¿Busca una plantilla de factura de envío que pueda utilizar de inmediato? Ya sea que gestione entregas, realice el seguimiento de la logística o facture a clientes, es esencial contar con una factura clara y precisa.
En esta guía, hemos recopilado las mejores plantillas gratuitas de facturas de envío para ayudarle a optimizar su flujo de trabajo, reducir errores y cobrar a tiempo.
👀 ¿Sabías que... el 61 % de los retrasos en los pagos se deben a facturas incorrectas?
14 plantillas gratuitas de facturas de envío
Ahora que ya sabe cómo debe ser una plantilla de envío ideal, le ofrecemos una lista de algunas excelentes que puede descargar de forma gratuita desde ClickUp, la aplicación para todo lo relacionado con el trabajo.
Puede personalizar fácilmente la plataforma como su software de gestión de pedidos, centralizar la gestión de proyectos, crear una base de conocimientos, acceder a herramientas de colaboración y mucho más.
Esto es lo que dice Laura Devine, responsable de desarrollo de capacidades en World Vision:
Lo utilicé para realizar el seguimiento del progreso de un pedido de mercancía. Pude disponer de una descripción detallada, enlaces a las muestras, copias de los chats de texto y actualizaciones de estado, todo en un solo lugar. Me ahorró muchos correos electrónicos.
Lo utilicé para realizar el seguimiento del progreso de un pedido de mercancía. Pude disponer de una descripción detallada, enlaces a las muestras, copias de los chats de texto y actualizaciones de estado, todo en un solo lugar. Me ahorró muchos correos electrónicos.
1. Plantilla de factura de ClickUp
¿Sabía que el 48 % de las empresas gestionan hasta 500 facturas al mes? Si usted es una de ellas, la gestión manual puede convertirse en una pesadilla, especialmente si está ampliando su negocio. Un solo error en un pedido de envío o en una factura de transporte y se verá obligado a perseguir los pagos durante semanas.
Utilice la plantilla de factura de ClickUp para facilitar las cosas. Garantiza que toda la información necesaria, incluidas las fechas límite, los datos y los términos y condiciones, se incluya en la factura.
Esta plantilla le ayuda a:
- Establezca un formato estándar para las facturas, ya sea para envíos nacionales o internacionales.
- Organice y almacene todos los datos relevantes de su factura comercial en un solo lugar.
- Clasifique los términos relevantes con atributos como información del cliente, fechas límite para los pagos y mucho más.
- Cree facturas personalizadas con su logotipo y guía de estilo de forma rápida y sencilla.
- Realice un seguimiento de los pagos y concilie cuentas fácilmente con las automatizaciones.
📦 Ideal para: Estandarizar las facturas de envío, reducir los errores manuales y acelerar el cobro de los pagos a medida que crece su negocio.
2. Plantilla de seguimiento de facturas de ClickUp
¿Cansado de perseguir a los clientes con llamadas telefónicas y correos electrónicos para que le paguen? Probablemente también le resulte difícil hacer el seguimiento de cuáles se han procesado y cuáles están aún en trámite.
La plantilla de seguimiento de facturas de ClickUp puede serte de ayuda. Este rastreador listo para usar te permite guardar información de pago esencial, incluido el estado del pago, en un solo lugar.
Puede utilizar esta plantilla para:
- Genere facturas profesionales rápidamente con campos de autocompletado.
- Envíe facturas rápidamente con solo un clic.
- Realice el seguimiento de los pagos con facilidad y precisión dentro de la misma plataforma.
📦 Ideal para: Optimizar el seguimiento de los pagos, reducir la carga de trabajo administrativa y garantizar el seguimiento oportuno de las facturas pendientes.
🧠 Dato curioso: El buque portacontenedores más grande del mundo, el Ever Ace, puede transportar más de 23 000 contenedores de una sola vez.
3. Plantilla de solicitud de presupuesto de ClickUp
Comparar varios presupuestos de proveedores para la gestión de la cadena de suministro y la logística puede resultar complicado. Lo que necesita su equipo de compras es un proceso estándar que pueda seguir. De lo contrario, corre el riesgo de elegir la oferta equivocada.
La plantilla de solicitud de presupuesto de ClickUp agiliza todo el proceso, permitiéndole crear solicitudes de presupuesto detalladas con todos los requisitos. Le ayuda a comparar las ofertas con precisión y le garantiza que obtendrá la mejor oferta posible.
Úsalas para:
- Cree una solicitud de presupuesto detallada en un formato estructurado con plantillas de presupuesto.
- Permita que los proveedores envíen la misma información, lo que permite una comparación justa de las ofertas.
- Compare y analice las ofertas de los proveedores.
- Evalúa a los proveedores y los contratos de adquisición de forma rápida y precisa.
- Asegúrate de que las ofertas se calculen automáticamente en función de tu presupuesto.
📦 Ideal para: Mejorar la selección de proveedores y garantizar comparaciones justas y transparentes entre múltiples ofertas.
👀 ¿Sabías que...? Los minoristas que utilizan herramientas digitales para evaluar el riesgo de los proveedores están mucho mejor preparados para hacer frente a las interrupciones. De hecho, las empresas con procesos sólidos de evaluación de riesgos en la cadena de suministro tienen un 73 % más de probabilidades de evitar contratiempos importantes.
4. Plantilla de factura de transporte de ClickUp
Entre los costes fluctuantes del combustible, las tarifas variables para diferentes rutas y servicios, y los volúmenes de pedidos, la facturación de su empresa de transporte por carretera requiere mucho tiempo. Si lo hace manualmente, los errores son inevitables.
La plantilla de factura de transporte de ClickUp está diseñada para simplificar la creación de facturas para empresas de transporte. Calcula automáticamente los recargos por combustible, realiza el seguimiento del kilometraje e incluye todos los detalles relevantes del servicio, lo que garantiza facturas precisas y puntuales.
Esta plantilla le permite:
- Cree una factura comercial profesional para cada trabajo.
- Organice todos sus datos de facturación en un solo lugar.
- Realice un seguimiento de los pagos y asegúrese de cobrar las tarifas a tiempo.
- Garantiza la precisión proporcionando una estructura clara y un formato coherente.
- Reduzca los errores y la confusión al tener toda la información esencial en un solo lugar.
📦 Ideal para: Simplificar los procesos de facturación de las empresas de transporte por carretera.
5. Plantilla de formulario de pedido de productos de ClickUp
Ofrecer una excelente experiencia personalizada al cliente se está convirtiendo en un factor diferenciador importante, ya que el 80 % de las empresas afirman que será su principal forma de mantener la competitividad en el sector.
Tanto si dirige una empresa de transporte como un pequeño negocio online, mejorar la experiencia del cliente comienza con una comunicación clara. El uso compartido de información precisa y actualizaciones de entrega en tiempo real desempeña un rol importante a la hora de generar confianza y mantener satisfechos a los clientes.
La plantilla de formulario de pedido de productos de ClickUp le ayuda a optimizar el seguimiento de los productos, organizar los datos de los pedidos y personalizar el servicio de atención al cliente con la información de pedidos anteriores. Además, como ofrece la automatización de la entrada de datos, no tendrá que preocuparse por números incorrectos o direcciones erróneas.
Echa un vistazo a este vídeo para aprender a crear tu proceso de admisión con ClickUp Formularios.
Con esta plantilla, puedes:
- Automatice la entrada de datos para ahorrar tiempo.
- Realice un seguimiento de los pedidos anteriores para ofrecer un mejor servicio al cliente.
- Determine los costes de envío y la disponibilidad con facilidad.
- Recopile información esencial, como los datos de contacto del cliente, los detalles del producto y la información de pago.
- Aumente la satisfacción de los clientes ofreciéndoles una forma fácil y eficaz de realizar pedidos de productos.
- Obtenga información sobre los hábitos y preferencias de compra de sus clientes.
📦 Ideal para: Realizar el seguimiento de los pedidos y organizar la información de los clientes para cada factura.
🧠 Dato curioso: Las previsiones apuntan a un crecimiento significativo en los sectores del comercio electrónico de Asia, con Filipinas e India a la cabeza de la lista con alrededor del 23 % y el 18 % de las ventas en línea, respectivamente.
6. Plantilla de pedidos de compra e inventario de ClickUp
Una gestión eficaz del stock le ayuda a estar preparado con los elementos adecuados en el momento adecuado para satisfacer los pedidos. Pero, sorprendentemente, ¡el 43 % de las pequeñas empresas no realiza ningún seguimiento de su inventario!
Si usted es uno de ellos, corre el riesgo de tener exceso de existencias y roturas de stock, lo que puede bloquear su flujo de caja y retrasar los pedidos de los clientes. ¿No dispone de presupuesto para un sofisticado software de gestión de inventario? Simplemente utilice la plantilla de órdenes de compra e inventario de ClickUp.
Esta plantilla le ayuda a:
- Gestiona todos los pedidos de compra desde un solo lugar.
- Manténgase al tanto de los niveles de existencias, los puntos de reorden y mucho más con alertas automáticas.
- Automatice el proceso de pedidos de compra, garantizando la precisión y reduciendo el tiempo.
- Realice un seguimiento de los niveles de inventario y reduzca los costosos agotamientos de existencias con las plantillas de inventario.
- Mantenga registros precisos de las interacciones con los proveedores y las compras.
- Facilite una gestión eficiente y rentable de la cadena de suministro.
📦 Ideal para: Mantener unos niveles de stock óptimos para satisfacer la demanda y maximizar el retorno de la inversión.
7. Plantilla de registro de entregas de ClickUp
La mayoría de los compradores siguen de cerca sus envíos, muchos incluso de forma obsesiva. De hecho, el 91 % de los compradores realizan el seguimiento de sus paquetes y casi 1 de cada 5 los comprueba varias veces al día. Por lo tanto, si sus registros de envíos no están organizados y actualizados, esto afecta directamente a la confianza y la satisfacción de los clientes.
Las actualizaciones perdidas, los retrasos o el seguimiento inconsistente pueden dar lugar rápidamente a tickets de soporte y críticas negativas.
La plantilla de registro de entregas de ClickUp te ayuda a gestionar cada entrega con claridad. Te permite realizar el seguimiento del estado de los pedidos, asignar conductores y registrar los tiempos de entrega, todo en un solo lugar.
Utilice esta plantilla para:
- Realice el seguimiento de los pedidos, el estado de la entrega y la información de pago.
- Organice los pedidos por fecha, hora, conductor, ruta y mucho más.
- Permita a sus clientes y al equipo de atención al cliente acceder de forma rápida y sencilla a información importante sobre las entregas.
- Mantenga a los clientes informados sobre el estado de sus pedidos para garantizar su satisfacción.
- Ofrezca visibilidad sobre los cronogramas y el progreso de las entregas.
- Realice un seguimiento de los pedidos de los clientes y mantenga registros actualizados.
📦 Ideal para: Mejorar la coordinación de los envíos y garantizar que los clientes reciban información actualizada de forma puntual y precisa.
📖 Lea también: El mejor software de logística (reseñas y precios)
8. Plantilla de conocimiento de embarque de ClickUp
La gestión de envíos internacionales implica numerosos detalles, desde la información del transportista hasta las descripciones de la carga y las condiciones de entrega. Cualquier descuido puede provocar retrasos, disputas o problemas de cumplimiento.
La plantilla de conocimiento de embarque de ClickUp está diseñada para agilizar este proceso. Proporciona un formato estructurado para recopilar toda la información esencial del envío.
Puede utilizar esta plantilla para:
- Cree conocimientos de embarque estandarizados para garantizar la coherencia en todos los envíos.
- Registre detalles importantes, como las características específicas de la carga, el conocimiento de embarque y la descarga, y las instrucciones de entrega con las plantillas BOL.
- Añada a las partes pertinentes para enviar notificaciones y asigne destinatarios finales para garantizar la responsabilidad.
- Mejora la comunicación entre todas las partes implicadas en el proceso de envío.
📦 Ideal para: Gestionar el transporte internacional de mercancías, reducir los errores en la documentación y garantizar una coordinación fluida entre los transportistas, los transportistas y los destinatarios.
9. Plantilla de factura de envío para Excel/Hojas de cálculo de Google de Coefficient
Las facturas de envío suelen incluir cálculos complejos y múltiples variables, lo que hace que la facturación manual sea propensa a errores. Mantener todo bajo control, desde los gastos de envío hasta los aranceles aduaneros y los impuestos, además de los costes de seguro, puede generar confusión y retrasos.
La plantilla de factura de envío para Excel/Hojas de cálculo de Google de Coefficient puede resolver este problema. Puede realizar la automatización de los cálculos y garantizar la precisión de las facturas en todo momento.
Con esta plantilla profesional, usted puede:
- Lista de elementos con descripciones, cantidades, precios unitarios e importes totales para mantener la transparencia en la facturación.
- Calcule automáticamente los impuestos y descuentos aplicables, minimizando los errores.
- Adapta la plantilla a las necesidades específicas de tu empresa añadiendo o modificando campos.
- Accede, realiza el uso compartido y colabora con tu equipo utilizando Hojas de cálculo de Google o Excel.
📦 Ideal para: Cálculos automáticos del importe total con desglose detallado de impuestos, gastos de envío y descuentos.
10. Plantilla de factura de envío en Word de Bookipi
Si le cuesta gestionar múltiples elementos y cargos variables, la plantilla de factura de envío de Word de Bookipi puede simplificar el proceso. Le permite introducir el número de factura, crear una lista de elementos en los menús desplegables y realizar la automatización de los cálculos.
Esta plantilla le ayudará a:
- Conéctese con QuickBooks para sincronizar los datos de los pedidos directamente.
- Seleccione el cliente y los elementos solicitados en el menú desplegable.
- Recopile firmas y configure recordatorios periódicos para solicitudes de depósito.
- Automatice los cálculos del importe total.
- Añade notas personalizadas para el cliente.
📦 Ideal para: Pequeñas empresas que utilizan QuickBooks como software de contabilidad.
11. Plantilla de factura de envío de Template. Net
Mostrar un desglose preciso de los precios es esencial para mantener la transparencia y la credibilidad ante los clientes. La plantilla de factura de envío de Template . Net puede ayudarle a ahorrar tiempo al automatizar los cálculos en un formato de facturación sencillo.
Con esta plantilla, puedes:
- Añada el logotipo de su empresa, los detalles de envío y los términos específicos del acuerdo.
- Capture los datos del cliente, como el número de contacto y la dirección de envío.
- Describa los elementos, las cantidades pedidas y los precios unitarios.
- Realice la automatización de los cálculos del coste total.
📦 Ideal para: empresas de comercio electrónico y pequeñas empresas.
📮ClickUp Insight: Recientemente hemos descubierto que alrededor del 33 % de los trabajadores del conocimiento envían mensajes a entre 1 y 3 personas al día para obtener la información que necesitan. Pero, ¿y si tuvieras toda la información documentada y fácilmente disponible? Con el AI Knowledge Manager de ClickUp Brain a tu lado, cambiar de contexto será cosa del pasado. Simplemente haz la pregunta directamente desde tu entorno de trabajo y ClickUp Brain extraerá la información de tu entorno de trabajo y/o de las aplicaciones de terceros conectadas.
12. Factura proforma para envíos internacionales con plantilla. Net
Cuando exportas mercancías a otros países, necesitas plantillas detalladas para el despacho de aduanas y la obtención de cartas de crédito. La factura proforma para envíos internacionales de Template.Net puede ayudarte a establecer una estructura estándar para todos los envíos internacionales y garantizar el cumplimiento de los datos y la información de la carga.
Puede utilizar esta plantilla para:
- Añada el número de factura, la fecha de emisión y la fecha límite para obtener una documentación clara.
- Anote el nombre, la empresa, la dirección y el correo electrónico del comprador para garantizar una comunicación precisa.
- Resuma el subtotal, los gastos de envío, los impuestos y el importe total a pagar para mayor claridad.
- Añada la marca de su empresa y notas adicionales.
📦 Ideal para: Empresas de transporte que exportan mercancías a nivel internacional, transitarios y agentes de aduanas.
13. Plantilla de formulario de factura para empresas de transporte de Template. Net
Las facturas perdidas, los cargos omitidos y los detalles de facturación poco claros pueden provocar pérdidas de ingresos en las empresas de transporte. La plantilla de formulario de factura para empresas de transporte de Template.Net le ayuda a evitar estos problemas habituales, ya que le ofrece un formato claro y coherente para cada transacción.
Con esta plantilla, puedes:
- Documente el tipo de carga, el peso, las dimensiones y el valor declarado.
- Indique fácilmente los niveles de servicio y los cargos asociados.
- Resumir todos los costes y condiciones de pago sin complicaciones.
- Edítelas en línea o descárguelas en su formato preferido.
📦 Ideal para: Servicios de transporte y mensajería.
14. Plantilla de factura de envío de Docmosis
¿Dedicas más tiempo al formato de facturas de envío que al envío de los productos? Las plantillas manuales suelen ralentizar el trabajo de los equipos, especialmente cuando se trata de pedidos recurrentes o envíos masivos.
La plantilla de factura de envío de Docmosis está diseñada para la automatización de documentos, de modo que pueda generar facturas impecables y coherentes en cuestión de segundos.
Esta plantilla le permite:
- Describa los cargos con un desglose claro de los costes.
- Captura detalles como el remitente, el destinatario, la lista de elementos y los gastos totales.
- Añada reglas de negocio, cálculos y contenido condicional para casos de envío complejos.
- Añade el enlace a tu portal de pagos.
📦 Ideal para: Equipos de logística, empresas de comercio electrónico y desarrolladores que realizan la automatización de facturas de envío de gran volumen con entradas de datos dinámicas.
Elimine el estrés de las facturas de envío con ClickUp.
Todas las plantillas gratuitas que aparecen en este blog están diseñadas para simplificar la facturación y el seguimiento de los pedidos. Y con ClickUp, puedes mantenerlas todas organizadas en un solo lugar.
Personalice la plataforma para que sirva también como herramienta de análisis de pedidos y compras, realice el seguimiento de las horas facturables para una facturación precisa y establezca recordatorios o tareas periódicas para estar al día con los pagos. Incluso puede establecer una conexión entre ClickUp y sus herramientas favoritas para mantener su flujo de trabajo fluido y conectado.
Regístrese hoy mismo en ClickUp para controlar sus facturas de envío y disponer de más tiempo para centrarse en hacer crecer su empresa.
Preguntas frecuentes
¿Qué son las plantillas de facturas de envío?
Las plantillas de facturas de envío son formatos prediseñados para ayudar a las empresas a organizar y documentar de manera eficiente las transacciones relacionadas con los envíos. Ofrecen un diseño claro para registrar todos los detalles necesarios del envío, como la información del remitente y del destinatario, las listas de elementos, las cantidades, los costes y las condiciones de envío.
Una plantilla detallada de factura de envío le permite introducir la información clave del envío de forma estructurada. Puede anotar la fecha de envío, la dirección de entrega, la descripción de los elementos, el peso, los gastos, el desglose de los costes y la información de seguimiento en un formato coherente.
Este enfoque estandarizado para gestionar los documentos de envío permite agilizar las operaciones, mejorar la precisión de la facturación a los clientes y facilitar el seguimiento de los pedidos.
¿Qué caracteriza a una buena plantilla de factura de envío?
Una buena plantilla mantiene todo organizado, reduce los errores y presenta una imagen profesional a los clientes. (Aún mejor si utiliza la IA en la contabilidad para aumentar la precisión entre bastidores).
Esto es lo que debe tener en cuenta:
- Diseño claro: incluye los datos del remitente y del destinatario, la lista de elementos, los gastos, los impuestos y el número de factura. Las buenas plantillas de formularios de pedido separan la información de facturación, entrega y pago para facilitar su lectura.
- Seguimiento secuencial: los registros cronológicos ayudan a supervisar las tendencias y resolver los retrasos.
- Campos personalizables: las excelentes plantillas de pedidos le permiten modificar los campos para envíos internacionales o devoluciones.
- Indicadores de error: las alertas por datos faltantes o discordantes reducen los costosos errores.
- Preparadas para la colaboración: el uso compartido del acceso y los comentarios mantienen a su equipo coordinado.
- Desglose de impuestos/aranceles: la visibilidad clara de los costes favorece el cumplimiento normativo.
- Información de pago: añade datos bancarios, condiciones de pago y enlaces para que los clientes no tengan que solicitar el pago.
- Marca: el nombre de la empresa, el logotipo y la información de contacto generan confianza.
- Opciones de exportación/impresión: fáciles de guardar, enviar o imprimir sin problemas de diseño.