Comment utiliser la gestion des plages horaires pour booster votre productivité : conseils et modèles

« Il me faudrait plus d’heures dans une journée… » ou « Comment se fait-il qu’il soit déjà 17 h ? ! » alors qu’il vous reste encore tant à faire avant la fin de la journée. 😅

Ça vous dit quelque chose ? Je suis passé par là !

Et si vous aviez un moyen de libérer plusieurs heures chaque semaine pour vous concentrer sur vos tâches les plus importantes ?

La bonne nouvelle, c'est que c'est tout à fait possible : il suffit de suivre quelques conseils et techniques simples de gestion du temps qui vous aideront à tirer le meilleur parti de votre temps au travail (et en dehors).

Dans cet article, nous vous présenterons le concept de « time blocking », son fonctionnement et les différentes méthodes que vous pouvez utiliser pour structurer votre emploi du temps et gagner en productivité. Nous aborderons également quelques outils et astuces utiles qui peuvent faciliter ce processus.

C'est parti !

Qu'est-ce que le « time blocking » ?

Le « time blocking » consiste à réserver des blocs d’heures spécifiques dans votre agenda pour différentes tâches et activités.

Au lieu d’avoir une liste de tâches vague, vous allouez des blocs d’horaire dédiés à toutes les tâches que vous devez accomplir au cours de la journée — ou de la semaine. Cela vous aide à améliorer votre concentration tout en vous assurant de disposer de suffisamment de temps pour toutes vos priorités.

Selon l'American Journal of Lifestyle Medicine, des chercheurs ont découvert que le « time blocking » et d'autres méthodes de planification peuvent améliorer les compétences en gestion du temps et la productivité globale.

Le « time blocking » peut s'avérer utile pour les personnes qui :

Comment fonctionne le « time blocking » ?

Vous avez beaucoup à faire ? Décomposons tout cela en petites tâches gérables ! Voici les étapes à suivre pour votre premier exercice de « time blocking » :

N'oubliez pas : vous pouvez tout à fait apporter des modifications au fur et à mesure. L'objectif d'une technique de gestion du temps est de vous faciliter la vie, pas de vous la compliquer !

⭐ Modèle à la fonctionnalité

Vous avez du mal à tout caser dans votre journée ? Le modèle de gestion du temps quotidien de ClickUp vous aide à planifier votre emploi du temps heure par heure. Réservez-vous des plages de concentration, programmez des pauses et gardez le contrôle sur vos tâches sans perdre le fil.

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Les avantages du « time blocking »

Beaucoup de gens ont du mal à gérer leur temps. Il y a toujours trop de choses à faire et pas assez d'heures dans une journée, ce qui peut entraîner du stress, un épuisement professionnel, de l'anxiété, etc.

Non seulement le « time blocking » vous aidera à entraîner votre cerveau à établir des limites saines en matière de gestion du temps et à adopter des habitudes saines, mais il présente également de nombreux autres avantages :

La mise en place du « time blocking » vous permettra d'augmenter votre productivité et de mieux maîtriser votre vie.

Méthodes de gestion du temps par blocs horaires

Il existe plusieurs façons de réserver du temps. La technique de « time blocking » la plus adaptée dépendra du type de travail que vous devez terminer. Voici les types courants de « time blocking » :

Timeboxing ⏳

Vous est-il déjà arrivé de commencer une tâche à faire, puis de vous laisser emporter par celle-ci pour en ressortir quelques heures plus tard en vous demandant où le temps était passé ? Si oui, essayez le « timeboxing ».

Initialement introduit comme technique de gestion du temps pour le développement agile de logiciels, le « timeboxing » est aujourd’hui une méthode de gestion du temps très prisée par les travailleurs du savoir. Il permet d’éviter le gaspillage de temps en limitant le temps consacré à une tâche particulière.

Chaque bloc horaire spécifique est appelé « timebox » et peut avoir un intervalle allant de quelques heures à plusieurs jours. Il a des heures de début et de fin bien définies ; à la fin de la timebox, vous devez arrêter ce que vous étiez en train de faire, quelle que soit votre progression (ou l’absence de celle-ci).

Commencez à planifier des sprints dans ClickUp

Les sprints de développement logiciel sont un exemple du principe du « timeboxing » en action. Chacun d’entre eux comporte des objectifs et des jalons spécifiques, ainsi que des dates de début et de fin bien définies pour chaque tâche. Tout ce que vous ne parvenez pas à terminer avant la fin d’un sprint doit être reporté au sprint suivant.

Elon Musk organise toute sa journée en blocs horaires de 5 minutes. Tout, absolument tout, est planifié dans son calendrier.

Journées à thème 📅

Cette méthode de productivité vous permet d'éviter les changements de contexte en groupant les tâches similaires. La différence réside dans le type de travail : cette technique fonctionne lorsque les tâches peuvent être réparties en trois à cinq grands groupes, chacun pouvant occuper environ une journée de travail entière.

Par exemple, si vous gérez un compte sur les réseaux sociaux, un blog ou un vlog, vous pourriez mettre en place le « time blocking » en divisant votre semaine de travail en journées thématiques :

Kristi DaSilva, PDG de DaSilva Life et ClickUp Consultant, partage comment elle définit ses blocs horaires hebdomadaires et les suit dans ClickUp.

J'adore visualiser mes tâches principales dans la vue « Tableau » pour avoir une idée de ma charge de travail hebdomadaire. Même si j'utilise la vue « Tout » pour voir toutes les tâches que j'ai à accomplir pendant la semaine, j'aime planifier mes axes principaux dans mon « Bloc de temps hebdomadaire » chaque dimanche afin de préparer la semaine à venir.

Jack Dorsey, cofondateur de Twitter (désormais X) et PDG de Square, utilise lui aussi des journées thématiques pour gérer son temps et maintenir sa productivité.

Le lundi, dans les deux entreprises, je me concentre sur la gestion et la direction de l’entreprise… Le mardi est consacré au produit. Le mercredi est consacré au marketing, à la communication et à la croissance. Le jeudi est consacré aux développeurs et aux partenariats. Le vendredi est consacré à l’entreprise, à la culture d’entreprise et au recrutement. Le samedi, je prends congé et je pars en randonnée. Le dimanche est consacré à la réflexion, au retour d’expérience, à la stratégie et à la préparation de la semaine à venir.

Regroupement des tâches 📚

Avez-vous un nombre important de petites tâches similaires à accomplir au cours de la journée ou de la semaine ? Dans ce cas, le regroupement des tâches pourrait vous être utile.

Le regroupement des tâches est une technique de productivité qui consiste à « regrouper » des tâches similaires », ce qui réduit la charge cognitive. En fonction de votre volume de travail, vous pouvez réserver quelques heures par semaine à chaque type de tâche.

Par exemple, si vous travaillez dans l’équipe commerciale, vous pourriez créer des lots de tâches comme suit :

Marc Andreessen, cofondateur et associé général d’Andreessen Horowitz, est lui aussi convaincu que le « time blocking » favorise la productivité. Son approche combine le regroupement des tâches et les journées thématiques, les lundis et vendredis étant réservés au travail collaboratif.

En ce moment, ma journée type consiste littéralement à suivre le calendrier à la lettre. J'essaie d'avoir une journée aussi « programmée » que possible.

La méthode Pomodoro 🍅

Vous cherchez un moyen simple mais efficace d'organiser votre journée de travail pour améliorer votre productivité ou ne plus remettre les choses à plus tard ? Essayez la méthode Pomodoro.

Tirant son nom du chronomètre en forme de tomate (« Pomodoro » signifie « tomate » en italien) utilisé par son créateur, Francesco Cirillo, la technique Pomodoro consiste à travailler de manière concentrée pendant des intervalles de temps fixes, suivis de pauses. Chacune de ces sessions de travail est appelée un « Pomodoro ». Cette méthode de travail nous permet de rester motivés et améliore notre capacité de concentration.

Le célèbre acteur Tom Hanks s'est appuyé sur la méthode Pomodoro pour maintenir sa productivité lorsqu'il écrivait son premier livre, « The Making of Another Major Motion Picture Masterpiece ».

Comment commencer à organiser votre emploi du temps par blocs horaires

Même si vous pouvez vous lancer dans le « time blocking » à l'aide d'un simple agenda quotidien, une application de gestion des tâches dotée d'une fonctionnalité de gestion du temps s'avère plus efficace.

Une plateforme comme ClickUp facilite la gestion des plages horaires : vous pouvez ajouter, modifier et afficher vos plages horaires en toute simplicité. De plus, le fait de tout regrouper sur une même plateforme réduit les changements de contexte. 🚀

Faites le point sur tout ce que vous devez terminer

Commençons par le commencement : commencez par dresser la liste de tout ce que vous avez à faire. Plusieurs approches s’offrent à vous.

Grâce aux listes de tâches de ClickUp, vous pouvez créer une liste en ligne de vos actions à faire, accessible où que vous soyez. Ajoutez de la mise en forme, des couleurs et des liens à votre liste pour y apporter plus de détails. S'il s'agit de tâches que vous effectuez régulièrement, vous pouvez même créer un modèle à partir d'une checklist enregistrée.

Vous avez besoin d'informations plus détaillées ? ClickUp Docs et ClickUp Bloc-notes sont tous deux très utiles à cet effet. Créez votre liste de tâches en y ajoutant des détails et des informations supplémentaires, telles que des images et des liens. Vous pouvez également mentionner vos collègues en les ajoutant dans un commentaire du document.

Quelle que soit la méthode que vous choisissez, ClickUp vous permet de créer des tâches directement à partir de vos listes de tâches dans chacune de ces trois applications, afin que vous puissiez les afficher directement dans ClickUp Tasks.

Définissez vos priorités

Une hiérarchisation efficace et sans concession est la clé pour terminer vos projets, surtout lorsque le temps presse et que votre liste de tâches est interminable.

Une fois que vous avez transformé vos tâches en actions concrètes, utilisez les priorités des tâches dans ClickUp pour marquer chacune d’entre elles comme urgente ou leur attribuer une priorité élevée, moyenne ou faible. Cela vous garantit de vous attaquer en premier lieu aux tâches les plus importantes.

Réservez du temps pour toutes vos tâches

S'il est essentiel de définir des priorités, vous devez également savoir de combien de temps vous aurez besoin pour mener à bien vos tâches. ClickUp vous aide également dans ce domaine.

Les estimations de durée dans ClickUp vous permettent d’ajouter une durée estimée à chaque tâche et de la répartir entre différentes sous-tâches. En additionnant ces durées, vous pouvez également estimer la durée totale d’un projet. Il vous suffit de glisser-déposer les tâches dans la vue Calendrier pour visualiser votre planning.

Télécharger ce modèle

Grâce au modèle de gestion du temps quotidien de ClickUp, vous pouvez planifier votre emploi du temps pour une productivité maximale. Il vous aide à :

Ce modèle comprend également un Tableau blanc qui vous aide à définir facilement vos priorités en vous permettant de classer chaque tâche dans l'une des quatre catégories suivantes : À faire, à déléguer, à planifier et à supprimer.

Les équipes peuvent également utiliser le modèle de planning horaire de ClickUp pour tirer le meilleur parti de leur journée.

Créez des plages horaires pour toutes vos tâches prioritaires

Répertorier et hiérarchiser vos tâches, puis leur attribuer une estimation de durée, vous permet d’adopter une approche plus structurée de votre travail. L’étape suivante consiste à créer concrètement vos blocs d’horaire dans votre Calendrier. Les modèles de « time blocking » disponibles dans ClickUp peuvent vous aider dans cette démarche.

Si vous utilisez Google Agenda pour votre travail, vous pouvez tout simplement vous en servir pour planifier vos plages horaires. Il vous permet de réserver facilement du temps pour vos rendez-vous, vos tâches et vos évènements, et de les identifier par des codes de couleur selon vos préférences.

Analysez et optimisez

Maintenant que vous avez hiérarchisé vos tâches et réservé du temps pour chacune d'entre elles dans votre calendrier de gestion du temps, vous pouvez utiliser les différentes vues de ClickUp pour visualiser vos tâches comme vous le souhaitez.

Par exemple, vous pouvez suivre l'avancement des tâches en fonction de leur statut dans les tableaux Kanban, ou les filtrer et les trier pour les organiser dans une vue Liste.

Si vous dirigez une équipe, la vue « Charge de travail » vous aidera à visualiser l'emploi du temps de chaque membre de l'équipe et à vous assurer que personne n'est surchargé.

Les tableaux de bord ClickUp constituent un moyen simple d'analyser vos progrès et vos résultats. Suivez les taux d'achèvement des tâches pour vous-même et votre équipe, visualisez les relevés de temps et le temps consacré à chaque tâche, affichez le statut des tâches, et bien plus encore.

Vous pouvez également poser n'importe quelle question à l'IA : ClickUp Brain analysera les données de tous les tableaux de bord de votre environnement de travail pour vous répondre instantanément.

Voici ce qu'un client de ClickUp raconte sur la manière dont son entreprise a doublé sa productivité grâce à ClickUp.

L'utilisation de ClickUp nous a aidés à mieux planifier, à livrer plus rapidement et à structurer efficacement nos équipes. De plus, notre équipe de production a doublé de taille depuis que j'ai rejoint l'entreprise ! Cela n'aurait pas été possible si nous n'avions pas mis en place une structure solide pour l'allocation des ressources et la gestion de projet.

Erreurs à éviter et bonnes pratiques en matière de gestion par plages horaires

Voici quelques erreurs courantes en matière de gestion des blocs horaires et comment les éviter :

Surestimer sa productivité

Sans données de référence, on a facilement tendance à nourrir des attentes irréalistes quant aux échéanciers des tâches. Cela peut être source de stress lié au non-respect des échéances, à des tâches inachevées ou à des résultats loin d'être optimaux.

🌟Solution : N'oubliez pas de prendre en compte les retards dus aux interruptions courantes telles que les réunions, les appels téléphoniques, les e-mails, etc. Ajoutez également à vos estimations de durée les temps de préparation et/ou de transition. Acceptez le fait que des retards puissent survenir et hiérarchisez votre travail de manière à terminer les tâches les plus importantes en premier.

Essayer d'en faire trop

Si vous ne faites pas attention, vous risquez de surcharger votre emploi du temps. Il arrive parfois que l'on planifie chaque minute de la journée sans prévoir de temps pour les pauses. Or, il est essentiel de prévoir du temps pour les repas, le repos et même la réflexion créative.

🌟Solution : Prévoyez des espaces dans vos plages horaires pour tout, des pauses aux repas en passant par les trajets. Prévoir un peu de temps libre entre les tâches programmées peut également vous aider à ne pas surcharger votre calendrier.

Télécharger ce modèle

Le modèle de planification par blocs de ClickUp vous aide, vous et votre équipe, à :

Les vues mensuelles, quotidiennes et hebdomadaires vous aideront à planifier votre emploi du temps sur différentes durées et à rester sur la bonne voie. Des statuts personnalisés tels que « Annulé », « Achevé », « En cours » et « À faire » vous permettent de tenir toutes les parties prenantes informées de l'avancement de vos tâches.

Mauvaise hiérarchisation des priorités

Le « time blocking » sera inefficace si vous n’avez pas correctement hiérarchisé vos priorités. Sans une hiérarchisation adéquate, vous risquez de négliger des tâches essentielles. De plus, vous pourriez créer des retards imprévus si vous n’avez pas identifié les dépendances entre les tâches.

🌟Solution : utilisez un outil comme ClickUp pour identifier les dépendances et hiérarchiser efficacement vos tâches, en veillant à traiter en premier celles qui ont une priorité élevée. Réservez vos heures les plus productives au travail en profondeur et aux tâches essentielles, et consacrez les activités moins importantes aux moments de la journée où votre énergie est moindre.

Ne pas s'adapter

Pour que le « time blocking » soit une réussite, vous devez suivre les résultats et adapter votre approche au besoin afin d'améliorer votre niveau de productivité. Si vos priorités évoluent, il se peut que vous deviez réorganiser vos plages horaires, sans quoi vous risquez de vous sentir submergé.

🌟Solution : Faites des pauses à intervalles réguliers pour évaluer vos habitudes de planification et les ajuster si nécessaire. N’hésitez pas à modifier la taille et l’objectif de vos blocs horaires pour vous adapter aux changements de votre emploi du temps. Les outils de gestion du temps qui offrent une certaine flexibilité dans la planification sont le choix idéal dans ce cas.

Voici comment Kristi DaSilva gère son emploi du temps sur la plateforme.

Je dispose d’un dossier libellé « Blocs horaires quotidiens » qui contient 3 listes : « Matin », « Après-midi » et « Soir ». Dans ces listes, j’organise ma journée heure par heure afin d’optimiser ma productivité. J’attribue différents blocs de temps (30, 60 ou 90 minutes) à l’aide des champs personnalisés. Je procède à cette préparation la veille au soir afin de me préparer pour le lendemain et d’optimiser ma productivité grâce à un planning bien défini.

⭐️ Bonus : regardez la vidéo de ClickUp sur le « time blocking » !

Optez pour la simplicité et gagnez en productivité avec ClickUp

Une gestion efficace du temps et des plannings de travail est la clé de la productivité et de l’évitement du burn-out. Essayez de créer des blocs d’horaire en utilisant les différentes techniques que nous vous avons recommandées afin de trouver celle qui vous convient le mieux.

Les plateformes de productivité et de gestion des tâches telles que ClickUp vous assistent dans la mise en œuvre des techniques de gestion du temps que vous avez choisies, tout en vous fournissant des outils supplémentaires pour mieux gérer votre travail.

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