♪ Euh, pourquoi il n'y a pas de plats végétaliens ? ♪ "Le groupe se plaint du micro et de l'éclairage." il y a un invité qui dit avoir répondu à l'invitation, mais je ne le trouve pas sur la liste !
Imaginez que vous ayez à gérer tous ces problèmes tout en gérant un évènement entier !
C'est précisément ce que doivent faire les gestionnaires de projets d'évènement, et il n'est donc pas surprenant qu'ils aient besoin d'un peu d'aide pour tout gérer.
Dans cet article, nous aborderons tout ce que vous devez savoir sur la gestion de projet d'évènement, et nous mettrons en évidence huit conseils que les organisateurs d'évènements peuvent emprunter aux gestionnaires de projet, ainsi que la meilleure application d'évènement pour vous aider à faire tout cela .
♪ Let's get this party started!♪ 🥳
Qu'est-ce que la gestion de projet d'évènement ?
La gestion de projet d'évènement consiste à forfaiter, organiser et la maintenance d'un évènement réussi .
Ces évènements peuvent être des tapis rouges, des fêtes, des conventions, des salons professionnels et tout ce que vous pouvez célébrer.
Bien que les évènements semblent toujours amusants et faciles à vivre, il faut une tonne de travail pour en arriver là.
Le processus de planification d'un évènement nécessite un forfait, un calendrier, des réservations, une coordination des transports et, surtout, de la bonne nourriture !
Après tout, vous ne voulez pas que vos invités se sentent comme ça :
Quels sont les principaux éléments de la gestion de projet évènement ?
La date de l'évènement et le nombre d'invités sont les deux facteurs les plus importants de la planification d'un évènement. Même si vous organisez un évènement de moindre envergure, le fait de disposer d'une estimation du nombre d'invités peut vous aider à prévoir les traiteurs, les plans d'évacuation et bien d'autres choses encore.
Voici quelques autres éléments essentiels à inclure dans le forfait de votre évènement :
- L'évènement: choisir un type d'évènement et un thème spécifique
- **L'emplacement : sélectionner un emplacement adapté à l'évènement, aux invités et au thème
- Le budget: estimez toutes les dépenses liées à l'évènement et créez un budgetbudget pour le projet *Sponsors: les évènements spéciaux peuvent coûter cher, et il est important d'attirer des sponsorssponsors peut vous aider à gérer tous ces coûts
- Volontaires: sélectionner une équipe compétente et régler les contrats, les rôles,itinéraireset les réunions
- Marketing: ici, vous devrez attirer les gens à l'évènement. Vous pouvez le faire par le biais d'un marketing par e-mail, de campagnes sur les médias sociaux ou d'annonces imprimées
- **Divertissement : sélectionnez un groupe de musique, un orateur principal, des danseurs ou tout autre type de spectacle pour divertir les invités
- **Production : si l'évènement doit être retransmis en direct, vous devrez organiser les enregistrements audiovisuels et la diffusion
- **L'équipement : assurez-vous que le wifi, les micros, l'éclairage, les projecteurs, les écrans et les câbles fonctionnent correctement
- Les participants: Fournissez à chaque participant les informations relatives à l'évènement, telles que les modalités de paiement, les coordonnées et les itinéraires. Vous devez également distribuer des badges d'accès pour empêcher les perturbateurs de se faufiler dans la salle
Quelles sont les similitudes entre la gestion de projet et la gestion d'évènement ?
Voici trois similitudes entre la gestion d'évènements et la gestion de projet :
1. Les deux utilisent des jalons pour suivre la progression
Les gestionnaires d'évènements et de projets utilisent tous les deux des les jalons du projet pour s'assurer que tout est livré à temps.
**Qu'est-ce qu'un jalon ?
Les jalons sont des points de contrôle qui vous indiquent quand vous avez achevé des évènements ou des tâches importants. Dans le cadre de la gestion de projet, il peut s'agir de la finalisation de la le forfait du projet .
Étant donné que les évènements comportent une multitude d'éléments mobiles, les jalons aident les gestionnaires d'évènements à s'assurer que tout se déroule comme prévu.
Voici quelques forfaits pour l'organisation d'évènements les jalons de la gestion de projet :
- Sélection du lieu
- Envoi des invitations
- Ouverture de l'évènement
- Évaluation post-spectacle
2. Tous deux utilisent des listes de tâches pour rester organisés
Les listes de tâches sont de simples listes de choses à faire qui contiennent généralement des objectifs à court terme. Une fois ces objectifs achevés, vous vous rapprochez de vos jalons.
Les gestionnaires de projet et les organisateurs d'évènements utilisent des listes de tâches pour s'assurer qu'aucune tâche n'est oubliée. Imaginez que vous oubliez d'organiser de la musique et que vos invités se sentent comme ça :
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/07/image18-1.gif s'ennuyer à la fête /$$$img/
Voici un exemple de liste de tâches pour l'organisation d'un évènement :
- Réunion avec le client
- Visite de quelques lieux
- Paramétrer un budget
- Déterminer les dates de l'évènement
- Créer le site web de l'évènement
- Organiser les artistes
- Organiser les sponsors
- Créer une checklist sur place
- Sondage après l'évènement
3. Les deux requièrent une collaboration entre les équipes
La gestion de projet repose sur les efforts combinés de l'équipe de projet, de l'équipe financière, de l'équipe marketing, de l'équipe de production et de bien d'autres personnes pour livrer un projet dans les délais.
De même, pour créer un évènement réussi, il faut :
- L'équipe financière pour établir des budgets précis
- L'équipe chargée de la gestion des relations avec les clients pour déterminer ce que veulent les invités
- L'équipe commerciale pour gérer les paiements et les billets
- L'équipe de vente pour gérer les paiements et les billetsl'équipe de marketing pour promouvoir l'évènement
Il faut que tout le monde soit sur le pont si vous ne voulez pas que votre évènement entre dans l'histoire (ou dans l'océan) comme l'un des pires évènements de tous les temps !
Qu'est-ce que fait un gestionnaire de projet d'évènement?
Les chefs de projet événementiel doivent gérer l'événement depuis sa conception initiale jusqu'à son achèvement avec succès.
Le planificateur d'évènements est en quelque sorte un super-héros puisqu'il doit faire face à des situations indépendantes de sa volonté, telles que des conditions météorologiques défavorables, des retards de vols et des pannes de courant.
En plus de ses fonctions de super-héros, voici quelques autres responsabilités d'un gestionnaire d'évènements :
- Définir les jalons, le calendrier et les échéances du projet
- Organiser un évènement qui réponde aux exigences de l'entrepriseobjectifs de l'entreprise* Sélectionner un lieu, des décorations, des traiteurs et des divertissements 🎸
- Négocier des contrats avec les fournisseurs et les clients
- Maintenir le budget de l'évènement
- Résoudre les problèmes des clients qui surviennent au cours de l'évènement. Par exemple, des invités qui se plaignent du contenu de l'humoriste
si seulement l'organisateur de l'évènement nous avait engagés... 😉
8 conseils que les organisateurs d'évènements peuvent emprunter aux gestionnaires de projet
Les tâches d'un organisateur d'évènements sont similaires à celles d'un chef de projet. La seule différence est qu'un gestionnaire d'évènement doit avoir plus de patience puisqu'il doit garder les gens nourris, au chaud, heureux et divertis !
Pour éviter que votre patience ne s'épuise, voici huit conseils que vous pouvez emprunter aux gestionnaires de projet :
Conseil 1 : créez un forfait de projet*
Tout d'abord, il vous faut trouver un concept d'évènement.
Il s'agit de déterminer le type d'évènement que vous allez organiser, les objectifs de l'évènement, les contraintes de temps spécifiques, ainsi qu'une répartition détaillée des tâches et des membres de l'équipe impliqués.
A. Objectifs
Vous pouvez fixer un objectif tangible, comme la participation de 500 invités à l'évènement, ou des paramètres intangibles, comme la sensibilisation à la protection de l'environnement. il s'agit d'un objectif à long terme, qui ne peut être atteint qu'avec l'aide d'une personne qualifiée
Quel que soit votre choix, vous devrez utiliser un outil comme ClickUp, pour mesurer votre progression vers ces objectifs.
**Attendez... Qu'est-ce que ClickUp ?
ClickUp est l'un des logiciels les plus populaires au monde l'une des évaluations les plus élevées logiciel de productivité et de gestion des évènements utilisé par des équipes très productives dans les petites et grandes entreprises.
Avec des fonctionnalités telles que Les documents qui vous permettent de créer de magnifiques programmes d'évènements pour aider les Rappels pour être sûr de ne jamais oublier d'aller chercher le gâteau, ClickUp est l'application la plus riche en évènements outil de gestion de projet qui existe.
Revenons maintenant à la façon dont ClickUp peut vous aider à définir des Objectifs d'évènement. Objectifs dans ClickUp sont des objets de haut niveau qui peuvent être décomposés en objectifs plus petits Les cibles. Chaque fois que vous achevez une cible, vous vous rapprochez de votre objectif.
ClickUp affiche également la progression de votre objectif en pourcentage, afin que vous sachiez exactement où vous en êtes.
_Intéressé par la définition d'objectifs en équipe ? Pour en savoir plus, cliquez ici comment utiliser ClickUp pour fixer des objectifs à votre équipe. B. Contraintes
Lors du forfait d'un évènement, vous rencontrerez forcément quelques contraintes.
Il peut s'agir de contraintes budgétaires, d'un lieu trop petit, d'une date limite trop stricte ou d'un nombre limité de membres de l'équipe.
Il est essentiel d'identifier ces contraintes afin d'organiser l'évènement en tenant compte de celles-ci.
Un bon organisateur d'évènements utilisera les contraintes comme une opportunité de faire preuve de créativité ! Par exemple, si vous disposez d'un espace limité dans votre salle, vous pouvez ouvrir les portes latérales pour créer un espace supplémentaire sous une tente. 🎪
ClickUp peut vous aider à gérer ces contraintes à l'aide de des diagrammes de gestion de projet , modèles de planification d'évènements et les affichages :Vue Gantt Chart (diagramme de Gantt) ? Documents dans ClickUp sont l'endroit idéal pour créer tout document numérique pouvant être partagé avec les membres de l'équipe et le personnel de l'entreprise parties prenantes internes .
Parfois, une réunion en face à face n'est pas nécessaire. C'est pourquoi ClickUp propose un service de Intégration de Zoom qui vous permet de participer rapidement à des appels Zoom sans avoir à quitter ClickUp !
Mais si vous préférez les réunions à l'ancienne, il vous suffit de configurer des tâches récurrentes pour vos réunions hebdomadaires, afin de ne jamais les oublier :
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/07/image1-5.gif paramètres récurrents de ClickUp /$$$img/
Conseil 4 : toujours suivre la progression
Les professionnels de l'évènement comprennent l'importance du suivi de la progression des tâches et des échéances du projet.
Le suivi de la progression aidera l'équipe chargée de l'évènement à déterminer la quantité de travail restant à accomplir et à s'assurer que les délais seront respectés. En outre, cela vous permettra de tenir vos clients informés des éventuels retards.
ClickUp fait du suivi de la progression un véritable jeu d'enfant.
Avec Statuts personnalisés **Vous pouvez ajouter différentes étapes à votre projet d'évènement, telles que "logistique", "invitations" et "jour de l'évènement" Mon travail consiste à créer un flux de travail de l'évènement qui vous convient.
vous avez besoin de suivre de près la progression de votre événement d'entreprise haut de gamme ? Tableaux de bord vous donnent un aperçu de haut niveau de votre évènement. Ici, vous pouvez suivre la progression du projet les performances des employés et les goulets d'étranglement dans votre flux de travail.
Vous pouvez également ajouter des Widgets Sprints comme Diagrammes de brûlures , Diagrammes à rebours , Diagrammes de flux cumulés , et Diagrammes de vitesse à votre tableau de bord pour vous assurer d'organiser le meilleur évènement :
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/07/image9-3-1400x693.png tableaux de bord ClickUp /$$$img/
Conseil n°5 : faire preuve de leadership et de confiance en soi
Faire preuve d'un excellent leadership et d'une grande confiance en soi vous aidera à maintenir la motivation de votre équipe.
C'est particulièrement important pour la gestion des risques.
à faire ?
Il se passe toujours beaucoup de choses lors d'un évènement, et il arrive que les choses tournent mal. Par exemple, un incendie peut se déclarer ou une bagarre peut éclater.
Quelle que soit la catastrophe, vous ne pouvez pas laisser vos invités et votre équipe courir dans tous les sens comme des poulets sans tête.
L'astuce consiste à rester calme et posé pour que votre équipe puisse suivre le mouvement.
Vous ne savez pas comment gérer l'agitation de la gestion de projet ? Here are 3 conseils de gestion de projet pour les entreprises débordées .
**Conseil 6 : soyez flexible
Être un gestionnaire d'évènements flexible signifie que vous serez en mesure de gérer les retards, les goulots d'étranglement et autres défis.
Et être un coéquipier flexible signifie que vous écouterez les opinions des autres pour obtenir les meilleurs résultats. C'est extrêmement important pour la gestion d'évènements, car tout peut changer à la dernière minute et vous n'aurez pas d'autre choix que de vous adapter.
Mais avec un outil de gestion de projet flexible, comme ClickUp, vous pouvez faire face à tout ce qui se présente.
ClickUp a des tonnes de affichages flexibles pour chaque département de votre organisation :
- Vue Liste : affichez vos tâches dans une liste sophistiquée et filtrez, triez et regroupez facilement les colonnes
- Vue Tableau : vous avez une équipe de gestion d'évènements agile ? Affichez cette vue pour déplacer les tâches au sein de votre équipeflux de travail agile Vue Équipe*: voir ce sur quoi tout le monde travaille, ce qui a été Terminé, et qui a de l'espace pour plus dans son assiette
- Vue Charge de travail : gérer la capacité de travail de votre équipe pour s'assurer que personne ne s'épuise
- Affichage de l'échéancier : obtenir un aperçu de votre emploi du temps pour un évènement à venir
Glisser-déposer vers planifier des tâches dans l'affichage de l'échéancier de ClickUp.
Conseil 7 : livrez un excellent produit fini
Vous vous souvenez que nous avons mentionné qu'un gestionnaire de projet d'évènement doit suivre les évènements depuis leur conception jusqu'à leur achèvement ?
À vrai dire, les gestionnaires de projet doivent faire de même. Il s'agit peut-être d'une astuce que les gestionnaires de projet ont apprise des planificateurs d'évènements. 😉
Peu importe qu'un petit incendie se soit déclaré dans la cuisine ou qu'un des DJ ait dû être remplacé à la dernière minute. La seule chose qui compte, c'est la réussite et la qualité de l'évènement.
Le résultat de l'évènement est ce que vos invités emporteront avec eux pendant des semaines et des mois après l'évènement.
Un excellent moyen de garantir la réussite de vos prochains évènements est de recueillir les commentaires de vos invités et de vos employés. L'affichage du formulaire de ClickUp vous permet de créer de magnifiques formulaires personnalisés. Ces formulaires peuvent être partagés via un lien ou être liés à des pages. Les réponses aux formulaires sont automatiquement transformées en tâches et peuvent être déplacées dans un flux de travail lorsque vous êtes prêt.
**Conseil 8 : débriefing
Le débriefing n'a lieu qu'une fois l'évènement terminé.
Tous les artistes s'envolent vers leur ville natale, les photos de l'évènement font le tour des médias sociaux et les commandes sont en cours de traitement.
Vous devez maintenant prévoir une réunion avec votre équipe de projet et vos clients pour discuter de ce qui s'est bien passé et de ce qui pourrait être amélioré.
Pour faciliter ce processus, vous devriez demander à vos employés de noter tous les problèmes qu'ils rencontrent tout au long du processus de planification de l'évènement.
En parlant de prendre des notes,
Le bloc-notes de ClickUp
est un espace en ligne gratuit permettant à votre équipe d'évènement de noter des idées et des problèmes en temps réel. Vous pouvez même
convertir vos notes en tâches
pour la session de débriefing.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/07/image10-2.png clickUp notes d'entension /$$$img/
♪You thought this was the end of this évènement?♪ eh bien, préparez-vous pour l'après-fête car nous n'avons pas encore terminé
Voici d'autres façons dont ClickUp peut vous aider à gérer vos évènements:
- Modèles : utilise le modèleModèle de gestion des évènements,Modèle de planification des fêteset Modèle de planification d'évènement pour organiser des évènements cohérents
- Révision et annotations mon travail collabore aux annonces de l'évènement et travaille avec les clients pour accélérer l'approbation des contrats
- Cartes mentales : réfléchissez à de beaux thèmes d'évènement et cartographiez le flux de travail de votre évènement
- Priorités des tâches : libellez les tâches comme étant urgentes, de haute priorité, normales ou de faible priorité afin que votre équipe d'évènement achève les tâches dans la bonne commande
- Envoyez un e-mail à ClickApp : restez en contact avec une partie prenante qui préfère l'e-mail en envoyant et en recevant des e-mails directement à partir des tâches ClickUp
L'évènement final 🎭
Bien que les évènements soient une tonne de plaisir, faire en sorte que tout se déroule bien est un tout autre évènement !
Heureusement, les évènements outils de gestion de projet peuvent vous aider à tout gérer sans transformer l'évènement en cirque.
Mais, si vous voulez que vos évènements soient une réussite, vous devez utiliser des un logiciel complet de forfaits d'évènements comme ClickUp.
ClickUp offre des fonctionnalités telles que dépendances de la tâche , précis estimation de durée et de puissants applications mobiles qui vous aideront à lancer des évènements bien organisés et réussis. Essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui pour découvrir un outil qui peut vous aider à organiser l'évènement de votre vie !
