« La différence entre les gens qui réussissent et ceux qui réussissent vraiment, c'est que ces derniers disent non à presque tout », a déclaré un jour Warren Buffet.
Le mot clé ici est « presque ».
Pour atteindre la réussite, il faut être capable de se concentrer sur ce qui compte et d'éliminer presque tout le reste. En d'autres termes, il faut maîtriser l'art de la hiérarchisation rigoureuse et impitoyable. Voyons comment.
Qu'est-ce que la hiérarchisation impitoyable ?
La hiérarchisation impitoyable consiste à choisir systématiquement et de manière cohérente les tâches sur lesquelles se concentrer pendant une période donnée, telle que la durée d'un projet, un mois, un trimestre, etc. , et à reporter tout ce qui n'est pas essentiel.
Une hiérarchisation impitoyable des priorités aide à :
- Atteindre des objectifs SMART limités mais ambitieux
- Éliminer les distractions une fois qu'une tâche/un projet/un sprint a commencé
- Gérer votre temps et vos ressources dans la poursuite d'objectifs spécifiques
- Améliorer la qualité du travail et l'efficacité de l'équipe
Si vous vous demandez en quoi cela consiste exactement, voici la réponse.
| Hiérarchisation régulière des priorités | Détermination impitoyable des priorités |
|---|---|
| Planifiez les tâches les plus à haute priorité en fonction de leur importance, de leur urgence et de la disponibilité des ressources. | Choisissez les tâches les plus importantes en fonction de leur valeur commerciale et de leur impact. |
| Comprend également les tâches « à faire » et « à faire éventuellement ». | N'inclut que les tâches indispensables. |
| Conçu pour organiser et planifier des projets | Vise à éliminer les distractions et à permettre une concentration accrue. |
| L'objectif est d'achever le plus possible. | L'objectif est d'effectuer le moins de tâches possible tout en atteignant l'objectif choisi (ou du moins une partie significative de celui-ci). |
| Offre une marge de manœuvre pour inclure des tâches contextuelles. | Ne laisse aucun espace pour ajouter des tâches après que la hiérarchie des priorités ait été terminée. |
Le processus de hiérarchisation impitoyable
Le principe de Pareto, ou règle des 80/20, stipule que 80 % des résultats proviennent de 20 % des efforts. Ainsi, en vous concentrant sur les 20 % les plus importants et en optimisant votre travail dans ces domaines, vous pouvez obtenir de meilleurs résultats.
Bien qu'elle ne soit pas tout à fait similaire, la gestion de projet Agile/Scrum/Lean préconise également l'élimination des processus inutiles afin de maximiser le rendement. En substance, quel que soit le secteur d'activité, l'un des facteurs clés de la réussite est de savoir hiérarchiser son travail.
Voyons comment vous pouvez créer un processus de hiérarchisation impitoyable et tirer parti de certains outils clés de gestion de projet tels que ClickUp pour y parvenir.
1. Comprenez le contexte
Avant de prendre toute décision en matière de hiérarchisation, comprenez le contexte commercial, les objectifs, les ressources disponibles, les risques, etc. qui entrent en ligne de compte dans vos tâches. Renseignez-vous sur les dépendances et les complexités de l'entreprise. Pour hiérarchiser efficacement, vous devez connaître le coût réel et le coût d'opportunité de tout ce que vous éliminez.
Une carte mentale est un excellent moyen de rassembler toutes ces informations. Les cartes mentales de ClickUp vous permettent de décomposer vos idées, d'établir des connexions, de maîtriser la complexité et de créer une vue unique de tout ce sur quoi vous travaillez.
2. Identifiez les priorités
Dressez une liste de tout ce parmi quoi vous devez choisir.
Dans un projet logiciel, il peut s'agir de fonctionnalités, de tickets ou d'histoires d'utilisateurs à traiter au cours de ce sprint. Dans une équipe commerciale, il peut s'agir de tous les prospects en cours, classés par étapes. Veillez à ne rien oublier à ce stade, même si cela semble sans importance. Notez également les priorités concurrentes afin de pouvoir les gérer ultérieurement.
ClickUp Tasks vous aide à y parvenir efficacement. Pour documenter l'ensemble des priorités relevant de votre compétence, configurez-les sous forme de projets, de tâches et de sous-tâches sur ClickUp. Reliez les tâches connexes. Ajoutez plus de contexte grâce aux champs personnalisés.
Ensuite, utilisez ClickUp Task Priorities pour identifier les tâches sur lesquelles vous allez travailler immédiatement.
3. Évaluez les options
La seule chose qui compte dans la hiérarchisation impitoyable des priorités est la valeur générée par chaque activité. Parfois, cela peut signifier la mesure dans laquelle une activité vous rapproche de vos objectifs.
Cependant, c'est là que réside toute la difficulté. Mesurer la valeur de chaque activité, en particulier par rapport aux autres, peut s'avérer difficile. Créez une échelle et respectez-la. Par exemple, les équipes marketing utilisent le lead scoring, les équipes logicielles utilisent la hiérarchisation MoSCoW ou le modèle Kano, et les chefs d'entreprise utilisent la matrice Eisenhower. Choisissez l'outil qui vous convient le mieux.
4. Prenez des décisions difficiles
Le chemin vers une hiérarchisation impitoyable est semé de décisions difficiles. Il est tentant de travailler sur des projets moins importants ou sur trop de tâches à la fois pour des raisons émotionnelles, par exemple parce qu'il s'agit d'un projet auquel un collègue est profondément attaché ou dans lequel il s'est trop investi, etc. Cependant, pour que la hiérarchisation impitoyable soit une réussite, vous devez prendre des décisions difficiles.
Éliminez tout ce qui n'est pas essentiel à votre projet et qui n'apporte pas une valeur ajoutée exceptionnelle. Mais à faire pour y parvenir sans compromettre vos relations professionnelles, lisez attentivement le point suivant.
5. Communiquez efficacement
Comme vous pouvez le constater, établir des priorités sans concession implique de prendre des décisions difficiles. D'une manière ou d'une autre, cela va contrarier certaines personnes. La meilleure façon d'éviter cela est de communiquer de manière proactive et empathique.
Si vous dépriorisez le problème de quelqu'un, asseyez-vous avec cette personne et expliquez-lui votre raisonnement. Montrez-lui que vous appréciez ses efforts, mais que vous avez rationalisé vos priorités. Discutez avec elle de ses objections et essayez de la convaincre de se rallier à votre vision.
6. Mesurez et optimisez
Quelle que soit votre confiance en votre capacité à établir des priorités, il y a toujours matière à amélioration. Pour chaque période pour laquelle vous établissez des priorités :
- Mesurez les résultats d'une hiérarchisation impitoyable en termes de valeur que vous aviez prévue.
- Évaluez la valeur perdue sur les tâches que vous avez dépriorisées afin de vérifier que vous avez fait le bon choix.
Utilisez les tableaux de bord ClickUp pour suivre vos résultats tout au long du projet. Configurez des widgets personnalisés pour les indicateurs que vous jugez importants, tels que les fonctionnalités développées, les bugs corrigés, les revenus, les bénéfices, etc.
Bien que ce processus en six étapes semble simple, il peut s'avérer une tâche difficile à accomplir.
Comment choisir entre développer des fonctionnalités de sécurité des données et intégrer GenAI dans votre produit ? Comment résister à la tentation d'effectuer des tâches faciles plutôt que des tâches complexes à forte valeur ajoutée ? Comment gérer la résistance des équipes dont le travail pourrait être dépriorisé ?
Nous avons quelques stratégies à vous proposer pour vous mettre sur la bonne voie.
Stratégies pour mettre en œuvre une hiérarchisation impitoyable
À chaque étape de la hiérarchisation impitoyable, plusieurs défis sont susceptibles d'apparaître. Bien qu'il soit impossible de les anticiper et de les résoudre à l'avance, voici quelques bonnes pratiques qui vous seront utiles.
Concentrez-vous sur la valeur
La principale raison de hiérarchiser impitoyablement les priorités est la valeur que cela crée pour l'entreprise. Cette valeur peut être :
- Revenus supplémentaires (lors du développement d'une nouvelle fonctionnalité/d'un nouveau produit)
- Éliminer les risques (tout en donnant la priorité à la sécurité des données ou à la conformité)
- Expérience client (lors de la refonte de l'interface utilisateur ou de la formation des équipes chargées de la réussite client)
- Efficacité (lors de la mise en œuvre d'outils de gestion de projet ou d'automatisation)
En fonction du projet sur lequel vous travaillez, déterminez la valeur la plus importante que vous souhaitez atteindre. Reliez-la aux grands objectifs de l'organisation. Ensuite, intégrez cela dans la hiérarchisation des tâches.
Par exemple, si vous êtes responsable marketing, vous pouvez donner la priorité aux activités de conversion en bas de l'entonnoir afin de conclure davantage de ventes plutôt que de développer une audience plus large. Cela aura un impact direct sur le chiffre d'affaires à court terme, si tel est l'objectif.
Soyez décisif
Il est relativement facile de prendre une décision depuis le confort de votre bureau. Cependant, face aux objections et à la résistance de votre équipe, vous pourriez être tenté de rajouter des tâches inutiles à votre liste de priorités. C'est une erreur. Une fois que vous avez défini vos priorités, soyez déterminé jusqu'à ce que vous ayez atteint votre objectif.
Pour vous assurer que vos décisions sont les bonnes :
- Recueillez les commentaires de toutes les parties prenantes pendant l’étape de compréhension du contexte.
- Informez-les bien à l'avance que vous allez établir des priorités sans concession ; cela leur évitera d'être surpris par la suite.
- Rendez vos évaluations scientifiques, fondées sur des données et objectives afin de ne pas remettre en question vos décisions par la suite.
- Communiquez de manière proactive avant que les ragots ne prennent le dessus au bureau.
- Expliquez votre raisonnement et sollicitez des commentaires.
Développez votre agilité
Comme nous l'avons dit, établir des priorités sans concession consiste à prendre des décisions difficiles. Par exemple, si vous êtes responsable des opérations et que vous devez établir des priorités parmi les projets, vous pouvez choisir de suspendre un projet expérimental lorsque l'économie ralentit.
Cependant, la hiérarchisation impitoyable des priorités n'est pas une excuse pour rester statique. Si la situation change radicalement, vous devez être capable de vous adapter rapidement. Dans l'exemple précédent, si votre projet expérimental portait sur l'IA, l'essor rapide de ChatGPT devrait être une bonne raison de repenser stratégiquement vos priorités.
Tirez parti de la hiérarchisation impitoyable dans divers contextes
La hiérarchisation impitoyable des priorités est un excellent outil dans tous les domaines. Par exemple, une écrivaine peut hiérarchiser impitoyablement l'achevement de son roman, annulant ainsi toutes les réunions pour de nouveaux projets, sa vie sociale ou d'autres activités de loisirs. Un athlète peut donner la priorité à un entraînement rigoureux pendant quelques mois avant les Jeux olympiques, éliminant les desserts, les contrats publicitaires ou les loisirs. Un vendeur peut utiliser la théorie du bocal de cornichons pour gérer son temps.
Dans tous ces cas, la capacité à se concentrer uniquement sur une seule chose peut être d'une aide précieuse. Voyons comment vous pouvez appliquer cela à votre travail.
Dans la gestion de projet
Une bonne gestion de projet consiste à fournir systématiquement les bons résultats. Dans cette optique, la hiérarchisation des projets implique :
- Comprendre les objectifs du projet, les jalons et la progression réalisée pour chacun d'entre eux
- Décomposez le projet en tâches qui contribuent à la réalisation des objectifs.
- Identifier les dépendances et les risques de retard
- Mettre en place des systèmes pour éviter les déraillements
Un outil de gestion de projet robuste comme ClickUp peut faire des merveilles à cet égard. ClickUp Objectifs peut vous aider à définir votre objectif principal, qui peut être suivi en fonction de votre progression sur des tâches spécifiques. La vue Gantt est idéale pour visualiser les dépendances et éliminer les obstacles à une gestion efficace des priorités.
Et ce n'est pas tout ! ClickUp Automatisations peut prendre en charge toutes les tâches fastidieuses, vous permettant ainsi de vous concentrer sur la manière de travailler plus rapidement sur vos priorités.
Dans le développement agile de logiciels
La hiérarchisation des priorités est l'un des principes fondamentaux du développement logiciel agile. En fait, l'un des principes de l'agilité est « l'art de maximiser la quantité de travail non fait ». Les équipes utilisent des techniques de hiérarchisation agile pour décider ce qu'elles vont construire pour chaque sprint, qui dure généralement deux semaines.
Une plateforme conçue pour la gestion agile de projets de développement logiciel dispose déjà d'outils et de modèles de hiérarchisation des priorités. Par exemple, le modèle de matrice des priorités de ClickUp vous aide à organiser les tâches sur une grille 2×2, en mesurant leur importance et leur urgence.
Dans les ressources humaines
Dans le domaine du recrutement, un adage populaire dit : « Si ce n'est pas un oui catégorique, c'est un non catégorique. » Cela signifie que si le responsable du recrutement n'est pas totalement convaincu de l'adéquation d'un candidat, celui-ci ne doit pas être embauché. En substance, éliminez sans pitié les profils qui ne correspondent pas.
La plupart des responsables RH passent leur temps à jongler entre la hiérarchisation des rôles clés à pourvoir, la conception de la structure de rémunération, l'élaboration de stratégies en matière de diversité et le traitement des griefs des employés. Lorsque les demandes arrivent, elles sont toutes présentées comme urgentes et importantes.
Un bon responsable RH doit être capable de hiérarchiser sans pitié les initiatives. Pouvez-vous vous pencher sur la refonte de la rémunération au cours du prochain trimestre ? Alors, passez à l'action. Vous manquez de recruteurs pour les rôles en cours de recrutement ? Réduisez le nombre de rôles à pourvoir. L'équipe des relations publiques souhaite que vous accordiez une interview à Vogue ? Refusez et recommandez quelqu'un d'autre, à moins que les résultats en termes d'image de marque de l'employeur ne soient significatifs.
La hiérarchisation des priorités, aussi impitoyable soit-elle, est une tâche individuelle. C'est à un individu ou à une équipe qu'il appartient de prendre les décisions. Votre plus grand défi consiste à mettre en œuvre ces priorités et à rester sur la bonne voie. C'est là qu'un logiciel de gestion de projet comme ClickUp peut vous être d'une aide précieuse.
Comment un logiciel de gestion de projet tel que ClickUp facilite la hiérarchisation impitoyable des priorités
À travers divers scénarios, nous avons vu comment les bons outils et modèles peuvent aider à prendre les bonnes décisions en matière de hiérarchisation des priorités. Voici un bref récapitulatif.
Tâches ClickUp : décomposer des projets complexes en tâches gérables vous aide à visualiser tout ce dont vous devez tenir compte avant d'établir vos priorités.
Priorités des tâches ClickUp : vous avez décidé de ce qui a une priorité ? Apposez une étiquette indiquant cette priorité sur ClickUp afin que tout le monde sache sur quoi se concentrer.
ClickUp Objectifs : l'objectif principal d'une hiérarchisation impitoyable est d'atteindre vos objectifs. Fixez des cibles d'achèvement des tâches sur ClickUp Objectifs et suivez votre progression en temps réel. Vous faites face à un changement radical ? Adaptez-vous et soyez agile grâce à ClickUp, qui met toutes les informations relatives à votre projet à portée de main.
Modèles de hiérarchisation des priorités: la hiérarchisation des priorités peut être difficile. Bien que les décisions vous appartiennent, ClickUp simplifie le processus décisionnel grâce à des modèles prédéfinis basés sur des cadres populaires tels que la matrice d'Eisenhower.
Vue Charge de travail ClickUp : vous souhaitez peut-être hiérarchiser un nombre de tâches, mais si vous ne disposez pas des ressources nécessaires pour les mener à bien, cela ne sert à rien. Utilisez la vue Charge de travail ClickUp pour voir clairement qui fait quoi, qui est disponible et qui peut être réaffecté.
Avantages et défis d'une hiérarchisation impitoyable des priorités
Il est évident que la hiérarchisation impitoyable n'est pas une tâche facile. Non seulement il est difficile d'établir des priorités, mais il est tout aussi difficile de les mettre en œuvre et de rester concentré sur celles-ci avec une seule idée en tête. Alors, pourquoi le faire ?
Avantages d'une hiérarchisation impitoyable des priorités
- Concentration : la hiérarchisation impitoyable permet aux équipes de travailler sur une seule tâche à la fois, sans distraction et avec une concentration profonde et ininterrompue.
- Clarté : en établissant des priorités, les chefs d'entreprise font preuve de clarté dans leur réflexion et leurs actions auprès de leurs équipes, ce qui réduit la confusion et le sentiment de surcharge.
- Contrôle : la pratique courante consiste à hiérarchiser 1 à 3 objectifs/activités à la fois. Cela permet aux dirigeants de contrôler les opérations et d'intervenir si nécessaire.
- Éviter le syndrome de l'« objet brillant » : cela aide les équipes à éliminer les distractions, en particulier celles liées aux nouvelles technologies et aux nouveaux produits.
- De meilleures chances de réussite : comme la hiérarchisation impitoyable se concentre intensément sur la valeur ou le retour sur investissement, les chances d'obtenir des résultats basés sur la valeur sont plus élevées.
- Équilibre entre travail et vie privée : les équipes qui connaissent leurs priorités peuvent bien gérer leur temps et bénéficier d'un meilleur équilibre entre travail et vie privée.
Cela ne signifie pas pour autant que cette technique ne présente aucun défi.
Les défis d'une hiérarchisation impitoyable
Définition de la valeur : dans la gestion de projet, le marketing, les ressources humaines, etc., définir le concept de valeur peut s'avérer difficile. Pour éviter cela, choisissez votre rubrique. Discutez avec les chefs d'entreprise pour déterminer les bons indicateurs de la valeur de chaque tâche.
Manque de vision à long terme : il arrive parfois qu'un chef de projet établisse sans pitié les priorités pour les deux semaines à venir, sans se soucier de la suite, ce qui compromet les projets à long terme. Évitez cela en établissant les priorités pour le travail immédiat tout en gardant à l'esprit les objectifs à long terme.
Aversion pour les conflits : un leader qui a peur de contrarier les gens en établissant des priorités peut prendre involontairement de mauvaises décisions. Apprenez à être décisif. Envisagez de faire appel à un coach pour vous aider à surmonter les conflits et votre tendance à vouloir plaire à tout le monde.
Échecs majeurs, le cas échéant : si votre processus de hiérarchisation des priorités est défaillant et que vous consacrez des ressources à des projets qui ne génèrent aucune valeur, vos échecs pourraient être bien plus importants que si vous aviez réparti vos efforts.
Évitez les échecs majeurs en prenant des décisions réfléchies pour établir vos priorités. Choisissez la bonne définition de la valeur. Validez-la auprès de vos pairs et des dirigeants d'entreprise. Et surtout, soyez agile. Suivez les progrès et soyez prêt à vous adapter si les choses ne se passent pas comme prévu.
Une autre chose que vous pouvez faire est d'utiliser le pouvoir du « Pas maintenant ». Au lieu d'éliminer complètement les tâches moins importantes, reportez-les à un moment ultérieur et défini.
Le pouvoir du « pas maintenant » dans la hiérarchisation impitoyable des priorités
Si vous prenez les paroles de Warren Buffet au pied de la lettre, vous hésiterez naturellement à rejeter les idées de votre équipe. Un « non » catégorique, surtout dans un contexte où cela n'est pas une priorité, peut entraver l'innovation et affecter le moral des employés.
Une réponse bien meilleure et plus ouverte consiste à dire « Pas maintenant » et à expliquer votre raisonnement. Lorsqu'un développeur propose d'ajouter une nouvelle fonctionnalité, vous pouvez répondre : « Pas maintenant, car cela ne fait pas partie de notre feuille de route pour ce trimestre. Mais nous en rediscuterons au quatrième trimestre. »
En reconnaissant les idées et en encourageant l'expérimentation, tout en établissant des priorités sans concession en fonction de la valeur, vous pouvez créer un environnement de travail plus durable. Vous pouvez utiliser l'énergie physique, créative et émotionnelle des membres de votre équipe pour construire ce qui compte vraiment.
D'une certaine manière, en réduisant au minimum vos projets, vous pouvez également réduire au minimum les ressources que vous déployez (serveurs, centres de données, calcul, etc.) et favoriser un fonctionnement plus rationnel et plus efficace.
Maîtrisez la hiérarchisation impitoyable avec ClickUp
Si vous travaillez sur tout à la fois, vous n'acheverez rien, dit-on. Souvent, pour atteindre des objectifs audacieux et ambitieux, il faut choisir une voie et s'y consacrer corps et âme sans jamais s'en écarter.
Cela est particulièrement vrai dans l'économie du savoir, où les énergies sont limitées, les talents difficiles à trouver et les initiatives de résolution de problèmes constamment menacées d'être compromises par des perturbations importantes. Souvent, la seule façon de maximiser les talents et l'énergie dont nous disposons est de pratiquer une hiérarchisation impitoyable.
Faites la liste de vos idées. Classez vos tâches par ordre de priorité. Concentrez-vous sur ce qui compte vraiment. Séparez le bon grain de l'ivraie.
Donnez la priorité au travail à forte valeur ajoutée sans effort grâce à ClickUp. Essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui.