Vous connaissez cette sensation lorsque vous êtes en route vers un chantier, que votre téléphone n'arrête pas de sonner pour un autre et que vous réorganisez mentalement le planning de l'équipe pour un troisième ?
Bienvenue dans la vie d'un gestionnaire de projets de construction multiples.
La plupart des équipes de construction finissent souvent par s'appuyer sur des systèmes qui ne s'adaptent pas à plusieurs chantiers. Ce n'est toutefois pas un choix !
C'est tout simplement ce qui arrive quand les affaires marchent bien. 🤷🏽♀️
Quoi qu'il en soit, ce blog n'a pas pour but de vous donner encore plus de travail.
Au lieu de cela, nous vous montrerons comment mettre en place un système simple et reproductible pour gérer plusieurs projets de construction sans vous épuiser, sans faire de double emploi et sans passer votre temps à jouer au jeu des étiquettes avec votre équipe.
⭐ Modèle présenté
Ce modèle de rapport sur le statut de plusieurs projets est conçu pour rationaliser la gestion simultanée de plusieurs projets de construction, vous garantissant ainsi de ne jamais manquer une mise à jour ou une échéance importante.
Grâce à un tableau de bord centralisé, ce modèle permet aux chefs de projet de suivre la progression, d'allouer les ressources et de surveiller les risques sur plusieurs sites, le tout en temps réel. Ses champs personnalisables et ses fonctionnalités de rapports automatisés offrent un aperçu clair du statut de chaque projet, aidant ainsi les équipes à rester alignées et proactives pour résoudre les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.
Utilisez-le pour :
- Suivez la progression du chantier, la conformité aux normes de sécurité et les calendriers d'inspection pour chaque projet en un seul endroit
- Surveillez l'utilisation des équipements, les livraisons de matériaux et les niveaux de stock grâce à des champs personnalisés
- Attribuez et suivez les tâches des sous-traitants, ingénieurs et superviseurs de chantier
- Visualisez les phases, les dépendances et les chemins critiques des projets à l'aide de diagrammes de Gantt spécialement conçus pour la construction
Les complexités de la supervision de plusieurs chantiers
La gestion d'un seul projet de construction nécessite une planification minutieuse et un suivi constant de la progression du projet.
Imaginez maintenant que vous jonglez simultanément avec plusieurs projets, chacun avec son propre calendrier, ses propres membres d'équipe et ses propres tâches critiques. Vous devez soudainement faire face à :
❗️Coordination de nombreuses équipes❗️Sous-traitants diversifiés❗️Chevauchement des ressources❗️Réglementations locales variables
Chaque nouveau chantier ajoute des niveaux de complexité : différents jalons du projet, exigences de sécurité uniques, disponibilité fluctuante des ressources et parties prenantes distinctes à coordonner.
Par exemple, un permis retardé ou une livraison en retard n'a pas seulement un impact sur un seul projet ; cela peut créer des goulots d'étranglement dans tous vos projets, affectant tout, de l'utilisation des équipements aux inspections.
En plus de tout cela, il y a la collaboration proprement dite :
❗️Les contremaîtres envoient des mises à jour par texte❗️Les architectes envoient des demandes d'informations❗️Les questions relatives à l'approvisionnement se perdent dans les feuilles de calcul ❗️La prise de décision se fait dans des délais serrés
Conclusion ? Assurer la maintenance de la documentation des projets, éviter les retards et rester organisé sur plusieurs projets n'est pas une mince affaire.
Et ne considérez pas cela comme un simple problème de communication ou un manque d'efforts. Il s'agit simplement de défis inhérents à la gestion de plusieurs projets de construction avec des délais concurrents.
Mais après tout, que serait la vie sans un peu de défi ? 😉
➡️ En savoir plus : Comment l'IA générative transforme la construction : cas d'utilisation et exemples
Défis courants dans la gestion de projets de construction multiples
Dans la gestion de projets de construction, les retards sont rarement dus à une seule défaillance majeure.
C'est plutôt l'accumulation de petits problèmes (mises à jour manquées, calendriers de projet conflictuels, perte de données de projet) qui s'accumulent et menacent de faire dérailler vos échéanciers.
Voici un aperçu des défis courants liés à la gestion de plusieurs projets de construction et des raisons pour lesquelles ils surviennent :
| ⚠️ Défi | ❗️Pourquoi cela se produit-il ? |
|---|---|
| Délais non respectés | Les ressources limitées, telles que les équipes spécialisées ou les équipements, sont planifiées pour plusieurs projets sans allocation claire des ressources, ce qui entraîne des conflits. |
| Chevauchement des équipes et doubles réservations | Les ressources limitées, telles que les équipes spécialisées ou les équipements, sont affectées à plusieurs projets sans allocation claire, ce qui entraîne des conflits. |
| Communication dispersée | Les mises à jour proviennent de textes, d'e-mails, de talkies-walkies et de discussions en personne. Sans hub de communication central, les informations critiques passent à travers les mailles du filet. |
| Retouches et dépassements de coûts | Sans un suivi cohérent des jalons et de la progression des projets, les équipes travaillent à partir d'informations obsolètes ou incorrectes, ce qui entraîne des retouches coûteuses. |
| Rapports incohérents | Les chefs de projet utilisent des formats variés pour documenter leurs projets, ce qui rend difficile le suivi de la progression ou le partage efficace des mises à jour avec les parties prenantes. |
| Informations perdues ou cloisonnées | Les documents importants tels que les permis, les demandes d'informations, les rapports de sécurité et les photos sont stockés à plusieurs emplacements, ce qui peut entraîner des retards lorsqu'ils sont nécessaires de toute urgence. |
| Épuisement professionnel et fatigue décisionnelle | Gérer de nombreux projets implique de prendre chaque jour des centaines de décisions cruciales. Sans outils de gestion de projet efficaces, cela conduit rapidement à la fatigue mentale et à des erreurs. |
🧠 Anecdote : Lorsque l'Empire State Building était en construction, le travail avançait à une vitesse extraordinaire : en 10 jours ouvrables, les constructeurs ont érigé 14 étages complets, grâce à une planification méticuleuse et à une approche de production en chaîne utilisant des matériaux standardisés.
Chaque jour, des milliers de travailleurs déchargeaient et installaient des livraisons massives : 16 000 dalles de cloisonnement, 5 000 sacs de ciment, 450 mètres cubes de sable et 300 sacs de chaux. Le projet a également commandé 57 480 tonnes courtes d'acier en une seule fois, la plus grande commande jamais enregistrée à l'époque, dépassant même les commandes combinées d'acier pour le Chrysler Building et le 40 Wall Street !
Comment gérer avec succès plusieurs projets de construction
La gestion efficace de plusieurs projets se résume à une seule chose : un système unique et reproductible qui s'adapte à tous vos projets.
Cela devrait permettre à vos flux de travail de construction de rester connectés, visibles et d'avancer sans microgestion constante.
Cette section décompose le processus en 8 pratiques fondamentales qui, ensemble, forment un flux de travail fiable et évolutif pour la gestion de plusieurs projets. Commencez par une seule, développez-la au fur et à mesure, mais ne négligez pas les principes fondamentaux.
1. Créez une source centrale de vérité
Lorsque chaque chantier dispose de ses propres feuilles de calcul, fils de texte et classeurs, les choses deviennent rapidement chaotiques. La première étape est simple : fusionnez tout dans un système partagé.
Réfléchissez :
- Un seul endroit pour tous vos forfaits de projet
- Un seul endroit pour les calendriers, les demandes d'informations, les documents, les photos et les mises à jour
- Un seul endroit où vous pouvez rapidement vérifier le statut de n'importe quelle tâche, sans avoir à fouiller dans les boîtes de réception ou à demander autour de vous
Cela ne signifie pas pour autant que tout le monde doit abandonner ce qui fonctionne, mais plutôt qu'il faut créer une couche où toutes les activités du site sont suivies et visibles, quel que soit l'outil utilisé par votre équipe sur le terrain pour envoyer des textes.
Des outils tels que ClickUp Espaces et ClickUp Hiérarchie de projet peuvent être d'une aide précieuse pour créer de manière systématique cette source unique de vérité.
Chaque projet peut ensuite être organisé de manière distincte à l'aide d'espaces ou de dossiers dédiés, ce qui garantit une séparation claire entre eux tout en conservant tout au sein d'une plateforme unifiée. Au sein de chaque projet, les vues Liste vous permettent de décomposer le travail en phases ou catégories significatives, telles que la planification, l'approvisionnement ou l'exécution, afin que chaque étape soit facile à naviguer et à gérer.
Dans ces listes, les tâches capturent des actions, des livrables ou des jalons spécifiques, offrant une visibilité et une responsabilité granulaires. Cette structure apporte de la clarté en gardant les détails de chaque projet organisés et accessibles, tandis que l'environnement de travail global sert de source unique de vérité où les équipes peuvent facilement zoomer sur un projet ou afficher la progression de tous les projets à la fois !
Quelle que soit votre méthode (logiciel ou tableurs), la centralisation des données de vos projets est indispensable.
⚡️ Archive de modèles : Modèles gratuits pour la gestion de la construction
2. Standardisez la structure de vos projets
Chaque chantier est différent. Mais leur organisation, elle, ne devrait pas l'être.
L'un des moyens les plus rapides de perdre du temps (et votre santé mentale) est de construire chaque structure de projet à partir de zéro.
Créez plutôt un plan ou un modèle reproductible pour définir la portée, la répartition et le suivi de tous vos projets, afin que votre équipe sache toujours ce qui l'attend, quels que soient la taille ou l'emplacement du projet.
Ceci comprend :
- Un ensemble cohérent de phases de projet (démolition, fondations, charpente, etc.)
- Structures de gestion des tâches standardisées sur tous les sites
- Un système de dénomination fiable pour les corps de métier, les tâches et les échéances
- Modèles réutilisables pour assurer la cohésion des équipes dès le premier jour
L'alignement des différents efforts nécessitait un système de performance non seulement unifié, mais aussi transparent. Des OKR intersectoriels ont permis de lier les actions de chaque partenaire aux résultats nationaux. Des tableaux de bord en temps réel ont permis de garantir la visibilité et l'exploitabilité de la progression.
Mais les chiffres seuls ne suffisaient pas. Nous devions arbitrer des objectifs contradictoires, instaurer la confiance entre les institutions et créer un espace propice à une négociation constructive. Au fil du temps, une culture de responsabilité partagée s'est développée, où la réussite se définit par la progression collective.
L'alignement des différents efforts nécessitait un système de performance non seulement unifié, mais aussi transparent. Des OKR intersectoriels ont permis de lier les actions de chaque partenaire aux résultats nationaux. Des tableaux de bord en temps réel ont permis de garantir la visibilité et l'exploitabilité de la progression.
Mais les chiffres seuls ne suffisaient pas. Nous devions arbitrer des objectifs contradictoires, instaurer la confiance entre les institutions et créer un espace propice à une négociation constructive. Au fil du temps, une culture de responsabilité partagée s'est développée, où la réussite se définit par la progression collective.
Si vous souhaitez accélérer cette installation, les modèles de gestion de projet, tels que le modèle de gestion de construction ClickUp, vous offrent un environnement de travail préconfiguré pour tout centraliser.
Il comprend :
- Dossiers spécifiques au site
- Flux de travail personnalisés par phase (par exemple, excavation, charpente, inspections)
- Espace pour les demandes d'informations, la documentation relative à la sécurité et les photos du chantier
- Vues intégrées pour les diagrammes de Gantt, les tableaux ou les échéanciers
La standardisation de votre structure vous évite les questions inutiles, les tâches redondantes et les installations de projet qui donnent l'impression de réinventer la roue à chaque fois.
🧠 Anecdote : Le Golden Gate Bridge était le plus long pont suspendu au monde lors de son inauguration en 1937, avec une portée principale de 1 280 mètres. Il est resté le détenteur du record mondial jusqu'en 1964, témoignant de l'audace technique de l'époque de la Grande Dépression.
3. Faites de la visibilité des projets une priorité absolue
Lorsque vous supervisez trois chantiers ou plus, il ne suffit pas de « vérifier quand un problème survient »
Vous avez besoin d'une visibilité en temps réel sur chaque projet, sans avoir à rechercher les dernières mises à jour, à actualiser des feuilles de calcul ou à attendre que quelqu'un vous réponde par SMS.
Si vous ne pouvez pas répondre immédiatement à des questions telles que :
- « Quel projet est en retard ? »
- « Où en est cette inspection ? »
- « Quel chantier dispose d'équipements inutilisés ? »
Vous n'avez alors aucune visibilité, seulement du bruit. La solution n'est pas ici de microgérer. Il s'agit plutôt de créer un système où les mises à jour sont automatiquement intégrées et où vous pouvez zoomer ou dézoomer en fonction du niveau de détail dont vous avez besoin.
Voici à quoi ressemble la visibilité dans la pratique :
- Modèles de calendriers de construction qui montrent ce qui se passe (et ce qui ne se passe pas) sur tous les chantiers
- Suivi de la progression par phase ou par corps de métier
- Tableaux de bord avec code couleur qui mettent en évidence les risques ou les retards sans avoir à parcourir une douzaine d'onglets
- Alertes automatisées lorsque des jalons ne sont pas atteints ou que des tâches clés sont compromises
Dans ClickUp, vous pouvez utiliser les tableaux de bord pour afficher tous vos chantiers en un seul coup d'œil, avec des widgets qui suivent les budgets, la progression par phase, les échéanciers d'inspection ou même les performances des sous-traitants.
Configurez des affichages personnalisés pour filtrer par site, corps de métier, équipe ou niveau de risque afin de ne pas avoir à fouiller dans des informations non pertinentes lorsque vous avez besoin de réponses rapides.
ClickUp Brain, l'assistant alimenté par l'IA de ClickUp, fait passer cette visibilité au niveau supérieur.
Agissant comme votre assistant de projet intelligent, ClickUp Brain vous permet de poser des questions en langage naturel telles que « Quels sont les projets en retard ? » ou « Quelles inspections sont encore en attente ? » et vous fournit instantanément des réponses claires et exploitables.
Il peut résumer les mises à jour des projets, mettre en évidence les risques et faire ressortir les informations clés de tous vos projets, afin que vous disposiez toujours des dernières informations. Que vous ayez besoin d'une mise à jour rapide du statut, d'un résumé des activités récentes ou d'aide pour trouver des documents ou des tâches spécifiques, ClickUp Brain vous permet de rester informé et de prendre des décisions en toute confiance, le tout à partir d'un seul endroit.
4. Coordonnez les calendriers entre les sites, sans cloisonnement
Si votre équipe de charpentiers doit être sur le chantier A le Monday et sur le chantier B le Tuesday, mais que le chantier A prend du retard, vous venez de créer un effet domino dans votre planning.
Ce type de conflit ne survient pas parce que le calendrier était erroné, mais parce qu'il n'était pas connecté au reste de vos opérations.
La coordination entre plusieurs sites nécessite une planification qui va au-delà des simples dates. Vous devez jongler avec la disponibilité des équipes, les transferts d'équipement, les échéanciers des sous-traitants, les inspections, les approbations et la logistique de livraison. Chaque transfert manqué vous coûte du temps, de l'argent et peut-être quelques mots bien sentis à la radio.
Qu'est-ce qui fonctionne ? Un système de planification centralisé et visuel qui vous permet :
- Visualisez le calendrier de chaque tâche en un coup d'œil
- Repérez les chevauchements avant qu'ils ne deviennent des problèmes
- Réaffectez les ressources de manière dynamique en fonction des changements d'échéancier
- Alignez les sous-traitants sur tous les sites sans appels téléphoniques ni invitations à remplir le calendrier
Un simple calendrier ne suffit pas ici. Vous avez besoin d'un système intelligent capable de signaler les problèmes avant même qu'ils ne surviennent ! ClickUp Calendar est une plateforme de planification robuste et intégrée qui peut vous aider à centraliser tous les échéanciers de projet, l'affectation des ressources et les activités des équipes au sein de votre organisation.
Il fonctionne comme un hub dynamique qui synchronise les tâches, les jalons, les réunions et les dépendances de plusieurs projets et espaces. Il prend en charge l'intégration bidirectionnelle en temps réel avec des calendriers externes (tels que Google Agenda et Outlook), garantissant que les mises à jour dans ClickUp sont instantanément répercutées partout où votre équipe travaille.
Au fil du temps, l'IA peut même analyser les exigences du projet, les compétences de l'équipe et les données historiques sur la charge de travail afin de recommander une répartition optimale des tâches et un calendrier adapté.
📮 Insight ClickUp : 92 % des travailleurs utilisent des méthodes incohérentes pour suivre les éléments d'action, ce qui se traduit par des décisions manquées et des retards d'exécution.
Que vous envoyiez des notes de suivi ou utilisiez des feuilles de calcul, le processus est souvent dispersé et inefficace. La solution de gestion des tâches ClickUp garantit une conversion fluide des discussions en tâches, afin que votre équipe puisse agir rapidement et rester alignée.
➡️ En savoir plus : Comment définir des objectifs de projet efficaces (avec des exemples)
5. Assurez une communication claire et centralisée
Si vous avez déjà joué au jeu « qui a dit quoi et quand ? » sur un chantier, vous savez à quel point les malentendus peuvent coûter cher. Lorsque plusieurs projets sont en cours, les messages éparpillés dans les e-mails, les textes, les appels et les talkies-walkies sont source de confusion et d'erreurs.
La clé est de centraliser la communication dans un seul endroit que tout le monde utilise, comme un chat intégré ou des tâches de projet avec commentaires, afin que les questions obtiennent rapidement une réponse et que les décisions soient mieux consignées.
Cela signifie :
- Utilisation de fils de commentaires partagés liés à des tâches ou à des documents spécifiques
- Conservez les demandes d'informations, les commandes modifiées et les approbations à la disposition de toute l'équipe
- Évitez les silos d'informations en connectant le personnel de bureau, les sous-traitants et les superviseurs sur le terrain sur une même plateforme
- Organisez des réunions informelles rapides directement sur le lieu de travail, par exemple via la messagerie instantanée ou des synchronisations vocales rapides, afin que rien ne soit bloqué dans l'attente d'une réponse par e-mail
ClickUp vous aide à organiser et à rendre accessible la communication relative à vos projets en combinant un chat en temps réel et des commentaires assignés aux tâches et aux documents. Ainsi, chaque question, mise à jour ou approbation est facile à trouver et toujours liée au travail concerné, ce qui réduit les erreurs et fait gagner du temps.
Tout étant regroupé au même endroit, les équipes résolvent les problèmes plus rapidement et restent alignées sans avoir à rechercher des informations. Les discussions centralisées et consultables permettent à chacun de disposer du contexte nécessaire pour faire avancer les projets et obtenir de meilleurs résultats. Plus besoin de changer de contexte.
Avant ClickUp, tout le monde travaillait en silos. Les personnes et les équipes ne communiquaient pas sur les projets sur lesquels elles travaillaient, ce qui nous faisait perdre beaucoup de temps en doublons.
Nous passions auparavant des heures supplémentaires à effectuer manuellement des tâches routinières, comme livrer des projets à notre équipe, créer des tâches et coller des liens. Aujourd'hui, nous utilisons ce temps pour planifier à l'avance et transférer davantage de flux de travail de l'équipe vers ClickUp.
Avant l'automatisation, chaque fois qu'un rédacteur terminait une tâche, nous devions communiquer manuellement à la chaîne de commande que le texte était prêt. Cela pouvait prendre 36 heures. C'est formidable, car toute l'équipe assure le suivi de ses tâches quotidiennes dans ClickUp.
Nous avons essayé d'autres plateformes, mais aucune d'entre elles n'offrait le niveau de personnalisation et d'automatisation dont nous avions besoin. ClickUp nous permet de mener nos opérations en toute transparence.
Avant ClickUp, tout le monde travaillait en silos. Les personnes et les équipes ne communiquaient pas sur les projets sur lesquels elles travaillaient, ce qui nous faisait perdre beaucoup de temps en doublons.
Nous passions auparavant des heures supplémentaires à effectuer manuellement des tâches routinières, comme livrer des projets à notre équipe, créer des tâches et coller des liens. Aujourd'hui, nous utilisons ce temps pour planifier à l'avance et transférer davantage de flux de travail de l'équipe vers ClickUp.
Avant l'automatisation, chaque fois qu'un rédacteur terminait une tâche, nous devions communiquer manuellement à la chaîne de commande que le texte était prêt. Cela pouvait prendre 36 heures. C'est formidable, car toute l'équipe assure le suivi de ses tâches quotidiennes dans ClickUp.
Nous avons essayé d'autres plateformes, mais aucune d'entre elles n'offrait le niveau de personnalisation et d'automatisation dont nous avions besoin. ClickUp nous permet de mener nos opérations en toute transparence.
6. Suivez de près la progression et gérez les délais de manière proactive
Lorsque vous avez plusieurs projets en cours, un retard sur un chantier peut rapidement entraîner des retards coûteux ailleurs. Attendre la dernière minute pour vérifier la progression des travaux, c'est comme essayer de réparer un toit qui fuit pendant une tempête : c'est stressant et coûteux.
Prévoyez plutôt des vérifications régulières de la progression et utilisez des jalons clairs pour détecter rapidement les retards. Cela vous aidera à repérer les problèmes avant qu'ils ne s'accumulent, ce qui vous laissera le temps de réaffecter les ressources ou d'ajuster les calendriers.
Les tactiques clés comprennent :
- Divisez chaque projet en phases avec des livrables clairs
- Définir des jalons et des délais clairs pour que tout le monde comprenne ce qui est important
- Mises à jour régulières du statut qui mettent en évidence les risques, et pas seulement les tâches achevées
- Définissez des procédures d'escalade claires en cas de problème
- Mapper le chemin critique pour savoir quelles tâches doivent absolument respecter le calendrier afin d'éviter les retards
C'est là que des outils tels que les diagrammes de Gantt de ClickUp vous permettent de visualiser l'échéancier complet du projet et d'identifier le chemin critique, c'est-à-dire la séquence de tâches qui ont un impact direct sur votre délai. Lorsqu'un retard menace, vous voyez exactement d'où il vient et comment il affecte les autres tâches.
De plus, les dépendances entre les tâches indiquent automatiquement quelles tâches dépendent les unes des autres, ce qui vous permet d'ajuster rapidement les priorités et l'affectation des ressources.
💡Conseil de pro : utilisez ce modèle de structure de répartition du travail du projet pour décomposer chaque projet en sous-tâches claires et réalisables afin d'améliorer la visibilité et la responsabilité. Mettez régulièrement à jour le statut des tâches afin que votre équipe reste alignée et détecte rapidement les retards. La vue Échéancier vous permettra d'identifier rapidement les goulots d'étranglement et d'ajuster les calendriers si nécessaire.
7. Faites de la documentation et du partage des connaissances une priorité
Lorsque vous gérez plusieurs projets de construction, il est essentiel de disposer d'une documentation claire et accessible. Qu'il s'agisse de spécifications, de commandes modifiées, de procédures de sécurité ou d'enseignements tirés, le fait de tout organiser et de faciliter la recherche permet d'éviter les malentendus coûteux et les erreurs répétées.
Cela implique la mise en place d'un système centralisé où votre équipe peut :
- Stockez les forfaits, les permis et les manuels des projets
- Suivez les révisions et les mises à jour des documents clés
- Partagez les leçons apprises ou les bonnes pratiques entre les sites
- Accédez rapidement à tout, même en déplacement
Sans cela, les équipes perdent du temps à rechercher des informations ou risquent de travailler sur des données obsolètes, ce qui entraîne des erreurs et des retards. Mais cela ne servirait à rien d'avoir la moitié de ces informations dans Google Docs, l'autre moitié sous forme de vidéos Loom et le reste quelque part dans « ce » document Confluence.
Vous avez besoin d'un système de gestion des connaissances qui rassemble tout cela, comme :
- Créez et partagez des protocoles de sécurité, des structures de répartition du travail et bien plus encore dans ClickUp Docs
- Localisez instantanément n'importe quel détail grâce à la recherche connectée de ClickUp, qui analyse les tâches, les documents, les commentaires et bien plus encore
- Capturez et partagez des explications rapides à l'aide des clips ClickUp pour les enregistrements d'écran ou des clips vocaux pour les notes audio, afin de rendre les instructions complexes claires et faciles à suivre
- Transformez vos réunions en connaissances consultables grâce à l ' out il AI Notetaker de ClickUp, qui génère automatiquement des transcriptions et des résumés pour une consultation rapide et une meilleure responsabilisation
Découvrez la gestion des connaissances de ClickUp en action. 👇🏼
En facilitant la recherche, le partage et la mise à jour des connaissances, vous gagnez du temps, réduisez les erreurs et permettez à votre équipe d'avancer plus rapidement et plus intelligemment sur tous les chantiers.
➡️ En savoir plus : Modèles gratuits de hiérarchisation des projets pour organiser vos tâches
8. Automatisez les tâches routinières pour faire avancer les projets
Votre plus grand ennemi dans les projets multiples ? Les tâches répétitives telles que l'envoi de rappels, la mise à jour des statuts ou l'attribution des étapes suivantes ! Ces tâches peuvent rapidement vous prendre toute votre journée, alors que vous pourriez consacrer ce temps à résoudre des problèmes plus importants.
Par exemple, vous pouvez automatiser :
- Les mises à jour du statut des tâches s'effectuent automatiquement au fur et à mesure de l'avancement du travail, ce qui vous permet de toujours savoir où en sont les choses sans avoir à rechercher les mises à jour
- Rappels pour les inspections, les contrôles de sécurité ou la maintenance des équipements afin d'éviter les rushs de dernière minute ou les délais non respectés
- Attribuez automatiquement les tâches de suivi lorsque les étapes précédentes sont achevées ou retardées, afin que rien ne passe entre les mailles du filet
- Recevez des alertes lorsque des jalons critiques sont menacés, ce qui vous laisse le temps d'ajuster vos forfaits avant que les problèmes ne s'aggravent
Les automatisations de ClickUp vous permettent d' activer/désactiver ce type de déclencheurs à l'aide de règles simples « si ceci, alors cela », éliminant ainsi les tâches manuelles fastidieuses et contribuant au bon déroulement de vos projets.
De plus, les agents Autopilot de ClickUp vont encore plus loin en rédigeant de manière proactive des mises à jour, en résumant la progression et en suggérant les prochaines étapes, afin que vous passiez moins de temps à gérer et plus de temps à diriger.
➡️ En savoir plus : Comment améliorer sa concentration : 23 façons d'améliorer sa concentration
Outils indispensables pour la gestion de projets de construction
La bonne combinaison de logiciels de gestion de projet peut mettre de l'ordre dans le chaos, vous aider à anticiper les problèmes et à faire avancer chaque chantier.
Voici 10 incontournables :
- ClickUp est l'application tout-en-un pour le travail qui regroupe la planification, le suivi de la progression, la documentation et la communication au sein de l'équipe. Grâce à des fonctionnalités telles que les diagrammes de Gantt, les tableaux de bord, les automatisations et l'IA, elle offre aux chefs de projet une visibilité totale sur tous les chantiers, ce qui vous permet de suivre la progression, de gérer les charges de travail et d'éviter les retards avant qu'ils ne surviennent
- Procore est une plateforme axée sur la construction, conçue pour gérer la collaboration sur le terrain, les demandes d'informations, les dessins, le suivi de la sécurité, etc. Elle centralise les données des projets et simplifie la coordination entre les entrepreneurs, les sous-traitants et les équipes internes, ce qui facilite la gestion simultanée de plusieurs constructions à grande échelle
- PlanGrid (par Autodesk) permet à vos équipes sur le terrain d'afficher, de partager et d'annoter des plans et des documents de construction en temps réel. Il contribue à réduire les retouches, garantit que les équipes utilisent toujours les plans les plus récents et assure un contrôle rigoureux des documents sur tous les sites
- Smartsheet combine la familiarité d'une feuille de calcul avec de puissantes fonctionnalités d'automatisation du travail et de suivi de projet. Pour les gestionnaires qui gèrent plusieurs projets, c'est une option solide pour suivre les échéanciers, gérer les ressources et créer des rapports personnalisés
- Bluebeam Revu est idéal pour annoter et collaborer sur des plans de construction, des fichiers PDF et des soumissions. Il est particulièrement utile pour les flux de travail liés à la révision de forfaits et pour garantir la cohérence de la documentation
- BIM 360 aide à connecter les équipes de conception et de construction en proposant des flux de travail basés sur le cloud pour le contrôle des documents, la collaboration en matière de conception et l'exécution sur site. C'est un outil incontournable pour les grands projets d'infrastructure et de conception-construction
- Fieldwire permet aux responsables de chantier d'attribuer des tâches, de suivre les listes de tâches et de surveiller la progression des travaux à partir d'un appareil mobile. C'est un outil puissant pour la coordination sur le terrain, en particulier sur plusieurs chantiers actifs
- Buildertrend offre des outils de planification, de budgétisation et de communication avec les clients conçus pour la construction résidentielle et commerciale. Il est idéal pour tenir les clients informés et responsabiliser votre équipe interne lorsque vous gérez plusieurs projets
- CoConstruct est une solution de gestion destinée aux constructeurs et rénovateurs de maisons personnalisées. Elle combine la planification de projet, le suivi budgétaire et la sélection des clients en un seul endroit, vous aidant ainsi à rationaliser les flux de travail de construction sur plusieurs chantiers
- Google Workspace n'est peut-être pas spécialement conçu pour le secteur de la construction, mais Docs, Sheets, Drive et Agenda restent des outils indispensables pour partager des fichiers, collaborer sur des documents et gérer les communications entre les équipes et les projets
➡️ En savoir plus : Combien de projets peut-on gérer simultanément ?
Gérez plusieurs projets et plus encore avec ClickUp
En résumé, comment gérer plusieurs projets de construction ? Définir des priorités claires, maintenir une visibilité en temps réel, mapper les chemins critiques et automatiser les tâches routinières vous permettra de gagner du temps et d'éviter des erreurs coûteuses.
De plus, des outils flexibles tels que ClickUp peuvent tout regrouper en un seul endroit, du suivi de la progression et de la communication à la gestion des documents et à l'assistance par IA, afin que vous passiez moins de temps à rechercher des informations et plus de temps à mener à bien vos projets de construction.
Prêt à prendre le contrôle et à faire avancer vos projets sans perdre une miette ? Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp et commencez à gérer vos projets de construction en toute simplicité.