Comment planifier une conférence virtuelle

Vous souhaitez donc organiser une conférence virtuelle. c'est génial !

Les évènements virtuels ont le vent en poupe et vous avez probablement participé à au moins une douzaine d'entre eux - oui, les happy hours du WFH et les cours de yoga en direct comptent toujours.

Les évènements en ligne constituent une solution rentable et inclusive pour les personnes confrontées à des restrictions de déplacement, et resteront probablement dans les parages longtemps après que le monde soit rentré dans les temps "précédents".

Mais à faire pour commencer ? Et comment faire pour que votre une réunion virtuelle soit une réussite ?

nous vous entendons, et nous sommes passés par là aussi ! ClickUp a récemment organisé sa propre conférence web à grande échelle, LevelUp et gérés entièrement dans ClickUp lui-même ! Mais que vous soyez en train de forfaiter l'ultime conférence sur la productivité ou la fête de bébé Zoom de votre sœur, il existe des cinq étapes essentielles pour forfaiter l'évènement virtuel de vos rêves.

5 étapes vers la réussite virtuelle

Lorsque l'on dresse la checklist d'un évènement virtuel, on constate que de nombreux forfaits réussis ont en commun quelques étapes.

Alors, attachez votre ceinture et préparez votre ClickUp Chrome Extension prêt pour quelques notes, parce que nous sommes ici pour partager ces étapes avec vous tout de suite... maintenant!

NBA/ Ténor

Étape 1 : Choisissez votre évènement

Avant de passer au forfait, vous devez déterminer le type d'évènement virtuel que vous allez organiser. S'agit-il d'une conférence ou d'un webinaire ? Quelle est la différence ? Il existe quatre principaux types d'événements virtuels dans lesquels votre évènement s'inscrira probablement.

Une conférence virtuelle est idéale pour un évènement virtuel à grande échelle et de longue durée, avec un programme détaillé agenda de la conférence que chaque participant peut choisir pour organiser sa journée. Une conférence virtuelle se déroule généralement en temps réel et constitue le type d'évènement parfait pour générer des prospects et créer des réseaux en ligne.

Un Webinaire est plus court qu'une conférence et constitue un évènement virtuel autonome qui sert de cours ou de "mode d'emploi" Un webinaire n'offre pas beaucoup de possibilités de mise en réseau, car ce type d'évènement est souvent enregistré pour être diffusé quand le participant le souhaite, mais il comprend généralement une session de questions-réponses si l'évènement a été organisé en temps réel.

Les évènements hybrides internes et externes sont des évènements qui se déroulent à la fois en ligne et en personne.

les événements hybrides internes et externes sont des événements qui se déroulent à la fois en ligne et en personne

De nombreuses réunions, fêtes de fin d'année et évènements d'équipe se mettent également en forme ! Si l'évènement est limité aux membres de l'équipe au sein de l'entreprise, il s'agit d'un évènement hybride interne. Mais si des clients potentiels, des utilisateurs ou d'autres entreprises sont invités à la fête, il s'agit d'un évènement hybride externe - et d'une excellente opportunité de réseautage

Étape 2 : Choisissez votre plate-forme de conférence virtuelle

Une fois que vous avez décidé quel type d'événement virtuel répond le mieux à votre objectif, réfléchissez à la manière dont vous diffuserez l'événement.

Il existe une multitude de plateformes de diffusion pour tous les budgets. Avant de valider une option sur la seule base du prix, réfléchissez d'abord à l'objectif et à la portée de votre évènement.

Posez-vous les questions suivantes :

• Quel est le but de votre évènement ? Revenez sur le type d'évènement virtuel et notez les qualités qui vous ont fait choisir la forme qui vous convenait le mieux et pourquoi
• Combien de participants attendez-vous ? y aura-t-il des milliers d'invités ou dix de vos amis les plus proches ?
• Quelles sont les fonctionnalités dont vous avez absolument besoin ? Si la participation du public est un élément important de votre évènement, recherchez des plateformes qui permettent aux membres de discuter, de lever la main ou de s'adresser à leurs pairs. Si votre évènement consiste en un tutoriel de dix minutes sur la manière de maquiller et de teinter vos sourcils à l'Accueil, privilégiez peut-être une plateforme qui vous permettra de diffuser en direct et d'enregistrer pour plus tard

En vous posant ces questions, vous en soulèverez peut-être d'autres qui ne figurent pas dans cette liste. Et c'est tant mieux ! Au moins, ces trois questions vous permettront de travailler dans la bonne direction pour choisir la plateforme de streaming qui vous convient le mieux.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/12/image1.jpg La pantoufle de Cendrillon convient parfaitement /$$$img/

Disney/ GIPHY

Quelques-uns de nos meilleurs choix de plateformes de streaming :

À mesure que le monde des évènements virtuels se développe, le nombre de plateformes de diffusion en continu parmi lesquelles vous pouvez choisir augmente lui aussi ! Choisissez avec soin, car il s'agira essentiellement de votre lieu de réunion virtuel - et n'oubliez pas qu'il n'y a pas lieu de se contenter d'un choix ! Voici quelques-unes de nos favorites :

• Marquelive : Brandlive est unique en ce sens qu'il propose trois produits de diffusion en continu différents en fonction du type d'évènement de conférence virtuelle que vous êtes en train de forfaiter. Ses produits comprennent Allhands, Streams et Showrooms, ce qui vous permet de choisir l'expérience adaptée à la catégorie de votre évènement virtuel, qu'il s'agisse de réunions de travail quotidiennes ou de lancements de produits virtuels. Vous avez ainsi l'assurance d'obtenir les fonctionnalités dont vous avez besoin !
• HeySummit : Cette plateforme de streaming vous aidera également à créer une page d'atterrissage pour le site web de votre conférence avant l'évènement afin de suivre les inscriptions et de prendre un bon départ dans la commercialisation de votre conférence. Si vous prévoyez une série de conférences ou plusieurs sessions d'orateurs, HeySummit peut s'avérer utile.
• AirMeet : Une plateforme similaire conçue pour les sommets et les ateliers virtuels. Elle met l'accent sur l'aspect social de l'organisation d'un évènement en ligne ou d'un webinaire et promet une riche expérience de réseautage.
• Zoom : Ah, l'outil qui a fait ses preuves. Zoom est devenu un nom familier au cours de l'année écoulée et vous avez probablement atteint la limite des 40 minutes une fois ou deux, mais avec ses options payantes, Zoom peut accueillir des évènements de toutes tailles. Sa fonctionnalité de sessions en petits groupes offre des possibilités de réseautage aux participants et aux organisateurs, et la possibilité d'utiliser des appareils mobiles permet aux utilisateurs de participer depuis n'importe quel endroit.

Étape 3 : Maintenir l'intérêt de votre public

L'un des principaux défis des conférences virtuelles réside dans le fait que l'évènement est, en réalité, virtuel.

Il y a une certaine énergie qui se développe dans une salle lors d'une conférence en personne bien organisée, lorsque la journée se déroule exactement comme vous l'aviez prévu et que tout le monde est enthousiaste.

Mais ne vous inquiétez pas, ce sentiment est toujours possible avec les évènements en ligne

Il vous suffit de faire preuve d'un peu plus de créativité pour que vos participants restent scotchés à votre contenu.

Lors de la structuration de votre évènement, fractionnez la manière dont vous délivrez les informations et envisagez d'utiliser un mélange de contenu en direct et préenregistré.

En particulier pour les évènements de longue durée tels que les conférences ou les sommets, le contenu mixte permet à vos présentateurs de faire une brève pause et peut servir de plan d'urgence n dans l'évènement d'une erreur technologique ou d'une erreur de timing.

Le contenu mixte modifie également la façon dont vos participants absorbent les informations et peut les aider à se souvenir des idées importantes et des moments clés de la journée !

Il peut s'agir d'incorporer des vidéos réalisées par votre entreprise, en rapport avec le thème de votre évènement, ou même un superbe gif. Et qui n'aime pas les bons gifs ?

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/12/image6-1.gif Alexis Schitts Creek dit que je comprends tout à fait /$$$img/

Pop TV/ GIPHY conseil de pro:_ Partagez et discutez des idées de contenu avec votre équipe tout au long de votre processus de planification en en les stockant dans ClickUp ! Incorporer des vidéos YouTube, des URL Vimeo, des fichiers Google Drive, et enregistrements d'écran directement à l'intérieur de descriptions de tâches et commentaires afin que vous ne soyez jamais à plus de quelques secondes du contenu dont vous avez besoin.

Une autre façon de garder les gens attentifs ? Choisissez un animateur ou des intervenants pertinents qui peuvent faire avancer l'agenda.

Un conférencier solide peut contribuer à augmenter les ventes de billets pour votre évènement et à tenir vos invités en haleine ! Privilégiez les personnalités invitées qui se spécialisent dans le sujet de votre évènement ou les experts du secteur, qui sont des noms connus dans l'entreprise ou qui sont des orateurs publics professionnels qui savent comment combler tout espace mort inattendu.

Tout comme Amy Poehler et Tina Fey ont animé les Golden Globes et comment ClickUp a fait appel à un psychologue organisationnel de renommée mondiale, Adam Grant, en tant qu'organisateur des Golden Globes LevelUp 2021. 😉

Même avec un excellent conférencier ou animateur, envisagez les options suivantes pour remplir votre agenda avec des occasions significatives d'approfondir vos connaissances :

• Proposez des sessions en petits groupes ou des tables rondes pendant la journée pour que les participants apprennent d'un modérateur et discutent ensemble. C'est un excellent moyen pour vos invités de faire connaissance et de nouer des contacts de part et d'autre
• Si possible, activez des fonctionnalités de discussion sur votre plateforme pour que les invités puissent interagir et réseauter entre eux à tout moment. $$$a$a
• Prévoyez du temps pour des séances de questions-réponses en direct à la fin de chaque section. La conférence virtuelle semblera plus personnelle et vos invités se sentiront plus engagés s'ils savent qu'ils font partie de la discussion. Demandez à un autre membre de votre équipe de surveiller la discussion de votre évènement afin qu'aucune question ne reste sans réponse

Étape 4 : Gérer tous les éléments mobiles en un seul endroit

Il va sans dire qu'une conférence virtuelle, quelle que soit sa taille, nécessite BEAUCOUP de forfaits. Si vous êtes parvenu à cette étape du processus, vous en êtes probablement déjà conscient. Gardez une trace de votre progression dans l'échéancier de votre évènement virtuel en organisant les choses à faire dans une base de données en ligne plateforme de gestion de projet en ligne .

AKA, vous devriez utiliser ClickUp .

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/12/image20-1400x667.png Téléchargez ClickUp et accédez-y sur n'importe quel appareil !
/$$$img/ ClickUp est le ciment de votre forfait d'évènement virtuel et l'un de ses atouts clés est sa capacité de personnalisation. Mon travail, chaque membre de l'équipe peut travailler comme il le souhaite.

Comment avons-nous fait pour utiliser notre propre plateforme pour le forfait LevelUp ? Voici quelques petites choses à faire qui ont un grand impact :

• Créer un seul et uniqueListe pour tout ce qui concerne votre prochaine conférence et ajoutez des champs personnalisés à votre liste /%href/tâches pour chaque département afin d'indiquer les parties prenantes et les organisateurs auxquels la tâche se rapporte
• Retrouvez rapidement les tâches qui vous ont été assignées dans chaque liste avecfiltres etMode moi. Trouvez vos tâches immédiates et les plus urgentes en éliminant toutes les distractions et en examinant les tâches qui concernent certains organisateurs d'évènements ou vous uniquement
• UtiliserTableau de bord pour obtenir facilement un résumé non filtré de l'état d'avancement de votre projet achevé. Il s'agit en fait d'une vue d'ensemble de l'état d'avancement du projet. Utilisez le tableau de bord dans les réunions lorsque vous faites des rapports aux parties prenantes ou à l'équipe de projetles gestionnaires de projet* Organisez vos réunions directement dans ClickUp ! Faites de n'importe quelle réunion une réunion Zoom grâce à la fonctionIntégration de Zoom dans votre tâche ClickUp

Étape 5 : Commercialiser le produit à fond

Vous y êtes presque ! Vous avez :

✅ Le type d'évènement

✅ Le service de streaming

✅ L'agenda

✅ L'outil ultime de gestion de projet. clickUp.

Il est maintenant temps d'installer des culs virtuels sur ces places virtuelles en mettant en place un système de gestion de projet complet stratégie de marketing pour atteindre votre objectifs .

Les conférences virtuelles vous offrent la flexibilité d'attirer des publics du monde entier, à condition de savoir comment les atteindre ! ClickUp peut vous aider à gérer vos posts sur les médias sociaux, vos vidéos sur la chaîne YouTube de votre entreprise, votre marketing par e-mail, vos stratégies de relations publiques, et bien d'autres choses encore .

Utiliser Champs personnalisés pour accéder rapidement aux articles, aux formulaires, aux documents, aux URL et même aux informations de base à des fins d'examen ou de référence. Ceux-ci restent avec vos tâches et vos sous-tâches à chaque étape de votre processus de planification et le ciel est la limite de tout ce que les champs personnalisés peuvent contenir ! Alors, amusez-vous bien. 🤓

Si votre stratégie marketing inclut l'ajout d'un statut VIP sur votre liste d'invités, offres d'influenceurs pour promouvoir votre évènement, ou les parrainages, alors il est temps d'utiliser des Le centre de modèles de ClickUp .

Créer ou appliquer un modèle pré-construit modèle de planification d'évènement du centre de modèles de ClickUp

Choisissez l'un des modèles préfabriqués de ClickUp modèles conçus pour l'organisation d'évènements ou créez les vôtres pour couvrir rapidement toutes les bases nécessaires aux tâches récurrentes.

Tout est prêt, tout est prêt, tout est parti !

N'oubliez pas que ce n'est que le début !

Il s'agit peut-être des cinq étapes essentielles pour le forfait de votre prochain évènement de conférence virtuelle mais les possibilités sont infinies et le marché des évènements en ligne ne cesse de croître ! Alors, laissez ClickUp fait le gros du travail d'organisation, puis laisse libre cours à votre créativité !

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/12/image2-1.gif Schmidt de New Girl qui dit "vole mon petit colibri" !
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Fox/ GIPHY