{ « @context » : « http://schema. org », « @type » : « FAQPage », « mainEntity » : [ { « @type » : « Question », « name » : « Qu'est-ce qu'un flux de travail dans la gestion de projet ? », Un flux de travail est un outil permettant de décomposer de grandes tâches afin de faire avancer un projet. Il s'agit d'une série de tâches ou d'activités connexes qui doivent être achevées pour atteindre un objectif spécifique. Les flux de travail peuvent également être synonymes ou contenir les jalons de votre projet, selon le projet. Lorsqu'il est utilisé correctement, un flux de travail aide les équipes à travailler de manière transversale pour organiser, planifier et suivre leurs progrès en temps réel. » } } ] }
Avez-vous déjà travaillé sur un projet où quelqu'un n'obtenait pas les informations nécessaires pour achever une tâche ou atteindre un jalon ? Ou pire encore, où cette personne ne savait pas qu'on lui avait confié une mission ?
Peut-être avez-vous déjà été cette personne à certains moments. Même en tant que gestionnaire de projet.
Il est facile de dire que ces situations sont dues à des objets peu clairs, à des ressources limitées ou même à une mauvaise communication. Mais ces raisons ne sont que les symptômes d'un problème plus grave.
Près de 40 % des projets échouent en raison d'une mauvaise planification.
Les projets complexes impliquant plusieurs équipes peuvent s'avérer encore plus difficiles.
Les flux de travail constituent une solution dynamique à ce problème. Ce guide vous aidera à apprendre tout ce que vous devez savoir sur les flux de travail. Nous aborderons la définition d'un flux de travail dans la gestion de projet, ses avantages et cinq exemples pour vous aider à créer le vôtre.
C'est parti !
Qu'est-ce qu'un flux de travail dans la gestion de projet ?
Un flux de travail est un outil permettant de décomposer de grandes portions de travail afin de faire avancer un projet.
Il s'agit d'une série de tâches ou d'activités connexes qui doivent être achevées pour atteindre un objectif spécifique. Les flux de travail peuvent également être synonymes ou contenir les jalons de votre projet, selon le projet. Lorsqu'il est utilisé correctement, un flux de travail aide les équipes à travailler de manière transversale pour organiser, planifier et suivre leur progression en temps réel.
L'idée principale derrière les flux de travail est que chaque équipe impliquée dans un projet n'a à gérer que sa partie, ce qui facilite la supervision de la progression du projet par la gestion de projet.
Résultat, le projet avance plus rapidement et plus facilement, avec un minimum de confusion ou de retard. Les flux de travail sont conçus pour diviser le travail en segments, ce qui permet aux équipes de se concentrer sur leurs domaines de spécialisation et d'accroître leur efficacité.
Un diagramme de Gantt vous aidera à visualiser ce qu'est un flux de travail. Les projets de construction, par exemple, comportent de nombreuses dépendances, c'est-à-dire des jalons qui doivent être achevés avant de pouvoir passer à la suivante.
L'équipe chargée d'obtenir un permis doit accomplir sa tâche avant que le projet puisse « descendre le flux » vers l'équipe de démolition.
Il est facile de confondre les flux de travail et les workflows. Un workflow représente la mapper d'un projet (ou d'une partie d'un processus) et contient la séquence spécifique des tâches à achever.
Un flux de travail n'est pas une séquence de tâches, mais le résultat du travail de différentes équipes collaborant à la réalisation d'un objectif commun.
Les avantages de l'utilisation des flux de travail pour la gestion de projet
En tant que gestionnaire de projet, vous pouvez tirer parti des flux de travail plutôt que des approches traditionnelles basées sur les tâches. Les flux de travail peuvent faire avancer les projets plus rapidement et améliorer la visibilité de la progression.
Voici quatre avantages des flux de travail.
1. Forfait organisé
En divisant un projet en flux de travail plus petits, les gestionnaires de projet peuvent concevoir un forfait clair et organisé pour le projet. Cela facilite l'attribution des tâches et le suivi des progrès, et garantit que tous les aspects du projet sont pris en compte.
Idéalement, vous devriez créer votre flux de travail avant le début d'un projet. Ainsi, vous saurez à quelles contraintes vous serez confronté.
Une approche par flux de travail garantit que le projet sera achevé dans les délais et dans les limites du budget à chaque étape, afin que son exécution ne soit jamais compromise.
2. Élimine les silos organisationnels
Lorsque plusieurs équipes participent à un projet, il est facile pour chacune d'entre elles de travailler de manière isolée. Si vous avez déjà vécu cette situation, vous n'êtes pas seul.
Les silos professionnels, comme on les appelle, sont courants. Près de 55 % des entreprises indiquent avoir des équipes cloisonnées.
Les flux de travail luttent contre le cloisonnement. Ils sont conçus pour permettre aux membres du projet de partager rapidement et facilement des informations entre les services ou les organisations. Ainsi, tout le monde est tenu au courant des derniers développements du projet, ce qui élimine le cloisonnement.
Les flux de travail améliorent la collaboration au sein de l'équipe en fournissant un cadre clair. Les membres de l'équipe savent quelles tâches leur incombent, peuvent les visualiser grâce à des outils de communication adaptés et peuvent travailler ensemble pour achever les tâches liées à leur flux de travail spécifique.
3. Vous permet d'identifier facilement les domaines à améliorer
Le suivi d'indicateurs spécifiques liés à chaque composante du projet est essentiel à la réussite de celui-ci. Les flux de travail sont également utiles à cet égard. En analysant ces indicateurs dans chaque flux de travail, les chefs de projet peuvent identifier les domaines où les performances sont faibles et prendre des étapes pour les améliorer.
Imaginons qu'un flux de travail prenne systématiquement du retard ou rencontre un problème de qualité. En tant que gestionnaire de projet, c'est l'occasion pour vous d'effectuer une analyse des causes profondes afin de trouver le problème sous-jacent et d'identifier des solutions ciblées dès maintenant, plutôt que d'attendre qu'il soit trop tard.
4. Rationalise les flux de travail et les processus
Une fois les domaines d'amélioration continue identifiés, les flux de travail peuvent optimiser les processus et les workflows en les standardisant à l'échelle du projet, ce qui permet de gagner encore plus en efficacité. Cela évite aux membres de l'équipe de dupliquer leur effort ou de perdre du temps à rechercher comment une tâche doit être accomplie.
Les flux de travail peuvent être configurés pour mettre en œuvre l'automatisation dans la mesure du possible, réduisant ainsi le besoin d'intervention manuelle. L'automatisation peut contribuer à réduire les erreurs, à améliorer l'efficacité et à libérer les membres de l'équipe afin qu'ils puissent se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
5 exemples d'exemple en gestion de projet
Lorsque vous pensez à la gestion de projet, la construction de gratte-ciel et la conception de logiciels vous viennent probablement à l'esprit. Mais tout ce qui a un début, un milieu et une fin est un projet.
Quel que soit le travail sur lequel vous travaillez, les flux de travail peuvent vous aider.
Nous allons partager cinq exemples de flux de travail en gestion de projet. Au fil de votre lecture, il est important de garder à l'esprit que la plupart des projets sont rarement, voire jamais, parfaitement linéaires.
Dans chaque projet, vous serez confronté à des changements indépendants de votre volonté, comme la maladie d'un membre clé, un ajustement de la portée du projet ou une réduction du budget. Les échéanciers et les processus peuvent devenir incontrôlables. C'est pourquoi vous devez mettre en place des flux de travail. Ces cinq exemples devraient vous aider à vous lancer.
1. Planification d'un évènement
La planification d'évènements est peut-être l'un des formulaires les plus simples de gestion de projet. Mais simple ne signifie pas insignifiant. La planification d'évènements est un secteur qui pèse 5,6 milliards de dollars.
Voici les principaux flux de travail clés dont vous aurez besoin pour forfait presque tous les types d'évènements.
- Définissez l'objectif de l'évènement, le public cible et les objectifs à atteindre
- Déterminez les coûts pour tous les aspects de l'évènement (lieu, restauration, divertissement, etc.)
- Recherchez et effectuez la sélection d'un lieu adapté à l'évènement
- Engagez des prestataires pour la restauration et tout autre service nécessaire
- Concevez le matériel nécessaire à l'évènement (invitations, affiches, flyers, bannière, etc.)
- Faites la promotion de l'évènement auprès du public. ( Ajoutez un code QR à l'entrée de votre établissement, faites du marketing par e-mail, utilisez les réseaux sociaux, utilisez vos nouveaux flyers et bannières, etc.)
- Atteignez la réussite de l'exécution et de la gestion de l'évènement
Cela ne couvre peut-être pas toutes les activités à faire, mais ces flux de travail constituent les principaux blocs d'output qui doivent être accomplis pour assurer la réussite d'un projet.
CONSEIL DE PROCréez un système de planification d'événements solide et fluide grâce au modèle de gestion d'événements de ClickUp et gérez toutes vos opérations uniques en un seul endroit grâce à des vues prédéfinies, des statuts personnalisés, des champs personnalisés, des documents et bien plus encore. Utilisez ce modèle pour planifier et visualiser tout, de la recherche de lieux à la sécurité des offres, harmonisez votre équipe et vos ressources pour une collaboration fluide afin de mener à bien votre projet, et suivez les progrès et les objectifs pour vous assurer que vos évènements se déroulent dans les délais et dans les limites du budget
2. Création d'une application mobile
Le processus de développement d'une application nécessite plusieurs étapes complexes. Voici les flux de travail que vous pouvez généralement rencontrer dans le cadre d'un projet d'application mobile :
- Déterminez l'objectif de l'application
- Rassembler les exigences techniques
- Créez un wireframe de navigation et de contenu
- Concevez l'interface utilisateur/l'expérience utilisateur
- Lancer le développement
- Effectuez des tests unitaires et d'intégration
- Préparez-vous au déploiement
ClickUp est idéal pour la gestion de projet agile et ses tableaux blancs numériques sont un outil puissant pour mapper des projets complexes tels que la création d'une application ou d'un site web. Vous pouvez l'utiliser pour créer tout type de canevas. Comme des notes autocollantes :
Ou un organigramme des dépendances :
CONSEIL DE PROLorsque vous développez un nouveau produit, vous devez accorder la priorité à la conception et à l'expérience utilisateur (UX). Mais comment rassembler plusieurs concepts détaillés et flux de travail en un seul endroit ? Les tableaux blancs ClickUp sont parfaits pour tracer les flux d'utilisateurs, créer des maquettes fonctionnelles et construire des représentations visuelles de schémas techniques complexes. Ajoutez des tâches, des documents, des listes et même des personnes sur votre tableau blanc pour visualiser à peu près tout ce que vous voulez. Commencez avec le modèle d'introduction aux tableaux blancs de ClickUp! Il est accompagné d'un guide qui vous aidera à tirer le meilleur parti de la fonctionnalité Tableau blanc de ClickUp.
3. Déploiement de la stratégie de marque
Le processus de rebranding nécessite une planification, une exécution et une communication minutieuses entre les équipes marketing, ressources humaines et direction. Voici quelques-uns des principaux flux de travail clés :
- Réalisez des études de marque et de marché
- Développez une stratégie de marque
- Créer des actifs de marque
- Élaborer des directives relatives à la marque
- Mettre en œuvre la nouvelle stratégie de marque
Dans une petite entreprise, le service marketing peut ne compter qu'un ou deux employés travaillant dans plusieurs de ces domaines. Une grande entreprise peut disposer d'une équipe de recherche et développement, d'une équipe de conception graphique, d'une équipe marketing, d'une équipe chargée des réseaux sociaux, etc. , qui travaillent toutes ensemble sur ce projet.
CONSEIL DE PROUtilisez un logiciel de gestion de marque pour vous aider à planifier, suivre et gérer tout ce dont vous avez besoin pour déployer et maintenir une marque de réussite. Vous pouvez également tirer parti de modèles de gestion de marque personnalisables pour accéder à un cadre solide qui vous aidera à garantir la cohérence et le bon déroulement des processus.
4. Campagne de fidélisation des employés
Le service des ressources humaines est généralement considéré comme faisant partie des « opérations » et affiché comme étant totalement distinct de la gestion de projet. C'est généralement vrai.
À moins qu'une campagne RH ait un début, un milieu et une fin. Dans ce cas, il s'agit d'un projet.
Voici les flux de travail importants pour une campagne de fidélisation des ressources humaines.
- Recherchez des stratégies pour améliorer la satisfaction et l'engagement des employés
- Déterminez votre stratégie de fidélisation
- Établissez des indicateurs de fidélisation
- Élaborez un plan de déploiement
- Exécutez et gérez le forfait
- Assurez le suivi à l'aide de sondages réguliers et d'évaluations de performance
CONSEIL DE PROSimplifiez la gestion du personnel et créez la meilleure expérience possible pour vos employés en utilisant une plateforme de gestion des ressources humaines pour le recrutement, l'intégration, la gestion des talents et la gestion des employés.
5. Planification stratégique à long terme
Notre dernier exemple est un autre type de projet qui sort des sentiers battus. La planification stratégique à long terme n'est pas un projet au sens où elle ne produit pas de résultat tangible.
Il s'agit d'un projet qui concerne l'ensemble de l'organisation, de sorte que tous les autres projets ont un sens dans le contexte organisationnel.
Les flux de travail pour la planification stratégique peuvent inclure :
- Réalisez une analyse de la situation (forces, faiblesses, opportunités, menaces)
- Définissez la vision de l'entreprise
- Définissez la mission de l'entreprise
- Définissez les objectifs organisationnels
- Déterminez les ressources nécessaires
- Définissez des indicateurs clés de performance (KPI) et des indicateurs de performance
- Élaborez un forfait de mise en œuvre
- Surveillez et ajustez le plan stratégique
CONSEIL DE PRODécouvrez 10 modèles gratuits de planification stratégique pour vous aider à démarrer.
Comment créer votre propre flux de travail
Cette section liste les étapes de base à suivre pour créer un flux de travail fonctionnel. Dans l'exemple 2, l'accent est mis sur les fonctionnalités de ClickUp qui peuvent être utilisées pour créer des flux de travail.
1. Identifiez les équipes et les personnes impliquées
La création de flux de travail nécessite un effort collaboratif de plusieurs équipes et individus, chacun ayant des rôles et des responsabilités spécifiques. La première étape consiste à déterminer précisément quelles équipes et, plus précisément, quelles personnes feront partie de chaque flux de travail.
Voici quatre grands groupes d'équipes à garder à l'esprit, bien que ceux-ci varient selon les secteurs.
- *groupes de travail : il s'agit des équipes distinctes chargées d'achever le travail concret du projet (concepteurs, développeurs, testeurs de produits, etc.)
- Analystes : cette équipe est chargée de recueillir et d'analyser les exigences du projet, puis de les communiquer à l'équipe de projet
- Responsables techniques : il s'agit de l'équipe chargée de fournir des orientations et des conseils techniques à l'équipe de projet.
- Assurance qualité : ils effectuent des tests et des vérifications afin d'identifier les défauts et de s'assurer que le projet répond aux critères d'acceptation définis.
Une fois que vous aurez atteint l'étape de visualisation, vous devrez vous assurer que ces équipes et ces personnes sont identifiées dans chaque flux.
2. Choisissez votre outil de communication
Les flux de travail sont conçus pour améliorer l'effort interfonctionnel. Mais la gestion de plusieurs équipes et de travailleurs à distance ou hybrides peut rendre cela difficile. La qualité de votre communication dépendra de l'outil que vous utilisez.
Pour remédier à ce problème, il est préférable d'utiliser des outils de gestion de projet dotés de fonctionnalités de communication asynchrone qui vous permettent de collaborer simultanément et de vous assurer que tout le monde travaille avec la version la plus récente du projet.
Au final, le choix de l'outil adapté à vos projets dépendra des besoins spécifiques du projet et de l'équipe. Il est important de prendre en compte les fonctionnalités, les fonctions et la facilité d'utilisation de chaque outil avant de prendre une décision.
3. Visualisez votre échéancier
Avant de vous lancer dans la création d'un diagramme, commencez par dresser la liste des jalons importants représentés ou contenues dans chaque flux de travail. Il n'est pas nécessaire d'entrer dans les détails, car c'est à cela que sert votre flux de travail.
Chaque flux de travail doit avoir sa propre ligne dans votre planning, dont la durée dépendra du temps nécessaire à sa réalisation.
La durée de ce projet doit également être représentée par une ligne horizontale en haut du graphique.
Certains flux de travail peuvent présenter des dépendances. Identifiez-les et veillez à les représenter dans votre visuel. Vous êtes désormais prêt à créer un échéancier pour le flux de travail. Il vous suffit de choisir le bon outil. ClickUp regroupe tout ce dont vous avez besoin pour visualiser votre échéancier.
4. Définissez les rôles et les règles pour l'équipe de projet
Toutes les personnes impliquées dans le projet doivent comprendre l'objectif de chaque flux et faire leur part pour atteindre ce jalon. Commencez par attribuer des rôles et des responsabilités spécifiques à chaque membre de l'équipe en fonction de son flux de travail particulier.
Cela permettra à chacun de savoir quelles sont ses responsabilités et ce que l'on attend de lui. Ensuite, concentrez-vous sur ces trois problèmes :
- Fixez des délais pour chaque flux de travail afin de rester en suivi
- Mettez en place des canaux de communication réguliers afin que tout le monde soit informé de la progression du projet
- Établissez des procédures claires pour prendre des décisions, résoudre les conflits et escalader les problèmes afin de réduire le risque qu'un problème fasse dérailler le projet
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5. Automatisez là où vous le pouvez
Nous avons souligné que les flux de travail peuvent intégrer l'automatisation lorsque cela est nécessaire. Demandez-vous ce qui peut être automatisé et ce qui doit être fait par un être humain. Les processus automatisés vous aident également à augmenter ou réduire vos capacités en fonction de l'évolution des besoins de votre entreprise, pour un coût bien inférieur à celui d'un employé.
6. Évaluez et affinez
C'est là que le travail acharné entre en jeu. Surveillez régulièrement votre flux de travail pour vous assurer que vous faites de la progression vers vos indicateurs clés de performance. Concentrez-vous sur l'échéancier du projet, le budget, la qualité et la satisfaction des parties prenantes.
En tant que chef de projet, il vous appartient ensuite d'apporter les ajustements nécessaires pour maintenir votre flux de travail dans le suivi.
Utilisez des outils de gestion de projet pour mener à bien des projets de grande envergure
Les projets peuvent s'avérer complexes. Peu importe votre secteur d'activité ou le type de projet sur lequel vous travaillez. Si vous avez des délais à respecter ou plusieurs équipes impliquées, planifiez bien afin d'éviter que votre projet ne devienne une statistique.
C'est là que les flux de travail entrent en jeu. Ce guide vous a aidé à améliorer la communication et la productivité, à affiner vos flux de travail et à renforcer la collaboration. Il est maintenant temps de passer à l'action.
Changez votre façon de planifier vos projets et commencez dès aujourd'hui à créer votre flux de travail. ClickUp dispose de tous les outils dont vous avez besoin pour créer votre flux de travail et maintenir la connexion entre vos collaborateurs afin que rien ne passe entre les mailles du filet. Commencez dès aujourd'hui gratuitement !
Invité auteur :
Freya Laskowski est consultante en référencement naturel (SEO) et aide les marques à augmenter leur trafic organique grâce à la création de contenu et à sa distribution. Elle est citée comme collaborateur dans plusieurs publications en ligne, notamment Business Insider, Fox Business, Yahoo Finance et le Huffington Post.
Elle est également propriétaire de CollectingCents, un blog sur les finances personnelles qu'elle a créé de toutes pièces. Vous pouvez la contacter à l'adresse freya@collectingcents. com