Ah, el correo electrónico. Es sencillo. Es familiar. Es... anticuado y dolorosamente lento. 🐌
Sin duda, es útil para debates formales o para enviar documentos importantes. Sin embargo, a medida que dependemos cada vez más de la colaboración digital, ha quedado claro que el correo electrónico no fue diseñado para gestionar comunicaciones colaborativas a gran escala.
Afortunadamente, existen muchas alternativas al correo electrónico que ofrecen compatibilidad con la colaboración global en tiempo real. Al adoptar una o varias de estas alternativas, podrá acelerar la productividad de sus tareas colaborativas.
¿Aún no está seguro de estar preparado para dejar atrás el correo electrónico? No se preocupe. ¡Lo entendemos! Para ayudarle a comprender nuestro punto de vista, veamos rápidamente por qué el correo electrónico no está preparado para satisfacer las necesidades de comunicación empresarial modernas.
A continuación, compartiremos ocho de las mejores alternativas al correo electrónico y herramientas de comunicación para optimizar las comunicaciones de su equipo y su empresa. 🙌
Tres razones por las que necesita una alternativa al correo electrónico
El correo electrónico es donde muere la colaboración.
No, en serio, no estamos exagerando; el 70 % de los empleados cree que el correo electrónico es un gran obstáculo para la productividad.
¿Por qué?
Porque, a diferencia de otras soluciones híbridas para el lugar de trabajo, el correo electrónico carece de las funciones y la flexibilidad que promueven una colaboración eficaz.
Echemos un vistazo a los tres principales problemas del correo electrónico. 👀
1. El correo electrónico no es adecuado para un ciclo de retroalimentación en tiempo real 🔁
Los comentarios nos guían en nuestra mejora continua y ágil. Cuanto más rápido y con mayor regularidad reciba comentarios, antes podrá utilizarlos para realizar cambios informados.
Sin embargo, el problema del correo electrónico es que es notoriamente lento y poco fiable.
Imagina que has enviado un documento por correo electrónico a diez personas para que lo revisen. Ahora bien, ¿cuánto tiempo tendrás que esperar a que te respondan?
¿Unas horas? ¿Un día? ¿Una semana o dos? De hecho, ¿cómo sabes si han visto tu correo electrónico? (Es el momento del correo electrónico de seguimiento pasivo-agresivo).
Sin la capacidad de facilitar un ciclo de retroalimentación en tiempo real, el correo electrónico hace que el desarrollo y el crecimiento avancen a paso de tortuga.
2. Los correos electrónicos pueden perderse fácilmente en los hilos 📨
El correo electrónico es un callejón sin salida en lo que a información se refiere.
Después de intercambiar varios mensajes, localizar información específica en un hilo de correo electrónico empieza a resultar difícil, y eso solo cuando se trata de una conversación entre dos personas. Si se añaden otras personas a la conversación, encontrar información específica en un hilo es como buscar una aguja en un pajar.
De hecho, el 73 % de los empleados afirma que dedica demasiado tiempo a buscar correos electrónicos. El 56 % considera que la tarea de buscar documentos en su bandeja de entrada es extremadamente frustrante.
3. El correo electrónico no es ágil 🐌
Si quieres crear una obra maestra, necesitas poder mantener conversaciones colaborativas ágiles. Las ideas deben tener flujo y reflujo; los planes deben desarrollarse con complejidad; los elementos deben descartarse y mejorarse a medida que tu proyecto toma forma.
El correo electrónico no solo dificulta las conversaciones ágiles.
Ninguna de sus conversaciones se produce en tiempo real. Las largas cadenas de correo electrónico resultan confusas y difíciles de seguir. Los empleados se quedan al margen de las novedades, lo que da lugar a silos de conocimiento y a una pérdida de productividad. Todos estos problemas pueden perjudicar su flujo de trabajo interno y la calidad de sus proyectos.
8 alternativas al correo electrónico para la comunicación empresarial
No todo está perdido: hay muchas alternativas al correo electrónico que puede utilizar para sus comunicaciones empresariales.
En primer lugar, veamos el software de gestión de proyectos.
1. Software de gestión de proyectos
Una gran parte de las comunicaciones de su empresa giran en torno al software de gestión de proyectos, ¿verdad? Pero, ¿ha intentado alguna vez gestionar un proyecto a través de Gmail o Outlook?
Es tedioso. Es confuso. No hay un sistema de almacenamiento centralizado para el uso compartido de archivos, ni un ciclo de retroalimentación en tiempo real, ni visibilidad de los proyectos. Y todo ello se debe a que las plataformas de correo electrónico no están diseñadas para la gestión de proyectos.
¿La solución? Software de gestión de proyectos.
¿La solución para los entusiastas del correo electrónico? Gestión de proyectos por correo electrónico en ClickUp.
La mejor herramienta: el software de gestión de proyectos por correo electrónico de ClickUp.
Si lo que busca es una gestión de proyectos sin complicaciones, ClickUp es la solución. Pero, ¿qué es lo que hace que ClickUp sea una herramienta de gestión de proyectos de cinco estrellas?
Bueno, el software de gestión de proyectos como ClickUp está diseñado para optimizar su proceso de gestión de proyectos y ayuda a personas y equipos de todos los tamaños a aumentar la productividad al reunir todo su trabajo en un solo lugar.
Sus funciones flexibles y avanzadas le permiten asignar y realizar un seguimiento de las tareas fácilmente, gestionar de forma eficaz múltiples tareas pendientes, configurar automatizaciones personalizadas, comunicarse en tiempo real con los miembros del equipo y mucho más, todo ello en una plataforma centralizada.
ClickUp también evita que las comunicaciones de su empresa se enreden en una telaraña de caos. Centraliza las comunicaciones y le proporciona una visibilidad completa de cada conversación (con un servicio de correo electrónico seguro, por supuesto).
Con ClickApp Correo electrónico, los usuarios de Outlook, IMAP, Office 365 y Gmail pueden conectar sus cuentas de correo electrónico a ClickUp para enviar y recibir correos electrónicos directamente desde una tarea de ClickUp, lo que facilita la optimización de las comunicaciones, el seguimiento de las conversaciones y el ahorro de tiempo al no tener que cambiar a otra pestaña para gestionar los correos electrónicos. 📧
No solo puede enviar y recibir correos electrónicos directamente desde las tareas, sino que también puede:
- Añada archivos adjuntos, respuestas predefinidas, formularios con su marca y mucho más.
- Vincule los correos electrónicos a las tareas
- Asigne comentarios como elementos de acción y envíe respuestas para mejorar la eficacia colaborativa.
- Añada etiquetas personalizadas.
- Configure la automatización del correo electrónico y las tareas.
- Cree plantillas de correo electrónico y respuestas guardadas para acelerar el tiempo de respuesta.
- Integra ClickUp con tus plataformas de correo electrónico favoritas (Gmail, Outlook, IMAP y Office 365).
ClickUp ofrece una versión gratuita con numerosas funciones que le permite probar la herramienta de gestión de proyectos y correo electrónico de forma gratuita. Descargue la app y intégrela con sus proveedores de correo electrónico más utilizados, como Outlook y Gmail, para optimizar las comunicaciones de su equipo y sus clientes hoy mismo. ⚡️
2. VoIP
¿Tiene un sistema telefónico VoIP para empresas?
Las empresas necesitan VoIP para disfrutar de comunicaciones telefónicas rápidas y fiables. VoIP son las siglas de «voz sobre protocolo de Internet» y, básicamente, es lo que le permite realizar llamadas a través de una conexión a internet en lugar de una línea fija física.
Las llamadas de voz VoIP son una alternativa esencial al correo electrónico porque, seamos sinceros, algunas conversaciones realmente no son adecuadas para el correo electrónico.
Las llamadas de voz le ahorran tiempo, son más personales y le proporcionan mayor movilidad y productividad. No necesita las manos para realizar una llamada VoIP a través de unos auriculares, lo que significa que puede atender llamadas mientras trabaja en un diseño, clasifica archivos, prepara un café, ¡lo que sea!
La mejor herramienta: Dialpad
Dialpad no es un sistema de telefonía VoIP convencional. Es una solución de centro de contacto en la nube que utiliza VoIP, inteligencia artificial nativa y un montón de otras tecnologías para proporcionar voz, correo electrónico, SMS, redes sociales y mensajería instantánea totalmente unificados.
Estas experiencias pueden tener lugar en múltiples dispositivos, independientemente de su ubicación física. En lo que respecta a las llamadas de voz, Dialpad cuenta con potentes funciones que mejoran la comunicación, tales como:
- Grabación de llamadas
- Transcripciones de llamadas en tiempo real y toma de notas automática.
- Resúmenes posteriores a las llamadas
- Enrutamiento personalizado
- Independiente del dispositivo y la plataforma (tiene compatibilidad con Android e iOS, así como con Windows, Mac, Linux y más).
Y recuerde, se trata de una plataforma todo en uno diseñada para optimizar las comunicaciones. Así que, si está intentando comunicar una idea compleja por correo electrónico y no lo consigue, simplemente puede llamar a su compañero de trabajo, socio o cliente con solo hacer clic en un botón, directamente desde la misma plataforma.
¡Adiós a los silos de datos y a los incómodos cambios de aplicación!
Bonificación: plantillas de campañas de goteo por correo electrónico para la automatización de los flujos de trabajo de correo electrónico
3. Plataformas colaborativas
Las conversaciones colaborativas por correo electrónico tienden a degenerar en caos. Acabas con hilos de correo electrónico desordenados, silos de conocimiento por todas partes y diez versiones diferentes de tu documento compartido.
Las herramientas de colaboración empresarial proporcionan a las empresas la capacidad de establecer conexiones y colaborar desde cualquier lugar en una plataforma dedicada sin desorden, silos ni tediosas idas y venidas.
La mejor herramienta: Google Workspace
Google Workplace es un conjunto de herramientas de productividad y colaboración basadas en la nube, que incluye:
- Gmail
- Documentos de Google
- Google Drive
- Hojas de cálculo de Google
- Google Slides
- Formularios de Google
- Google Keep
Más concretamente para la comunicación entre equipos, Google Workspace ofrece las siguientes herramientas como alternativa al correo electrónico:
- Google Chat: centraliza tus conversaciones en salas para debates temáticos y uso compartido de documentos. Permite a los equipos compartir archivos, asignar tareas, realizar distribución de conocimientos y mucho más.
- Google Meet: una solución de videocomunicación que le permite asistir a reuniones en alta definición y realizar el uso compartido de presentaciones impactantes.
4. Intranet
Imagine tener su propia red empresarial privada, accesible solo para los empleados de su empresa.
Eso es lo que es una intranet. Es una solución habitual para facilitar la transformación de las corporaciones, ya que proporciona a las grandes corporaciones un entorno de trabajo seguro, con uso compartido y personalizable para comunicarse y colaborar. Pero no es exclusiva de las grandes corporaciones: las pequeñas corporaciones también pueden beneficiarse de una intranet.
Las intranets le permiten crear una base de conocimientos interna para eliminar los silos de información para los nuevos empleados. También puede crear canales privados dedicados a miembros específicos del equipo.
La mejor herramienta: ClickUp
ClickUp le ofrece lo esencial para su intranet: un portal online centralizado, un hub de comunicación interna, gestión de proyectos con máxima visibilidad y colaboración interfuncional.
Estas son algunas de las funciones avanzadas que ofrece ClickUp:
- ClickUp Docs : cree documentos, boletines informativos, wikis y mucho más, realice la edición de su trabajo en tiempo real con su equipo, enlace los documentos a los flujos de trabajo y compártalos de forma segura con un enlace privado o público.
- Paneles personalizados : cree paneles personalizados con más de 50 widgets de arrastrar y soltar, y ofrezca a sus equipos una panorámica general de alto nivel de las tareas asignadas, las prioridades, los desgloses de proyectos, el progreso, la carga de trabajo y una serie de otras métricas e indicadores clave de rendimiento.
- ClickUp Whiteboards : herramienta de pizarra interactiva que permite a los equipos intercambiar ideas, elaborar estrategias, correlacionar flujos de trabajo y colaborar en tiempo real.
Al optimizar y unificar la colaboración dentro de una red privada y segura, ClickUp le ayuda a mantener a los equipos informados y con alta productividad en cada fase del ciclo de vida de un proyecto.
5. Vídeo conferencias
Las videollamadas son lo más parecido a una reunión presencial. Le permiten mantener una conversación fluida y ágil, en lugar de las conversaciones forzadas que tiene que soportar con el correo electrónico.
A través de las aplicaciones de videoconferencia, los miembros del equipo pueden intercambiar ideas en tiempo real y recibir comentarios instantáneos y soluciones inmediatas. Las videollamadas también pueden ayudar a los trabajadores remotos a sentirse más conectados con sus compañeros que el correo electrónico, las llamadas telefónicas y otros métodos de comunicación «sin rostro», lo que las convierte en una estrategia de comunicación eficaz y una excelente alternativa al correo electrónico.
La mejor herramienta: Dialpad Reuniones
Dialpad Meetings le ofrece videoconferencias ilimitadas independientemente de su ubicación o dispositivo. Podrá disfrutar de experiencias de vídeo productivas desde cualquier parte del mundo.
Algunas de las funciones que ofrece son:
- Funcionalidades de uso compartido de pantalla sin interrupciones
- Controles intuitivos para reuniones
- Calidad de vídeo de alta definición
- Transcripción en directo
Ah, y gracias a la práctica aplicación web, tus contactos ni siquiera necesitan la aplicación para unirse a una videoconferencia.
6. SMS y mensajería instantánea
Con tanto desorden en su bandeja de entrada, es muy fácil pasar por alto un correo electrónico importante u olvidarse de responder a una pregunta.
Además, también están los problemas que hemos mencionado anteriormente (falta de colaboración, visibilidad... ya se hace una idea).
Los SMS y la mensajería instantánea ofrecen una solución sencilla y sin complicaciones para la comunicación entre equipos.
La mejor herramienta: vista de chat de ClickUp.
La vista de chat de ClickUp equilibra a la perfección la simplicidad y la funcionalidad.
Reduce la necesidad de asistir a reuniones y es una de las mejores alternativas a Gmail o cualquier otro proveedor de correo electrónico. Te ofrece la misma funcionalidad que el correo electrónico y te permite comunicarte con tu equipo más rápidamente sin salir de tu plataforma de trabajo.
Inicie un chat con una o más personas, intercambie mensajes al instante, realice el uso compartido de actualizaciones en tiempo real, enlaze recursos y consolide la comunicación del equipo, todo en un solo lugar. También puede:
- Añada a cualquier persona a las conversaciones de trabajo con @menciones y asigne comentarios para que su equipo siga avanzando en los elementos pendientes.
- Realiza el uso compartido de enlaces, archivos y archivos incrustados, como páginas web, hojas de cálculo y vídeos, junto con las conversaciones.
- Asigne comentarios dentro del chat.
- Incluya bloques de código, listas con viñetas, tiras y mucho más para comunicar los detalles del trabajo con mayor claridad.
La vista de chat está disponible en el plan Free Forever, la versión gratuita de ClickUp. Pruébela y agilice las comunicaciones de su equipo hoy mismo.
7. Redes sociales para empresas
Las redes sociales pueden ser un método valioso para la comunicación en equipo, especialmente cuando se utilizan junto con algunas de las otras alternativas al correo electrónico que hemos mencionado.
Piense en lo fácil y eficaz que es publicar una actualización del estado en la página de LinkedIn de su empresa en lugar de enviar un correo electrónico. Todos sus empleados reciben la notificación de inmediato y usted puede ver todas las respuestas a la publicación en un solo lugar.
La mejor herramienta: Workplace by Meta (antes Facebook)
Workplace by Meta es, en esencia, Facebook para empresas. Incluso tiene la misma interfaz. Workplace te permite:
- Crear grupos
- Invite a los miembros del equipo o a las partes interesadas a participar en conversaciones en directo.
- Elimine la falta de visibilidad que acecha a las plataformas de correo electrónico.
- Asignar tareas
- Cree encuestas
- Comparte un volumen ilimitado de archivos.
Ofrece numerosas oportunidades para mejorar la productividad de las comunicaciones. Y, por supuesto, está el famoso feed de noticias de Facebook, donde puedes publicar actualizaciones y ver información relevante para tu empresa.
8. Grabación de pantalla
Imagina que tienes nuevos empleados que tienen dificultades para completar una tarea en línea. Una aplicación de grabación de pantalla te permitiría crear un vídeo tutorial, lo cual es mucho menos complicado que escribir un correo electrónico interminable explicando cómo hacer la tarea.
Del mismo modo, es posible que detecte un error en su sitio web y necesite comunicárselo a su equipo de TI. Por supuesto, podría redactar un correo electrónico detallando lo que ocurre, o simplemente mostrarles el problema con una grabación de pantalla para informar y resolver los problemas más rápidamente.
La mejor herramienta de grabación de pantalla: Clip by ClickUp
Crear y compartir grabaciones de pantalla es fácil con Clip by ClickUp, una herramienta de grabación de pantalla integrada en la aplicación que permite a los equipos comunicarse de forma más eficaz, especialmente cuando trabajan de forma remota y asíncrona.
No solo puede grabar sin limitaciones de tiempo, sino que incluso puede añadir voz a la grabación a través de su micrófono. Por supuesto, eso no es todo.
ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos, ¿recuerdas? Todas las funciones de ClickUp están diseñadas para facilitar el proceso de gestión de proyectos. Por eso, en Clip puedes:
- Captura al instante toda la pantalla, la ventana de una aplicación o la pestaña de tu navegador, sin límites de tiempo.
- Cree una tarea a partir de su grabación, añada una descripción y asigne miembros del equipo.
- Envíe su mensaje de vídeo a cualquier persona con un enlace compartible que se reproduce directamente en su navegador.
- Comparte tu mensaje de vídeo dentro de una tarea de ClickUp y utiliza los comentarios asignados o las funciones de mención para notificar a tus compañeros de equipo.
Vaya más allá del correo electrónico: mejore sus comunicaciones con alternativas al correo electrónico.
Alejarse del correo electrónico es una tarea abrumadora, especialmente cuando nos ha servido fielmente durante tantos años. Pero recuerde que el correo electrónico sigue ocupando un lugar importante en el mundo de las comunicaciones empresariales, un lugar que probablemente no será sustituido en mucho tiempo.
No es necesario sustituir por completo el correo electrónico; de hecho, ClickUp se integra con Gmail y Outlook para potenciar sus capacidades habituales de correo electrónico.
Pero en el mundo empresarial del teletrabajo y la colaboración digital, es esencial mejorar sus comunicaciones con alternativas al correo electrónico, como herramientas de gestión de proyectos, software de intranet y videoconferencias.
¿Desea acelerar sus capacidades de gestión de proyectos y colaboración empresarial? ¡Empiece gratis y pruebe la solución de gestión de proyectos por correo electrónico de ClickUp!
Escritor invitado:
Jenna Bunnell es directora sénior de marketing de contenidos en Dialpad. Le apasiona comunicar la sensibilidad del diseño de una marca y visualizar cómo se puede presentar el contenido de forma creativa y completa. Jenna también ha escrito para otros dominios, como FreshySites y BlockSurvey.