Vous connaissez ce sentiment lorsque vous êtes en route vers un chantier, que votre téléphone n'arrête pas de sonner pour un autre et que vous réorganisez mentalement le planning de l'équipe pour un troisième ?
Bienvenue dans la vie d'un gestionnaire de plusieurs projets de construction.
La plupart des équipes de construction finissent souvent par s'appuyer sur des systèmes qui ne s'adaptent pas à plusieurs chantiers. Mais ce n'est pas par choix !
C'est tout simplement ce qui arrive lorsque l'entreprise marche bien. 🤷🏽♀️
Quoi qu'il en soit, ce blog n'a pas pour but de vous donner encore plus de travail.
Au lieu de cela, nous vous montrerons comment mettre en place un système simple et reproductible pour gérer plusieurs projets de construction sans vous épuiser, sans double emploi et sans avoir à passer votre temps au téléphone avec votre équipe.
⭐ Modèle présenté
Ce modèle de rapport sur le statut des projets multiples est conçu pour rationaliser la gestion simultanée de plusieurs projets de construction, vous garantissant de ne jamais manquer une mise à jour ou une échéance importante.
Grâce à un tableau de bord centralisé, ce modèle permet aux chefs de projet de suivre l'avancement, d'allouer les ressources et de surveiller les risques sur plusieurs sites, le tout en temps réel. Ses champs personnalisables et ses fonctionnalités de rapports automatisées offrent un aperçu clair du statut de chaque projet, aidant les équipes à rester alignées et proactives pour résoudre les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.
Utilisez-le pour :
- Suivez la progression du chantier, la conformité aux normes de sécurité et les calendriers d'inspection pour chaque projet en un seul endroit.
- Surveillez l'utilisation des équipements, les livraisons de matériaux et les niveaux de stock grâce à des champs personnalisés.
- Attribuez et suivez les tâches des sous-traitants, des ingénieurs et des superviseurs de chantier.
- Visualisez les phases du projet, les dépendances et les chemins critiques à l'aide de diagrammes de Gantt axés sur la construction.
Les complexités de la supervision de plusieurs chantiers
La gestion d'un seul projet de construction nécessite une planification minutieuse et un suivi constant de l'avancement du projet.
Imaginez maintenant que vous jonglez simultanément avec plusieurs projets, chacun ayant son propre calendrier, ses propres membres d'équipe et ses propres tâches critiques. Vous devez soudainement gérer :
❗️Coordination de nombreuses équipes❗️Sous-traitants diversifiés❗️Recoupement des ressources❗️Réglementations locales variables
Chaque nouveau chantier ajoute des niveaux de complexité : différents jalons du projet, exigences de sécurité uniques, disponibilité fluctuante des ressources et parties prenantes distinctes à coordonner.
Par exemple, un permis retardé ou une livraison en retard n'affecte pas seulement un seul projet ; cela peut créer des goulots d'étranglement dans tous vos projets, affectant tout, de l'utilisation des équipements aux inspections.
En plus de tout cela, il y a la partie collaboration proprement dite :
❗️Les contremaîtres envoient des textes pour faire le point❗️Les architectes envoient des demandes d'informations❗️Les questions relatives aux achats se perdent dans les feuilles de calcul ❗️La prise de décision se fait dans des délais très courts
En conclusion ? La maintenance de la documentation des projets, l'évitement des retards et le maintien de l'organisation dans le cadre de plusieurs projets n'est pas une mince affaire.
Et ne considérez pas cela comme un simple problème de communication ou un manque d'efforts. Il s'agit simplement de défis inhérents à la gestion de plusieurs projets de construction avec des délais concurrents.
Mais après tout, que serait la vie sans un peu de défi ? 😉
➡️ En savoir plus : Comment l'IA générative transforme la construction : cas d'utilisation et exemples
Défis courants dans la gestion de projets de construction multiples
Dans la gestion de projet de construction, les retards sont rarement dus à une seule défaillance majeure.
C'est plutôt l'accumulation de petits problèmes (mises à jour manquées, calendriers de projet conflictuels, perte de données de projet) qui s'accumulent et menacent de faire dérailler vos échéanciers.
Voici un aperçu des défis courants liés à la gestion de plusieurs projets de construction, et des raisons pour lesquelles ils surviennent :
| ⚠️ Défi | ❗️Pourquoi cela se produit-il ? |
|---|---|
| Délais non respectés | Les ressources limitées, telles que les équipes ou les équipements spécialisés, sont planifiées pour plusieurs projets sans allocation claire des ressources, ce qui entraîne des conflits. |
| Chevauchements entre équipes et doubles réservations | Les ressources limitées, telles que les équipes spécialisées ou les équipements, sont affectées à plusieurs projets sans allocation claire, ce qui entraîne des conflits. |
| Communication dispersée | Les mises à jour proviennent de textes, d'e-mails, de talkies-walkies et de discussions en personne. Sans hub de communication centralisé, les informations critiques passent à la trappe. |
| Retouches et dépassements de coûts | Sans un suivi cohérent des jalons du projet et de sa progression, les équipes travaillent à partir d'informations obsolètes ou incorrectes, ce qui entraîne des retouches coûteuses. |
| Rapports incohérents | Les chefs de projet utilisent des formats variés pour la documentation des projets, ce qui rend difficile le suivi des progrès ou le partage efficace des mises à jour avec les parties prenantes. |
| Informations perdues ou cloisonnées | Les documents importants tels que les permis, les demandes d'informations, les rapports de sécurité et les photos sont stockés à plusieurs emplacements, ce qui peut entraîner des retards lorsqu'ils sont nécessaires de toute urgence. |
| Épuisement professionnel et fatigue décisionnelle | Gérer de nombreux projets implique de prendre chaque jour des centaines de décisions cruciales. Sans outils de gestion de projet efficaces, cela conduit rapidement à une fatigue mentale et à des erreurs. |
🧠 Anecdote : Lorsque l'Empire State Building était en construction, le travail a avancé à une vitesse extraordinaire : en l'espace de 10 jours ouvrables, les constructeurs ont érigé 14 étages complets, grâce à une planification méticuleuse et à une approche de type chaîne de production utilisant des matériaux standardisés.
Chaque jour, des milliers de travailleurs déchargeaient et installaient des livraisons massives : 16 000 dalles de cloisonnement, 5 000 sacs de ciment, 450 mètres cubes de sable et 300 sacs de chaux. Le projet a également effectué une commande de 57 480 tonnes courtes d'acier en un seul achat, le plus important jamais réalisé à l'époque, dépassant même les commandes d'acier combinées du Chrysler Building et du 40 Wall Street !
Comment gérer avec succès plusieurs projets de construction
La gestion efficace de plusieurs projets se résume à une seule chose : un système unique et reproductible qui s'adapte à tous vos projets.
Cela devrait permettre à vos flux de travail de construction de rester connectés, avec une visibilité élevée et d'avancer sans microgestion constante.
Cette section présente 8 pratiques fondamentales qui, ensemble, constituent un flux de travail fiable et évolutif pour la gestion de projet. Commencez par une seule, développez-la au fur et à mesure, mais ne négligez pas les principes fondamentaux.
1. Créez une source centrale de vérité
Lorsque chaque chantier dispose de ses propres feuilles de calcul, fils de texte et classeurs, les choses deviennent rapidement compliquées. La première étape est simple : tout fusionner dans un système partagé.
Réfléchissez :
- Un seul endroit pour tous les plans de projet
- Un seul endroit pour les calendriers, les demandes d'informations, les documents, les photos et les mises à jour
- Un endroit où vous pouvez rapidement vérifier le statut de n'importe quel travail, sans avoir à fouiller dans vos boîtes de réception ou à demander autour de vous.
Cela ne signifie pas pour autant que tout le monde doit abandonner ce qui fonctionne, mais plutôt créer une couche où toutes les activités du site sont suivies et visibles, quel que soit l'outil utilisé par votre équipe sur le terrain pour envoyer des SMS.
Des outils tels que ClickUp Espaces et ClickUp Hiérarchie de projet peuvent être d'une aide précieuse pour créer de manière systématique cette source unique de vérité.
Chaque projet peut ensuite être organisé de manière distincte à l'aide d'espaces ou de dossiers dédiés, ce qui garantit une séparation claire entre eux tout en conservant tout au sein d'une plateforme unifiée. Au sein de chaque projet, les vues Liste vous permettent de décomposer le travail en phases ou catégories significatives, telles que la planification, l'approvisionnement ou l'exécution, afin que chaque étape soit facile à naviguer et à gérer.
Dans ces listes, les tâches capturent des actions, des livrables ou des jalons spécifiques, offrant une visibilité et une responsabilité granulaires. Cette structure apporte de la clarté en gardant les détails de chaque projet organisés et accessibles, mais l'environnement de travail global agit comme une source unique de vérité où les équipes peuvent facilement zoomer sur un projet ou afficher la progression de tous les projets à la fois !
Quelle que soit la méthode à faire (logiciel ou tableurs), la centralisation des données de vos projets est indispensable.
⚡️ Archive de modèles : Modèles gratuits pour la gestion de la construction
2. Standardisez la structure des projets
Chaque chantier est différent. Mais la manière dont vous les organisez ne devrait pas l'être.
L'un des moyens les plus rapides de perdre du temps (et votre santé mentale) consiste à construire chaque structure de projet à partir de zéro.
Créez plutôt un plan ou un modèle reproductible pour définir la portée, la répartition et le suivi de tous vos projets, afin que votre équipe sache toujours ce qui l'attend, quelle que soit la taille ou l'emplacement du projet.
Cela comprend :
- Un ensemble cohérent de phases de projet (démolition, fondations, charpente, etc.)
- Structures de gestion des tâches standardisées sur tous les sites
- Un système de nommage fiable pour les métiers, les tâches et les échéances
- Modèles réutilisables pour assurer la cohésion des équipes dès le premier jour
L'alignement des différents efforts nécessitait un système de performance non seulement unifié, mais aussi transparent. Des OKR intersectoriels liaient les actions de chaque partenaire aux résultats nationaux. Des tableaux de bord en temps réel garantissaient la visibilité et l'exploitabilité de la progression.
Mais les chiffres seuls ne suffisaient pas. Nous avons dû arbitrer entre des objectifs contradictoires, instaurer la confiance entre les institutions et créer un espace propice à une négociation constructive. Au fil du temps, une culture de responsabilité partagée s'est développée, dans laquelle la réussite était définie par la progression collective.
L'alignement des différents efforts nécessitait un système de performance non seulement unifié, mais aussi transparent. Des OKR intersectoriels liaient les actions de chaque partenaire aux résultats nationaux. Des tableaux de bord en temps réel garantissaient la visibilité et l'exploitabilité de la progression.
Mais le nombre seul ne suffisait pas. Nous avons dû arbitrer entre des objectifs contradictoires, instaurer la confiance entre les institutions et créer un espace propice à une négociation constructive. Au fil du temps, une culture de responsabilité partagée s'est développée, dans laquelle la réussite était définie par la progression collective.
Si vous souhaitez accélérer cette installation, les modèles de gestion de projet, tels que le modèle ClickUp Construction Management Template, vous offrent un environnement de travail préconfiguré pour centraliser tout.
Il comprend :
- Dossiers spécifiques au site
- Flux de travail de tâches personnalisé par phase (par exemple, excavation, charpente, inspections)
- Espace pour les demandes d'informations, la documentation relative à la sécurité et les photos du chantier
- Vues intégrées pour les diagrammes de Gantt, les tableaux ou les échéanciers
La standardisation de votre structure vous évite les questions inutiles, le travail redondant et les installations de projet qui donnent l'impression de réinventer la roue à chaque fois.
🧠 Anecdote : Le Golden Gate Bridge était le plus long pont suspendu au monde lors de son inauguration en 1937, avec une portée principale de 1 280 mètres. Il est resté détenteur du record mondial jusqu'en 1964, témoignant de l'audace technique de l'époque de la Grande Dépression.
3. Faites de la visibilité du projet une priorité absolue
Lorsque vous supervisez trois chantiers ou plus, il ne suffit pas de « vérifier lorsqu'un problème survient ».
Vous avez besoin d'une visibilité en temps réel sur chaque projet, sans avoir à rechercher les mises à jour, à actualiser les feuilles de calcul ou à attendre que quelqu'un vous réponde par texte.
Si vous ne pouvez pas répondre immédiatement à des questions telles que :
- « Quel projet est en retard ? »
- « Où en est cette inspection qui est toujours en attente ? »
- « Quel chantier dispose d'équipements inutilisés ? »
Dans ce cas, vous n'avez pas de visibilité, vous avez du bruit. La solution ici n'est pas la microgestion. Il s'agit de créer un système dans lequel le flux de mises à jour est automatique et où vous pouvez zoomer ou dézoomer en fonction du niveau de détail dont vous avez besoin.
Voici à quoi ressemble la visibilité dans la pratique :
- Modèles de calendriers de construction qui montrent ce qui se passe (et ce qui ne se passe pas) sur tous les chantiers.
- Suivi de l'avancement par phase ou par corps de métier
- Des tableaux de bord avec code couleur qui mettent en évidence les risques ou les retards sans avoir à parcourir une douzaine d'onglets.
- Alertes automatiques lorsque des jalons importants ne sont pas respectés ou que des tâches clés sont compromises
Dans ClickUp, vous pouvez utiliser les tableaux de bord pour regrouper tous vos chantiers dans une seule vue, avec des widgets qui permettent de suivre les budgets, l'avancement par phase, les échéanciers d'inspection ou même les performances des sous-traitants.
Configurez des vues personnalisées pour filtrer par site, métier, équipe ou niveau de risque afin de ne pas avoir à fouiller dans des informations non pertinentes lorsque vous avez besoin de réponses rapides.
ClickUp Brain, l'assistant alimenté par l'IA de ClickUp, élève cette visibilité à un niveau supérieur.
Agissant comme votre assistant de projet intelligent, ClickUp Brain vous permet de poser des questions en langage naturel telles que « Quels projets sont en retard ? » ou « Quelles inspections sont encore en attente ? » et vous fournit instantanément des réponses claires et exploitables.
Il peut résumer les mises à jour des projets, mettre en évidence les risques et faire ressortir les informations clés de tous vos projets, afin que vous disposiez toujours des dernières informations. Que vous ayez besoin d'une mise à jour rapide du statut, d'un résumé des activités récentes ou d'aide pour trouver des documents ou des tâches spécifiques, ClickUp Brain vous permet de rester informé et de prendre des décisions en toute confiance, le tout à partir d'un seul endroit.
4. Coordonnez les calendriers entre les sites, sans cloisonnement
Si votre équipe de charpentiers est prévue sur le site A le Monday et sur le site B le mardi, mais que le site A prend du retard, vous venez de créer un effet domino sur le planning.
Ce type de conflit ne survient pas parce que le calendrier était erroné, mais parce qu'il n'avait pas de connexion avec le reste de vos opérations.
La coordination entre plusieurs sites nécessite une planification qui va au-delà des simples dates. Vous devez jongler avec la disponibilité des équipes, les transferts d'équipement, les échéanciers des sous-traitants, les inspections, les autorisations et la logistique de livraison. Chaque transfert manqué vous coûte du temps, de l'argent et peut-être quelques mots bien sentis à la radio.
Qu'est-ce qui fonctionne ? Un système de planification centralisé et visuel qui vous permet :
- Visualisez le calendrier de chaque projet en un seul coup d'œil.
- Repérez les chevauchements avant qu'ils ne deviennent des problèmes.
- Réaffectez les ressources de manière dynamique à mesure que les échéanciers changent.
- Coordonnez les sous-traitants sur tous les sites sans avoir à passer des appels incessants et à envoyer des invitations du Calendrier.
Un simple calendrier ne suffit pas ici. Vous avez besoin d'un système intelligent capable de signaler les problèmes avant même qu'ils ne surviennent ! ClickUp Calendar est une plateforme de planification robuste et intégrée qui peut vous aider à centraliser tous les échéanciers de projet, l'allocation des ressources et les activités des équipes au sein de votre organisation.
Il fonctionne comme un hub dynamique qui synchronise les tâches, les jalons, les réunions et les dépendances de plusieurs projets et espaces. Il prend en charge l'intégration bidirectionnelle en temps réel avec des calendriers externes (tels que Google Agenda et Outlook), garantissant que les mises à jour dans ClickUp sont instantanément répercutées partout où votre équipe travaille.
Au fil du temps, l'IA peut même analyser les exigences du projet, les compétences de l'équipe et les données historiques sur la charge de travail afin de recommander une répartition optimale des tâches et un calendrier optimal.
📮 ClickUp Insight : 92 % des travailleurs utilisent des méthodes incohérentes pour le suivi des éléments à mener, ce qui entraîne des décisions manquées et des retards dans l'exécution.
Que vous envoyiez des notes de suivi ou utilisiez des feuilles de calcul, le processus est souvent dispersé et inefficace. La solution de gestion des tâches de ClickUp assure une conversion transparente des discussions en tâches, afin que votre équipe puisse agir rapidement et rester coordonnée.
➡️ En savoir plus : Comment définir des objectifs de projet efficaces (avec des exemples)
5. Assurez une communication claire et centralisée
Si vous avez déjà joué au jeu « qui a dit quoi et quand ? » sur un chantier, vous savez à quel point les malentendus peuvent coûter cher. Lorsque plusieurs projets sont en cours, les messages éparpillés entre les e-mails, les textes, les appels et les talkies-walkies sont source de confusion et d'erreurs.
La clé est de centraliser la communication dans un seul endroit que tout le monde utilise, comme un chat intégré ou des tâches de projet avec commentaires, afin que les questions trouvent rapidement une réponse et que les décisions soient mieux consignées.
Cela signifie :
- Utilisation de fils de commentaires partagés liés à des tâches ou des documents spécifiques
- Conservez les demandes d'informations, les ordres de modification et les approbations dans un document accessible à toute l'équipe.
- Évitez les silos d'information en effectuant la connexion du personnel administratif, des sous-traitants et des superviseurs de terrain sur une même plateforme.
- Organisez des réunions rapides et informelles directement sur le lieu de travail, par exemple via une messagerie instantanée ou une brève communication vocale, afin que rien ne soit retardé par l'attente d'une réponse par e-mail.
ClickUp vous aide à organiser et à rendre accessible la communication relative aux projets en combinant un chat en temps réel et des commentaires attribués aux tâches et aux documents. Cela signifie que chaque question, mise à jour ou approbation est facile à trouver et toujours liée au travail concerné, ce qui réduit les erreurs et permet de gagner du temps.
Grâce à la centralisation de toutes les informations, les équipes résolvent les problèmes plus rapidement et restent coordonnées sans avoir à rechercher des informations. Les discussions centralisées et consultables permettent à chacun de disposer du contexte nécessaire pour faire avancer les projets et obtenir de meilleurs résultats. Finis les changements de contexte.
Avant ClickUp, tout le monde travaillait en vase clos. Les personnes et les équipes ne communiquaient pas sur les projets sur lesquels elles travaillaient, ce qui nous faisait perdre beaucoup de temps en doublons.
Auparavant, nous passions des heures supplémentaires à effectuer manuellement des tâches routinières, telles que la livraison de projets à notre équipe, la création de tâches et le collage de liens. Aujourd'hui, nous utilisons ce temps pour planifier à l'avance et transférer davantage de flux de travail de l'équipe vers ClickUp.
Avant l'automatisation, chaque fois qu'un rédacteur terminait une tâche, nous devions communiquer manuellement à la hiérarchie que le texte était prêt. Cela pouvait prendre 36 heures. C'est formidable, car toute l'équipe assure le suivi de ses tâches quotidiennes dans ClickUp.
Nous avons essayé d'autres plateformes, mais aucune d'entre elles n'offrait le niveau de personnalisation et d'automatisation dont nous avions besoin. ClickUp nous permet de mener nos opérations en toute transparence.
Avant ClickUp, tout le monde travaillait en vase clos. Les personnes et les équipes ne communiquaient pas sur les projets sur lesquels elles travaillaient, ce qui nous faisait perdre beaucoup de temps en doublons.
Auparavant, nous passions des heures supplémentaires à effectuer manuellement des tâches routinières, telles que la livraison de projets à notre équipe, la création de tâches et le collage de liens. Désormais, nous utilisons ce temps pour planifier à l'avance et transférer davantage de flux de travail de l'équipe vers ClickUp.
Avant l'automatisation, chaque fois qu'un rédacteur terminait une tâche, nous devions communiquer manuellement à la hiérarchie que le texte était prêt. Cela pouvait prendre 36 heures. C'est formidable, car toute l'équipe assure le suivi de ses tâches quotidiennes dans ClickUp.
Nous avons essayé d'autres plateformes, mais aucune d'entre elles n'offrait le niveau de personnalisation et d'automatisation dont nous avions besoin. ClickUp nous permet de mener nos opérations en toute transparence.
6. Suivez de près l'avancement des travaux et gérez les délais de manière proactive
Lorsque vous avez plusieurs projets en cours, un retard sur un chantier peut rapidement entraîner des retards coûteux ailleurs. Attendre la dernière minute pour vérifier l'avancement des travaux, c'est comme essayer de réparer un toit qui fuit pendant une tempête : c'est stressant et coûteux.
Au lieu de cela, prévoyez des vérifications régulières de la progression et utilisez des jalons clairs pour détecter les retards dès leur apparition. Cela vous aidera à repérer les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent, vous laissant ainsi le temps de réaffecter les ressources ou d'ajuster les calendriers.
Les principales tactiques comprennent :
- Divisez chaque projet en phases avec des livrables clairs.
- Fixer des jalons et des délais clairs afin que chacun comprenne ce qui est important
- Mises à jour régulières sur le statut qui mettent en évidence les risques, et pas seulement les tâches achevées.
- Définissez des procédures d'escalade claires en cas de problème.
- Mappez le chemin critique pour savoir quelles tâches doivent absolument respecter le calendrier afin d'éviter les retards.
C'est là que des outils tels que les diagrammes de Gantt de ClickUp vous permettent de visualiser l'ensemble de l'échéancier du projet et d'identifier le chemin critique, c'est-à-dire la séquence de tâches qui ont un impact direct sur votre délai. Lorsqu'un retard menace, vous verrez exactement d'où il provient et comment il affecte les autres tâches.
De plus, les dépendances entre les tâches indiquent automatiquement quelles tâches dépendent d'autres tâches, ce qui vous permet d'ajuster rapidement les priorités et l'allocation des ressources.
💡Conseil de pro : utilisez ce modèle de structure de répartition du travail du projet pour décomposer chaque projet en sous-tâches claires et réalisables afin d'améliorer la visibilité et la responsabilité. Mettez régulièrement à jour le statut des tâches afin de maintenir la cohésion de votre équipe et de repérer rapidement les retards. L'échéancier vous permettra d'identifier rapidement les goulots d'étranglement et d'ajuster les calendriers si nécessaire.
7. Faites de la documentation et du partage des connaissances une priorité
Lorsque vous gérez plusieurs projets de construction, disposer d'une documentation claire et accessible est indispensable. Qu'il s'agisse de spécifications, de modifications de commande, de procédures de sécurité ou d'enseignements tirés, le fait de tout organiser et de faciliter la recherche permet d'éviter les malentendus coûteux et les erreurs répétées.
Cela implique la mise en place d'un système centralisé permettant à votre équipe de :
- Stockez les plans, les permis et les manuels des projets.
- Suivez les révisions et les mises à jour des documents clés.
- Partagez les leçons apprises ou les bonnes pratiques entre les différents sites.
- Accédez rapidement à tout, même lorsque vous êtes en déplacement.
Sans cela, les équipes perdent du temps à rechercher des informations ou risquent de travailler à partir de données obsolètes, ce qui entraîne des erreurs et des retards. Mais cela ne servirait à rien d'avoir la moitié dans Google Docs, la moitié stockée sous forme de vidéos Loom et le reste quelque part dans « ce » document Confluence.
Vous avez besoin d'un système de gestion des connaissances qui rassemble tous ces éléments, comme :
- Créez et partagez des protocoles de sécurité, des structures de répartition du travail et bien plus encore dans ClickUp Documents.
- Localisez instantanément n'importe quel détail grâce à la recherche connectée de ClickUp, qui analyse les tâches, les documents, les commentaires et bien plus encore.
- Capturez et partagez des explications rapides à l'aide de ClickUp Clips pour les enregistrements d'écran ou de Voice Clips pour les notes audio, afin de rendre les instructions complexes claires et faciles à suivre.
- Transformez vos réunions en connaissances consultables grâce à l'outil AI Notetaker de ClickUp, qui génère automatiquement des transcriptions et des résumés pour une consultation rapide et une meilleure responsabilisation.
Découvrez la gestion des connaissances de ClickUp en action. 👇🏼
En facilitant la recherche, le partage et la mise à jour des connaissances, vous gagnez du temps, réduisez les erreurs et permettez à votre équipe d'agir plus rapidement et plus intelligemment sur tous les chantiers.
➡️ En savoir plus : Modèles gratuits pour hiérarchiser vos projets et organiser vos tâches
8. Effectuez l'automatisation des tâches routinières pour faire avancer les projets
Votre plus grand ennemi dans le cadre de projets multiples ? Les tâches répétitives telles que l'envoi de rappels, la mise à jour des statuts ou l'attribution des prochaines étapes ! Ces tâches peuvent rapidement vous prendre toute votre journée, alors que vous pourriez consacrer ce temps à résoudre des problèmes plus importants.
Par exemple, vous pouvez réaliser l'automatisation :
- Les mises à jour du statut des tâches s'effectuent automatiquement au fur et à mesure de l'avancement du travail, ce qui vous permet de toujours savoir où en sont les choses sans avoir à rechercher les mises à jour.
- Rappels pour les inspections, les contrôles de sécurité ou la maintenance des équipements afin d'éviter les rushs de dernière minute ou les délais non respectés.
- Attribuez automatiquement des tâches de suivi lorsque les étapes précédentes sont achevées ou retardées, afin de vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.
- Recevez des alertes lorsque des jalons critiques sont menacés, ce qui vous laisse le temps d'ajuster vos plans avant que les problèmes ne s'aggravent.
Les automatisations de ClickUp vous permettent d'activer/désactiver ce type de déclencheurs à l'aide de règles simples de type « si ceci, alors cela », éliminant ainsi les tâches manuelles fastidieuses et contribuant au bon flux de vos projets.
De plus, les agents Autopilot de ClickUp vont encore plus loin en rédigeant de manière proactive des mises à jour, en résumant la progression et en suggérant les prochaines étapes, afin que vous passiez moins de temps à gérer et plus de temps à diriger.
➡️ En savoir plus : Comment améliorer sa concentration : 23 façons d'améliorer sa concentration
Outils indispensables pour gérer des projets de construction
La bonne combinaison de logiciels de gestion de projet peut apporter de la structure au chaos, vous aidant à anticiper les problèmes et à faire avancer chaque chantier.
Voici 10 incontournables :
- ClickUp est l'application tout-en-un pour le travail qui regroupe la planification, le suivi des progrès, la documentation et la communication au sein de l'équipe. Grâce à des fonctionnalités telles que les diagrammes de Gantt, les tableaux de bord, les automatisations et l'IA, elle offre aux chefs de projet une visibilité totale sur les chantiers, ce qui vous permet de suivre les progrès, de gérer les charges de travail et d'éviter les retards avant qu'ils ne se produisent.
- Procore est une plateforme axée sur la construction, conçue pour gérer la collaboration sur le terrain, les demandes d'informations, les plans, le suivi de la sécurité, etc. Elle centralise les données du projet et simplifie la coordination entre les entrepreneurs, les sous-traitants et les équipes internes, ce qui facilite la gestion simultanée de plusieurs constructions à grande échelle.
- PlanGrid (par Autodesk) permet à vos équipes sur le terrain d'afficher, partager et annoter des plans et des documents de construction en temps réel. Il contribue à réduire les retouches, garantit que les équipes utilisent toujours les plans les plus récents et assure un contrôle rigoureux des documents sur tous les sites.
- Smartsheet combine la familiarité d'un tableur avec de puissantes fonctionnalités d'automatisation du travail et de suivi de projet. Pour les gestionnaires qui gèrent plusieurs projets, c'est une option solide pour suivre les échéanciers, gérer les ressources et créer des rapports personnalisés.
- Bluebeam Revu est idéal pour annoter et collaborer sur des plans de construction, des fichiers PDF et des soumissions. Il est particulièrement utile pour les flux de travail de révision des plans et pour garantir la cohérence de la documentation.
- BIM 360 aide à établir la connexion entre les équipes de conception et de construction, en proposant des flux de travail basés sur le cloud pour le contrôle des documents, la collaboration en matière de conception et l'exécution sur site. C'est un outil incontournable pour les grands projets d'infrastructure et de conception-construction.
- Fieldwire permet aux responsables de chantier d'attribuer des tâches, de suivre les listes de tâches et de surveiller la progression des travaux à partir d'un appareil mobile. C'est un outil puissant pour la coordination sur le terrain, en particulier sur plusieurs chantiers actifs.
- Buildertrend propose des outils de planification, de budgétisation et de communication avec les clients conçus pour la construction résidentielle et commerciale. C'est l'outil idéal pour tenir vos clients informés et responsabiliser votre équipe interne lorsque vous gérez plusieurs projets.
- CoConstruct est une solution de gestion destinée aux constructeurs et rénovateurs de maisons personnalisées. Elle combine la planification de projets, le suivi budgétaire et les sélections des clients en un seul endroit, vous aidant ainsi à rationaliser les flux de travail de construction sur plusieurs chantiers.
- Google Workspace n'est peut-être pas spécialement conçu pour le secteur de la construction, mais Docs, Sheets, Drive et Calendrier restent des outils indispensables pour partager des fichiers, collaborer sur des documents et gérer les communications entre les équipes et les projets.
➡️ En savoir plus : Combien de projets sont trop nombreux pour être gérés simultanément?
Gérez plusieurs projets et bien plus encore avec ClickUp
En résumé, comment gérer plusieurs projets de construction ? Définir des priorités claires, maintenir une visibilité en temps réel, cartographier les chemins critiques et automatiser les tâches routinières vous permettra de gagner du temps et d'éviter des erreurs coûteuses.
De plus, des outils flexibles tels que ClickUp peuvent tout regrouper en un seul endroit, du suivi des progrès et de la communication à la gestion des documents et à l'assistance basée sur l'IA, afin que vous passiez moins de temps à rechercher des informations et plus de temps à mener à bien vos projets de construction.
Prêt à prendre le contrôle et à faire avancer vos projets sans perdre de temps ? Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp et commencez à gérer vos projets de construction en toute simplicité.