Hoy en día, muchos clientes prefieren el autoservicio. 🤖✨
Ellos esperan respuestas rápidas a sus consultas, información detallada al alcance de la mano y herramientas para realizar tareas de forma independiente, como realizar pedidos, programar citas, realizar seguimientos o resolver problemas.
La mayoría de las empresas lo saben.
Datos contrastados: el 53 % cree que sus clientes están muy satisfechos con sus ofertas de autoservicio.
Pero, ¿sabes qué? La tasa media de intentos correctos en el autoservicio hoy en día es solo del 14 %.
Esto se debe a que la mayoría de los clientes consideran que los sistemas de autoservicio son demasiado rígidos para lidiar con la complejidad de sus problemas. En el 43 % de los casos, no encuentran contenido relevante para sus consultas.
Aquí es donde un panel de control para clientes bien diseñado puede marcar la diferencia. En este blog, profundizaremos en todo lo que necesita saber sobre la creación de paneles de control para clientes que aporten un valor real.
Empecemos. ✅
¿Qué es un panel de control para clientes?
Un panel de control para clientes es un entorno de trabajo digital personalizado que permite a los clientes interactuar con su empresa en tiempo real. Proporciona acceso centralizado a recursos esenciales, como bases de conocimientos, cronogramas de proyectos, KPI e informes personalizados, reuniendo datos de diversas fuentes de datos. 📊
Integrado con un conjunto completo de tecnologías, que incluye software de gestión de proyectos de pago o gratuito, plataformas de BI, sistemas CRM y herramientas de comunicación, el panel del cliente facilita una colaboración fluida en todo su ecosistema empresarial.
Esta transparencia mantiene a los clientes informados sobre el progreso del proyecto, lo que fortalece las relaciones al garantizar que no se pase por alto ningún detalle importante. El panel también aumenta la eficiencia de los recursos al centralizar los datos relevantes y automatizar las actualizaciones.
Ventajas de crear un panel de control para clientes
Quizás pienses: «Todo esto suena muy bien, pero ¿no podemos limitarnos al correo electrónico y al teléfono para comunicarnos con los clientes?». Claro que puedes. Pero eso no funcionará si quieres ampliar tus operaciones de manera eficiente. Crear un panel para clientes tiene sus ventajas. Te permite:
1. Gestión de las relaciones con múltiples partes interesadas
¿Qué pasaría si sus agentes de éxito del cliente tuvieran que responder a las preguntas de 10 o más partes interesadas de cada cuenta de cliente?
¿No resulta agotador a largo plazo?
Cuando todas las partes interesadas tienen acceso al mismo portal práctico con toda la información disponible, la gestión de clientes se vuelve mucho más fácil y eficaz.
2. Ayudar a los clientes a evitar errores costosos
Si sus clientes pertenecen a sectores regulados, como la sanidad, la banca o la industria manufacturera, ofrecer un panel de control con funciones de cumplimiento normativo integradas puede suponer un gran cambio. Les ayudará a cumplir con los estándares del sector, ahorrar tiempo y dinero, y evitar problemas legales.
3. Muestre el valor que aporta como proveedor
Supongamos que usted es una agencia de marketing.
Puede incorporar visualizaciones de datos en el panel de control de su cliente, mostrando métricas específicas como la tasa de rebote del sitio web, el posicionamiento de las palabras clave y el CTR orgánico. De esta manera, los clientes pueden ver al instante cómo sus esfuerzos repercuten en su SEO cada vez que inician sesión.
Cuanto más beneficioso sea trabajar con usted, más probable será que quieran quedarse. Y dado que un simple aumento del 5 % en las renovaciones de clientes puede generar un aumento de más del 25 % en sus beneficios (lo que seguirá siendo cierto en 2024), crear un panel para clientes es una decisión obvia.
4. Destaque entre la competencia
No todas las empresas ofrecen paneles de control para clientes. Pero lo mejor es que son útiles para cualquier sector.
Por ejemplo, como asesor financiero, podría crear un panel para que sus clientes realicen el seguimiento de sus inversiones. Puede animarles a pagar una prima por esta comodidad añadida.
De esta manera, no solo conservará a sus clientes actuales, sino que también atraerá a otros nuevos que deseen tener un mayor control sobre sus datos nuevos e históricos.
5. Descubra oportunidades de innovación
Con el tiempo, los análisis de interacción integrados en el software de su portal de clientes le proporcionarán información increíble sobre lo que debe ofrecer, mejorar o eliminar de sus ofertas.
📌 Por ejemplo, es posible que sus clientes de SaaS deseen herramientas de IA u opciones de personalización de marca (como añadir su logotipo) en su producto. Por lo tanto, puede innovar rápidamente basándose en sus comentarios y lanzar soluciones antes de que nadie en su sector se lo plantee siquiera.
¿Qué incluir en un panel para clientes?
El objetivo de diseñar un panel para sus clientes es proporcionarles toda la información que necesitan sin que tengan que solicitarla.
A continuación, le presentamos un conjunto de todas las funciones que normalmente debería ofrecer:
- Seguimiento de contratos y acuerdos: fácil acceso para revisar, modificar o firmar digitalmente contratos y acuerdos.
- Centro de colaboración documental: un hub para redactar, realizar el uso compartido y realizar la edición de propuestas, informes profesionales o archivos de diseño.
- Seguridad y control de acceso: protección de datos confidenciales mediante autenticación multifactorial (MFA), control de acceso basado en roles (RBAC) y cifrado de datos.
- Funcionalidades de comunicación: Correspondencia simplificada para chatear, foros de mensajes y integración de correo electrónico.
- Programador de eventos o reuniones: una herramienta de calendario integrada para fijar citas, plazos y reuniones.
- Panorámica del estado del proyecto: Visibilidad instantánea de los hitos clave de las tareas, las fechas límite y el progreso de los entregables.
- Interfaz fácil de usar: diseño intuitivo con rótulos claros y estructuras de menú organizadas.
- Análisis del rendimiento: una instantánea de métricas e indicadores clave de rendimiento que ofrece información sobre el rendimiento general de la empresa.
- Biblioteca de formación: un repositorio de guías prácticas, preguntas frecuentes y tutoriales en vídeo para apoyar la formación y la incorporación de los clientes.
Cómo crear un panel de control para clientes
Crear un panel puede parecer abrumador, especialmente si es la primera vez que lo hace. Lo mejor es dar un paso atrás y empezar por lo básico. Veámoslo paso a paso.
1. Defina sus objetivos
Antes de hacer nada, piense por qué quiere crear un panel para sus clientes.
¿Qué problemas desea resolverles?
¿Necesitan una forma de realizar el seguimiento de los proyectos en tiempo real? ¿Su punto débil es organizar todos los documentos y facturas que reciben?
¿O simplemente desea minimizar la presión sobre sus equipos a la hora de gestionar los clientes?
Sea lo que sea, primero pregúnteles a sus clientes.
Realice una reunión con ellos, ya sea en persona o virtualmente, o utilice herramientas de comentarios de los clientes para compartir una encuesta abierta. Escuche sus opiniones, preocupaciones e ideas, y recopílelas de forma ordenada en los documentos de ClickUp.
Con funciones como páginas anidadas, opciones de estilo y plantillas, puede crear un documento centralizado que capture el «por qué» y el «cómo» de su proyecto de panel.
Puede colaborar con su equipo en tiempo real dentro de estos documentos: etiquetándolos, asignando acciones específicas e incluso convirtiendo los comentarios en tareas que se pueden rastrear.
Además, el hub de documentos de ClickUp facilita el acceso, la verificación y la búsqueda de todos los recursos específicos de cada cliente, de modo que cualquier miembro del equipo pueda localizar rápidamente la información crítica para el proyecto.
💡Consejo profesional: También puede mantener conversaciones internas para comprender cuáles son las consultas más habituales que suelen tener los clientes actuales. Utilice plantillas de portales de clientes para dar forma a su panel y hacerlo más útil desde el primer día.
2. Defina los KPI de los clientes
Los datos recopilados en el primer paso le ayudarán a identificar los KPI relevantes para el seguimiento en el panel.
📌 Por ejemplo, si creas sitios web de comercio electrónico para tus clientes, a ellos les interesaría evaluar la eficacia de tu servicio y cómo afecta a sus resultados, desde la velocidad del sitio hasta las medidas de seguridad.
En este caso, sus métricas clave serían los tiempos de carga de las páginas, la fiabilidad del tiempo de actividad, las conversiones de tráfico y las tasas de abandono del carrito. Proporcionar cualquier otra cosa que no se ajuste estrechamente a su estrategia empresarial sería un desperdicio.
ClickUp Metas, por ejemplo, puede ser una valiosa adición a su proceso de creación de paneles.
Dentro de la plataforma, puede crear metas medibles específicas para las necesidades de cada cliente y desglosarlas en objetivos, incluyendo recuentos numéricos, valores monetarios, tareas completadas u opciones binarias (verdadero/falso).
También puede crear carpetas dentro de la plataforma para realizar el seguimiento de los KPI por categorías, como ciclos de sprint, OKR, tarjetas de puntuación semanales y cualquier meta esencial en un solo lugar.
3. Diseñe el diseño y la interfaz de usuario para los usuarios
Al diseñar la experiencia del panel, priorice la perspectiva del cliente. Su meta principal debe ser la funcionalidad y la facilidad de navegación. No querrá que sus clientes tengan que buscar la información: ellos quieren claridad y simplicidad.
Por lo tanto, piense en su flujo de trabajo y hágase preguntas como:
- ¿Qué es lo primero que quieren ver cuando inician sesión?
- ¿Cómo se puede garantizar que la interfaz sea intuitiva para los nuevos usuarios?
- ¿Qué grado de personalización esperan en términos de diseño, widgets u opciones de visualización de datos?
- ¿Hay alguna función de accesibilidad (por ejemplo, navegación con el teclado, compatibilidad con lectores de pantalla única o conversión de texto a voz) que deba tenerse en cuenta?
Como plataforma de habilitación de ventas, imagina ofrecer a los clientes un portal que muestre métricas en áreas destacadas, en la parte superior o en una sección marcada como «alta prioridad».
Agrupe las métricas relacionadas de forma lógica para mejorar la usabilidad.
Por ejemplo, los datos relacionados con las interacciones con los clientes (por ejemplo, el número de seguimientos o el tiempo de respuesta) pueden estar en una sección. Al mismo tiempo, las métricas de rendimiento de ventas (por ejemplo, acuerdos ganados, crecimiento del pipeline y previsiones de ingresos) pueden agruparse por separado.
La elaboración de informes CRM de ventas estructurados permite a sus clientes interpretar sus datos de un vistazo sin sobrecargarse de información.
Los paneles de ClickUp ofrecen diseños personalizables que le permiten crear una interfaz centrada en las necesidades del cliente. Utilizando widgets como bloques de construcción, puede añadir gráficos, listas de tareas e indicadores de estado para mostrar la información relevante de forma destacada.
Por ejemplo, supongamos que los clientes necesitan una visibilidad rápida de los cronogramas de los proyectos.
En ese caso, puede incluir widgets para plazos de tareas, diagramas de Gantt o vistas de carga de trabajo, lo que garantiza que las métricas importantes siempre sean fáciles de encontrar. ClickUp también ofrece compatibilidad con la función de arrastrar y soltar para los widgets, por lo que puede ajustar y perfeccionar el diseño para adaptarlo a las preferencias de sus clientes, creando una interfaz intuitiva.
¿Quiere mostrar a sus clientes cómo está acelerando la entrega de software con mecanismos de elaboración de informes específicos, como gráficos de burn up/burn down y velocidad de sprint? Cree un panel de control de sprint fácilmente en ClickUp. Hay una plantilla para cada sector o ámbito de trabajo.
Además, utilice secciones codificadas por colores y opciones de agrupación para que los datos sean más accesibles y visualmente atractivos.
Por último, ClickUp Brain lleva tus paneles de control al siguiente nivel al proporcionar respuestas instantáneas a tus preguntas. Pregunta cualquier cosa a la IA y esta buscará en todos los paneles de control de tu entorno de trabajo de ClickUp, ayudándote a descubrir información crítica sin necesidad de buscar datos manualmente.
💡 Consejo profesional: utilice tablas, gráficos e indicadores visuales, como barras de progreso, para presentar datos complejos. Incorpore menús desplegables o pestañas para ofrecer información más detallada bajo demanda, manteniendo al mismo tiempo una interfaz limpia. Por último, diseñe un diseño que se adapte con fluidez a cualquier tamaño de pantalla, ya sea en ordenadores de sobremesa, tabletas o dispositivos móviles.
4. Integre herramientas y servicios clave
El valor de un panel de control para clientes está directamente relacionado con la precisión y la actualidad de los datos que muestra.
Por eso, deberá integrarlo con su infraestructura tecnológica existente, desde herramientas visuales de gestión de proyectos, CRM y software de contabilidad, para que el panel se alimente de una amplia gama de fuentes de datos.
Por ejemplo, un panel para una empresa de servicios al cliente podría mostrar datos de facturación de QuickBooks, métricas de tráfico web de Google Search Console y puntuaciones de satisfacción del cliente de HubSpot.
ClickUp CRM ofrece integraciones con muchas herramientas que mejoran la precisión y la conexión de los datos.
Por ejemplo, puede integrarlo con Asana o Jira para centralizar las actualizaciones y los hitos del proyecto en un solo panel de control. Para realizar el seguimiento de la productividad, puede optar por Slack, Google Workspace y Microsoft Teams para agilizar la comunicación sin tener que cambiar de aplicación.
💡Consejo profesional: al integrar API y datos en tiempo real, puede añadir alertas o notificaciones que se desencadenen cuando se alcancen determinados umbrales (por ejemplo, cuando la utilización de recursos caiga por debajo de un número específico o se produzca un error crítico de programación).
5. Priorice la seguridad
Los últimos años han demostrado los efectos devastadores que unas medidas de seguridad insuficientes pueden tener en las empresas.
Por ejemplo, en 2024, una importante vulnerabilidad en un sistema de gestión de contenidos utilizado por Hathway expuso datos confidenciales de KYC, como nombres, direcciones, números de teléfono e ID de correo electrónico de más de 4 millones de clientes, lo que provocó costosos daños y un grave perjuicio a la reputación.
Esto es un recordatorio claro de que un panel de control para clientes también puede ser un punto de entrada para actores maliciosos si no se protege adecuadamente. Incluso algo tan simple como una política de contraseñas débil puede dejar su sistema vulnerable.
Por eso, las funciones de seguridad como la autenticación multifactor (MFA), el control de acceso basado en roles (RBAC) y el cifrado de datos deben ser un componente imprescindible de su panel de control para clientes.
Por supuesto, puede invitar a cualquier cliente a ClickUp como invitado y compartir el panel con él para que pueda ver las actualizaciones del proyecto y colaborar en un solo lugar. Sin embargo, mantener la seguridad es una parte importante de este proceso.
Puede organizar las cuentas de cada cliente con una jerarquía escalable de carpetas y listas, y establecer permisos detallados para controlar quién ve qué, incluyendo a las personas de su equipo y a las partes interesadas externas.
💡 Consejo profesional: Actualice periódicamente sus protocolos de seguridad para que los permisos de los usuarios se mantengan alineados con cualquier cambio en los roles o responsabilidades del equipo. Informe a sus clientes exactamente cómo se protegen sus datos. Haga de la seguridad un argumento de venta y genere confianza.
Ejemplos de paneles de control para clientes: las mejores plantillas de ClickUp para usar
No siempre es necesario empezar desde cero o reinventar la rueda al crear un panel. Muchas plantillas de gestión de clientes pueden ahorrarle tiempo y esfuerzo, al tiempo que garantizan un diseño profesional. A continuación, le mostramos cinco excelentes ejemplos de paneles de ClickUp que puede utilizar.
1. Herramienta de seguimiento del estado de los clientes de la agencia
Como agencia, probablemente tenga que hacer malabarismos con varios clientes. Supervisar sus niveles de satisfacción y el estado de los proyectos siempre será una de sus prioridades, pero seamos realistas: es una tarea abrumadora.
El Agency Client Health Tracker de ZenPilot, integrado con ClickUp, resuelve precisamente eso.
Centraliza datos importantes, desde correos electrónicos hasta hojas de cálculo, y le ofrece una visión clara de qué clientes necesitan soporte inmediato y qué cuentas funcionan correctamente.
La plantilla ofrece funciones como:
- Rastreador de actividad integrado para controlar la participación y la capacidad de respuesta de los clientes.
- Tutoriales en vídeo que le ayudarán a configurar y personalizar el diseño según los requisitos de su agencia.
- Ocho vistas preconfiguradas para ver todo, desde los servicios prestados y los objetivos alcanzados hasta las puntuaciones NPS.
2. Plantilla de éxito del cliente de ClickUp
Como en cualquier otra empresa, el éxito de los clientes debe ser su punto central. Para analizar el grado de compromiso y dedicación de los clientes para mantener su relación con usted, aproveche la plantilla de éxito de clientes de ClickUp.
De hecho, tiene aún más sentido si usted es una empresa SaaS que quiere asegurarse de que los clientes obtengan el máximo valor del producto.
La plantilla ofrece una vista completa del recorrido de cada cliente, cubriendo todas las fases, desde la incorporación hasta las renovaciones, al tiempo que realiza un seguimiento de los posibles riesgos y del rendimiento. Le permite establecer objetivos claros para ellos y medir el éxito de sus servicios en función de esas metas.
Con la plantilla, usted puede:
- Utilice la vista de diagrama de Gantt para visualizar los cronogramas de los proyectos.
- Distribuya las tareas internamente entre los miembros del equipo adecuados.
- Haga un seguimiento con los clientes para obtener comentarios mediante la integración del correo electrónico.
3. Plantilla de colaboración para el éxito de los clientes de ClickUp
Este está especialmente diseñado para alinear a los equipos de ventas y producción que necesitan coordinar esfuerzos para garantizar flujos de trabajo fluidos y la entrega puntual de los proyectos.
La plantilla de colaboración para el éxito del cliente de ClickUp mantiene a ambos departamentos en sintonía con vistas compartidas, lo que reduce los malentendidos y los errores durante los traspasos de clientes, lo cual es una buena estrategia.
Con él, podrá:
- Acceda a herramientas clave como Docs para notas internas, Formularios para recopilar información de los clientes y Tableros para planificar el progreso de las tareas.
- Simplifique el seguimiento con estados como «Abierto» y «Completado» para que todos los miembros del equipo puedan comprender rápidamente en qué punto se encuentra la cuenta.
- Establezca desencadenantes automáticos, como la actualización de Campos personalizados cuando se crean nuevas tareas.
4. Inicio rápido de ClickUp: plantilla de servicios al cliente
¿Quién no quiere cerrar acuerdos de forma rápida y eficiente mientras gestiona las cuentas de los clientes, evalúa las solicitudes y optimiza los recursos? Tanto si es representante de ventas, gestor de relaciones con los clientes o jefe de proyectos, necesita las herramientas de gestión de clientes adecuadas para su trabajo.
Y la plantilla ClickUp Quick Start: Client Services es uno de esos marcos en los que puede confiar plenamente. Aunque al principio pueda parecer complejo de usar, es apto para principiantes.
Las funciones principales incluyen:
- Cree tareas y establezca personas asignadas, fechas límite, estados y mucho más.
- Supervise el estado de los proyectos con campos personalizados como la duración estimada, las prioridades, los hitos y las dependencias.
- Almacene procesos, recursos e información esencial con el wiki del equipo.
5. Plantilla del tablero «La voz del cliente» de ClickUp
En un mar de plantillas de CRM, ¿cómo encontrar algo que le ayude a comprender mejor las necesidades, deseos y preferencias de sus clientes?
Sus comentarios son muy valiosos para perfeccionar sus ofertas. Sin embargo, recopilarlos, organizarlos y actuar en consecuencia puede ser un reto, pero no si utiliza la plantilla del tablero «Voz del cliente» de ClickUp.
Con su diseño estilo Kanban, recopila información sobre los clientes de forma organizada y se asegura rápidamente de que los equipos adecuados les den prioridad y les presten atención.
La plantilla le permite:
- Incorpore el control de tiempo, las advertencias de dependencia y las etiquetas para proporcionar una indicación rápida sobre los problemas.
- Utilice vistas personalizadas como Lista, Tablero y Empezar aquí para ver los comentarios en diversas configuraciones.
- Estructure los comentarios de campos especializados como «Necesidades del cliente», «Fuente de VoC» y «Solución».
Mantenga a sus clientes satisfechos e impulse el crecimiento de su empresa con los paneles.
Ahora que comprende el valor de los paneles, sabe que son más que herramientas útiles: son esenciales para permitir a los clientes tomar decisiones seguras y basadas en datos.
Cuando los clientes están satisfechos con la información que ven en el portal y reconocen sus contribuciones, todos los involucrados salen ganando. 🎉
Además, con herramientas como ClickUp, puede crear fácilmente los mejores paneles de control para clientes que satisfagan necesidades específicas. Una de sus principales ventajas es su amplia biblioteca de plantillas listas para usar, que facilitan y agilizan la puesta en marcha.
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