Cómo crear una estructura de desglose de costes (con ejemplos)

¿Cuánto me va a costar este proyecto?

Esta es probablemente una de las preguntas más habituales pero más importantes que le hará cualquier cliente o parte interesada interna. Y si la estimación que proporcionas no es exacta o ni siquiera se acerca a la realidad, puede poner en peligro el proyecto.

Por supuesto, una estimación de costes no siempre puede ser exacta hasta el último dólar, pero imagínese presupuestar X para un proyecto, sólo para darse cuenta de que necesitará el doble de presupuesto cuando el proyecto comience realmente.

No es una situación en la que uno quiera encontrarse.

Aquí es donde una Estructura de Desglose de Costes (EDC) puede ayudarle a hacerse una idea clara de las finanzas de su proyecto. Desglosa todos los costes previstos en categorías manejables, dándole una idea clara de dónde va su dinero. Esto le permite tomar decisiones presupuestarias con conocimiento de causa y gestionar los costes de los proyectos eficazmente.

Además, también le ayudará a realizar un seguimiento de su proyecto para detectar posibles excesos de costes desde el principio, ayudándole a entregar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto estipulado.

Pero, ¿qué es exactamente un CBS y en qué se diferencia de una estructura de desglose del trabajo (EDT)? En esta guía analizaremos estas y otras cuestiones.

¿Qué es una estructura de desglose de costes en la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos implica la gestión de múltiples aspectos de un proyecto, incluyendo el alcance, el tiempo y el coste. Si bien es crucial mantener el proyecto en seguimiento y cumplir los plazos, no menos importante es ajustarse al presupuesto. Aquí es donde una estructura de desglose de costes (EDC) se convierte en una herramienta esencial.

Cada línea o fila del CBS representa un elemento de coste asociado al proyecto. Desglosa estos costes en categorías claramente definidas, proporcionando una hoja de ruta detallada para las finanzas de su proyecto.

¿Por qué es importante la estructura de desglose de costes?

En cualquier ciclo de vida de la gestión de proyectos la parte más crítica es garantizar que el proyecto se entregue a tiempo y dentro del presupuesto estipulado. Si alguna de las dos cosas se tuerce, puede haber complicaciones para el intento correcto del proyecto. Si añade estructuras de desglose de costes a su estrategia de gestión de proyectos, podrá:

• Mejorar la presupuestación y la estimación de costes identificando por adelantado todos los elementos potenciales de la estructura de costes. Esto le permite evitar sorpresas desagradables y minimizar el riesgo de que los gastos superen un límite específico
• Planifique su proyecto con mayor precisión, ya que puede identificar los posiblesriesgos de coste del proyecto y actividades desde el principio, lo que le permitirá desarrollar estrategias de mitigación o minimizar el impacto de estos riesgos
• Comunicar claramente las expectativas de un proyecto a todas las partes interesadas, incluidos clientes, patrocinadores y miembros del equipo. Esto garantiza la transparencia y asegura que todo el mundo esté alineado con la meta del proyecto

Diferencia entre la estructura de desglose de costes y la estructura de desglose del trabajo

La estructura de desglose de costes puede parecerse mucho a estructura de desglose del trabajo (EDT) ya que en ambas se enumeran todas las actividades y partes interesadas. Sin embargo, mientras que la EDT se centra en el control de costes o la gestión de los gastos del proyecto, la EDT trata de comprender todas las actividades necesarias para llevar a buen término un proyecto.

Algunas de las sutiles diferencias son:

Desglosando la estructura de desglose de costes

La estructura de desglose de costes se crea utilizando múltiples componentes, entre los que se incluyen:

1. Estructura de desglose del trabajo

La base de su CBS es su EDT. En este documento se describen los resultados y las tareas que componen el proyecto. Considérelo un plano de lo que hay que terminar.

2. Identifique los costes de cada actividad

Para cualquier EBC, hay que tener en cuenta cuatro categorías principales de costes:

• Costes de mano de obra: Sueldos, salarios y prestaciones de los miembros del equipo asignados a la tarea. Es el coste del esfuerzo humano
• Costes de material: Materias primas, suministros y equipos necesarios para completar la tarea. Puede ser cualquier cosa, desde tinta de impresora hasta madera, dependiendo del proyecto
• Costes de equipo: Alquiler o compra del equipo especializado necesario para la tarea
• Costes indirectos: Son factores distintos de los costes directos que pueden engrosar el presupuesto del proyecto. Entre ellos se incluyen el alquiler de oficinas, los servicios públicos, los seguros, los costes administrativos, etc

3. Comprender la oportunidad de los costes

El plan CBS no sólo ayuda a planificar los costes, sino también a comprender las posibles líneas de actuación. Por ejemplo, si tiene que crear un sitio web para un cliente.

Si el coste de contratar recursos externos es mucho mayor de lo esperado, puede tomar decisiones proactivas como completar algunas tareas internamente. Esto ayuda a minimizar los costes totales del proyecto y a controlar su calidad.

Cómo crear una estructura de desglose de costes

Ahora que comprende el poder de un CBS, profundicemos en los pasos prácticos para crear uno. Puede crear estructuras de desglose de costes detalladas utilizando un software de gestión de proyectos o una herramienta que le ayude a analizar o supervisar todas las actividades y recursos implicados en un determinado proyecto. Para crear un CBS detallado y preciso, puede seguir los pasos que se indican a continuación:

Paso 1: Conocer todas las actividades y los recursos necesarios

El primer paso para planificar y estimar los costes de un proyecto con éxito es conocer las actividades y los recursos necesarios para su proyecto. Esto suele implicar:

• Documento de alcance del proyecto: Este documento describe las metas, los resultados y los cronogramas del proyecto. Sirve de base tanto para la EDT como para la EDC
• Estructura de desglose del trabajo (EDT): Una EDT bien definida es esencial para su ECP. Proporciona el marco para identificar los elementos de coste asociados a cada tarea del proyecto
• Herramientas de estimación de costes: Existen varias herramientas de estimación de costes, desde simples hojas de cálculo hasta programas informáticos más sofisticados. Elija el método que mejor se adapte a la complejidad y el presupuesto de su proyecto

Paso 2: Identificar las categorías de costes

El siguiente paso consiste en estimar el coste necesario para cada tarea, actividad o recurso. Estas tareas pueden dividirse en múltiples aspectos en función de su impacto y área de trabajo, como por ejemplo:

• Costes directos: Son gastos tangibles directamente enlazados con tareas específicas del proyecto. Suelen incluir:
  
  • Costes de mano de obra: Sueldos, salarios y prestaciones de los miembros del equipo asignados a las tareas.
  • Costes de material: Materias primas, suministros y equipos necesarios para completar las tareas.
  • Costes de equipamiento: Alquiler o compra de equipos especializados necesarios para las tareas
• Costes indirectos: A menudo denominados gastos generales, son gastos que dan compatibilidad al proyecto en su conjunto pero que no son directamente atribuibles a una sola tarea. Algunos ejemplos son:
  
  • Alquiler de oficinas y servicios públicos
  • Seguros
  • Gastos administrativos
  • Suscripciones a programas informáticos

Si tiene en cuenta tanto los costes directos como los indirectos, minimizará los riesgos de que cualquier tarea o factor de coste desconocido se añada a su presupuesto.

Paso 3: Estimar el coste del trabajo

Una vez que haya tenido en cuenta todos los factores de coste que afectarán a su presupuesto, es hora de empezar a estimar el coste de completar un elemento de acción concreto. Por ejemplo, si quiere llevar a cabo una tarea X, ¿cuánto tiempo tardarán los miembros de su equipo en completarla? ¿Cuántos recursos necesitarán para completarla? Estas respuestas le permitirán calcular el presupuesto total necesario para completar X tarea.

Una vez terminado esto para todas las tareas del proyecto, puede utilizarse para calcular el coste final del mismo. Se trata de un proceso crucial, sobre todo cuando se estima el presupuesto de proyectos a gran escala, como los de construcción.

El seguimiento de cerca de las tareas y los recursos necesarios para un proyecto concreto y otros impactos mediante el uso de software de gestión de la construcción puede asegurarse de que sus proyectos se completen dentro del cronograma y el presupuesto definidos.

Paso 4: Elabore un plan de contingencia para su CBS

Incluso después de un plan meticuloso, los eventos imprevistos pueden aumentar los costes del proyecto. Por ejemplo, si tiene que comprar materiales a un proveedor y se agotan, es posible que tenga que obtenerlos de otra fuente. El coste de éstos puede ser mayor, o incluso puede que tengas que pagar más al mismo proveedor si los materiales que necesitas están agotados.

Para mitigar estos riesgos, incluya un margen de contingencia en su CBS. Se trata de un buffer asignado para gastos imprevistos que puedan surgir durante el proyecto. El tamaño del margen para imprevistos dependerá de los factores de riesgo inherentes al proyecto.

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Esta plantilla le ofrece vistas tanto de lista como de Tablero, lo que le ayudará a dibujar su Plan de Contingencia y a utilizarlo eficazmente en sus proyectos. Le ayuda a crear una hoja de ruta clara para eventos inesperados:

• Analizando los riesgos potenciales y su impacto en sus operaciones
• Identificando los recursos y el personal necesarios
• Probando escenarios alternativos para garantizar los mejores resultados posibles

Paso 5: Comprobación del sentido

El último paso en la creación de una estructura de desglose de costes es revisar a fondo su plan. Busque cualquier incoherencia o información que falte. Comparta su CBS con las partes interesadas clave para que le den su opinión y finalice el documento tras incorporar sus comentarios.

Análisis de la estructura de desglose de costes: Una herramienta fundamental

En cualquier proyecto, los retrasos suelen ser costosos. Por ejemplo, si fuéramos una empresa de construcción, un pequeño retraso en la adquisición de recursos podría suponer la paralización del trabajo, y esto acabaría incrementando el gasto del proyecto global. Por eso, el uso del análisis CBS es crucial para las organizaciones.

Con un análisis regular de la estructura de desglose de costes, puede asegurarse de que las finanzas y los cronogramas de su proyecto se controlan constantemente, lo que ayuda a eliminar los riesgos de costes. Esto también ayuda a:

• La gestión proactiva de los costes, ya que puede identificar los excesos de costes en una fase temprana y tomar medidas correctivas, como ajustar la asignación de recursos o negociar con los proveedores, para mantenerse dentro del presupuesto
• Mejorar el control y la gestión de proyectos, ya que puede supervisar aspectos de la EDT al analizar la documentación de la EDT
• Identificar los riesgos potenciales, incluidos los costes o la planificación de recursos, lo que le permitirá minimizar su impacto en el conjunto del proyecto

Al realizar un análisis CBS, asegúrese de buscar impactos estándar en su proyecto, como por ejemplo

• Desviaciones de costes: Haga un seguimiento de cualquier desviación entre los costes presupuestados y los costes reales incurridos. Analice las razones de estas desviaciones y tome las medidas correctivas necesarias.
• Hitos del proyecto: Realice un análisis CBS en los hitos clavehitos del proyecto para evaluar el rendimiento financiero e identificar áreas de corrección. Utilice Hitos en ClickUp para visualizar sus metas de un vistazo y asegurarse de que va por buen camino para alcanzarlas.
• Cambios en el alcance del proyecto: Cualquier cambio en el alcance del proyecto puede repercutir en los costes. Analice su CBS para comprender las implicaciones financieras de los cambios de alcance y asegurarse de que están alineados con el presupuesto general.

Implementación del CBS con ClickUp

Para obtener la estimación más precisa de su proyecto, debe ser capaz de desglosar todas las tareas, incluidos todos los recursos, los costes reales, los costes logísticos y todas las actividades implicadas. Para la mayoría de las empresas, esto suele resultar difícil, ya que todas sus actividades y equipos trabajan en silos y en plataformas diferentes.

Aquí es donde una solución integral software de gestión de proyectos como ClickUp puede ayudar a hacer las cosas mucho más ágiles y eficientes.

Vista Equipo ClickUp para una gestión de proyectos y una entrega precisas

ClickUp va más allá de la gestión básica de tareas, ofreciendo un sólido conjunto de funciones que complementan a la perfección sus necesidades de CBS. Con él, usted puede:

• Dividir los entregables del proyecto en tareas y subtareas manejables, creando una hoja de ruta visual clara. Esto le permite estimar mejor el presupuesto del proyecto en función de las actividades y los recursos implicados
• Realizar un seguimiento de los costes asociados asignando costes estimados a cada tarea, clasificar los gastos y realizar un seguimiento de los costes reales incurridos. Esto proporciona una ubicación centralizada para gestionar todas las finanzas del proyecto
• Visualice los desgloses de costes por categoría, realice un seguimiento de las desviaciones presupuestarias y obtenga información valiosa sobre las finanzas del proyecto
• Comparta su documento CBS con los miembros del equipo, asigne tareas con estimaciones de costes y mantenga a todo el mundo informado sobre las finanzas del proyecto mediante actualizaciones en tiempo real

Gestione fácilmente todas las actividades relacionadas con los proyectos en una sola plataforma con ClickUp Tasks

Con ClickUp Gestión de proyectos con ClickUp Project Management, obtendrá funciones avanzadas que le ayudarán a:

• Planificar y priorizar todos los detalles de su proyecto con facilidad, ayudando a todo su equipo a comprender claramente el alcance, la asignación y las actividades
• Aprovechar**Cerebro ClickUp, un asistente de gestión de proyectos basado en IA, para simplificar tu trabajo diario. Puede generar automáticamente elementos de acción y subtareas, resumir hilos de comentarios, crear tablas de datos, encontrar detalles relevantes dentro de ClickUp y las apps conectadas, y crear y compartir actualizaciones de progreso automatizadas. Utilícelo como gestor de proyectos de IA
• Obtenga consenso más rápido y ponga en marcha proyectos con claridad utilizando una única plataforma para colaborar en su visión del proyecto, estimar costes y entregar proyectos más rápido y dentro del presupuesto

También proporciona plantillas de estimación listas para usar y totalmente personalizables para ayudarle a empezar con las estimaciones de proyectos CBS y WBS al instante. Por ejemplo, la plantilla Plantilla de presupuesto de proyectos con EDT de ClickUp facilita y simplifica el seguimiento de los costes dividiendo el proyecto en tareas.

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Gestione proyectos complejos con delicadeza con el presupuesto de proyectos de ClickUp con la plantilla EDT

Con esta plantilla puede simplificar las actividades de presupuestación de proyectos, ya que le permite:

• Correlacionar las actividades y las estimaciones de costes
• Organizar todos los datos del proyecto en un solo lugar
• Realizar un seguimiento continuo de los gastos para no salirse del presupuesto

Incluye una detallada estructura de desglose del trabajo (EDT), que incluye:

• Estados personalizados: Para marcar el estado de la tarea como Cancelada, Terminada, En curso, En espera y Pendiente
• Campos personalizados: Para categorizar y añadir atributos para gestionar sus tareas y visualizar fácilmente las actividades y el presupuesto de su proyecto
• Vistas personalizadas: Para visualizar su información en múltiples vistas para el seguimiento y gestión de proyectos
• Gestión de proyectos: Mejore el presupuesto del proyecto y el seguimiento de la EDT con funciones de control de tiempo, etiquetas, advertencias de dependencia, correos electrónicos y mucho más

Estas plantillas proporcionan una estructura predefinida para sus funcionalidades de EDT, campos de estimación de costes y seguimiento de presupuestos sin tener que hacer todas las tareas manualmente o empezar desde cero.

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He aquí la guía definitiva para ayudarle a planificar y estimar los presupuestos de sus proyectos. Proporciona una imagen clara y completa de las finanzas de su proyecto, lo que le permite tomar decisiones presupuestarias informadas, identificar los posibles riesgos de costes de forma proactiva y, en última instancia, entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.

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Con ClickUp, puede hacer que todo su gestión de proyectos mucho más eficaz y hacer un seguimiento de los presupuestos y las tareas en la misma plataforma.

Tanto si se trata de gestores de proyectos como de su departamento financiero o comercial, todos pueden trabajar juntos, planificar proyectos y colaborar cuando sea necesario. O, como diría Michael Scott, es un triple TRIUNFO.

Todo en uno software de gestión de proyectos le permite gestionar flujos de trabajo, documentos, paneles en tiempo real y mucho más, ayudando a su equipo a moverse más rápido, trabajar de forma más inteligente y ahorrar tiempo.

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Preguntas frecuentes (FAQ)

**1. ¿Qué incluye una estructura de desglose de costes?

Una estructura de desglose de costes (EDC) incluye todos los costes incurridos en un determinado proyecto. Incluye cuatro categorías principales de costes:

• Costes de mano de obra: El dinero gastado en las personas que ejecutarán el proyecto
• Costes de material: Cualquier material que compre la empresa, incluidas materias primas, piezas y componentes, suministros de fabricación, seguros y fletes
• **Costes de equipamiento: el equipamiento real
• Gastos generales o indirectos: Gastos no asignados directamente a un coste específico, como espacio de oficina, servicios públicos, prestaciones e impuestos

**2. ¿Qué es el método de desglose de costes?

El método de desglose de costes se refiere al proceso de creación de una estructura de desglose de costes. Consiste en identificar todas las actividades del proyecto a partir de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT), asignar costes a cada actividad y sumarlos para obtener el presupuesto total del proyecto.

3. ¿Cuál es la diferencia entre una estructura de desglose de costes y una estructura de desglose del trabajo (EDT)?

Una estructura de desglose del trabajo (EDT) describe los resultados del proyecto dividiéndolos en tareas más pequeñas y manejables. Una EDT se centra en los aspectos financieros del proyecto, asignando costes a cada elemento de la EDT. Juntos, ofrecen una vista completa del alcance y las finanzas del proyecto.