Hemos descubierto que 1 de cada 5 profesionales dedica más de 3 horas al día solo a buscar archivos, mensajes o información adicional sobre sus tareas. ¡Eso supone casi el 40 % de una semana laboral completa desperdiciada en algo que solo debería llevar unos segundos!
Las herramientas de gestión de proyectos ya no son solo un extra: se han convertido en algo esencial para que los equipos organicen el trabajo, mantengan el rumbo y alcancen sus metas. Tanto si gestionas tareas sencillas como proyectos complejos, contar con la herramienta adecuada marca la diferencia.
Trello ha sido una opción muy sólida para muchos equipos, sobre todo gracias a sus tableros Kanban o tableros de Trello, fáciles de crear, que permiten visualizar los flujos de trabajo. Es sencillo, ágil y cumple su función… hasta que tu equipo empieza a crecer. Es entonces cuando suelen aparecer las limitaciones.
Al comparar Trello con ClickUp, es fácil entender por qué los equipos se pasan a esta última.
Como aplicación integral para el trabajo, ClickUp ofrece todas las funciones de Trello y mucho más. Desde documentos integrados, pizarras y acciones de correo electrónico hasta funciones basadas en IA diseñadas para tu rol específico, está pensada para adaptarse a medida que crecen tus necesidades. Además, con ClickUp Brain MAX, tu «superaplicación» de IA contextual que reúne los últimos modelos de IA en un solo lugar, ¡realmente no hay necesidad de buscar en ningún otro sitio!
¿Ya estás pensando en cambiar, pero te preocupa perder tu trabajo? No te preocupes. Esta guía te muestra exactamente cómo importar Trello a ClickUp, para que puedas migrar todos los datos que ya has creado, sin tener que empezar desde cero.
Veamos paso a paso el proceso para transferir tus tableros, tareas y ajustes de forma rápida y sin complicaciones.
¿Por qué pasar de Trello a ClickUp?
Si aún no te estás planteando cambiar de Trello a ClickUp, te estás perdiendo muchas cosas. Trello es ideal para el seguimiento de tareas sencillas, pero cuando se trata de gestionar proyectos complejos, ampliar equipos o automatizar flujos de trabajo, pronto alcanza sus límites. Veamos qué hace que ClickUp sea una opción más sólida:
Más que simples tableros
Aunque Trello destaca por su enfoque Kanban, se queda corto cuando los equipos necesitan funciones avanzadas. ClickUp ofrece más de 15 vistas —tableros, listas, calendarios, cronogramas y mucho más— para que puedas ver tu trabajo exactamente como quieras.
Piénsalo así: tu equipo de marketing puede planificar campañas en un cronograma, tus desarrolladores pueden utilizar puntos de sprint y gráficos de burndown para proyectos ágiles, y tu equipo de diseño puede organizar tareas en un tablero Kanban, todo ello en una sola herramienta.
👀 ¿Sabías que...? El sistema Kanban tiene su origen en Toyota, donde la palabra significaba originalmente «señal visual» o «tarjeta». Hoy en día, los tableros Kanban siguen esa misma lógica: cada tarjeta Kanban representa una tarea y muestra quién es el responsable, qué es lo pendiente y en qué punto del flujo de trabajo se encuentra. Sencillo, visual y eficaz.
Herramientas de colaboración más avanzadas
Una vez que hayas migrado los datos y hayas transferido el avatar de tu espacio de trabajo de Trello, notarás al instante la mejora en la colaboración de tu equipo. Trello se limita a lo básico con las menciones, pero ClickUp lleva la colaboración a otro nivel.
Dispondrás del chat de ClickUp en tiempo real, la edición de documentos en directo en ClickUp Docs, comentarios específicos para cada tarea e incluso SyncUps, que te permiten iniciar rápidamente una videollamada, todo ello directamente desde tu entorno de trabajo. Todo lo que necesitas para comunicarte, intercambiar ideas y hacer avanzar los proyectos está integrado, para que tu equipo permanezca conectado sin tener que cambiar de herramienta.
Esto significa que ya no tendrás que estar cambiando de aplicación para las conversaciones del equipo. Además, con las herramientas de gestión de proyectos basadas en IA, podrás agilizar la creación de tareas y la planificación de proyectos.
📮Dato de ClickUp: Los equipos con bajo rendimiento son cuatro veces más propensos a utilizar más de 15 herramientas, mientras que los equipos de alto rendimiento mantienen la eficiencia limitando su conjunto de herramientas a nueve plataformas o menos. Pero, ¿qué tal si utilizas una sola plataforma?
Como aplicación integral para el trabajo, ClickUp reúne tus tareas, proyectos, documentos, wikis, chat y llamadas en una única plataforma, con flujos de trabajo impulsados por IA. ¿Listo para trabajar de forma más inteligente? ClickUp funciona para cualquier equipo, hace que el trabajo sea visible y te permite centrarte en lo que importa mientras la IA se encarga del resto.
Automatización más inteligente
Las automatizaciones de ClickUp son mucho más potentes que el «Butler» de Trello. Al hacer clic en «Importar datos», puedes configurar flujos de trabajo complejos que te ahorrarán horas de trabajo manual.
💡 Consejo de experto: ¿No tienes conocimientos de programación? No hay problema. Crea automatizaciones utilizando comandos en lenguaje natural a través de la IA laboral más completa del mundo, ClickUp Brain. Entiende el contexto de tu entorno de trabajo —tareas, documentos, personas y acciones—, por lo que cada automatización te permite ahorrar horas cada semana.
Por ejemplo, podrías realizar la automatización:
- Asignación de tareas basada en las actualizaciones de los Campos personalizados
- Actualizaciones de estado cuando se cumplen condiciones específicas
- Notificaciones por correo electrónico sobre hitos importantes del proyecto
🧠 Dato curioso: Equipos como Lulu Press calculan que han ahorrado una hora al día por empleado y han aumentado la eficiencia laboral en un 12 % gracias a las automatizaciones de ClickUp.
Mejor soporte cuando lo necesites
¿Te has atascado? A diferencia de Trello, que reserva la compatibilidad 24/7 para los usuarios de Enterprise, ClickUp ofrece ayuda las 24 horas del día a todo el mundo. Cuando haces clic en el botón de ayuda situado en la esquina inferior izquierda, siempre hay alguien dispuesto a ayudarte.
¡Las opiniones de nuestros usuarios confirman que contamos con un excelente soporte para clientes! 😄
El equipo de soporte al cliente es rápido y ayuda a resolver las consultas con facilidad. Además, es más fácil establecer una conexión con los miembros del equipo a través de llamadas de audio y videollamadas.
El equipo de soporte al cliente es rápido y ayuda a resolver las consultas con facilidad. Además, es más fácil establecer una conexión con los miembros del equipo a través de llamadas de audio y videollamadas.
El plan gratuito de por vida también incluye soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana. No conozco ninguna otra herramienta que ofrezca unas funciones tan completas en un plan gratuito. A mi equipo y a mí nos ha sido de gran ayuda para cubrir nuestras necesidades de gestión de proyectos y CRM sin ningún coste adicional.
El plan Free Forever también incluye compatibilidad las 24 horas del día, los 7 días de la semana. No conozco ninguna otra herramienta que ofrezca unas funciones tan completas en un plan gratuito. A mi equipo y a mí nos ha sido de gran ayuda para cubrir nuestras necesidades de gestión de proyectos y CRM sin ningún coste adicional.
Un plan Free que te ofrece más
La versión gratuita de ClickUp te ofrece más funciones que el plan gratuito de Trello. Esto es importante si estás probando el servicio o si trabajas con un presupuesto ajustado.
Con el asistente de IA sensible al contexto de ClickUp, ClickUp Brain, disponible en versión de prueba en el plan gratuito y con uso ilimitado en los planes de pago, podrás agilizar todo, desde la gestión del conocimiento y de las tareas hasta la creación de documentación de proyectos, la elaboración de resúmenes de informes de actividad y la automatización de acciones cotidianas en todo tu entorno de trabajo.
💡 Consejo de experto: Con ClickUp Brain, puedes dividir tus tareas más grandes en subtareas y priorizarlas al instante según su urgencia, impacto o plazos.
- Los campos de IA se actualizan automáticamente con datos en tiempo real —como resúmenes, personas asignadas, prioridades y mucho más— para que siempre sepas qué es lo más importante.
- Delega tareas en cuestión de segundos y utiliza descripciones o listas de control generadas por IA para proporcionar a tus compañeros de equipo todo el contexto necesario
- Aprovecha las sugerencias inteligentes sobre la carga de trabajo que ofrece la IA para evitar el agotamiento y equilibrar tus responsabilidades
El resultado: tu equipo trabaja en lo que realmente importa en el momento adecuado, sin verse abrumado por la lista de tareas pendientes.
Ventajas reales para los equipos de proyecto
En lo que respecta a la gestión de proyectos de software, las diferencias se hacen realmente evidentes, sobre todo cuando los equipos empiezan a gestionar tareas o a migrar proyectos de Trello a ClickUp. Esto es lo que hace que ClickUp marque la diferencia:
- Las distintas vistas de los proyectos (como Lista, Tablero, Gantt y otras) permiten a los equipos trabajar como prefieran
- Los campos personalizados te ayudan a realizar el seguimiento de los datos clave del proyecto sin que se sature la vista general
- La elaboración de informes avanzados y los paneles personalizables de ClickUp ofrecen información en tiempo real sobre el rendimiento del equipo y el estado de los proyectos.
Desde la flexibilidad hasta la visibilidad, ClickUp permite a los equipos trabajar de forma más inteligente.
📖 Lee también: Las mejores alternativas y competidores de Trello
Qué puedes importar desde Trello
Si has decidido importar Trello a ClickUp pero te preocupa perder información importante, no te preocupes: casi todos los datos se conservan. El proceso de migración es muy sencillo, y los usuarios de Trello pueden transferir toda la configuración de sus proyectos sin tener que empezar desde cero.
A continuación te ofrecemos un breve resumen de lo que puedes migrar exactamente de Trello a ClickUp:
- Tareas: Todas tus tarjetas de Trello se importan como tareas de ClickUp, por lo que no perderás el seguimiento de nada.
- Personas asignadas: ¿Quién trabajaba en qué en Trello? En ClickUp también se mantienen asignadas.
- Adjuntos: Los archivos, imágenes y documentos —de hasta 1 GB— se transfieren junto con tus tareas
- Comentarios: Se conservan todas las conversaciones y todos los comentarios que haya tenido tu equipo
- Listas de control: ¿Esas listas detalladas de cosas por hacer? Aparecen tal y como estaban.
- Fechas límite y otras fechas: Se guardan todas las fechas de creación, los plazos y cualquier otra información relacionada con las fechas.
- Descripciones: Las descripciones detalladas de las tarjetas se transfieren, por lo que nunca se pierde el contexto
- Etiquetas (Labels): Las etiquetas de Trello se convierten en etiquetas de ClickUp; no es necesario volver a crearlas
- Prioridad: Las prioridades de las tareas de Trello se reflejan exactamente igual en las prioridades de las tareas de ClickUp.
- Campos personalizados: ¿Tienes datos específicos en los campos de Trello? ClickUp te permite correlacionar esos campos durante la importación
- Tableros y listas: Los tableros de Trello pueden convertirse en espacios de ClickUp, y las listas pueden convertirse en listas o carpetas dentro de ClickUp; tu estructura seguirá siendo la misma gracias a la jerarquía de proyectos de ClickUp.
Incluso tu avatar del entorno de trabajo y los flujos de trabajo de estado se pueden recrear en ClickUp para mantener la continuidad. Así que, si eres usuario de Trello y tienes pensado migrar proyectos, ClickUp hace que el proceso de transferencia de una herramienta a otra sea fluido, rápido y completo.
📮Dato de ClickUp: El 83 % de los trabajadores del conocimiento recurre principalmente al correo electrónico y al chat para comunicarse con su equipo. Sin embargo, casi el 60 % de su jornada laboral se pierde cambiando entre estas herramientas y buscando información. Con una aplicación integral para el trabajo como ClickUp, la gestión de proyectos, los mensajes, los correos electrónicos y los chats se unen en un solo lugar. ¡Es hora de centralizar y dinamizar!
Cómo importar Trello a ClickUp
Trasladar tus tableros de Trello a ClickUp no tiene por qué ser complicado. Esta guía paso a paso te guiará a lo largo de todo el proceso para importar tus datos de Trello a ClickUp.
📋 En resumen:
- Abre ClickUp y ve a «Ajustes»
- Busca la sección «Importar/Exportar» y haz clic en «Iniciar importación».
- Elige Trello como fuente de importación
- Sigue las indicaciones de importación, realiza la selección de tableros y personaliza las opciones de importación
- Inicia la importación y verifica tus datos
Paso 1: Accede a los ajustes de importación en ClickUp
- Inicia sesión en tu cuenta de ClickUp
- En la esquina superior derecha, haz clic en tu avatar de perfil
- En el menú desplegable, realiza la selección de «Ajustes»
Paso 2: Accede a la herramienta de importación
- En «Ajustes», busca la pestaña «Importar/Exportar»
- Haz clic en «Iniciar importación»
- Selecciona Trello y haz clic en «Continuar»
Paso 3: Conecta tu cuenta de Trello
- El sistema te dará una indicación para que autorices el acceso a tu entorno de trabajo de Trello
- Inicia sesión en tu cuenta de Trello cuando se te indique
- Concede los permisos necesarios para que ClickUp pueda migrar los datos que han creado los usuarios de Trello
Paso 4: Selección de qué importar
- Elige qué tableros de Trello quieres importar
- Elige un espacio o una carpeta de destino en ClickUp
- Configura los ajustes de importación:
- Comentarios
- Adjuntos
- Fechas límite
- Rótulos (se pueden correlacionar con etiquetas o estados de ClickUp)
- Listas de control
Paso 5: Inicia el proceso de migración
- Revisa tus selecciones
- Haz clic en «Iniciar importación»
- Espera mientras la plataforma de migración de tareas de Trello a ClickUp procesa tus datos
Paso 6: Verifica los datos importados
Una vez finalizada la importación, comprueba que todo se haya transferido correctamente:
- Tableros convertidos en listas o carpetas
- Tarjetas convertidas en tareas
- Rótulos correlacionados con etiquetas o estados
- Se conservan las listas de control
- Comentarios y adjuntos conservados
- Fechas límite precisas
💡 Consejo de experto: Antes de iniciar la migración, organiza tu lista de proyectos en Trello. Un punto de partida ordenado te facilitará mucho el trabajo en ClickUp.
Preguntas frecuentes y soluciones
Veamos algunas de las preguntas más frecuentes sobre la importación de datos de Trello a ClickUp.
¿Qué ocurre con mis datos de Trello?
Tus tableros de Trello permanecen intactos: la importación crea una copia en ClickUp sin afectar al original.
¿Cuánto tiempo lleva?
El tiempo de importación varía en función de:
- Número de tableros
- Número de adjuntos
- Número de comentarios
- Tu velocidad de Internet
A modo de referencia, importar 15 tableros con más de 500 tarjetas suele llevar menos de 2 horas.
¿Y si algo sale mal?
El Centro de ayuda de ClickUp ofrece guías detalladas para la resolución de problemas y opciones de soporte si tienes algún problema.
Problemas habituales y cómo resolverlos
Así que ya has descubierto cómo importar Trello a ClickUp, pero es posible que el proceso no siempre se desarrolle sin contratiempos. Por mucho que la plataforma intente que todo vaya sobre ruedas, hay algunos problemas habituales con los que se topan los usuarios de Trello al migrar datos. A continuación te explicamos a qué debes prestar atención y cómo solucionarlo sin perder la calma.
1. Problemas con la asignación de usuarios
ClickUp necesita que correlaciones tus usuarios de Trello con miembros existentes de ClickUp. Si te saltas este paso, esas tareas se importarán de todos modos, pero las asignaciones no se transferirán.
Además, no te sorprendas si ves aparecer usuarios inactivos de Trello o si solo aparecen unos pocos compañeros de equipo en la lista de asignación. Así es como el sistema extrae los datos.
✅ Qué es lo pendiente:
- Antes de empezar, invita a todos los miembros actuales del equipo a ClickUp para que aparezcan durante la asignación.
- Tras la importación, comprueba las tareas que no tienen asignada una persona y asígnalas manualmente si es necesario.
2. Límites en la gestión de adjuntos
Trello no muestra el tamaño de los adjuntos durante la exportación, por lo que solo sabrás después de la importación si se ha omitido algún adjunto debido a los límites de tamaño. ClickUp tiene compatibilidad con archivos de hasta 1 GB, así que, si falta algo, ese podría ser el motivo.
✅ Qué es lo pendiente:
- Tras la importación, revisa las tareas con adjuntos
- Vuelve a subir manualmente cualquier archivo que falte
- En el caso de los tableros con muchos adjuntos de gran tamaño, plantéate eliminar previamente los archivos pesados de Trello o ampliar tu plan de ClickUp para disponer de más almacenamiento.
3. Discrepancias en los datos y errores de importación
Es posible que algunas tareas no se importen correctamente y que otras aparezcan dos veces si surge algún problema durante la transferencia.
✅ Qué hay que hacer:
- Revisa inmediatamente el informe de importación una vez finalizada la migración
- Si alguna tarea falla o se duplica, utiliza la herramienta para volver a intentar la importación o archiva o elimina manualmente las tareas sobrantes.
4. Diferencias estructurales entre las plataformas
Trello funciona con una estructura Tablero → Lista → Tarjeta. ClickUp utiliza Entorno de trabajo → Espacio → Carpeta → Lista → Tarea, por lo que es posible que, tras la importación, los elementos no coincidan exactamente. Es posible que tengas que hacer algunos ajustes para que el diseño quede correcto.
Y si utilizas campos personalizados en Trello, estos no siempre se correlacionarán 1:1 con ClickUp. Es posible que tengas que reasignarlos o volver a crearlos manualmente.
✅ Qué hay que hacer:
- Tras la importación, adapta las listas o carpetas para que se ajusten al diseño que necesites.
- Reconfigura o vuelve a crear manualmente los Campos personalizados en ClickUp cuando sea necesario
Consejos para una transición fluida
Pasarte de Trello a ClickUp no tiene por qué desestabilizar a tu equipo. Con un plan adecuado y unas cuantas medidas inteligentes, puedes hacer que el cambio resulte fluido, e incluso emocionante. A continuación te explicamos cómo llevar a cabo una migración sin problemas y sin estrés.
Planifica el cronograma de la migración
Antes de importar Trello a ClickUp, planifica un cronograma realista. No lo hagas cuando tu equipo esté desbordado. Elige un momento más tranquilo: entre proyectos o durante un periodo de inactividad.
📌 Crea un calendario de migración sencillo que incluya:
- Fechas para la formación del equipo
- Un plazo para hacer una copia de seguridad de tus datos de Trello
- El día de la migración
- Un periodo para resolver cualquier problema que pueda surgir
Haz una copia de seguridad de tus datos de Trello
Antes de migrar todos los datos, asegúrate de tener una copia de seguridad completa de tu entorno de trabajo de Trello. Más vale prevenir que curar, ¿no?
📌 Descargar y guardar:
- Estructuras de los tableros
- Detalles de las tarjetas, adjuntos y comentarios
- Campos personalizados
- Información de la persona asignada
Forma a tu equipo cuanto antes
No esperes hasta después del cambio para que tu equipo se familiarice con ClickUp. Organiza sesiones rápidas y específicas en función de lo que utilice cada equipo.
📌 Por ejemplo:
- Desarrolladores → Planificación de sprints e integraciones con Git
- Diseñadores → Flujos de trabajo de Revisión, subida de archivos y comentarios
- Gestores de proyectos → Cronogramas, dependencias y vistas Carga de trabajo
Mantén una comunicación clara
Centraliza todas las actualizaciones y preguntas en un solo lugar, para que nadie se quede desorientado.
📌 Prueba esto:
- Un canal específico de Slack/Teams dedicado exclusivamente al chat sobre la migración
- Un breve documento de preguntas frecuentes con información sobre «qué va en cada sitio»
- Puestas al día diarias de 10 minutos durante la semana de la migración
Prueba primero con un equipo pequeño
Empieza con un grupo piloto antes de dar el salto definitivo.
📌 Esto te ofrece la oportunidad de:
- Prueba el proceso de migración de principio a fin
- Recibe comentarios sobre la formación y la incorporación
- Resuelve los pequeños contratiempos antes de que afecten a todo el equipo
Utiliza ambas herramientas de forma temporal
Sí, no pasa nada por seguir utilizando Trello y ClickUp a la vez, pero no dejes que esta situación se prolongue indefinidamente.
- Designa claramente una plataforma como la «fuente de verdad»
- Comunica una fecha límite a partir de la cual todo el trabajo pasará oficialmente a ClickUp
Documenta todo
Haz un seguimiento de lo que funciona, lo que falla y lo que confunde a la gente.
📌 Esto se convertirá en tu manual de estrategias interno:
- Resuelve rápidamente cualquier problema durante el cambio
- Facilita la incorporación de futuros empleados
- Ahorra tiempo al migrar otros equipos o herramientas
Recoge opiniones desde el principio y con frecuencia
Pregunta a tu equipo cómo van las cosas y escúchales de verdad.
📌 No esperes a que la frustración vaya en aumento. Pregunta:
- ¿Qué funciones de ClickUp te están resultando realmente útiles?
- ¿Qué es lo que les confunde o les ralentiza?
- ¿Hay alguna función de Trello que aún eches en falta?
Utiliza esta información para ajustar los flujos de trabajo u ofrecer soporte adicional.
Celebra los pequeños logros
El cambio es difícil. Haz que resulte gratificante destacando los logros:
- El primer proyecto completado con éxito en ClickUp
- Tiempo ahorrado gracias a la automatización o a los paneles
- Un miembro del equipo que descubre una nueva y genial forma de gestionar sus tareas
Estos momentos generan impulso y ayudan a tu equipo a adoptar plenamente la nueva plataforma.
Saca el máximo partido a la migración de tus proyectos
Cambiar de herramienta de gestión de proyectos puede parecer un gran salto, pero gracias al proceso de importación optimizado de ClickUp, en realidad es un paso adelante muy acertado.
Cuando migras datos desde Trello, no solo estás transfiriendo tareas, sino que también estás trasladando el progreso, las prioridades y el historial de proyectos de tu equipo a un entorno de trabajo más potente.
¿Y lo mejor de todo? No se necesitan conocimientos técnicos. Solo tienes que hacer clic en «Importar», seguir unos sencillos pasos guiados y tus proyectos estarán listos para ponerse en marcha: organizados, intactos y fáciles de navegar.
Avisa a tu equipo, comparte esta guía y fija una fecha clara para la migración. Cuanto más fluida sea la transición, más rápido podrá tu equipo volver a hacer lo que mejor sabe hacer.
¿Listo para dar el salto? Prueba ClickUp hoy mismo y descubre cómo es realmente la mejor gestión de proyectos del mercado.