Los clientes no piden mucho; solo necesitan claridad, actualizaciones, fácil acceso a la información y una forma de comunicarse con usted cuando sea necesario. Pero estas simples necesidades a menudo se convierten en correos electrónicos constantes, archivos dispersos y reuniones de estado que dan vueltas en círculos, generando frustración en ambos extremos.
Un portal de clientes bien estructurado centraliza todo para que los clientes siempre sepan dónde acudir para obtener actualizaciones, documentos y comunicación.
En esta entrada del blog, exploraremos cómo crear un portal de clientes en ClickUp, ¡la app, aplicación, de Todo para el trabajo! PD: Veremos algunas plantillas listas para usar para que puedas ponerte en marcha en un abrir y cerrar de ojos. 💁
⏰ Resumen de 60 segundos
Siga estos pasos para crear portales de clientes con ClickUp:
Paso n.º 1: Configurar un espacio digital dedicado al cliente
Paso n.º 2: Centralizar la información de los clientes con ClickUp Docs
Paso n.º 3: Organizar las tareas y proyectos de los clientes
Paso n.º 4: Mejore la comunicación con los clientes gracias al chat de ClickUp
Paso n.º 5: Cree un panel de control para clientes para el estudio de datos en tiempo real con los paneles de control de ClickUp
Paso 6: Automatice los flujos de trabajo repetitivos con las automatizaciones de ClickUp
Paso 7: Integre apps externas para mejorar la funcionalidad con ClickUp Integrations
¿Qué es un portal de clientes?
Un portal de clientes es un espacio seguro y centralizado donde las organizaciones y los clientes pueden colaborar, acceder a documentos, hacer un seguimiento del progreso de los proyectos y comunicarse de forma eficaz.
Los portales de clientes sistematizados evitan los correos electrónicos dispersos y la falta de comunicación, y ClickUp facilita la configuración de portales que se ajusten a su flujo de trabajo.
No tendrá que volver a preocuparse por si la información confidencial cae en las manos equivocadas. Con los permisos personalizables de ClickUp, puede decidir con precisión lo que ven y a qué acceden los clientes, manteniendo la transparencia sin compartir en exceso.
Desde el seguimiento de tareas hasta las actualizaciones automatizadas, la plataforma ofrece opciones personalizables para gestionar varios clientes.
💡 Consejo profesional: La implementación de un portal de clientes puede presentar desafíos como la baja adopción por parte de los clientes. Para superarlo, comunique los beneficios del portal, ofrezca incentivos para los primeros en adoptarlo y proporcione una formación exhaustiva para garantizar que los clientes se sientan cómodos y comprometidos con el nuevo sistema.
*¿Quién utiliza un portal de clientes?
Entidades como agencias, consultores, autónomos, bufetes de abogados y proveedores de servicios financieros utilizan portales de clientes para el uso compartido de información sin depender de interminables correos electrónicos.
Estas son algunas de las profesiones que utilizan estos portales para mejorar la gestión de proyectos de los clientes: ⚒️
- Agencias de marketing y creativas: uso compartido de actualizaciones de proyectos, activos de diseño y comentarios de los clientes en un espacio organizado
- Consultores y coaches: Proporcionen a los clientes planes estructurados, seguimiento de los progresos y fácil acceso a los recursos
- Profesionales del ámbito jurídico y financiero: Uso compartido de documentos confidenciales, expedientes de casos e informes financieros con seguridad y garantía de cumplimiento
- Equipos de soporte al cliente: Ofrezca a los clientes un hub de autoservicio para preguntas frecuentes, tickets y comunicación en tiempo real
- Empresas de TI y SaaS: agilice la incorporación de clientes, las solicitudes de funciones y la compatibilidad continua a través de un único portal
- Empresas de construcción y bienes raíces: Proporcione a los clientes actualizaciones de propiedades, contratos y cronogramas de proyectos en un entorno estructurado
Cómo crear un portal de clientes en ClickUp
El ajuste de un portal de cliente usando ClickUp CRM puede sonar complicado, pero en realidad es sencillo. Tanto si necesita un espacio sencillo para el uso compartido de archivos como un hub totalmente interactivo con tareas, actualizaciones y automatización, la plataforma le permite construir un portal que funcione para usted y sus clientes.
Aquí tiene una guía paso a paso para crear un portal eficaz. 👀
Paso 1: Configure un espacio dedicado al cliente en ClickUp
Cree un entorno de trabajo de ClickUp específico para mantener organizada y accesible toda la información relacionada con los clientes.
Inicie sesión en ClickUp y cree un nuevo entorno de trabajo con el título «Portal de cliente de muestra» con una carpeta para cada cliente dentro de su entorno de trabajo existente.
A continuación, puede importar información de clientes o proyectos a ClickUp en unos sencillos pasos.
Asegúrese de que los datos se correlacionan con Campos personalizados específicos dentro de ClickUp para que la información del proyecto aparezca con un formato limpio y listo para su uso.
Una vez que los datos del proyecto estén listos en ClickUp, usted o sus clientes pueden utilizar vistas personalizadas, como la vista Lista, para ayudar a analizar la información.
Por otro lado, los estados personalizados de ClickUp le permiten marcar el ciclo de vida del proyecto del cliente, como «Pendiente», «En curso», «Revisión» y «Completada». Considere la posibilidad de establecer permisos desde el principio para controlar lo que los clientes pueden ver y editar. Esto garantiza que solo accedan a tareas y documentos relevantes.
🤝 Recordatorio amistoso: Implemente la autenticación de dos factores (2FA) y el inicio de sesión único (SSO) para garantizar el acceso seguro a la información confidencial. Esto genera confianza con los clientes en cuanto a la protección de datos.
Paso 2: centralizar la documentación del cliente
Todo portal de clientes necesita una base de conocimientos estructurada donde los clientes puedan acceder a recursos esenciales como directrices e informes. Añada una vista Documento en la parte superior, junto a la panorámica, y almacene allí todos los documentos esenciales.
Simplemente use los comandos de barra inclinada dentro de la vista Documento para crear o incrustar documentación usando ClickUp Docs. Actúa como un hub interactivo para almacenar contratos de clientes, propuestas, preguntas frecuentes y políticas en un solo lugar. También puede crear hojas de ruta de proyectos o guías de incorporación para facilitar la consulta.
Desde la incorporación de contenido multimedia y enlaces con sus amplias opciones de formato hasta la adición de tareas relevantes específicas de un proyecto, Docs centraliza su base de datos. Además, puede utilizar las Relaciones de documentos para enlazar documentos relacionados con el cliente a través de tareas y proyectos para una navegación rápida.
Paso n.º 3: Organizar las tareas y proyectos de los clientes
La gestión del trabajo de los clientes puede complicarse rápidamente: diferentes proyectos, prioridades cambiantes y una lista interminable de tareas. Cree tareas de ClickUp para crear una estructura flexible para organizar tareas, proyectos y asignaciones internas
Cree tareas específicas para diferentes proyectos de clientes con indicadores de prioridad, personas asignadas y descripciones de tareas para asignar recursos fácilmente. Cada tarea también tiene subtareas y listas de control para ayudarle a dividirla en pasos prácticos.
Por ejemplo, una agencia digital puede configurar listas de control de tareas como «Desarrollo de sitios web» con subtareas como «Aprobación del diseño», «Carga de contenido» y «Pruebas finales». También puede habilitar dependencias de tareas para su ejecución secuencial. Esto le ahorra horas de retrasos y cuellos de botella evitables en los flujos de trabajo de los proyectos.
💡 Consejo profesional: Incorpore los colores de la marca de su empresa en el portal del cliente para lograr una identidad de marca coherente. Además, utilice un alto contraste entre los colores del texto y del fondo para mejorar la legibilidad. Puede utilizar colores relajantes como azules o verdes para los fondos a fin de crear una sensación de confianza y profesionalidad.
Paso n.º 4: Mejorar la comunicación con el cliente
Un buen portal facilita la comunicación. Incorpore ClickUp Chat, disponible en la barra lateral izquierda, para mantener el flujo de las conversaciones sin perderse en interminables hilos de correo electrónico.
Cree canales específicos para proyectos, publique actualizaciones rápidas, mantenga conversaciones en tiempo real y utilice comentarios en hilos para mantener todo vinculado a las tareas correctas. Con las notificaciones integradas, nadie se perderá nada. Es sencillo, fluido y menos caótico.
Estas son algunas otras formas en las que puede utilizar ClickUp para chatear:
- Convierta los mensajes en tareas procesables con detalles generados por IA para garantizar la responsabilidad
- Enlaza tareas relevantes, documentos de ClickUp u otros recursos para facilitar el acceso
- Uso de Publicaciones para compartir anuncios e hitos importantes
- Inicie SyncUps directamente desde el chat para reuniones fluidas con los clientes
📖 Lea también: El mejor software CRM B2B para equipos de ventas
¿Quiere colaborar mejor con sus clientes? ¡Utilice las Pizarras de ClickUp! Vea cómo. 👇🏼
💡 Consejo profesional: Añade una vista de formulario de ClickUp a tu portal de clientes para que los procesos de admisión de proyectos sean mucho más estructurados y fáciles de seguir.
Paso n.º 5: Cree un panel de cliente para el estudio de datos en tiempo real
A los clientes les encanta la claridad.
Al darles acceso a un panel de cliente personalizado, pueden comprobar las métricas clave en cualquier momento, sin esperas ni correos electrónicos de ida y vuelta, solo la información necesaria.
Los paneles de ClickUp ofrecen a sus clientes un asiento en primera fila para sus proyectos. Cree una interfaz personalizada con gráficos y métricas a la carta para que puedan consultar las actualizaciones siempre que sea necesario. Elija entre más de 50 widgets personalizados para mostrar los porcentajes de finalización de los proyectos e informes de progreso sobre las tareas activas o los plazos.
¿Quiere que parezca más personalizado? Añada su logotipo, modifique los colores y organice las tarjetas de forma que tengan sentido para ellos. También puede añadir tarjetas de control de tiempo para registrar las horas facturables y compartir las hojas de horas con los clientes de forma precisa.
Por ejemplo, una empresa de consultoría puede configurar un panel que muestre los hitos de los proyectos, las facturas de los clientes y los análisis de los compromisos en un solo lugar.
🤝 Recordatorio amistoso: Utilice imágenes o iconos relevantes para guiar a los usuarios a través del portal, haciendo que su software de gestión de proyectos de portal de clientes sea visualmente atractivo y funcione.
Paso 6: Automatice los flujos de trabajo repetitivos con las automatizaciones de ClickUp
Piense en todo el tiempo (y dinero) que se pierde repitiendo las mismas tareas una y otra vez: asignar trabajo, enviar recordatorios y perseguir facturas. Se acumula rápidamente. Con el flujo de trabajo adecuado, puede automatizar todo eso.
ClickUp Automatizaciones le permite automatizar sus flujos de trabajo, configurar desencadenantes y acciones, y gestionar tareas repetitivas como la incorporación de clientes, seguimientos y envío de actualizaciones de proyectos.
Por ejemplo, puede automatizar todo el proceso de incorporación de clientes. Cuando se añade un nuevo cliente al entorno de trabajo, ClickUp creará automáticamente una Lista de incorporación de clientes, asignará las tareas al especialista en incorporación, establecerá fechas límite y cambiará el estado de las tareas.
Encontré ClickUp cuando buscaba un portal de clientes; poco sabía yo que se convertiría en nuestra oficina virtual porque podía hacer mucho más. Reemplazó a muchos otros programas y costes, y es personalizable para cada uno de los tipos de procesos de nuestros equipos. Lo uso personal y profesionalmente, y he estado ayudando a otros en lo mismo. ¡ClickUp de por vida!
Encontré ClickUp cuando buscaba un portal de clientes; poco sabía yo que se convertiría en nuestra oficina virtual porque podía hacer mucho más. Reemplazó a muchos otros programas y costes, y es personalizable para cada uno de los tipos de procesos de nuestros equipos. Lo uso personal y profesionalmente, y he estado ayudando a otros en lo mismo. ¡ClickUp de por vida!
Paso 7: Integrar apps externas para mejorar la funcionalidad
Las integraciones de terceros de ClickUp le permiten conectar su portal de clientes con herramientas de uso común para una experiencia más fluida. Esto le permite sincronizar el software preferido de su cliente al tiempo que subraya su preocupación por sus preferencias.
Puede utilizar ClickUp Integrations para integrarse con otras herramientas como:
- Google Drive y Dropbox: Permita el uso compartido de archivos de forma segura y sin complicaciones en toda la organización con carpetas compartidas de Google Drive
- Microsoft Teams: Notifique a los clientes las actualizaciones de los proyectos en su plataforma de comunicación preferida
- Herramientas CRM (HubSpot, Salesforce, etc.): Sincronizar los datos de los clientes para una gestión integral de la relación con el cliente
- Google Calendar: sincronice los plazos con Google Calendar para la programación automatizada
Por ejemplo, un bufete de abogados puede integrar Google Drive para almacenar contratos y conversaciones con clientes, enlazándolos automáticamente a las tareas correspondientes en ClickUp.
📮ClickUp Insight: El 92 % de los trabajadores utilizan métodos incoherentes para el seguimiento de los elementos de acción, lo que da como resultado decisiones omitidas y retrasos en la ejecución.
Ya sea que envíe notas de seguimiento o use hojas de cálculo, el proceso suele ser disperso e ineficiente. La solución de gestión de tareas de ClickUp garantiza una conversión perfecta de las conversaciones en tareas, para que su equipo pueda actuar con rapidez y mantenerse alineado.
Plantillas del portal del cliente en ClickUp
Las plantillas del portal de clientes de ClickUp agilizan la comunicación con los clientes y la gestión de proyectos. Personalizables y fáciles de usar, estas plantillas proporcionan un espacio centralizado para que los clientes accedan a los detalles del proyecto, los cronogramas y las tareas.
Veamos algunas que puede utilizar. 📝
1. Plantilla de inicio rápido de ClickUp para servicios al cliente
La plantilla de servicios al cliente de inicio rápido de ClickUp agiliza eficazmente los procesos de gestión de clientes. Su enfoque integral de la gestión de cuentas de clientes le permite evaluar las solicitudes y realizar un seguimiento del progreso del proyecto sin problemas.
La plantilla incluye un ejemplo de proyecto, que proporciona una referencia práctica para ayudarle a visualizar rápidamente cómo aplicar cada función en situaciones reales.
Además, el wiki del equipo promueve el uso compartido de conocimientos. Esta plantilla fácil de usar se centra en elementos clave que ofrecen grandes resultados y es ideal para mejorar los servicios al cliente sin la molestia de configuraciones complejas.
2. Plantilla de CRM de ClickUp
La plantilla CRM de ClickUp de mejora la gestión de las relaciones con los clientes, proporcionando una forma organizada de gestionar los clientes potenciales y fomentar las relaciones con los clientes.
Tanto si se trata de una empresa emergente como de una empresa consolidada, esta plantilla proporciona una forma estructurada pero flexible de realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes, el progreso de las ventas, las entregas completadas y los seguimientos sin la molestia de hojas de cálculo dispersas o herramientas desconectadas.
Organice listas de clientes potenciales y existentes y supervise los canales de lanzamiento de sus campañas a través de vistas de gráficos flexibles. La plantilla CRM también le permite realizar un seguimiento de las relaciones con los clientes a través de métricas como puntuaciones de satisfacción, contratos renovados y consultas resueltas.
3. Plantilla de colaboración para el intento correcto de clientes de ClickUp
La plantilla de colaboración para clientes de ClickUp ( ) realiza un seguimiento de su recorrido desde la ideación, la ejecución y las revisiones de rendimiento hasta las medidas de retención de clientes.
Puede añadir tarjetas y subtareas dentro de las tareas para anotar notas en diferentes fases de la colaboración, como durante la incorporación, los controles mensuales, la firma posterior al contrato y más.
Supervise los índices de adquisición y renovación de clientes e informe a sus equipos sobre las áreas de mejora al tratar con clientes específicos. También puede añadir formularios para recopilar datos de los clientes durante las diferentes fases del proyecto y crear guías para comprender mejor el proyecto.
⚙️ Bono: Acceda a plantillas adicionales de gestión de clientes para empezar a crear un portal de clientes repleto de funciones.
Buenas prácticas para gestionar portales de clientes
Además de una optimización continua, un portal de clientes eficaz incluye estrategias de gestión de clientes digitalizadas y una personalización ilimitada.
Estas son algunas buenas prácticas para crear un portal de clientes eficaz:
- Personalice el portal según las necesidades del cliente: Adapte los paneles, las vistas de tareas y los permisos para ajustarse a las preferencias del cliente y los requisitos del sector para mejorar la participación y la usabilidad
- Automatice las interacciones rutinarias con los clientes: Utilice las Automatizaciones de ClickUp para enviar actualizaciones de estado, asignar tareas y desencadenar recordatorios, ahorrando tiempo y asegurando respuestas oportunas
- Supervise el rendimiento y la participación en el portal: Realice un seguimiento de la actividad de los clientes, las tasas de finalización de tareas y los comentarios mediante los paneles de ClickUp para identificar posibles contratiempos y mejorar la eficiencia
- Garantice un acceso seguro y permisos basados en roles: Establezca permisos personalizados para controlar la visibilidad de los datos, concediendo a los clientes acceso solo a los archivos, proyectos y comunicaciones relevantes
- Mantener actualizaciones y revisiones periódicas: Programar auditorías periódicas para perfeccionar los flujos de trabajo, actualizar los recursos y mejorar las funciones del portal en función de los comentarios de los usuarios
- Simplifique la comunicación con el chat de ClickUp: Centralice las conversaciones etiquetando a los clientes en los comentarios de las tareas y chateando en tiempo real, lo que reduce la necesidad de correos electrónicos dispersos
⚙️ Bono: Descubre algunos secretos probados para realizar un seguimiento de los clientes sin esfuerzo.
Abra el portal al intento correcto con ClickUp
Un portal de clientes bien diseñado promueve la transparencia y una mejor participación del cliente. Herramientas como ClickUp, la app, aplicación, Todo para el trabajo, proporcionan la máxima flexibilidad para crear un hub central personalizado y de alto rendimiento para muchos clientes.
Sus funciones, como ClickUp Docs para la gestión del conocimiento, paneles personalizados para la supervisión de KPI y la posibilidad de chatear para la comunicación interna y externa, garantizan que todo siga su curso.
También obtendrá plantillas prediseñadas para mantener fácilmente las relaciones con los clientes.
Regístrese hoy mismo en ClickUp, gratis, gratuito/a. ✅