Qu'ont en commun les conférences de travail, les mariages et l'anniversaire de votre chien ?
Ils ont commencé avec un modèle flexible de planification d'évènements... probablement !
L'organisation d'évènements n'est pas une mince affaire. Comme pour la gestion de tout projet complexe, il y a une multitude d'éléments qui doivent s'imbriquer parfaitement pour que l'évènement soit réussi, même s'il s'agit d'un évènement virtuel !
Qu'il s'agisse de réserver le lieu, d'organiser le traiteur, de gérer le budget, de dresser la liste des invités ou d'envoyer les invitations, vous aurez besoin de plus qu'une simple checklist pour tout organiser sans vous faire pousser des cheveux blancs.
Les meilleurs modèles vous aideront à mettre en œuvre tous ces éléments, et bien plus encore. Avec plusieurs vues, des statuts de tâches et des fonctionnalités personnalisables intégrées, votre modèle idéal vous facilitera la tâche pendant le processus de planification afin que vous puissiez simplement profiter de l'évènement le moment venu !
Et nous sommes là pour vous aider ! Avec 11 modèles détaillés de planification d'évènements pour tout organiser, des happy hours virtuels à votre prochaine conférence d'entreprise.
Pourquoi la planification d'évènements est-elle importante ?
Des évènements bien planifiés peuvent faire des merveilles pour votre réputation, le moral de votre entreprise, l'engagement communautaire et bien plus encore !
Et un évènement mal planifié ? Eh bien, cela peut faire plus de mal que de bien à toutes les personnes concernées.
Les évènements sont un excellent moyen de créer des connexions avec votre communauté, de remercier vos employés, d'encourager le réseautage et d'attirer davantage de clients. Ils sont l'extension de votre entreprise et chaque petit détail reflète les valeurs fondamentales et la philosophie de votre marque dans son ensemble.
Pas de pression, n'est-ce pas ?
Mais ne vous inquiétez pas ! Nous voulons simplement vous rappeler que les meilleurs évènements viennent du cœur et que, même si le processus de planification peut être stressant, les évènements sont censés être amusants. Montrer que vous consacrez du temps et des efforts à créer une expérience significative pour un groupe de personnes que vous appréciez est un geste qui a vraiment de l'impact.
Qu'il s'agisse d'une grande conférence virtuelle ou d'un simple déjeuner d'équipe avec traiteur, votre prochain évènement nécessitera un processus de gestion de projet spécifique et minutieux.
11 modèles gratuits pour l'organisation d'évènements
Avec les listes d'invités, les fournisseurs, les billets, les intervenants et la disposition des sièges à superviser, vous aurez besoin d'un logiciel de planification d'évènements puissant pour gérer votre progression, rester au fait des tâches à accomplir et visualiser les dates importantes sur un calendrier personnalisable.
Le modèle parfait améliorera les fonctionnalités de votre outil de planification d'évènements grâce à des éléments prédéfinis et personnalisables tels que des calendriers, des listes, des statuts de tâches et des vues de flux de travail. Sans oublier que votre modèle idéal sera également 100 % gratuit.
Voici 11 de nos modèles préférés pour la planification d'évènements pour ClickUp, Microsoft Office et Excel qui répondent à tous vos besoins.
1. Modèle de document de planification d'évènements par ClickUp
Répétez après moi : Voici votre checklist ultime pour l'organisation d'évènements.
Vous avez terminé vos tâches, finalisé les factures, envoyé les invitations et vous êtes maintenant prêt à assister à l'évènement pour lequel vous avez travaillé si dur ! Ce modèle de document de planification d'évènements de ClickUp est une checklist pour le jour J qui couvre tout, vraiment tout.
Dans votre document, vous trouverez des pages classées par catégories, notamment Informations générales, Détails de l'installation, Liste des invités et Liste des fournisseurs . Vous avez besoin d'une page supplémentaire ? Pas de problème ! Copiez facilement des pages, ajoutez-en de nouvelles ou créez des sous-pages pour personnaliser encore davantage votre modèle dans une hiérarchie visuelle organisée.
Sur chaque page, la mise en forme est automatiquement créée pour vous aider à diffuser et à accéder aux informations indispensables le plus rapidement possible. Avec des checklists que vous pouvez cocher une fois achevées (même depuis votre appareil mobile), des tableaux pré-construits pour votre liste d'invités et des conseils Slash Command, ce document ClickUp est le guide ultime pour apaiser votre nervosité lors de la planification d'évènements.
2. Modèle de planification d'évènements par ClickUp
Le modèle de planification d'évènements de ClickUp rationalise votre processus, de l'organisation des informations sur le lieu et des budgets à la gestion de la liste des invités et au suivi des présences ! Dans ce modèle, vous disposez également de listes préenregistrées pour les activités, les installations, la préparation de l'évènement et la facturation, qui vous aideront à organiser vos tâches et vous donneront un aperçu de tous les aspects de chaque projet !
Utilisez le modèle de planification d'évènements de ClickUp pour :
- Planifiez et visualisez tout, de la recherche d'emplacements à l'obtention d'offres de sécurité.
- Alignez votre équipe et vos ressources pour une collaboration fluide et mener à bien votre projet.
- Suivez les progrès et les objectifs pour vous assurer que vos évènements se déroulent dans les délais et dans les limites du budget.
3. Modèle de brief pour évènement par ClickUp
Le modèle de brief de projet événementiel de ClickUp aide les équipes événementielles à planifier, suivre et organiser leurs projets. Grâce à ce modèle, votre équipe événementielle peut créer rapidement et efficacement les grandes lignes d'un projet.
Le modèle comprend des tâches pour chaque phase de l'évènement, de la pré-planification à l'évaluation post-évènement. Chaque tâche et sous-tâche est structurée avec les personnes assignées, les dates d'échéance et les estimations du nombre d'heures nécessaires pour le suivi des efforts. Le modèle garantit que chaque phase de l'évènement est planifiée de manière approfondie, sans omettre d'étapes clés ou de points de communication.
De plus, vous pourrez attribuer des responsabilités et fixer des délais pour chaque tâche. C'est le moyen idéal pour vous assurer que toutes les tâches
4. Modèle de planification d'évènements de grande envergure par ClickUp
Si le modèle précédent est une excellente ressource pour les organisateurs d'évènements qui jonglent avec plusieurs évènements, ce modèle de planification d'évènements de grande envergure de ClickUp est conçu pour ceux qui planifient des évènements autonomes de grande envergure, tels que des évènements sportifs, des festivals de musique, des conférences, etc.
Avec 16 statuts de tâches personnalisés et quatre types d'affichage de projet, ce modèle de dossier contient tout ce dont vous avez besoin pour organiser des évènements de taille moyenne, avec des listes distinctes pour gérer vos fournisseurs, vos checklists, vos réponses et vos budgets.
De plus, fidèle à l'esprit ClickUp, ce modèle applique automatiquement un guide de démarrage qui couvre tous les aspects et les étapes indispensables pour tirer le meilleur parti de ce modèle.
5. Modèle de budget pour évènements par ClickUp
Il est presque effrayant de constater à quel point il est facile de dépasser le budget alloué à un évènement.
Surtout lorsque vous souhaitez remercier votre équipe ou que vous planifiez plusieurs évènements à la fois, les factures s'accumulent rapidement ! Le modèle de budget événementiel de ClickUp peut sembler rébarbatif, mais il s'agit en réalité d'un élément essentiel (et très satisfaisant) pour la réussite de votre prochain évènement.
Ce modèle vous aide à garder le contrôle de vos dépenses en fixant des dates d'échéance, en définissant les éléments clés à mener et en gérant le processus de sélection des lieux dans des listes prédéfinies.
Vous pouvez également garder un œil sur les dépenses à venir grâce à trois statuts personnalisés pour les achats : À faire, En cours ou Achevé.
Conseil de pro : Vous souhaitez organiser un évènement de grande envergure ? Voici ce que vous devez faire avec ClickUp.
6. Modèle de gestion d'évènements par ClickUp
Le modèle de gestion d'évènements de ClickUp est le tremplin vers son modèle de planification d'évènements (voir recommandation n° 1).
Grâce aux listes d'évènements distinctes, aux trois statuts personnalisés, aux étiquettes et aux six vues de flux de travail inclus dans ce dossier, vous pouvez organiser plusieurs évènements à la fois et les réaliser dans les limites de votre budget !
C'est au niveau des champs personnalisés que ce modèle prend tout son sens, avec huit catégories permettant de filtrer, trier et regrouper les tâches en fonction de différents éléments liés au budget. Vous pouvez même ajouter des données telles que les pourcentages d'avancement, les statuts de paiement et l'emplacement à votre vue du flux de travail pour obtenir plus d'informations en un coup d'œil.
7. Modèle de marketing pour évènements par ClickUp
Ce modèle de marketing événementiel de ClickUp offre un aperçu clair des buts et objectifs de votre évènement, ainsi qu'une structure organisée pour suivre les détails de l'évènement, tels que le public cible, l'échéancier, la gestion du budget, etc. Vous pouvez attribuer des tâches à des membres spécifiques de l'équipe et suivre la progression dans une interface facile à naviguer.
De plus, le modèle de planification d'évènements de ClickUp comprend des fonctionnalités telles que des rappels, des étiquettes et des champs personnalisés pour garantir le bon déroulement de votre évènement. Avec tous les détails essentiels à la planification d'évènements réunis en un seul endroit, vous pouvez être sûr que votre évènement sera un succès.
8. Modèle de suivi de planification d'évènements par Microsoft Office
Ce modèle d'évènement vous aide à rester au courant des informations relatives à l'évènement dans un classeur Excel comprenant différentes feuilles de calcul pour les paramètres, les détails et les totaux de votre projet. Chaque feuille de calcul comporte un tableau ou un diagramme modifiable qui vous permet de déterminer le nombre de ressources ou le montant de votre budget que vous avez déjà utilisé par évènement.
Ce modèle est idéal pour comparer les résultats financiers de plusieurs projets lorsque vous devez présenter vos conclusions aux parties prenantes ou réévaluer votre budget. Il s'agit moins d'un outil de gestion des tâches que d'un raccourci permettant de comparer rapidement les totaux généraux à vos coûts initiaux prévus, notamment le temps, le personnel, le budget global et la logistique.
📮 ClickUp Insight : 37 % des employés envoient des notes de suivi ou des comptes rendus de réunion pour suivre les éléments à mener, mais 36 % continuent de recourir à d'autres méthodes fragmentées.
Sans un système unifié pour consigner les décisions, les informations clés dont vous avez besoin risquent de se perdre dans les discussions, les e-mails ou les feuilles de calcul. Avec ClickUp, vous pouvez instantanément transformer les discussions en tâches exploitables dans l'ensemble de vos tâches, discussions et documents, afin de vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.
9. Modèle Excel pour l'organisation d'évènements et de fêtes
Si vous préférez voir toutes les informations relatives à votre évènement organisées sous forme de tableau, ce modèle de planificateur d'évènements et de fêtes pour Excel est fait pour vous. Idéal pour les évènements de petite et moyenne taille, ce modèle de tableau unique est divisé en sections permettant d'ajouter des informations sur les invités, les arrangements musicaux, les décorations, les fournitures, les notes, etc. Chaque section comporte plusieurs colonnes connexes permettant d'indiquer si un élément a été achevé ou non, ainsi qu'une ventilation cumulative de votre budget et des coûts prévus.
10. Modèle Word Event Planner de Microsoft Office
Vous n'êtes pas fan des tableurs ? Pas de problème ! Ce modèle de planificateur d'événements pour Microsoft Word vous aidera à obtenir la même structure dans un document formaté. Ce modèle est facile à configurer et à modifier pour chaque évènement de votre calendrier. Il est particulièrement utile pour suivre les jalons importants ou les mises à jour clés dans le processus de planification d'événements. Lorsque vous présentez l'avancement d'un évènement à vos responsables ou aux parties prenantes, vous pouvez utiliser ce modèle pour indiquer où vous en êtes dans l'échéancier de votre projet et les tâches principales qui restent à accomplir.
11. Modèle Excel de calendrier d'évènements sur cinq jours
Ce modèle de programme d'évènement de cinq jours proposé par Microsoft est aussi utile pour les invités que pour l'organisateur. Les conférences et les évènements de réseautage durent souvent plusieurs jours et peuvent compter des dizaines d'intervenants, des déjeuners programmés, des activités et très peu de pauses.
Ce modèle gratuit de planification d'évènements peut être conservé à portée de main pendant l'évènement et utilisé par les organisateurs pour s'assurer que chaque élément commence et se termine comme prévu. Quant aux invités, ils peuvent effectuer des modifications en cours sur ce modèle tout au long de l'évènement ou l'utiliser à l'avance pour planifier chaque journée en fonction des intervenants ou des sessions qu'ils attendent le plus.
Que rechercher dans un modèle de planification d'évènements ?
Lors du processus de planification d'un évènement, un modèle peut changer la donne. Il rationalise votre flux de travail, permet de tout organiser et garantit qu'aucun détail n'est négligé. Mais tous les modèles ne se valent pas. Voici ce qu'il faut rechercher lorsque vous choisissez un modèle de planification d'évènement :
Exhaustivité : un bon modèle de planification d'évènements doit couvrir tous les aspects de l'organisation d'un évènement. Cela inclut les détails tels que le budget, le calendrier, le choix du lieu, la gestion de la liste des invités, le marketing et l'analyse post-évènementielle. Si un modèle ne couvre pas un aspect essentiel de la planification d'évènements, vous risquez de vous retrouver dans l'urgence à la dernière minute.
Personnalisation : chaque évènement est unique, votre modèle de planification d'évènements doit donc être suffisamment flexible pour s'adapter à vos besoins spécifiques. Recherchez des modèles qui vous permettent d'ajouter, de supprimer ou de modifier des sections selon vos besoins.
Facilité d'utilisation : un modèle de planification d'évènements doit simplifier votre travail, et non le compliquer. Il doit être facile à comprendre et à utiliser, avec une disposition claire et intuitive. Si vous passez plus de temps à comprendre comment utiliser le modèle qu'à planifier votre évènement, ce n'est pas l'outil qu'il vous faut.
Fonctionnalités de collaboration : si vous travaillez en équipe, vous aurez besoin d'un modèle qui prend en charge la collaboration. Cela signifie que plusieurs personnes peuvent afficher et modifier le modèle simultanément, ce qui facilite la coordination des efforts et permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde.
Accessibilité : votre modèle de planification d'évènements doit être accessible partout et à tout moment. Cela est particulièrement important si vous ou les membres de votre équipe êtes souvent en déplacement. Recherchez des modèles basés sur le cloud, accessibles depuis n'importe quel appareil disposant d'une connexion Internet.
Évolutivité : enfin, demandez-vous si le modèle est adapté à la taille et à la complexité de votre évènement. Si vous organisez une grande conférence de plusieurs jours, par exemple, vous aurez besoin d'un modèle plus robuste que si vous organisez une petite réunion informelle.
Planifiez un évènement réussi grâce à des modèles gratuits de planification d'évènements
Une planification d'évènements efficace commence par un logiciel de gestion de projet gratuit qui peut suivre votre processus, établir les détails importants de votre évènement et vous aider à communiquer les mises à jour à toutes les personnes concernées.
Considérez votre modèle idéal de planification d'évènements comme une structure à superposer à votre outil de gestion de projet afin de vous donner, à vous et à votre équipe, un point de départ clair dès le début.
Les modèles sont bien plus qu'une simple ressource prête à l'emploi pour vérifier votre travail. Pour en tirer le meilleur parti, vos modèles de planification d'évènements doivent vous offrir de l'assistance dans toutes les tâches liées à l'évènement grâce à des fonctionnalités dynamiques telles que l'automatisation des flux de travail, la personnalisation du statut des tâches et la flexibilité des vues du projet.
De plus, la planification d'évènements est un travail collaboratif. Un modèle qui ne peut pas être synchronisé sur plusieurs appareils ou partagé avec des collaborateurs en dehors de votre environnement de travail vous causera donc quelques obstacles en cours de route.
TL;DR, l'organisation d'évènements peut être stressante. Mais avec le bon modèle ? Il y a de l'espoir.
Les meilleurs modèles sont personnalisables, entièrement gratuits et joints à un logiciel de gestion d'évènements conçu pour centraliser votre travail, rassembler l'équipe et faire avancer les choses.
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ClickUp est une plateforme de productivité tout-en-un qui permet aux organisateurs d'événements, aux équipes et aux parties prenantes de réfléchir ensemble, de mettre leurs idées en pratique et de donner vie à leurs évènements à l'aide d'un seul environnement de travail collaboratif. Grâce à un ensemble complet de fonctionnalités entièrement personnalisables, 15 vues de flux de travail uniques et plus de 1 000 intégrations, ClickUp aide les équipes à accéder à leur travail depuis différentes applications et à rationaliser tous leurs processus.
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