Incluso con un plan de compras sólido, ¿sus acuerdos se están estancando? ¿Los proveedores no cumplen sus compromisos o incumplen los descuentos por cantidad prometidos?
Obstáculos comunes como estos pueden socavar todo el esfuerzo que dedica a optimizar las compras. A pesar de las horas que dedicamos a gestionar presupuestos, comparar costes y pedidos de compra, a menudo pasamos por alto un detalle crucial: el contrato de compra, posiblemente la parte más importante del proceso.
Los proveedores pueden incumplir fácilmente las promesas verbales, pero con un contrato de compra, deben cumplir sus compromisos.
Le guiaremos a través de los detalles, las ventajas y los tipos de contratos de compra para mejorar sus negociaciones y maximizar los beneficios. Además, le presentamos la plataforma ClickUp, que agiliza la gestión de contratos con renovaciones automáticas para una experiencia sin complicaciones.
¿Qué es un contrato de adquisición?
Un contrato de adquisición es un acuerdo legalmente vinculante entre un comprador y un vendedor, en el que se describen los términos y condiciones para la adquisición de bienes, servicios u obras. Este acuerdo contractual sirve de marco para regular todo el proceso de adquisición, detallando las especificaciones del producto, la cantidad, el precio, los plazos de entrega, las condiciones de pago y cualquier otra condición relevante acordada por ambas partes.
Piense en ello como una hoja en blanco en la que anota los puntos clave de su acuerdo con el vendedor, incluyendo la calidad del material, las fechas de entrega, los costes y mucho más. Una vez que ambas partes firman el contrato, los vendedores están legalmente obligados a cumplir sus promesas.
El contrato de compraventa funciona en ambos sentidos: también le obliga legalmente a usted, el comprador, a recibir la entrega y a liquidar la factura de los suministros o los costes del proyecto.
El contrato de adquisición elimina las conjeturas, aclara las dudas de ambas partes y fomenta una relación sólida entre el cliente y el proveedor. También facilita el trabajo del equipo de adquisiciones al evitar problemas de última hora o incumplimientos de compromisos.
Ventajas de utilizar contratos de adquisición
Los contratos de adquisición le aportan beneficios a largo plazo. Por eso le recomendamos encarecidamente que los utilice:
1. Claridad y certeza
En un mundo marcado por cambios geopolíticos, modificaciones en las políticas y dinámicas de mercado, las empresas deben aprovechar cualquier factor que contribuya a reducir la incertidumbre.
Los contratos de adquisición pueden ayudarle a dirigir las operaciones de su empresa con claridad. Un contrato sólido establece condiciones claras, evita malentendidos y ahorra tiempo y dinero a todas las partes implicadas.
2. Protección frente a posibles riesgos
Un contrato de adquisición puede protegerle de las incertidumbres del mercado, como las fluctuaciones de los tipos de interés, al garantizar el suministro de bienes a un precio predeterminado.
Los contratos permiten a compradores y vendedores colaborar desde una posición de confianza. Protegen los intereses de ambas partes y les ayudan a trabajar juntos con confianza. Al detallar claramente todos los términos y condiciones del acuerdo, ayudan a las empresas a evitar riesgos innecesarios.
3. Proporciona información sobre la empresa
Al elaborar una lista de todos los detalles acordados (precios, calidad de los materiales, parámetros de servicio, fechas, etc.), los contratos de adquisición o compra crean transparencia y ayudan a tomar decisiones informadas.
Considere, por ejemplo, los contratos a largo plazo con los proveedores como un ejemplo. Estos garantizan los precios de las compras futuras. Esto le permite realizar una previsión de los gastos futuros, establecer precios más precisos y evaluar si está obteniendo un valor suficiente por su dinero del proveedor.
3 tipos de contratos de adquisición
Existen diferentes acuerdos con proveedores que se adaptan al nivel de riesgo que está dispuesto a asumir, las metas de su empresa, etc.
Los contratos de adquisición se pueden clasificar básicamente en tres tipos. Veamos cada uno de ellos con más detalle.
1. Contrato de precio fijo
Como su nombre indica, los contratos de precio fijo determinan un precio fijo para los bienes o servicios contratados.
Este tipo de contrato también se denomina contrato a tanto alzado. Fija el precio que pagará el comprador por los materiales o servicios adquiridos, independientemente de las fluctuaciones del mercado u otros factores. Puede ser el tipo de contrato ideal para los suministros esenciales necesarios para el funcionamiento de su empresa. Estos contratos son beneficiosos en dos aspectos:
- En primer lugar, reduce todas las posibilidades de sobrecostes, ya que conoce el precio exacto que pagará por una cantidad específica.
- En segundo lugar, ayuda al vendedor a estimar sus ganancias con precisión, siempre y cuando pueda proporcionar los productos contratados en la cantidad prevista.
Lo único que debe recordar es que debe evaluar periódicamente la calidad, especialmente durante las fluctuaciones de los precios de mercado. Los contratos de precio fijo se pueden dividir a su vez en tres categorías. Estas son:
Precio fijo firme
Este contrato, el más básico, garantiza que el proveedor cumpla con la tarifa y los términos previamente acordados. Para comprenderlo mejor, piense en cómo funcionan los contratos gubernamentales.
Establecen el precio del proyecto final por adelantado.
Precio fijo y tarifa de incentivo (FPIF)
Este acuerdo es una forma de nivelación en la que se ofrece un incentivo al vendedor cuando supera las expectativas habituales.
Se trata de un sistema basado en recompensas con un precio fijo establecido para los servicios prestados, pero con un incentivo predefinido cada vez que el proveedor supera las expectativas. Esta forma de contrato favorece al proveedor y suele utilizarse en casos en los que los productos en cuestión son escasos.
Precio fijo con ajuste económico (FPEPA)
Un contrato de precio fijo con ajuste económico del precio establece de antemano el alcance del trabajo y el precio a pagar, pero con una cláusula que contempla las variaciones del precio de mercado y la inflación. Esto significa que el precio final puede ajustarse en caso de que los costes de producción aumenten debido a factores ajenos al control del proveedor.
Es el contrato más utilizado para acuerdos plurianuales en los que el proveedor necesita un colchón para circunstancias de mercado imprevisibles. También se utiliza habitualmente cuando los compradores desean garantizar la seguridad del inventario de un producto para el que prevén demanda durante varios años.
2. Contratos con reembolso de costes
En un contrato con reembolso de costes, el vendedor se compromete a cubrir los costes de desarrollo, producción y entrega del producto, en el entendimiento de que el comprador los reembolsará una vez completada la contratación con éxito.
Aunque hay margen para cambios, el comprador y el vendedor acuerdan un presupuesto potencial y ajustan el precio máximo admisible. Los diferentes tipos de contratos de reembolso de costes incluyen:
Precio fijo más margen (CPFF)
¿Los proveedores del proyecto se muestran reticentes a participar debido al riesgo percibido? No hay problema: simplemente cubra todos sus riesgos.
En este tipo de contrato, el vendedor recibe el pago de todos sus costes más una suma fija, lo que le garantiza que estará a salvo de cualquier riesgo o incertidumbre en el pago. La suma fija podría ser un porcentaje del precio total.
Si el vendedor no puede cumplir las condiciones del contrato, también puede incurrir en responsabilidad en virtud de este contrato y tener que asumir algunos costes.
Coste más incentivo (CPIF)
A diferencia del contrato anterior, este implica un coste fijo, cubre los riesgos del comprador e incluye un sistema de incentivos basado en el rendimiento del vendedor.
El incentivo aquí depende de cuánto pueda ahorrarle el rendimiento del vendedor. Todo está predeterminado en el contrato, por lo que no hay necesidad de preocuparse por las fluctuaciones en las cantidades.
Si el vendedor no puede cumplir los términos del contrato, el coste del proyecto fallido deberá tener un uso compartido entre el comprador y el vendedor.
Coste más prima (CPAF)
Con este tipo de contrato, el comprador reembolsa al vendedor el coste de producción más una comisión adicional. La comisión puede ser tan alta o baja como decida el comprador.
Coste más porcentaje del coste (CPPC)
En este último tipo de contrato con reembolso de costes, el vendedor recibe el pago íntegro, que cubre el coste del servicio más un porcentaje del coste en concepto de beneficio.
Esto anima al vendedor a aumentar sus ventas para incrementar su porcentaje de beneficio. Solo hay que estar atento a su servicio y calidad para obtener resultados óptimos.
3. Contrato por tiempo y materiales
Si aún no se decide entre un contrato de coste fijo o de reembolso de costes, y desea disfrutar de las ventajas de ambos, puede considerar el contrato por tiempo y materiales.
Combina lo mejor de ambos mundos, los contratos de precio fijo y los contratos de reembolso de costes, para ofrecerle una solución ideal. En virtud de dichos contratos, el comprador se compromete a pagar al vendedor por el tiempo y los materiales invertidos en un servicio o producto. Para mantener los gastos bajo control, el contrato especifica una tarifa fija para los materiales y la mano de obra y establece un límite máximo en la cantidad de tiempo y material que se puede gastar. Esta es la mejor opción para proyectos en los que no se puede determinar con precisión el alcance o los requisitos.
Un contrato por tiempo y materiales ofrece tranquilidad tanto a vendedores como a compradores, ya que divide los riesgos de forma equitativa entre ambas partes.
Al optar por este contrato, establezca un límite máximo para protegerse de posibles sobrecostes.
El proceso de los contratos de adquisición: una panorámica detallada
Ahora que conoce los distintos contratos de compra, puede elegir con confianza la mejor opción para sus necesidades. A continuación, le ofrecemos una panorámica detallada del proceso de adquisición para ayudarle a empezar.
Paso 1: Determinar el alcance del trabajo
El primer paso, de hecho, no es suyo. Proviene del equipo de gestión de proyectos, que identifica un requisito empresarial y le envía una solicitud de compra.
Antes de involucrar al equipo de compras, el solicitante debe evaluar minuciosamente el alcance del trabajo y los requisitos de los bienes y servicios. Al recibir la solicitud, usted analizará las necesidades del equipo y las especificaciones del producto.
2. Solicite ofertas a los proveedores
Una vez que haya comprendido el alcance de la tarea, póngase en contacto con los posibles proveedores y recopile las ofertas. Si los requisitos son similares a los de una adquisición anterior, puede ponerse en contacto con sus proveedores anteriores y solicitarles un presupuesto.
Sin embargo, para los nuevos requisitos, pida a los posibles proveedores que sugieran un plan de acción y solicite una propuesta.
3. Realice la selección de una propuesta de proveedor
Con todas las propuestas y presupuestos de los proveedores a su disposición, ahora puede elegir el proveedor que mejor se adapte a sus necesidades.
Al revisar las propuestas, busque aquellas que se ajusten mejor a sus necesidades empresariales y le ofrezcan el mayor valor por su inversión. Busque un equilibrio entre satisfacer sus necesidades de manera eficaz y proporcionar soluciones rentables. De este modo, se asegurará de cumplir sus metas empresariales y sacar el máximo partido a sus recursos financieros.
4. Redactar un contrato de adquisición
Ahora que ya ha elegido a su proveedor, pasemos al paso crucial que hemos estado discutiendo: la redacción del contrato.
Para los contratos estándar, utilice plantillas de contrato y rellene sus datos. Sin embargo, si se trata de un caso único, es posible que tenga que crear un contrato desde cero y solicitar asesoramiento al departamento jurídico.
5. Aprobar el contrato
Una vez preparado el contrato, este se somete a otra revisión por parte del departamento de compras antes de enviarse al vendedor.
Cualquier negociación relativa a los términos del contrato se produce en esta fase y, una vez que ambas partes llegan a un acuerdo, firman el contrato. De este modo, se garantiza que todos estén de acuerdo y que los términos acordados queden oficialmente documentados en el contrato firmado.
6. Archive el contrato
Una vez que ambas partes hayan finalizado y firmado el contrato, guárdelo en un repositorio específico. De este modo, podrá acceder fácilmente al contrato y consultarlo si surgen problemas o disputas en el futuro.
Al mantener todos los contratos en un solo lugar, es más fácil encontrarlos y se conserva un registro completo para futuras consultas, lo que garantiza la transparencia y la rendición de cuentas.
7. Proceda con el proceso de compra
Ahora que todo está listo, es el momento de realizar un pedido de los productos mediante una orden de compra.
Una vez que se hayan entregado los productos o servicios contratados, asegúrese de que coincidan con las especificaciones del contrato. Es posible que desee comparar el pedido, el albarán de entrega y la factura del proveedor.
Una vez que todo esté verificado, libere el pago dentro del plazo acordado. Este paso final garantiza que todo el proceso de adquisición, desde la realización del pedido hasta el pago, se complete y siga los términos que usted acordó.
8. Cierre del contrato
Una vez cumplidas todas las reuniones, es el momento de considerar su rescisión.
Si los servicios del proveedor han resultado satisfactorios, puede mantenerlos en sus registros, sentando las bases para una relación comercial duradera y fiable.
De este modo, mantendrá colaboraciones satisfactorias, lo que contribuirá a la estabilidad y la eficiencia de sus procesos de adquisición a largo plazo.
Implementación de contratos de adquisición
Gestionar los contratos de adquisición de forma eficaz puede parecer una tarea complicada, pero con la herramienta de gestión de adquisiciones adecuada, puede hacerlo sin problemas.
ClickUp le proporciona todas las herramientas que necesita para empezar a trabajar de inmediato. A continuación, le mostramos algunas formas en las que ClickUp puede hacer que sus procesos de adquisición sean más fluidos y organizados.
Gestión de contratos de ClickUp
Utilice la plantilla de gestión de contratos de ClickUp para optimizar la gestión de los contratos de compra.
Con su ayuda, podrá supervisar y gestionar todos sus contratos de adquisición en cada fase, desde el desarrollo hasta la aprobación y el envío final. No es necesario adquirir herramientas adicionales para realizar el seguimiento del proceso de adquisición, ya que todo se puede hacer desde ClickUp.
Plantillas de compras de ClickUp
La plantilla de compras de ClickUp es una solución integral para todas sus necesidades de compras. Le ayuda a estandarizar los procesos, garantizando la transparencia y una gestión más sencilla.
Gestione fácilmente sus procesos de adquisición con estados y campos personalizados. Realice un seguimiento de las actividades de adquisición mediante etiquetas de prioridad, tareas, personas asignadas y etiquetas. Utilice las actualizaciones de estado para mantener informadas automáticamente a las partes interesadas sobre el progreso.
Realice un seguimiento de las tareas en la vista Lista; analice las relaciones con los proveedores en la vista de niveles de proveedores; cree procesos estandarizados con la vista de procedimientos operativos estándar de compras; supervise los cronogramas con la vista de Calendario.
Con ClickUp, puede olvidarse de revisar el calendario a diario, ya que le envía notificaciones puntuales. Esta función le permite estar al tanto de sus tareas y plazos sin necesidad de realizar un seguimiento manual constante, lo que agiliza su flujo de trabajo y aumenta la eficiencia de su proceso de adquisición.
Tareas de ClickUp
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Cree listas de control para realizar el seguimiento de todas sus tareas pendientes y organizarlas por prioridad. ClickUp también simplifica la colaboración con su equipo en diversas tareas mediante hilos de comentarios, grabaciones de pantalla compartibles y uso compartido de archivos. Este aumento de la eficiencia mejora la productividad, lo que le permite lograr más.
Automatizaciones de ClickUp
ClickUp Automatizaciones revoluciona los procesos de los contratos de adquisición al desencadenar automáticamente tareas periódicas, como las renovaciones de contratos.
Esta función garantiza una gestión oportuna y fluida de los contratos de adquisición sin necesidad de intervención manual.
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Ahora que ya conoce los tres tipos de contratos de adquisición y sus funciones distintivas, puede planear su estrategia de adquisición con confianza.
Las plantillas de compras, la gestión de contratos y las funciones de gestión de tareas de ClickUp pueden ayudarle a crear flujos de trabajo de compras eficientes y eficaces.
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