Alrededor del 80 % de las empresas utilizan software CRM para la elaboración de informes de ventas y la automatización de procesos.
Pero aquí está la cuestión: el simple hecho de tener un CRM no significa que lo esté utilizando en todo su potencial. Si solo registra llamadas y actualiza las fases de las transacciones, se está perdiendo algo.
La elaboración de informes CRM puede mostrarle la historia que hay detrás de sus números, qué está funcionando, qué está estancado y qué hay que mejorar. Tanto si es un director del equipo de ventas que intenta detectar tendencias como un representante que quiere alcanzar sus objetivos, la elaboración de buenos informes puede facilitarle la vida.
En este artículo, explicaremos qué son los procesos de elaboración de informes CRM, por qué son útiles y cómo llevarlos a cabo sin agobiarse.
¿Qué es la elaboración de informes CRM?
La elaboración de informes CRM es el proceso de utilizar los datos de su CRM para realizar el seguimiento de las actividades del equipo de ventas, supervisar el rendimiento del equipo y comprender su canal de ventas. Le ayuda a ver qué funciona, qué no funciona y en qué debe centrarse en su flujo de trabajo CRM.
Un buen informe CRM suele incluir métricas clave como las fases de las transacciones, las tasas de ganancia/pérdida, las previsiones de ingresos, los registros de llamadas y los seguimientos. Puede filtrar por representante, periodo de tiempo y fuente de clientes potenciales para detectar patrones o lagunas. Algunos informes ofrecen una vista general del equipo completo, así como del rendimiento individual, mientras que otros le permiten conocer la eficacia de su equipo de ventas.
En resumen, la elaboración de informes CRM te permite estar al tanto de tu equipo de ventas sin tener que rebuscar entre un montón de hojas de cálculo.
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Por qué es importante la elaboración de informes CRM
Antes de entrar en detalles, veamos por qué la elaboración de informes CRM debería ser una de sus prioridades.
Te muestra lo que realmente está pasando.
Los informes CRM te ofrecen una visión clara de tu proceso de ventas, lo que funciona, lo que no y quién está cerrando acuerdos. En lugar de hacer conjeturas, sabrás exactamente cuál es la situación.
Podrá ver el flujo de clientes potenciales a través de su canal y dónde se producen la mayoría de las bajas. Es una forma sencilla de convertir los datos brutos en información útil sobre su embudo de ventas.
Detecta los problemas a tiempo.
¿Hay alguna operación que lleva demasiado tiempo en una misma fase? ¿Se están pasando por alto los seguimientos? La elaboración de informes te ayuda a detectar los problemas antes de que se conviertan en algo más grave.
Es más fácil solucionar una semana floja que un trimestre malo. Las señales tempranas te dan la oportunidad de intervenir, orientar o ajustar antes de que las cosas se descarrilen.
Todos estarán en sintonía.
Con los informes personalizados compartidos, todo tu equipo ve los mismos números. No hay confusión ni sorpresas, solo información clara y actualizada con la que todos pueden actuar. Esto ayuda a los gerentes a realizar mejores controles y a los representantes a saber exactamente qué se espera de ellos. Se acabaron los intercambios de correos electrónicos y la búsqueda de notas antiguas.
Facilita el seguimiento de las metas.
¿Está en camino de alcanzar los objetivos mensuales? Los informes pueden mostrar el progreso en tiempo real, para que no tenga que apresurarse al final del trimestre. Puede desglosar las metas por representante, región o producto para ver qué es lo que más contribuye al rendimiento general de su empresa. Convierte las grandes metas en puntos de control manejables.
Le ayuda a tomar decisiones informadas más rápidamente.
En lugar de basarte en tus corazonadas, puedes utilizar datos reales de los informes de proyectos para decidir qué hacer a continuación, ya sea ajustar tu discurso, cambiar el momento del seguimiento o centrarte en mejores clientes potenciales. Dedicarás menos tiempo a debatir y más tiempo a actuar. Y cuando los planes no funcionan, es más fácil detectar por qué y cambiar de rumbo rápidamente.
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Tipos de informes CRM para el seguimiento
El 74 % de los comerciales afirma que los sistemas CRM han mejorado su acceso a los datos de los clientes, mientras que el 64 % ha notado una mejora en la gestión de las relaciones con los clientes.
Pero para obtener estos resultados, debes saber qué informes debes seguir. Estos son los tipos clave de informes CRM que todo equipo debe supervisar para convertir la información de los datos en acciones.
1. Informes del proceso de ventas
Los informes del proceso de ventas muestran cómo avanzan los acuerdos en cada fase, lo que le ayuda a detectar problemas de forma temprana y mantener el impulso. Estos informes le ofrecen una imagen clara del estado del proceso y de dónde debe centrarse. Esto es lo que debe tener en cuenta:
- Tasa de conversión: el porcentaje de acuerdos que pasan de una fase a la siguiente. Una caída en este porcentaje puede indicar una mala calidad de los clientes potenciales o deficiencias en su proceso de ventas.
- Velocidad de la fase: cuánto tiempo permanecen los acuerdos en cada fase. Si una fase se prolonga demasiado, puede indicar retrasos en los seguimientos o pasos siguientes poco claros.
- Antigüedad de la operación: el tiempo total que lleva abierta una operación. Las operaciones que permanecen abiertas durante demasiado tiempo son más propensas a estancarse o fracasar, por lo que es posible que sea necesario volver a interactuar con ellas o tomar una decisión.
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2. Informes de actividad
Un informe de actividad de ventas realiza el seguimiento de las acciones diarias que lleva a cabo su equipo de ventas. Realiza el seguimiento del progreso de las ventas de su equipo con acciones clave, como llamadas, correos electrónicos y reuniones, entre los representantes o equipos. Vea quién se mantiene activo, quién podría estar quedando atrás y dónde se necesita apoyo o formación.
- Llamadas realizadas: realiza el seguimiento del número de llamadas por representante. Una caída puede indicar un bajo nivel de compromiso o productividad.
- Correos electrónicos enviados: cuenta todos los correos electrónicos de clientes potenciales y clientes. Útil para comprender el volumen de comunicación.
- Reuniones celebradas: registra las demostraciones programadas, las visitas y las llamadas de descubrimiento. Un menor número de reuniones puede reflejar lagunas en el proceso.
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3. Informes de previsión
Los informes de previsión le ayudan a predecir las ventas futuras y a establecer metas realistas según los datos actuales. Se centran en los ingresos previstos y la probabilidad de cierre de acuerdos, lo que proporciona a su equipo una imagen clara de lo que es probable que se cierre.
Esta información y las previsiones de ventas mejoran el rendimiento comercial al permitir una asignación más eficaz de los recursos y acuerdos con alta probabilidad de éxito. Le ayuda a realizar el seguimiento de métricas clave como:
- Ingresos previstos: los ingresos estimados de las operaciones que se espera cerrar en un periodo determinado. Un informe de previsión de ingresos ayuda a establecer objetivos realistas y a asignar recursos.
- Probabilidad de cierre de una operación: la probabilidad de que se cierre una operación, basada en factores como la fase de la operación, el compromiso del cliente y las tendencias pasadas. Ayuda a priorizar los esfuerzos.
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4. Informes de retención y pérdida de clientes
Los informes de retención y pérdida de clientes proporcionan información valiosa sobre cómo está reteniendo a los clientes y dónde podría estar perdiéndolos. Estos informes analizan el comportamiento de los clientes para identificar patrones que conducen a la fidelidad o al abandono.
Con las herramientas de elaboración de informes CRM, puede realizar el seguimiento de las tasas de retención, detectar señales tempranas de abandono y ajustar sus estrategias para mejorar las operaciones comerciales. Comprender por qué los clientes de pago se quedan o se van le ayuda a crear acciones específicas que aumentan la satisfacción y el crecimiento a largo plazo.
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📖 Lea también: Los mejores ejemplos de software CRM y sus casos de uso para aumentar la productividad.
5. Informes de resolución de tickets de soporte técnico
Los informes de resolución de tickets de soporte te proporcionan información útil sobre la rapidez con la que tu equipo resuelve los problemas de los clientes. Supervisar las interacciones con los clientes, las respuestas y los tiempos medios de resolución te ayuda a mejorar el servicio al cliente y a aumentar su satisfacción.
La mayoría de las plataformas CRM te permiten crear informes CRM personalizados para centrarte en lo que más importa a tu equipo. También puedes utilizar herramientas de análisis de terceros para realizar análisis aún más profundos. Estos informes te ayudan a tomar decisiones informadas y basadas en datos que mantienen tu servicio de soporte funcionando sin problemas.
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🧠 Dato curioso: Una tablilla cuneiforme sumeria es uno de los primeros documentos relacionados con la elaboración de informes. Se utilizaba para el seguimiento de las raciones de cerveza de los trabajadores.
Métricas clave de la elaboración de informes CRM
Hacer un seguimiento de las métricas adecuadas puede marcar la diferencia en el crecimiento de su empresa. De hecho, las empresas que se basan en datos son 23 veces más propensas a superar a sus competidores en la captación de clientes, alrededor de 19 veces más propensas a mantener la rentabilidad y casi siete veces más propensas a fidelizar a sus clientes.
A continuación, le presentamos los indicadores clave de rendimiento esenciales que toda empresa debería seguir mediante herramientas de elaboración de informes CRM para impulsar el crecimiento empresarial y optimizar las estrategias de ventas:
- Tasa de conversión de clientes potenciales: el porcentaje de clientes potenciales que se convierten en clientes, lo que muestra la eficacia de sus esfuerzos de ventas y marketing a la hora de cerrar acuerdos.
- Coste de adquisición de clientes (CAC): el coste total gastado para adquirir un nuevo cliente. Ayuda a medir la eficiencia de sus estrategias de ventas y el gasto en marketing.
- Tiempo medio de respuesta: la rapidez con la que su equipo responde a las consultas de los clientes. Las respuestas más rápidas suelen mejorar la satisfacción del cliente y los resultados de ventas.
- Duración del ciclo de ventas: el tiempo medio que se tarda en cerrar un trato. El seguimiento de esto ayuda a identificar los cuellos de botella y a optimizar sus capacidades de elaboración de informes.
- Valor del ciclo de vida del cliente (CLV): los ingresos totales que se esperan obtener de un cliente a lo largo del tiempo. Es una métrica crucial para comprender el crecimiento empresarial a largo plazo.
- Tendencias de ventas: patrones, cambios en las ventas a lo largo del tiempo, lo que le ayuda a ajustar sus estrategias empresariales basándose en los datos de ventas.
- Tasa de abandono: el porcentaje de clientes perdidos durante un periodo. Una tasa de abandono más baja significa una mejor retención de clientes y un crecimiento más saludable.
- Valor del canal: los ingresos potenciales totales en su canal de ventas actual, importantes para realizar previsiones y establecer metas realistas.
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Cómo crear informes CRM (paso a paso)
Crear informes CRM eficaces no tiene por qué ser complicado. Con las herramientas de elaboración de informes adecuadas, puede recopilar, organizar y analizar fácilmente los datos de sus clientes en solo unos pasos.
Veamos un proceso sencillo para crear informes que ayuden a tu equipo a tomar decisiones más inteligentes y obtener mejores resultados.
Paso 1: Define el objetivo
Antes de sumergirte en los datos, es importante saber exactamente qué quieres conseguir con tu informe CRM. ¿Estás tratando de comprender cuántos ingresos generó tu equipo el último trimestre?
¿O tal vez quieras hacer un seguimiento del éxito de tus esfuerzos de generación de clientes potenciales? Establecer objetivos claros te ayuda a centrarte en los datos adecuados y a evitar la sobrecarga de información.
Una buena práctica es establecer objetivos específicos y medibles. Por ejemplo, en lugar de decir «mejorar las ventas», propóngase «aumentar los ingresos procedentes de nuevos clientes potenciales en un 15 % durante el próximo trimestre».
Esto facilita el seguimiento del progreso y el ajuste de las estrategias. Utilice aplicaciones de seguimiento de metas para supervisar cuánto está pendiente realmente.
ClickUp Metas te permite establecer metas realistas para la elaboración de informes avanzados y te ayuda a mantenerte al día.
Por ejemplo, supongamos que desea medir los ingresos que genera su equipo de ventas cada trimestre o evaluar sus esfuerzos de generación de clientes potenciales para recopilar información esencial.
Empieza por crear una meta en ClickUp con la meta de «Generar 500 000 $ en ingresos por ventas este trimestre». A continuación, divide esta gran meta en resultados clave más pequeños y fáciles de seguir, como «Cerrar 20 acuerdos este mes» o «Programar 50 llamadas de ventas por semana».
Ahora puede asignar estos resultados clave a los miembros del equipo como tareas, para que todos sepan en qué deben centrarse. A medida que completan las tareas, las actualizaciones del progreso se acumulan automáticamente en la meta general.
Supervise el progreso en tiempo real con gráficos visuales y paneles de ventas, y realice un seguimiento del progreso hacia las metas relacionadas agrupándolos en carpetas como ciclos de sprint, OKR o tarjetas de puntuación semanales de los empleados. De esta manera, sus informes CRM extraerán datos directamente relacionados con estas metas claramente definidas, lo que le ayudará a mantenerse alineado e impulsar su empresa.
👀 ¿Sabías que...? La mayor parte de los datos de la corporación, entre el 60 % y el 73 %, no se utilizan en absoluto en los análisis.
Paso 2: Elige los datos y filtros adecuados
Una vez que haya establecido su objetivo, el siguiente paso es determinar exactamente qué datos incluir en su informe CRM. La meta aquí es mantener su informe enfocado y relevante, ya que demasiados datos pueden dificultar la identificación de lo que realmente importa.
Piensa en lo que realmente necesitas para medir tu meta. Por ejemplo, si estás realizando el seguimiento de los ingresos, necesitarás los valores de las operaciones, las fechas de cierre y la información de los representantes de ventas. Si te centras en los clientes potenciales, necesitarás la fuente, el estado y la actividad de seguimiento de los mismos.
A continuación, le ofrecemos algunas buenas prácticas que le ayudarán:
- Cíñete a los datos específicos de tus metas y utiliza solo los campos que estén directamente relacionados con la meta de la elaboración de informes.
- Segmenta por tiempo o equipo. Utiliza filtros para comparar resultados por semana, mes o representante.
- Evita el desorden y mantén la sencillez. Más columnas y métricas no siempre significan más claridad.
Puede agilizar este proceso utilizando los Campos personalizados de ClickUp. Por ejemplo, puede crear campos como:
- Valor de la operación para realizar el seguimiento de los ingresos
- Fuente de clientes potenciales para comprender de dónde provienen los clientes potenciales.
- Estado para ver en qué punto se encuentra cada acuerdo o cliente potencial.
Una vez que tengas tus Campos personalizados, utiliza filtros para acotar la vista. ¿Quieres ver todas las operaciones de más de 50 000 rupias que están cerradas este trimestre? Filtra por valor de la operación y fecha de cierre. ¿Necesitas centrarte en una sola iniciativa de tus campañas de marketing? Filtra por fuente de clientes potenciales.
Estos filtros te ayudan a centrarte en lo que importa para que tu informe sea claro, útil y esté directamente relacionado con tu meta.
Paso 3: Elige una visualización
Ahora que ya ha ordenado sus datos, el siguiente paso es decidir cómo presentarlos de forma que sean fáciles de entender. Un gráfico bien elegido puede resaltar patrones o problemas al instante, mientras que uno desordenado puede ocultar la información.
La mejor práctica es hacer coincidir el gráfico con el mensaje. Utilice elementos visuales que faciliten la comprensión de las comparaciones, las tendencias futuras y los desgloses. Mantenga la claridad, evite colores innecesarios y no incluya demasiada información en una sola vista.
Los paneles de ClickUp ofrecen múltiples opciones de visualización entre las que elegir, incluyendo:
- Gráficos de líneas: una buena opción si desea identificar tendencias a lo largo del tiempo, como los ingresos mensuales y el crecimiento de los clientes potenciales.
- Gráficos de barras: perfectos para comparar el rendimiento del equipo, el tamaño del negocio por región y las fuentes de clientes potenciales en el panel de control de tu proyecto.
- Gráficos de embudo: útiles para visualizar cómo se mueven los clientes potenciales a través de su canalización y dónde se producen las bajas.
- Gráficos circulares: ideales para mostrar proporciones, como la distribución de fuentes de clientes potenciales y los tipos de acuerdos.
- Mapas de calor: ideales para detectar periodos de alta actividad, identificar cuellos de botella en los flujos de trabajo y realizar el seguimiento de los puntos de abandono de los clientes.
Paso 4: Automatice las actualizaciones de los informes
Actualizar los informes manualmente consume tiempo, aumenta el riesgo de errores humanos y ralentiza la toma de decisiones. Automatizar las actualizaciones de los informes garantiza que su equipo siempre tenga acceso a información en tiempo real sin tener que realizar tareas repetitivas. Libera ancho de banda para tareas de mayor impacto y le ayuda a mantener la precisión y la coherencia en todos sus paneles.
A continuación, le indicamos algunas buenas prácticas que debe seguir para automatizar la elaboración de informes CRM:
- Defina desencadenantes claros: elija los eventos adecuados, como la completación de tareas o los cambios de estado, que deben iniciar una actualización.
- Estandariza las fuentes de datos: asegúrate de que tus informes se basan en campos coherentes y actualizados en todos los proyectos.
- Programa sincronizaciones periódicas: automatiza los informes para que se actualicen a intervalos determinados (diarios, semanales) y mantén informados a los interesados.
- Prueba antes de implementar: valida tu automatización a pequeña escala para asegurarte de que funciona según lo previsto.
- Configura notificaciones: avisa a las personas adecuadas cuando se actualicen los informes, para que nadie se pierda cambios importantes.
ClickUp Automatizaciones ofrece más de 100 desencadenantes de acciones para facilitar la optimización de los flujos de trabajo de elaboración de informes con una configuración mínima. Puede crear reglas personalizadas utilizando un sencillo formato «Cuando ocurra esto, haz aquello».
Por ejemplo, puede desencadenar una actualización del informe y una notificación cuando una tarea pasa a una fase específica o cuando cambia un campo personalizado. De esta manera, los datos se incorporan automáticamente a su panel de control CRM en tiempo real.
Paso 5: Usa el informe compartido y programa informes
La elaboración de informes es solo la mitad del trabajo, pero mostrárselos a las personas adecuadas en el momento oportuno es lo que impulsa la acción.
El uso compartido y la programación de informes garantizan que todos estén alineados, informados y listos para responder. Ya se trate de actualizaciones semanales de ventas o revisiones mensuales del rendimiento, la distribución constante de informes genera transparencia e impulso en todo su equipo.
Además, al realizar la automatización del uso compartido y la programación, eliminas el ir y venir de enviar informes manualmente. Esto mantiene a las partes interesadas al tanto sin que tengas que perseguir actualizaciones o recopilar datos cada vez.
ClickUp facilita el uso compartido de informes gracias a su programación integrada, sus permisos y sus paneles personalizables. Si te sientes abrumado por todos los datos de CRM y no sabes cómo organizar los segmentos, utiliza la plantilla CRM de ClickUp.
Incluye paneles de control listos para usar, canales de contactos y vistas de elaboración de informes, todos ellos diseñados para facilitar la visibilidad y la colaboración. Puede programar el envío de este informe por correo electrónico, enlazar los paneles de control directamente con las actualizaciones o automatizar la entrega mediante ClickUp Automations. Es todo lo que necesita para mantener al día a su equipo y a las partes interesadas sin tener que mover un dedo cada vez.
Brenna Keenan, directora de marketing digital de SSM Creative Collective, dice lo siguiente sobre ClickUp CRM:
ClickUp es la mejor herramienta de gestión de proyectos y CRM que he encontrado. Su versatilidad te permite abordar todas tus tareas en un solo lugar sin necesidad de realizar suscripciones a otros servicios.
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Aprenda a crear un agente de IA sencillo en ClickUp para automatizar los procesos de elaboración de informes CRM:
🧠 Dato curioso: El mapa de flujo de Charles Minard sobre la invasión rusa de Napoleón se considera a menudo el mejor gráfico estadístico jamás elaborado. Muestra con brutal detalle cómo el tamaño del ejército se reducía a medida que bajaban las temperaturas, una visualización literal de la derrota.
Errores comunes en la elaboración de informes CRM
Los informes CRM están pensados para ayudarte a tomar mejores decisiones. Sin embargo, con demasiada frecuencia, se vuelven confusos, difíciles de leer o simplemente se ignoran. A continuación, te mostramos algunos errores comunes que pueden arruinar silenciosamente la elaboración de informes y cómo solucionarlos:
- Seguimiento de todo: recopilar demasiados datos dificulta la identificación de lo que realmente es útil. Un informe CRM repleto de todas las métricas posibles solo confundirá a su equipo, así que céntrese únicamente en los KPI que sean relevantes para flujos de trabajo específicos
- Ignorar el contexto: celebrar 100 nuevos clientes potenciales suena muy bien, hasta que te das cuenta de que 80 provienen de un sorteo y no están cualificados. Los números sin contexto pueden llevar a conclusiones erróneas y provocar decisiones equivocadas.
- Olvidarse de su público: cada rol necesita información diferente. Es posible que el jefe de equipo quiera datos sobre el rendimiento individual, mientras que a la dirección le interesen más las tendencias y los ingresos. Adapte los informes al lector.
- Saltarse las revisiones periódicas: los informes que se quedan ahí sin usar no ayudan a nadie. Si su equipo no revisa los informes con regularidad, no va a actuar en función de los datos. La coherencia es lo que hace que los informes sean valiosos.
- Actualización manual de informes: las actualizaciones manuales aumentan la posibilidad de cometer errores y retrasos, y se corre el riesgo de que los datos queden obsoletos. Por lo tanto, automatice las actualizaciones de los informes para simplificar el proceso y aumentar la precisión.
- No utilice plantillas: empezar desde cero cada vez da lugar a informes desordenados y diseños inconsistentes. Las plantillas de informes de ventas ahorran tiempo, mantienen el orden y hacen que el proceso sea mucho más cómodo.
- Imágenes demasiado complicadas: si alguien tiene que preguntar qué significa un gráfico, es que no está cumpliendo su función. Utilice imágenes que transmitan un mensaje claro e inmediato.
Optimice su flujo de trabajo de elaboración de informes CRM con ClickUp.
Con la configuración adecuada, métricas claras y algunas automatizaciones inteligentes, puede convertir sus datos de CRM en una fuente fiable de información para todo su equipo. Pero para que la elaboración de informes sea realmente sencilla, necesita una herramienta que reúna todo (datos, tareas, plantillas y actualizaciones) en un solo lugar.
ClickUp te ayuda a automatizar las actualizaciones de los informes, programar el uso compartido de la información, reducir el trabajo manual y adaptar la información a cada parte interesada. Desde plantillas CRM hasta paneles en tiempo real, te ofrece un control total sobre cómo se organizan y se presentan tus datos.
Regístrese en ClickUp de forma gratuita y simplifique su flujo de trabajo de elaboración de informes, para que su equipo dedique menos tiempo a crear informes y más tiempo a actuar en consecuencia.