Cómo gestionar varios clientes [Consejos y trucos]

Ser gestor de proyectos implica gestionar las expectativas del cliente, entregables presupuestos, plazos, equipos de proyecto y mucho más. Los gestores de proyectos de éxito deben dar los pasos correctos y utilizar las herramientas óptimas para gestionar a la perfección todos los aspectos de las diversas variables implicadas.

Si la gestión de un solo proyecto con múltiples partes móviles es complicada, la tarea se vuelve aún más compleja cuando se gestionan varios proyectos. Se trata de un delicado equilibrio entre recursos, calendarios, calidad y compromiso de las partes interesadas, tanto dentro del proyecto como fuera de él.

Además, cada proyecto tiene exigencias y requisitos diferentes, lo que puede obligar al gestor de proyectos a enfrentarse a varias tareas y responsabilidades a la vez.

Por muy abrumador que parezca tener que hacer malabarismos con varios clientes, tenemos algunos consejos y trucos que le llevarán al intento correcto.

Desafíos de la gestión de múltiples clientes

Tener varios clientes es gratificante, pero no está exento de dificultades. A continuación le ofrecemos una Panorámica de lo que puede esperar:

• Problemas de gestión del tiempo: Gestionar varios clientes requiere una gestión inteligente del tiempo. Cada cliente merece cierta atención, y asignar un tiempo proporcional ayudará al equipo del proyecto a satisfacer las necesidades o requisitos individuales
• Problemas de priorización: Dado que cada proyecto y cada cliente tienen necesidades diferentes, hay que priorizar las tareas y asignar recursos en consecuencia. Sin embargo, cada cliente puede sentir que tiene derecho a la máxima prioridad en función de la importancia y urgencia de su proyecto, lo que puede provocar un conflicto
• Problemas de comunicación: Estar al tanto de múltiples hilos de comunicación puede llevar tiempo y esfuerzo. Enviar un correo electrónico masivo no es una opción; la comunicación debe ser específica para cada cliente, con información relevante. Además, hay que tener en cuenta las preferencias del cliente en cuanto a canal, frecuencia o idioma de comunicación
• **La asignación de recursos, como miembros del equipo, presupuestos, tecnologías, etc., a varios proyectos puede ser un delicado acto de equilibrio, y el conflicto de recursos resultante repercute en la calidad de los resultados del proyecto
• Variaciones sectoriales o de dominio: La gestión de múltiples cuentas de clientes de diferentes sectores o modelos de negocio requiere una amplia exposición y experiencia en el sector o la organización
• **Es habitual que los clientes soliciten funciones adicionales o cambios que van más allá del alcance del proyecto. Esta situación es difícil de manejar y tiene un efecto cascada cuando se gestionan varias cuentas de clientes
• Problemas legales o contractuales: Las distintas empresas o sectores tienen diferentes requisitos de cumplimiento y deben atenerse a distintas leyes o normativas. La gestión de estas obligaciones exige muchos recursos, y su incumplimiento puede resultar en multas o pérdida de reputación
• Riesgos del proyecto: Cada proyecto tiene sus riesgos y dificultades. Mantenerse alerta en todo momento, gestionar los riesgos de diversos proyectos y planificar las actividades de mitigación de riesgos para evitar posibles problemas puede resultar excesivamente exigente
• Agotamiento: El modo "siempre activo" y las constantes exigencias pueden agotar al gestor de proyectos y al equipo. Si no se controla, puede llevar al agotamiento

Ahora que conoce las posibles retos de la gestión de proyectos veamos posibles soluciones.

Cómo gestionar varios clientes con eficacia: Consejos y trucos probados

Gestionar varios clientes resulta más fácil cuando se planifica bien y se elige la herramienta adecuada para la gestión de proyectos. Hay varias maneras de gestionar múltiples proyectos, y aquí están algunas de las estrategias probadas.

Centralizar la gestión de proyectos

ClickUp ofrece una vista centralizada de varios proyectos

La centralización es una forma excelente de mantenerse organizado cuando se trabaja con varias cuentas utilizando una solución de gestión de proyectos. Evita los silos de datos o información que dificultan la gestión eficaz de proyectos.

Además, software de gestión de proyectos otorga una Panorámica unificada de todos sus proyectos y sus estados sin tener que ir y venir entre diferentes plataformas o aplicaciones. ClickUp para la gestión de proyectos ofrece una vista completa de todos sus proyectos, realiza el seguimiento de múltiples tareas, gestiona los plazos, celebra los hitos y mucho más.

Una vista holística de todas las operaciones subyacentes garantiza que nada se pierda y aumenta la productividad y la eficacia. Al mismo tiempo, sirve de plataforma para orquestar una colaboración fluida que permita alcanzar las metas con mayor rapidez.

Seguir una rutina

Establecer y seguir una rutina es la clave para gestionar eficazmente varios proyectos. Ayuda a gestionar múltiples clientes y sus requisitos cambiantes sin perder de vista las tareas críticas.

Prepare una rutina diaria o mensual con un horario para cada cliente, proyecto o actividad. Además, aprovéchala para sacar partido a tus puntos fuertes. Por ejemplo, incorporar el trabajo en profundidad a tu rutina matutina te ayudará a conseguir más si eres una persona madrugadora.

También aporta coherencia a tu estilo de trabajo y te hace fiable y accesible para los clientes, lo que perfeccionará tus habilidades de gestión de proyectos.

Establece expectativas claras

Una cosa es ser experto en la gestión de proyectos, gestionar las expectativas del cliente entre varias cuentas de clientes es un juego de pelota diferente.

Un proyecto puede tener un efecto dominó sobre los demás y hacer que todo se detenga Diferentes factores extrínsecos e intrínsecos pueden comprometer su capacidad para mantener los cronogramas o cumplir determinadas normas de calidad.

Ajuste expectativas y plazos realistas para mantener relaciones fluidas con los clientes. Comunique lo que puede entregar de forma realista dentro de las limitaciones de presupuestos y cronogramas.

Mantener la separación

Al hacer malabares con múltiples clientes, es imperativo mantener un grado de separación entre los diversos proyectos y propietarios de proyectos.

Defina límites claros para clasificar las tareas y responsabilidades. Si lo hace, se asegurará de centrarse en un cliente a la vez, minimizando la confusión, las distracciones y los posibles contratiempos.

La separación le permite mantenerse organizado y mitiga cualquier "efecto indirecto" que afecte a la calidad o los plazos del proyecto. Unas fronteras claras permiten prestar servicios personalizados y eficaces a cada cliente.

Practicar el bloqueo del tiempo

Plantilla de bloqueo de tiempo diario de ClickUp está diseñada para ayudarle a crear un horario fácilmente.

Ya que estamos hablando de intercalar límites entre proyectos y tareas, el bloqueo del tiempo es un método práctico estrategia de gestión del tiempo de los proyectos . Bloqueo temporal consiste en asignar franjas horarias específicas y dedicadas a cada cliente o proyecto. Durante este periodo, se trabajará únicamente en el trabajo asignado. Esta clasificación de la propia agenda ayuda a los gestores de proyectos a centrarse en un problema concreto sin correr el riesgo de descuidos, distracciones o solapamientos.

Utilícelo para agudizar la productividad y ajustar plazos realistas, ya que el bloqueo temporal implica desglosar todas las actividades como un factor de tiempo. Utilice el función de control de tiempo en ClickUp para que cada minuto cuente.

Proceso por lotes de tareas

El procesamiento por lotes implica agrupar tareas similares o estrechamente relacionadas y abordarlas colectivamente en un bloque de tiempo dedicado. La categorización de todas sus tareas en grupos basados en puntos en común limita el cambio de contexto y agiliza el flujo de trabajo.

Este planteamiento estratégico es decisivo para gestión de múltiples proyectos con requisitos diversos, ya que los gestores de proyectos pueden centrarse en la naturaleza del trabajo más que en la tarea en sí.

Ya se trate de la planificación de proyectos, la comunicación o el análisis de datos, el procesamiento por lotes facilita un uso concentrado y eficaz del tiempo y los recursos para gestionar con eficiencia las cuentas de varios clientes.

Priorizar tareas

clickUp permite priorizar tareas por fechas de vencimiento_

La priorización es el anclaje de múltiples gestión de proyectos de clientes intento correcto. No todas sus tareas son iguales; algunas son urgentes, otras tienen un impacto más profundo y algunas figuran en la parte superior del orden cronológico. Priorización de tareas en ClickUp gira en torno a la clasificación sistemática de tareas en función de su importancia, impacto y urgencia. Ordenar las tareas estratégicamente empuja las tareas más críticas al Front y libera recursos para completarlas con éxito.

Completar las tareas de alta prioridad permite a los gestores de proyectos cumplir los plazos, mantener la calidad del proyecto y abordar los elementos críticos de los distintos proyectos.

Personalizar las comunicaciones

La comunicación es la base de unas relaciones sólidas, tanto internas como externas.

Cuando sus equipos y sus miembros se comunican eficazmente, pueden colaborar y alcanzar metas más rápidamente. Por otra parte, comunicación con el cliente informa a los propietarios del proyecto del estado actual o del progreso del proyecto.

Por ello, la mayoría de las plataformas de gestión de proyectos están equipadas con sistemas de comunicación síncrona y sincronizada comunicación asíncrona para todas las partes interesadas.

Pendiente de una manera es mediante el ajuste dedicado portales para clientes para la comunicación, que tienen en cuenta las preferencias, expectativas, estilos, canales o frecuencia de comunicación propios del cliente. Esta alineación permite a los gestores de proyectos navegar con eficacia por diversos entornos de comunicación, anticipar valor y evitar errores de comunicación, todo de una sola vez.

Programar comprobaciones periódicas

elija de la biblioteca de plantillas de agenda de ClickUp

Ya hemos establecido que debe comunicarse con regularidad para aliviar los temores de sus clientes y compatibilizar los esfuerzos colectivos de su equipo. Aunque existen varias formas de llevar a cabo estas comunicaciones, como el correo electrónico, la mensajería instantánea, los informes de progreso, etc., las reuniones periódicas deben formar parte de esta combinación de comunicaciones.

Las reuniones periódicas deben formar parte de su estrategia de comunicación estrategia de gestión de clientes ya que le ayudan a ponerles al día de los progresos y a debatir problemas, si los hay. Por otra parte, las reuniones diarias con el equipo permiten intervenir a tiempo, resolver problemas con eficacia y aplicar los cambios de forma proactiva.

Ya sean internos o externos, estos controles fomentan un entorno transparente en el que prosperan la comunicación y la colaboración.

Planificar riesgos y contingencias

Cada proyecto tiene su parte de riesgos y desafíos, y hay que abordarlos para asegurarse de que no afecten a la calidad de los entregables ni a los plazos del proyecto. Sin embargo, la amenaza se amplifica en el caso de proyectos múltiples, ya que pueden tener un efecto en cascada.

Es imperativo prever estos riesgos y contingencias con suficiente antelación. Mantenga una buena reserva al definir los detalles del proyecto. Al mismo tiempo, prepare un plan de contingencias completo para cada cliente y proyecto. Este nivel de preparación evita que pequeños riesgos o imprevistos se conviertan en problemas mayores.

Agilizar y automatizar procesos

automatización basada en reglas en ClickUp

Entre el seguimiento de varios proyectos y la actualización de los clientes sobre su progreso, apenas queda tiempo para tareas mundanas y repetitivas. En un escenario así, la racionalización y automatización del flujo de trabajo ayudará a mantener las operaciones a escala.

Empiece por evaluar los procesos existentes para identificar las tareas rutinarias y repetitivas que requieren una intervención humana mínima. Las actividades de entrada de datos, comunicación y elaboración de informes suelen ser puntos calientes de este tipo de redundancias. A continuación, utilice herramientas de automatización para automatizar estas tareas y atender a los distintos clientes sin contratiempos. Por último, pruebe la fidelidad de estos flujos de trabajo automatizados en distintas circunstancias para garantizar un rendimiento constante.

También puede explorar

/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/63722/gestion-de-clientes-templates/ plantillas de gestión de clientes /%href/

que ayudan a gestionar varias cuentas de clientes. Utilice Plantilla de ClickUp para el intento correcto de clientes para gestionar cuentas sin esfuerzo.

Previsión de solicitudes de cambio

Además de tener en cuenta los riesgos e imprevistos, también hay que prever las solicitudes de cambio. Dado que los cambios son inevitables, es necesario contar con un proceso dinámico de gestión de cambios que abarque el envío, la evaluación, la aprobación y la aplicación de las solicitudes.

Una configuración de este tipo permite atender las solicitudes de cambio, mejorar la calidad del proyecto y aumentar el grado de satisfacción de los clientes sin sobrecargar los recursos ni provocar una ampliación del alcance.

Un plan flexible de gestión de cambios permite reorientar la dirección del proyecto sin alterar todo el ecosistema de gestión de proyectos. También localiza los cambios dentro de los límites de un proyecto concreto para que no repercutan en los proyectos de otros clientes. Este marco adaptable y resistente para gestionar los cambios permite a los gestores de proyectos cumplir los requisitos cambiantes de los clientes.

Solicitar opiniones y comentarios

recopile opiniones en tiempo real con ClickUp_

¿Su cliente sospecha que no está dedicando suficiente tiempo a su proyecto? ¿Su cliente no está satisfecho con un producto concreto? ¿Se enfrenta a la difícil disyuntiva de sacrificar la calidad o alargar el cronograma?

Entonces, es hora de que pregunte a su cliente. Al fin y al cabo, no sabrá lo que piensa si no le pregunta

Pedir opiniones o comentarios es la piedra angular de un compromiso significativo con el cliente y de unas relaciones duraderas. Las opiniones son fundamentales, sobre todo cuando se gestionan varias cuentas de clientes

La retroalimentación ayuda a la mejora continua, ya que ofrece información sobre los puntos fuertes, las oportunidades y los puntos débiles de la gestión múltiples proyectos . Además de perfeccionar sus aptitudes, le aportará capacidad de reacción y adaptación en el desempeño de sus funciones como gestor de proyectos.

Documentarlo todo

Desde meticulosamente detallado planes de proyecto a las listas regulares de tareas pendientes del día, los gestores de proyectos pueden ganar mucho si mantienen un registro de todo.

Una documentación exhaustiva es un punto de referencia fiable para conocer los detalles del proyecto, las decisiones críticas, los progresos realizados hasta el momento, los próximos hitos, etc. Puede localizar rápidamente proyectos o aclarar dos similares. El acceso rápido a las especificaciones del proyecto ofrece claridad y control, sobre todo cuando se trabaja con varios clientes.

Además de ofrecer una vista singular de los distintos proyectos en curso, la documentación minimiza los malentendidos o las interpretaciones erróneas. Por ejemplo, un registro de las interacciones con el cliente que conducen a un cambio de alcance ofrece un contexto para saber cómo se tomó la decisión y cuál es la mejor manera de atender esa petición.

Implementar el aprendizaje entre clientes

Una de las mayores ventajas de gestionar varias cuentas de clientes es la posibilidad de conocer distintos modelos de empresa, tamaños de organización y sectores industriales. Es una forma estratificada y eficiente en el tiempo de perfeccionar su experiencia como gestor de proyectos al tiempo que enriquece su capacidad para abordar varios clientes.

El aprendizaje entre clientes implica extraer metodologías probadas, ideas valiosas y buenas prácticas de un proyecto y aplicarlas a otros proyectos. Puede formular plantillas para ajustes familiares o casi familiares aprovechando una estrategia de este tipo.

Una vez configuradas, todo lo que hay que hacer es identificar los puntos en común entre los proyectos y replicar el intento correcto. Esta metodología ágil minimiza la curva de aprendizaje, acelera el camino hacia la consecución de metas y señala posibles problemas. Al mismo tiempo, mantiene la flexibilidad para adoptar la innovación para aplicaciones específicas.

Beneficios del uso de un sistema de gestión de proyectos para múltiples clientes y tareas Herramientas de gestión de proyectos son imprescindibles en la caja de herramientas de todo gestor de proyectos. Sin embargo, la gestión de múltiples clientes y tareas hace que sea esencial contar con la solución de software de gestión de proyectos adecuada por las siguientes razones:

Centralización de la información: Las herramientas de gestión de proyectos centralizan la gestión de proyectos o clientes. Es su plataforma única para todo lo relacionado con los proyectos, desde la creación a la organización, pasando por la gestión y el cierre. Es una única fuente de información para todos los miembros del equipo

clickUp ofrece una vista única de todos sus proyectos

Gestión de tareas: Cuando se trata de la gestión de tareas, nada puede superar la comodidad de los sistemas de gestión de proyectos. Crear, organizar, categorizar, priorizar y asignar tareas en unos pocos clics

Colaboración: A herramienta de gestión de proyectos es un hub para el trabajo en equipo. Los miembros del equipo pueden crear, editar o compartir documentos, añadir comentarios, convertir comentarios en listas de tareas pendientes y mucho más

clickUp facilita la colaboración entre proyectos

Gestión de plazos: Las herramientas de gestión de proyectos muestran los detalles del proyecto en forma de cronogramas o (diagramas de) Gantt. Estas vistas ofrecen visibilidad de los cronogramas del proyecto, los próximos plazos y las dependencias. Estas vistas generales son compatibles con una gestión eficaz del tiempo

Asignación de recursos: Dado que las herramientas de gestión de proyectos se actualizan en tiempo real, puede realizar un seguimiento de los recursos sin esfuerzo y asignarlos de forma proactiva a determinadas tareas o proyectos para garantizar su intento correcto

Automatización: La mayoría de las plataformas modernas de gestión de proyectos tienen funciones de automatización para gestionar tareas periódicas, recordatorios y notificaciones para minimizar el esfuerzo manual y maximizar la eficiencia

Informes y análisis: La función de informes y análisis de los sistemas de gestión de proyectos ayuda a los gestores de proyectos a seguir el progreso, identificar cuellos de botella, medir métricas de rendimiento e identificar tendencias para tomar decisiones más inteligentes basadas en datos

automatización de procesos y flujos de trabajo con ClickUp

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El arte de gestionar múltiples clientes es una habilidad muy codiciada. También es una ventaja estratégica y un diferenciador competitivo.

Una vez que domine su capacidad para gestionar cronogramas, expectativas de clientes y entornos de proyectos variados, se convertirá en un gestor de proyectos experimentado. Además, cada paso en falso se convierte en una experiencia de aprendizaje. Piense en ello como la vía rápida hacia el intento correcto de gestión de proyectos.

Utilice los consejos compartidos anteriormente y potencie sus habilidades con una herramienta eficaz de gestión de proyectos como ClickUp, ¡y será una fuerza imparable!

ClickUp es una plataforma todo en uno para proyectos con infinitas posibilidades: asignar y priorizar tareas, crear y supervisar metas, aprovechar la automatización y mucho más. Desde la colaboración en equipo hasta el éxito del cliente, ClickUp le ofrece una visibilidad completa y una ejecución eficaz. Regístrese en ClickUp hoy mismo- ¡es gratis/a para empezar!