Para que el proceso de adquisición de su organización funcione como una máquina bien engrasada, usted y su equipo deben supervisar los procesos y estar constantemente al tanto de todo. Sin embargo, incluso las operaciones optimizadas pueden enfrentarse a problemas con documentación crucial como la nota de recepción de mercancías (GRN).
La GRN es un sencillo documento bidireccional entre usted y su proveedor que verifica los productos entregados y es fundamental para garantizar que su proceso de adquisición se desarrolle sin problemas.
Muchas empresas utilizan software de gestión de compras o software de logística para gestionar actividades, incluido el procesamiento de la nota de recepción de mercancías. Sin embargo, debido a la complejidad de estos datos, el proceso puede llevar mucho tiempo y ser susceptible de errores.
Por lo tanto, comprender los GRN y su importancia garantiza el buen funcionamiento de las operaciones empresariales. En este blog, analizaremos todo lo que necesita saber sobre los GRN.
¿Qué es una nota de recepción de mercancías (GRN)?
Una nota de recepción de mercancías (GRN), a veces denominada nota de recepción de mercancías, es un documento bidireccional que verifica que:
- Un proveedor ha entregado mercancías a su organización (lo que incluye órdenes de compra, notas de solicitud de suministro o facturas de proveedores)
- Su organización ha recibido esos productos (donde su departamento de compras puede proporcionar una nota de recepción de mercancías tras el control de calidad y confirmar la fecha de entrega de los productos entregados)
Piense en ello como un acuerdo verbal documentado en papel (o, más probablemente, un registro digital en la actualidad). Significa que ambas partes han cumplido con sus obligaciones descritas en la orden de compra. Además de ser una parte esencial del proceso de compras, también es un documento importante para el departamento financiero y desempeña un rol fundamental en el proceso de cuentas por pagar.
Contar con la documentación GRN adecuada ayuda a mejorar los procesos generales de gestión y cumplimiento de pedidos y ofrece varias ventajas, tales como:
- Verifica correctamente los productos recibidos y confirma que el proveedor ha entregado exactamente los productos que usted ha pedido. El destinatario puede señalar inmediatamente cualquier discrepancia en la cantidad o la calidad, lo que evita posibles disputas posteriores
- Sirve como documento de comunicación adecuado, ya que el GRN describe lo que se ha recibido. De este modo, le protege en caso de que surja algún problema más adelante y sirve como prueba de la calidad y la cantidad acordadas, evitando desacuerdos sobre los productos entregados
- Desempeña un rol vital en un proceso de conciliación a tres bandas utilizado para garantizar el pago correcto de las facturas. Al comparar la GRN con la nota de solicitud de suministro o el pedido de compra y la factura del proveedor, puede verificar que todo coincide antes de liquidar el pago. Esto también ayuda a prevenir el fraude en la facturación
- Actúa como un registro de los productos entregados, lo que le permite actualizar sus niveles de inventario con precisión. Esto le garantiza una visión clara de su stock actual y le permite tomar decisiones informadas sobre futuras compras. También ayuda a su departamento de contabilidad a validar los saldos de inventario
Importancia de una nota de recepción de mercancías
Imagine que pide una silla de oficina nueva, de esas que tienen buen soporte lumbar y giran. Está muy emocionado por deshacerse por fin de esa silla vieja y chirriante. Cuando llega el pedido, lo desembala con entusiasmo y se da cuenta de que falta una pieza.
Ahora bien, si tuviera un criterio de calidad establecido y se asegurara de aceptar la entrega solo después de validar la calidad, no tendría que enfrentarse a esta estresante situación, ¿verdad? Esto puede parecer trivial para las organizaciones más pequeñas con cantidades limitadas de compra, pero ¿qué pasa con las organizaciones más grandes? Estas compran constantemente elementos complejos en grandes cantidades y necesitan un proceso que les evite problemas y cuellos de botella en las compras.
Con las notas de recepción de mercancías, puede simplificar el proceso de contabilidad de existencias y cuentas por pagar. El comprador crea una orden de compra (PO) con cada pedido realizado, detallando los elementos que espera recibir en la entrega. En nuestro ejemplo, dado que la silla se envía con todas sus piezas y se monta en la oficina, la PO debe mencionar todas las piezas necesarias para el correcto funcionamiento de la silla.
En el momento de la entrega, su departamento de recepción verifica el pedido con la GRN y comprueba cuidadosamente la cantidad, la calidad y las fechas de caducidad de cada elemento.
Si todo coincide con el pedido y los productos entregados están en buenas condiciones, el destinatario firma la nota de recepción de mercancías. Esto confirma que la empresa de reparto ha cumplido con su obligación y que su organización ha recibido el pedido.
En esencia, una GRN es una pieza fundamental en todo el proceso de aprovisionamiento, que protege su empresa al:
- Confirmación de la exactitud del pedido
- Prevención de disputas
- Facilitar el procesamiento fluido de las facturas
- Mantener registros de inventario precisos
Información esencial necesaria en una GRN
Ahora que sabemos exactamente por qué una nota de recepción de mercancías es crucial para sus procesos de logística y aprovisionamiento, veamos cuál es el formato adecuado de una nota de recepción de mercancías. Una GRN estándar incluye lo siguiente:
1. Encabezado
- Nombre de la empresa: Identifica la organización receptora
- Número GRN: Un identificador único para el documento específico de la nota de recepción de mercancías
- Fecha: Registra la fecha de recepción de los productos
2. Información del proveedor
- Nombre del proveedor: Identifica la empresa que ha entregado los productos
- Datos de contacto del proveedor: Puede incluir el número de teléfono, la dirección de correo electrónico, etc., para referencia
- Número de referencia del proveedor: Si procede, incluya cualquier número de referencia proporcionado por el proveedor
3. Detalles de la entrega
- Número de pedido: Hace referencia al pedido específico enlazado a los productos entregados
- Fecha y hora de entrega: Registra la hora exacta de llegada de la mercancía
- Método de entrega: Especifica el modo de transporte de las mercancías (por ejemplo, camión, mensajería)
- Dirección de entrega: especifica la dirección a la que deben entregarse los productos
- Nota de entrega: Recoge cualquier información adicional comunicada por el proveedor en relación con la entrega
4. Lista detallada de mercancías
- Descripción del producto: Identifica claramente los elementos específicos recibidos
- Cantidad: Documenta el número exacto de unidades recibidas para cada elemento
- Unidad de medida: Especifica la unidad utilizada para medir la cantidad (por ejemplo, cajas, metros)
- Código de producto/SKU: Si procede, incluye cualquier código de identificación de producto utilizado por su organización o el proveedor
5. Firmas
- Firma del destinatario: Confirma que un representante designado de su organización ha recibido e inspeccionado los productos
- Firma del proveedor (opcional): En algunos casos, el representante del proveedor también puede firmar el GRN para acusar recibo de la entrega
Las GRN garantizan que todas las personas implicadas dispongan de un registro transparente de los productos recibidos, ya que recogen esta información esencial en un formato claro y organizado. Esto ayuda a agilizar la comunicación, evitar errores y facilitar un proceso de gestión de inventario y aprovisionamiento fluido.
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Problemas asociados al procesamiento de las GRN
Las empresas suelen utilizar herramientas de evaluación y plantillas de acuerdos comerciales para gestionar su flujo de trabajo de compras. Sin embargo, aún puede enfrentarse a algunos problemas comunes, como:
- Aumento del tiempo de entrega y retrasos en la emisión de GRN: El procesamiento de GRN implica introducir manualmente la información de las órdenes de compra y los albaranes de entrega. Esto puede resultar tedioso, especialmente en el caso de entregas grandes con numerosos elementos. Las entradas manuales también retrasan todo el proceso de adquisición, ya que los pasos posteriores, como el procesamiento de facturas y la autorización de pagos, suelen depender de una nota de recepción de mercancías completada sin formularios prellenados ni documentación lista para usar
- Errores en la entrada de datos: Se emiten tres copias de la GRN por cada compra: una para el departamento que realiza el pedido, otra para el equipo de compras y otra para el proveedor. Si esta entrada de datos se realiza manualmente, pueden producirse errores tipográficos e incoherencias, lo que da lugar a discrepancias entre las órdenes de compra, las facturas y los registros de inventario. Por ejemplo, un error tipográfico en el número de elementos recibidos en una sola copia del GRN provocará una discrepancia con la orden de compra, lo que creará confusión y requerirá tiempo adicional para conciliar la diferencia
- Dificultad para realizar el seguimiento del estado de las GRN y retrasos en la facturación: Las notas de recepción de mercancías en papel, o las almacenadas en sistemas aislados, son de difícil acceso, lo que dificulta el seguimiento y la identificación de cualquier retraso en la facturación. A veces, la organización compradora almacena las GRN en un sistema independiente del software de gestión de pedidos y de inventario. Esto puede dificultar el seguimiento de su progreso y garantizar que toda la información esté alineada
- Errores en la validación o verificación de los productos recibidos: La verificación manual de los productos recibidos suele llevar mucho tiempo y es propensa a errores humanos, especialmente en pedidos complejos con muchos elementos. Además, aumenta la posibilidad de fraude. Sin un registro de auditoría claro, los equipos pueden tener dificultades para detectar discrepancias o determinar si los productos recibidos coinciden realmente con lo que se pidió
- Retrasos en la liquidación de facturas: Si la nota de recepción de mercancías contiene información incompleta o inexacta, es probable que se atasque en el proceso de aprobación. Esto puede tensar las relaciones con los proveedores y también dar lugar a que las facturas de los proveedores acumulen intereses. Además, en muchos casos, varios departamentos participan en el flujo de trabajo y se requieren múltiples firmas para procesar el pago. Esto puede hacer que el proceso de adquisición en general sea más lento
La plantilla de gestión de inventario de ClickUp puede ayudarte a garantizar que tu inventario esté siempre abastecido y reabastecido con los materiales adecuados. Esta plantilla lista para usar y personalizable incluye campos prediseñados que te permiten realizar el seguimiento, organizar y actualizar todos los datos relacionados con el inventario en una única ubicación. Esto te garantizará que no tengas que preocuparte por gestionar los niveles de inventario o elementos específicos, lo que la hace ideal para empresas con inventarios grandes o complejos.
Optimización de los procesos GRN con ClickUp
Dada la velocidad a la que trabajan los procesos de aprovisionamiento en cualquier organización, los métodos tradicionales de gestión de GRN y otros procesos pueden resultar engorrosos e ineficaces. ClickUp, la plataforma todo en uno de productividad y gestión de proyectos, puede ser su arma secreta para optimizar la gestión del inventario y las operaciones empresariales de principio a fin.
A diferencia del software de gestión de presupuestos o las herramientas de facturación que funcionan de forma aislada, ClickUp Docs ayuda a gestionar la documentación de varios departamentos. Es como tener una herramienta de procesamiento de textos dentro de su software de gestión de operaciones. Esta función le permite crear documentos extensos en el formato que necesite e incluso colaborar con otras personas en tiempo real para que todos estén en la misma página.
A diferencia de otras herramientas de documentación, los documentos se pueden compartir y editar en tiempo real por varios colaboradores; también puedes incrustar imágenes y enlaces en ellos y vincularlos a tareas.
De este modo, podrá optimizar no solo la entrega y la adquisición, sino también sus operaciones financieras, la gestión de los datos del almacén y los procesos de control de calidad.
Para gestionar su proceso de aprovisionamiento de principio a fin, puede utilizar la plantilla de aprovisionamiento de ClickUp. Usted y su equipo pueden utilizar fácilmente esta plantilla dentro de su entorno de trabajo y optimizar el proceso de aprovisionamiento y la cadena de suministro. De este modo, podrá realizar el seguimiento, gestionar y supervisar todas sus actividades de aprovisionamiento sin necesidad de utilizar complejas herramientas de gestión de bases de datos o visualización.
Con todo en un solo lugar dentro de ClickUp, ya no tendrá que hacer malabarismos con múltiples herramientas y plataformas. Además, puede optimizar todos sus procesos operativos y de adquisición con las siguientes ventajas:
- Elimine la entrada manual de datos o las notas de recepción de mercancías en papel mediante flujos de trabajo automatizados y plantillas simplificadas para optimizar los flujos de trabajo de aprovisionamiento
- Asigne tareas y propiedad para cada fase del proceso de entrega utilizando las tareas de ClickUp, con campos como «en espera de confirmación de envío» o «entrega recibida». Esto garantiza que todas las partes implicadas estén de acuerdo y ofrece visibilidad en tiempo real del progreso de la entrega.
- Establezca dependencias claras entre tareas, como esperar la confirmación de la entrega, con la vista Gráfico de Gantt de ClickUp. Esto garantiza que las tareas se completen en el orden correcto, manteniendo su proceso GRN en marcha
- Aproveche las automatizaciones de ClickUp para configurar notificaciones automáticas para hitos clave en el proceso de entrega. Por ejemplo, las notificaciones instantáneas pueden alertarle cuando se confirma un envío o cuando llegan los productos a su almacén. Esto elimina la necesidad de realizar un seguimiento manual y garantiza que las partes interesadas reciban actualizaciones oportunas
- Realice un seguimiento de los procesos de gestión de inventario de principio a fin, incluyendo el almacenamiento, la reposición, la confirmación de proveedores, los costes, el estado de los pedidos, etc., con paneles personalizables de ClickUp que proporcionan información esencial sobre el progreso y los retrasos
- Optimice los procesos de adquisición con ClickUp Brain, una solución avanzada basada en IA que conecta sus tareas, proyectos, documentos, wikis y mucho más. Esto le permite recopilar, resumir y analizar fácilmente los documentos y la información relevantes, lo que le permite tener una visión general.
- Utilice formularios con su documentación para obtener información específica para su proceso de adquisición y recopilar fácilmente datos de su equipo o de terceros
- Integre sus procesos de aprovisionamiento con más de 1000 herramientas y plataformas. Esto le ayudará a realizar un seguimiento eficaz y automatizar los procesos en toda su pila tecnológica
Con ClickUp, puede transformar la gestión de las GRN de una tarea engorrosa en una operación optimizada y eficiente. Al gestionar esta documentación crítica, puede reducir el esfuerzo manual y los errores de registro, mantener los niveles de stock y los criterios de calidad, garantizar una comunicación oportuna entre los departamentos pertinentes y resolver los problemas más rápidamente.
Todo esto contribuye en gran medida a alcanzar las metas empresariales de forma más eficiente.
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