Incluso con un plan de compras sólido, ¿se estancan sus acuerdos? ¿Los proveedores no cumplen sus confirmaciones o reniegan de los descuentos prometidos?
Este tipo de obstáculos habituales pueden echar por tierra todos los esfuerzos realizados para racionalizar las compras. Incluso con las horas invertidas en gestión de presupuestos si bien la gestión de presupuestos, comparaciones de costes y pedidos a menudo pasa por alto un detalle crucial: el contrato de adquisición, sin duda la parte más importante del proceso.
Los proveedores pueden incumplir fácilmente sus promesas verbales, pero con un contrato de compra deben atenerse a sus compromisos.
Conozca los detalles, las ventajas y los tipos de contratos de compra para mejorar la negociación y maximizar los beneficios Además, conozca la plataforma ClickUp, que agiliza la gestión de contratos con renovaciones automáticas para una experiencia sin complicaciones.
¿Qué es un contrato de compras?
Un contrato de adquisición es un acuerdo jurídicamente vinculante entre un comprador y un vendedor, en el que se establecen las condiciones para la adquisición de bienes, servicios u obras. Este acuerdo contractual sirve de marco para regir todo el proceso de adquisición proceso de contratación en el que se detallan las especificaciones del producto, la cantidad, el precio, los plazos de entrega, las condiciones de pago y cualquier otra condición pertinente acordada por ambas partes.
Piense en él como una hoja en blanco en la que anotar los puntos clave de su acuerdo con el vendedor: calidad del material, plazos de entrega, costes, etcétera. Una vez que ambas partes firman el contrato, los vendedores están legalmente obligados a cumplir sus promesas.
El contrato de compra funciona en ambos sentidos: también le vincula legalmente a usted, el comprador, a recibir la entrega y pagar la factura de los suministros o productos costes del proyecto . El contrato de adquisición elimina las conjeturas, despeja las dudas de ambas partes y fomenta una relación sólida relación cliente-proveedor . También facilita las cosas al equipo de compras, ya que evita problemas de última hora o fallos en la confirmación.
Ventajas de utilizar contratos de adquisición
Los contratos de adquisición le aportan beneficios a largo plazo. Por eso le recomendamos encarecidamente que los utilice:
1. Claridad y seguridad
En un mundo de cambios geopolíticos, cambios políticos y dinámicas de mercado, las empresas deben sacar provecho de todo lo que les ayude a reducir la incertidumbre.
Los contratos de aprovisionamiento pueden ayudar a dirigir las operaciones de su empresa con claridad. Un contrato sólido proporciona términos claros, evita malentendidos y ahorra tiempo y dinero a todos los implicados.
2. Protección frente a posibles riesgos
Un contrato de aprovisionamiento puede protegerle de las incertidumbres del mercado, como las fluctuaciones de los tipos de interés, garantizando el suministro de bienes a un precio predeterminado.
Los contratos permiten a compradores y vendedores colaborar desde una posición de confianza. Protegen los intereses de ambos y les ayudan a trabajar juntos con confianza. Al exponer claramente todas las condiciones del acuerdo, ayudan a las empresas a evitar riesgos innecesarios.
3. Proporciona información sobre empresas
Al enumerar todos los detalles acordados -precio, calidad del material, parámetros del servicio, fechas, etc.-, los contratos de adquisición o compra crean transparencia y ayudan a tomar decisiones con conocimiento de causa.
Consideremos como ejemplo los contratos a largo plazo con proveedores. Garantizan el precio de las compras en el futuro. Esto le permite prever gastos futuros, establecer precios más precisos y evaluar si el proveedor le está dando suficiente valor por su dinero.
3 Tipos de contratos de aprovisionamiento
Existen diferentes acuerdos con proveedores que se adaptan a cuánto riesgo está dispuesto a asumir, a las metas de su empresa, etc.
Los contratos de aprovisionamiento pueden clasificarse básicamente en tres tipos. Veamos cada uno de ellos con cierto detalle
1. Contrato de precio fijo
Como su nombre indica, los contratos de precio fijo determinan un precio fijo para los bienes o servicios contratados.
Este tipo de contrato también se denomina contrato a tanto alzado. Fija el precio del comprador por el material o los servicios adquiridos, con independencia de las fluctuaciones del mercado u otros factores. Puede ser el tipo de contrato ideal para los suministros esenciales necesarios para su funcionamiento de la empresa . Estos contratos son beneficiosos en dos sentidos:
- En primer lugar, reduce todas las posibilidades de sobrecostes, ya que se conoce el precio exacto que se pagará por una cantidad concreta
- En segundo lugar, ayuda al vendedor a estimar sus ingresos con precisión, siempre que pueda suministrar los productos contratados en la cantidad prevista
Lo único que hay que recordar es que hay que evaluar periódicamente la calidad, especialmente durante las fluctuaciones de precios del mercado. Los contratos a precio fijo pueden dividirse a su vez en tres categorías. Éstas son:
Precio fijo firme
Este contrato, el más básico, garantiza que el proveedor se atiene a la tarifa y las condiciones acordadas de antemano. Para entenderlo mejor, piense en cómo funcionan los contratos públicos.
Fijan de antemano el precio del proyecto final.
Precio fijo y cuota de incentivo (FPIF)
Este acuerdo es un formulario de subida de nivel en el que se da un incentivo al vendedor cuando supera las expectativas habituales.
Se trata de un sistema basado en recompensas con un precio fijo establecido para los servicios prestados, pero un incentivo predefinido siempre que el proveedor supere las expectativas. Este formulario de contrato favorece al proveedor y suele utilizarse cuando los bienes en cuestión son escasos.
Precio fijo con ajuste económico de precios (FPEPA)
Un contrato de precio fijo con ajuste económico de precios prefija el alcance del trabajo y el precio a pagar, pero con una provisión para las alteraciones de los precios de mercado y la inflación. Esto significa que el precio final puede ajustarse en caso de que los costes de producción aumenten por factores ajenos al proveedor.
Es el contrato más utilizado para acuerdos plurianuales en los que el proveedor necesita un colchón para circunstancias imprevisibles del mercado. También suele utilizarse cuando los compradores desean asegurarse las existencias de un producto del que esperan tener demanda a lo largo de los años.
2. Contratos de coste reembolsable
En un contrato de costes reembolsables, el vendedor se compromete a cubrir los costes de desarrollo, producción y entrega del producto, entendiendo que el comprador los reembolsará una vez completado con éxito el contrato.
Aunque hay margen para cambios, el comprador y el vendedor acuerdan un presupuesto potencial y ajustan el precio máximo admisible. Los distintos tipos de contratos de reembolso de costes incluyen:
Coste más precio fijo (CPFF)
¿Los proveedores del proyecto dudan en tocar debido al riesgo percibido? No hay problema: cubra todos sus riesgos.
En este tipo de contrato, el vendedor recibe el pago de todos sus costes más una suma fija, lo que le asegura estar a salvo de cualquier riesgo o incertidumbre de pago. La cantidad fija puede ser un porcentaje del precio total.
Si el vendedor no puede cumplir las condiciones del contrato, también puede hacerse responsable de algunos costes.
Coste más tasa de incentivo (CPIF)
A diferencia del anterior, este contrato implica un coste fijo, cubre los riesgos del comprador e incluye un sistema de incentivos basado en los resultados del vendedor.
En este caso, el incentivo depende del ahorro que pueda suponer la actuación del vendedor. Todo está predeterminado en el contrato, así que no hay que preocuparse por las fluctuaciones.
Si el vendedor no puede cumplir las condiciones del contrato, el coste del proyecto fallido se reparte entre el comprador y el vendedor.
Coste más tasa de adjudicación (CPAF)
Con este tipo de contrato, el comprador reembolsa al vendedor el coste de producción más una tasa de adjudicación adicional. La comisión puede ser tan alta o baja como decida el comprador.
Coste más porcentaje del coste (CPPC)
En este último tipo de contrato de coste reembolsable, el vendedor cobra íntegramente el coste del servicio más un porcentaje del coste en concepto de beneficio.
Esto anima al vendedor a aumentar sus ventas para incrementar su porcentaje de beneficios. Sólo tienes que vigilar su servicio y calidad para obtener resultados óptimos.
3. Contrato por tiempo y materiales
Si aún no está seguro de si optar por un contrato de coste fijo o de reembolso de costes, y quiere disfrutar de ambas ventajas, puede considerar el contrato de tiempo y materiales.
Combina lo mejor de ambos mundos -los contratos de precio fijo y los de reembolso de costes- para ofrecerte una solución ideal. En estos contratos, el comprador se compromete a pagar al vendedor por el tiempo y los materiales invertidos en un servicio o producto. Para mantener los gastos bajo control, el contrato especifica una tarifa fija para materiales y mano de obra y establece un tope para la cantidad de tiempo y material que se puede gastar. Es el mejor método para proyectos en los que no se puede precisar el alcance o los requisitos.
Un contrato de tiempo y materiales da tranquilidad a vendedores y compradores al dividir equitativamente los riesgos por ambas partes.
Cuando opte por este contrato, ajuste un límite máximo para protegerse de posibles excesos.
El proceso de contratación pública: Panorámica detallada
Ahora que conoce los distintos contratos de adquisición, puede elegir con confianza el que mejor se adapte a sus necesidades. A continuación encontrará una Panorámica detallada del proceso de contratación que le ayudará a empezar.
Paso 1: Determinar el alcance del trabajo
El primer paso, de hecho, no es suyo. Proviene del gestión de proyectos equipo que identifica una necesidad empresarial y le envía una solicitud de compra.
Antes de involucrar al equipo de compras, el solicitante debe evaluar a fondo el alcance del trabajo y las necesidades de bienes y servicios. Cuando reciba la solicitud, estudiará las necesidades del equipo y las especificaciones de los productos.
2. Solicitar ofertas a los proveedores
Una vez que conozca el alcance de la tarea, póngase en contacto con los posibles proveedores y solicite ofertas. Si los requisitos son similares a los de una adquisición anterior, puedes ponerte en contacto con tus proveedores y pedirles una oferta solicitar un presupuesto .
Sin embargo, en el caso de nuevas necesidades, pida a los posibles proveedores que le sugieran un plan de acción y, en su lugar, solicite una propuesta.
3. Seleccionar una propuesta de proveedor
Con todas las propuestas y presupuestos de proveedores a su disposición, ya puede elegir el proveedor que mejor se adapte a sus necesidades.
Cuando revise las propuestas, fíjese en las que mejor se ajusten a los requisitos de su empresa y ofrezcan el mayor valor por su inversión. Busque un equilibrio entre la reunión eficaz de sus necesidades y la aportación de soluciones rentables. Así se asegurará de cumplir sus metas empresariales y sacar el máximo partido de sus recursos financieros.
4. Redactar un contrato de adquisición
Ahora que ya has elegido a tu vendedor, vamos a dar el paso crucial del que hemos estado hablando: redactar un contrato.
Para los contratos estándar, utilice plantillas de contratos y rellene sus datos. Sin embargo, si se trata de un caso único, puede que tengas que crear un contrato desde cero y pedir asesoramiento al departamento jurídico.
5. Aprobar el contrato
Una vez preparado el contrato, el departamento de compras lo somete a otra revisión antes de enviarlo al vendedor.
En esta fase se negocian los términos del contrato y, una vez que ambas partes están de acuerdo, lo firman. Así se garantiza que todo el mundo está de acuerdo y que las condiciones acordadas quedan oficialmente documentadas en el contrato firmado.
6. Archivar el contrato
Una vez que ambas partes hayan finalizado y firmado el contrato, guárdalo en un repositorio específico. Si lo haces, podrás acceder fácilmente al contrato y consultarlo en caso de que surjan problemas o disputas en el futuro.
Mantener todos los contratos en un mismo lugar facilita su localización y mantiene un registro completo para futuras referencias, garantizando la transparencia y la rendición de cuentas.
7. Proceda con el proceso de compra
Ahora que ya está todo ajustado, es el momento de realizar el pedido de la mercancía mediante una orden de compra.
Una vez entregados los productos o servicios contratados, asegúrese de que se ajustan a las especificaciones del contrato. Es posible que desee cotejar el pedido, el albarán de entrega y la factura del proveedor.
Una vez comprobado todo, libere el pago dentro del plazo acordado. Este último paso garantiza que todo el proceso de contratación, desde la realización del pedido hasta el pago, está completado y sigue las condiciones que usted acordó.
8. Cierre del contrato
Una vez reunidos todos los términos del contrato, es hora de plantearse su rescisión.
Si los servicios del proveedor han resultado satisfactorios, puede conservarlos en sus archivos, sentando las bases de una relación empresarial duradera y fiable.
De este modo, mantendrá colaboraciones satisfactorias y aumentará la estabilidad y eficacia de sus procesos de contratación a largo plazo.
Aplicación de los contratos de adquisición
Gestionar los contratos de adquisición de forma eficaz puede parecer una tarea ardua, pero con la adecuada herramienta de gestión de la contratación puede hacerlo sin problemas.
ClickUp le proporciona todas las herramientas que necesita para ponerse manos a la obra. ClickUp puede hacer que sus procesos de adquisición sean más fluidos y organizados.
Gestión de contratos con ClickUp
Utilice Plantilla de gestión de contratos de ClickUp para agilizar la gestión de los contratos de compra.
Con su ayuda, podrá supervisar y gestionar todos sus contratos de compra a través de cada fase, desde el desarrollo hasta la aprobación y el envío final. Sin necesidad de herramientas adicionales para realizar el seguimiento del proceso de adquisición; todo ello puede realizarse dentro de ClickUp.
Realice un seguimiento perfecto de todos sus contratos en cada una de sus fases, desde el desarrollo y la aprobación hasta el envío
Plantillas de contratación ClickUp Plantilla de adquisiciones de ClickUp es una solución integral para todas sus necesidades de aprovisionamiento. Le ayuda a estandarizar los procesos, garantizando la transparencia y simplificando la gestión.
Gestione fácilmente sus procesos de adquisición con estados y campos personalizados. Realice el seguimiento de las actividades de aprovisionamiento mediante rótulos de prioridad, tareas, personas asignadas y etiquetas. Utilice las actualizaciones de estado para mantener a las partes interesadas informadas de los progresos de forma automática.
Realice el seguimiento de las tareas en la vista Lista; analice las relaciones con los proveedores con la vista Nivel de proveedores; cree procesos estandarizados con la vista Procedimientos operativos estándar de aprovisionamiento; controle los cronogramas con la vista Calendario.
Con ClickUp, puede prescindir de las comprobaciones diarias del Calendario, ya que le envía notificaciones puntuales. Esta función le permite estar al día de sus tareas y plazos sin necesidad de una supervisión manual constante, lo que agiliza su flujo de trabajo y aumenta la eficacia de su proceso de aprovisionamiento.
Navegue por todo el proceso de aprovisionamiento de forma eficaz a través de tablas, listas y documentos para diversos fines utilizando la plantilla de aprovisionamiento de ClickUp
Tareas de ClickUp
¿Se siente abrumado haciendo malabarismos con múltiples procesos y contratos públicos a la vez? Tareas de ClickUp aligera tu carga de trabajo facilitando la realización de tareas pendientes. Con Tareas, puedes dividir tus procesos en pasos y subtareas manejables y asignarlos a varios propietarios.
Cree listas de control para realizar un seguimiento de todos los elementos pendientes y organizar las tareas por prioridades. ClickUp también simplifica la colaboración con su equipo en varias tareas con hilos de comentarios, grabaciones de pantalla compartibles y uso compartido de archivos. Este aumento de la eficiencia mejora la productividad, permitiéndole conseguir más.
planifique, organice y colabore en cualquier proyecto con una gestión de tareas personalizada para cada necesidad
Automatizaciones de ClickUp
ClickUp Automations revoluciona los procesos de contratación pública desencadenando automáticamente tareas periódicas, como la renovación de contratos.
Esta función garantiza una gestión puntual y fluida de los contratos de adquisición sin necesidad de intervención manual.
automatice tareas repetitivas con ClickUp AI_
Simplifique sus contratos de aprovisionamiento con ClickUp
Ahora que conoce los tres tipos de contratos de aprovisionamiento y sus distintas funciones, puede planificar su estrategia de aprovisionamiento con confianza.
Las plantillas de adquisiciones, la gestión de contratos y la gestión de tareas pueden ayudarle a crear flujos de trabajo de aprovisionamiento eficientes y eficaces. Registrarse en ClickUp hoy mismo y simplifique la gestión de los contratos de adquisición