Estás intentando planear una reunión. Al principio, parece sencillo. Solo tienes que encontrar un momento que le venga bien a todo el mundo.
Pero entonces comienzan las idas y venidas.
«¡Estoy gratis el Monday por la mañana!»
«El Monday no puedo, ¿qué tal el martes?»
«El martes no me viene bien, ¿qué tal el jueves?»
Antes de que te des cuenta, te estarás ahogando y la reunión aún no estará programada.
Cuando2Meet ha sido una opción popular para comprobar rápidamente la disponibilidad, pero tiene un límite. Si buscas calendarios populares con mejores integraciones, programación automatizada o una experiencia más fluida, tienes muchas opciones.
En esta entrada del blog, exploraremos algunas de las mejores alternativas a When2Meet para ayudarte a programar eventos sin caos.
Alternativas a When2Meet de un vistazo
Veamos una rápida comparación de las mejores alternativas a When2Meet:
| Herramienta | Funciones principales | Lo mejor para | Precios* |
| ClickUp | Programación basada en IA, calendario, vista de calendario, toma de notas de reuniones, análisis, control de tiempo, plantillas predefinidas | Startups, empresas modernas basadas en citas y corporaciones que necesitan una gestión integral de la programación y las tareas | Plan Free disponible; precios personalizados para empresas |
| Calendly | Enlazado de reuniones automatizado, encuestas, recordatorios, programación de equipos, integración de pago | Autónomos, startups y pymes que automatizan la programación de reuniones | Plan Free disponible; planes de pago a partir de 10 $/asiento/mes |
| Google Calendar | Integración con reunión, código por color de evento, Focus Time, Time Insights | Autónomos y pymes dentro del ecosistema de Google | Gratis con una cuenta de Google |
| Doodle | Programación basada en encuestas, compatibilidad con zonas horarias, páginas de reserva personalizadas, recordatorios | Autónomos, startups y pequeñas empresas que coordinan la disponibilidad de grupos | Plan Free disponible; planes de pago a partir de 14,95 $/usuario/mes |
| Calendario de Microsoft Outlook | Asistente de programación, vistas de múltiples zonas horarias, integración con Teams/OneDrive | Empresas de tamaño mediano y corporaciones que utilizan el ecosistema de Microsoft | Gratis con una cuenta de Microsoft |
| Acuity Scheduling | Páginas de reserva personalizadas, recordatorios y seguimientos automáticos, formularios de admisión, gestión de clientes | Empresas de servicios que buscan una aplicación de reservas fácil de usar para los clientes | Plan Free disponible; planes de pago a partir de 20 $ al mes |
| *hubSpot Reuniones | Integración con CRM, formularios de reserva en el sitio web, seguimientos automatizados | Startups y corporaciones que integran la programación en el flujo de trabajo de equipo de ventas | Plan Free disponible; los planes de pago comienzan en 20 $/usuario/mes |
| Bookafy | Enrutamiento basado en habilidades, solicitudes de revisión, API/webhook, branding personalizado | Pequeñas y medianas empresas de tamaño pequeño a mediano que necesitan reservas y recordatorios de automatización | Plan Free disponible; planes de pago a partir de 7 $/usuario/mes |
| Setmore | Reservas públicas/privadas, reservas de clientes a través de redes sociales, recordatorios por SMS | Autónomos y pequeñas empresas que ofrecen servicios de programación de citas | Plan gratuito disponible; plan de pago a partir de 9 $/usuario/mes |
| Zoho Bookings | Portal de autoservicio, calendarios a nivel de personal, CRM y automatización de la facturación | Startups y empresas de tamaño mediano que necesitan una programación flexible orientada al cliente | Plan Free disponible; planes de pago a partir de 6 $/usuario/mes |
¿Qué es When2Meet?
When2Meet es una herramienta de programación sencilla que no requiere registro y que ayuda a los equipos a encontrar un momento común para la reunión. En lugar de interminables mensajes de ida y vuelta, permite a muchos usuarios marcar su disponibilidad común en una cuadrícula de uso compartido. Esta aplicación de planificación diaria es ligera, fácil de usar y no requiere que nadie cree una cuenta.
Después de que cada persona introduzca su disponibilidad, esta herramienta basada en encuestas se actualiza dinámicamente para resaltar los periodos libres que se solapan.
Límites de When2Meet
Aunque When2Meet es un software sencillo y útil para recopilar rápidamente la disponibilidad, carece de algunas funciones que podrían ser decisivas en función de lo que necesites:
- sin integración con el calendario*: no se puede sincronizar con los calendarios de Google, Outlook o iCloud. Esto significa que tienes que comprobar y actualizar tu disponibilidad actual manualmente
- sin recordatorios de automatización*: una vez elegida la hora, depende de ti recordarla. No hay alertas de seguimiento ni correos electrónicos relacionados con los eventos
- Interfaz obsoleta: el diseño es funcional, pero resulta un poco torpe y anticuado, especialmente en comparación con las herramientas de programación modernas
- Sin compatibilidad con zonas horarias: si estás coordinando entre diferentes zonas horarias, tendrás que convertir las horas manualmenteCarece de personalización: con When2Meet no puedes añadir tu marca, personalizar el diseño de la encuesta ni recopilar información adicional de los participantes
- funciones de colaboración con límite:* When2Meet no tiene función para chatear, sistema para el uso compartido de archivos ni función de comentarios integrados, por lo que cualquier discusión sobre la programación debe realizarse en otro lugar
Estas limitaciones hacen que When2Meet sea más adecuado para programaciones rápidas e informales que para usos más profesionales o recurrentes.
Las mejores alternativas a When2Meet
Si buscas herramientas de programación que ofrezcan más funciones, integraciones o una experiencia de usuario más fluida que When2Meet, aquí tienes algunas de las mejores alternativas que vale la pena explorar:
Cómo evaluamos el software en ClickUp
Nuestro equipo editorial sigue un proceso transparente, respaldado por investigaciones y neutral con respecto a los proveedores, por lo que puedes confiar en que nuestras recomendaciones se basan en el valor real del producto.
Aquí tienes un resumen detallado de cómo evaluamos el software en ClickUp.
1. ClickUp (la mejor herramienta todo en uno para la gestión de proyectos con calendario y reuniones)
ClickUp, la app, aplicación para todo lo relacionado con el trabajo, reúne la programación, los equipos y la gestión del tiempo, lo que la convierte en una potente alternativa a When2Meet.
Instancia, ClickUp Calendar es un completo hub de programación diseñado para la colaboración. Una de sus ventajas más singulares es la posibilidad de crear, edición y gestionar eventos directamente en el entorno de trabajo de ClickUp.
Utiliza esta herramienta para configurar horarios de trabajo, bloquear tiempo para aumentar la productividad o hacer ajustes en varios calendarios para diferentes equipos o rols. ¡Este vídeo te muestra cómo hacerlo!
También puedes invitar a invitados (aunque no formen parte de tu entorno de trabajo) y establecer reglas de repetición / periodicidad personalizada.
ClickUp Calendar conecta tu agenda con tu trabajo real. Este software de programación de tareas permite adjuntar documentos, tareas, subtareas e incluso notas directamente a los eventos.
💡 Consejo profesional: ¡Utiliza Calendar Glance para vista los próximos eventos desde cualquier lugar de tu entorno de trabajo!
Cuando necesites unirte a una reunión programada, puedes hacerlo directamente desde ClickUp, sin necesidad de cambiar de app ni de pestaña.
Si ClickUp Calendario te ayuda a programar de forma más inteligente, ClickUp Reuniones va un paso más allá y convierte tus reuniones en acciones.
Este software de gestión de reuniones genera automáticamente agendas de reuniones, realiza seguimiento de los puntos de debate, asigna elementos en tiempo real y enlaza todo directamente a tareas o documentos.
Además, si te has perdido una reunión, puedes hacer preguntas a ClickUp Brain como «¿Qué decidimos sobre el cronograma de lanzamiento?» y obtener respuestas instantáneas sin tener que buscar en todo el documento.
Mientras que ClickUp Calendario y Reuniones mantienen tu agenda organizada, ClickUp Vista actúa como una solución de gestión de tareas totalmente interactiva.
Incluye marcos de tiempo personalizables, con vistas diarias, de cuatro días, semanales y mensuales, y es perfecto para tener una visión general de los próximos plazos, los cambios en los cronogramas y priorizar lo que hay que hacer (sin salir del entorno de trabajo).
💡 Consejo profesional: Uno de los mejores consejos para mejorar la productividad es utilizar la función de arrastrar y soltar de la vista Calendario de ClickUp para reprogramar tareas sin esfuerzo. Para concentrarte aún más, aprovecha las opciones de filtrado para centrarte en las tareas por estado, prioridad o persona asignada.
Si ya has optimizado tus reuniones y tu programación, utiliza la plantilla de programación de empleados de ClickUp para asignar turnos, realizar un seguimiento de la disponibilidad y evitar conflictos de forma clara y organizada.
Te permite organizar el trabajo y asignar tareas según la disponibilidad de cada miembro del equipo, lo que te ayuda a evitar el agotamiento y a mejorar la comunicación del equipo.
Además, puedes añadir Campos personalizados como tarifas por hora, rol y responsables de turnos para controlar la planificación de la plantilla. Y en lo que respecta a la vista de tu calendario, tú decides: cambia entre Calendario semanal, Capacidad de los empleados o Panel de estado para obtener la información exacta que necesitas.
⌛ Ahorra tiempo: prueba la plantilla de planificador de calendario de ClickUp para mantenerte organizado consolidando tareas, eventos y plazos en un solo lugar.
Las mejores funciones de ClickUp
- Utiliza ClickUp AI Notetaker para unirte automáticamente a tus reuniones, transcribir conversaciones, resumir decisiones y destacar seguimientos.
- Crea formularios de programación personalizados con ClickUp Forms para recopilar la disponibilidad o las horas preferidas para las reuniones, y convierte automáticamente las respuestas en tareas para su seguimiento.
- Realiza un seguimiento del tiempo real dedicado a las tareas con ClickUp Time Tracking o integraciones como Toggl y Harvest, que te ayudarán a evaluar cómo se ajusta el trabajo a los planes programados.
- Automatiza tareas administrativas recurrentes, como recordatorios, asignación de tareas o seguimientos de reuniones reprogramadas o modificadas, con ClickUp Automatización.
- Crea una vista centralizada de todas las próximas reuniones, la disponibilidad del equipo y los conflictos de programación utilizando los paneles de ClickUp.
- Colabora en las agendas o notas de las reuniones directamente en la misma plataforma con ClickUp Documento.
- Integra tus calendarios de Google y Outlook con ClickUp Calendar para tener una vista completa de todas tus tareas, reuniones y compromisos.
ClickUp: Límites
- Aunque se trata de la mejor app, aplicación para programar reuniones, el número de funciones clave puede resultar abrumador para los usuarios novatos.
Precios de ClickUp
Valoraciones y opiniones sobre ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 10 500 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4500 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre ClickUp?
Aquí tienes una reseña de G2:
Desde que cambiamos a ClickUp, todo está en un solo lugar: tareas, cronogramas, documentos, paneles, comentarios e incluso notas de reunión. Es increíblemente personalizable, pero lo suficientemente intuitivo como para que todos lo adopten rápidamente. Funciones como las automatizaciones, el asistente de redacción con IA y el renovado Calendario nos ahorran mucho tiempo. ¿Y lo mejor? Se adapta a nuestras necesidades, tanto si lanzamos una nueva campaña como si gestionamos operaciones a largo plazo. ClickUp no solo nos ayuda a organizarnos, sino que nos ayuda a hacer nuestro trabajo de forma más inteligente. Se acabó el cansancio por usar tantas herramientas. Se acabó el trabajo duplicado. Solo claridad, alineación y ejecución.
Desde que cambiamos a ClickUp, todo está en un solo lugar: tareas, cronogramas, documentos, paneles, comentarios e incluso notas de reunión. Es increíblemente personalizable, pero lo suficientemente intuitivo como para que todos puedan adoptarlo rápidamente. Funciones como las automatizaciones, el asistente de redacción con IA y el renovado Calendario nos ahorran mucho tiempo. ¿Y lo mejor? Se adapta a nuestras necesidades, tanto si lanzamos una nueva campaña como si gestionamos operaciones a largo plazo. ClickUp no solo nos ayuda a organizarnos, sino que nos ayuda a trabajar de forma más inteligente. Se acabó el cansancio por usar tantas herramientas. Se acabó el trabajo duplicado. Solo claridad, alineación y ejecución.
🌟Bonus: Talk to Texto en ClickUp (a través de Brain MAX) facilita la creación de un nuevo evento en el calendario utilizando la voz en lugar de escribir.
- Simplemente mantén pulsada la clave de atajo Talk to Text (como fn o tu clave personalizada), di los detalles de tu evento (por ejemplo, «Programar una reunión con el equipo de marketing el próximo Monday a las 10 de la mañana») y suelta la clave
- Tu discurso se convierte instantáneamente en texto mediante IA y se pega en el campo de creación de eventos o en la barra de indicación del Asistente Inteligente
- ClickUp AI interpreta tus instrucciones verbales y puede crear el evento del calendario por ti, rellenando el título, la fecha, la hora, los asistentes y otros detalles, todo ello sin necesidad de utilizar las manos
2. Calendly (la mejor para la automatización de la programación de reuniones con enlaces compartibles)
Calendly es una herramienta de programación que ayuda a gestionar la disponibilidad y a reducir el desorden en el calendario. Para tener un mayor control sobre quién reserva tiempo contigo, Calendly ofrece tipos de eventos ocultos que te ayudan a crear enlaces solo por invitación para mantener ciertas reuniones individuales y grupales privadas.
Cuando se coordina con varias personas, las encuestas de reuniones de Calendly facilitan la búsqueda de un horario que se adapte a todos: los invitados votan sus franjas horarias preferidas y tú eliges la hora definitiva en función de la disponibilidad del grupo.
Las mejores funciones de Calendly
- Personaliza las notificaciones con ajuste de recordatorios, eligiendo plazos de entrega y seleccionando métodos de entrega como alertas por correo electrónico o en el escritorio
- Integra el procesamiento de pago para cobrar las tarifas a los clientes durante el flujo de programación
- Coordina las reuniones del equipo reuniendo la disponibilidad de los miembros, lo que permite a los invitados reservar una hora que se adapte a todos
- Toma notas y resume reuniones con Calendly Notetaker
Límites de Calendly
- A veces, los ajustes del calendario pueden cambiar sin tu intervención, lo que resulta en confusión
- Los diferentes tipos de reglas asociadas a la programación pueden resultar un poco confusos
Precios de Calendly
- Free
- Estándar: 12 $/asiento/mes
- Equipos: 20 $/usuario/mes
- Corporación: Desde 15 000 $ al año
Valoraciones y opiniones sobre Calendly
- G2: 4,7/5 (más de 2200 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 3900 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Calendly?
Aquí tienes una reseña de G2:
Me encanta poder establecer la conexión (a internet) de varios calendarios (Google, Outlook, etc.) e insertar automáticamente enlaces de Zoom. Mantiene todo sincronizado y sin conflictos.
Me encanta poder establecer la conexión (a internet) de varios calendarios (Google, Outlook, etc.) e insertar automáticamente enlaces de Zoom. Mantiene todo sincronizado y sin conflictos.
📮ClickUp Insight: El 37 % de los trabajadores envía notas de seguimiento o actas de reuniones para realizar el seguimiento de los elementos pendientes, pero el 36 % sigue utilizando otros métodos fragmentados.
Sin un sistema unificado para registrar las decisiones, la información clave que necesitas puede quedar sepultada en chats, correos electrónicos u hojas de cálculo. Con ClickUp, puedes convertir instantáneamente las conversaciones en tareas prácticas en todas tus tareas, chats y documentos, asegurándote de que nada se quede en el tintero.
3. Google Calendar (la mejor opción para programar citas fácilmente dentro del ecosistema de Google)
Google Calendar es una herramienta de programación integrada en Google Workspace para gestionar citas para varias personas.
Con ella, puedes utilizar la función Focus Time (disponible para cuentas de trabajo o escolares que cumplan los requisitos) para crear bloques sin distracciones en tu día, silenciando las notificaciones y marcándote como no disponible. La codificación por color de eventos te permite elegir color para reuniones de trabajo, planes personales y calendarios de uso compartido.
Dado que esta aplicación de calendario se integra perfectamente con Google Meet, cada reunión programada también obtiene automáticamente un enlace de videollamada. Además, el asistente Gemini AI de Google ahora puede sugerirte horarios ideales para tus reuniones basándose en tu calendario y la información de tu correo electrónico.
Las mejores funciones de Google Calendar
- Configura respuestas «Fuera de la oficina» para rechazar automáticamente las invitaciones a reuniones durante tu tiempo libre
- Usa compartido calendarios completos con los miembros del equipo con permisos específicos de vista o edición
- Crea páginas de reservas públicas y compartibles para programar citas
- Realiza un seguimiento de las horas de reunión con «Time Insights» para ver cuánto tiempo de tu agenda dedicas a reuniones
- Gestiona tus tareas pendientes y recordatorios directamente desde tu calendario para optimizar la gestión de tareas
Límites de Google Calendar
- Hay quien dice que la gestión de tareas de Google Calendar carece de funciones avanzadas como las dependencias de tareas periódicas o la priorización
- Las funciones avanzadas, como el cobro de pagos y los recordatorios automáticos, requieren una suscripción de pago a Google Workspace
Precios de Google Calendar
- Gratis para uso personal con una cuenta de Google
- Parte de los planes de pago de Google Workspace
Valoraciones y reseñas de Google Calendar
- G2: No hay suficientes reseñas
- Capterra: 4,8/5 (más de 3700 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Google Calendar?
Aquí tienes una reseña de Capterra:
La integración es la mejor característica de Google Calendar. Junto con la facilidad de uso, la compatibilidad y las actualizaciones constantes, hacen que utilizar este programa sea un sueño.
La integración es la mejor característica de Google Calendar. Junto con la facilidad de uso, la compatibilidad y las actualizaciones constantes, hacen que utilizar este programa sea un sueño.
4. Doodle (la mejor para encontrar horarios comunes para reuniones mediante encuestas)
Doodle simplifica la programación de grupos al permitir a los usuarios proponer horarios de reunión y realizar encuestas entre los participantes (los invitados no necesitan iniciar sesión). Una vez seleccionada una franja horaria, Doodle la bloquea con una confirmación automática.
También puedes añadir tiempos de descanso entre reuniones para evitar el agotamiento y ajustar automáticamente las zonas horarias antes incluso de que los participantes voten. Para los administradores o asistentes ejecutivos, la opción de reservar en nombre de otros hace que la programación para otra persona sea igual de sencilla.
Puedes integrarlo con un amplio intervalo de calendarios (Google, Outlook, O365) y herramientas de videoconferencia (Zoom, Microsoft Teams).
Las mejores funciones de Doodle
- Realiza un seguimiento de la programación con un panel de control que centraliza las próximas reuniones, las respuestas a las encuestas y las invitaciones pendientes
- Crea encuestas grupales para encontrar el momento óptimo para la reunión de varios participantes
- Añade preguntas personalizadas en las reservas para recopilar información importante sobre los clientes antes de una reunión
- Simplifica la programación con una página de reservas personalizada que permite a los usuarios ver tus horarios disponibles y reservar al instante
Límites de Doodle
- La versión gratuita es muy limitada; las funciones básicas, como enviar recordatorios o establecer plazos para las encuestas, requieren un plan de pago
- La interfaz puede resultar engorrosa para realizar ajustes en múltiples eventos o reuniones individuales
- Algunos usuarios informan de que las notificaciones no se muestran de forma fiable cuando se completa una encuesta o sondeo
Precios de Doodle
- Free
- Pro: 14,95 $/usuario/mes
- Equipo: 19,95 $/usuario/mes, pago anual
- Corporación: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Doodle
- G2: 4,4/5 (más de 2000 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 1800 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Doodle?
Aquí tienes una reseña de G2:
Doodle ha facilitado mucho la tarea de «sondear» qué fechas y horas son las más adecuadas para las reuniones. Nos ha ahorrado mucho tiempo y estrés a la hora de encontrar los mejores momentos para reunirnos con grupos grandes de personas con calendarios diferentes.
Doodle ha facilitado mucho la tarea de «sondear» qué fechas y horas son las más adecuadas para las reuniones. Nos ha ahorrado mucho tiempo y estrés a la hora de encontrar los mejores momentos para reunirnos con grupos grandes de personas con calendarios diferentes.
5. Calendario de Microsoft Outlook (ideal para programar citas entre diferentes zonas horarias dentro de los ecosistemas de Microsoft)
El calendario de Microsoft Outlook simplifica la coordinación del equipo al permitirte ver varias zonas horarias simultáneamente. Es especialmente útil cuando se planifican citas entre diferentes regiones.
Se integra de forma nativa con el ecosistema de Microsoft 365, incluidos los calendarios de Outlook y Microsoft Teams para reuniones virtuales. Puedes adjuntar archivos directamente desde OneDrive e iniciar reuniones de Teams sin salir de la vista del calendario.
Outlook también utiliza filtros inteligentes para reducir el desorden de notificaciones, lo que facilita identificar las invitaciones de prioridad sin distracciones.
Las mejores funciones del calendario de Microsoft Outlook
- Haz vista de varios calendarios a la vez superponiéndolos para detectar fácilmente los conflictos de programación
- Encuentra el mejor momento para la reunión analizando la disponibilidad de todos con el «Asistente de programación»
- Convierte una conversación por correo electrónico en un evento del calendario al instante utilizando la función «Responder con una reunión»
- Usa el uso compartido para compartir correos electrónicos y sus adjuntos desde Outlook directamente en un chat o canal de Teams para programar un seguimiento
Límites del calendario de Microsoft Outlook
- Algunos usuarios dicen que la búsqueda puede ralentizarse cuando las bandejas de entrada están llenas de correos electrónicos automáticos, lo que ralentiza las búsquedas rápidas
- Es más eficaz cuando se utiliza dentro del entorno de pago de Microsoft 365; la versión independiente y gratuita tiene un límite
Precios del calendario de Microsoft Outlook
- Cuenta gratuita para uso personal (integrada en Microsoft Outlook)
- Parte de los planes de pago de Microsoft 365
Valoraciones y reseñas del calendario de Microsoft Outlook
- G2: 4,5/5 (más de 3200 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 2100 opiniones)
6. Acuity Scheduling (ideal para empresas de servicios con necesidades de reserva complejas)
Acuity Scheduling, que ahora forma parte de Squarespace, ofrece una plataforma robusta diseñada para simplificar la forma en que las empresas gestionan sus citas e interactúan con los clientes.
Permite a tus clientes vista la disponibilidad en tiempo real y reservar sesiones directamente a través de un portal online personalizable. Además de la disponibilidad por tipo de cita, puedes controlar con cuánta antelación pueden reservar los clientes o hasta qué momento pueden cancelar o reprogramar.
La plataforma también ofrece compatibilidad con recordatorios automáticos por correo electrónico y SMS, formularios de admisión de clientes y procesamiento de pago integrado a través de Stripe, Square o PayPal, para brindar una experiencia de usuario fluida.
Las mejores funciones de Acuity Scheduling
- Sincroniza la disponibilidad en varios calendarios (Google, Outlook, iCloud, Exchange, Office 365) para evitar reservas duplicadas
- Ofrece servicios y citas ilimitadas a través de una página de reservas personalizable y con tu marca
- Crea formularios de admisión personalizados para recopilar la información necesaria del cliente antes de las citas
- Gestiona múltiples miembros del personal y ubicaciones, cada uno con disponibilidad y zonas horarias distintas
Límites de Acuity Scheduling
- No ofrece un plan gratuito, aunque proporciona una (versión de) prueba gratuita de 7 días
- Algunos usuarios hacen mención de que la interfaz de usuario, aunque con función, a veces puede parecer menos intuitiva o ligeramente anticuada en comparación con la de la competencia de Acuity Scheduling
Precios de Acuity Scheduling
- *(versión de) prueba gratuita
- Starter: 20 $ al mes
- Estándar: 34 $ al mes
- Premium: 61 $ al mes
- Corporación: Precios personalizados
Valoraciones y opiniones sobre Acuity Scheduling
- G2: 4,7/5 (más de 400 opiniones)
- Capterra: 4,8/5 (más de 5700 opiniones)
💡Consejo profesional: Configura los agentes de IA en ClickUp para crear, actualizar o enviarte recordatorios automáticamente sobre los eventos y las tareas del calendario en función de determinados desencadenantes (como fechas de vencimiento, nuevas asignaciones o cambios en tu agenda). Esto reduce el esfuerzo manual.
Los agentes también pueden responder a preguntas relacionadas con la programación en canales de chat (por ejemplo, «¿Qué reuniones tengo hoy?»), publicar actualizaciones o incluso tomar medidas, como reprogramar eventos o notificar a los miembros del equipo, según tus instrucciones.
7. HubSpot Reuniones (la mejor opción para integrar la programación en tu flujo de trabajo de CRM)
HubSpot Meetings permite a los equipos de ventas generar enlaces para reuniones en diferentes situaciones, como reuniones individuales, sesiones grupales o eventos rotativos.
El widget de calendario personal integrado en esta herramienta de reunión online te permite colocar un formulario de reserva directamente en tu sitio web, lo que permite a los clientes programar reuniones sin tener que salir de la página.
Además, los resultados automáticos de las reuniones garantizan que los seguimientos se realicen sin esfuerzo, ya que registran los resultados de las reuniones y actúan como desencadenante de los flujos de trabajo, lo que reduce la entrada manual de datos y mantiene alineados a los equipos de ventas y soporte.
Las mejores funciones de HubSpot Reuniones
- Personaliza las páginas de programación con intervalos de tiempo específicos, tiempos de espera y duraciones de citas variadas
- Se ajusta automáticamente a las diferencias de zona horaria y muestra las horas disponibles para la reunión en la zona horaria local del contacto
- Automatiza el proceso de ventas registrando las reuniones en HubSpot CRM, actuando como desencadenante de tareas de seguimiento y actualizando las fases de los acuerdos sin necesidad de introducir datos manualmente
Límites de HubSpot Reuniones
- Esta app, aplicación para programar reuniones, ofrece menos opciones para el diseño de la página de reservas y carece de opciones de personalización extensas
- La herramienta forma parte de un ecosistema CRM grande y complejo, lo que puede resultar abrumador para los usuarios que solo necesitan un programador sencillo
Precios de HubSpot Reuniones
- plan Free
- Sales Hub Starter: 20 $ por usuario/mes
- Hub de Equipo de Ventas Professional: 100 $ por usuario/mes
- Sales Hub Enterprise: 150 $ por usuario/mes
🔖 Nota: HubSpot Meetings forma parte de HubSpot Sales Hub, y su precio está vinculado a ese producto.
Valoraciones y opiniones sobre HubSpot Reuniones
- G2: 4,4/5 (más de 12 200 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 400 opiniones)
8. Bookafy (la mejor para automatizar reservas, pagos y recordatorios)
Bookafy hace que la programación sea fácil y eficiente, tanto si gestionas un equipo pequeño como una gran empresa.
Con el enrutamiento basado en habilidades y por turnos, las citas se asignan al miembro adecuado del equipo en función de su experiencia o se distribuyen de manera uniforme para mantener el equilibrio en la carga de trabajo.
También puedes establecer límites para las reuniones, de modo que nadie se vea sobrecargado o abrumado. Además, puedes establecer plazos antes de las citas de negocios, lo que le da a tu equipo tiempo suficiente para prepararse y evita las prisas de última hora.
Las mejores funciones de Bookafy
- Programa hasta dos recordatorios automáticos antes de una reunión y solicita opiniones después de la sesión para mejorar la participación de los clientes
- Integra Bookafy con tus sistemas mediante API y webhook para lograr la automatización del flujo de trabajo
- Sincronizar bidireccional con los calendarios de Google, Outlook, Exchange e iCloud
- Incrusta un widget de reservas directamente en cualquier sitio web como un iframe o una ventana emergente
- Añade elementos de marca personalizados, como logotipos, color, plantillas de correo electrónico y un dominio (URL personalizada) para darle un toque personal
Límites de Bookafy
- A diferencia de las aplicaciones de calendario con IA que pueden ahorrar tiempo, Bookafy no optimiza la programación automáticamente en función de los hábitos o la carga de trabajo del usuario. Esto significa que debes confiar únicamente en la aprobación manual para la selección de franjas horarias
Precios de Bookafy
- *plan Free
- Plan Pro: 9 $ por usuario/mes
- Plan Pro+: 13 $ por usuario/mes
Valoraciones y opiniones sobre Bookafy
- G2: No hay suficientes reseñas
- Capterra: 4,7/5 (más de 130 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Bookafy?
Aquí tienes una reseña de Capterra:
Llevo un año con Bookafy y estoy muy contento. Bookafy es asequible, fácil de usar y mejora constantemente su software.
Llevo un año con Bookafy y estoy muy contento. Bookafy es asequible, fácil de usar y mejora constantemente su software.
📚 Leer también: El mejor software gratuito de gestión de proyectos
9. Setmore (la mejor para permitir que los clientes reserven citas online)
Setmore te permite controlar tu disponibilidad con opciones de reserva públicas y privadas: deja que cualquiera reserve libremente o aprueba las citas manualmente.
Para los equipos, los inicios de sesión del personal con acceso basado en rol garantizan que todos gestionen su propio calendario sin interferir en los ajustes de toda la empresa.
Además, puedes permitir que los clientes programen eventos directamente desde Instagram, Facebook o tu sitio web, para que puedan reservar una hora sin complicaciones. Y con Shoutout Pages, que muestra automáticamente las opiniones de los clientes, los nuevos clientes obtienen una prueba social instantánea justo antes del proceso de reserva.
Las mejores funciones de Setmore
- Personaliza los recordatorios por SMS con los nombres de los clientes, los detalles de las citas y mensajes personalizados para mantener el seguimiento de las reservas
- Gestiona los horarios del personal y una lista digital de clientes (rolodex) desde un solo panel de control.
- Analiza el tráfico de reservas enlazando Google Analytics a tu página de programación y realizando un seguimiento del comportamiento de los visitantes.
- Guíe a los clientes después de la reserva con una URL de devolución de llamada, dirigiéndolos a una página de agradecimiento, un formulario de comentarios o cualquier enlace personalizado para una mayor interacción.
- Acepta pagos online por tus servicios.
Límites de Setmore
- Esta herramienta de reserva de citas no permite realizar ajustes en servicios específicos en días u horas concretos.
- Algunos usuarios dicen que no hay opción de recibir un pago parcial por adelantado.
Precios de Setmore
- Free
- Pro: 12 $/usuario/mes
Valoraciones y opiniones sobre Setmore
- G2: 4,5/5 (más de 260 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 900 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Setmore?
Aquí tienes una reseña de G2:
Setmore es una excelente plataforma de programación de citas, que utilizamos para reservar citas de psicología. Es intuitiva, fácil de usar, gratuita y cuenta con un excelente soporte técnico, rápido y eficaz.
Setmore es una excelente plataforma de programación de citas, que utilizamos para reservar citas de psicología. Es intuitiva, fácil de usar, gratuita y cuenta con un excelente soporte técnico, rápido y eficaz.
📚 Bonificación: Plantillas gratuitas para tomar mejores notas de reunión.
10. Zoho Bookings (la mejor opción para reuniones de vídeo seguras con programación integrada)
Con el portal de autoservicio de Zoho Bookings, los clientes pueden reservar, reprogramar o cancelar reuniones de forma independiente.
Para las empresas que ofrecen múltiples servicios u operan en diferentes ubicaciones, se pueden configurar páginas de reserva independientes para cada miembro del personal, servicio o sitio, con el fin de mantener la programación organizada.
La plataforma también incluye la reserva de recursos, que centraliza la gestión de salas y equipos para evitar reservas duplicadas. En el backend, los flujos de trabajo personalizados y la automatización se encargan de los recordatorios, las actualizaciones de CRM y la facturación, lo que reduce la necesidad de realizar seguimientos manuales.
Las mejores funciones de Zoho Bookings
- Establece una disponibilidad específica para diferentes tipos de reuniones, incluyendo horarios especiales o bloqueando la indisponibilidad.
- Personaliza las páginas de reserva con marca blanca y utiliza un dominio personalizado.
- Se integra perfectamente con la suite Zoho One, incluyendo Zoho CRM y Zoho Meetings.
- Permite que varios clientes reserven la misma sesión haciendo un ajuste al número total de asientos disponibles.
- Recopila los datos clave de los clientes en el momento de la reserva con campos personalizados, para que tengas toda la información que necesitas antes de la cita.
Límites de Zoho Bookings
- La interfaz de Zoho puede parecer desordenada y menos intuitiva que la de sus competidores.
Precios de Zoho Bookings
- plan Free
- Plan básico: 6 $ por usuario/mes.
- Plan Premium: 9 $ por usuario/mes.
Valoraciones y opiniones sobre Zoho Bookings
- G2: No hay suficientes reseñas.
- Capterra: 4,5/5 (más de 40 opiniones)
📚 Bonificación: Plantillas de programación gratuitas en Excel, Hojas de cálculo de Google y ClickUp.
Gestiona tu tiempo y tus tareas con ClickUp
Encontrar la herramienta de programación adecuada puede marcar la diferencia en tu productividad. Aunque When2Meet es ideal para realizar encuestas rápidas sobre la disponibilidad de los participantes, necesitas una solución ideal para optimizar las reuniones en línea, gestionar tareas y mantenerte organizado.
ClickUp destaca como la mejor alternativa, ya que ofrece funciones avanzadas, como un calendario integrado, programación basada en IA, gestión fluida de reuniones y un sólido seguimiento de tareas, todo ello en un solo lugar.
Con tus reuniones, notas, tareas, conversaciones de equipo y datos, todo en un único entorno de trabajo con IA convergente, ClickUp reduce la dispersión del trabajo y optimiza tu jornada laboral.
¿Listo para simplificar tu programación y aumentar tu productividad?