¿Alguna vez ha sentido que sus proyectos están fuera de control, que las tareas se acumulan y los plazos se acercan? Ahí es donde entran en juego las tarjetas Kanban como guía útil
Estas notas visuales realizan un seguimiento de cada tarea a medida que avanza por las diferentes fases, manteniendo todo organizado y manejable.
Exploremos cómo estas pequeñas tarjetas pueden hacer que la gestión de proyectos Agile sea más fluida y organizada.
¿Qué son las tarjetas Kanban?
Una tarjeta Kanban es un ticket digital o físico que representa una tarea o elemento de trabajo dentro de un proyecto.
Cada tarjeta Kanban suele incluir detalles como el nombre de la tarea, su descripción, quién es el responsable y su estado actual. Estas tarjetas se organizan en un Tablero Kanban, que se divide en columnas que representan las diferentes fases del flujo de trabajo.
A medida que las tareas avanzan, las tarjetas se desplazan de una columna a la siguiente, lo que proporciona a los equipos una forma clara y organizada de seguir el progreso.
Supongamos que estás planeando una fiesta. Tienes una lista de cosas pendientes, como enviar invitaciones, pedir comida y decorar. Una tarjeta Kanban es como una nota adhesiva para cada una de estas tareas, una herramienta sencilla que te ayuda a hacer un seguimiento de lo que hay que hacer, quién lo está haciendo y cuál es su estado de progreso en el proceso de planificación de la fiesta.
**Las tarjetas Kanban fueron desarrolladas a finales de los años 40 por Taiichi Ohno, un ingeniero industrial de Toyota que pretendía mejorar el proceso de fabricación de la empresa. Kanban es un término japonés que significa "señal visual" o "tablero de señales"
Tarjetas Kanban en la gestión ágil de proyectos
Una tarjeta Kanban es un componente central del método Kanban, un popular enfoque de gestión de proyectos Agile que utiliza herramientas visuales para ayudar a los equipos a gestionar el trabajo
En
crear un plan de proyecto ágil
, las tareas (tarjetas) se colocan en Tableros Kanban, que a su vez se dividen en columnas que representan diferentes fases del trabajo, como "Pendiente", "En curso" y "Terminada"
Mover las tarjetas por el Tablero permite al equipo visualizar el flujo de trabajo, identificar los cuellos de botella y priorizar las tareas urgentes.
En pocas palabras, los Tableros Kanban pueden considerarse un mini-resumen de proyecto. Ayudan a sus equipos a ver lo que está sucediendo, cuánto trabajo se está haciendo, y dónde pueden atascarse los flujos de trabajo del proyecto.
**Lea también
Scrum vs. Kanban: Desvelando la Estrategia Ágil Superior
¿Qué hay en una tarjeta Kanban?
Una tarjeta Kanban típica contiene la información necesaria sobre la tarea que representa. Suele tener dos caras.
Front de la tarjeta: Es como la portada de un libro. Ofrece una rápida visión general de la tarea. En ella puedes encontrar lo siguiente:
- Título de la tarea: Un nombre claro y conciso que describa con precisión el trabajo
- Descripción: Un breve resumen de la tarea, describiendo su propósito y alcance
- Persona asignada: El miembro del equipo responsable de completar la tarea
- Prioridad: La importancia relativa de la tarea en comparación con otras
- Tamaño o estimación: Una aproximación del esfuerzo necesario para completar la tarea (a menudo se mide en puntos de historia u horas)
Reverso de la tarjeta: Aquí es donde puede añadir más detalles. Puede incluir elementos como
- Descripción detallada: Una explicación más detallada de la tarea, incluyendo requisitos específicos o criterios de aceptación
- Criterios de aceptación: Las condiciones que deben cumplirse para que la tarea se considere completada
- Dependencias: Otras tareas o factores que deben ser completados o establecidos antes de que esta tarea pueda comenzar
- Anexos: Documentos de apoyo, imágenes o archivos relacionados con la tarea
- **Comentarios o notas:Información adicional u observaciones sobre la tarea
Diferentes configuraciones de tarjetas Kanban
Una tarjeta Kanban puede ser tan simple o tan compleja como necesites. Algunos equipos utilizan simples notas adhesivas, mientras que otros prefieren tarjetas digitales con muchas funciones.
Lo importante es que la tarjeta te proporcione la información que necesitas para tener el trabajo terminado. Dicho esto, algunas configuraciones estándar incluyen:
- Tarjetas Kanban simples: Estas tarjetas contienen información básica como el título de la tarea, la persona asignada y el estado
- Tarjetas Kanban detalladas: Incluyen información más detallada, como estimaciones, dependencias y criterios de aceptación
- Tarjetas Kanban Swimlane: Estas tarjetas se utilizan en Tableros Kanban con swimlanes (divisiones horizontales en un tablero Kanban) para categorizar las tareas en función de criterios, como miembro del equipo, proyecto o tipo de tarea
- Tarjetas Kanban digitales: Se trata de versiones electrónicas de las tarjetas Kanban físicas, utilizadas a menudo en software de gestión de tareas herramientas como ClickUp que son compatibles con Kanban. Pueden ofrecer funciones adicionales como listas de control, fechas límite y seguimiento del progreso
Propósito y ventajas de las tarjetas Kanban
Las tarjetas Kanban se han vuelto cruciales en la gestión de proyectos moderna. pero, ¿cómo funcionan exactamente? Veámoslo más de cerca.
La meta principal del método Kanban es reducir el despilfarro y mejorar la eficiencia visualizando el trabajo y limitando el trabajo en curso (WIP). Este método se ajusta a los principios de Lean y ayuda a los equipos a identificar y eliminar los residuos.
Al mostrar visualmente el trabajo, los equipos pueden señalar fácilmente el exceso de inventario, el tiempo de espera y otros formularios de despilfarro, lo que aumenta la eficacia y reduce los costes.
Las tarjetas Kanban también facilitan la entrega justo a tiempo (JIT) al proporcionar a los equipos una visión clara de lo que hay que hacer y cuándo. Esto les permite producir o entregar bienes y servicios precisamente cuando se necesitan, minimizando los residuos causados por la sobreproducción y el exceso de inventario.
La entrega JIT reduce costes, mejora los tiempos de respuesta y aumenta la eficacia, lo que la convierte en un componente clave de los principios Lean.
**También puede utilizar tarjetas Kanban para proyectos personales: la gente las ha utilizado para planificar cualquier cosa, desde bodas hasta visitas al mundo, convirtiendo las metas de la vida en un proceso divertido e interactivo
Aunque el propósito de las tarjetas Kanban puede parecer sencillo, sus beneficios para la gestión de proyectos Agile son de gran alcance, algunos de los cuales incluyen:
Abordar ineficiencias
Una tarjeta Kanban pone de manifiesto retrasos ocultos. Visualizar el flujo de trabajo permite identificar las fases en las que las tareas se acumulan o se demoran.
Ya se trate de una tarea específica, de un miembro concreto del equipo o de la ineficacia de un proceso, la Kanbanización (sí, es una palabra) hace visibles estos cuellos de botella, permitiéndole centrar los esfuerzos de mejora en las áreas que más importan.
Fomentar la colaboración en equipo
Las tarjetas Kanban promueven la colaboración proporcionando una representación visual compartida del trabajo en curso. Esta transparencia fomenta una mejor comunicación y comprensión entre los miembros del equipo, lo que aumenta la propiedad, fortalece el trabajo en equipo y mejora los resultados.
Esto se alinea con el valor Agile de los individuos y las interacciones por encima de los procesos y las herramientas, haciendo hincapié en la importancia de la conexión (a internet) humana para lograr un intento correcto.
Gestión de las existencias de seguridad
Las tarjetas kanban ayudan a los equipos a gestionar las existencias de seguridad proporcionando una visión clara de los niveles de inventario y las posibles carencias.
Esto les permite encontrar un equilibrio entre el mantenimiento de existencias de seguridad para evitar el desabastecimiento y la reducción de residuos, lo que se traduce en menores costes y una cadena de suministro más ágil.
Mejora de la productividad y agilización de la gestión de proyectos
Las tarjetas Kanban ofrecen un enfoque estructurado y visual de la organización del trabajo.
Al limitar el WIP, los equipos pueden evitar la multitarea y el cambio de contexto, que se sabe que disminuyen la productividad. Las tarjetas también permiten a los equipos supervisar el progreso, priorizar tareas y abordar problemas en tiempo real, lo que mejora la eficiencia y la eficacia generales.
Esta estructura se ajusta a los principios ágiles y es compatible con la mejora continua y la adaptabilidad.
Diferentes tipos de tarjetas Kanban
Ahora que entendemos el propósito y los beneficios de las tarjetas Kanban vamos a explorar los diferentes
y formas en las que puede utilizarlos:
- Tarjetas Kanban físicas: Son las clásicas tarjetas índice o notas adhesivas que podrías ver en un Tablero Kanban físico. Son simples y geniales para proyectos básicos y prácticos
- Tarjetas Kanban virtuales o digitales: Son versiones digitales de tarjetas físicas, a menudo utilizadas en herramientas de planificación de proyectos y software de gestión. Ofrecen más flexibilidad y permiten actualizarlas y compartirlas fácilmente
- Tarjetas Kanban con subapartados: Para tareas complejas, puede utilizar tarjetas con subapartados. Esto le permite dividir grandes tareas en otras más pequeñas y manejables. Puede ver el progreso de cada sub-elemento y obtener una imagen más clara del estado general de la tarea
- Tarjetas Kanban con imágenes: Estas tarjetas incluyen imágenes para que el Tablero Kanban sea visualmente más atractivo e informativo. Las imágenes pueden ayudar a transmitir rápidamente la información o representar una tarea o proyecto en particular. Por ejemplo, se puede utilizar una imagen de un producto en una tarjeta que represente su proceso de desarrollo
Implementación de tarjetas Kanban
La implementación de una tarjeta Kanban implica el ajuste de su Tablero, la creación de tarjetas, y la gestión del flujo de trabajo.
Vamos a explorar los componentes clave de un sistema Kanban, los beneficios de las tarjetas Kanban digitales, y cómo el software especializado puede ayudar a agilizar el proceso.
Introducción a las tarjetas Kanban
Un Tablero Kanban consta de tres elementos principales: tarjetas, columnas y carriles.
- Tarjetas: Las tarjetas Kanban representan tareas individuales o elementos de trabajo. Normalmente incluyen información esencial como el nombre de la tarea, descripción, persona asignada, fecha límite y adjuntos o comentarios relevantes. Puede codificar las tarjetas con colores o rótulos para indicar la prioridad, el estado u otros atributos importantes
- Columnas: Las columnas de un Tablero Kanban representan las diferentes fases de su flujo de trabajo, como "Pendiente", "En curso", "Revisión" y "Terminada" Estas columnas ayudan a visualizar el flujo de trabajo y asegurar que las tareas se mueven a través del proceso de manera eficiente
- **Los carriles de natación, o subgrupos, como hemos mencionado anteriormente, son divisiones horizontales dentro del tablero Kanban que le permiten clasificar las tareas en función de criterios específicos. Por ejemplo, puede tener carriles separados para diferentes proyectos, equipos o niveles de prioridad
Al comprender estos elementos fundamentales, estará mejor equipado para diseñar e implementar un sistema Kanban que se alinee con las necesidades y procesos únicos de su equipo.
Tarjetas Kanban digitales y cómo utilizarlas eficazmente
Mientras que los Tableros Kanban físicos tienen su atractivo debido a su naturaleza visual y experiencia práctica, las tarjetas Kanban digitales (software Kanban) ofrecen numerosas ventajas.
Puede actualizar, compartir y colaborar fácilmente con ellas. Además, no tendrá que preocuparse por la pérdida de notas adhesivas.
Las tarjetas digitales suelen contener funciones adicionales, como adjuntos, comentarios y barras de progreso, que proporcionan un contexto más rico y un mejor seguimiento del progreso.
He aquí algunas formas eficaces de utilizar las tarjetas Kanban digitales:
- Actualizaciones en tiempo real: Las tarjetas digitales pueden actualizarse al instante, lo que garantiza que todos los miembros del equipo tengan acceso a la información más reciente
- Herramientas de colaboración: Muchas herramientas Kanban digitales permiten a los miembros del equipo comentar las tarjetas, compartir archivos y comunicarse directamente dentro de la plataforma
- Integración con otras herramientas: Los sistemas Kanban electrónicos a menudo pueden integrarse con otras herramientas de gestión de proyectos, lo que facilita la gestión de tareas a través de diferentes plataformas
El rol del software en la creación y gestión de tarjetas Kanban
Para gestionar eficazmente su sistema digital de tarjetas Kanban, necesitará un software de pago o software Kanban gratuito/a .
Estas herramientas suelen ofrecer funciones para crear y mover tarjetas Kanban, ajustar plazos, asignar tareas y generar informes.
Una suite versátil de gestión de proyectos que destaca es ClickUp que se integra perfectamente con otros herramientas de gestión de proyectos de desarrollo de software y soluciones que ya pueda utilizar.
El sitio Tablero Kanban ClickUp ofrece una solución completa para crear y gestionar tarjetas Kanban digitales.
Con ClickUp, usted puede:
- Utilizar subgrupos: Organizar las tareas visualmente a través de diferentes criterios utilizando subgrupos (carriles). Esto le permite agrupar tareas relacionadas con aspectos específicos o prioridades, mejorando la visibilidad y la organización. He aquí algunos ejemplos:
Tarjeta principal: Realizar estudios de mercado
- Subtarea 1: Identificar el público objetivo
- Subtarea 2: Recopilar datos existentes
- Subtarea 3: Realizar investigación primaria
- Subtarea 4: Analizar los datos
- Subtarea 5: Preparar informe de investigación de mercado
Tarjeta principal: Crear un póster del proyecto
- Subtarea 1: Determinar el tamaño y el formato del cartel
- Subtarea 2: Desarrollar un diseño atractivo
- Subtarea 3: Incluir información clave
- Subtarea 4: Corregir y editar
- Subtarea 5: Imprimir o exponer
Tarjeta principal: Revisar los detalles del proyecto
- Subtarea 1: Reunir toda la documentación del proyecto
- Subtarea 2: Revisar los objetivos del proyecto
- Subtarea 3: Evaluar el alcance del proyecto
- Subtarea 4: Identificar riesgos y retos potenciales
- Subtarea 5: Desarrollar un plan de contingencia
Ejemplos de Tablero Kanban con Subítems como Tarjetas en ClickUp
- Sea creativo con la personalización de tarjetas: Adapte sus tarjetas añadiendo imágenes, etiquetas personalizadas y mucho más. Cambie el tamaño de las tarjetas, apile y reorganice los campos y añada listas de control para personalizar las tarjetas según sus necesidades
- Mejore la eficiencia con los límites de WIP: Establezca límites de WIP para evitar la sobrecarga de tareas y mantener la concentración. Ajuste o elimine fácilmente los límites para aumentar la eficiencia y garantizar una entrega sin problemas
- Personalice su flujo de trabajo: Cree columnas flexibles adaptadas a las fases específicas de su flujo de trabajo, como Alcance, En curso, Pendiente de revisión y Terminada Personalice las tarjetas con imágenes, rótulos, colores y campos personalizados para una representación clara de las tareas
- Colabore en tiempo real: Asigne tareas, añada comentarios y adjunte archivos directamente en las tarjetas. Esto mantiene a todos conectados y asegura que su equipo está siempre en la misma página
- Mejora la claridad y el enfoque: Utiliza etiquetas con códigos de color, fechas límite y etiquetas de prioridad para resaltar las tareas importantes, facilitando a los miembros del equipo la priorización de su trabajo
Cree, comparta y edite sus tarjetas Kanban fácilmente con ClickUp Kanban Tablero
Con tarjetas Kanban digitales y software especializado como ClickUp, puede optimizar sus flujos de trabajo, maximizar la eficiencia y entregar proyectos con mayor intento correcto.
Uso de plantillas de tarjetas Kanban
Si bien los tableros Kanban digitales son fáciles de usar, puede simplificar el proceso de uso de
con plantillas de tarjetas Kanban.
Las dos siguientes
de ClickUp proporcionan una estructura básica, incluyendo título, descripción, fecha límite, persona asignada y más campos.
Plantilla de Tablero Kanban de ClickUp
En
Plantilla de Tablero Kanban ClickUp
ofrece una estructura sencilla para ayudarle a empezar a gestionar sus proyectos y tareas utilizando el método Kanban. Esto es lo que incluye la plantilla:
- Estados personalizados: Adapte el flujo de trabajo a las necesidades de su proyecto, desde "Pendiente" hasta "En curso" y "Terminado"
- Subtareas anidadas: Divida las tareas complejas en elementos más pequeños y procesables para garantizar que se abordan todos los detalles
- Dependencias de tareas: Visualice las relaciones entre las tareas, ayudándole a gestionar los cronogramas y evitar cuellos de botella
- Rótulos de prioridad: Clasifique las tareas por prioridad, asegurándose de que su equipo se centra en lo que más importa
- Automatizaciones: Establezca reglas para automatizar tareas repetitivas, ahorrando tiempo y reduciendo errores manuales
¿Qué ventajas tiene?
- Mayor visibilidad: Evalúe rápidamente el estado del proyecto de un vistazo, permitiendo una toma de decisiones informada
- Mejora de la colaboración: Vea quién es el responsable de cada tarea, fomentando la rendición de cuentas
- Flexibilidad: Adapte el Tablero a varios tipos de proyectos, desde desarrollo de software a campañas de marketing
- Mayor eficacia: Permite completar los proyectos con mayor rapidez y elevar la moral del equipo
Plantilla de hoja de ruta con vista Kanban ClickUp
En
Plantilla de hoja de ruta con vista Kanban de ClickUp
combina las ventajas de un tablero Kanban con una vista de hoja de ruta, ofreciendo una herramienta de visualización de proyectos todo en uno. A continuación le mostramos lo que ofrece esta plantilla:
Estructura del Tablero Kanban
- Similar a la plantilla de Tablero Kanban pre-construida, esta plantilla ofrece listas Kanban (fases) para representar su flujo de trabajo. Puede personalizar estas fases en función de las necesidades de su proyecto
**Integración con la vista de hoja de ruta
- Esta función única proporciona una vista cronograma de alto nivel junto a su tablero Kanban
- Puede visualizar los próximos hitos, plazos y fases del proyecto dentro de la hoja de ruta
¿Por qué utilizar la plantilla de hoja de ruta con vista Kanban de ClickUp?
- Mejora de la visibilidad del proyecto: Esta plantilla ofrece una vista dual, que le permite comprender claramente tanto las fases actuales del flujo de trabajo (tablero Kanban) como el cronograma general (hoja de ruta)
- Mejora de la comunicación y la alineación: Al visualizar los próximos hitos y plazos, esta plantilla fomenta una mejor comunicación y mantiene a todos en la misma página con respecto a los cronogramas del proyecto
- Priorización estratégica de tareas: Ver la hoja de ruta junto a las tareas ayuda a priorizar las tareas de forma eficaz, garantizando la alineación con las metas del proyecto a largo plazo
¿Cuándo utilizar esta plantilla?
- Esta plantilla es ideal para proyectos con fases e hitos bien definidos
- Es beneficiosa para los equipos que necesitan visualizar tanto las tareas a corto plazo como las metas a largo plazo en una sola vista
La interfaz de ClickUp es mucho más refinada que la de Trello. Desde la presentación visual general hasta el nivel de control que el usuario tiene sobre la interfaz... Es mucho más que un tablero Kanban, pero incluso su vista Kanban es simplemente más limpia.
Matt Brunt, diseñador gráfico, Creative Element
Guía paso a paso para crear y utilizar tarjetas Kanban en ClickUp
1. Acceder a la plantilla Kanban
- Regístrate en ClickUp
- Abrir el menú de acciones rápidas de ClickUp
Regístrate en ClickUp y accede al menú de acciones rápidas
- Ir al Centro de plantillas
Comience su andadura en Kanban accediendo al Centro de plantillas de ClickUp
- En la sección de categorías, seleccione Kanban
Seleccione una plantilla ClickUp Kanban del Centro de plantillas
- Elija una plantilla que se adapte a sus necesidades según el nivel de la plantilla (Principiante, Intermedio, Avanzado)
Elija la plantilla que mejor se adapte a su viaje por el tablero Kanban
2. Explora los elementos clave de la plantilla
- La plantilla incluye vistas predefinidas (Tablero, Documento), estados (Cerrada, Personalizada, Abierta) y campos personalizados para una fácil personalización
- Aproveche las automatizaciones para análisis del flujo de trabajo
- La plantilla ofrece una estructura flexible para gestión visual de proyectos y optimiza su flujo de trabajo
Importe y personalice los datos que desee en la plantilla de Tablero Kanban de ClickUp
3. Definir columnas
- Cree columnas que representen las distintas fases de su flujo de trabajo (por ejemplo, "Pendiente", "En curso", "Terminada")
- Utilice Vista Tablero de ClickUp para personalizar las columnas según su proyecto
4. Añadir tareas
- Crear Tareas y asignarlas a los miembros del equipo
- Comience añadiendo tareas a la columna "Pendiente"
Utilice las Tareas de ClickUp para añadir elementos de acción para los miembros de su equipo
5. Establezca reglas de flujo de trabajo
- Defina reglas para el movimiento de tareas entre columnas
- Utilice Automatización ClickUp para automatizar transiciones de tareas basadas en condiciones específicas
Transición de tareas fácilmente usando Automatizaciones ClickUp
6. Supervisar el progreso
- Revise regularmente el Tablero Kanban para hacer un seguimiento del estado de las tareas
- Utilice Paneles de ClickUp para obtener una rápida visión general del progreso
Revise el progreso de las tareas mediante los paneles de ClickUp
Buenas prácticas en el uso de tarjetas Kanban
Para sacar el máximo partido a las tarjetas Kanban no basta con saber cómo utilizarlas. He aquí algunas buenas prácticas que pueden ayudarle a maximizar su eficacia y alcanzar sus metas de gestión de proyectos.
Para maximizar los beneficios de las tarjetas Kanban, es importante evitar los errores comunes.
- Un gran error es sobrecargar las tarjetas con demasiada información. Manténgalo simple y se centró en los detalles esenciales
- Otro problema habitual es no actualizar las tarjetas con regularidad. La información obsoleta puede dar lugar a malentendidos e ineficiencias
Además de tener en cuenta estos retos, también hay que recordar estas claves:
- Mantenlo visual: Los tableros kanban son herramientas visuales. Utilice colores, rótulos o iconos para transmitir rápidamente la información
- Limite el trabajo en curso: Evite sobrecargar simultáneamente a su equipo con demasiadas tareas. Céntrese en completar una tarea antes de empezar otra
- Mejore continuamente: Revise regularmente su Tablero Kanban para identificar áreas de mejora. Haga los ajustes necesarios para optimizar su flujo de trabajo
También puede utilizar el formato condicional para añadir más claridad a sus vistas de tarjetas Kanban. Mediante el ajuste de condiciones específicas, puede cambiar automáticamente la apariencia de las tarjetas en función de ciertos criterios.
Un ejemplo de cómo utilizar el formato condicional en su beneficio: Puede ajustar una condición para resaltar las tareas atrasadas en rojo, lo que facilita la detección de plazos incumplidos. Esto le ayuda a identificar rápidamente posibles problemas y a priorizar tareas.
Estas buenas prácticas simplifican su flujo de trabajo, aumentan la productividad y le ayudan a alcanzar las metas de su proyecto.
Comenzar su viaje Kanban con ClickUp
Las tarjetas Kanban son un sistema de eficacia probada para transformar su flujo de trabajo y ayudarle a alcanzar todas sus metas de gestión de proyectos mediante la visualización del trabajo, la limitación del trabajo en curso y la promoción del trabajo en equipo.
Con la interfaz fácil de usar y las potentes funciones de ClickUp, los equipos pueden crear tableros Kanban adaptados a sus necesidades, supervisar el progreso en tiempo real y colaborar de forma más eficaz.
Su combinación única de flexibilidad, personalización e integración lo diferencia de otros Tableros Kanban, convirtiéndolo en la mejor opción para las empresas que buscan elevar su productividad y eficiencia.
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