Estáis intentando ser un equipo más eficaz, ¿qué tenéis que hacer para mejorar?
El correlacionar procesos puede ser la herramienta que aún no sabe que necesita.
Un mapa de procesos permite visualizar lo que ocurre en una empresa, ya sean las operaciones, la gestión de proyectos, el modo en que sus sistemas de contratación o incluso cómo se gestionan las solicitudes de soporte al cliente.
Es una forma segura de detectar ineficiencias, lagunas en sus procesos de pensamiento y cuellos de botella solucionables. Pero crear un mapa de procesos que le ayude a mejorar requiere que se familiarice con todo lo relacionado con correlacionar procesos.
Una vez que domine los símbolos y las buenas prácticas, verá lo fácil que es crear prácticos mapas de procesos desde cero (o utilizar una plantilla prediseñada también puede ser de gran ayuda).
¿Qué es correlacionar procesos?
Correlacionar procesos es una representación visual de un proceso que ayuda a identificar sus componentes más importantes y las posibles ineficiencias. Proporciona una visión general del proceso, esbozando la secuencia de eventos, tareas y pasos que intervienen en la consecución de un resultado concreto.
Las empresas utilizan este método para identificar cuellos de botella en su flujo de trabajo y, en última instancia, mejorar sus resultados. Los mapas de procesos deben funcionar esencialmente como un esquema de cómo su equipo llevará los proyectos a la línea de meta.
6 Ejemplos de Mapas de Procesos
Los mapas de procesos pueden correlacionarse de diversas maneras. Todo depende de su metas del equipo y la estructura actual de sus procesos de empresa. Pero, en general, existen seis tipos comunes de correlacionar los procesos. Veamos cada uno de ellos y cómo funcionan.
1. Organigramas
Saque el máximo partido a sus flujos de trabajo utilizando Pizarras con la plantilla de Diagrama de flujo en app de ClickUp
En este mapa de procesos estándar, las figuras y los símbolos representan diferentes tareas y eventos. Para correlacionar los procesos de principio a fin se suelen utilizar diagramas de flujo.
Cuando se está correlacionando todo el proceso, los gráficos de flujo son herramientas visuales útiles para representar una serie de pasos. De los distintos tipos de mapas de procesos, éste aclara los procedimientos o sistemas complejos y facilita la identificación de áreas de mejora u optimización.
Además, puede utilizar La función Pizarras de ClickUp para facilitar la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo, sobre todo cuando se trabaja en proyectos que requieren varios pasos o implican a varias partes interesadas.
2. Diagramas de carriles de natación
Aproveche al máximo sus flujos de trabajo utilizando Pizarras con la plantilla de Diagrama de Flujo Swimlane de ClickUp
Los carriles en un mapa de carriles de natación representan las responsabilidades de las distintas personas o departamentos implicados en el proceso. Diagramas con carriles de natación son útiles para correlacionar procesos complejos en los que intervienen varios departamentos.
Utilice la función Plantilla de diagrama de flujo ClickUp Swimlane para aclarar quién es el responsable de cada paso en tu equipo, ya sean varias personas o equipos enteros. Al organizar la información por carriles, los gráficos de flujo de los carriles de natación facilitan la detección de posibles cuellos de botella o retrasos para que pueda mejorar los procesos de su empresa con un detallado correlacionar de procesos.
3. Mapa de actividades del proceso
Como su nombre indica, este mapa correlaciona exactamente lo que dice. El Mapa muestra qué actividades de un proceso tienen más impacto en los procesos de su empresa y cuáles tienen menos. Resulta útil a la hora de determinar qué actividades proporcionan el mejor rendimiento de la inversión para ajustar su presupuesto en consecuencia en su fase de correlacionar procesos.
4. Mapa de flujo de valor
Obtenga información sobre el estado de sus operaciones actuales para tomar mejores decisiones y mejorar sus procesos
Los mapas de flujo de valor también se conocen como mapas de flujo de materiales e información. Describen los pasos de un proceso y los recursos que utiliza en cada fase. De hecho, los mapas de flujo de valor visualizan cómo la información y los materiales se mueven a través del proceso correlacionado de principio a fin.
Utilice el Plantilla de Mapa para correlacionar valores de ClickUp para maximizar la eficiencia de sus operaciones y analizar a fondo su estado actual. Este Mapa de flujo de valor plantilla le ayuda a desarrollar un plan de implantación optimizado para que pueda mejorar sus procesos e impulsar su organización hacia el intento correcto.
Bonus: Echa un vistazo al top https://clickup.com/es-ES/blog/106724/plantillas-de-mapas-de-flujo-de-valor/
5. Diagrama de flujo del proceso
Optimice la visualización de proyectos con una visión clara y concisa de su flujo de trabajo de principio a fin
Este diagrama hace proceso de toma de decisiones más fácil. Es decir, ayuda a los equipos a impulsar mejoras porque describe claramente cómo fluyen los procesos para lograr los resultados deseados, lo cual es estupendo para la gestión de proyectos. Piénselo como un Mapa mental o una Pizarra para detallar su flujo global.
Puede facilitar aún más la creación o actualización de su flujo de procesos con una plantilla. Utilice la plantilla Plantilla de pizarra de flujo de procesos de ClickUp para visualizar su flujos de trabajo del proyecto y mejore sus procedimientos de correlacionar procesos.
6. Diagrama SIPOC
Analizar las relaciones proveedor-entrada-proceso-salida-cliente para identificar componentes importantes, conexiones existentes y posibles lagunas en un proceso
Este diagrama significa Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas y Clientes. Presenta los elementos clave de un proceso en forma de gráfico fácil de asimilar. Un diagrama SIPOC es útil para correlacionar el alcance de un proyecto.
Y no es ninguna sorpresa, pero ClickUp tiene una plantilla para ayudar a correlacionar los procesos. En Plantilla SIPOC de ClickUp utiliza la vista Tablero para detallar fácilmente los aspectos importantes de su proceso, de modo que resulte sencillo diseccionarlo y comprenderlo.
Cómo crear un Mapa de Procesos
Crear un Mapa de Procesos detallado requiere que usted tenga una buena comprensión de las operaciones de su empresa. Lo hemos dividido en unos pocos pasos útiles para darle una ventaja a la hora de correlacionar procesos.
Paso 1: Definir el alcance del proceso
En primer lugar, seleccione el proceso que desea analizar y asegúrese de que tiene un impacto significativo en las operaciones de su empresa. También debe tener en cuenta el alcance del proceso: decida si desea analizar un único departamento, procesos interfuncionales o incluso procesos que abarcan varias ubicaciones.
Por ejemplo, puede que desee correlacionar su proceso de ventas, centrándose en cómo interactúa con sus departamentos de marketing y soporte al cliente.
Organice su equipo de ventas con la plantilla de proceso de ventas de ClickUp para que el equipo tenga un punto de referencia que le permita nutrir a un cliente potencial hasta convertirlo en cliente
Paso 2: Forme un equipo para correlacionar los procesos
¡Reúna un equipo! Cuantas más cabezas se reúnan para crear un único y coherente correlacionar de procesos, mejor. Recurra a las personas que tengan experiencia en las distintas partes del procedimiento de correlacionar procesos.
Así se asegurará de captar la imagen completa. Además, es una forma de conseguir el apoyo de las partes interesadas. Fomente la comunicación abierta y la colaboración dentro del equipo. 🤝
Paso 3: Recopilar información detallada
Aquí es donde el caucho golpea el camino. Es el momento de investigar a fondo el proceso. Esto puede implicar entrevistar a los empleados, observar el proceso en acción y revisar documentos relevantes como procedimientos operativos normalizados instrucciones de trabajo, y métricas clave de rendimiento .
Intente comprender claramente cada paso del proceso, junto con las entradas, salidas y recursos necesarios para cada paso.
Paso 4: Identificar los puntos inicial y final
¿Dónde empieza y dónde acaba el proceso? Asegúrese de que los límites del proceso están claros. Establezca todas las condiciones previas, desencadenantes y posteriores relevantes para el proceso.
Programe múltiples proyectos, gestione dependencias y priorice todo en su sistema personalizado cronograma del proyecto con la vista de (diagrama de) Gantt
Por ejemplo, en un proceso de realización de pedidos, el punto de partida podría ser la recepción del pedido, mientras que el punto final podría ser el envío del pedido o su entrega al cliente.
Paso 5: Desglosar los pasos
Desglose el proceso en sus pasos individuales. Identifique todas las tareas, decisiones y eventos que se producen desde el inicio hasta el final del proceso.
Sea lo más detallado posible y tenga en cuenta los subprocesos, las dependencias y las excepciones que puedan surgir durante el proceso. De este modo, creará un correlacionar exhaustivo de los procesos que realmente muestre el los entresijos del proceso de la empresa . 💪
Paso 6: Secuenciar los pasos e identificar los roles
Ya tiene los pasos de su proceso? Ahora es el momento de organizar los pasos en el orden en que se producen y asignar roles o departamentos responsables de revisar cada paso para la exactitud.
Convertir objetos en tareas directamente desde la Pizarra ClickUp
Documente cualquier traspaso o punto de comunicación entre roles o departamentos para garantizar un flujo de procesos fluido. Esto requiere colaboración.
Lo que significa que necesitará herramientas de colaboración. Con las Pizarras ClickUp, los equipos pueden esbozar fácilmente los Mapas de procesos, correlacionar los símbolos y compartir sus mapas con toda la empresa para que todo el mundo esté al corriente.
Paso 7: Añadir símbolos y anotaciones de procesos
Utilice símbolos y notaciones de proceso estándar para representar los diferentes elementos del proceso. La coherencia es clave para facilitar la lectura y la comprensión.
Algunos símbolos comunes son:
- Ovalo: Punto inicial o final
- Rectángulo: Tarea o actividad
- Diamante: Punto de decisión
- Flecha: Dirección del flujo
- Círculo: Conector o punto de continuación
Una sugerencia: añada carriles a su Mapa de procesos para representar roles o departamentos. Le ayudará a visualizar la división de responsabilidades y las interacciones dentro del proceso.
Paso 8: Validar el Mapa de Procesos
Revise el mapa de procesos con el equipo encargado de correlacionarlo y otras partes interesadas. Aquí se trata de validar su exactitud para asegurarse de que dibuja con precisión el proceso más actualizado.
Fomente los comentarios e incorpore los cambios necesarios para perfeccionar el correlacionar. Este paso ayuda a crear un mapa de procesos con el que todos los implicados están de acuerdo.
Paso 9: Optimizar el proceso
Analice el mapa de procesos para identificar áreas de mejora, como cuellos de botella, redundancias o ineficiencias. Aquí es donde los equipos pueden utilizar el mapa de procesos para facilitar los debates, agilizar los flujos de trabajo o automatizar tareas repetitivas.
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Las ventajas de correlacionar procesos para su equipo
Correlación de procesos proporciona varios beneficios que ayudan a las empresas a mejorar sus operaciones y gestión de procesos elementos clave.
El correlacionar procesos utiliza sus recursos de forma más eficiente
Especialmente si es gestor de proyectos, debe asegurarse de que su equipo aprovecha al máximo sus recursos. Esto significa perder menos tiempo y dedicar más energía a tareas orientadas a los resultados que proporcionen a su equipo el mejor rendimiento de su inversión.
Las expectativas poco claras son una pesadilla para todos los implicados. El equipo no sabe a qué atenerse y es más probable que se incumplan los hitos. Correlacionar los procesos ayuda a solucionar este problema al nivelar las expectativas de todos los equipos.
Un diagrama de flujo de procesos mejora la comunicación y la documentación del equipo
Los mapas de procesos garantizan que los equipos trabajen a partir de una única fuente de verdad. Esto reduce la confusión, la falta de comunicación y el incumplimiento de plazos. Es fundamental que los equipos coincidan en algo tan fundamental para una empresa como son los procesos.
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Creación de una documento de proceso que vive en un panel y que es fácilmente compartible deja poco espacio para errores y oportunidades perdidas en su creación de correlacionar procesos. Procesos y flujos de trabajo evolucionan con el tiempo a medida que aparecen nuevos datos, se incorpora una nueva persona al equipo o hay que abordar nuevos proyectos.
Considere que documentando procesos anteriores ayudar en la creación de otros nuevos. También puede ayudar a los empleados a comprender sus roles y responsabilidades con un detallado correlacionar de procesos.
Tienen que ver cómo encajan sus tareas en el conjunto y comprender cómo contribuye su trabajo al proceso global. Correlacionar los procesos es una forma proactiva de mejorar la comunicación del equipo entre departamentos, incluidos los socios o clientes externos.
Trabajar con flujos de trabajo más ágiles
Correlación de procesos permite a las empresas ser más ágiles mediante la identificación de áreas donde los cambios se pueden aplicar rápidamente.
Con una comprensión clara del proceso, las empresas identifican áreas para agilizar las operaciones, automatizar tareas o incluso externalizar ciertas actividades . Responder más eficazmente a las cambiantes condiciones del mercado o a las necesidades de los clientes es mucho más fácil. ⚙️
Buenas prácticas para correlacionar procesos
Tenga en cuenta algunos consejos que mejorarán sus próximas iniciativas de correlacionar procesos:
- Establezca objetivos claros desde el principio: Antes de empezar, identifique las metas específicas que desea alcanzar con su mapa de procesos. Esto le ayudará a centrarse en lo importante e impulsará mejoras significativas.
- Utilice distintos niveles de granularidad: Cree mapas de procesos con distintos niveles de detalle para adaptarse a diferentes audiencias. Mapas de alto nivel para planificar estrategias y mucho másmapas detallados para mejoras operativas asegúrate de abordar la totalidad de las necesidades de tu equipo.
- No tenga miedo de incorporar datos: Mejore su Mapa de procesos añadiendo datos relevantes Considere la posibilidad de añadir métricas de rendimiento del proceso, duración del ciclo o incluso métricas de uso de recursos. Esto permiteuna toma de decisiones informada y pone de relieve las áreas que pueden requerir más atención.
- Integrar la documentación de procesos: Correlacione su mapa de procesos con la documentación de procesos existente, como los procedimientos operativos estándar o las instrucciones de trabajo. Esto crea una única fuente de verdad para su equipo y simplifica los cambios en la gestión de procesos en el futuro.
- Capture los criterios de toma de decisiones: Al correlacionar los puntos de decisión, incluya los criterios, utilizados para tomar decisiones. Es una forma de establecer la coherencia y aclara los fundamentos de cada elección.
- Visualizar**interacciones interfuncionales: Utilice carriles u otras técnicas visuales para representar las interacciones entre roles o departamentos. Esto pone de relieve los posibles puntos de fricción y fomenta la colaboración.
Vaya más allá de los Mapas de Procesos con ClickUp
Al crear una representación visual de un proceso, las empresas identifican posibles ineficiencias, reducen errores y mejoran la calidad. El uso de una plataforma como ClickUp ayuda a correlacionar los esfuerzos de los procesos a través de plantillas, Pizarras interactivas, y incluso Mapas mentales herramientas para elaborarlo todo para tu equipo.
Crear un mapa de procesos que mejore las operaciones y ayude a los equipos a visualizar las áreas de mejora es sencillo. Su mapa de procesos no debe ser excesivamente complicado, ni tampoco el software que utilice para crearlo.
Con esta guía detallada, estará bien preparado para crear un mapa de procesos completo que ayude a su equipo a comprender, analizar y optimizar las operaciones cruciales de la empresa.