La planification d'un évènement demande un investissement considérable en temps et en énergie, car vous devez jongler avec de nombreuses échéances, contacter les prestataires et les fournisseurs, et faire face à l'incertitude et aux changements de dernière minute le jour même de l'évènement.
Les bons outils peuvent vous aider à respecter votre calendrier. Et si vous pouviez décrire chaque jalon clé, chaque détail et chaque livrable dans une feuille de route pour votre évènement, depuis la réunion de planification initiale jusqu'au nettoyage après l'évènement ?
C'est exactement ce que permet un modèle de déroulement de spectacle ! Nous avons rassemblé cette liste de modèles gratuits prêts à l'emploi qui vous permettront d'assurer le bon déroulement de votre prochain évènement, tant pour les hôtes que pour les invités.
Qu'est-ce qu'un modèle de déroulement de spectacle ?
Un modèle de déroulement de spectacle peut constituer la colonne vertébrale de la planification d'un évènement. Il s'agit d'un calendrier qui décrit l'évènement du début à la fin et couvre de manière exhaustive les fonctionnalités de l'évènement, les participants et les données. L'objectif est d'assurer un déroulement fluide tout au long de l'évènement et de veiller à ce que vous preniez en charge tous les éléments importants.
Pour les évènements en présentiel, les informations peuvent inclure le lieu, l'emplacement, la disposition des places, les points d'accès, etc. Pour un évènement virtuel, les informations peuvent inclure la plateforme numérique, les instructions d'accès et les exigences techniques.
Les modèles de déroulement peuvent être de simples feuilles de calcul dans Microsoft Excel ou Google Sheets, ou des flux de travail complexes dans un logiciel dédié.
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de déroulement de spectacle ?
Un bon modèle de déroulement de spectacle est plus qu'un simple calendrier ; c'est un document dynamique qui s'adapte aux besoins de l'équipe organisatrice de l'évènement. Voici quelques fonctionnalités clés à rechercher dans un modèle de déroulement de spectacle lorsque vous évaluez vos options :
- Structure claire : le modèle doit détailler l'ensemble de l'évènement. Il doit le faire de manière à permettre à l'équipe chargée de l'évènement de noter facilement les détails importants au fur et à mesure.
- Agendas détaillés : un modèle de déroulement de l'évènement permet de garantir le bon déroulement de celui-ci en fournissant un programme détaillé, incluant les responsabilités de chaque membre de l'équipe.
- Flexibilité : Les évènements sont dynamiques et en constante évolution. Un modèle de déroulement doit être suffisamment flexible pour s'adapter aux changements de forfait.
- Plan des interventions : si un évènement compte plusieurs intervenants, un échéancier détaillé aidera l'équipe de production à respecter le planning et les thèmes abordés, ce qui contribuera au bon déroulement de l'évènement.
- Collaboration en équipe : les modèles de déroulement de spectacle doivent permettre aux membres de l'équipe de s'aligner et de collaborer, ce qui réduit le stress et la confusion.
- Évaluation des risques : la réussite de l'évènement dépend en grande partie de la planification des imprévus. Un modèle de déroulement de l'évènement doit fournir des évaluations des risques permettant de résoudre les problèmes avant qu'ils ne surviennent.
- Échéanciers : les éléments visuels, tels que le codage couleur, peuvent aider les organisateurs d'évènements à comprendre leur document de déroulement du spectacle en un coup d'œil.
- Accès des participants : un modèle qui fournit également une version simplifiée de l'agenda de l'évènement permettra d'informer les participants et les autres personnes concernées du déroulement prévu.
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10 modèles de déroulement de spectacle à utiliser
Lorsque vous confirmerez votre prochain évènement, essayez l'un de ces modèles pour planifier et programmer les détails afin d'en faire la meilleure expérience possible.
1. Modèle de déroulement de l'événement ClickUp
Pour organiser un évènement sans accroc, vous avez besoin d'un modèle qui couvre tous les aspects. C'est exactement ce que propose le modèle de déroulement de l'évènement ClickUp. Ce modèle de niveau intermédiaire vous aide à organiser des évènements et vous permet de ne négliger aucun détail. Il vous permet de planifier des tâches, de les attribuer aux bonnes équipes et de suivre leur progression.
Vous pouvez présenter les informations relatives à votre évènement dans un échéancier facile à lire. Les détails tels que les tâches des fournisseurs, la logistique matérielle et les rôles et responsabilités du personnel vous aident à respecter le calendrier de votre évènement. Ce modèle est un document riche en détails qui comprend des espaces pour les modules d'équipe, la gestion du temps, la communication, etc.
Grâce à ce modèle de déroulement, vous optimiserez la réussite de votre évènement. Vous pouvez anticiper les changements en modifiant facilement l’échéancier. Les fonctionnalités de communication permettent au personnel et aux fournisseurs de se synchroniser, garantissant ainsi que tout se déroule comme prévu et que toutes les parties sont prêtes pour le jour J. Les fonctionnalités de suivi des dépenses et de gestion des budgets de projet satisfont toutes les parties prenantes.
2. Modèle de planification d'évènement ClickUp
Une planification réussie implique une organisation efficace des détails. Le modèle de planification d'évènement ClickUp vous fournit les outils nécessaires à cette organisation.
Ce modèle est un outil indispensable pour les organisateurs d'évènements. Il permet le suivi de la recherche d'emplacements, des informations sur les sites, des budgets, des offres, des listes d'invités et de la participation. Vous pouvez planifier et visualiser tous les aspects de l'évènement. Il comprend des outils de collaboration pour coordonner votre équipe et fournit des ressources pour organiser un évènement dans les délais et le budget impartis.
Les modèles de planification d'événements doivent offrir différentes vues. Celui-ci propose une vue Liste pour organiser le processus de planification, une vue Tableau pour visualiser les priorités et les flux de travail, et une vue Calendrier pour gérer l'échéancier des événements. Avec des listes préenregistrées pour les activités, les installations, les tâches préalables à l'événement et la facturation, le modèle de planification d'événements ClickUp vous aide à organiser un événement réussi.
3. Modèle de résumé d'évènement ClickUp
Un organisateur d'évènements s'appuie souvent sur un brief complet pour organiser les détails d'un évènement. Le modèle de brief événementiel ClickUp vous permet justement de faire cela.
Ce modèle convivial pour les débutants vous aidera à organiser des évènements sans la complexité des autres modèles. Bien que plus simple, il vous permet de suivre les détails importants, du budget initial à l'exécution finale. Il décrit clairement les objectifs de l'évènement et permet aux parties prenantes de donner leur avis afin que vous puissiez créer une stratégie organisée et collaborative pour la réussite de l'évènement. En mettant l'accent sur la collaboration au sein de l'équipe, vous rassemblez tout le monde pour vous assurer de couvrir tous les détails.
Les coordonnées de votre équipe événementielle sont organisées à l'aide de champs personnalisés qui permettent de classer et de gérer les détails de l'évènement, ainsi que de vues personnalisées qui vous permettent d'adapter le flux de travail à vos préférences et à vos besoins. Grâce à leur modification en cours et à leurs nombreuses options de mise en forme, ces documents vous permettent d'organiser votre journée et de gérer l'échéancier de votre évènement.
4. Modèle de gestion d'évènements ClickUp
Une gestion efficace de vos évènements vous aidera à respecter le calendrier prévu. Le modèle de gestion d'évènements ClickUp organisera les informations dont vous avez besoin pour une gestion irréprochable.
Ce modèle vous aide à suivre l'ensemble de l'évènement et à planifier méticuleusement chaque détail. Vous permettrez à votre équipe de rester organisée et concentrée sur ses tâches grâce à l'utilisation des ressources et à la gestion du temps. Le personnel chargé de l'évènement connaîtra ses responsabilités individuelles, et les fournisseurs et participants comprendront l'échéancier. Le modèle crée un environnement sans stress pour les équipes internes et de production, afin que les invités et les participants puissent profiter pleinement de l'évènement.
Le modèle décompose le processus en plusieurs étapes. Vous définissez des objectifs initiaux, puis vous créez un échéancier détaillant chaque tâche, comme l'établissement d'un budget et la constitution d'une équipe. L'étape suivante consiste en la promotion de l'évènement, notamment à l'aide d'un plan marketing. Vous pouvez ensuite suivre les progrès réalisés jusqu'à l'évènement et apporter des modifications de dernière minute.
5. Modèle de gestion de programme ClickUp
La gestion de programme peut être un processus chaotique. Disposer d'un plan peut vous aider si vous devez adapter votre stratégie. Le modèle de gestion de programme ClickUp vous apporte l'aide dont vous avez besoin pour mener à bien votre programme.
Ce modèle permet de gérer des programmes complexes comportant plusieurs composantes et parties prenantes. Les statuts personnalisés permettent de créer des tâches qui vous aident à suivre facilement la progression du programme, tandis que les champs personnalisés vous aident à coordonner et à visualiser le projet.
Grâce à ce modèle, vous pouvez organiser votre approche et gagner du temps en rationalisant les processus et en éliminant la saisie manuelle des données. Le suivi de l'avancement du projet sera plus facile et vous pourrez suivre chaque membre de l'équipe. En suivant scrupuleusement le modèle et en utilisant la fonctionnalité de rapports de ClickUp, vous pouvez tenir informés les principaux intervenants et maintenir le projet sur la bonne voie. Votre équipe peut même ajouter des commentaires dans le modèle, ce qui lui permet de fournir facilement des retours d'information essentiels.
6. Modèle de checklist pour les organisateurs d'évènements ClickUp
Les organisateurs d'évènements ont beaucoup de choses à suivre. Le modèle de checklist pour organisateurs d'évènements ClickUp vous facilite un peu la tâche. Il s'agit d'une checklist fiable qui vous aide à vous souvenir de toutes les tâches essentielles pour votre prochain évènement. Cette approche structurée élimine le stress, permet aux membres de l'équipe de se concentrer et contribue au bon déroulement de votre évènement.
Ce modèle peut vous aider à hiérarchiser les tâches, à suivre la progression en temps réel et à partager les détails changeants avec les membres de l'équipe. La création de listes de participants et de fournisseurs permettra à votre équipe de connaître les participants importants à l'évènement.
Le modèle vous guidera à travers toutes les étapes de l'évènement, y compris la planification initiale, la fixation de la date et du lieu, le nettoyage après l'évènement et le renvoi du personnel chez lui. En suivant l'approche étape par étape du modèle, vous pouvez facilement prendre en compte tous les détails importants.
7. Modèle d'évènement d'entreprise ClickUp
Les évènements d'entreprise peuvent être stressants, et les organisateurs peuvent se sentir sous pression. Le modèle d'évènement d'entreprise ClickUp peut contribuer à un résultat positif, renforcer la confiance et garantir le bon déroulement de l'évènement.
Le modèle vous aidera à maintenir le moral de tous les employés, y compris les organisateurs de l'évènement, lorsqu'ils fixent la date, commencent à planifier et rassemblent le personnel pour l'évènement. Vous pouvez rapidement créer des plans d'évènement personnalisés, déléguer des tâches, attribuer des rôles et suivre les attentes, garantissant ainsi un évènement sans problème.
Le modèle utilise plusieurs éléments pour fournir une vue d'ensemble complète. Le guide de démarrage rapide vous aide à organiser vos premières idées pendant que vous apprenez à utiliser le modèle. Les statuts personnalisés vous aident à créer des tâches adaptées au flux de travail de l'entreprise. Les outils de gestion de projet robustes de ClickUp permettent aux organisateurs d'évènements de suivre les jalons importants du projet et de fournir aux membres du personnel des responsabilités claires et un calendrier pour les tâches qui leur sont assignées.
8. Modèle ClickUp pour la planification d'évènements de grande envergure
Les évènements de grande envergure génèrent des listes de tâches encore plus longues. Si vous avez besoin d'un cadre structuré pour organiser et gérer votre prochain évènement, optez pour le modèle de planification d'évènements de grande envergure de ClickUp, qui comprend des outils permettant le suivi de chaque détail et l'attribution de responsabilités à chacun.
Le modèle divise les tâches en sections plus petites, ce qui rend la planification plus facile à gérer et plus efficace. Il vous aide à identifier les objectifs, les tâches et les échéances de l'évènement et vous fournit des outils pour les suivre. Grâce aux puissantes fonctionnalités de collaboration de ClickUp, le modèle aide les organisateurs à définir les attentes pour l'évènement et facilite la communication entre tous les actionnaires et les membres de l'équipe.
De la phase de planification à l'achevement de l'évènement, les outils de gestion de projet de ClickUp permettent aux organisateurs d'attribuer des tâches, de définir des jalons et de suivre les progrès. Le calendrier facile à suivre garantit que chacun connaît son emploi du temps et ses responsabilités. Ce modèle garantit la meilleure expérience possible à votre public.
9. Modèle de déroulement de l'événement Hopin
Voici ensuite un modèle gratuit de déroulement de spectacle proposé par Hopin qui vous aidera à assurer le bon flux de votre prochain spectacle en direct, du début à la fin. Il s'agit d'un document centralisé contenant les informations clés sur l'évènement, ce qui en fait un outil essentiel pour respecter le calendrier de votre spectacle. Grâce à ce document, les membres de votre équipe seront bien informés et connaîtront leurs rôles et responsabilités dès le début.
Le modèle personnalisable fournit à vos équipes de production les informations nécessaires pour organiser, planifier et superviser les évènements en direct. L'agenda structuré présente le déroulement de l'évènement de manière simple, rendant l'itinéraire clair et facile à comprendre.
Le modèle Hopin est disponible pour être téléchargé instantanément et convient aux évènements en présentiel, virtuels ou hybrides.
10. Modèle de déroulement d'évènement SpotMe Ultimate
Le dernier modèle gratuit de déroulement de spectacle de notre liste provient de SpotMe. Le modèle Ultimate Event Run of Show Template de SpotMe apaise les nerfs avant l'évènement. Il décrit qui, quoi, quand, où et comment pour chaque aspect de votre prochain évènement, ce qui facilite l'organisation et la planification de chaque détail de manière logique.
Le modèle fournit un exemple qui montre comment votre équipe peut l'utiliser. Certaines des plus grandes entreprises du secteur des sciences de la vie et certaines grandes sociétés figurant sur la liste Fortune 500 utilisent ce modèle, et certaines ont même contribué à sa création. Grâce à ce modèle, ces entreprises ont organisé plus de 12 000 évènements en présentiel, virtuels et hybrides. Vous pouvez désormais créer facilement un échéancier détaillé pour lancer votre prochain évènement.
Améliorez la planification de vos évènements grâce aux modèles ClickUp
Dans le monde de la planification d'évènements, disposer des bons outils peut changer la donne. Le modèle de déroulement de spectacle de ClickUp s'impose comme le meilleur choix. Ce modèle polyvalent offre une solution complète pour garantir le bon déroulement de vos évènements.
Le modèle ClickUp offre de nombreuses fonctionnalités, de la planification des tâches et du suivi des progrès à la gestion des dépenses et des budgets des projets. Sa structure claire, ses agendas détaillés et sa flexibilité en font une ressource inestimable pour les organisateurs d'évènements. Grâce à ses aides visuelles et à son accès convivial pour les participants, il simplifie le processus de planification et permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde.
En choisissant les modèles ClickUp, vous prenez la décision de maximiser la réussite de vos évènements. Vous pouvez facilement vous adapter aux conditions changeantes, faciliter la collaboration au sein de votre équipe et garder une longueur d'avance sur les défis imprévus. Simplifiez et optimisez la planification de vos évènements. Commencez dès aujourd'hui avec ClickUp!