Il y a quelques mois, une organisatrice d'évènements d'entreprise a partagé comment elle avait autrefois géré une conférence réunissant 500 personnes avec pour seuls outils des feuilles de calcul avec des codes couleurs, des post-it et une boîte de réception sans fond.
Elle a dit : « J'ai vieilli de cinq ans en trois jours. »
Si vous avez déjà organisé une soirée de lancement, une réunion interne hors site ou un sommet client, vous savez que le chaos en coulisses ne correspond pas toujours aux photos impeccables publiées en ligne.
C'est là qu'un logiciel de planification d'évènements adapté peut faire toute la différence. Pensez à la planification, au suivi des invités, à la coordination des fournisseurs, aux budgets, aux plans d'étage, sans avoir à ouvrir 47 onglets.
Dans cet article, nous allons explorer les meilleurs logiciels de planification d'évènements qui vous faciliteront réellement la vie. ⚒️
Que rechercher dans un logiciel de planification d'évènements ?
Un logiciel de gestion d'évènements fiable devrait vous aider à :
- Coordonnez les tâches et les équipes grâce à des tableaux de bord centralisés et à une collaboration en temps réel.
- Automatisez les flux de travail répétitifs tels que les inscriptions, les rappels et les suivis afin de réduire l'effort manuel.
- Personnalisez les formulaires d'inscription, les types de billets et l'image de marque pour offrir une expérience personnalisée aux participants.
- Intégrez-les de manière transparente aux CRM pour la gestion d'évènements, aux plateformes marketing et aux passerelles de paiement afin de synchroniser vos opérations.
- Planifiez visuellement à l'aide de dispositions glisser-déposer et de vues Gantt pour les échéanciers des évènements et la cartographie des lieux.
- Interagissez avec les participants grâce à des fonctionnalités telles que des outils de réseautage, des sondages en direct, des questions-réponses et discuter pendant les sessions.
- Mesurez votre réussite grâce à des analyses en temps réel, au suivi du retour sur investissement et à des tableaux de bord de capture de prospects.
- Évoluez sans effort entre les mises en forme virtuelles, hybrides et en présentiel sans compromettre la qualité.
- Protégez les données sensibles grâce à des fonctionnalités de sécurité et de conformité telles que le RGPD, SOC 2 et SSO.
- Assistance votre équipe lors de ses déplacements grâce à des applications mobiles, des options multilingues et une assistance clientèle disponible 24 h/24, 7 j/7.
👀 Le saviez-vous ? Avant la pandémie de 2020, le secteur de l'évènementiel avait une valeur d'environ 800 milliards de dollars; aujourd'hui, il fait un retour en force et devrait connaître une croissance annuelle moyenne de 6,4 %, principalement grâce à l'intégration des technologies pour répondre aux besoins des participants de la nouvelle génération.
📮 Insight ClickUp : 48 % des personnes interrogées déclarent que terminer 10 petites tâches est plus satisfaisant que de faire de la progression sur une seule grande tâche. Cette poussée de dopamine ? Elle semble réelle (ou presque). Poursuivre des micro-victoires toute la journée semble productif à première vue, mais il s'agit en réalité d'une forme déguisée de procrastination. Travailler avec intention est le remède à cela. Laissez le calendrier de ClickUp planifier automatiquement des blocs protégés pour le travail approfondi, tout en laissant de l'espace pour les petites victoires rapides. Vous pouvez configurer les automatisations pour trier automatiquement les tâches dans les catégories de votre choix. Par exemple, « tâches 10x » pour vos projets à fort impact, plus « victoires quotidiennes » ou « victoires hebdomadaires » pour les tâches essentielles ou d'administrateur qui font avancer le travail.
Aperçu des logiciels de planification d'évènements
Voici un bref aperçu des meilleurs logiciels de planification d'évènements :
| Outil | Idéal pour | Meilleures fonctionnalités | Tarifs |
|---|---|---|---|
| ClickUp | Gérer des projets d'évènement complexes dans un espace de travail unifié Taille de l'équipe : des particuliers aux entreprises | Tâches, calendrier, documents, tableaux blancs, automatisations, ClickUp Brain | Free Forever ; forfaits Enterprise disponibles |
| Trello | Suivi visuel des tâches liées à l'évènement grâce à des tableaux Kanban simples Taille de l'équipe : organisateurs individuels, petites équipes | Tableaux et cartes, automatisations Butler, Power-Ups (Calendrier), checklist simples | Forfait Free ; Forfait payant à partir de 6 $/utilisateur/mois |
| Asana | Coordination des équipes évènementielles et des délais grâce à des flux de travail structurés Taille de l'équipe : petites à grandes équipes | Projets, automatisation des règles, échéanciers, commentaires sur les tâches, Asana AI | Forfait Free ; Forfait payant à partir de 13,49 $/utilisateur/mois |
| Monday. com | Organisation d'événements à grande échelle avec des modèles personnalisables Taille de l'équipe : moyenne à grande entreprise | Tableaux, tableaux de bord, formulaires personnalisés, suivi du temps, automatisations | Forfait Free ; Forfait payant à partir de 12 $/utilisateur/mois |
| Basecamp | Maintenir la cohésion entre les petites équipes et les clients grâce à des communications simples Taille de l'équipe : petites équipes, agences | Tableaux d'affichage, tâches à accomplir, calendriers, stockage de fichiers, accès client | Plus 15 $/utilisateur/mois ; Pro Unlimited 299 $/mois (abonnement annuel) |
| Eventbrite | Promotion d'évènements à grande échelle et équipe commerciale de billetsTaille de l'équipe : organisateurs, spécialistes du marketing, lieux | Pages d'inscription, billetterie, application d'enregistrement sur place, analyses | Tarification personnalisée ; frais par billet |
| Ticket Tailor | Billetterie à faible coût et autogérée pour les organisateurs indépendants Taille de l'équipe : petites organisations, promoteurs indépendants | Pages en marque blanche, évènements illimités, enregistrement mobile, intégrations | Gratuit ; options de paiement à la vente à partir de 0,30 $ par billet. |
| Brown Paper Tickets | Billetterie équitable et axée sur la communauté Taille de l'équipe : Organisations à but non lucratif, organisations communautaires | Frais réduits, options de dons, billets imprimables à domicile/sur mobile, billetterie | Gratuit pour les évènements gratuits ; frais modiques pour les évènements payants. |
| Eventzilla | Inscription flexible pour les évènements virtuels, hybrides et en présentiel taille de l'équipe : petites entreprises, formateurs | Page personnalisée, formulaires conditionnels, enregistrement au kiosque, certificats | Gratuit ; forfaits payants à partir de 1,50 $ par inscription. |
| RegFox | Inscription entièrement personnalisable avec une logique de tarification avancée Taille de l'équipe : Planificateurs professionnels, associations | Formulaires glisser-déposer, logique conditionnelle, forfaits de paiement, décharges | Tarification personnalisée |
| vFairs | Événements virtuels et hybrides immersifs avec environnements interactifs Taille de l'équipe : entreprises, grandes conférences | Halls d'accueil virtuels, halls d'exposition en 3D, capture de prospects, outils de réseautage | Tarification personnalisée |
| RingCentral Événements | Hébergement et réseautage d'évènements virtuels tout-en-unTaille de l'équipe : équipes marketing, producteurs d'évènements virtuels | Salles à plusieurs pistes, stands d'exposition, questions-réponses/sondages, capture des coordonnées des sponsors | Gratuit ; forfaits payants à partir de 99 $/mois |
| Airmeet | Événements communautaires avec de solides fonctionnalités de réseautage Taille de l'équipe : associations, entreprises | Réseautage rapide, salons, invitations à monter sur étape, sessions à la demande | Premium à partir de 199 $/mois ; personnalisé pour les grands évènements |
| InEvent | Gestion d'évènements virtuels et hybrides à l'échelle de l'entrepriseTaille de l'équipe : entreprises internationales, événements réglementés | Diffusion native, badges NFC, logistique de voyage, analyses avancées | Événement unique : 6 000 $ ; Abonnement annuel à partir de 9 000 $ |
| Zoom évènements | Conférences et webinaires évolutifs optimisés par ZoomTaille de l'équipe : équipes de formation, communications internes, éducateurs | Hub évènement, inscription personnalisée, zones d'exposition, assistance hybride | Forfaits à partir de 99 $ à 149 $/100 participants/mois |
| Cvent | Gestion complète des évènements d'entreprise et logistique Taille de l'équipe : Entreprise, équipes de réunions stratégiques | Recherche de lieux, gestion des sponsors, rapports détaillés, synchroniser CRM | Tarification personnalisée |
| Bizzabo | Marketing d'évènement basé sur les données et engagement des participants Taille de l'équipe : grandes conférences, spécialistes du marketing | Mise en relation par IA, application mobile pour évènement, capture de prospects, analyses | Event Experience OS 499 $/utilisateur/mois ; niveaux personnalisés |
| Whova | Engagement des participants et planification de l'agenda adaptés aux appareils mobiles Taille de l'équipe : événements communautaires, organisations à but non lucratif, universités | Créateur d'agenda, flux d'évènements, réseautage, enregistrement sur place | Tarification personnalisée |
| Planning Pod | Planification de lieux et d'évènements avec outils de collaboration intégrés Taille de l'équipe : lieux, planificateurs, traiteurs | Forfaits d'étage, CRM, portails clients, facturation, Zapier | Tarification personnalisée |
| Social Tables | Diagrammes de disposition des événements et gestion des plans de salle Taille de l'équipe : Lieux, hôtels, traiteurs | Plans d'étage en 2D/3D, collaboration en temps réel, synchroniser la liste des invités | Essai gratuit ; Pro 199 $/utilisateur/mois ; Premium personnalisé |
Meilleurs logiciels de planification d'évènements
Comment nous évaluons les logiciels chez ClickUp
Notre équipe éditoriale suit un processus transparent, fondé sur la recherche et indépendant des fournisseurs, vous pouvez donc être sûr que nos recommandations sont basées sur la valeur réelle des produits.
Voici un aperçu détaillé de la manière dont nous évaluons les logiciels chez ClickUp.
Voici les meilleurs logiciels de gestion de projet pour les évènements:
Outils de planification et de collaboration
ClickUp (Idéal pour gérer des projets d'évènement complexes dans un espace de travail unifié. )
Le logiciel de gestion d'évènements ClickUp est une plateforme tout-en-un qui aide les équipes à planifier, exécuter et suivre chaque détail d'un évènement. Il regroupe la gestion des tâches, les échéanciers, la communication, la budgétisation et la documentation dans un espace de travail personnalisable.
Les tâches ClickUp constituent les blocs fondamentaux de votre flux de travail d'évènement, vous permettant d'organiser, d'attribuer et de suivre chaque détail avec clarté. Considérez-les comme des éléments numériques pouvant être attribués à différents membres de votre équipe.
Vous pouvez commencer par diviser votre évènement en grandes catégories telles que la logistique du lieu, la coordination des intervenants, le marketing et l'engagement des participants.
Pour chaque catégorie, créez des tâches ClickUp spécifiques et attribuez-les :
- Propriétaires (responsables)
- Dates limites
- Priorités (par exemple, élevée, moyenne, faible)
- Dépendances (ce qui doit être fait avant que quelque chose d'autre ne commence)
Par exemple, lorsque vous réservez un conférencier principal, vous pouvez créer une tâche avec le titre « Réserver un conférencier principal », puis ajouter les sous-tâches suivantes :
- Contactez des conférenciers potentiels
- Examinez et finalisez le contrat.
- Réservez vos voyages et votre hébergement
Chaque sous-tâche peut avoir son propre assigné et sa propre date d'échéance, ce qui vous aide à respecter votre calendrier de production.
Une fois vos tâches configurées, vous pouvez facilement les planifier et les visualiser à l'aide du calendrier ClickUp. Il se synchronise avec Google Agenda, Outlook ou Apple Calendar pour vous offrir une vue d'ensemble de votre échéancier d'évènement. Que vous mapperiez le déroulement du spectacle, programmiez les répétitions ou coordonniez les réunions avec les sponsors, le calendrier vous aide à garder le contrôle sur chaque élément.
Utilisez-le pour gérer un planning « jour J » avec des sessions chronométrées, ou pour mapper les délais des campagnes par e-mail, des livrables des sponsors et des confirmations de lieux. Vous pouvez également activer/désactiver entre les vues quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles pour zoomer ou dézoomer en fonction de l'avancement du processus de planification.
Lorsque vous planifiez les échéanciers et les livrables, vous avez également besoin d'un espace pour développer et partager le contenu de l'évènement. ClickUp Docs offre à votre équipe un espace partagé pour créer et collaborer sur les documents clés de l'évènement, sans confusion entre les différentes versions. Vous pouvez utiliser Docs pour rédiger des briefs d'évènement, des scripts de présentation, des biographies de conférenciers, des directives de parrainage ou des FAQ pour les participants.
Par exemple, votre équipe pourrait procéder à la modification en cours d'un cahier des charges principal comprenant des sections consacrées aux détails du lieu, aux checklist et aux contacts d'urgence, le tout facilement lié aux tâches de gestion d'évènements associées ou partagé avec des partenaires externes.
Mais avant que ces documents ne prennent forme, vous avez souvent besoin d'espace pour réfléchir et organiser vos idées. C'est là que les tableaux blancs ClickUp entrent en jeu. Ils sont parfaits pour la planification en étape préliminaire, car ils vous aident à esquisser visuellement des plans d'étage, à mapper les thèmes d'un évènement ou à créer des entonnoirs de contenu, avant de transformer ces concepts en tâches structurées ou en documents officiels.
Imaginons que vous mappez le parcours d'un participant, de son inscription à l'enquête post-évènementielle : vous pouvez glisser-déposer des idées, les connecter avec des flèches, les attribuer comme tâches et transformer le tout en un flux de travail exploitable en un seul clic. Ces outils sont particulièrement utiles pour collaborer en temps réel entre différentes équipes ou différents fournisseurs.
Les tableaux blancs sont parfaits pour brainstormer la disposition des places, les organigrammes de campagne ou le mapper des sessions. Comme les documents peuvent être liés aux tâches et que les tableaux blancs sont entièrement interactifs, tout reste en connexion et facile à naviguer.
ClickUp Brain, l'assistant IA de la plateforme, apporte une assistance supplémentaire en aidant les équipes à planifier plus rapidement et à rédiger plus intelligemment. Vous pouvez l'utiliser pour générer des descriptions d'évènements, automatiser les e-mails de suivi, résumer les notes de réunion ou même suggérer des priorités de tâches.
Cet outil d'IA dédié à la gestion d'évènements est particulièrement utile pour les évènements riches en contenu où le timing et la communication sont clés, comme la prise de contact avec les intervenants, la rédaction de publications sur les réseaux sociaux ou la rédaction de communiqués de presse.
Et si vous ne voulez pas partir de zéro ? Optez pour les modèles ClickUp.
Le modèle de gestion d'évènements ClickUp est un espace de travail centralisé conçu pour simplifier la planification d'évènements complexes. Vous y trouverez des listes de tâches prédéfinies pour la logistique, la sélection des lieux, la budgétisation, le marketing et le suivi post-évènementiel, chacune avec des statuts, des délais et des assignés personnalisables.
Un calendrier intégré et un diagramme de Gantt vous offrent une vue d'ensemble visuelle de votre échéancier, tandis que Docs permet de conserver tous les documents, des contrats aux biographies des intervenants, facilement accessibles en un seul endroit. Il comprend des fonctionnalités spécialement conçues pour la collaboration : commentaires en temps réel, partage de fichiers et checklist intégrées.
Les meilleures fonctionnalités de ClickUp
- Automatisez les tâches répétitives : réduisez l'effort manuel, tels que le déplacement des tâches lorsque leur statut change ou l'envoi de rappels avant les échéances, grâce à ClickUp Automatisations.
- Obtenez de l'aide pour la planification : définissez des rappels, des tâches récurrentes et des échéances pour les activités clés, telles que les vérifications hebdomadaires auprès des fournisseurs ou l'envoi du nombre final de participants.
- Suivez les listes d'invités : utilisez les champs personnalisés ClickUp pour gérer les réponses, les préférences alimentaires ou le statut d'enregistrement, filtrer, trier ou regrouper les participants en fonction de n'importe quel critère.
- Suivez les progrès : suivez l'utilisation du budget, l'avancement des tâches, la charge de travail de l'équipe et les indicateurs post-évènementiels dans une vue centralisée grâce aux tableaux de bord ClickUp.
ClickUp limitations
- Courbe d'apprentissage abrupte en raison de ses nombreuses options personnalisées
Tarifs ClickUp
Évaluations et avis sur ClickUp
- G2 : 4,7/5 (plus de 9 000 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 4 000 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de ClickUp ?
Cette critique de G2 résume bien la situation :
ClickUp offre un environnement de travail hautement personnalisable qui aide notre équipe à gérer les tâches, les projets et les échéanciers en un seul endroit. La possibilité de passer d'un affichage à l'autre (liste, tableau, vue Gantt, etc.) permet d'adapter facilement l'expérience au flux de travail de chaque membre de l'équipe. Les automatisations, les tâches récurrentes et les intégrations avec d'autres outils tels que Slack et Google Drive sont particulièrement utiles pour garantir la synchronisation et l'efficacité de l'ensemble.
ClickUp offre un espace de travail hautement personnalisable qui aide notre équipe à gérer les tâches, les projets et les échéanciers en un seul endroit. La possibilité de passer d'un affichage à l'autre (liste, tableau, vue Gantt, etc.) permet d'adapter facilement l'expérience au flux de travail de chaque membre de l'équipe. Les automatisations, les tâches récurrentes et les intégrations avec d'autres outils tels que Slack et Google Drive sont particulièrement utiles pour garantir la synchronisation et l'efficacité de l'ensemble.
💡 Conseil de pro : utilisez ClickUp Formulaires pour demander aux participants ce qu'ils souhaitent apprendre et qui ils ont le plus hâte d'entendre. Ensuite, tirez parti des automatisations pour attribuer les réponses aux modérateurs, former les points de discussion en direct et hiérarchiser le contenu post-évènement en fonction des intérêts réels des participants.
2. Trello (idéal pour le suivi visuel des tâches d'évènement à l'aide de tableaux Kanban simples)
Trello est un logiciel de gestion d'évènements qui agit comme un tableau de planification visuel pour votre flux de travail : simple, clair et très facile à gérer. Créez des tableaux pour chaque évènement, divisez-les en étapes (comme la préparation avant l'évènement, la logistique pendant l'évènement et le bilan après l'évènement) et utilisez des cartes pour le suivi de chaque tâche, de la modification en cours de la liste des invités au suivi des fournisseurs.
Bien qu'il ne permette pas de générer des rapports approfondis ou de gérer des dépendances complexes, Trello est idéal pour les organisateurs indépendants, les petites équipes et les spécialistes du marketing qui recherchent un espace de travail épuré qui ne les gêne pas dans leur travail.
Les meilleures fonctionnalités de Trello
- Automatisez les flux de tâches avec Butler : définissez des règles, déclenchez des actions à l'aide de boutons personnalisés et planifiez des tâches récurrentes telles que les enregistrements ou les rappels.
- Utilisez des checklists pour la planification d'évènements afin de diviser les tâches importantes, telles que l'échéancier du jour J, en sous-tâches de taille raisonnable, faciles à suivre et à gérer, avec des barres de progression.
- Élargissez votre environnement de travail avec des Power-Ups tels que la vue Calendrier, Google Drive, Slack et Jira pour synchroniser Tout en un seul endroit.
- Tirez parti d'Atlassian Intelligence (IA) pour trouver des idées de déroulement de spectacle, résumer des notes sur des cartes ou transformer plus rapidement vos idées en éléments concrets.
Limites de Trello
- Les fonctions avancées telles que la vue Gantt nécessitent des mises à niveau ou des Power-Ups.
- Il manque de fonctionnalités natives pour certains cadres de gestion de projet, ce qui le rend moins efficace pour les projets complexes ou de niveau entreprise.
Tarifs Trello
- Gratuit pour 10 utilisateurs
- Standard : 6 $/mois par utilisateur
- Premium : 12,50 $/mois par utilisateur
- Entreprise : 17,50 $/mois par utilisateur
Évaluations et avis sur Trello
- G2 : 4,4/5 (plus de 13 600 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 23 500 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Trello ?
Voici comment un utilisateur a décrit son expérience :
Bien que Trello offre de nombreuses fonctionnalités, le nombre de fonctionnalités est parfois moins performant que celui d'autres applications de gestion de projet en matière de suivi de projet de haut niveau. La fréquence d'utilisation diminue lorsque des fonctions de haut niveau sont nécessaires, car il ne prend pas en charge nativement tous les types de méthodologies de projet. De plus, certaines intégrations pourraient être plus élégantes, ce qui a un impact sur la facilité d'intégration globale dans certains flux de travail.
Bien que Trello offre de nombreuses fonctionnalités, le nombre de fonctionnalités est parfois moins performant que celui d'autres applications de gestion de projet en matière de suivi de projet de haut niveau. La fréquence d'utilisation diminue lorsque des fonctions de haut niveau sont nécessaires, car il ne prend pas en charge nativement tous les types de méthodologies de projet. De plus, certaines intégrations pourraient être plus élégantes, ce qui a un impact sur la facilité d'intégration globale dans certains flux de travail.
💡 Conseil de pro : utilisez les libellés Trello pour suivre les différentes phases d'un évènement (par exemple « Pré-évènement », « En direct » et « Post-évènement ») et combinez-les avec l'automatisation Butler pour déplacer automatiquement des cartes, envoyer des rappels ou attribuer des tâches à l'approche des échéances. Cela vous permettra de respecter votre échéancier et d'assurer la synchronisation de votre équipe.
3. Asana (Idéal pour coordonner les équipes évènementielles et les échéances grâce à des flux de travail structurés. )
Asana aide les équipes d'évènement à rester organisées sans avoir à échanger constamment des messages. Vous pouvez attribuer des responsabilités pour tout, de la coordination des fournisseurs aux tâches liées aux réseaux sociaux, suivre les échéanciers et créer des flux de travail adaptés au fonctionnement de votre équipe.
Il offre juste assez de structure pour assurer le bon déroulement des évènements, sans ralentir le processus de planification avec trop de couches. Il n'est peut-être pas très tape-à-l'œil, mais Asana est solide. Et lorsque vous gérez à la fois les budgets, les réponses, les calendriers et les approbations internes, la fiabilité est essentielle.
Les meilleures fonctionnalités d'Asana
- Automatisez les tâches répétitives telles que la gestion des lieux et les enregistrements grâce à des règles personnalisées afin de réduire le travail manuel.
- Utilisez Asana IA pour définir les priorités, rationaliser les étapes de planification courantes et identifier rapidement les points qui nécessitent votre attention.
- Gardez les discussions dans leur contexte grâce aux commentaires sur les tâches, aux pièces jointes et au marquage des équipes afin que rien ne se perde dans les fils de discussion par e-mail.
Limites d'Asana
- Il ne vous permet pas de définir des intervalles de temps pour les tâches.
- Les outils d'automatisation intégrés sont souvent insuffisants pour gérer des flux de travail complexes ou répondre aux besoins spécifiques d'une équipe.
Tarifs Asana
- Free
- Starter : 13,49 $/mois par utilisateur
- Avancé : 30,49 $/mois par utilisateur
- Entreprise : tarification personnalisée
- Enterprise+ : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Asana
- G2 : 4,4/5 (plus de 11 600 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 13 400 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos d'Asana ?
Extrait d'un avis publié sur Capterra :
Asana est idéal pour la gestion de projet, en particulier lorsque l'on travaille dans un environnement équipe. J'ai apprécié les portfolios, car ils m'ont permis de garder un œil sur plusieurs projets en même temps. Dans l'ensemble, Asana est très clair et bien organisé, ce qui est toujours une priorité pour moi. J'aimerais que certaines ressources de la plateforme soient accessibles sans avoir à payer, mais je comprends. Une chose que je n'ai pas appréciée, c'est que lorsque j'étais en déplacement et que j'utilisais Asana sur mon téléphone, je ne pouvais jamais copier des tâches vers un autre projet.
Asana est idéal pour la gestion de projet, en particulier lorsque l'on travaille en équipe. J'ai apprécié les portfolios, car ils m'ont permis de garder un œil sur plusieurs projets en même temps. Dans l'ensemble, Asana est très clair et bien organisé, ce qui est toujours une priorité pour moi. J'aimerais que certaines ressources de la plateforme soient accessibles sans avoir à payer, mais je comprends. Une chose que je n'ai pas appréciée, c'est que lorsque j'étais en déplacement et que j'utilisais Asana sur mon téléphone, je ne pouvais jamais copier des tâches vers un autre projet.
🧠 Anecdote : le nom « Asana » vient du mot sanskrit désignant une posture de yoga, reflétant la vision des fondateurs d'un logiciel qui favorise la concentration, le flux et la clarté dans le travail moderne.
Vous voulez un calendrier d'évènement qui fonctionne vraiment ? Utilisez cette vidéo pour créer votre calendrier, planifier les jalons de la billetterie, les délais des fournisseurs, les fenêtres d'installation/démontage et les répétitions ; repérez les pièges courants tels que les créneaux horaires doublement réservés et les propriétés floues ; et indiquez aux équipes les outils et modèles qu'elles peuvent utiliser pour que l'évènement se déroule dans les temps.
4. Monday. com (Idéal pour organiser des évènements à grande échelle grâce à des modèles personnalisables)
Monday.com est un espace de travail flexible qui vous affiche une vue d'ensemble claire de tout ce qui se passe dans le cadre de la gestion de projet de votre évènement. Ses modèles spécifiques aux évènements couvrent tous les aspects, du suivi budgétaire à la collecte des réponses, en passant par les commentaires post-évènement, le tout soutenu par des formulaires dynamiques qui alimentent automatiquement vos tableaux en données.
Vous pouvez configurer des tableaux de bord visuels, achevés avec des widgets d'échéancier, de diagramme et de charge de travail, pour surveiller l'utilisation des ressources et détecter les problèmes en temps réel, le tout sans quitter la plateforme. Ajoutez des automatisations pour randomiser les alertes, synchroniser les actions entre les équipes et déclencher des récapitulatifs post-évènementiels, et vous obtiendrez un système conçu pour aller au-delà des checklist statiques. Il est intuitif pour les installations simples, mais pour bloquer tout son potentiel, comme les intégrations multi-tableaux, les configurations avancées de tableau de bord ou les modèles intelligents, il peut être nécessaire de l'explorer un peu.
Monday.com : les meilleures fonctionnalités
- Recueillez les réponses, les demandes ou les commentaires grâce à des formulaires personnalisés qui s'intègrent automatiquement à vos tableaux, ce qui est idéal pour la gestion des listes d'invités ou l'enregistrement des fournisseurs.
- Utilisez le suivi intégré du temps pour contrôler la durée des tâches à des fins de rapports internes ou de facturation aux partenaires externes.
- Organisez tout grâce à une installation à plusieurs niveaux : environnements de travail, tableaux, tâches et sous-éléments pour structurer chaque partie de votre évènement.
Limites de Monday.com
- Il est facile de créer trop de tableaux, ce qui peut entraîner un encombrement et rendre l'organisation difficile.
- Certaines automatisations nécessitent des solutions complexes au sein même de Monday.com.
Tarifs Monday.com
- Free
- Basique : 12 $/mois par utilisateur
- Standard : 14 $/mois par utilisateur
- Pro : 24 $/mois par utilisateur
- Entreprise : Tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Monday.com
- G2 : 4,7/5 (plus de 13 500 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 5 000 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Monday.com ?
Un évaluateur G2 a partagé ce commentaire :
Les e-mails et les activités pourraient être améliorés, car ils peuvent parfois être lents. Cependant, l'équipe d'assistance technique a rapidement trouvé des solutions. Pour tirer le meilleur parti de toutes les fonctionnalités développées, un niveau de package (et un coût) plus élevé est nécessaire. Certaines automatisations nécessitent du travail long et fastidieux, mais l'utilisation d'intégrations telles que Make.com ou Zapier peut facilement aider à surmonter ce problème.
Les e-mails et les activités pourraient être améliorés, car ils peuvent parfois être lents. Cependant, l'équipe d'assistance technique a rapidement trouvé des solutions. Pour tirer le meilleur parti de toutes les fonctionnalités développées, un niveau de forfait (et un coût) plus élevé est nécessaire. Certaines automatisations nécessitent du travail long et fastidieux, mais l'utilisation d'intégrations telles que Make.com ou Zapier peut facilement aider à surmonter ce problème.
5. Basecamp (Idéal pour permettre aux petites équipes évènementielles et aux clients de rester en contact au même endroit. )
Basecamp se distingue en plaçant la communication au cœur de la planification d'évènements. Contrairement à d'autres outils qui multiplient les fonctionnalités à l'infini, Basecamp privilégie la simplicité : un seul espace pour les messages, les tâches, les calendriers et les fichiers, afin que votre équipe, vos clients et vos fournisseurs restent sur la même longueur d'onde sans avoir besoin d'un mode d'emploi.
Pour les organisateurs qui valorisent la simplicité et la clarté de la communication, Basecamp offre une installation simple et efficace. Que vous coordonniez des équipes, des clients ou des fournisseurs, cet outil vous aide à clarifier les choses et à mettre tout le monde sur la même page.
Les meilleures fonctionnalités de Basecamp
- Mettez en place des hubs de communication centralisés pour gérer l'ensemble du flux de travail des évènements en un seul endroit.
- Utilisez des forums de discussion spécifiques à chaque projet pour remplacer les longs fils d'e-mail et la confusion des discussions de groupe.
- Stockez tous vos fichiers, calendriers et notes dans des documents de projet organisés.
Limites de Basecamp
- Bien qu'il gère bien les fonctions essentielles, il manque de fonctionnalités avancées telles que la planification postérieure et des flux de travail marketing plus approfondis.
Tarifs Basecamp
- En plus : 15 $/mois par utilisateur
- Pro Unlimited : 299 $/mois (facturé annuellement)
Évaluations et avis sur Basecamp
- G2 : 4,1/5 (plus de 5 320 avis)
- Capterra : 4,3/5 (plus de 14 480 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Basecamp ?
Un petit extrait d'un utilisateur réel :
Il offre des options d'intégration limite avec d'autres outils, en particulier ceux que j'utilise moi-même dans le domaine du marketing numérique, comme les plateformes de réseaux sociaux. Bien qu'il couvre bien les bases, il manque certaines fonctionnalités avancées et des connexions fluides avec des applications externes, ce qui peut être un inconvénient pour les équipes qui ont besoin d'effectuer davantage d'activités ici, comme la planification de publications, etc.
Il offre des options d'intégration limite avec d'autres outils, en particulier ceux que j'utilise moi-même dans le domaine du marketing numérique, comme les plateformes de réseaux sociaux. Bien qu'il couvre bien les bases, il manque certaines fonctionnalités avancées et des connexions fluides avec des applications externes, ce qui peut être un inconvénient pour les équipes qui ont besoin d'effectuer davantage d'activités ici, comme la planification de publications, etc.
Plateformes d'inscription et de billetterie
6. Eventbrite (idéal pour la promotion d'évènements à grande échelle et la vente de billets)
Eventbrite combine la logistique évènementielle et le marketing dans un tableau de bord unifié. Créez des pages d'inscription, intégrez le paiement des billets et lancez des campagnes par e-mail ou des publicités sur les réseaux sociaux, le tout à partir d'une seule plateforme. Les analyses en temps réel permettent de suivre les performances des sources et les conversions des participants, vous aidant ainsi à optimiser vos dépenses publicitaires.
Sur place, l'application mobile Organizer gère l'enregistrement sans contact et l'équipe commerciale sur place. Les fonds sont transférés rapidement après l'évènement. L'intégration avec les CRM et les outils d'analyse permet de synchroniser automatiquement les données marketing et les listes de participants, ce qui facilite la segmentation et le suivi.
Les meilleures fonctionnalités d'Eventbrite
- Gérez les demandes de service, les incidents, les problèmes et les changements à l'aide de flux de travail ITSM prédéfinis.
- Automatisez l'attribution et l'approbation des tickets grâce à de puissantes règles d'automatisation sans code/à faible code.
- Collaborez entre équipes à l'aide d'une base de connaissances Confluence intégrée, d'Opsgenie pour les alertes d'astreinte et des intégrations Slack ou Microsoft Teams.
Limites d'Eventbrite
- La plateforme offre des outils de base, mais manque de flexibilité pour une communication entièrement personnalisée.
- Les fonctionnalités d'analyse et de rapports ne sont pas très performantes.
Tarifs Eventbrite
- Tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Eventbrite
- G2 : 4,4/5 (plus de 870 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 5 680 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos d'Eventbrite ?
Selon un critique de Capterra:
Il nous a fallu plusieurs événements pour comprendre comment utiliser correctement Eventbrite et régler nos paramètres. Je recommande vivement de regarder les vidéos de formation et d'apprendre à utiliser la plateforme plutôt que d'apprendre par essais et erreurs ! Cela vous fera gagner du temps et de l'argent !
Il nous a fallu plusieurs évènements pour comprendre comment utiliser correctement Eventbrite et régler nos paramètres. Nous vous recommandons vivement de regarder les vidéos de formation et d'apprendre à utiliser la plateforme plutôt que d'apprendre par essais et erreurs ! Vous gagnerez ainsi du temps et de l'argent !
7. Ticket Tailor (idéal pour la billetterie à faible coût et autogérée pour les organisateurs indépendants)
Ticket Tailor propose un système de billetterie à paiement à l'utilisation conçu pour les petites structures. Vous pouvez créer des pages d'évènement personnalisées ou intégrer un système de paiement directement sur votre propre site, avec règlement le jour même via Stripe, PayPal, Square, Apple Pay ou Google Pay. La plateforme dispose d'une fonctionnalité de générateur de politique de confidentialité et de champs d'adhésion conformes au RGPD.
Enregistrez-vous sur place, en ligne ou hors ligne, à l'aide de l'application mobile, en synchronisant en temps réel les appareils du personnel. Vous bénéficiez également d'une fonctionnalité intégrée d'envoi d'e-mails et d'installation de codes de réduction/bons d'achat. L'intégration avec Mailchimp, Zapier et les outils CRM permet une communication rationalisée.
Les meilleures fonctionnalités de Ticket Tailor
- Utilisez un domaine personnalisé et des pages d'évènement en marque blanche pour mettre votre marque au premier plan.
- Liste un nombre illimité d'évènements et de types de billets sans aucune restriction quant au nombre d'évènements ou de billets.
- Gérez les listes d'évènements publics ou privés en les protégeant par mot de passe ou en les masquant des recherches publiques.
Limites de Ticket Tailor
- Aucun remboursement partiel sur les réservations de groupe.
- Manque de fonctionnalités de recherche intégrées puissantes ou de listes d'évènements sélectionnées
Tarifs Ticket Tailor
- Free
- Paiement initial : à partir de 0,30 $.
- Payez au fur et à mesure de vos ventes : 0,85 $.
Évaluations et avis sur Ticket Tailor
- G2 : 4,9/5 (plus de 190 avis)
- Capterra : 4,9/5 (plus de 490 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Ticket Tailor ?
Extrait d'un avis publié sur G2:
Je pense qu'au début, le système du crédit était un peu déroutant, et même si je comprends que cela signifie que vous recevez une somme d'argent plus importante lorsque vous achetez des crédits en gros, il serait intéressant de pouvoir supprimer ou réduire les frais de réservation de manière plus économique. Je ne le comprends toujours pas tout à fait, mais en tant que système, il est plus simple et plus transparent que d'autres sites de billetterie, et il reste abordable, donc je continuerai à l'utiliser à l'avenir !
Je pense qu'au début, le système de crédits était un peu déroutant, et même si je comprends que cela signifie que vous recevez une somme d'argent plus importante lorsque vous achetez des crédits en gros, il serait intéressant de pouvoir supprimer ou réduire les frais de réservation de manière plus économique. Je ne le comprends toujours pas tout à fait, mais en tant que système, il est plus simple et plus transparent que d'autres sites de billetterie, et il reste abordable, donc je continuerai à l'utiliser à l'avenir !
8. Brown Paper Tickets (idéal pour la billetterie équitable avec des prix transparents)
Brown Paper Tickets propose un service de billetterie transparent et peu coûteux, conçu pour répondre aux besoins de la communauté. Il est entièrement gratuit pour les évènements gratuits, et les frais de billetterie payants sont minimes. Vous pouvez créer des pages d'évènements riches en contenu multimédia, collecter des dons parallèlement à la vente de billets et offrir aux participants des options de billetterie flexibles : impression à domicile, mobile ou envoi postal.
Sur le terrain, les outils intégrés de billetterie et de numérisation permettent de gérer la billetterie sans avoir besoin de matériel supplémentaire. Avec une assistance multilingue et un service client réactif par e-mail, c'est une option solide pour les organisations à but non lucratif et les organisateurs communautaires qui gèrent des publics diversifiés.
Les meilleures fonctionnalités de Brown Paper Tickets
- Créez des pages d'évènement personnalisables avec du contenu multimédia et des descriptions détaillées pour attirer les participants.
- Vendez plusieurs types de billets, notamment des billets d'entrée générale, des places réservées et des abonnements saisonniers pour des mises en forme d'évènements polyvalents.
- Gérez l'inscription et l'enregistrement des participants grâce à des rapports en temps réel et des listes de participants exportables.
Limites de Brown Paper Tickets
- Les organisations ne peuvent pas afficher ni analyser l'historique d'un acheteur au fil du temps, ce qui limite les possibilités d'engagement personnalisé.
Tarifs Brown Paper Tickets
- Tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Brown Paper Tickets
- G2 : 4,0/5 (plus de 30 avis)
- Capterra : 3,7/5 (plus de 30 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Brown Paper Tickets ?
Un utilisateur a partagé ce commentaire :
J'apprécie beaucoup le modèle « commerce équitable » incarné par Brown Paper Tickets. Étant donné que je travaille dans le domaine du développement communautaire, j'aime trouver des outils et des logiciels équitables pour mes engagements... L'interface du site web de BPT pourrait être améliorée. Elle a un aspect vieillot qui peut ne pas plaire à tous les utilisateurs.
J'apprécie beaucoup le modèle « commerce équitable » incarné par Brown Paper Tickets. Étant donné que je travaille dans le domaine du développement communautaire, j'aime trouver des outils et des logiciels équitables pour mes engagements... L'interface du site web de BPT pourrait être améliorée. Elle a un aspect vieillot qui peut ne pas plaire à tous les utilisateurs.
9. Eventzilla (idéal pour l'inscription flexible à des évènements virtuels, hybrides et en présentiel)
Eventzilla est un outil simple destiné aux petites entreprises qui organisent des webinaires, des ateliers ou des événements locaux. Il vous permet de créer des pages d'évènements personnalisées sans code, de configurer des formulaires d'inscription flexibles avec une logique conditionnelle et de gérer les billets gratuits et payants.
Les remises en temps réel vous aident au suivi des paiements entrants, et la plateforme prend en charge les événements virtuels grâce à son module complémentaire Joinlive. Vous pouvez également émettre automatiquement des certificats numériques, ce qui est particulièrement utile pour les sessions de formation ou les événements éducatifs. Sur place, le logiciel d'évènements virtuels propose une application mobile et une option d'enregistrement au kiosque pour gérer les participants.
Les meilleures fonctionnalités d'Eventzilla
- Automatisez les listes d'attente et les validations pour gérer efficacement les évènements très demandés ou exclusifs.
- Organisez et gérez des webinaires ou des évènements virtuels directement dans Eventzilla à l'aide du module complémentaire virtuel Joinlive.
- Créez et envoyez automatiquement des certificats par e-mail aux participants, aux intervenants ou aux participants.
Limites d'Eventzilla
- Il ne dispose pas d'une feuille de route de développement indiquant les fonctionnalités futures et un échéancier indicatif.
- Certaines intégrations tierces ne sont pas aussi fluides ou intuitives que prévu, ce qui peut nuire à l'efficacité du flux de travail.
Tarifs Eventzilla
- Free
- Basique : 1,50 $ par inscription
- Pro : 1,50 $ + 1,9 %/inscription
- Plus : 1,50 $ + 2,9 %/inscription
- Unlimited : 4 999 $ par an
Évaluations et avis sur Eventzilla
- G2 : 4,4/5 (plus de 150 avis)
- Capterra : 4,4/5 (plus de 390 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos d'Eventzilla ?
Voici un témoignage de première main:
Ce que j'apprécie le plus chez Eventzilla, c'est la facilité avec laquelle on peut créer un évènement à partir de zéro... Un domaine qui pourrait être amélioré est l'intégration avec certaines plateformes externes, dont certaines ne sont pas aussi fluides que je l'aurais souhaité. J'ai également remarqué que certaines fonctionnalités avancées ne sont disponibles que dans les forfaits les plus chers, ce qui peut être limite pour les évènements dont le budget est serré. Cela dit, la plateforme tient tout de même ses promesses fondamentales.
Ce que j'apprécie le plus chez Eventzilla, c'est la facilité avec laquelle on peut créer un évènement à partir de zéro... Un domaine qui pourrait être amélioré est l'intégration avec certaines plateformes externes, dont certaines ne sont pas aussi fluides que je l'aurais souhaité. J'ai également remarqué que certaines fonctionnalités avancées ne sont disponibles que dans les forfaits supérieurs, ce qui peut être limite pour les évènements dont le budget est serré. Cela dit, la plateforme tient tout de même ses promesses fondamentales.
10. RegFox (Idéal pour l'inscription à des évènements entièrement personnalisable avec une automatisation puissante)
RegFox offre un contrôle précis sur les inscriptions, les tarifs et la collecte des données des participants, des fonctionnalités très appréciées des organisateurs d'évènements professionnels. Son générateur d'inscriptions prend en charge la personnalisation par glisser-déposer, la logique conditionnelle et les structures tarifaires avancées, telles que les paiements échelonnés ou les codes de réduction.
Il permet de collecter des décharges et des signatures personnalisées, automatise les confirmations et les rappels, et offre l'assistance pour les inscriptions de groupes/équipes. Des intégrations avec des CRM, des plateformes de e-mail et des passerelles de paiement sont intégrées. Sa véritable valeur réside dans son prix abordable et sa personnalisation sans sacrifier la fonction ou la sécurité, ce qui le rend idéal pour les organisateurs qui gèrent plusieurs évènements.
Les meilleures fonctionnalités de RegFox
- Créez des formulaires d'inscription entièrement personnalisables avec des champs glisser-déposer, une logique conditionnelle et une image de marque.
- Configurez des tarifs complexes, des réductions, des codes d'accès et des forfaits de paiement pour les billets et les modules complémentaires.
- Gérez les enregistrements, l'impression des badges et l'équipe commerciale sur place à l'aide d'outils mobiles.
Limites de RegFox
- Les utilisateurs se plaignent du manque de fonctionnalités avancées en matière de documentation.
Tarifs RegFox
- Tarification personnalisée
Évaluations et avis sur RegFox
- G2 : 4,8/5 (plus de 500 avis)
- Capterra : 4,8/5 (plus de 140 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de RegFox ?
Découvrez ce qu'en pense cet évaluateur:
La personnalisation est une bonne option, mais elle présente également un inconvénient. Créer des modèles pour notre organisation afin de garantir que chaque programme ait les mêmes exigences de base semble être un défi, car chaque service utilise la plateforme de manière légèrement différente. Pour moi, il est impératif d'inclure une section de questions-réponses lors de l'inscription afin de ne pas avoir à faire le suivi de ces informations plus tard à l'aide d'e-mails ou de sondages.
La personnalisation est une bonne option, mais elle présente également un inconvénient. Créer des modèles pour notre organisation afin de garantir que chaque programme ait les mêmes exigences de base semble être un défi, car chaque service utilise la plateforme de manière légèrement différente. Pour moi, il est impératif d'inclure une section de questions-réponses lors de l'inscription afin de ne pas avoir à faire le suivi de ces informations plus tard à l'aide d'e-mails ou de sondages.
Plateformes d'évènements virtuels et hybrides
11. vFairs (Idéal pour les évènements virtuels et hybrides immersifs avec des environnements interactifs)
vFairs est une option fiable pour les équipes d'entreprise qui organisent des conférences virtuelles ou hybrides. Il offre des fonctionnalités interactives, telles que des halls d'accueil virtuels, des halls d'exposition en 3D et des éléments ludiques, afin de maintenir l'intérêt des participants. La capture intégrée de prospects grâce à la lecture de codes QR et l'exportation facile vers des CRM le rendent particulièrement utile pour les évènements axés sur le B2B.
Les organisateurs ont un contrôle total sur la planification des sessions et l'échéancier des intervenants, grâce à des outils de personnalisation détaillés de l'ordre du jour. Le réseautage fait partie intégrante de l'expérience, avec des fonctionnalités qui incluent des répertoires des participants, des services de mise en relation et des fonctionnalités de discuter en direct qui favorisent les connexions authentiques.
Les meilleures fonctionnalités de vFairs
- Concevez des halls d'accueil et des salles d'exposition virtuels immersifs pour offrir des expériences virtuelles captivantes.
- Permettez la mise en réseau en temps réel grâce au discuter vidéo ou texte individuel, au jumelage et aux répertoires des participants.
- Capturez et qualifiez des prospects à l'aide de l'application vFairs Lead Capture avec lecture de codes QR ou de cartes et exportation CRM.
Limites de vFairs
- Certains utilisateurs trouvent que les rapports essentiels ne sont pas disponibles par défaut et doivent être personnalisés.
Tarifs vFairs
- Tarification personnalisée
Évaluations et avis sur vFairs
- G2 : 4,7/5 (plus de 1 700 avis)
- Capterra : 4,8/5 (plus de 580 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de vFairs ?
Voici un témoignage de première main:
Bien que vFairs offre des fonctionnalités hors ligne, ce qui est un énorme avantage pour nos évènements organisés à bord de croisières, ces fonctionnalités sont quelque peu limite par rapport à toutes celles disponibles en ligne. Par exemple, les mises à jour en temps réel ou les éléments interactifs peuvent ne pas travailler aussi bien sans une connexion stable. Cela dit, leur équipe est toujours prête à nous aider à optimiser l'expérience en fonction de notre environnement, et ils ont clairement fait un effort pour améliorer la convivialité hors ligne au fil du temps.
Bien que vFairs offre des fonctionnalités hors ligne, ce qui est un énorme avantage pour nos évènements organisés à bord de croisières, ces fonctionnalités sont quelque peu limite par rapport à toutes celles disponibles en ligne. Par exemple, les mises à jour en temps réel ou les éléments interactifs peuvent ne pas fonctionner aussi bien sans une connexion stable. Cela dit, leur équipe est toujours prête à nous aider à optimiser l'expérience en fonction de notre environnement, et ils ont clairement fait un effort pour améliorer la facilité d'utilisation hors ligne au fil du temps.
12. RingCentral Events (anciennement Hopins) (Idéal pour l'hébergement et le réseautage d'évènements virtuels tout-en-un)
RingCentral Events convient aux professionnels du marketing qui organisent des expériences virtuelles de marque ou des lancements de produits. Il offre une disposition personnalisable des évènements, comprenant une réception, une étape, des sessions, du réseautage et une exposition. Des fonctionnalités telles que les questions-réponses avec le public, les sondages et les réactions par emojis favorisent l'interaction.
Il gère efficacement les programmations sur plusieurs jours et plusieurs pistes et fournit l'assistance pour les stands de sponsors robustes avec capture de prospects. Des fonctionnalités sur site telles que le mode kiosque et l'impression de badges permettent une utilisation hybride. Ses intégrations avec plus de 40 outils de marketing d'évènement (Mailchimp, HubSpot, Marketo) prennent en charge la gestion des prospects de bout en bout et le suivi des campagnes.
Les meilleures fonctionnalités de RingCentral Evénements
- Créez des lieux virtuels immersifs avec des espaces personnalisables tels que Réception, Étape, Session, Réseautage, Expo et Replay pour offrir une expérience d'évènement complet.
- Simplifiez la logistique des évènements sur site et hybrides grâce à la gestion des plans d'étage, aux zones d'enregistrement, au mode kiosque pour l'enregistrement automatique, à l'impression des badges et au contrôle d'accès.
- Organisez un nombre illimité d'évènements par licence grâce à une tarification transparente et échelonnée, sans frais supplémentaires, pour une budgétisation prévisible.
Limites de RingCentral Évènements
- L'intégration Streamyard pour le streaming est difficile à utiliser et mal intégrée.
- La plateforme exige que les intervenants diffusent leur intervention depuis les coulisses, ce qui ajoute une complexité inutile par rapport à des installations plus simples basées sur des sessions.
Tarifs RingCentral Événements
- Free
- Événements Pro : 99 $/mois par utilisateur (facturé annuellement)
- Événements Pro+ : 199 $/mois par utilisateur (facturé annuellement)
- Événements entreprise : 299 $/mois par utilisateur (facturé annuellement)
Évaluations et avis sur RingCentral Events
- G2 : 4,5/5 (plus de 900 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 330 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de RingCentral Evénements ?
Extrait d'une critique publiée sur Capterra:
La façon dont la mise en scène vidéo a été paramétrée avec des zones en coulisses où nous pouvions accueillir les invités, etc. Nous avons apprécié le fait qu'il n'ait pas été nécessaire d'expliquer longuement aux utilisateurs comment l'utiliser... Il était difficile de tester les fonctions en coulisses avec un seul ordinateur/compte, mais facile de les vérifier avec plusieurs utilisateurs.
La façon dont la mise en scène vidéo a été organisée, avec des zones en coulisses où nous pouvions préparer les invités, etc. Nous avons apprécié le fait qu'il n'ait pas été nécessaire d'expliquer longuement aux utilisateurs comment l'utiliser... Il était difficile de tester les fonctions en coulisses avec un seul ordinateur/identifiant, mais facile de les vérifier avec plusieurs utilisateurs.
13. Airmeet (Idéal pour les évènements communautaires avec des interactions virtuelles engageantes)
Airmeet est conçu pour gérer des évènements à grande échelle, ce qui en fait un outil idéal pour les associations, les entreprises et les organisations qui organisent des conférences ou des sessions de formation importantes. Ses fonctionnalités de réseautage exceptionnelles, notamment le réseautage rapide et les salons, permettent une interaction et un engagement en temps réel entre de grands groupes.
Il prend en charge toute une gamme d'intervalles d'évènements : ateliers en direct, préenregistrés, à la demande et interactifs. Les exposants peuvent organiser des démonstrations et gérer des stands virtuels, tandis que les rapports de données d'évènements unifiés facilitent le suivi de l'engagement dans les installations hybrides. Grâce à son accessibilité intégrée et à ses formats de session flexibles, il est parfaitement adapté aux sommets annuels, aux conférences à plusieurs volets et aux événements de formation à grande échelle.
Les meilleures fonctionnalités d'Airmeet
- Organisez des évènements à grande échelle pouvant accueillir jusqu'à 100 000 participants grâce à une infrastructure cloud robuste et à la diffusion en streaming HD.
- Tirez parti de la fonctionnalité Invite to Stage pour inviter les participants à monter sur l'étape en tant qu'intervenants, favorisant ainsi un contenu axé sur le public.
- Échangez des cartes de visite numériques et effectuez une connexion instantanée pour continuer à réseauter après l'évènement.
Limites d'Airmeet
- Peu adapté aux appareils mobiles, avec des fonctions limitées sur les smartphones et les tablettes.
- Les participants utilisant l'application ne peuvent pas s'engager pleinement dans des matchs en tête-à-tête (par exemple, occuper une table), ce qui limite l'interactivité.
Tarifs Airmeet
- Webinaires Premium : à partir de 199 $/mois
- Événements : tarification personnalisée
- Événements gérés : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Airmeet
- G2 : 4,6/5 (plus de 740 avis)
- Capterra : 4,4/5 (plus de 180 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos d'Airmeet ?
Voici ce qu'en dit un critique de G2:
Airmeet est très facile à utiliser, même si vous organisez un évènement pour la première fois. L'installation est simple et il existe de nombreuses fonctionnalités pour rendre les évènements plus attrayants, comme les salles de discussion et les sondages en direct... Il faut un peu de temps pour explorer toutes les fonctionnalités, ce qui peut sembler fastidieux au premier abord. Certaines connexions avec d'autres outils nécessitent une installation supplémentaire, et le prix peut ne pas être idéal pour les petites équipes. De plus, des problèmes de connectivité occasionnels peuvent être frustrants lors d'évènements de grande envergure.
Airmeet est très facile à utiliser, même si vous organisez un évènement pour la première fois. L'installation est simple et il existe de nombreuses fonctionnalités pour rendre les évènements plus attrayants, comme les salles de discussion et les sondages en direct... Il faut un peu de temps pour explorer toutes les fonctionnalités, ce qui peut sembler fastidieux au début. Certaines connexions avec d'autres outils nécessitent une installation supplémentaire, et le prix peut ne pas être idéal pour les petites équipes. De plus, des problèmes de connectivité occasionnels peuvent être frustrants lors d'évènements de grande envergure.
14. InEvent (Idéal pour la gestion d'évènements virtuels et hybrides d'entreprise)
InEvent est conçu pour les équipes d'entreprise qui gèrent des évènements à grande échelle ou hautement réglementés. Il se distingue par des fonctionnalités telles que le streaming natif robuste, la modification vidéo en temps réel et la prise en charge d'un grand nombre de présentateurs. Les outils d'inscription vont au-delà des fonctionnalités de base, offrant la prise en charge des badges NFC et la conformité avec des normes telles que le RGPD, SOC 2 et HIPAA.
Ce qui le distingue, c'est sa capacité à gérer la logistique des déplacements et de l'hébergement, une fonctionnalité rare dans cet espace. Avec ses analyses approfondies, son accès API étendu et son assistance multilingue disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, InEvent est un choix judicieux pour les équipes internationales qui ont besoin de fiabilité, de flexibilité et de contrôle.
Les meilleures fonctionnalités d'InEvent
- Gérez la logistique des voyages de motivation, y compris les informations sur les vols et l'hébergement, ce qui en fait l'outil idéal pour les évènements complexes se déroulant sur plusieurs emplacements.
- Organisez des diffusions en direct natives de haute qualité et gratuites grâce à la modification en cours en temps réel et à la diffusion RTMP sur plusieurs réseaux sociaux.
- Permettez les enregistrements sans contact grâce à l'enregistrement NFC et à la lecture des badges.
Limites d'InEvent
- Manque de compatibilité avec d'autres plateformes, ce qui limite les intégrations.
- L'intégration avec des outils tels que Salesforce peut s'avérer moins simple et nécessite souvent l'assistance directe de l'équipe InEvent.
Tarifs InEvent
- Événement unique : 6 000 $
- Abonnement annuel : 9 000 $
- V&H Advanced : tarification personnalisée
- V&H Full : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur InEvent
- G2 : 4,5/5 (plus de 140 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 30 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos d'InEvent ?
Découvrez ce qu'en pense cet évaluateur:
Facile à utiliser. Interface d'administrateur conviviale. Et fonctionnalités, il regorge de fonctionnalités pour tout type d'évènement imaginable... Il y a tellement de fonctionnalités que nous avons dû suivre une formation, ce qui nous a amenés à désigner une personne dédiée pour gérer les fonctionnalités les plus complexes.
Facile à utiliser. Interface d'administrateur conviviale. Et fonctionnalités, il regorge de fonctionnalités pour tout type d'évènement imaginable... Il y a tellement de fonctionnalités que nous avons dû suivre une formation, ce qui nous a amenés à désigner une personne dédiée pour gérer les fonctionnalités les plus complexes.
15. ZoomEvents (idéal pour les conférences et webinaires virtuels évolutifs, optimisés par Zoom)
Zoom Events élargit l'expérience Zoom familière, ce qui en fait un choix pratique pour les équipes internes, les fournisseurs de formation ou toute personne organisant des programmes d'apprentissage en plusieurs sessions. Le logiciel de webinaire offre des hubs d'événements personnalisables, des pages d'inscription à l'image de la marque et un contrôle granulaire de l'accès des participants, ce qui est idéal pour rester organisé et sécurisé.
Les espaces d'exposition et les outils de réseautage intégrés aident les participants à établir des connexions significatives, tandis que les intégrations avec les plateformes CRM et marketing simplifient le suivi. Avec l'assistance des événements hybrides, les indicateurs d'engagement en direct et les fonctionnalités d'accessibilité telles que les sous-titres en direct et l'interprétation linguistique, Zoom Events est particulièrement efficace lorsque la cohérence est une clé.
Les meilleures fonctionnalités de ZoomEvents
- Créez des évènements multi-sessions et multi-jours grâce à des hubs d'évènements personnalisables et des pages d'inscription à l'image de votre marque.
- Offrez des fonctionnalités d'évènements hybrides, permettant une participation simultanée en personne et virtuelle avec une gestion unifiée des participants.
- Garantissez la sécurité et la confidentialité grâce à un cryptage de niveau entreprise et à la conformité aux principales normes.
Limites de ZoomEvents
- Les mises à jour fréquentes des logiciels apparaissent à des moments inopportuns, perturbant les réunions prévues.
- Le tableau de bord d'administrateur peut être difficile à naviguer, en particulier pour les utilisateurs habitués aux réunions Zoom standard.
Tarifs ZoomEvents
- Forfait Zoom Sessions : 99,00 $/mois pour 100 participants
- Forfait Zoom Événements : 149,00 $/mois pour 100 participants
Évaluations et avis sur ZoomEvents
- G2 : 4,5/5 (plus de 360 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 6 000 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Zoom Events ?
Extrait d'un avis publié sur G2:
Les évènements et webinaires Zoom peuvent prendre en charge et gérer un large public en temps réel. Ils disposent également d'une fonctionnalité de salles de réunion pour diviser un large public en petits groupes. Ils sont idéaux pour les sessions de brainstorming et de carte mentale... Les évènements et webinaires Zoom peuvent être améliorés en matière de mesures de sécurité. Les services client doivent également être améliorés afin de résoudre divers problèmes rencontrés par le public et l'organisateur de l'évènement.
Les évènements et webinaires Zoom peuvent prendre en charge et gérer un large public en temps réel. Ils disposent également d'une fonctionnalité de salles de réunion pour diviser un large public en petits groupes. Ils sont idéaux pour les sessions de brainstorming et de carte mentale... Les évènements et webinaires Zoom peuvent être améliorés en matière de mesures de sécurité. Les services client doivent également être améliorés afin de résoudre divers problèmes rencontrés par le public et l'organisateur de l'évènement.
📖 À lire également : Comment rendre les réunions virtuelles plus interactives
Suites de gestion d'évènements
16. Cvent (le meilleur pour la gestion complète des évènements d'entreprise et la logistique)
Cvent est un choix solide pour les gestionnaires d'évènements qui doivent coordonner des évènements à forte composante logistique. Ses outils de recherche de lieux permettent de rationaliser les appels d'offres et la négociation des contrats. La plateforme offre également une gestion de bout en bout des inscriptions, des enregistrements, de la budgétisation et du traitement du paiement.
Les analyses en temps réel, l'assistance des applications natives, la gestion des sponsors et les intégrations CRM (Salesforce, Eloqua, Marketo) permettent d'intégrer directement les évènements dans les flux de travail de l'entreprise. Cvent prend en charge les mises en forme en présentiel et hybrides, avec des outils détaillés de suivi des participants, de gamification et de collecte de commentaires.
Les meilleures fonctionnalités de Cvent
- Recherchez des lieux grâce à un réseau intégré de fournisseurs et à un guide des destinations, ce qui vous permettra de rationaliser la sélection des sites et la gestion des contrats.
- Supervisez les budgets des évènements, suivez les dépenses et générez des rapports financiers et de participation personnalisés pour une gestion stratégique des réunions.
- Gérez les exposants, les sponsors et les rendez-vous grâce à des outils dédiés à l'installation des stands et à la capture de prospects.
Limites de Cvent
- La plateforme peut être prohibitive et trop complexe pour les petits évènements ou les petites organisations.
- Il est difficile d'obtenir des indicateurs d'engagement dans un format présentable, ce qui complique le partage d'informations pertinentes avec les collègues.
Tarifs Cvent
- Tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Cvent
- G2 : 4,3/5 (plus de 2 000 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 970 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Cvent ?
Voici un témoignage de première main:
La plateforme Cvent Event Management est un guichet unique. Je peux y accomplir tout ce dont j'ai besoin, de l'approvisionnement aux budgets, en passant par l'inscription et l'expérience des participants... Cvent a tendance à acquérir d'autres plateformes plutôt que de les développer en interne, ce qui peut entraîner des dysfonctionnements et des bugs.
La plateforme Cvent Event Management est un guichet unique. Je peux y accomplir tout ce dont j'ai besoin, de l'approvisionnement aux budgets, en passant par l'inscription et l'expérience des participants... Cvent a tendance à acquérir d'autres plateformes plutôt que de les développer en interne, ce qui peut entraîner des dysfonctionnements et des bugs.
17. Bizzabo (Idéal pour le marketing d'évènement basé sur les données et l'engagement des participants)
Bizzabo est un excellent outil pour les organisateurs de grandes conférences qui ont besoin de contrôler les ordres du jour des sessions, les profils des intervenants et l'engagement des participants. Cette solution de gestion d'évènements prend en charge les évènements virtuels et hybrides avec des stands de sponsors et la capture de prospects.
Son système de mise en relation basé sur l'IA et ses salons interactifs améliorent le réseautage entre les participants. Des flux d'inscription personnalisés, des outils de conception par glisser-déposer et des intégrations CRM (Salesforce, HubSpot) permettent une gestion complète du cycle de vie des évènements. Les analyses en temps réel aident à quantifier le retour sur investissement et l'engagement, ce qui en fait un outil complet pour les rassemblements professionnels à grande échelle.
Les meilleures fonctionnalités de Bizzabo
- Fidélisez les participants grâce à des salons de réseautage interactifs, des réunions vidéo individuelles, des discussions de groupe et des rencontres organisées par l'IA.
- Fournissez une application mobile unifiée pour les évènements, permettant de personnaliser les agendas, d'organiser des sondages en direct, des sessions de questions-réponses et d'envoyer des notifications push.
- Offrez une assistance, une intégration et une formation haut de gamme aux organisateurs d'évènements et aux parties prenantes.
Limites de Bizzabo
- Les modérateurs doivent ouvrir deux fenêtres distinctes lorsqu'ils utilisent la fonction « afficher ultime », ce qui réduit la facilité d'utilisation pendant les sessions en direct.
Tarifs Bizzabo
- Event Experience OS : 499 $/utilisateur par mois (facturé annuellement)
- Klik SmartBadge : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Bizzabo
- G2 : 4,3/5 (plus de 360 avis)
- Capterra : 4,4/5 (plus de 160 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Bizzabo ?
Extrait d'un avis publié sur G2:
Plateforme de gestion d'évènements très complète, offrant de nombreuses options de personnalisation pour s'adapter à tous les types d'entreprises et d'évènements. Plateforme de webinaires intuitive, facilitant l'intégration de conférenciers externes... Le nombre impressionnant d'options de personnalisation peut être déroutant et difficile à maîtriser, et nécessite beaucoup de formation pour être vraiment à l'aise avec le logiciel. Il serait intéressant de disposer d'une option « prête à l'emploi » pour les webinaires ponctuels ou les évènements simples afin de faciliter cette prise en main.
Plateforme de gestion d'évènements très complète, offrant de nombreuses options de personnalisation pour s'adapter à tous les types d'entreprises et d'évènements. Plateforme de webinaires intuitive, facilitant l'intégration de conférenciers externes... Le nombre impressionnant d'options de personnalisation peut être déroutant et difficile à maîtriser, et nécessite beaucoup de formation pour être vraiment à l'aise avec le logiciel. Il serait intéressant de disposer d'une option « prête à l'emploi » pour les webinaires ponctuels ou les évènements simples afin de faciliter cette prise en main.
18. Whova (idéal pour l'engagement évènementiel et la planification d'agenda sur mobile)
Whova est particulièrement adapté aux événements communautaires tels que les sommets locaux, les ateliers universitaires ou les forums à but non lucratif. Ses outils d'agenda et de gestion des intervenants sont faciles à utiliser. Le fil d'actualité des évènements et les forums communautaires créent des opportunités de réseautage informelles, tandis que la gamification et les sondages permettent de maintenir l'intérêt des participants.
Les organisateurs peuvent également gérer les enregistrements, les badges nominatifs et la billetterie sur place. Whova excelle dans l'engagement des participants, offrant une combinaison d'outils mobiles et web pour une expérience hybride. Il favorise la visibilité des sponsors grâce à des bannières et des stands numériques.
Les meilleures fonctionnalités de Whova
- Impliquez les participants grâce à des sondages en direct, des sondages, des jeux et un flux d'évènements dynamique pour une interaction en temps réel.
- Facilitez le réseautage grâce aux profils des participants, à la messagerie, aux réunions virtuelles et aux tableaux communautaires.
- Intégrez directement depuis la plateforme des outils de promotion sur les réseaux sociaux et d'engagement des participants.
Limites de Whova
- Les utilisateurs signalent des difficultés pour exporter les listes de participants, ce qui nécessite un copier-coller manuel pour la création de rapports.
- L'installation initiale nécessite un effort manuel. La saisie de toutes vos informations dans l'application peut prendre beaucoup de temps, en particulier pour les nouveaux utilisateurs lors d'une conférence.
Tarifs Whova
- Tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Whova
- G2 : 4,8/5 (plus de 1 700 avis)
- Capterra : 4,8/5 (plus de 2 300 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Whova ?
Une critique le formule ainsi :
Facile à utiliser. Vous pouvez avoir votre calendrier d'évènements à portée de main. Je me serais senti perdu sans lui. J'apprécie le fait qu'il soit convivial, quel que soit l'appareil que j'utilise. Que ce soit mon téléphone portable, mon ordinateur portable ou ma tablette... Les règles du concours sont floues. Certains ont abusé des règles. Je sais que nous sommes tous des adultes, mais certains ne se sont pas comportés comme tels lors du concours.
Facile à utiliser. Vous pouvez avoir votre calendrier d'évènements à portée de main. Je me serais senti perdu sans lui. J'apprécie le fait qu'il soit convivial, quel que soit l'appareil que j'utilise. Que ce soit mon téléphone portable, mon ordinateur portable ou ma tablette... Les règles du concours sont floues. Certains ont abusé des règles. Je sais que nous sommes tous des adultes, mais certains ne se sont pas comportés comme tels lors du concours.
19. Planning Pod (idéal pour la planification de lieux et d'évènements grâce à des outils de collaboration en temps réel)
Planning Pod regroupe les budgets, les échéanciers, les listes de tâches, les plans d'étage, les inscriptions, les enregistrements, les portails clients, les propositions, les contrats, la facturation et la communication au sein de l'équipe. Son concepteur visuel par glisser-déposer permet de créer facilement des dispositions précises et à l'échelle des lieux et des places sans changer d'outil.
Le CRM intégré permet le suivi des prospects et des interactions avec les clients, et comprend la planification des rendez-vous, les fils de discussion par e-mail et des modèles de planification d'évènements modifiables pour les propositions et les contrats. Compatible avec les appareils mobiles et intégré à Zapier, Planning Pod prend en charge l'automatisation des flux de travail et le synchroniser avec d'autres outils.
Les meilleures fonctionnalités de Planning Pod
- Gérez les plans d'étage, les dispositions des salles et les diagrammes de place à l'aide d'un concepteur visuel par glisser-déposer.
- Coordonnez les équipes et les fournisseurs grâce à l'attribution de tâches, aux calendriers de partage et aux outils de communication.
- Proposez des portails clients pour la collaboration, les validations et le partage de documents.
Limites de Planning Pod
- L'outil de planification et de disposition des lieux semble peu pratique et peu intuitif par rapport à d'autres plateformes.
- Bien que des améliorations soient régulièrement apportées, la plateforme a encore besoin de mises à jour pour améliorer sa facilité d'utilisation pour les équipes plus importantes.
Forfaits de Planning Pod
- Tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Planning Pod
- G2 : pas assez d'avis
- Capterra : 4,4/5 (plus de 30 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Planning Pod ?
Voici un avis publié sur Capterra:
J'apprécie le fait que les propriétaires s'efforcent constamment d'améliorer le logiciel et semblent véritablement tenir compte des commentaires personnalisés des clients sur ce que nous souhaitons voir. Il est abordable et facile à utiliser... Les sites web de mariage mis à la disposition des clients ne sont pas à la hauteur de ce qui existe dans le secteur. Il en va de même pour l'outil de planification. Ce serait formidable de n'avoir à utiliser qu'une seule plateforme, mais en même temps, son prix est raisonnable et les outils fournis sont bons et correspondent à ce pour quoi vous payez.
J'apprécie le fait que les propriétaires s'efforcent constamment d'améliorer le logiciel et semblent véritablement tenir compte des commentaires personnalisés des clients sur ce que nous souhaitons voir. Il est abordable et facile à utiliser... Les sites web de mariage proposés aux clients ne sont pas à la hauteur de ce qui existe dans le secteur. Il en va de même pour l'outil de planification. Ce serait formidable de n'avoir à utiliser qu'une seule plateforme, mais en même temps, son prix est raisonnable et les outils proposés sont de bonne qualité et correspondent à ce pour quoi vous payez.
20. Social Tables (idéal pour schématiser la disposition des évènements et gérer les plans de table des salles)
Social Tables est un système de gestion d'évènements qui excelle dans la planification collaborative et interactive des espaces, permettant aux organisateurs et aux responsables des lieux de se mettre d'accord. Son interface intuitive de type glisser-déposer vous permet de créer des schémas en 2D et en 3D photoréalistes à l'aide de tables, de chaises et d'autres éléments de disposition, ce qui est idéal pour mapper le flux des invités et l'installation des salles.
Les listes d'invités intégrées sont directement liées à la répartition des places, aux données des participants et à leurs préférences alimentaires, tandis que l'enregistrement mobile met à jour le statut des invités en temps réel, directement sur le plan. Grâce au stockage cloud, les documents importants, tels que les contrats et les dispositions, restent synchronisés sur tous les appareils.
Les meilleures fonctionnalités de Social Tables
- Concevez des forfaits de plan d'étage interactifs et des diagrammes en 3D à l'aide d'outils glisser-déposer pour les lieux, les tables et la disposition des places.
- Collaborez en temps réel avec vos clients, vos fournisseurs et les membres de votre équipe sur les dispositions et les listes d'invités.
- Gérez les listes d'invités, les réponses et l'attribution des places grâce à des outils de gestion des listes faciles à utiliser.
Limites de Social Tables
- Ne dispose pas de fonctionnalités d'analyse avancées par rapport à d'autres outils.
Tarifs de Social Tables
- Essai gratuit
- Pro : 199 $/mois par utilisateur
- Premium : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Social Tables
- G2 : Pas assez d'avis
- Capterra : pas assez d'avis
Rendez votre planification évènementielle avec ClickUp
Il existe de nombreux outils efficaces pour vous aider à rationaliser la planification d'évènements de réussite, qu'il s'agisse d'un atelier d'une journée ou d'une conférence réunissant 5 000 personnes. Des plans d'étage aux listes d'invités, en passant par les budgets et l'image de marque, ces 20 meilleurs logiciels de gestion d'évènements peuvent vous aider à mettre de l'ordre dans le chaos et à rester concentré sur la création d'une expérience mémorable.
Mais si vous recherchez une plateforme unique qui regroupe l'ensemble du cycle de vie de votre évènement (tâches, calendriers, documents, planification IA, automatisations et même gestion des participants), ClickUp est la solution qu'il vous faut. Elle est suffisamment flexible pour s'adapter à votre flux de travail, suffisamment puissante pour évoluer et conçue pour faciliter la collaboration.
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