Une agence a un jour réalisé une refonte de marque époustouflante pour un client. Tout le monde a adoré. Le client était ravi. L'équipe a fait la fête. Puis le directeur financier a fait son nombre et s'est aperçu qu'ils avaient perdu 12 000 dollars sur ce projet. 📉
Cela se produit dans toutes les agences. Vous estimez un projet à 40 heures, votre équipe en consacre 65, et personne ne s'en aperçoit avant le moment de la facturation.
La plupart des agences savent qu'elles perdent de l'argent quelque part. Elles ne peuvent simplement pas identifier où jusqu'à ce que le mal soit terminé. Lorsque vous réalisez qu'un projet a mal tourné, vous êtes déjà en train d'expliquer à votre partenaire d'entreprise pourquoi les nombres de ce mois-ci sont si mauvais.
Ce guide explique comment les agences peuvent suivre les budgets de leurs projets. Nous aborderons les systèmes de suivi du temps, les signaux d'alerte précoces et la manière dont ClickUp aide à gérer les budgets et la rentabilité des projets. 💰
⭐ Fonctionnalité présentée
Assurez la rentabilité de vos projets et préservez votre santé mentale. Grâce au modèle de gestion de projet budgétisé ClickUp, vous contrôlez entièrement chaque dollar et découvrez enfin comment les agences peuvent suivre les budgets des projets de manière intelligente.
Défis courants liés au suivi du budget des projets pour les agences
Voici les obstacles auxquels les agences se heurtent généralement lorsqu'elles gèrent les budgets de leurs projets. 💳
Plusieurs clients et campagnes qui se chevauchent
Votre équipe mène cinq campagnes pour trois clients différents, toutes en même temps.
Le designer A travaille sur le client X le matin et sur le client Y après le déjeuner. Le rédacteur B partage sa semaine entre deux projets. Qui suit réellement l'utilisation de ces heures ?
Lorsque les campagnes se chevauchent, il est facile de perdre le suivi de qui fait quoi et où. Une heure mal placée ici, une autre là, et soudain, vos marges ont disparu.
🧠 Anecdote : La première agence de publicité a été fondée en 1800 par James « Jem » White à Londres. Son agence, RF White & Son, a vu le jour à Warwick Square, et son tout premier client était son ancienne école, Christ's Hospital.
Difficulté à faire en sorte que les tâches soient liées aux coûts
Vous savez que votre développeur a enregistré 40 heures ce mois-ci. Mais êtes-vous sûr de savoir entre quels clients ou projets spécifiques répartir ces heures, et dans quelles proportions ? Sans connexion claire entre le travail terminé et le budget qu'il consomme, vous avancez à l'aveuglette.
C'est là que la gestion de projet des agences échoue pour la plupart des équipes. Bonne chance pour expliquer les dépassements de budget à vos clients lorsque vous ne pouvez pas leur montrer exactement où leur argent a été dépensé. 😶🌫️
Dépenses imprévues et dérive des objectifs
Le client demande « juste un petit changement ». Puis un autre. Avant même que vous ne vous en rendiez compte, votre équipe a passé 15 heures supplémentaires sur des révisions que personne n'avait prévues dans le budget.
Pendant ce temps, cette licence de photo d'archive que vous pensiez coûter 50 $ s'est avérée être une licence étendue à 250 $. Ces surprises s'accumulent rapidement, mais la plupart des agences ne les remarquent que lorsqu'il est trop tard pour corriger le tir.
💡 Conseil de pro : Prévoyez une marge de manœuvre dans vos estimations pour pallier la fatigue décisionnelle. Ajoutez 5 à 10 % d'heures supplémentaires pour les approbations et les révisions lorsque plusieurs parties prenantes sont impliquées. Cela vous évitera les rushs de dernière minute et vous permettra de respecter vos échéanciers.
Limite de la visibilité sur les dépenses en temps réel
La plupart des agences examinent leurs budgets chaque semaine, voire moins souvent. Lorsque vous vous rendez compte qu'un projet a dépassé son budget de 80 %, il est déjà trop tard pour faire quelque chose.
Vous devez savoir aujourd'hui, et non lundi prochain, que la campagne du client Z tend vers une perte. Sans un logiciel de comptabilité de projet adéquat, vous ne disposez que des nombres de la veille.
Rapports financiers incohérents pour les clients et la direction
Vos gestionnaires de compte suivent tous le suivi des budgets différemment. L'un utilise un tableur, un autre se fie à sa mémoire, et un troisième dispose d'un système élaboré que personne d'autre ne comprend.
Lorsque les clients demandent des mises à jour, vous vous efforcez de compiler des nombres provenant de quatre sources différentes, en espérant qu'ils correspondent tous. Cette approche incohérente de la gestion des coûts des projets laisse tout le monde frustré et confus
💡 Conseil de pro : Surveillez le niveau d'effort par rapport à l'impact pour chaque tâche. Identifiez les tâches qui prennent le plus de temps mais qui apportent le moins de valeur au client. Réaffectez les ressources ou ajustez les tarifs afin de vous assurer que le temps passé correspond aux revenus et à l'impact.
Stratégies pour le suivi des budgets des projets
Les budgets ont tendance à disparaître avant même que le projet ne soit à moitié terminé. Remédions à cela. ⚒️
Voici quelques astuces pour garder le contrôle sur les budgets de vos projets à l'aide du logiciel de gestion d'agence créative ClickUp, associé à la solution de gestion de projet ClickUp Finance.
Définissez et suivez des objectifs budgétaires clairs pour chaque projet
Les agences les plus rentables intègrent des systèmes d'alerte précoce dans chaque dollar qu'elles allouent. Divisez un nombre de 10 000 dollars en flux de travail protégés avec des points de décision intégrés qui vous obligent à corriger le cap avant que les marges ne disparaissent.
Par exemple, vous pourriez structurer le lancement d'un produit à 10 000 dollars comme suit :
- Création de contenu : 3 000 $ (déclenche une révision à 2 400 $)
- Conception : 3 500 $ (déclenche une révision à 2 800 $)
- Placement média : 2 000 $ (déclenche une révision à 1 600 $)
- Gestion de projet : 1 500 $ (votre marge de sécurité, sans déclencher)
Lorsqu'une catégorie atteint 80 %, vous avez trois options claires : absorber le dépassement, réduire la portée ailleurs ou facturer au client une modification de commande. La clé est de prendre cette décision alors qu'il vous reste encore 20 % de marge, et non lorsque vous avez déjà dépassé le budget.
À faire, veillez à saisir les coûts pour chaque tâche. Vous pouvez utiliser les champs personnalisés de ClickUp. À l'aide des types de champs personnalisés « Argent » ou « Formule », saisissez les coûts du projet avec autant de détails que nécessaire dans les tâches ClickUp.
Lorsque votre équipe enregistre le temps passé ou met à jour les coûts, le champ est automatiquement mis à jour. Vous saurez toujours où vous en êtes par rapport à vos cibles financières, sans avoir à demander de rapports manuels ou à attendre que le service financier se mette à jour.
Pour rationaliser la planification, essayez le modèle de gestion de projet ClickUp budgétisé. Il vous offre des champs prêts à l'emploi tels que Budget du projet, Budget restant et Coût prévu, afin que vous puissiez voir exactement ce que vous avez prévu par rapport à ce que vous dépensez.
Vous pouvez passer d'un affichage à l'autre : Affichage du budget pour un aperçu clair des coûts, Affichage du calendrier du projet pour le suivi des échéances et Phases du projet pour voir quelles étapes consomment le plus de ressources. Ce modèle de budget de projet vous offre un endroit clair pour surveiller les dépenses, repérer rapidement les dépassements et prendre des décisions qui permettent à votre équipe et à vos profits de rester sur la bonne voie.
Suivez le temps passé pour une allocation efficace des ressources
Un budget de fonctionnement sain nécessite deux niveaux de visibilité : comment votre équipe utilise son temps et combien coûte chaque tâche.
Le suivi du temps vous fournit les données diagnostiques nécessaires pour détecter ces tendances à un stade précoce. Lorsque vous enregistrez les heures au niveau des tâches, vous pouvez comparer vos estimations avec la réalité. Cet écart vous dit tout :
- Le client a-t-il ajouté des demandes en cours de route ?
- Votre équipe a-t-elle sous-estimé la complexité ?
- Une seule personne porte-t-elle tout le projet tandis que les autres restent inactifs ?
Vous ne pouvez pas corriger ce que vous ne voyez pas.
Le suivi du temps sur les projets ClickUp intègre directement la journalisation dans chaque tâche. Votre designer clique sur « Démarrer » lorsqu'il ouvre Figma et sur « Arrêter » lorsqu'il passe à un autre projet.
À la fin de la semaine, vous constatez que 12 heures ont été consacrées à la création de graphiques pour les réseaux sociaux, alors que vous en aviez budgété 6. C'est le moment de repousser les révisions, de réaffecter des heures provenant d'un autre livrable ou de signaler le dépassement pour obtenir une commande de modification. Plus vous le détectez tôt, plus la discussion sera facile.
Mais les données relatives aux tâches individuelles ne vous donnent pas une vue d'ensemble. Vous devez prendre du recul et voir qui est débordé et qui est au ralenti (oui, nous parlons bien de l'allocation des ressources!).
La vue « Charge de travail » de ClickUp mappe la capacité de chaque membre de l'équipe pour tous les projets actifs.
Vous voyez d'un seul coup d'œil que le designer A est surchargé pour la campagne A, tandis que le designer B a la capacité d'absorber les graphiques de la campagne B que vous avez retardés. Réattribuez le travail avant que la date limite ne se rapproche, et vous éviterez les frais supplémentaires liés à la panique : frais d'urgence, heures supplémentaires le week-end ou livraison d'un travail de qualité médiocre parce que vous avez manqué de temps.
Centralisez les données budgétaires à l'aide de tableaux de bord
Vous êtes en ligne avec un client lorsqu'il vous demande combien il reste de son budget de 15 000 $. Vous passez en revue trois onglets de votre navigateur, mais le temps de trouver une réponse, vous avez perdu toute crédibilité et gaspillé huit minutes qui auraient pu être consacrées à résoudre des problèmes concrets.
Cette fragmentation ne disparaît pas lorsque vous vous développez. Elle se multiplie. 🙃
Les tableaux de bord ClickUp fonctionnent comme votre centre de commande financier.
Créez-en un qui extrait les données en direct de chaque projet actif :
- Coûts totaux accumulés pour toutes les tâches et dépenses du projet
- Budget restant pour chaque campagne, avec le pourcentage utilisé
- Durées enregistrées par rôle afin que vous puissiez voir où le temps est concentré
- taux d'achèvement des tâches* pour comparer la progression réalisée par rapport aux dépenses
- Coût par livrable pour identifier les résultats qui épuisent les ressources
Vous voyez ce qui se passe en temps réel, ce qui signifie que vous pouvez intervenir tant que cela est encore nécessaire.
Cette visibilité vous permet de prendre trois mesures immédiates : geler les tâches non essentielles, facturer au client l'extension du périmètre, ou absorber le dépassement et documenter l'écart pour la tarification future.
Vous pouvez également utiliser l'outil de rapports pour planifier des rapports destinés aux parties prenantes et ajouter des cartes IA afin de faire apparaître automatiquement des informations et des tendances.
🧠 Fait intéressant : Dans l'étude Agency Growth Benchmark Study, 74 % des agences ont augmenté leur chiffre d'affaires au cours de l'année précédente, et près de la moitié d'entre elles l'ont augmenté de 25 % ou plus.
Automatisez la gestion des dépenses et des factures
Votre vidéaste envoie une facture. Votre producteur la transmet au service financier. Le service financier demande à quelle campagne elle se rapporte. Votre producteur fouille dans ses e-mails et répond en indiquant le code du projet. Le service financier le saisit manuellement dans QuickBooks, mais enregistre un montant erroné.
À présent, le budget de votre campagne B affiche des fonds fantômes et vous prenez des décisions en matière de ressources sur la base de mauvais nombres.
La solution commence par centraliser la soumission et l'approbation des dépenses.
Créez un formulaire ClickUp dans lequel les membres de l'équipe de projet soumettent leurs dépenses avec les champs obligatoires suivants : montant, fournisseur, nom de la campagne, téléchargement du reçu et catégorie. Chaque envoi devient une tâche avec tout le contexte dont votre responsable financier a besoin.
De plus, vous pouvez utiliser l'intégration ClickUp et QuickBooks Sync pour synchroniser les clients, les produits, les services et les factures entre les deux applications.
Utilisez désormais les automatisations ClickUp pour éliminer le travail de suivi qui prend normalement 10 minutes supplémentaires par dépense :
- Lorsque le statut des dépenses passe à « Approuvé », envoyez une notification au gestionnaire de compte
- Lorsque le statut des dépenses passe à « Approuvé », ajoutez automatiquement le montant au montant total dépensé pour le projet
- Lorsque la facture arrive à échéance dans cinq jours, envoyez un rappel à votre équipe chargée des comptes fournisseurs
Configurez votre flux de travail une seule fois dans ClickUp for Agencies, puis laissez le système gérer le routage et les calculs pendant que votre équipe se consacre au travail des clients
🤝 Rappel amical : le contrat que vous choisissez peut faire ou défaire votre budget. Le contrat « temps et matériel » vous permet de facturer chaque heure supplémentaire et chaque livrable, ce qui rend les dérives de périmètre moins intimidantes. Le contrat à prix fixe fait peser la plupart des risques sur vous, ce que les clients apprécient, mais peut réduire vos marges lorsque des changements surviennent.
Réalisez une analyse budgétaire post-projet
Vous avez conclu un contrat de rebranding de 15 000 dollars avec une marge de 9 %, alors que vous aviez projeté 28 %. La conception a pris 40 % d'heures de plus que prévu, mais trois semaines plus tard, personne ne se souvient pourquoi.
Les agences qui atteignent des marges de 25 à 30 % traitent systématiquement chaque projet comme un diagnostic.
Elles se posent les questions suivantes : Quelles étaient nos estimations ? Que s'est-il réellement passé ? Pourquoi y a-t-il eu un écart ? Elles assurent le suivi de la précision des estimations par phase, la vitesse de révision, le délai d'approbation et les déclencheurs de changement de périmètre.
Après 10 à 15 projets, des tendances se dégagent : les entreprises clientes ajoutent 18 % aux échéanciers, les approbations des comités nécessitent 25 % de cycles de révision supplémentaires, et les briefs vagues font exploser les budgets.
ClickUp Brain, l'assistant IA intégré au logiciel de l'agence de marketing, rend ce processus rapide et exploitable. Comme il se trouve là où se trouve votre travail, il vous suffit de demander un résumé des dépenses par rapport au budget, de découvrir où les coûts ont été dépassés ou n'ont pas été atteints, et de mettre en évidence les tâches qui ont eu le plus d'impact sur vos résultats financiers.
✅ Essayez cette invite : Montrez-moi quelles phases dépassent systématiquement les estimations au cours des huit derniers changements de marque.
Cette approche montre comment les agences peuvent suivre les budgets des projets tout en transformant chaque projet en une opportunité d'apprentissage pour une planification plus intelligente.
📮 ClickUp Insight : 78 % des personnes interrogées dans le cadre de notre sondage établissent des forfaits détaillés dans le cadre de leur processus de définition d'objectifs. Cependant, 50 % d'entre elles ne suivent pas ces forfaits à l'aide d'outils dédiés au suivi budgétaire, ce qui est surprenant. 👀
Avec ClickUp, vous convertissez facilement les objectifs du projet en tâches réalisables, ce qui vous permet de les atteindre étape par étape. De plus, nos tableaux de bord sans code fournissent des représentations visuelles claires de votre progression, mettant en évidence vos progrès et vous offrant plus de contrôle et de visibilité sur votre travail. Parce que « espérer le meilleur » n'est pas une stratégie fiable.
💫 Résultats concrets : les utilisateurs de ClickUp affirment pouvoir assumer environ 10 % de travail en plus sans s'épuiser.
Organisez régulièrement des révisions et des ajustements budgétaires
Les revues budgétaires peuvent soit mener à des décisions concrètes, soit devenir une énième réunion du vendredi où tout le monde acquiesce, dit « ça semble bien » et retourne à ses tâches quotidiennes. La différence réside dans le fait que vous examiniez les bons indicateurs et que ces indicateurs déclenchent réellement des actions.
Organisez vos révisions selon deux rythmes : des vérifications opérationnelles hebdomadaires (pour vous assurer de l'exactitude du nombre) et des évaluations basées sur les jalons (pour détecter les écarts avant qu'ils ne deviennent une crise).
Ensemble, ils créent un système qui permet de détecter les problèmes suffisamment tôt pour que vous puissiez réellement faire quelque chose de utile avec les informations.
Votre revue hebdomadaire nécessite trois indicateurs diagnostiques :
- Budget consommé par rapport aux livrables du projet achevés (si ces pourcentages ne correspondent pas, vous avez un problème de rythme)
- Heures enregistrées par rapport aux heures restantes dans votre estimation (vous indique si votre équipe peut terminer dans le temps qui vous reste)
- Ajouts de périmètre signalés par les responsables de compte, mais qui n'ont jamais été intégrés dans une commande de modification (le tueur silencieux des marges)
Faites de ces revues un élément essentiel du processus de votre agence marketing. Réunissez vos gestionnaires de projets, votre responsable financier et vos gestionnaires de comptes pendant 15 minutes chaque semaine. Chaque personne apporte sa contribution.
Lorsqu'une campagne atteint 50 % de son échéancier, c'est le moment de vérifier si la seconde moitié restera dans les limites du budget ou si elle le dépassera. Lorsqu'un projet consomme 70 % du budget qui lui est alloué, automatisez immédiatement un examen, quel que soit le stade où vous en êtes dans le calendrier.
Pour en savoir plus sur l'automatisation de ces flux de travail avec ClickUp, cliquez ici :
🚀 Avantage ClickUp : définissez des rappels dans ClickUp pour votre équipe ou pour vous-même afin de revoir les budgets à des jalons spécifiques ou à intervalles hebdomadaires.
Par exemple, vous pouvez programmer un rappel chaque vendredi pour vérifier les dépenses de chaque campagne par rapport aux budgets prévisionnels. Lorsque le rappel s'affiche, votre équipe peut mettre à jour les coûts, examiner la progression des tâches et apporter immédiatement des ajustements.
💡 Conseil de pro : gardez le contrôle de vos budgets et de la communication avec vos clients grâce au modèle de plan de projet pour agences créatives de ClickUp. Il vous aide à organiser les tâches, à suivre les budgets et à partager les mises à jour de manière transparente, afin que votre équipe et vos clients restent toujours sur la même longueur d'onde.
Communiquez le statut du budget aux clients et aux parties prenantes
Les pires discussions budgétaires ont lieu à la fin du projet, lorsque vous expliquez un dépassement que le client n'avait pas prévu. Il pensait que tout allait bien, car personne ne lui avait dit le contraire.
Les agences qui évitent cela considèrent la communication budgétaire comme un outil stratégique. Lorsque votre client constate qu'il a consommé 65 % de son budget média à mi-parcours de la campagne, vous pouvez collaborer ensemble pour trouver des solutions : réorienter les dépenses vers des canaux plus performants, prolonger l'échéancier ou ajouter un budget pour les tactiques qui font du travail.
Envoyez un bref aperçu du budget toutes les deux semaines pour les campagnes plus longues. Répondez à trois questions : Où en sommes-nous actuellement ? Qu'est-ce qui motive les dépenses ? Quelles décisions devons-nous prendre ensemble ?
ClickUp Chat facilite le partage des mises à jour budgétaires. Vous pouvez créer des canaux dédiés pour chaque client ou campagne, publier des mises à jour sur le statut du budget et joindre des documents ou des tâches pertinentes en pièce jointe.
Par exemple, après avoir achevé une vérification hebdomadaire du budget, vous pouvez envoyer un résumé rapide au client avec des diagrammes indiquant le budget restant et les dépenses à venir. Les parties prenantes peuvent poser des questions ou donner leur accord directement dans le discuter, ce qui permet de regrouper les discussions et le contexte financier en un seul endroit.
Dayana Mileva partage son avis sur l'utilisation de ClickUp chez Pontica Solutions:
Avec ClickUp, nous avons pris l'étape suivante et créé des tableaux de bord où nos clients peuvent accéder et surveiller les performances, le taux d'occupation et les projets en temps réel. Cela permet aux clients de se sentir connectés à leurs équipes, d'autant plus qu'ils sont situés dans différents pays, voire parfois sur différents continents
Avec ClickUp, nous avons pris l'étape suivante et créé des tableaux de bord où nos clients peuvent accéder et surveiller les performances, le taux d'occupation et les projets en temps réel. Cela permet aux clients de se sentir connectés à leurs équipes, d'autant plus qu'ils sont situés dans différents pays, et parfois même sur différents continents
🌟 Bonus : ClickUp Brain MAX, l'assistant IA pour bureau, peut être un outil puissant pour surveiller les budgets des projets grâce à ses fonctionnalités de recherche, de résumé et d'automatisation basées sur l'IA.
- Effectuez des recherches dans ClickUp, les applications de connexion (telles que Google Drive, les feuilles de calcul, etc.) et sur le Web pour trouver instantanément les documents, tâches et mises à jour liés au budget sans changer d'outil
- Résumer les rapports budgétaires, les tâches du projet ou même des documents entiers. En exemple, vous pouvez lui demander de « résumer l'état actuel du budget du projet X » et obtenir une mise à jour concise
- Mentionnez des tâches, des listes ou des documents spécifiques dans vos requêtes Brain MAX (à l'aide de @) et demandez des aperçus budgétaires, les changements récents ou les domaines à risque
- Brain MAX peut faire ressortir des informations exploitables à partir des données de votre projet, par exemple en mettant en évidence les tâches qui dépassent le budget ou en signalant les risques financiers à venir
- Posez des questions relatives au budget ou définissez des rappels sans les mains grâce à la fonction Talk to Text de ClickUp
Bonnes pratiques en matière de gestion budgétaire pour les agences
Comprendre comment les agences peuvent suivre les budgets des projets est une chose. Mettre en place la discipline opérationnelle qui protège réellement vos marges en est une autre. 👀
Essayez ces bonnes pratiques pour obtenir l'assistance à vos efforts.
Élaborez des budgets flexibles qui s'adaptent à la réalité
Les budgets fixes volent en éclats dès qu'un client change de stratégie ou que votre canal le plus performant voit soudainement son coût doubler.
Votre réserve pour imprévus devrait représenter entre 10 et 15 % du budget total du projet. Cela vous donnera une marge de manœuvre lorsque la portée du projet s'élargira, que les échéanciers s'allongeront ou que la complexité vous surprendra. Sans cela, chaque imprévu vous obligera soit à sacrifier votre marge, soit à avoir une discussion délicate avec votre client au sujet des coûts supplémentaires.
La solution la plus intelligente consiste à diviser les budgets mensuels en phases :
- La stratégie et la découverte sont financées en premier
- La conception et la production se bloquent une fois que la direction créative a été approuvée
- Les budgets médias et distribution suivent un flux en fonction des résultats des phases précédentes
Cette structure vous permet de réaffecter vos ressources en cours de route. Lorsque le contenu organique cartonne et que les publicités payantes sous-performent, vous pouvez réorienter votre budget média vers la production de contenu supplémentaire avant la fin de la campagne.
Attribuez la propriété claire du budget
Chaque dollar doit être associé à une pièce jointe.
Confiez à un chef de projet la propriété de l'ensemble des aspects financiers d'une campagne : suivi, approbations, rapports sur les écarts, etc. Il sera votre seule source d'informations fiables. Mais la propriété se répercute ensuite à tous les niveaux. Vos responsables créatifs ont besoin d'un pouvoir de décision en matière de dépenses afin que l'achat d'une photo d'archive ne nécessite pas deux jours de délai.
Vos gestionnaires de compte ont une responsabilité différente :
- Un client mentionne en passant qu'il souhaite « quelques publications supplémentaires sur les réseaux sociaux » lors d'un appel de statut ? Cela est immédiatement signalé
- Un nouveau partenaire rejoint le projet et demande des modifications aux conceptions approuvées ? Documentez-le et informez le chef de projet
- L'échéancier est décalé parce que les commentaires des clients ont deux semaines de retard ? Calculez ce que cela coûte en termes de changement de contexte et de disponibilité des ressources
Les vérifications hebdomadaires des check-ins de la propriété budgétaire obligent chaque personne à signaler tout problème. Lorsque chacun veille sur sa partie du budget, les problèmes sont détectés alors qu'il est encore possible de les résoudre.
📖 À lire également : Modèles d'estimation pour évaluer et divulguer les coûts
Permettez des rapports clients transparents
Les clients qui deviennent des partenaires à long terme sont ceux qui ne se sentent jamais pris au dépourvu par les nouvelles concernant le budget. Ils voient l'évolution financière tout au long du projet, ce qui signifie que lorsque des ajustements sont nécessaires, ils font partie de la solution.
Les tableaux de bord budgétaires en temps réel offrent aux clients une visibilité à tout moment. Ils peuvent suivre les dépenses sans avoir à attendre que vous compiliez un rapport ou planifiiez un appel.
Associez cet accès à des aperçus bimensuels qui résument la complexité en trois questions qui intéressent réellement les clients : où en sommes-nous actuellement, quels sont les facteurs qui déterminent les dépenses et quelles décisions devons-nous prendre ensemble dans les semaines à venir ?
💡 Conseil de pro : Créez un tableau de bord client pour donner à vos clients un accès en lecture seule à leurs données financières de projet sans exposer vos notes internes, les données d'autres clients, ou comment vous calculez les marges. Vous pouvez également essayer les modèles de portail client pour standardiser les informations partagées.
Prévoyez les dépenses à l'aide de l'intelligence artificielle
Prévoir les dépenses, c'est mettre fin au cycle des mauvaises surprises coûteuses. Vous recherchez les signaux qui vous indiquent que « ce projet est sur le point de manger vos bénéfices » avant qu'il ne soit trop tard pour y remédier.
Les agences qui maîtrisent cet art savent que la plupart des désastres budgétaires suivent des schémas prévisibles, et que ces schémas laissent des fil d'Ariane que vous pouvez suivre.
L'IA peut traiter vos données historiques de projet pour mettre en évidence des corrélations que vous ne remarqueriez pas manuellement :
- Les entreprises clients soumises à un examen juridique ajoutent systématiquement 2 400 dollars de coûts liés au changement de contexte
- Les projets de vidéo prévus pour trois révisions en comptent en réalité huit en moyenne
- Les phases de conception dépassent de 35 % les estimations, car la conception est sous-évaluée
- Les approbations par comité ajoutent 25 % aux coûts liés à l'échéancier et aux ressources
🚀 Avantage ClickUp : utilisez ClickUp Brain pour prévoir les tendances en matière de dépenses. Il analyse votre historique et signale les campagnes actives qui présentent des signes d'avertissement dans le logiciel de gestion de projet.
essayez cette invite : *Comparez mes projets actifs aux données historiques et identifiez ceux qui épuisent le budget plus rapidement qu'ils n'achevent les objectifs. Montrez-moi également ce qui s'est passé lors de projets antérieurs présentant des schémas similaires.
Une fois que vous connaissez vos habitudes, la tarification devient fondée sur des preuves. Ce changement d'image de marque de 18 000 dollars se divise en 18 000 dollars pour les décideurs uniques et 23 500 dollars pour les comptes gérés par un comité.
L'IA suit également la vitesse en temps réel des projets en cours : lorsque vous en êtes à deux semaines, que vous avez dépensé 55 % du budget mais que vous avez achevé 30 % des livrables, elle signale que cet écart correspond aux schémas qui ont précédé les dépassements précédents.
💡Conseil de pro : les agents IA de ClickUp peuvent être votre système d'alerte précoce 24h/24 et 7j/7 ! Utilisez un agent préconfiguré pour envoyer des mises à jour quotidiennes/hebdomadaires sur les projets dans le canal de discuter approprié, et configurez un agent personnalisé à l'aide de notre générateur sans code pour vous envoyer un avertissement lorsqu'un seuil budgétaire est dépassé.
Pièges courants à éviter lors du suivi des budgets de projet
Le contrôle des coûts dans la gestion de projet devient délicat lorsque de petites erreurs s'immiscent. Passons en revue quelques pièges courants qui peuvent faire dérailler les budgets. 👇
| Piège | Pourquoi cela se produit-il ? | Comment l'éviter |
| Considérer les acomptes comme des budgets fixes | Les contrats de services dissimulent souvent des charges de travail inégales. Certains mois sont légers, d'autres beaucoup plus lourds, ce qui donne l'impression que les coûts réels sont équilibrés alors qu'ils ne le sont pas | Suivez l'effort fourni par rapport aux livrables dans le cadre du contrat de services et examinez l'utilisation mensuelle |
| Oublier les coûts répercutés par les fournisseurs | Les frais de sous-traitance, les dépenses publicitaires et les factures des freelances sont souvent enregistrés en retard ou négligés, ce qui gonfle les marges sur le papier | Enregistrez les coûts externes dès qu'ils surviennent et attribuez-leur l'étiquette correcte de campagne |
| Sous-estimation des cycles de révision | Le travail créatif suit rarement une ligne droite. Les multiples révisions consomment rapidement plus d'heures que prévu dans le budget | Prévoyez des heures tampons pour les révisions en fonction de l'historique des projets passés et imposez des limites claires |
| Suivi des budgets par projet plutôt que par campagne | Les campagnes comprennent souvent plusieurs projets, tels que des publicités, des pages web et des évènements. Le suivi séparé de chacun d'entre eux masque les dépenses réelles | Regroupez les rapports au niveau de la campagne ou du client pour obtenir un total précis |
| Ignorer la saisonnalité dans l'utilisation des ressources | Les périodes chargées, comme les lancements ou les vacances, augmentent les heures supplémentaires et les coûts liés aux fournisseurs externes, ce qui fausse les dépenses moyennes | Faites une prévision des pics saisonniers et ajustez les allocations avant le lancement de la campagne |
🔍 Le saviez-vous ? Les dépassements de coûts sont rarement normaux ; ils suivent une distribution à queue épaisse. Cela signifie que la plupart des projets se déroulent sans problème, mais que les quelques dépassements extrêmes sont énormes. Les agences qui ignorent le risque de scénarios rares et coûteux finissent souvent par subir des pertes importantes.
Améliorez votre gestion budgétaire avec ClickUp
Chaque agence a ce projet qui semble se dérouler sans encombre jusqu'à ce que la facture finale arrive. Les nombres racontent une autre histoire, et vous vous demandez comment les choses ont pu déraper.
Rester rentable signifie rester connecté à vos budgets, à votre temps et au rendement de votre équipe. Une fois que vous comprenez comment l'argent circule, vous pouvez diriger chaque projet en toute confiance.
Le logiciel de gestion de projet ClickUp facilite cette tâche. Vous pouvez suivre les objectifs budgétaires, surveiller les dépenses, effectuer une prévision des coûts grâce à l'IA et générer des rapports qui montrent la progression en temps réel. Le résultat est une image financière claire pour chaque projet et moins de surprises à la fin du mois.
Alors n'hésitez plus, donnez à vos budgets la structure qu'ils méritent. Inscrivez-vous dès aujourd'hui sur ClickUp! 📝
Foire aux questions (FAQ)
Les agences peuvent suivre les budgets de plusieurs clients en conservant des budgets distincts pour chaque projet et en surveillant les dépenses réelles par rapport aux coûts forfaitaires. L'utilisation d'un outil centralisé tel que ClickUp pour la gestion des coûts et des ressources permet de tout visualiser en un seul endroit, sans confusion.
Des outils tels que ClickUp, Microsoft Excel ou d'autres outils de gestion de projet dédiés peuvent alerter les équipes de projet lorsque les dépenses approchent de la limite, vous permettre d'ajuster les allocations et offrir une visibilité en temps réel sur les coûts.
Oui. ClickUp permet aux agences de lier les budgets aux tâches et aux entrées de temps, afin que vous puissiez voir l'impact des heures de travail sur les coûts et maintenir les projets sur la bonne voie financièrement.
Les agences doivent vérifier leurs budgets au moins une fois par semaine ou à chaque jalon important du projet. Des révisions fréquentes permettent de détecter rapidement les dépassements et d'ajuster les forfaits si nécessaire.
Conservez tous les coûts enregistrés au même endroit, comparez régulièrement les dépenses réelles et les dépenses prévues, mettez à jour les budgets en fonction des changements de périmètre et créez des rapports clairs et faciles à lire pour les équipes et les clients.