Imagina un mundo paralelo en el que dispusiera de tiempo y recursos ilimitados. Podría impulsar proyectos ambiciosos, perseguir prioridades infinitas y hacerlo todo sin estrés.
Por desgracia, las cosas no funcionan así. Como gestor de proyectos, gestionas múltiples proyectos y prioridades en un momento dado.
Siempre estás sujeto a limitaciones: de tiempo, recursos y todo.
Para que todos tus proyectos lleguen a buen puerto, debes ser implacable en tu forma de gestionarlos.
Hemos elaborado una lista con los tres mejores programas de gestión de proyectos para gestionar múltiples prioridades y proyectos, a pesar del caos y los obstáculos que ello conlleva.
El mejor software de gestión de proyectos para gestionar múltiples prioridades: de un vistazo
A continuación, se muestra una comparación entre los tres mejores programas de gestión de proyectos para gestionar múltiples prioridades:
| Nombre de la herramienta | Ideal para | Funciones principales | Precios* |
|---|---|---|---|
| ClickUp | Gestión de proyectos y colaboración basadas en IA. | Gestión y priorización de tareas, inteligencia contextual basada en IA, agentes de IA sin código. | Free Forever; personalización personalizada disponible. |
| Asana | Seguimiento de proyectos y flujos de trabajo de equipos multifuncionales. | Mis tareas, AI Studio, Portfolios, Compañeros de equipo de IA | Gratis; los planes de pago comienzan en 13,49 $/usuario/mes. |
| Trello | Gestión visual de tareas y colaboración | Tableros y tarjetas visuales, listas de control, automatización Butler, Power-Ups. | Gratis; los planes de pago comienzan en 6 $/usuario/mes. |
👀 ¿Sabías que...? En cualquier momento dado, un gestor de proyectos está trabajando en varios proyectos. Necesita superpoderes para garantizar el mismo nivel de concentración y calidad de resultados en todos ellos. Porque el coste de un rendimiento deficiente de los proyectos supone un enorme desperdicio de inversión: un 11,4 %, para ser precisos.
¿Qué debe buscar en un software de gestión de proyectos para gestionar múltiples prioridades?
Cuando todas las tareas parecen urgentes, lo que realmente necesitan los gestores de proyectos no es más plan de proyecto, sino más claridad.
Estas son algunas de las funciones clave que debe buscar en una herramienta de gestión de proyectos para gestionar múltiples prioridades de forma eficaz:
- Priorice las tareas de forma visual: busque un software de gestión de proyectos con indicadores de prioridad, rótulos o campos personalizados que muestren lo que requiere atención con prioridad. Esto le ayudará a gestionar la asignación de tareas y a realizar un seguimiento de múltiples proyectos en varios equipos sin confusión.
- Utilice múltiples vistas para evaluar el trabajo desde diferentes ángulos: cambiar entre las vistas Lista, Tablero, Calendario y Gantt/Línea de tiempo facilita el planear proyectos, independientemente de su complejidad, y permite ver cómo los cambios en las prioridades afectan a los plazos.
- Realice un seguimiento de la carga de trabajo y la capacidad del equipo: elija una herramienta de gestión de proyectos que muestre la capacidad y la carga de trabajo del equipo para no sobrecargar a las mismas personas en múltiples proyectos de clientes o flujos de trabajo internos.
- Establezca dependencias y reprogramaciones automáticas: si una tarea se retrasa, las demás tareas deben ajustarse automáticamente. Esto ayuda a reducir el riesgo y facilita la compatibilidad de riesgos en proyectos complejos o de alto riesgo.
- Centralice la comunicación dentro de las tareas: busque herramientas de colaboración integradas que vinculen las conversaciones, las aprobaciones y los archivos directamente con las tareas. Le ahorrará mucho tiempo cuando realice el seguimiento de múltiples proyectos.
- Automatice los recordatorios, los traspasos y las actualizaciones: cuando cambian las prioridades, las automatizaciones deben actualizar los estados, notificar a los propietarios y mover las tareas a la fase adecuada, lo que reduce el esfuerzo manual para gestionar los proyectos de manera eficiente.
- Integraciones perfectas: su software de gestión de proyectos debe integrarse con las aplicaciones existentes en su pila tecnológica, como el correo electrónico, el chat y el almacenamiento de archivos, para evitar cambios de contexto al gestionar proyectos.
🧠 Dato curioso: La palabra «prioridad » proviene del latín prioritas, que significa «primero en rango u orden». Históricamente, se utilizaba en singular, lo que implicaba que solo podía haber una prioridad a la vez. La forma plural, «prioridades», no se generalizó hasta el siglo XX, cuando los trabajadores del conocimiento comenzaron a compaginar múltiples proyectos, plazos y partes interesadas simultáneamente.
El mejor software de gestión de proyectos para gestionar múltiples prioridades
Cómo evaluamos el software en ClickUp
Nuestro equipo editorial sigue un proceso transparente, respaldado por investigaciones y neutral con respecto a los proveedores, por lo que puede confiar en que nuestras recomendaciones se basan en el valor real del producto.
Aquí tienes un resumen detallado de cómo evaluamos el software en ClickUp.
Tu cliente quiere una actualización sobre los entregables de la semana pasada y tu equipo está esperando los comentarios sobre un borrador. Revisás tu tablero de proyectos y no lográs identificar el cuello de botella.
Eso es lo que constituye la pesadilla de un gestor de proyectos.
A continuación, le presentamos los programas de gestión de proyectos con funciones diseñadas específicamente para gestionar múltiples proyectos:
ClickUp (el mejor para la gestión de proyectos y la colaboración basadas en IA)
ClickUp for Project Management es la app, aplicación integral para el trabajo que combina la gestión de proyectos, la gestión de tareas y la comunicación del equipo, todo en una sola plataforma, acelerada por la automatización de IA de última generación.
A continuación se muestran las funciones clave de la herramienta de gestión de proyectos de ClickUp que facilitan la gestión de múltiples proyectos (y le permiten mantener la cordura):
Mantén la concentración con las Prioridades de Tarea de ClickUp.
Las tareas de ClickUp se convierten en los bloques de cada proyecto de su espacio de trabajo. Puede crear una tarea para «Lanzar página de destino» y luego dividirla en subtareas como «Redactar texto» y «Prueba de control de calidad» utilizando esta función de gestión de tareas. Asignelas a los miembros adecuados del equipo, añada etiquetas, fechas de vencimiento, descripciones e incluso enlazúlelas entre sí.
Para añadir más responsabilidad, marque cada tarea con uno de los cuatro niveles de prioridad que ofrece ClickUp Task Prioridades. Elija entre Urgente, Alto, Normal o Bajo para que su equipo sepa siempre qué es lo que requiere atención prioritaria.
Instancia, su equipo de marketing que plan (plan) el lanzamiento de un producto puede marcar:
- Urgente: Corregir el error de pago antes del lanzamiento.
- Alto: Finalizar creatividades publicitarias.
- Normal: Programar publicaciones en redes sociales
- Bajo: Planificar una reunión retrospectiva (reunión).
Las tareas se pueden ordenar por prioridad y duración estimada, lo que proporciona a cada miembro del equipo una hoja de ruta diaria clara.
ClickUp Dependencies añade otra capa de contexto. Marque una tarea de diseño como «bloque» del desarrollo y su prioridad indicará instantáneamente la urgencia a las personas adecuadas. También puede guardar filtros para crear vistas personalizadas, como mostrar solo las tareas altas y urgentes que vencen esta semana.
Este vídeo le muestra cómo priorizar tareas como un profesional:
Trabajo de forma más inteligente con ClickUp Brain.
En comparación con una herramienta de gestión de proyectos tradicional, ClickUp Brain añade inteligencia contextual a los flujos de trabajo de sus proyectos.
Comprende el contexto de su lugar de trabajo y los múltiples proyectos que gestiona.
ClickUp Brain está diseñado para crear la conexión de tareas, documentos y conversaciones en un único sistema inteligente. A continuación, le mostramos cómo utilizar la IA para la gestión del flujo de trabajo:
- AI Knowledge Manager: en lugar de buscar entre un sinfín de documentos, solo tiene que preguntar: «¿Cuál es el estado de nuestra campaña del cuarto trimestre?» o «Muéstrame los comentarios del cliente de la llamada de la semana pasada». Obtendrá respuestas de tareas, documentos y chats al instante.
- AI Project Manager: Automatice las tediosas actualizaciones, como escribir informes diarios o resúmenes de progreso, pidiéndole que «Resuma las tareas completadas para el proyecto de la aplicación móvil esta semana» .
- AI Writer for Work: ¿Necesita enviar un correo electrónico de actualización a un cliente? Brain puede redactarlo en segundos, adaptándolo a su tono y rol. Indíquele: «Escribe un correo electrónico a las partes interesadas explicando por qué se ha retrasado el lanzamiento y qué se está haciendo para solucionarlo» y listo ✨
La integración de ClickUp Brain directamente en su flujo de trabajo le garantiza que dedicará menos tiempo a buscar datos del proyecto (cronogramas, riesgos del proyecto, etc.) y más tiempo a tomar decisiones estratégicas.
Este vídeo le muestra cómo optimizar la gestión de proyectos con ClickUp Brain:
Automatice las prioridades con ClickUp Automatizaciones.
ClickUp Automatización le permite crear reglas sin código que actúan como desencadenantes de acciones en múltiples proyectos. Mediante una sencilla lógica «si esto, entonces aquello», puede automatizar cambios de prioridad, asignaciones, actualizaciones de estado y traspasos. No es necesario realizar un seguimiento manual.
Puede configurar automatizaciones para actualizar la prioridad o la propiedad cuando:
- Una tarea pasa a un estado determinado.
- Se acerca una fecha límite o ya ha vencido.
- Una tarea se crea en una lista o proyecto específico.
- Se actualiza un campo personalizado, como Prioridad o Nombre del cliente.
Ejemplos:
- Asigne automáticamente una tarea al jefe de proyecto cuando prioridad = Alta.
- Mueva las tareas a «Bloque» cuando se retrase una dependencia.
Los agentes de IA hacen el trabajo pesado pendiente por usted.
ClickUp Autopilot Agents lleva la automatización un paso más allá al actuar sobre los cambios de prioridad en el momento en que se producen. A diferencia de las automatizaciones basadas en reglas, estos agentes de IA supervisan continuamente las tareas, los comentarios y los documentos, y luego actualizan las prioridades o notifican a los propietarios en función del contexto.
Puede utilizar un agente Autopilot preconfigurado o crear uno personalizado para su flujo de trabajo.
Utilice los agentes de piloto automático preconfigurados cuando desee una automatización rápida y lista para usar para flujos de trabajo comunes, como la elaboración de informes de estado diarios/semanales o actualizaciones automáticas.
Por otro lado, los agentes de piloto automático personalizados son la mejor opción cuando necesitas que los agentes sigan tu propia lógica (desencadenantes de varios pasos, condiciones o reglas específicas del espacio de trabajo) para gestionar las prioridades de forma personalizada.
Funciones clave de ClickUp
- Documenta los procesos: mantén los procedimientos operativos estándar, los resúmenes de proyectos y las notas estratégicas en un solo lugar, siempre enlazados directamente a las tareas a las que brindan compatibilidad mediante ClickUp Documento.
- Optimice las conversaciones internas: utilice ClickUp Chat para debatir comentarios, compartir actualizaciones, hacer mención a compañeros de equipo y terminar el trabajo en la misma herramienta de gestión de proyectos.
- Gestiona proyectos y realiza trabajo en tiempo real: realiza un seguimiento de las tareas urgentes, bloqueadas y que necesitan aprobación en múltiples proyectos con los paneles de ClickUp.
- Visualice su flujo de trabajo: cambie entre más de 15 vistas para plan, reevaluar y reordenar las prioridades en función de las necesidades cambiantes del proyecto.
- Realice un control de tiempo para establecer mejor las prioridades: vea en qué invierte su equipo el tiempo, compárelo con las estimaciones y ajuste las prioridades con ClickUp Control de Tiempo.
- Visualice los flujos de trabajo de forma colaborativa: correlacione las dependencias, genere ideas, reorganice las tareas y reordene las prioridades en tiempo real con ClickUp Whiteboards.
- Integre con su pila tecnológica: utilice las integraciones de ClickUp para una transferencia de datos fluida entre las herramientas que utilizan su equipo y sus clientes.
Ventajas de ClickUp
- Funciones de personalización y flexibilidad que se adaptan a cualquier tipo de equipo o proyecto.
- Control de tiempo y gestión de la carga de trabajo para una asignación óptima de los recursos en proyectos complejos.
- (Elaboración de) informes detallados y paneles en tiempo real para una mayor claridad en todos los proyectos.
Contras de ClickUp
- Un amplio conjunto de funciones puede abrumar al nuevo usuario.
Precios de ClickUp
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 10 000 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4000 opiniones)
Por qué es ideal para gestionar múltiples prioridades
Con la ejecución de proyectos impulsada por IA, ClickUp elimina los costes de cambio de herramientas y centraliza la gestión de tareas. El trabajo avanza sin que tengas que buscar actualizaciones. Convierte el contexto en acción mediante el etiquetado, la asignación y la escalada automáticos de tareas.
ClickUp reúne tareas, documentos, cronogramas, chats e inteligencia artificial en un único entorno de trabajo convergente con IA, de modo que todas las prioridades se mantengan alineadas con la misma fuente de información.
¿Qué opinan los usuarios reales sobre ClickUp?
Esta reseña de G2 lo dice todo:
ClickUp ha supuesto un gran cambio a la hora de organizar proyectos y mantener a mi equipo coordinado. Me encanta lo personalizable que es: tanto si necesito un tablero Kanban, un diagrama de Gantt o simplemente una lista de tareas, lo tiene todo. La posibilidad de crear documentos, realizar un seguimiento de las metas e incluso chatear dentro de la plataforma nos evita tener que saltar entre múltiples herramientas. Dicho esto, la flexibilidad puede resultar un poco abrumadora al principio. Nuestro equipo tardó algún tiempo en descubrir la mejor configuración, y la incorporación de nuevos miembros requiere un poco de formación.
ClickUp ha supuesto un gran cambio a la hora de organizar proyectos y mantener a mi equipo coordinado. Me encanta lo personalizable que es: tanto si necesito un tablero Kanban, un diagrama de (diagrama de) Gantt o simplemente una lista de tareas, lo tiene todo. La posibilidad de crear documentos, realizar un seguimiento de las metas e incluso chatear dentro de la plataforma nos evita tener que saltar entre múltiples herramientas. Dicho esto, la flexibilidad puede resultar un poco abrumadora al principio. Nuestro equipo tardó algún tiempo en dar con la mejor configuración, y la incorporación de nuevos miembros requiere un poco de formación.
📚 Más información: Asana vs. Monday, ¿qué software de gestión de proyectos es mejor?
2. Asana (ideal para el seguimiento estructurado de proyectos y los flujos de trabajo de equipos multifuncionales)
Asana es un software de gestión de tareas que reúne todas sus listas de tareas pendientes en una única ubicación centralizada. Al conectar su trabajo con sus tareas pendientes, le ayuda a priorizar las tareas de forma eficaz.
A diferencia de las notas adhesivas dispersas, Asana le ofrece una vista unificada de todo lo que tiene entre manos en múltiples proyectos y equipos.
La vista MyTasks reúne todas las tareas asignadas en una lista manejable. También gestiona las relaciones entre tareas. Cuando un entregable afecta a varios proyectos, puede asignar una tarea a varios proyectos en lugar de crear duplicados.
La función Portfolios sirve como centro de control para los gestores de proyectos que supervisan múltiples iniciativas. Con el panel, puede ver qué proyectos se están retrasando y dónde su equipo podría estar sobrecargado antes de que los problemas se salgan de control.
Asana AI integra funciones inteligentes directamente en su flujo de trabajo. La IA ofrece información sobre los planes de los proyectos, puede responder a preguntas sobre los siguientes pasos y generar resúmenes de los últimos progresos. AI Studio le permite crear flujos de trabajo de IA sin código para automatizar tareas repetitivas sin dependencia de equipos técnicos.
Funciones clave de Asana
- Utilice la IA para redactar planes de proyectos y generar resúmenes de tareas, proyectos o carteras, de modo que pueda mantenerse al día sin tener que leer cada detalle.
- Implemente compañeros de equipo con IA que supervisen los datos del proyecto, identifiquen riesgos o cuellos de botella y le sugieran medidas a tomar.
- Planifique la capacidad y equilibre la carga de trabajo utilizando la gestión de recursos para ver quién tiene una asignación excesiva y cambiar las prioridades antes de que se produzcan cuellos de botella.
- Conecte las tareas diarias con los objetivos de la empresa utilizando las funciones de metas y elaboración de informes para gestionar las prioridades teniendo en cuenta el impacto.
- Cree reglas, formularios y automatizaciones para mover el trabajo entre fases sin intervención manual, reduciendo la fricción entre proyectos.
Ventajas de Asana
- Flexible para complejos, multi-usuario, proyectos y la planificación de recursos.
- Amplia automatización, plantillas e integraciones para reducir el trabajo manual.
Contras de Asana
- A menos que cada actualización se etiquete para cada persona, los miembros del equipo no la ven, lo que frustra el propósito de la visibilidad compartida del proyecto en el software de gestión de proyectos.
- Asana permite establecer dependencias, pero carece de la función de reprogramación automática, por lo que es posible que necesite explorar otras alternativas a Asana.
Precios de Asana
- Free
- Starter: 13,49 $ al mes por usuario.
- Avanzado: 30,49 $ al mes por usuario.
- Corporación: Precios personalizados
- Enterprise+: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Asana
- G2: 4,4/5 (más de 12 300 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 13 500 opiniones)
Por qué es ideal para gestionar múltiples prioridades
Asana vincula proyectos, dependencias y cargas de trabajo para facilitar la visibilidad y permitir ajustes rápidos. Las vistas por capas permiten realizar el seguimiento de las tareas a diferentes escalas, incluso cuando cambian las prioridades. Las automatizaciones y las actualizaciones en tiempo real garantizan la colaboración entre departamentos sin perder de vista las metas.
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Asana?
De una reseña de G2:
El diseño de Asana es muy atractivo e interactivo, con muchas funciones, como automatizaciones, campos que se rellenan directamente en su proyecto a partir de formularios de solicitud creados y una increíble capacidad de elaboración de informes en múltiples niveles de un flujo de trabajo. También se integra con un montón de plataformas externas que las empresas utilizan habitualmente, lo que permite que todo fluya en un solo lugar para sus distintos equipos y clientes.
El diseño de Asana es muy atractivo e interactivo, con muchas funciones, como automatizaciones, campos que se rellenan directamente en su proyecto a partir de formularios de solicitud creados y una increíble capacidad de elaboración de informes en múltiples niveles de un flujo de trabajo. También se integra con un montón de plataformas externas que las empresas utilizan habitualmente, lo que permite que todo fluya en un solo lugar para sus distintos equipos y clientes.
🧠 Dato curioso: La psicóloga Bluma Zeigarnik descubrió que las personas tienden a recordar mejor las tareas inconclusas o interrumpidas que las completadas. Este fenómeno, conocido como el efecto Zeigarnik, sugiere que las tareas inconclusas crean una tensión cognitiva que las mantienen en la mente, lo que mejora la retención de la memoria.
3. Trello (el mejor para la gestión visual de tareas mediante tableros)
Planificar y programar un solo proyecto es sencillo desde el punto de vista de la capacidad. Pero cuando varios proyectos se ejecutan simultáneamente con una vista aislada, las tareas pronto se acumularán en su mesa. Antes de que se dé cuenta, tendrá tres tareas que entregar al mismo tiempo.
La herramienta de gestión de proyectos y colaboración visual Trello le ayuda a gestionar de forma proactiva todas estas prioridades y su capacidad.
Para comprender cuánto está abordando su equipo en un momento dado, Trello ofrece diferentes vistas.
La vista de calendario muestra el trabajo pendiente para que no sobrecargues días o semanas específicos. El panel destaca métricas de carga de trabajo como fechas de vencimiento y tarjetas asignadas para evitar cuellos de botella.
La tabla reúne las tareas de todos los tableros en una lista ordenable. Y el cronograma correlaciona las tareas en un estilo (diagrama de) Gantt.
Puede añadir recursos relevantes, como adjuntos y conversaciones, a las tarjetas. Centralice los comentarios, las actualizaciones de estado y las conversaciones del proyecto en las tarjetas.
Crea listas de control avanzadas para capturar los detalles de las tareas del proyecto. Utiliza los paneles para realizar un seguimiento mensual de cualquier conjunto de tareas en tus tableros de Trello, como tareas o proyectos vencidos.
Trello Inbox IA analiza los mensajes de Slack y Teams guardados en Trello Bandeja de entrada para extraer fechas de vencimiento, prioridades y elementos de acción.
Funciones clave de Trello
- Establece reglas para mover tarjetas automáticamente, asignar miembros del equipo o crear listas de control basadas en desencadenantes específicos con Butler, la herramienta de automatización de Trello.
- Amplíe las capacidades de su entorno de trabajo conectándolo a su infraestructura tecnológica existente con Power-Ups.
- Con Trello Bandeja de entrada, puede capturar tareas pendientes de notas de reunión, mensajes, correo electrónico y notas de voz.
- Arrastra y suelta tareas desde tu bandeja de entrada o tableros de Trello directamente a tu Planner.
- Las plantillas de gestión de proyectos predefinidas le permiten capturar todos los detalles relacionados con múltiples proyectos de forma estructurada.
Ventajas de Trello
- Interfaz intuitiva que ofrece compatibilidad con el acceso tanto desde dispositivos móviles como desde escritorios para el trabajo sobre la marcha.
- Se integra con más de 200 herramientas a través de Power-Ups.
Contras de Trello
- La elaboración de informes avanzados y el seguimiento entre proyectos requieren Power-Ups de pago.
- Los proyectos más grandes o complejos suelen necesitar varios tableros para mantenerse organizados.
Precios de Trello
- Free
- Estándar: 6 $ al mes por usuario
- Premium: 12,50 $ al mes por usuario.
- Corporación: 17,50 $ al mes (facturado anualmente)
Valoraciones y reseñas de Trello
- G2: 4,5/5 (más de 13 700 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 23 600 opiniones)
Por qué es ideal para gestionar múltiples prioridades
Trello destaca la priorización de proyectos mediante señales visuales, lo que ayuda a realizar cambios rápidos en todos los tableros. La automatización y las integraciones agilizan el movimiento de tareas a medida que evolucionan los plan. Es especialmente eficaz para entornos dinámicos.
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Trello?
Esto es lo que opinó un usuario de Capterra:
Llevo más de una década utilizando Trello. La versión gratuita ha pasado por varias iteraciones, pero sigue ofreciendo un buen valor, especialmente en una agencia o configuración de consultoría, donde el precio por asiento para el uso ocasional de los clientes es prohibitivo. Creo que a mis clientes les encanta su facilidad de uso en comparación con otras alternativas.
Llevo más de una década utilizando Trello. La versión gratuita ha pasado por varias iteraciones, pero sigue ofreciendo un buen valor, especialmente en una agencia o configuración de consultoría, donde el precio por asiento para el uso ocasional de los clientes es prohibitivo. Creo que a mis clientes les encanta su facilidad de uso en comparación con otras alternativas.
📮 ClickUp Insight: Solo el 7 % de los profesionales afirma que utiliza principalmente la IA para la gestión y organización de tareas. Una de las razones podría ser que la mayoría de las herramientas solo cubren áreas limitadas, como calendarios, listas de pendientes o correo electrónico.
Con ClickUp, la IA va más allá. Conecta tu correo electrónico, comunicaciones, calendario, tareas y documentos en un solo lugar. Incluso puedes preguntar: «¿Cuáles son mis prioridades hoy?», y ClickUp Brain analizará tu entorno de trabajo para ofrecerte una lista clara basada en la urgencia. De este modo, ClickUp reúne el poder de cinco o más apps en una sola superaplicación sencilla.
📚 Más información: Trello Vs. ClickUp: ¿qué herramienta de gestión de proyectos es la mejor?
Otras menciones destacadas
Aquí tienes otras herramientas de gestión de proyectos que evitan conflictos de prioridades:
- Monday. com: le permite asignar prioridades, visualizar cargas de trabajo y automatizar seguimientos en múltiples proyectos. Las vistas de cronograma, calendario y carga de trabajo revelan problemas de capacidad de forma temprana para que pueda reequilibrar las cargas de trabajo.
- Notion: Combina tareas, documentos, notas de reuniones y bases de datos en un solo lugar para que nada se pierda en herramientas dispersas. Las bases de datos enlazadas le permiten ver cómo se relacionan las tareas entre proyectos, lo que facilita detectar cambios en las prioridades y actualizarlas en un solo lugar.
- Jira: Para los equipos de producto e ingeniería, Jira utiliza sprints, backlogs y seguimiento de dependencia para clasificar las prioridades. Las hojas de ruta muestran cómo los cambios en un proyecto afectan a otros, lo que evita cuellos de botella al gestionar iniciativas paralelas.
- Smartsheet: Una herramienta de gestión de proyectos estilo hoja de cálculo con vistas (diagrama de) Gantt, cuadrícula y tarjeta. El seguimiento de la ruta crítica y la gestión de dependencias facilitan la reasignación de prioridades y la reprogramación. Útil cuando múltiples cronogramas se mueven simultáneamente.
- Wrike: los paneles de control en tiempo real y la automatización basada en el estado hacen que los cambios de prioridad tengan visibilidad al instante. Los gráficos de carga de trabajo resaltan a los compañeros de equipo sobrecargados, mientras que los formularios de solicitud dirigen el trabajo entrante sin desviar las prioridades existentes.
- Airtable: un gestor de tareas tipo base de datos que conecta proyectos relacionados a través de registros enlazados. Las vistas como Galería, Kanban y Cronograma le ayudan a visualizar los cambios en las prioridades y la capacidad de los equipos.
- Trabajo en equipo: Diseñado para agencias que gestionan varios clientes a la vez. El control de tiempo, los gráficos de carga de trabajo y la rentabilidad a nivel de proyecto ayudan a los equipos a priorizar el trabajo que genera ingresos.
💡 Consejo profesional: Según la regla del «pico-final», las personas juzgan las experiencias basándose en gran medida en cómo se sintieron en el momento álgido y al final, y no en la duración total. En la gestión de tareas, completar las prioridades clave temprano o terminar el día con pequeños logros puede aumentar la motivación.
Cómo gestionar múltiples prioridades de forma eficaz (consejos y buenas prácticas)
Las herramientas solo pueden llevarte hasta cierto punto. Cuando te cuesta organizar y gestionar el trabajo en varios proyectos, estas estrategias te ayudarán a mantener todo bajo seguimiento:
1. Guarde sus flujos de trabajo y conviértalos en plantillas.
Imagina esto: acabas de terminar la campaña de marketing del último trimestre del año y te estás preparando para el próximo año. No recuerdas cómo ajustaste el panel de (elaboración de) informes.
Además, estás gestionando múltiples proyectos. No estás seguro de cuáles son los componentes iniciales, así que, ¿cómo replicas la campaña sin perder tareas y detalles cruciales?
✅ Solución: Cree plantillas para los flujos de trabajo importantes. De esta manera, cuando comience un nuevo proyecto, solo tendrá que introducir los datos. Acelere el proceso de forma más rápida y eficiente.
💡 Consejo profesional: utilice la plantilla de informe de estado de múltiples proyectos de ClickUp para mantener todos sus proyectos accesibles y organizados.
Obtendrá una vista de todos los detalles necesarios, incluyendo la fase del proyecto, el estado, el coste, la calidad y los cronogramas. Con el etiquetado, las subtareas, las etiquetas de prioridad y las múltiples personas asignadas, se le notificará cada vez que haya retrasos y obstáculos.
2. Prioriza el trabajo sin piedad
Cuando gestionas múltiples prioridades, todo parece urgente.
Usted salta de una tarea a otra, responde a mensajes y asiste a reuniones. Al final del día, su trabajo realmente de prioridad no ha avanzado.
✅ Solución: Aplica el método Ivy Lee.
Al final de cada jornada laboral, anote las seis tareas más importantes para el día siguiente, priorizándolas por pedido. Concéntrese en completarlas una por una, avanzando en la lista solo después de terminar la tarea anterior.
⚒️ Truco rápido: Al final del día, cuando tu cerebro esté agotado, deja que ClickUp Brain te facilite la vida. Úsalo para:
- Diga su lista de prioridad en lugar de escribirla. La función Talk to Text de Brain MAX captura su voz y convierte sus pensamientos en tareas.
- ClickUp Brain busca en tareas, chats, documentos, adjuntos, incluso dentro de archivos PDF, y le ofrece la respuesta con su Enterprise Search. No perderá tiempo revisando los datos del proyecto y obtendrá lo que necesita al instante.
- IA Notetaker se une automáticamente a las llamadas, transcribe, extrae los elementos pendientes, las asigna a la persona adecuada y las enlaza al proyecto.
- Deshazte de la proliferación de IA con una única app, aplicación para todo tu trabajo. Brain conecta las prioridades entre tareas, documentos, mensajes, hojas de cálculo, notas de reuniones e incluso aplicaciones de terceros, para que el trabajo más importante siga siendo imposible de ignorar.
⚡ Archivo de plantillas: Plantillas gratuitas para el seguimiento de múltiples proyectos que le permitirán gestionar sus proyectos con precisión milimétrica.
3. Defina las metas, los planes y las expectativas desde el principio.
Sin un proceso estándar de plan de proyecto o una metodología clara de gestión de proyectos, cada nuevo proyecto se gestiona de forma diferente.
¿El resultado? Los resultados son inconsistentes, los gestores de proyectos reinventan la rueda y los equipos operan partiendo de supuestos diferentes. Nadie tiene una vista unificada de las prioridades, la propiedad o los cronogramas.
✅ Solución: Planifique el proceso y las responsabilidades incluso antes de que comience el proyecto.
A nivel de proyecto, describa los objetivos, los hitos, las dependencias y los pasos de retroalimentación/aprobación. A nivel de programa, establezca objetivos a nivel de equipo y muestre cómo se conectan con los objetivos de empresa.
Cuando las expectativas se definen por adelantado, la colaboración del equipo se vuelve más fácil y la ejecución se vuelve repetible, especialmente cuando su software de gestión de tareas tiene compatibilidad con plantillas y lanzamientos de proyectos.
⚒️ Truco rápido: Una vez que hayas esbozado los objetivos, los hitos, los resultados y la propiedad en el documento del proyecto, añade tarjetas de IA a tu panel de ClickUp para mantener esa visibilidad y actualizadas automáticamente.
Utilice tarjetas de IA para:
- Muestra la meta y el estado del proyecto en tiempo real.
- Añada una tarjeta de resumen ejecutivo con IA a su panel de control del proyecto para obtener una visión general del estado, el coste, el cronograma y los riesgos.
- Utiliza una tarjeta AI StandUp en Inicio para que cada propietario vea exactamente de qué es responsable hoy.
⚡ Archivo de plantillas: Plantillas gratuitas para priorizar proyectos y organizar sus tareas.
4. Equilibre las cargas de trabajo analizando el trabajo en todos los proyectos.
Cuando planificas cada proyecto en un lugar diferente, no tienes forma de ver todo el trabajo que la persona está realizando en los distintos proyectos.
Dependes de la persona para que te informe si la carga de trabajo es demasiado pequeña o demasiado grande. Solo te enteras cuando se incumplen los plazos o cuando finalmente se pronuncian. Esto acaba con todo el propósito de una asignación eficiente de los recursos.
✅ Solución: El primer paso para resolver esto es gestionar todos sus proyectos en un solo lugar (pista: herramienta de gestión de proyectos). A continuación, querrá ver todas las tareas de cada proyecto y a quién están asignadas.
Basándose en esto, puede eliminar o delegar tareas para mantener los proyectos en marcha y evitar el agotamiento. Pero recuerde que no todas las herramientas de gestión de proyectos incluyen herramientas de gestión de recursos o un filtro de vista Carga de trabajo. Así que elija con prudencia.
💡 Consejo profesional: La vista Carga de trabajo de ClickUp le permite visualizar la capacidad disponible de cada persona en función de la duración estimada, puntos de historia o campos de esfuerzo personalizados. La capacidad de cada persona se muestra en rojo, verde o amarillo, lo que indica su carga de trabajo de un vistazo.
👀 ¿Sabías que...? «Multitarea» es un término erróneo. El cerebro humano no puede realizar dos o más tareas simultáneamente. Las investigaciones indican que, cuando intentamos realizar varias tareas a la vez, nuestro cerebro se dedica a «cambiar de tarea». El aumento de la demanda sobre los sistemas neurocognitivos que soportan el control y la atención sostenida conduce a un rendimiento más lento y a más errores en comparación con la concentración en una sola tarea.
Priorice de forma eficaz con el software de gestión de proyectos ClickUp.
Despídase del caos de competir con múltiples prioridades implementando estas estrategias sencillas pero impactantes.
Si lo combinas con una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp, podrás realizar un seguimiento del progreso del proyecto, mantenerte organizado y alcanzar las metas de rendimiento del proyecto en todo momento.
Para dominar la priorización de la tarea, regístrese en ClickUp gratis, gratuito/a.