Vous souhaitez organiser une conférence virtuelle ? Super !
Les évènements virtuels connaissent un essor considérable et vous avez probablement déjà participé à au moins une douzaine d'entre eux, oui, ces happy hours en télétravail et ces cours de yoga en direct comptent aussi.
Les évènements en ligne constituent une solution économique et inclusive pour ceux qui sont confrontés à des restrictions de déplacement, et ils devraient perdurer longtemps après que le monde aura retrouvé une situation « normale ».
Mais par où commencer? Et comment faire pour que votre réunion virtuelle soit une réussite?
Nous vous comprenons, nous sommes passés par là aussi !
ClickUp a récemment organisé sa propre conférence web à grande échelle, LevelUp, entièrement gérée dans ClickUp ! Mais que vous planifiiez la conférence ultime sur la productivité ou la baby shower de votre sœur sur Zoom, il existe cinq étapes essentielles pour planifier l'évènement virtuel de vos rêves.
5 étapes pour assurer la réussite de votre événement virtuel
Lorsque vous résumez la checklist pour tout évènement virtuel, plusieurs étapes communes à de nombreux plans de réussite se dégagent.
Alors attachez vos ceintures et préparez votre extension Chrome ClickUp pour prendre des notes, car nous sommes là pour partager ces étapes dès... maintenant !
Étape 1 : Choisissez votre évènement
Avant de commencer la planification, vous devez déterminer le type d'évènement virtuel que vous allez organiser. S'agit-il d'une conférence ou d'un webinaire ? Et quelle est la différence ? Il existe quatre types principaux d'évènements virtuels dans lesquels votre évènement est susceptible de s'inscrire.
Une conférence virtuelle est idéale pour un évènement virtuel de grande envergure et de longue durée, avec un agenda détaillé parmi lequel chaque participant peut choisir les activités qui l'intéressent pour organiser sa journée. Une conférence virtuelle se déroule généralement en temps réel et constitue le type d'évènement idéal pour générer des prospects et nouer des contacts en ligne.
Un webinaire est plus court qu'une conférence et constitue un évènement virtuel autonome qui sert de cours ou de « tutoriel ». Un webinaire n'offre pas beaucoup d'opportunités de réseautage, car ce type d'évènement est souvent enregistré pour être diffusé à tout moment, mais il comprend généralement une session de questions-réponses si l'évènement a été organisé en temps réel.
Les évènements hybrides internes et externes sont des évènements qui se déroulent en ligne et en personne, simultanément.
Entrez : mariages virtuels et fêtes de fiançailles.
De nombreuses réunions, fêtes de fin d'année et événements d'équipe se déroulent également sous cette forme ! Si l'événement est réservé aux membres d'une même entreprise, il s'agit d'un événement hybride interne. Mais si des clients potentiels, des utilisateurs ou d'autres entreprises sont invités à la fête, il est considéré comme un événement hybride externe, et une excellente occasion de réseautage !
Étape 2 : Choisissez votre plateforme de conférence virtuelle
Une fois que vous avez déterminé le type d'évènement virtuel qui correspond le mieux à vos objectifs, réfléchissez à la manière dont vous allez diffuser l'évènement.
Il existe une multitude de plateformes de streaming pour tous les budgets. Avant de vous engager dans une option basée uniquement sur le prix, réfléchissez d'abord à l'objectif et à la portée de votre évènement.
Posez-vous les questions suivantes :
- Quel est l'objectif de votre évènement ? Revenez au type d'évènement virtuel et notez les qualités qui vous ont poussé à choisir le format qui vous convenait le mieux et pourquoi.
- Combien de participants attendez-vous ? Y aura-t-il des milliers d'invités ou seulement une dizaine de vos amis les plus proches ?
- De quelles fonctionnalités avez-vous absolument besoin ? Si la participation du public occupe une place importante dans votre évènement, recherchez des plateformes qui permettent aux membres de discuter, de lever la main ou de parler à leurs pairs. Si votre évènement est un tutoriel de dix minutes sur la façon de teindre et de redessiner vos sourcils à la maison, concentrez-vous peut-être sur une plateforme qui vous permettra de diffuser en direct et d'enregistrer pour plus tard.
En vous posant ces questions, vous en trouverez peut-être d'autres qui ne figurent pas sur la liste ici. Et c'est une bonne chose ! À tout le moins, ces trois questions vous aideront à réfléchir dans la bonne direction pour choisir la plateforme de streaming qui vous convient le mieux.
Voici quelques-unes de nos plateformes de streaming préférées :
À mesure que le monde des évènements virtuels se développe, le nombre de plateformes de streaming parmi lesquelles vous pouvez choisir augmente également ! Choisissez avec soin, car il s'agira essentiellement de votre lieu virtuel. Et n'oubliez pas : vous n'avez pas à vous contenter de n'importe quoi ! Voici quelques-unes de nos plateformes favorites :
- Brandlive: Brandlive est unique en ce sens qu'il propose trois produits de streaming différents en fonction du type de conférence virtuelle que vous organisez. Ses produits comprennent Allhands, Streams et Showrooms, vous permettant de choisir l'expérience adaptée à la catégorie de votre évènement virtuel, qu'il s'agisse de réunions de travail quotidiennes ou de lancements de produits virtuels. Vous êtes ainsi assuré de bénéficier des fonctionnalités dont vous avez besoin !
- HeySummit: cette plateforme de streaming vous aidera également à créer une page d'accueil pour le site web de votre conférence avant l'évènement afin de suivre les inscriptions et de prendre une longueur d'avance sur la promotion de votre conférence. Si vous prévoyez une série de conférences ou plusieurs sessions avec plusieurs intervenants, HeySummit peut être une option intéressante.
- AirMeet: une plateforme similaire conçue pour les sommets et les ateliers virtuels. Elle met l'accent sur l'aspect social de l'organisation d'un évènement ou d'un webinaire en ligne et promet une expérience de réseautage enrichissante.
- Zoom: Ah, le bon vieux Zoom. Zoom est devenu un nom familier au cours de l'année dernière et vous avez probablement atteint la limite de 40 minutes une ou deux fois, mais grâce à ses options payantes, Zoom peut accueillir des évènements de toutes tailles. Sa fonctionnalité de sessions en petits groupes offre des opportunités de réseautage aux participants et aux organisateurs, et sa compatibilité avec les appareils mobiles permet aux utilisateurs de se connecter depuis n'importe où.
Étape 3 : Maintenez l'intérêt de votre public
L'un des principaux défis des conférences virtuelles réside dans le fait que l'évènement est, en réalité, virtuel.
Une énergie particulière se dégage dans une salle lors d'une conférence physique bien organisée, lorsque la journée se déroule exactement comme vous l'aviez imaginé et que tout le monde est enthousiaste.
Mais ne vous inquiétez pas, cette sensation est toujours possible avec les évènements en ligne.
Il vous suffit de faire preuve d'un peu plus de créativité pour captiver l'attention de vos participants autour de votre contenu.
Lorsque vous structurez votre évènement, fractionnez la manière dont vous diffusez les informations et envisagez d'utiliser un mélange de contenu en direct et préenregistré.
En particulier pour les évènements plus longs comme les conférences ou les sommets, le contenu mixte permet à vos présentateurs de faire une petite pause dans leur discours et peut servir de plan d'urgence en cas de problème technique ou d'erreur de timing.
Le contenu mixte modifie également la façon dont vos participants absorbent les informations et peut les aider à se souvenir des idées importantes et des moments clés de la journée !
Cela peut signifier intégrer des vidéos réalisées par votre entreprise, en rapport avec le thème de votre évènement, ou même un gif sympa. Et qui n'aime pas les gifs sympas ?
Conseil de pro : partagez et discutez des idées de contenu avec votre équipe tout au long du processus de planification en les stockant dans ClickUp ! Intégrez des vidéos YouTube, des URL Vimeo, des fichiers Google Drive et des enregistrements d'écran directement dans les descriptions de tâches et les commentaires afin d'accéder en quelques secondes au contenu dont vous avez besoin.
Une autre façon de maintenir l'attention des participants ? Choisissez un animateur ou des intervenants pertinents qui sauront faire avancer l'agenda.
Un conférencier solide peut vous aider à augmenter les ventes de billets pour votre évènement et à maintenir l'intérêt de vos invités ! Il s'agit notamment de personnalités invitées spécialisées dans le thème de votre évènement ou d'experts du secteur, de personnalités connues dans l'entreprise ou de conférenciers professionnels qui savent combler les espaces morts imprévus.
Tout comme Amy Poehler et Tina Fey ont animé quatre fois les Golden Globes et que ClickUp a invité Adam Grant, psychologue organisationnel de renommée mondiale, comme conférencier principal du LevelUp 2021. 😉
Même si vous disposez d'un excellent conférencier ou animateur, envisagez ces options pour remplir votre agenda d'occasions significatives de mettre en valeur vos connaissances :
- Proposez des sessions ou des tables rondes pendant la journée afin que les participants puissent apprendre auprès d'un modérateur et discuter ensemble. C'est un excellent moyen pour vos invités de faire connaissance et de nouer des contacts.
- Si possible, activez les fonctionnalités de discussion sur votre plateforme afin que les participants puissent discuter et réseauter entre eux à tout moment. Vivez un peu
- Prévoyez du temps pour les questions-réponses en direct à la fin de chaque section. La conférence virtuelle semblera plus personnelle et vos invités se sentiront plus impliqués s'ils savent qu'ils font partie de la discussion. Demandez à un autre membre de votre équipe de surveiller le chat de votre évènement afin qu'aucune question ne reste sans réponse.
Étape 4 : Gérez tous les éléments mobiles en un seul endroit
Il va sans dire qu'une conférence virtuelle, quelle que soit sa taille, nécessite BEAUCOUP de planification, et si vous en êtes arrivé à cette étape, vous en avez probablement déjà conscience. Suivez l'avancement de votre évènement virtuel en organisant vos tâches dans une plateforme de gestion de projet en ligne.
En d'autres termes, vous devriez utiliser ClickUp.
ClickUp est le ciment qui permettra de coordonner la planification de votre évènement virtuel, et l'un de ses principaux atouts réside dans ses capacités de personnalisation. Cela signifie que chaque membre de l'équipe peut travailler comme il le souhaite.
Comment avons-nous utilisé notre propre plateforme pour planifier LevelUp ? Voici quelques petites choses à faire qui ont un impact considérable :
- Créez une liste unique pour tout ce qui concerne votre prochaine conférence et ajoutez des champs personnalisés à vos tâches pour chaque service afin d'indiquer à quelles parties prenantes et à quels organisateurs la tâche se rapporte.
- Trouvez rapidement les tâches qui vous sont assignées dans chaque liste grâce aux filtres et au mode « Moi ». Identifiez vos tâches immédiates et les plus urgentes en éliminant toutes les distractions et en vous concentrant uniquement sur les tâches qui concernent certains organisateurs d'évènements ou vous-même.
- Utilisez le tableau de bord pour obtenir facilement un résumé non filtré de l'avancement de votre projet. Il s'agit en fait d'une vue d'ensemble de la situation. Utilisez le tableau de bord lors des réunions pour présenter les rapports aux parties prenantes ou aux chefs de projet.
- Organisez vos réunions directement dans ClickUp ! Transformez n'importe quelle réunion en réunion Zoom grâce à l'intégration Zoom dans votre tâche ClickUp.
Étape 5 : Faites-en la promotion à fond
Vous y êtes presque ! Vous avez :
✅ Le type d'évènement
✅ Le service de streaming
✅ L'agenda
✅ L'outil de gestion de projet ultime. Hum, hum, ClickUp.
Il est maintenant temps de remplir ces places virtuelles en mettant en œuvre une stratégie marketing complète pour atteindre vos objectifs.
Les conférences virtuelles vous offrent la possibilité d'attirer un public international, à condition de savoir comment l'atteindre ! ClickUp peut vous aider à gérer vos publications sur les réseaux sociaux, vos vidéos sur la chaîne YouTube de votre entreprise, votre marketing par e-mail, vos stratégies de relations publiques, et bien plus encore.
Utilisez les champs personnalisés pour accéder rapidement aux publications, formulaires, documents, URL et même aux informations de base à des fins de révision ou de référence. Ceux-ci accompagnent vos tâches et sous-tâches à chaque étape de votre processus de planification, et les possibilités offertes par les champs personnalisés sont infinies ! Alors amusez-vous bien. 🤓
Si votre stratégie marketing prévoit d'ajouter un statut VIP à votre liste d'invités, des accords avec des influenceurs pour promouvoir votre évènement ou des parrainages, alors il est temps d'utiliser le centre de modèles de ClickUp.
Créez ou utilisez un modèle de planification d'évènement pré-conçu à partir du centre de modèles de ClickUp.
Choisissez l'un des modèles prédéfinis de ClickUp conçus pour la planification d'évènements ou créez le vôtre afin de couvrir rapidement toutes les bases nécessaires pour les tâches récurrentes.
À vos marques, prêts, partez !
N'oubliez pas, ce n'est que le début !
Ce sont peut-être les cinq étapes essentielles à la planification de votre prochain évènement virtuel, mais les possibilités sont infinies et le marché des évènements en ligne ne cesse de croître ! Laissez donc ClickUp se charger de l'organisation, puis laissez libre cours à votre créativité !
