Le monde entier aime les beaux spectacles, mais leur gestion en coulisses est un tout autre défi. Les organisateurs d'évènements passent des mois à perfectionner les calendriers, à analyser la logistique et à réfléchir à des idées créatives pour que tout soit parfait.
Ceci n'est sans doute qu'une infime partie de votre longue liste de choses à faire. Mais que se passerait-il si l'organisation d'évènements ne vous donnait pas de cheveux blancs ?
Environ 63 % des associations et des organisations à but non lucratif utilisent déjà l'IA pour organiser leurs évènements. Tirer parti de l'IA pour la planification d'évènements n'est pas seulement une décision intelligente, c'est aussi une décision libératrice.
Grâce à l'IA, vous pouvez réaliser l'automatisation des tâches répétitives, gagner en efficacité et vous concentrer sur la création d'une expérience inoubliable.
Ce guide vous explique comment utiliser les outils d'IA pour la planification et la gestion d'évènements.
Comprendre l'IA pour la planification d'évènements
L'intelligence artificielle (IA) est une technologie en pleine évolution qui imite l'intelligence et la créativité humaines. Elle apprend à partir de données, ce qui lui permet de résoudre des problèmes, de trouver des idées, de créer du contenu et d'exécuter des tâches complexes.
Dans la planification d'évènements, l'IA peut être votre meilleure alliée pour rationaliser les processus et éviter les contretemps stressants de dernière minute.
Réfléchissez à certains des défis les plus courants dans le processus de planification d'évènements :
- « Avons-nous accidentellement dépassé le budget avec ce lieu ? »
- « Nous avons réservé à nouveau le mauvais fournisseur à cause d'une erreur passée ! »
- « Ce n'est pas le ton que nous voulions donner à nos publications sur les réseaux sociaux, nous devons tout achever ! »
Les outils d'IA peuvent vous aider à relever ces défis en gérant la communication, en organisant les réseaux sociaux et en créant des messages personnalisés pour les participants.
Voyons de plus près comment l'IA peut faciliter considérablement la planification de tous types d'évènements, des conférences virtuelles aux grands salons professionnels, en passant par tout ce qui se trouve entre les deux.
👀 Le saviez-vous ? Salesforce, l'un des principaux éditeurs de logiciels basés sur le cloud, utilise l'IA pour développer des avatars numériques dynamiques afin de faciliter la gestion des évènements en direct.
Comment utiliser l'IA pour planifier des évènements
Les algorithmes d'IA sont conçus pour répondre à vos besoins : vous fournissez les instructions, et ils vous apportent les solutions.
En utilisant efficacement les Outils d'IA, vous pouvez créer des modèles de planification d'évènements, optimiser l'allocation des ressources, analyser les données relatives aux évènements et découvrir les sujets tendance susceptibles d'améliorer votre évènement.
Vous trouverez ci-dessous sept façons d'utiliser l'IA et les logiciels de planification d'évènements pour créer votre processus d' automatisé.
1. Sélectionnez et optimisez les lieux
La sélection du lieu approprié est essentielle à la réussite de votre évènement. En tirant parti de l'IA, vous pouvez rapidement analyser les données relatives aux participants, les contraintes budgétaires et les préférences afin de choisir le lieu le mieux adapté.
Une invitation appropriée, comme celle ci-dessous, peut transformer votre outil d'IA en un fantastique logiciel de gestion de sites:
« Je prévois d'organiser un [type d'évènement] pour [nombre de participants] participants le [date(s)]. Aidez-moi à sélectionner un lieu qui réponde à ces critères essentiels :Emplacement : [ville ou région préférée]Capacité : [nombre d'invités]Équipements : [listez les équipements, par exemple « équipement audiovisuel, restauration sur place, Wi-Fi et parking »]Budget : [indiquez l'intervalle budgétaire]Accessibilité : [Détails tels que l'accès aux fauteuils roulants ou la proximité des aéroports]Ambiance/Style : [Ambiance souhaitée, par exemple « moderne et professionnelle » ou « rustique et élégante »]Exigences particulières : [Tout besoin spécifique, par exemple « lieu certifié écologique », « espace extérieur pour un cocktail »]. »
Réponse :
À lire également : 10 modèles gratuits de déroulement de spectacle dans Excel et ClickUp
2. Créez une checklist pour vos évènements
La planification d'évènements implique d'innombrables tâches qui doivent être coordonnées de manière fluide.
Vous pouvez générer une checklist complète pour la planification d'évènements à l'aide de l'IA afin de vous assurer que rien n'est oublié.
C'est comme si un organisateur d'évènements IA gérait chaque étape, de la pré-planification au bilan post-évènement.
Si vous vous sentez perdu dans la logistique de votre évènement, essayez d'utiliser une invite comme celle ci-dessous pour vous faciliter la tâche :
« J'organise un [type d'évènement] pour [nombre de participants] le(s) [date(s)] à [emplacement]. Veuillez créer une checklist complète pour la planification de cet évènement, couvrant les aspects suivants :
Préparation : [Tâches telles que la définition des objectifs, l'établissement des budgets et la constitution d'une équipe]
Coordination des lieux et des prestataires : [Recherche et réservation du lieu, gestion des contrats et coordination avec les traiteurs, décorateurs et autres prestataires]
Marketing et invitations : [Création de supports de promotion, envoi d'invitations et suivi des réponses]
Logistique et opérations : [Gestion des calendriers des évènements, des transports, de la disposition des places et de l'installation audiovisuelle]
Exécution le jour même : [Checklist des tâches à accomplir pendant l'évènement, y compris l'inscription, le dépannage et la coordination avec le personnel]
Bilan post-évènement : [Tâches telles que la collecte des commentaires, le traitement des paiements et la génération de rapports sur l'évènement]
Donnez la priorité à l'efficacité, à l'expérience des participants et à la planification d'urgence. Complétez la liste en ajoutant d'autres tâches importantes. »
Réponse :
💡Conseil de pro : pour un système plus organisé, pensez à utiliser l'IA pour créer des checklists divisées en phases telles que « 3 mois avant », « 1 mois avant » et « jour de l'évènement ».
3. Trouvez l'inspiration pour le thème de votre évènement
Les outils d'IA sont votre Graal pour trouver des idées innovantes et créatives afin d'offrir une expérience centrée sur le public.
Vous pouvez choisir un thème, les décorations associées, des idées de cadeaux de remerciement et bien plus encore, simplement en ayant une discussion avec l'IA. Utilisez cette invite comme référence !
« Je planifie un évènement et j'ai besoin d'aide pour trouver des idées.
Veuillez suggérer des idées de thèmes créatifs, ainsi que des décorations assorties, des suggestions de cadeaux de remerciement et d'autres détails connexes tels que les combinaisons de couleurs et les codes vestimentaires.
L'évènement est [fournissez les détails de l'évènement, par exemple, fête d'anniversaire, gala d'entreprise, mariage, etc. ], et le public cible comprend [décrivez les participants, par exemple, familles avec enfants, professionnels, amis, etc. ]. Veuillez tenir compte des [préférences ou exigences spécifiques, par exemple, contraintes budgétaires, inspirations saisonnières ou éléments culturels].
Fournissez des suggestions détaillées et cohérentes pour l'évènement.
Réponse :
💡Conseil de pro : les outils basés sur l'IA se souviennent souvent du contexte de votre discussion avec eux. Ainsi, si vous poursuivez la discussion sur la checklist avec cette invite, vous pouvez éviter de mentionner les détails de l'évènement. Demandez simplement ce que vous devez savoir pour élaborer un plan de gestion des foules.
4. Créez un agenda pour votre évènement
Aucun évènement ne peut être une réussite sans les gens. Vous voulez que les participants passent un bon moment, participent aux activités et repartent avec le sourire.
Utilisez des outils d'IA pour analyser votre liste d'invités et comprendre leurs préférences afin de concevoir un évènement qui satisfasse tout le monde. Voici la suggestion.
« Je planifie un évènement et j'ai besoin d'un agenda personnalisé pour les participants. Voici quelques informations :
Détails de l'évènement : [Fournissez des détails sur l'évènement, tels que son objectif, son thème et sa date]
Informations sur les participants : [Inclure des profils tels que les rôles, les intérêts ou les préférences]
Composantes de l'évènement : [Liste des sessions disponibles, ateliers, thèmes principaux et activités en petits groupes]
Contraintes : [Précisez les limites de temps, les sessions requises ou tout autre facteur]
Veuillez créer un agenda sur mesure pour les participants, en veillant à ce que les recommandations correspondent à leur profil et à leurs intérêts, tout en équilibrant la diversité et l'engagement. »
Réponse :
5. Personnalisez vos communications et vos invitations
Les bots conversationnels basés sur l'IA, tels que ChatGPT, et les systèmes d'automatisation des e-mails, tels que Mailchimp, peuvent créer des messages personnalisés pour les participants à un évènement.
Vous pouvez automatiser des tâches telles que la rédaction d'invitations et d'e-mails de rappel sans avoir à écrire manuellement à chaque personne figurant sur la liste des invités.
Voici une invite rapide à utiliser avec votre chatbot IA préféré pour créer une communication personnalisée en un instant :
Échantillon de demande : « J'ai besoin d'aide pour rédiger des invitations et des rappels personnalisés par e-mail pour un [type d'évènement] prévu le [date(s)] à [emplacement]. Veuillez créer les types d'e-mails suivants :
E-mail d'invitation initial :
Présentez l'évènement de manière chaleureuse, en soulignant son objectif, ses principaux avantages et ses attractions majeures (par exemple, les intervenants, les ateliers).
Incluez des détails sur la date, l'heure, l'emplacement et la procédure d'inscription (par exemple, « Cliquez ici pour confirmer votre présence »).
Utilisez un ton convivial et professionnel qui trouve un écho auprès du [public cible, par exemple, « les dirigeants d'entreprise et les chefs d'entreprise »].
E-mail de rappel :
Effectuez un rappel auprès des destinataires pour qu'ils confirment leur présence ou encouragez ceux qui n'ont pas encore répondu à s'inscrire.
Incluez un compte à rebours jusqu'à l'évènement et mettez en avant les dernières actualités (par exemple, « Les places se remplissent vite ! » ou « Le conférencier principal vient d'être annoncé ! »)
Veillez à ce que l'e-mail crée un sentiment d'urgence tout en conservant un ton poli.
Détails de personnalisation :
Adressez-vous au destinataire par son nom et adaptez le message en fonction de ses intérêts potentiels (par exemple, « En tant que [titre, par exemple « professionnel du marketing »], vous allez adorer notre session sur [sujet]. »)
Faites référence à la familiarité du destinataire avec la marque ou des évènements similaires auxquels il a déjà participé.
Fournissez des appels à l'action clairs (par exemple, « Inscrivez-vous maintenant » ou « Ajouter au Calendrier ») et rédigez des e-mails concis, visuellement attrayants et adaptés aux appareils mobiles. »
Réponse :
À lire également : Questions pour les sondages de satisfaction après un évènement (exemples et modèles)
6. Créer du contenu pour le marketing
Rédigez des articles de blog, des légendes pour les réseaux sociaux, des scripts vidéo, des biographies d'intervenants et d'autres supports promotionnels à l'aide d'un générateur de contenu IA afin de promouvoir l'évènement. Vous pouvez même utiliser ces outils pour créer le site web de l'évènement et gérer son contenu.
Utilisez une invite comme celle ci-dessous pour vous assurer que votre contenu est en adéquation avec le ton de l'évènement, qu'il s'adresse au public cible et qu'il présente un agenda clair :
Exemple de demande : « J'organise un [type d'évènement] prévu le [date(s)] à [emplacement]. Aidez-moi à créer des publicités attrayantes sur les réseaux sociaux afin de promouvoir l'évènement et d'encourager les inscriptions.
Public cible et message :
Adaptez les publicités à [votre public, par exemple « cadres d'entreprise et chefs d'entreprise »] en mettant l'accent sur les principaux avantages, tels que les opportunités d'apprentissage, les possibilités de réseautage et les avis d'experts.
Temps forts de l'évènement :
Incluez l'objectif de l'évènement, ses principales attractions (par exemple, « Discours d'ouverture par [nom de l'orateur], [titre] ») et un agenda clair (par exemple, « Maîtrisez les stratégies de leadership en seulement 2 jours ! »).
Appels à l'action :
Utilisez des CTA solides et insistez sur l'urgence ou l'exclusivité (par exemple, « Places limitées, dépêchez-vous ! »)
Variantes spécifiques à la plateforme :
Créez des textes courts et percutants adaptés à [noms des plateformes], avec des hashtags, des liens et des visuels pertinents qui reflètent le ton et l'image de marque de l'évènement.
Fournissez un texte publicitaire pour chaque plateforme, en veillant à ce qu'il soit concis, convaincant et en adéquation avec les objectifs de l'évènement. »
Réponse :
7. Gérez votre budget
L'IA peut suivre les dépenses, prévoir les dépenses futures et suggérer des alternatives économiques. Elle peut également étudier votre plan de gestion des coûts actuel et fournir des informations précieuses pour l'améliorer.
Utilisez le modèle d'analyse des coûts ClickUp pour économiser de l'argent, faire des choix réfléchis et maximiser le retour sur investissement de chaque évènement.
Ce modèle vous permet d'améliorer la visibilité et le suivi des coûts, de surveiller les coûts en temps réel et d'allouer les ressources de manière réfléchie.
Si vous souhaitez créer un plan d'analyse des coûts, vous pouvez également utiliser simplement l'invite ci-dessous dans un chatbot IA :
« J'organise un [type d'évènement] prévu pour le [date(s)]. Aidez-moi à améliorer la planification de l'évènement et à optimiser la gestion du budget grâce à des informations et des suggestions basées sur l'IA.
Suivi des dépenses :
Fournir des méthodes pour suivre les dépenses en temps réel, classer les coûts par catégorie et identifier les tendances en matière de dépenses excessives
Prévision des coûts :
Utilisez les données historiques et les plans actuels pour prévoir les dépenses et signaler les risques budgétaires potentiels.
Optimisation du budget :
Proposez des alternatives économiques pour les domaines clés (par exemple, les lieux, la restauration, la technologie) sans compromettre la qualité.
Idées et recommandations :
Analysez le budget actuel et proposez des stratégies pour mieux allouer les ressources, maximiser le retour sur investissement et atteindre les objectifs financiers. »
Réponse :
Ces outils d'IA peuvent s'intégrer à votre plateforme de gestion d'évènements et faciliter le processus. Cependant, il existe également une meilleure alternative : un logiciel de gestion de projet tout-en-un pour les évènements.
Utilisation d'un logiciel d'IA pour la planification et la gestion d'évènements
ClickUp n'est pas seulement un outil de productivité. C'est également un logiciel de gestion que vous pouvez personnaliser à votre guise. Combinez ces deux fonctionnalités et vous obtenez un puissant outil de gestion de projet pour évènements.
Qu'est-ce qui rend ClickUp si spécial ? Pour commencer, il y a ClickUp Brain. La solution IA de ClickUp facilite la planification et la gestion grâce à quelques fonctionnalités très utiles.
Il élimine le souci de créer l’invite parfaite. À la place, il existe une bibliothèque de centaines de invites pré-rédigées pour terminer le travail.
ClickUp Brain s'intègre également à votre environnement de travail et absorbe tout : votre travail, les ressources utilisées, les wikis de l'entreprise, etc. Ainsi, des instructions en anglais simple fournissent des solutions sur mesure.
Avec ClickUp Brain, vous pouvez suivre la progression de votre équipe, communiquer les délais, mettre à jour les améliorations et mettre tout le monde sur la même longueur d'onde. Il dispose également d'un assistant de rédaction intégré pour faciliter la création de contenu. Relisez votre travail sans plugins, rédigez un e-mail/blog/post sur les réseaux sociaux complet et générez des modèles en quelques minutes seulement.
Au-delà de sa fonctionnalité IA, ClickUp propose des modèles gratuits et personnalisables pour une gestion efficace des évènements.
Le modèle de planification d'évènements ClickUp est un outil de préparation pré-évènementielle qui centralise le suivi du budget, la gestion de la liste des invités et la coordination de l'échéancier.
Grâce à ses vues flexibles (liste, Tableau et Calendrier), il s'adapte à différents styles de planification, tandis que les listes préenregistrées (par exemple, activités, installations, facturation) et les champs personnalisés/statuts garantissent un suivi détaillé des tâches.
Grâce à ce modèle, vous pouvez :
- Collaborez en temps réel à l'aide de documents pour les détails relatifs aux fournisseurs et aux sponsors.
- Utilisez des barres de progression pour suivre les délais.
- Visualisez un outil de suivi budgétaire pour garder un œil sur vos finances.
- Créez des flux de travail et gérez les priorités à l'aide d'un tableau Kanban glisser-déposer.
Alaina Maracotta, responsable marketing pour les évènements chez Vida Health, a déclaré ceci à propos de son expérience avec ClickUp:
C'est incroyable de voir tout le temps que nous avons gagné en réunions depuis que nous sommes passés à ClickUp. Ce qui nous prenait auparavant trois heures par semaine pour planifier et mettre à jour les évènements ne nous prend désormais qu'un peu plus d'une heure. Les équipes concernées ont désormais plus de temps pour se concentrer sur des priorités marketing plus importantes.
C'est incroyable de voir tout le temps que nous avons gagné dans nos réunions depuis que nous sommes passés à ClickUp. Ce qui nous prenait auparavant trois heures par semaine pour planifier et mettre à jour nos évènements ne nous prend désormais qu'un peu plus d'une heure. Les équipes concernées ont désormais plus de temps pour se concentrer sur des priorités marketing plus importantes.
Le modèle de gestion d'événements ClickUp peut également être utilisé pour planifier un évènement d'entreprise, un lancement de produit ou une conférence à l'aide de vues personnalisables telles que Liste, Carte, Échéancier et Budget.
Ce modèle de gestion opérationnelle et d'exécution comprend des outils tels que des diagrammes de Gantt, des fonctions d'automatisation et des tâches récurrentes qui permettent un suivi fluide des inscriptions, des échéanciers et des ressources.
Le modèle offre tout ce dont vous avez besoin pour organiser des évènements réussis, de la définition des objectifs et la création de budgets à la gestion du marketing et de la logistique.
Il existe même un modèle pour vous aider à gérer plusieurs évènements simultanément : le modèle de planification de projet événementiel ClickUp! Les professionnels de l'événementiel peuvent utiliser des champs et des statuts personnalisés pour suivre efficacement les budgets, les délais et les étapes d'achèvement des tâches.
Ce modèle centralise les détails du projet, effectue l'automatisation des mises à jour et simplifie la communication au sein de l'équipe, garantissant ainsi le bon déroulement et la bonne exécution des évènements.
À lire également : Comment planifier un évènement virtuel
Préparez-vous pour l'avenir de la planification d'évènements
Environ 86 % des professionnels de l'évènementiel estiment que la technologie a un impact positif sur les évènements. Trouver un logiciel de gestion d'évènements fiable pour faciliter votre travail peut faire la différence entre un échec cuisant et une réussite retentissante pour votre évènement.
ClickUp répond à tous vos besoins grâce à son système de gestion d'évènements tout-en-un et personnalisable. Avec un seul outil, vous pouvez collaborer avec votre équipe, suivre les dépenses/progrès, créer du contenu, et bien plus encore.
Alors, que préférez-vous : un outil unique et facile à utiliser pour la planification d'évènements ou une combinaison de différents outils pour répondre à différentes exigences ?
Si vous avez choisi la première option, essayez ClickUp en vous inscrivant gratuitement !