Comment maîtriser une hiérarchisation impitoyable des priorités pour des performances maximales

"La différence entre les gens qui réussissent et ceux qui réussissent vraiment, c'est que les gens qui réussissent vraiment disent non à presque tout", a déclaré un jour Warren Buffet.

Le mot clé ici est "presque"

Pour réussir, il faut être capable de se concentrer sur ce qui compte et d'écarter presque tout le reste. En d'autres termes, il faut maîtriser une hiérarchisation rigoureuse et impitoyable des priorités. Voyons comment.

Qu'est-ce qu'une hiérarchisation impitoyable ?

L'établissement rigoureux des priorités consiste à choisir ce sur quoi il faut se concentrer, de manière systématique et cohérente, pendant une période donnée, telle que la durée d'un projet, d'un mois, d'un trimestre, etc. et à reporter tout le reste.

L'établissement de priorités impitoyables est utile dans les domaines suivants

• Atteindre des objectifs SMART limités mais ambitieux
• Éliminer les distractions une fois qu'une tâche, un projet ou un sprint a commencé
• Gérer son temps et ses ressources dans la poursuite d'objectifs spécifiques
• Améliorer la qualité des résultats et l'efficacité de l'équipe

Si vous vous demandez si cela ressemble à de l'établissement de priorités, qu'est-ce que l'impitoyable a à voir avec cela ? Voici la réponse.

Les différences entre la priorisation normale et la priorisation impitoyable

Le processus de priorisation impitoyable

Le processus Principe de Pareto ou règle des 80/20 stipule que 80 % des résultats proviennent de 20 % des efforts. Mon travail consiste donc à se concentrer sur les 20 % les plus utiles et à optimiser le travail dans ces domaines pour obtenir de meilleurs résultats.

Bien qu'elles ne soient pas entièrement similaires, les méthodes Agile/Scrum/ Gestion de projet Lean croit également en l'élimination des processus inutiles afin de maximiser la production. En substance, dans tous les secteurs d'activité, l'un des facteurs clés de la réussite est de savoir comment établir des priorités dans son travail .

Voyons comment vous pouvez créer un processus de hiérarchisation impitoyable et tirer parti de certains outils de gestion de projet clés comme ClickUp pour le faire.

1. Comprendre le contexte

Avant de prendre toute décision concernant l'établissement des priorités, comprenez le contexte de l'entreprise, les objectifs, les ressources disponibles, les risques, etc. qui entrent en ligne de compte dans vos tâches. Renseignez-vous sur les dépendances et les complexités de l'entreprise. Pour hiérarchiser efficacement les priorités, vous devez connaître le coût réel et le coût d'opportunité de tout ce que vous éliminez.

Une carte mentale est un excellent moyen de rassembler toutes ces informations. Les cartes mentales de ClickUp vous permettent de décomposer les idées, d'établir des connexions, de maîtriser la complexité et d'afficher d'un seul coup d'œil tout ce sur quoi vous travaillez.

visualisez le contexte et apprivoisez la complexité avec ClickUp Mind Maps_

2. Identifier les priorités

Dressez une liste de tout ce que vous avez à choisir.

Dans un projet logiciel, il peut s'agir de fonctionnalités, de tickets ou de récits d'utilisateurs sur lesquels travailler au cours du sprint. Dans une équipe commerciale, il peut s'agir de tous les leads dans le pipeline, organisés par différentes étapes. Veillez à ne rien oublier à cette étape, aussi peu pertinent que cela puisse paraître. Notez les priorités concurrentes afin de pouvoir les gérer ultérieurement. Tâches ClickUp vous aide à atteindre cet objectif de manière efficace. Pour documenter l'ensemble des priorités dont vous avez la charge, définissez-les en tant que projets, tâches et sous-tâches sur ClickUp. Achevez les tâches connexes. Ajoutez plus de contexte avec les champs personnalisés.

Enfin, utilisez Priorités des tâches ClickUp pour identifier ce sur quoi vous allez travailler immédiatement.

identifier les priorités des tâches sur ClickUp_

3. Évaluer les options

La seule chose qui compte dans l'établissement impitoyable des priorités est la valeur que chaque activité génère. Parfois, cela peut signifier dans quelle mesure une activité vous pousse vers vos objectifs.

Mais c'est là que le bât blesse. Mesurer la valeur de chaque activité, surtout par rapport à d'autres, peut s'avérer difficile. Créez une échelle et tenez-vous-y. Par exemple, les équipes de marketing utilisent l'évaluation des prospects, les équipes de logiciels utilisent l'évaluation de la qualité de l'information Hiérarchisation du MoSCoW ou le modèle de Kano, et les chefs d'entreprise utilisent le modèle de la Matrice d'Eisenhower . Choisissez l'outil qui vous convient le mieux.

4. Prendre des décisions difficiles

Le chemin qui mène à une hiérarchisation impitoyable des priorités est parsemé de décisions difficiles. Il est tentant de travailler sur des projets moins critiques ou sur un trop grand nombre de tâches à la fois pour des raisons émotionnelles, par exemple parce qu'il s'agit d'un projet dans lequel un collègue est profondément engagé ou parce qu'il a demandé trop d'investissement, etc. Cependant, pour qu'une hiérarchisation impitoyable soit une réussite, vous devez prendre des décisions difficiles.

Éliminez tout ce qui n'est pas l'aspect le plus critique de votre projet et qui ne crée pas une valeur extraordinaire. Mais pour faire cela d'une manière qui ne mette pas en péril vos relations professionnelles, surveillez le point suivant.

5. Communiquer efficacement

Comme vous le voyez, l'établissement impitoyable des priorités consiste à prendre des décisions difficiles. D'une manière ou d'une autre, cela va contrarier certaines personnes. Le meilleur moyen d'éviter cela est de communiquer de manière proactive et empathique.

Si vous ne donnez pas la priorité au problème de quelqu'un, faites-le asseoir et expliquez-lui votre raisonnement. Montrez-lui que ses efforts sont appréciés, mais que votre attention a été réduite. Discutez avec eux des objets et essayez de les faire adhérer à votre vision.

6. Mesurer et optimiser

Quel que soit le degré de confiance que vous avez dans vos priorités, il y a toujours quelque chose à améliorer. Pour chaque période que vous classez par ordre de priorité :

• Mesurez les résultats de la priorisation impitoyable en termes de valeur que vous avez projetée
• Évaluez la valeur perdue pour les tâches que vous avez dépriorisées afin de confirmer que vous avez fait le bon choix

Utiliser Tableaux de bord ClickUp pour suivre vos résultats tout au long du projet. Créez des paramètres personnalisés pour les indicateurs que vous jugez utiles, tels que les fonctionnalités développées, les bugs éliminés, le chiffre d'affaires, les bénéfices, etc.

exploitez les indicateurs et les tableaux de bord avec ClickUp Dashboard_

Bien que ce processus en six étapes semble simple, il peut s'agir d'une tâche ardue.

À faire le choix entre le développement de fonctionnalités de sécurité des données et l'intégration de la GenAI dans votre produit ? À résister à la tentation de faire des tâches faciles plutôt que des tâches complexes à forte valeur ajoutée ? À faire face à la résistance des équipes dont le travail risque d'être dépriorisé ?

Nous avons quelques paramètres pour vous placer sur un terrain stable.

Stratégies de mise en œuvre d'une hiérarchisation sans faille

À chaque étape de l'établissement de priorités absolues, plusieurs défis sont susceptibles d'apparaître. Bien qu'il soit impossible de les anticiper et de les résoudre tous, voici quelques bonnes pratiques qui vous mettront sur la bonne voie.

Se concentrer sur la valeur

La principale raison de donner la priorité à un projet est la valeur qu'il crée pour l'entreprise. Cette valeur peut être :

• Des revenus supplémentaires (lors de la création d'une nouvelle fonctionnalité/d'un nouveau produit)
• Élimination des risques (en donnant la priorité à la sécurité des données ou à la conformité)
• Expérience client (lors de la refonte de l'interface utilisateur ou de la formation des équipes chargées de la réussite des clients)
• Efficacité (lors de la mise en œuvre d'outils de gestion de projet ou d'automatisation)

En fonction du projet sur lequel vous travaillez, déterminez quelle est la valeur la plus importante que vous cherchez à obtenir. Reliez-le aux grands objectifs de l'organisation. Ensuite, assimilez cela à la priorisation des tâches.

Par exemple, si vous êtes le titre du marketing, vous pourriez donner la priorité aux activités de conversion du bas de l'entonnoir pour conclure plus de ventes au lieu de construire une base d'audience plus large. Cela aura un impact direct sur le chiffre d'affaires à court terme, si tel est l'objectif.

Être décisif

Il est relativement facile de s'asseoir dans le confort de son bureau et de prendre une décision. Cependant, face aux objets et à la résistance de votre équipe, vous pourriez être tenté de rajouter des tâches inutiles à votre liste de priorités. C'est une erreur. Une fois que vous avez défini vos paramètres, faites preuve de détermination jusqu'à ce que vous atteigniez vos objectifs.

Pour que vos décisions tiennent la route :

• Obtenez l'avis de toutes les parties prenantes au cours de l'étape de compréhension du contexte
• Informez-les bien à l'avance que vous allez établir des priorités sans pitié ; cela leur évitera d'être surpris par la suite
• Faites en sorte que vos évaluations soient scientifiques, fondées sur des données et objectives afin de ne pas remettre vos décisions en question par la suite
• Communiquez de manière proactive avant que les ragots de bureau ne prennent le dessus
• Expliquez votre raisonnement et invitez vos interlocuteurs à vous faire part de leurs commentaires

Renforcer l'agilité

Comme nous l'avons dit, la hiérarchisation impitoyable consiste à prendre des décisions difficiles. Par instance, si vous êtes le directeur des opérations qui hiérarchise les projets, vous pouvez choisir de mettre en pause un projet expérimental lorsque l'économie ralentit.

Cependant, l'établissement impitoyable de priorités n'est pas une excuse pour rester statique. Si la situation change radicalement, vous devez être en mesure de vous adapter rapidement. Dans l'exemple précédent, si votre projet expérimental portait sur l'IA, l'essor rapide du ChatGPT devrait être une bonne raison de repenser stratégiquement vos priorités.

Tirer parti d'une hiérarchisation impitoyable dans différents contextes

La priorisation impitoyable est un excellent outil dans tous les domaines. Par exemple, un écrivain pourrait donner une priorité impitoyable à l'achevé de son roman, annulant ainsi toutes les nouvelles réunions de projet, la vie sociale ou d'autres activités de loisirs. Un athlète pourrait donner la priorité à un entraînement rigoureux pendant quelques mois avant les Jeux olympiques, éliminant ainsi les desserts, l'approbation des athlètes ou les loisirs. Un vendeur peut utiliser la méthode du théorie du bocal à cornichons pour la gestion du temps.

Dans tous ces cas, la capacité à se concentrer fermement sur une seule chose peut s'avérer extrêmement utile. Voyons comment vous pouvez l'appliquer à votre travail.

Dans la gestion de projet

Une bonne gestion de projet consiste à fournir les bonnes choses de manière cohérente. Dans cette optique, la hiérarchisation des projets implique :

• Comprendre les objectifs du projet, les jalons et la progression de chacun d'entre eux
• Décomposer le projet en tâches qui permettent d'atteindre les objectifs
• Identifier les dépendances et les possibilités de retard
• Mettre en place des systèmes pour éviter les déraillements

Un outil de gestion de projet robuste comme ClickUp peut faire des merveilles à cet égard. Objectifs de ClickUp peut vous aider à définir votre étoile polaire, qui peut être suivie en fonction de votre progression sur des tâches spécifiques. La vue Gantt permet de visualiser les dépendances et d'éliminer les obstacles à l'efficacité du travail gestion des priorités .

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Gantt-Chart-View.png Vue Gantt du diagramme ClickUp /$$img/

utiliser la vue diagramme Gantt de ClickUp pour gérer les dépendances d'un projet_

En plus de cela, il est possible d'utiliser la vue du diagramme de Gantt de ClickUp Automatisations ClickUp se chargent de tout le travail, ce qui vous permet de vous concentrer sur les aspects suivants comment travailler plus vite sur vos priorités.

Dans le développement agile de logiciels

L'établissement de priorités est l'un des principes fondamentaux du développement agile de logiciels. En fait, l'un des principes de l'agile est "l'art de maximiser la quantité de travail non fait" Les équipes utilisent les techniques agiles de priorisation pour décider de ce qu'il faut construire pour chaque sprint, qui dure généralement deux semaines.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-12.jpeg Modèle de matrice des priorités de ClickUp https://app.clickup.com/signup ?template=kkmvq-6322890&department=pmo&_gl=1*w8iyck*_gcl_aw*R0NMLjE3MTY4OTYxNzQuQ2p3S0NBandnZGF5QmhCUUVpd0FYaE14dHV0Y19ylZbHJWVy1pOFJpbU9NVDF4NmtxTkxROUs1U2pSc2pckQyWHVZHlhSUpaQTZob0NqbXdRQXX0J3RQ..*_gcl_au*NDI0NTI2MDcyLjE3MjI4NjI4NDM.
Télécharger ce modèle /$$cta/

Une plateforme conçue pour la gestion agile de projets de développement de logiciels aura déjà des outils de priorisation et des modèles. Par exemple, Modèle de matrice des priorités de ClickUp vous aide à organiser les tâches sur une grille 2×2, en mesurant l'importance et l'urgence.

Dans les ressources humaines

Dans le domaine de l'acquisition de talents, un adage populaire dit : "Si ce n'est pas un oui, c'est un non" Ce que cela suggère, c'est que si le responsable du recrutement n'est pas entièrement convaincu de l'adéquation d'un candidat, celui-ci ne doit pas être achevé. En substance, éliminez impitoyablement les profils qui ne correspondent pas.

La plupart des responsables des ressources humaines passent leur temps à établir des priorités pour les rôles clés à pourvoir, à concevoir la structure de rémunération, à élaborer des stratégies en matière d'initiatives de diversité et à traiter les griefs des employés. Lorsque les demandes arrivent, elles sont toutes présentées comme urgentes et importantes.

Un bon responsable des ressources humaines doit être capable de hiérarchiser les initiatives de manière impitoyable. Pouvez-vous examiner la refonte de la rémunération au cours du prochain trimestre ? Dans ce cas, déplacez-la. À faites-vous une pénurie de recruteurs pour les rôles en cours de recrutement ? Réduisez le nombre de postes à pourvoir. À l'équipe des relations publiques qui veut vous faire passer un entretien avec Vogue ? Dites non et recommandez quelqu'un d'autre, à moins que les retombées en termes de marque employeur ne soient significatives.

L'établissement de priorités, aussi impitoyable soit-il, est une tâche individuelle. C'est le travail d'une personne ou d'une équipe de prendre des décisions. Votre plus grand défi consiste à mettre en œuvre ces priorités et à rester sur la bonne voie. C'est là qu'un logiciel de gestion de projet comme ClickUp peut être d'une aide précieuse.

Comment un logiciel de gestion de projet tel que ClickUp facilite l'établissement de priorités impitoyables

À travers divers scénarios, nous avons vu comment les bons outils et modèles peuvent aider à prendre les bonnes décisions en matière de priorisation. Voici un bref récapitulatif.

Tâches ClickUp : La décomposition de projets complexes en tâches gérables vous permet de voir tout ce à quoi vous devez penser avant d'établir des priorités

ClickUp Priorités des tâches : Vous avez décidé de ce qui est prioritaire ? Étiquettez-le comme tel sur ClickUp pour que chacun sache sur quoi il doit se concentrer.

ClickUp Objectifs : L'objectif premier d'une hiérarchisation sans faille est d'atteindre des objectifs. Définissez des cibles d'achèvement des tâches sur ClickUp Objectifs et suivez votre progression en temps réel. Vous êtes confronté à un changement radical ? Adaptez-vous et soyez agile en ayant toutes les informations relatives à votre projet à portée de main grâce à ClickUp. Modèles de priorisation : Il n'est pas toujours facile d'établir des priorités. Bien que les décisions vous appartiennent, ClickUp simplifie le processus de prise de décision grâce à des modèles préconçus basés sur des cadres populaires tels que la matrice d'Eisenhower.

ClickUp Vue Charge de travail : Vous pourriez vouloir prioriser un certain nombre de choses, mais si vous n'avez pas les ressources nécessaires pour les réaliser, cela ne sert à rien. Utilisez la vue de la charge de travail Vue Charge de travail ClickUp pour savoir clairement qui fait quoi, qui est disponible et qui peut être réaffecté.

Simplifiez la priorisation basée sur les ressources avec ClickUp Charge de travail View

Avantages et défis d'une priorisation impitoyable

Effacées, les priorités impitoyables ne sont pas une tâche facile. Non seulement il est difficile d'établir des priorités en premier lieu, mais il est tout aussi difficile de mettre en œuvre ces priorités et de rester concentré sur elles avec un esprit monocorde. Alors, pourquoi le faire ?

Avantages d'une hiérarchisation impitoyable des priorités

• Concentration : L'établissement impitoyable des priorités permet aux équipes de travailler sur une seule chose à la fois, sans distraction et en se concentrant profondément et sans être dérangées
• Clarté : En établissant des priorités, les chefs d'entreprise font preuve de clarté de pensée et d'action auprès de leurs équipes, minimisant ainsi la confusion et l'accablement
• Contrôle : La pratique courante consiste à donner la priorité à 1 à 3 objectifs/activités à la fois. Cela permet aux dirigeants de contrôler les opérations et d'intervenir si nécessaire
• Éviter le syndrome de l'objet brillant : Cela aide les équipes à éliminer les distractions, en particulier les nouvelles technologies et les nouveaux produits
• De meilleures chances de réussite : L'établissement impitoyable des priorités se concentrant intensément sur la valeur ou le retour sur investissement, les chances d'obtenir des résultats fondés sur la valeur sont plus élevées
• L'équilibre entre le travail et la vie privée : Les équipes qui connaissent leurs priorités peuvent bien gérer leur temps et bénéficier d'un meilleur équilibre entre travail et vie privée

Cela ne signifie pas pour autant que cette technique n'est pas exempte de difficultés.

Les défis d'une priorisation impitoyable

Définition de la valeur : En gestion de projet, en marketing, en RH, etc. la définition du concept de valeur peut être un défi. Pour éviter cela, choisissez votre rubrique. Discutez avec les chefs d'entreprise des bons indicateurs de la valeur de chaque tâche.

La myopie : Il arrive qu'un gestionnaire de projet établisse impitoyablement les priorités des tâches pour les deux semaines à venir, sans se soucier de ce qui se passera après, ce qui fait dérailler les projets à long terme. Pour éviter cela, il faut donner la priorité au travail immédiat en gardant à l'esprit les objectifs à long terme.

L'aversion pour les conflits : Un dirigeant qui a peur de contrarier les gens en établissant des priorités peut, par inadvertance, prendre les mauvaises décisions. Apprenez à être décisif. Envisagez de faire appel à un coach pour vous aider à gérer les conflits et à plaire aux gens.

Les grands échecs, s'il y en a : Si votre processus de hiérarchisation est défectueux et que vous affectez des ressources à des projets qui ne produisent pas de valeur, vos échecs risquent d'être beaucoup plus importants que si vous aviez réparti vos mises.

Évitez les échecs cuisants en prenant des décisions réfléchies en matière d'établissement des priorités. Choisissez la bonne définition de la valeur. Validez-la auprès de vos pairs et des chefs d'entreprise. Et surtout, soyez agile. Suivez les cours et soyez prêt à vous adapter si les choses ne se déroulent pas comme prévu.

Une autre chose que vous pouvez faire est d'utiliser le pouvoir du "pas maintenant" Au lieu d'achever les tâches les moins importantes, reportez-les à une date ultérieure.

Le pouvoir du "pas maintenant" dans l'établissement de priorités impitoyables

Si vous prenez les paroles de Warren Buffet au pied de la lettre, vous seriez naturellement inquiet à l'idée de dire non aux idées de votre équipe. Un "non" sans équivoque, surtout s'il ne s'agit pas d'une priorité, peut contrecarrer l'innovation et affecter le moral des employés.

Une réponse bien meilleure et plus ouverte consiste à dire "Pas maintenant" et à l'assortir d'une justification. Lorsqu'un développeur propose d'ajouter une nouvelle fonctionnalité, vous pouvez dire : "Pas maintenant, parce que ce n'est pas dans le plan de route que nous avons prévu pour ce trimestre. Mais nous en reparlerons au quatrième trimestre."

En reconnaissant les idées et en encourageant l'expérimentation tout en hiérarchisant impitoyablement les priorités en fonction de la valeur, vous pouvez créer un environnement de travail plus durable. Vous pouvez utiliser l'énergie physique, créative et émotionnelle des membres de votre équipe pour construire ce qui compte.

D'une certaine manière, en minimisant vos projets, vous pouvez également minimiser les actifs que vous déployez, les serveurs, les centres de données, l'informatique, etc. et favoriser un fonctionnement plus léger et plus efficace.

Maîtriser une priorisation impitoyable avec ClickUp

Si vous travaillez sur Tout à la fois, vous n'achèverez rien, dit-on. Souvent, la réalisation d'objectifs audacieux et ambitieux exige que vous choisissiez une voie et que vous appliquiez une concentration sans faille pour ne jamais vous en écarter.

C'est particulièrement vrai dans l'économie de la connaissance, où les énergies sont limitées, les talents difficiles à trouver et où les initiatives de résolution de problèmes risquent constamment d'être déréglées par d'importantes perturbations. Souvent, la seule façon de maximiser les talents et l'énergie dont nous disposons est de pratiquer une hiérarchisation impitoyable des priorités.

Dressez la liste de vos idées. Classez vos tâches. Travaillez sur ce qui est important. Séparez le bon grain de l'ivraie.

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