Meilleures invites pour automatiser les flux de travail dans ChatGPT

L'automatisation des flux de travail consiste à remplacer les étapes manuelles et répétitives des processus d'entreprise par des routines technologiques qui permettent de gagner du temps et d'améliorer la productivité.

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Par exemple, lorsqu'un nouveau brief créatif est soumis, générez un résumé du projet avec les objectifs, le public cible et l'échéancier sous forme de liste à puces.

💡 Conseil de pro : voici une astuce ChatGPT pour vous. Enchaînez les invites afin que la sortie de l'une devienne l'entrée de la suivante, créant ainsi des flux de travail en plusieurs étapes sans intervention manuelle.

💡 Conseil de pro : testez les invites avec des cas limites pour détecter les défauts cachés avant de déployer l'automatisation à grande échelle.

Invite : Agissez en tant que consultant en automatisation. Analysez les flux de travail quotidiens d'une équipe marketing et identifiez les tâches répétitives qui peuvent être automatisées. Présentez-les dans un tableau avec les tâches, le temps passé, le potentiel d'automatisation et les outils suggérés.

Invite : Je suis [décrivez en détail le problème auquel vous êtes confronté, en précisant le contexte]. Créez une liste de 5 cas d'utilisation pratiques de l'automatisation pour [secteur ou service, par exemple « les services RH dans les entreprises de taille moyenne »]. Pour chaque cas d'utilisation, décrivez le flux de travail, les avantages de l'automatisation et suggérez des outils ou des plateformes adaptés. Je souhaite que vous [décrivez en détail le résultat souhaité, avec des exemples].

Invite : Agissez en tant qu'analyste système. Créez une checklist pour évaluer si un processus est prêt pour l'automatisation. Incluez des critères tels que la répétabilité, les règles, le format des données et la gestion des exceptions.

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Invite : Agissez en tant que conseiller technologique. Recommandez la meilleure plateforme d'automatisation pour gérer [tâche]. Comparez Zapier, Make, ClickUp Automations ou les API dans un diagramme présentant les avantages et les inconvénients, ainsi que les coûts.

Invite : J'utilise [l'outil A] pour la gestion de la relation client (CRM) et [l'outil B] pour le marketing par e-mail. Concevez un flux de travail automatisé pour synchroniser les contacts entre les deux. Liste les API requises, les étapes et les considérations de sécurité.

Invite : Agissez en tant qu'architecte de flux de travail. Créez un plan d'intégration dans lequel ClickUp, Slack et Google Drive fonctionnent ensemble pour [process]. Mappez les déclencheurs et les actions exacts pour chaque outil.

Invite : Endossez le rôle d'un spécialiste de l'automatisation. Concevez un flux de travail pour automatiser des tâches telles que [Insérer la tâche]. Incluez des étapes détaillées pour configurer l'automatisation à l'aide d'outils tels que [Insérer l'outil] et les intégrer à des plateformes telles que [Insérer les plateformes, par exemple Excel, Google Sheets ou Trello].

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Invite : Agissez comme un moteur de règles. Créez une logique conditionnelle pour une automatisation qui achemine les nouvelles tâches différemment en fonction de la priorité et du service. Présentez-la sous forme d'organigramme IF → THEN.

Invite : Agissez en tant qu'ingénieur de processus. Générez un modèle de documentation pour les flux de travail d'automatisation comprenant les sections suivantes : aperçu, déclencher, action, outils, gestion des exceptions et propriétaire.

🔍 Le saviez-vous ? Les systèmes de péage automatisés, tels que E-ZPass, ont été introduits pour la première fois à la fin des années 1980. Avant cela, les conducteurs devaient faire la queue pendant de longues minutes pour payer en espèces, ce qui a fait de l'automatisation routière l'une des premières technologies grand public facilitant la vie quotidienne.

Invite : Agissez en tant qu'expert en automatisation des données. Fournissez un plan étape par étape pour automatiser la collecte, l'organisation et la génération de rapports de données pour [insérez l'objectif, par exemple, suivi des équipes commerciales, surveillance des performances]. Incluez des conseils sur l'utilisation d'outils tels que Google Apps Script, Power Query ou les API.

📮 ClickUp Insight : 62 % de nos répondants utilisent des outils d'IA conversationnelle tels que ChatGPT et Claude. Leur interface chatbot familière et leurs capacités polyvalentes (génération de contenu, analyse de données, etc.) pourraient expliquer leur popularité auprès de divers rôles et secteurs d'activité.

Cependant, si un utilisateur doit passer à un autre onglet pour poser une question à l'IA à chaque fois, les coûts associés à l'activation/désactivation et au changement de contexte s'accumulent au fil du temps.

Mais pas avec ClickUp Brain. Il réside directement dans votre environnement de travail, sait sur quoi vous travaillez, comprend les invites en texte simple et vous donne des réponses très pertinentes pour vos tâches ! Doublez votre productivité avec ClickUp !

Invite : Agissez en tant qu'analyste commercial. Créez un flux de travail automatisé qui met à jour un tableau de bord dans [Outil, par exemple Google Data Studio, Power BI, ClickUp Dashboards ] avec des données en temps réel provenant de [sources]. Décrivez les déclencheurs, les transformations de données et la fréquence de mise à jour.

Invite : Concevez un flux de travail automatisé qui valide les données entrantes afin de détecter les erreurs avant de préparer des rapports. Incluez des étapes pour la détection des doublons, la vérification de la mise en forme et les notifications lorsque des problèmes sont détectés.

Invite : Créez un flux de travail dans lequel les nouvelles demandes des clients génèrent automatiquement une tâche dans ClickUp, rédigez une réponse dans Gmail via ChatGPT et envoyez-la pour approbation à un responsable dans Slack.

⚙️ Bonus : le modèle d'automatisation des e-mails ClickUp automatise vos flux de travail en déclenchant l'envoi d'e-mails en fonction du statut des tâches, des dates d'échéance ou des actions des clients. Vous pouvez configurer des séquences, des rappels et des suivis afin que les campagnes se déroulent automatiquement, ce qui réduit le travail manuel tout en garantissant que chaque message est envoyé dans les délais et atteint sa cible.

Invite : Concevez une automatisation qui publie chaque jour à 17 h un résumé de toutes les tâches ClickUp passées à l'état « Achevé ». Indiquez le nom de la tâche, l'assigné et l'heure à laquelle elle a été achevée.

Invite : Concevez une automatisation qui publie les mises à jour de [l'outil A, par exemple ClickUp] dans [l'outil B, par exemple Slack] sous la forme d'un résumé quotidien structuré. Incluez des champs tels que le statut de la tâche, l'assigné et la date d'échéance.

🚀 Avantage ClickUp : vous n'avez pas toujours le temps de taper une invite. ClickUp Brain MAX offre l'assistance « Talk to text » (parler pour écrire), ce qui vous permet de dicter des invites ou des idées tout en passant d'une réunion à l'autre.

Par exemple, un chef de projet peut faire une demande rapide telle que « résumer la réunion d'ingénierie d'hier et soulignez les obstacles », et Brain MAX produira un résumé écrit avec connexion à la liste de tâches appropriée.

Invite : Écrivez un script Python pour télécharger automatiquement les pièces jointes de Gmail et les enregistrer sur Google Drive. Ajoutez des commentaires pour le déploiement.

Invite : Générez un script webhook qui se déclenche lorsque [Insérer un évènement, par exemple, envoi d'un nouveau formulaire] se produit dans [Outil]. Le script doit appeler ChatGPT pour résumer l'évènement et le publier dans [Outil cible]. Incluez les instructions de déploiement.

Invite : Agissez en tant qu'expert API. Écrivez les appels API nécessaires pour synchroniser [type de données] entre [outil A] et [outil B]. Fournissez les étapes d'authentification, des exemples de points de terminaison et des stratégies de gestion des erreurs.

🚀 Avantage ClickUp : lorsque vous recueillez des réponses à un sondage via ClickUp Forms, chaque envoi devient une tâche dans votre environnement de travail. Cela signifie que les données sont déjà structurées et prêtes à être explorées.

Vous pouvez ensuite demander à ClickUp Brain d'examiner les réponses, de mettre en évidence les thèmes récurrents et d'identifier les citations clés. Par exemple, si plusieurs clients mentionnent des difficultés lors de l'intégration, l'IA peut signaler cette tendance et vous aider à attribuer immédiatement une tâche de suivi à l'équipe chargée de l'intégration.

Synthétisez les commentaires avec ClickUp Brain.

Invite, instructions : Je suis [mention en détail le problème auquel vous êtes confronté, en précisant le contexte]. Aidez-moi à estimer le retour sur investissement (ROI) de l'automatisation de [décrivez le processus, par exemple « la saisie des données de facturation »]. Listez les facteurs à prendre en compte, fournissez un modèle d'échantillon de calcul et expliquez comment interpréter les résultats. Je souhaite que vous [mention en détail le résultat souhaité, avec des exemples].

Invite : Créez un modèle de projection permettant de gagner du temps pour automatiser la qualification des prospects. Partagez le résultat dans un diagramme de prévision sur 12 mois.

Invite : Générez trois scénarios (conservateur, réaliste, agressif) montrant l'impact de l'automatisation des tâches d'intégration des clients sur la productivité de l'équipe.

Invite : Je rencontre une [erreur] dans mon flux de travail Zapier. Analysez les causes possibles, dressez la liste des étapes de diagnostic et suggérez des corrections sous forme checklist.

🧠 Anecdote amusante : le premier répondeur automatique d'e-mail a été créé en 1971 pour ARPANET, l'ancêtre d'Internet. Il envoyait de simples messages « hors du bureau » pour expliquer les retards dans les réponses aux e-mails.

Invite : Agissez en tant qu'ingénieur en fiabilité. Suggérez des stratégies de basculement en cas d'échec d'une étape d'automatisation (par exemple, délai d'expiration de l'API). Présentez le résultat sous forme d'arbre de décision.

Invite : Je suis [mentionnez la configuration actuelle de l'automatisation]. Suggérez une feuille de route pour étendre ce flux de travail à plusieurs services. Incluez la cartographie des dépendances, la consolidation des outils et les considérations relatives à la gouvernance.

Invite : Je suis [mentionnez le contexte de l'équipe RH]. Suggérez cinq flux de travail d'automatisation pour les RH couvrant le recrutement, l'intégration, la paie et la conformité. Fournissez des détails sur les outils et les étapes à mettre en œuvre.

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Invite : Agissez en tant que consultant en automatisation du marketing. Concevez cinq flux de travail d'automatisation pour les briefs créatifs, les validations d'actifs, les rapports de campagne et les mises à jour des parties prenantes. Produisez une bibliothèque de cas d'utilisation.

🚀 Avantage ClickUp : les équipes d'assistance passent souvent des heures à répondre aux mêmes questions, telles que la réinitialisation des mots de passe ou les requêtes de facturation. L'agent Autopilot préconfiguré de ClickUp extrait les étapes précises de vos documents d'aide et répond directement au client.

Par exemple, lorsque plusieurs clients demandent une mise à jour de leurs informations de paiement, l'agent leur fournit immédiatement les instructions nécessaires, ce qui permet à votre équipe de se concentrer sur les problèmes qui nécessitent une attention particulière.

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🔍 Le saviez-vous ? Les Grecs de l'Antiquité ont créé certains des premiers dispositifs automatisés. Au Ier siècle après J.-C., Héron d'Alexandrie a conçu une machine à vapeur, souvent considérée comme le premier exemple connu d'appareil programmable.

⚙️ Bonus : inspirez-vous de ces exemples de flux de travail pour donner à votre équipe la liberté de mener à bien les grands projets.

🧠 Anecdote amusante : le premier robot industriel s'appelait Unimate et a commencé son travail dans une usine General Motors en 1961. Son travail ? Déplacer des pièces métalliques moulées sous pression à chaud. Au début, les gens en avaient tellement peur qu'ils ont obligé l'entreprise à le garder derrière une cage de sécurité.

Instance, lorsqu'une nouvelle réponse Google Form arrive, vous pouvez déclencher ChatGPT pour rédiger un e-mail, puis l'enregistrer comme brouillon dans Gmail.

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📌 exemple : Supposons qu'un blogueur ajoute des idées à une feuille Google Sheets.

Un Zap surveille les nouvelles lignes et, via Zapier, déclenche ChatGPT pour affiner le concept en un plan de blog. Ensuite, il crée une tâche ClickUp avec des champs mapper tels que le titre, l'auteur et la date d'échéance. De cette façon, vous passez directement du brainstorming d'idées à un travail géré et attribué.

Par exemple, lorsqu'une équipe produit copie un plan de déploiement de fonctionnalités depuis ChatGPT vers une tâche ClickUp, les automatisations peuvent instantanément affecter des ingénieurs, créer des tâches de test et informer l'équipe d'assurance qualité une fois les jalons de développement achevés.

📣 Témoignage client : Jodi Salice, de United Way Suncoast, partage son expérience :

Je ne taris pas d'éloges à son sujet. Entre l'automatisation, les modèles et tous les différents types de suivi et d'afficher, ClickUp est tout simplement incontournable.

Par exemple, transformez des notes de réunion désordonnées en résumés de tâches exploitables, acheminer automatiquement les envois de formulaires vers le bon propriétaire, ou même enchaîner plusieurs actions, comme générer un résumé créatif et l'envoyer directement à Slack et par e-mail pour approbation.

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⚙️ Bonus : vous pouvez également essayer les invites ChatGPT de ClickUp pour le marketing de contenu et le modèle de création. Stockées directement dans ClickUp Docs, elles regorgent d'invites prêtes à l'emploi pour créer des blogs, des publications sur les réseaux sociaux ou des textes publicitaires.

Supposons qu'un responsable marketing prépare un rapport de performance mensuel. Il peut demander au gestionnaire de tâches IA quelles campagnes ont généré le plus d'engagement au cours du mois dernier et obtenir un résumé lié aux tâches, aux briefs de campagne et aux ressources créatives.

Par exemple, un directeur des ressources humaines qui prépare les évaluations annuelles peut demander à Brain MAX d'analyser les notes de performance des employés, les tâches achevées et les commentaires de leurs pairs.

Le système génère un rapport détaillé mettant en évidence les points forts, les domaines à améliorer et les réalisations notables de chaque membre de l'équipe. Grâce à ces informations consolidées, le directeur des ressources humaines peut mener des évaluations plus efficaces et fournir des commentaires pertinents étayés par des données.

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Par exemple, une équipe d'assistance client peut créer un document contenant des invites réutilisables pour rédiger des réponses aux tickets, résumer les commentaires des clients et escalader les problèmes.

Lorsqu'une journée chargée se profile, les agents ouvrent le document, choisissent une invite testée et produisent des réponses précises qui correspondent aux normes de l'équipe. Au fil du temps, le document évolue pour devenir une base de connaissances que les nouveaux agents peuvent utiliser dès leur premier jour, ce qui réduit considérablement le temps de formation.