre stratégie d’évènement est étroitement liée à votre gestion globale de la relation client (CRM) et à vos entonnoirs marketing.
Comme elle fonctionne directement sur le CRM HubSpot, elle utilise vos données de contact existantes pour offrir une personnalisation incroyable. Cela vous permet de créer sans effort des flux de travail d'automatisation qui garantissent que chaque e-mail, page et publicité qu'un participant voit est parfaitement adapté à son comportement et à son historique avec votre marque ou un évènement.
- Créez des champs de personnalisation dynamiques pour afficher du contenu pertinent sur les pages des évènements et dans les e-mails en fonction des données connues sur les participants.
- Utilisez l'automatisation du marketing omnicanal pour déclencher l'envoi d'e-mails personnalisés, de publications sur les réseaux sociaux et de publicités de reciblage en fonction du comportement des participants.
- Tirez parti du scoring prédictif des prospects pour personnaliser la priorité de suivi en fonction de l'engagement d'un participant lors d'un évènement.
- Utilisez le système Breeze alimenté par l'IA pour accélérer la création de contenu et répondre aux requêtes des clients 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
- Les tarifs sont largement basés sur le nombre de contacts marketing, ce qui augmente les coûts à mesure que les listes de prospects pour les évènements s'allongent.
- Certaines fonctionnalités avancées de l'IA et certains rapports personnalisés peuvent nécessiter le recours à des outils ou des modules complémentaires tiers.
- Free
- Starter : 20 $/mois
- Professionnel : 890 $/mois
- Enterprise : 3 600 $/mois
- G2 : 4,5/5 (plus de 14 100 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 5 000 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de HubSpot Marketing Hub ?
Un avis d'utilisateur dit :
J'apprécie la commodité de HubSpot Marketing Hub, car il me permet de gérer toutes mes activités marketing de manière transparente au sein d'une seule et même plateforme. Les outils, ressources et articles disponibles sont inestimables pour optimiser mon expérience, car ils fournissent des informations et une assistance adaptées à mes besoins marketing spécifiques, tels que l'optimisation des performances des e-mails et l'amélioration de ma stratégie marketing globale. Je trouve particulièrement utiles les webinaires qui permettent d'apprendre à mieux utiliser HubSpot et de comprendre les nouvelles fonctionnalités. Les flux de travail intégrés, les pages de destination et les fonctionnalités de blog, ainsi que l'intégration de mon site web dans la plateforme, me permettent de gérer efficacement tous les aspects du marketing en un seul endroit. De plus, les progrès significatifs réalisés par HubSpot Marketing Hub au fil des ans ont continuellement amélioré sa convivialité et ses fonctionnalités. La facilité de l'installation initiale, facilitée par notre équipe interne et l'assistance des représentants de HubSpot, a rendu la transition vers cette plateforme fluide et sans problème, améliorant ainsi notre expérience globale.
J'apprécie la commodité de HubSpot Marketing Hub, car il me permet de gérer toutes mes activités marketing de manière transparente au sein d'une seule et même plateforme. Les outils, ressources et articles disponibles sont inestimables pour optimiser mon expérience, car ils fournissent des informations et une assistance adaptées à mes besoins marketing spécifiques, tels que l'optimisation des performances des e-mails et l'amélioration de ma stratégie marketing globale. Je trouve particulièrement utiles les webinaires qui permettent d'apprendre à mieux utiliser HubSpot et de comprendre les nouvelles fonctionnalités. Les flux de travail intégrés, les pages de destination et les fonctionnalités de blog, ainsi que l'intégration de mon site web dans la plateforme, me permettent de gérer efficacement tous les aspects du marketing en un seul endroit. De plus, les progrès significatifs réalisés par HubSpot Marketing Hub au fil des ans ont continuellement amélioré sa convivialité et ses fonctionnalités. La facilité de l'installation initiale, facilitée par notre équipe interne et l'assistance des représentants de HubSpot, a rendu la transition vers cette plateforme fluide et sans problème, améliorant ainsi notre expérience globale.
💟 Bonus : Brain MAX est votre assistant de bureau alimenté par l'IA qui rend la personnalisation des évènements facile et efficace. Grâce à une intégration approfondie de vos listes de participants, e-mails, formulaires de commentaires et outils marketing, Brain MAX rassemble toutes vos données d'évènement en un seul endroit.
Vous pouvez utiliser la fonction de reconnaissance vocale pour enregistrer rapidement les préférences, les demandes spéciales ou les notes des participants. Brain MAX exploite plusieurs modèles de IA de pointe pour analyser ces informations, segmenter votre public et suggérer des expériences sur mesure pour chaque participant.
Elle peut également vous aider à réaliser l’automatisation des communications personnalisées, à recommander des sessions et même à signaler les VIP ou les intérêts particuliers, afin que chaque participant se sente valorisé et impliqué.
4. Dynamic Yield (idéal pour les recommandations purement algorithmiques de sessions et de contenu)
Dynamic Yield est un véritable spécialiste de l'optimisation de l'expérience, qui utilise de puissants algorithmes d'apprentissage profond pour prédire et personnaliser chaque point de contact numérique.
Pour les organisateurs d'évènements, cela signifie que vous pouvez proposer aux participants des recommandations algorithmiques pour la prochaine session à laquelle ils devraient assister, le conférencier le plus pertinent à rencontrer ou le contenu qu'ils devraient télécharger, le tout en fonction de leur engagement en temps réel. Votre plateforme d'évènement se transforme ainsi en un moteur de recommandations personnalisées et optimisées en permanence.
Les meilleures fonctionnalités de Dynamic Yield
- Prédisez de manière algorithmique les intérêts des participants à l'aide du deep learning afin de leur recommander la prochaine session, le prochain intervenant ou le prochain produit pertinent.
- Fournissez une segmentation avancée des visiteurs en fonction de facteurs psychographiques, du comportement en temps réel et de l'historique des achats.
- Utilisez des tests A/B multivariés sur tous les points de contact numériques pour optimiser en permanence le contenu et offrir une personnalisation.
- Assistance pour le déploiement omnicanal, permettant d'appliquer les mêmes règles de personnalisation sur le Web, les applications mobiles et les e-mails.
Limitations de Dynamic Yield
- La plateforme est conçue pour les entreprises et nécessite des validations annuelles élevées, ce qui la rend inaccessible aux petites organisations.
- Le processus de mise en œuvre peut être assez technique et nécessite d'importantes ressources d'ingénierie.
Tarification Dynamic Yield
- Niveau de départ : environ 2 917 $/mois
- Enterprise : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Dynamic Yield
- G2 : 4,5/5 (plus de 150 avis)
- Capterra : pas assez d'avis
Que disent les utilisateurs réels à propos de Dynamic Yield ?
Un avis d'utilisateur dit :
Dynamic Yield est une plateforme de personnalisation de premier ordre qui a considérablement amélioré nos efforts de personnalisation pour plusieurs marques. Ses outils robustes de segmentation et de ciblage nous permettent de proposer des campagnes percutantes et basées sur les données sur le Web, les appareils mobiles et les e-mails, créant ainsi une expérience omnicanale fluide. Les capacités de test et d'optimisation, notamment les tests A/B et multivariés, ont été essentielles à l'amélioration continue, tandis que l'intégration transparente avec notre pile technologique simplifie les flux de travail. L'équipe d'assistance de Dynamic Yield est exceptionnelle et fournit des conseils proactifs qui permettent à nos équipes d'innover en toute confiance. Dans l'ensemble, c'est un outil précieux pour développer la personnalisation et obtenir des résultats mesurables.
Dynamic Yield est une plateforme de personnalisation de premier ordre qui a considérablement amélioré nos efforts de personnalisation pour plusieurs marques. Ses outils robustes de segmentation et de ciblage nous permettent de proposer des campagnes percutantes et basées sur les données sur le Web, les appareils mobiles et les e-mails, créant ainsi une expérience omnicanale fluide. Les capacités de test et d'optimisation, notamment les tests A/B et multivariés, ont été essentielles à l'amélioration continue, tandis que l'intégration transparente avec notre pile technologique simplifie les flux de travail. L'équipe d'assistance de Dynamic Yield est exceptionnelle et fournit des conseils proactifs qui permettent à nos équipes d'innover en toute confiance. Dans l'ensemble, c'est un outil précieux pour développer la personnalisation et obtenir des résultats mesurables.
📖 En savoir plus : Exemples de marketing pour l’évènement pour faire ressortir votre évènement
Comment mettre en œuvre des flux de travail personnalisés pour les évènements
La dispersion du travail est l'une des principales raisons pour lesquelles la personnalisation échoue.
Les informations sur les participants sont stockées dans l'outil d'inscription. Le contenu est stocké dans des disques partagés. Les variations d'e-mails sont stockées dans une plateforme marketing. Les mises à jour des intervenants arrivent dans Slack. Les notes se perdent dans les feuilles de calcul. Lorsque les informations sont dispersées entre différents outils et canaux, les équipes finissent par réagir au lieu de planifier, et la personnalisation devient un patchwork de tâches de dernière minute.
Les organisateurs d'évènements ont besoin d'un système fiable qui regroupe les données des participants, la production de contenu, les ressources de campagne, l'attribution des tâches et le suivi des performances dans un système unique et organisé. Le résultat est un flux de travail de personnalisation prévisible, reproductible et beaucoup plus facile à adapter.
Vous trouverez ci-dessous la manière dont les équipes d’évènementielles peuvent mettre cela en place et pourquoi cela crée une réelle valeur opérationnelle.
Centralisez toutes les tâches de personnalisation dans un seul environnement de travail
Lorsque le travail de personnalisation est fragmenté, les équipes perdent des heures à rechercher l’emplacement d’informations ou à reconfirmer des détails.
Un environnement de travail structuré pour les participants peut inclure :
• Une base de données de profils qui suit les intérêts, les objectifs, les préférences et les comportements • Des champs personnalisés qui reflètent les thèmes de votre évènement ou vos besoins en matière de segmentation • Des listes pour les activités avant, pendant et après l'évènement • Des dossiers pour le contenu, les campagnes et les ressources des sessions
ClickUp fournit aux équipes une source unique d'informations fiables, garantissant que tout le monde travaille à partir de la même base. Au lieu de passer d'un tableur à un fil de discussion Slack ou à des exportations d'inscriptions, cela permet à toute l'équipe de voir le plan de personnalisation complet en un seul endroit. Cela réduit le travail en double et diminue les erreurs causées par des informations obsolètes ou incohérentes.
Les valeurs : moins de malentendus, une planification plus rapide et une expérience plus cohérente pour les participants.
Créez des pipelines de contenu qui suivent le rythme des messages personnalisés
La personnalisation a un effet boule de neige sur les équipes chargées du contenu.
Un programme générique peut ne nécessiter qu'une seule série d'e-mails, mais un programme personnalisé peut nécessiter des dizaines de variantes. Sans un flux de travail structuré, les retards dans la création de contenu ralentissent l'ensemble de la stratégie de personnalisation.
Disposer d'un pipeline de contenu aide les équipes à produire ce volume sans s'épuiser. Des outils tels que les tâches ClickUp peuvent intervenir ici pour s'assurer que :
• Chaque élément dispose d'un statut clair, tel que « brouillon », « en cours de révision », « approuvé » ou « planifié ». • Les rédacteurs, les concepteurs et les réviseurs collaborent sur la même tâche. • Les informations sur les intervenants, les notes de recherche et les résumés restent en pièce jointe au contenu. • Les dépendances empêchent les choses d'avancer avant qu'elles ne soient prêtes.
Ainsi, si un segment a besoin d'une session qui lui est dédiée ou d'un nouveau message pour un groupe d'intérêt spécifique, le pipeline traite la demande en toute simplicité.
La valeur : les équipes chargées du contenu restent organisées et la personnalisation n'est jamais ralentie par des goulots d'étranglement.
Automatisez la segmentation des participants afin que les équipes n'aient plus à effectuer de tri manuellement
La segmentation manuelle est l'une des principales causes de la prolifération du travail. Quelqu'un exporte une liste, la filtre, l'envoie au service marketing, effectue une modification en cours, la télécharge vers un autre outil, puis essaie de mettre à jour tout le travail lorsque de nouvelles inscriptions arrivent.
La segmentation peut s'effectuer en arrière-plan via les automatisations dans ClickUp et les agents IA:
- Lorsqu'un participant sélectionne un thème ou un objectif, ClickUp Agent peut l'étiqueter automatiquement.
- Lorsqu'une personne manifeste son intérêt pour plusieurs sessions, un agent peut l'affecter à un segment.
- Lorsque de nouvelles inscriptions arrivent, des fonctionnalités telles que IA Assign et IA Prioritize peuvent les acheminer vers les listes appropriées.
Les équipes n'ont ainsi plus besoin de passer des heures à trier des noms ou à corriger des listes incohérentes. Elles peuvent plutôt créer des flux de travail dans lesquels la segmentation se met à jour automatiquement et déclenche les tâches ou le contenu appropriés.
Les avantages : une personnalisation plus rapide, moins d'erreurs et plus de temps pour se consacrer au travail important.
Utilisez ClickUp AI pour accélérer les flux de travail personnalisés grâce à des informations rapides et une assistance sur mesure
Les flux de travail de personnalisation impliquent de nombreux éléments mobiles. Les invitations, les rappels, les suivis, les notifications de session et les récapitulatifs d’évènement nécessitent chacun plusieurs versions adaptées à différents publics.
ClickUp AI aide les équipes à rédiger rapidement ces éléments :
• Résumés pour les participants en fonction de leurs intérêts ou de leur comportement • Résumés des moments forts des sessions • Brouillons d'e-mails pour chaque segment • Messages de suivi adaptés à ce que le participant a fait lors de l'évènement
Plus vous offrez de l’assistance pour des segments, plus vous gagnez de temps. Découvrez-le en action !
L'avantage : une production de contenu plus rapide sans compromis sur la qualité.
Suivez les performances de personnalisation en temps réel grâce à des tableaux de bord personnalisés
Une fois les efforts de personnalisation mis en œuvre, les équipes doivent savoir ce qui fonctionne et ce qui doit être ajusté. Vos équipes ont besoin d'une vision claire des éléments suivants :
• Quels sont les segments les plus engageants ? • Quels sont les contenus les plus utilisés ? • Quelles recommandations de sessions attirent le plus de clics ? • À quel moment les participants se désintéressent-ils ? • Quels thèmes suscitent le plus d'intérêt ?
Les tableaux de bord ClickUp vous aident à saisir ces informations plus rapidement et permettent aux équipes de réagir rapidement. Si un segment ignore les évènements de réseautage, les organisateurs peuvent adapter leur message. Ou si une autre tendance se dessine, les équipes peuvent alors mettre en avant les sessions associées.
La valeur ajoutée : la personnalisation devient chaque jour plus intelligente, car les équipes peuvent agir sur la base de données en temps réel au lieu d'attendre les résultats des sondages post-évènementiels.
Commencez avec des modèles ClickUp prêts à l'emploi conçus pour les équipes d'évènementielles
Mettre en place un cadre de personnalisation à partir de zéro est une tâche ardue. Voici la boîte à outils qui vous permettra de mettre en place vos flux de travail plus rapidement :
Modèle ClickUp pour le marketing des évènements
Planifiez la promotion de vos évènements à partir d'un hub centralisé grâce au modèle ClickUp Event Marketing Template. Planifiez vos publications sur les réseaux sociaux, vos campagnes par e-mail, les ressources des intervenants et les échéances, puis suivez la progression de votre équipe à mesure qu'elle crée, révise et lance chaque élément de contenu.
📖 En savoir plus : Logiciel de planification d'évènements qui simplifie tout
Modèle de suivi de campagne ClickUp
Visualisez toutes vos campagnes en un coup d'œil grâce au modèle de suivi des campagnes ClickUp. Comparez les performances, surveillez le rythme sur tous les canaux et synchronisez les propriétaires, les échéances et les résultats sans avoir à jongler avec plusieurs feuilles de calcul.
Modèle de plan marketing pour évènements ClickUp
Élaborez une stratégie marketing complète pour vos évènements en quelques minutes grâce au modèle de plan marketing événementiel de ClickUp. Fixez des objectifs, définissez vos publics, rédigez vos messages clés et structurez votre échéancier de promotion afin que toute votre équipe travaille à partir du même guide.
Défis et éthique dans la personnalisation des évènements grâce à l'IA
| Défi | À quoi cela ressemble-t-il lors d'un évènement réel ? | Considérations éthiques | Comment les équipes d’évènementielles peuvent-elles y répondre ? |
|---|---|---|---|
| Collecter les bonnes données sur les participants | Les équipes collectent trop ou trop peu de données, ou les informations sont dispersées entre les outils d'inscription, les applications et les feuilles de calcul. | Les participants doivent savoir quelles données sont collectées et pourquoi. | Communiquez clairement sur l'utilisation des données, ne collectez que celles qui sont nécessaires et stockez-les dans un système garantissant la sécurité. |
| Protéger la confidentialité des participants | Le suivi de l'emplacement, les données comportementales ou les préférences en matière de réseautage sont capturés sans suffisamment de transparence. | Les participants doivent pouvoir contrôler la visibilité de leurs données et choisir de participer ou non. | Proposez des options d'adhésion claires, permettez aux participants de gérer leur visibilité et évitez la collecte cachée de données. |
| Biais dans les recommandations | Certains groupes obtiennent des suggestions de sessions ou des correspondances de réseautage plus pertinentes sur la base de modèles incomplets. | Les systèmes d'IA ne doivent pas influencer injustement les gens ni restreindre leurs options. | Passez en revue les définitions des segments, testez les résultats sur différents profils et impliquez les humains dans la supervision. |
| Surciblage et lassitude des participants | Les participants reçoivent trop de notifications ou des suggestions trop spécifiques qui peuvent être perçues comme intrusives. | Les participants ne doivent pas se sentir surveillés ou sous pression. | Limitez les notifications, privilégiez la pertinence et permettez aux participants d'ajuster leurs paramètres de personnalisation. |
| Mauvaise interprétation des signaux comportementaux | Un participant clique accidentellement sur un sujet, s'inscrit à une session par commodité ou part plus tôt en raison d'un conflit d'horaires. | Les participants ne doivent pas être enfermés dans des profils inexacts. | Combinez les signaux comportementaux avec les intérêts déclarés par les participants et permettez-leur de mettre à jour leurs préférences à tout moment. |
| Équilibrer les besoins des sponsors et le confort des participants | Les recommandations des exposants semblent trop commerciales ou poussent les participants vers des discussions commerciales qu'ils n'ont pas sollicitées. | Les participants doivent pouvoir contrôler leurs interactions avec les sponsors. | Utilisez un libellé clair pour les suggestions sponsorisées et évitez d'imposer des interactions. |
| Garantir la transparence en matière de personnalisation | Les participants ne savent pas pourquoi ils reçoivent certaines recommandations. | Les gens ont le droit de comprendre comment fonctionne la personnalisation. | Fournissez des explications simples telles que « Suggéré parce que vous avez manifesté de l'intérêt pour... ». |
| Maintenance de l'accessibilité et de l'équité | La personnalisation favorise les participants qui privilégient le numérique, tandis que les autres passent à côté des recommandations. | L'IA doit améliorer l'accès, et non creuser les écarts. | Proposez des résumés imprimés, des services d'assistance sur place et d'autres moyens de recevoir des recommandations. |
| Éviter la dépendance aux décisions automatisées | Les équipes s'appuient entièrement sur des algorithmes pour la segmentation, la promotion de contenu ou la mise en relation. | Les êtres humains doivent rester responsables des décisions critiques. | Gardez les humains dans la boucle, en particulier pour les VIP, les groupes diversifiés ou les sujets sensibles. |
| Gérer les données liées à l’évènement de manière responsable | Les équipes conservent les données relatives au comportement des participants longtemps après l'évènement, sans règles de conservation claires. | Les participants doivent pouvoir contrôler la durée de conservation des données. | Définissez des échéanciers de conservation, anonymisez les anciennes données et permettez aux participants de demander leur suppression. |
Personnalisez vos évènements avec ClickUp AI
Les évènements personnalisés ne sont plus une agréable surprise. Les participants s'attendent à vivre des expériences en phase avec leurs objectifs, faciles à naviguer et qui valent le temps qu'ils y consacrent. L'IA permet aux équipes d'évènements de proposer cela à grande échelle, mais uniquement lorsque le travail en coulisses est organisé, cohérent et connecté.
C'est là que ClickUp fait toute la différence. La personnalisation repose sur des données propres, une production de contenu rapide, des équipes coordonnées et la capacité à s'adapter aux changements de comportement des participants. ClickUp rassemble tous ces éléments en un seul endroit. Les équipes peuvent créer des bases de données de profils, planifier des campagnes segmentées, gérer des pipelines de contenu, automatiser les tâches répétitives et surveiller les performances en temps réel. Tout est regroupé dans un seul système, ce qui signifie moins de lacunes, moins d'erreurs et un parcours plus fluide et plus intentionnel pour les participants.
Le résultat est un évènement qui semble réfléchi plutôt que transactionnel. Les participants découvrent des contenus qui correspondent à leurs intérêts. Les exposants ont de meilleures discussions. Les organisateurs obtiennent des informations plus claires. Et l'ensemble de l'expérience connaît un flux moins important d'efforts manuels.
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Foire aux questions
Ne collectez que les informations qui vous aident à personnaliser le parcours des participants. Il s'agit généralement des intérêts, du rôle occupé, des préférences en matière de sessions, des besoins en matière d'accessibilité et des signaux comportementaux tels que les sujets affichés ou les sessions enregistrées. Évitez de collecter des informations inutiles et expliquez clairement comment les données seront utilisées.
Oui. Lorsque les participants reçoivent du contenu et des recommandations qui correspondent à leurs objectifs, ils assistent à davantage de sessions, s'impliquent davantage et se déclarent plus satisfaits. Les exposants en tirent également profit, car les recommandations leur permettent d'entrer en contact avec des participants qui sont véritablement intéressés par leurs solutions.
Combinez les intérêts déclarés par les participants avec des signaux comportementaux, examinez les recommandations pour différents groupes de participants et impliquez les humains dans les décisions clés. Les équipes doivent régulièrement tester les suggestions afin de s'assurer qu'elles ne favorisent pas injustement certains rôles, secteurs d'activité ou groupes démographiques.
Tout à fait. Les évènements de moindre envergure bénéficient souvent d'améliorations encore plus importantes, car les participants reçoivent des conseils qui les aident à tirer le meilleur parti des sessions limitées ou des horaires plus courts. Des tactiques simples, telles que des agendas personnalisés ou des e-mails segmentés, peuvent avoir un impact significatif sans nécessiter de systèmes complexes.
Mettez à jour les recommandations chaque fois que le comportement des participants change. Cela peut être après l'enregistrement à une session, l'ajout d'un élément en tant que signet ou une activité dans l'application de l'évènement. Les mises à jour en temps réel aident les participants à découvrir des sessions et des expériences qui correspondent à l'évolution de leurs intérêts tout au long de l'évènement.