Cómo gestionar varios clientes [Consejos y trucos]

La gestión de proyectos implica gestionar las expectativas de los clientes, los resultados, los presupuestos, los plazos, los equipos de proyecto y mucho más. Los gestores de proyectos exitosos deben tomar las decisiones correctas y utilizar las herramientas óptimas para gestionar a la perfección todos los aspectos de las diversas variables involucradas.

Gestionar múltiples clientes no es tanto una cuestión de ajetreo como de flujo. Se necesitan sistemas estructurados, una comunicación proactiva y una gestión del tiempo que roza el nivel ninja. ¿Qué es lo que marca la diferencia? Prioridades inteligentes, límites claros y herramientas que hacen el trabajo pesado, para que no solo te mantengas al día, sino que lideres la carga.

Además, cada proyecto tiene diferentes exigencias y requisitos, lo que puede hacer que el gestor del proyecto tenga que lidiar con varias tareas y responsabilidades a la vez.

Por abrumador que pueda parecer lidiar con varios clientes, tenemos algunos consejos y trucos que le llevarán a un intento correcto.

¿Cuáles son los retos de gestionar múltiples clientes?

Trabajar con varios clientes puede parecer una insignia de éxito, y lo es, pero entre bastidores es más bien como gestionar un circo con diez directores de pista, todos gritando a la vez. Así es como se ve realmente ese malabarismo en la práctica:

1. Problemas de gestión del tiempo

La realidad: tu lunes por la mañana comienza con un sprint: el cliente A necesita cambios urgentes en su página de destino, el cliente B tiene una llamada estratégica en 15 minutos y el cliente C acaba de señalar un error que «debe solucionarse hoy». Solo has tomado un sorbo de café.

Por qué es un problema: todos los clientes esperan recibir toda tu atención. Sin un sistema riguroso para bloquear el tiempo y programar las tareas, acabarás agotado o descuidando algunas tareas.

2. Problemas de priorización

Hablemos claro: recibes tres notificaciones de Slack en una hora:

«Necesitamos que esta campaña esté en marcha hoy mismo».

«¿Puedes revisar esta propuesta ahora mismo?».

«¿Solo una sincronización rápida de 15 minutos?» Spoiler: ninguna de ellas es realmente rápida.

Por qué es complicado: cada cliente cree que su proyecto merece la máxima atención. Elegir qué es lo primero (y comunicarlo con diplomacia) se convierte en un ejercicio diario de equilibrio.

3. Sobrecarga de comunicación

Cómo afecta: un cliente quiere recibir actualizaciones a través de Notion. Otro insiste en recibir correos electrónicos semanales. Un tercero solo responde por WhatsApp. Ah, y el cliente n.º 4 te ha dejado de lado, hasta que de repente necesita todo para ayer.

Por qué es importante: las actualizaciones genéricas no son suficientes. Necesitas una comunicación específica para cada cliente y adaptada al canal preferido, que mantenga a todos informados sin sobrecargar tu mente.

4. Tira y afloja de recursos

¿Qué ocurre? Tu mejor diseñador está saturado con dos maquetas urgentes, para dos clientes, con plazos que se solapan. Mientras tanto, tu desarrollador está a mitad de un sprint cuando otro cliente solicita «una pequeña corrección» que se convierte en un trabajo de cuatro horas.

El reto: cuando los equipos y las herramientas se utilizan de forma compartida entre proyectos, los cuellos de botella en los recursos son inevitables, y ofrecer un trabajo de calidad se convierte en un acto de equilibrio entre la diplomacia y los plazos de entrega.

5. Curva de aprendizaje del sector

Un giro realista: el martes estás inmerso en el análisis de B2B SaaS. El miércoles estás revisando las campañas en redes sociales de una marca de productos para el cuidado de la piel. ¿Y el jueves? Estás leyendo sobre el cumplimiento normativo de un cliente del sector fintech.

Por qué es agotador: cada sector tiene su propia jerga, sus propios indicadores clave de rendimiento y sus peculiaridades. Cambiar constantemente de mentalidad hace que sea más difícil ofrecer información estratégica sin ahogarse en los cambios de contexto.

6. El alcance se amplía sigilosamente

Así es como se hace: el cliente dice: «¿Podemos añadir una página más?» o «Esto no debería llevar más de una hora, ¿verdad?». Multiplique esto por seis clientes y, de repente, la semana de su equipo se ve invadida por trabajo no planificado.

El efecto dominó: el alcance del proyecto puede parecer inofensivo al principio, pero con el tiempo merma la capacidad, incumple los cronogramas y tensiona las relaciones con los clientes.

7. Pesadillas legales y de cumplimiento normativo

Esta es una situación complicada: un cliente quiere análisis que cumplan con el RGPD, otro está sujeto a la normativa HIPAA y un tercero envía un contrato de 40 páginas plagado de minas legales y cláusulas de indemnización.

Por qué es arriesgado: si no se tiene cuidado, pasar por alto un requisito de cumplimiento normativo podría suponer problemas legales o perder por completo la confianza del cliente.

8. Avalancha de riesgos del proyecto

Cómo se presenta la situación: una parte interesada clave en un proyecto deja de comunicarse, una herramienta falla en mitad de la campaña y otro cliente rescinde repentinamente su contrato mensual. Todo ello en la misma semana.

Por qué es tan difícil: los riesgos no se presentan de uno en uno. Cuando se producen en grupo, ejercen una gran presión sobre la capacidad de respuesta y recuperación de tu equipo.

9. El agotamiento es real

La sensación: estás respondiendo mensajes a medianoche, revisando mentalmente informes en la ducha y comprobando paneles en tu «día libre». ¿Te suena familiar?

Por qué es importante: el constante malabarismo, la presión de los clientes y los límites difusos pueden dejarte a ti (y a tu equipo) agotados mental y emocionalmente. Si aparece el agotamiento, el rendimiento y la satisfacción del cliente se ven afectados.

Ahora que conoce los posibles retos de la gestión de proyectos, veamos las posibles soluciones.

Cómo gestionar varios clientes de forma eficaz: consejos y trucos probados

Gestionar múltiples clientes resulta más fácil cuando se planifica bien y se elige la herramienta adecuada para la gestión de proyectos. Hay varias formas de gestionar múltiples proyectos, y estas son algunas de las estrategias probadas.

1. Centraliza la gestión de proyectos

La centralización es una forma excelente de mantenerse organizado cuando se gestionan varias cuentas utilizando una solución de gestión de proyectos. Evita los silos de datos o información que dificultan la gestión eficaz de los proyectos.

Además, el software de gestión de proyectos te ofrece una panorámica unificada de todos tus proyectos y su estado sin necesidad de cambiar entre diferentes plataformas o aplicaciones.

ClickUp para la gestión de proyectos ofrece una vista completa de todos tus proyectos, realiza el seguimiento de múltiples tareas, gestiona plazos, celebra hitos y mucho más.

Una vista holística de todas las operaciones subyacentes garantiza que nada se pase por alto y aumenta la productividad y la eficiencia. Al mismo tiempo, sirve como plataforma para organizar una colaboración fluida que permita alcanzar las metas más rápidamente.

2. Sigue una rutina

Cuando gestionas varios clientes, las rutinas no son aburridas, sino que son tu sistema de supervivencia.

Tener un ritmo diario o semanal te mantiene anclado mientras las necesidades de los clientes, los informes y los plazos cambian constantemente, como en el juego del Whac-A-Mole. Una rutina estructurada te ayuda a mantenerte centrado en las tareas adecuadas, no solo en las más ruidosas.

Por ejemplo, un gestor de proyectos autónomo que trabaja con una startup fintech, una agencia de marketing y una organización sin ánimo de lucro ha establecido una cadencia semanal como esta:

Las mañanas se reservaban para el trabajo estratégico en profundidad (hojas de ruta de los clientes, informes, planificación de sprints).

Se bloquearon las franjas horarias del mediodía para reuniones y controles asíncronos.

Las tardes las dedicaba a tareas administrativas, actualizaciones y revisión de documentos. De esta manera, acudía a las citas de forma constante, sin agotarse ni rebotar entre hilos de Slack como una pelota de ping-pong humana.

Cómo hacerlo funcionar:

Planifica una rutina diaria basada en tus patrones de energía (¿eres una persona madrugadora? Reserva tu trabajo más intenso para esas horas).

Elabora un calendario de revisiones mensuales para tomar perspectiva y reordenar las prioridades entre las distintas cuentas.

Ten en cuenta las ventanas específicas de cada cliente, como «los martes por la tarde = reuniones con el cliente B» o «los viernes = informes de resumen».

Utiliza tareas periódicas para rutinas como informes semanales, retrospectivas o auditorías de contenido, sin necesidad de reinventar la rueda cada semana.

Configura plantillas de tareas para flujos de trabajo repetitivos (por ejemplo, incorporar un nuevo cliente, publicar un blog, enviar facturas).

Crea una vista de panel para cada día que muestre solo lo que está programado para esa fecha en todos los proyectos.

Aprovecha la combinación de calendario y vista Lista para alternar entre una visión general y un enfoque diario, de modo que nunca te pierdas nada.

3. Establece expectativas claras

Ser bueno gestionando proyectos individuales es una cosa. Pero, ¿gestionar las expectativas de los clientes en varias cuentas? Eso es un nivel completamente nuevo de batalla. Por ejemplo, una agencia digital que utiliza ClickUp crea un documento de expectativas del cliente enlazado a cada proyecto. En él se describen los resultados acordados, las fechas clave y las normas de comunicación, para que no haya momentos del tipo «Pero yo pensaba que...» a las dos semanas.

Un retraso en la renovación del sitio web del cliente A podría retrasar la campaña en redes sociales del cliente B, especialmente cuando tu equipo de diseño está en uso compartido para ambos. De repente, ya no solo estás gestionando cronogramas, sino también un efecto dominó que nadie había previsto.

Cómo manejarlo:

Establece metas y plazos realistas desde el principio. No prometas un plazo de entrega de tres días para algo que lleva una semana, solo para complacer a un cliente a corto plazo.

Sé transparente cuando surjan obstáculos inesperados, como un retraso en la integración de un tercero o un cuello de botella en el contenido.

Utiliza los campos personalizados de ClickUp para realizar el seguimiento de los compromisos del SLA, los hitos para señalar los plazos de gran impacto y las automatizaciones para notificar a las partes interesadas si se producen cambios en los cronogramas. Incluso puedes asignar estados de salud del proyecto para que los clientes sepan el progreso, sin tener que realizar otra llamada.

4. Mantén la separación

Seamos realistas: cuando se pasa de un cliente a otro en un mismo día, es fácil que se produzcan confusiones. No querrás enviar por correo electrónico los activos de marca del competidor del cliente D. (¡Vaya!) Por ejemplo, una profesional independiente que gestionaba el SEO de un bufete de abogados, una marca de cuidado de la piel D2C y una plataforma SaaS aprendió esta lección por las malas, cuando accidentalmente subió un «calendario de blog» destinado a un cliente a la carpeta compartida de otro. ¿Ese único error? Le costó el contrato.

¿La solución? Establece límites claros entre el trabajo de cada cliente. No solo mentalmente, sino también en la forma en que se estructuran tus proyectos, tareas y comunicaciones.

Cómo evitarlo:

Utiliza espacios o carpetas separados de ClickUp para cada cuenta de cliente.

Etiqueta las tareas por nombre de cliente, equipo o tipo de entrega.

Asigna propietarios de proyectos o gestores de cuentas específicos a cada carpeta, para que siempre haya alguien que se haga cargo.

📌 Cómo ayuda ClickUp:

Los espacios mantienen el mundo de cada cliente totalmente aislado, desde documentos, paneles, tareas y cronogramas.

Las vistas privadas ayudan a los miembros del equipo a centrarse solo en lo que necesitan.

Las etiquetas codificadas por colores y los paneles personalizados te permiten pasar de un cliente a otro sin perder el contexto ni volverte loco.

5. Practica el bloqueo de tiempo

Ahora que hablamos de límites, veamos una táctica de gestión del tiempo que realmente funciona cuando se tiene que hacer malabarismos con varios clientes: el bloqueo de tiempo.

Bloquear el tiempo significa reservar partes específicas e innegociables de tu día para un cliente o proyecto a la vez. Es como decirle al resto del caos: «Esperad, esta hora pertenece al cliente X».

Por ejemplo, una estratega de contenidos que gestionaba tres contratos (un blog sobre tecnología educativa, un trabajo de redacción fantasma para LinkedIn B2B y una renovación de SEO para SaaS) se veía obligada a cambiar constantemente de tarea. Empezaba a escribir para una marca y acababa respondiendo a mensajes de Slack de otra. Al mediodía, no había terminado nada significativo.

Así que reservó las mañanas para escribir artículos profundos (blogs sobre SaaS), las horas después del almuerzo para la creación de contenido social y terminó el día con tareas administrativas y consultas con los clientes. Un cambio revolucionario.

Dedica toda tu atención a cada cliente, sin mezclar tonos, estrategias o resultados.

Establece expectativas realistas sobre cuándo el trabajo estará terminado.

Evitarás el agotamiento si sabes exactamente qué tienes que hacer y cuándo.

Utiliza la vista del Calendario para bloquear tiempo de forma visual en los proyectos de tus clientes: arrastra y suelta tareas directamente en tu día.

Activa el control de tiempo para ver cuánto tiempo lleva realmente cada tarea (te lo agradecerás cuando tengas que estimar los plazos más adelante).

Combina las fechas de inicio y las fechas límite con las prioridades de las tareas para correlacionar toda tu semana con solo unos clics.

Configura tareas periódicas para realizar comprobaciones periódicas con los clientes, revisar contenidos o elaborar informes semanales, de modo que tu rutina no se vea interrumpida a mitad del sprint.

6. Procese las tareas por lotes

¿Alguna vez has sentido que tu cerebro se satura porque pasas de llamadas estratégicas a resúmenes de contenido y facturación, todo en una hora? Ese es el coste del cambio de contexto. La solución: el procesamiento por lotes.

El procesamiento por lotes consiste en agrupar tareas similares y completarlas en un bloque específico. En lugar de ir saltando de un trabajo a otro sin relación entre sí, te concentras en uno solo y te mantienes en él, lo cual es fundamental cuando gestionas múltiples clientes con necesidades muy diferentes.

Por ejemplo, una consultora de marketing que gestionaba cinco clientes fijos comenzó a agrupar su flujo de trabajo semanal de la siguiente manera:

Lunes por la mañana: elaboración de informes para clientes (análisis, métricas de correo electrónico, datos de SEO).

Martes por la tarde: revisión de contenidos en todas las cuentas.

Miércoles: Sesiones estratégicas y preparación de reuniones

Viernes: tareas administrativas, facturas y limpieza de herramientas.

¿Su productividad? Aumentó. ¿Sus niveles de estrés? Disminuyeron. ¿Sus fines de semana? Ahora son realmente gratuitos.

Por qué funciona:

Reducirás la fatiga mental si mantienes una sola mentalidad a la vez.

Acelerará la ejecución, ya que no tendrá que reorientarse constantemente.

Obtendrá resultados de mejor calidad, ya que su cerebro se centrará en el tipo de tarea, en lugar de estar cambiando entre herramientas y temas.

Utiliza etiquetas de tareas como «Elaboración de informes», «Creatividad», «Administración», etc., para clasificar y filtrar el trabajo para su agrupación.

Crea vistas guardadas para cada tipo de tarea, como una «vista de elaboración de informes» que recopile todas las tareas de análisis de todos los clientes.

Configura plantillas de días por lotes con tareas precargadas para actividades agrupadas recurrentes (por ejemplo, «Cola de revisión de contenido del martes»).

Utiliza las automatizaciones como desencadenantes para activar una lista de control, una subtarea o una actualización de estado cuando comience un día de procesamiento por lotes.

7. Prioriza las tareas

Seamos realistas: todo parece importante cuando se está haciendo malabarismos con varios proyectos de clientes. Pero, ¿tratar cada tarea como si fuera urgente? Así es como se incumplen los plazos y los equipos se agotan. La priorización es lo que separa el caos reactivo de la ejecución proactiva.

Cuando está terminada, la priorización actúa como un GPS para tu flujo de trabajo: le muestra a tu equipo qué abordar primero, qué posponer y qué puede esperar.

Por ejemplo, estás gestionando proyectos para el cliente A, el cliente D y el cliente F. Los tres tienen solicitudes «urgentes» que llegan el mismo día. Sin una priorización clara, tu equipo divide su atención, se apresura a entregar los resultados y realiza un trabajo de calidad inferior. ¿Con una matriz de prioridades adecuada? Te ocupas primero del plazo legal del cliente D, pausas la revisión de la campaña del cliente A y mantienes al cliente F informado con cronogramas realistas.

Establecer prioridades mantiene a tu equipo centrado en el trabajo que realmente marca la diferencia.

Esto evita la mentalidad de «todo está en llamas» que merma la productividad.

Reducirás los cambios de contexto, lo que te ahorrará horas cada semana.

Los clientes obtienen la claridad que desean y los resultados por los que han pagado.

Utiliza campos personalizados como Prioridad (Baja/Normal/Alta/Urgente) y Puntuación de impacto para clasificar las tareas en función de lo que más importa.

Crea una vista de matriz de prioridades utilizando el diseño de tabla o tablero de ClickUp para filtrar por urgencia e importancia.

Aplica las automatizaciones de ClickUp para asignar SLA o recordatorios en función de la prioridad de las tareas.

Configura ClickUp Brain para resumir al instante las tareas semanales de máxima prioridad por cliente o persona asignada, de modo que no tengas que buscar manualmente las actualizaciones.

Crea paneles de control de ClickUp que muestren de un vistazo el trabajo de alta prioridad de todos los clientes.

8. Personaliza las comunicaciones

Una buena comunicación no consiste solo en mantenerse al día, sino en cómo generar confianza, reducir la rotación y hacer que los clientes se sientan como VIP (y no como un simple elemento más en tu CRM). Pero cuando gestionas varios proyectos de clientes, copiar y pegar la misma actualización de Slack a todos los clientes no es suficiente.

Cada cliente tiene un estilo de comunicación diferente: algunos quieren actualizaciones diarias, otros prefieren resúmenes semanales. Algunos quieren paneles de control de alto nivel, mientras que a otros les encantan los registros de tareas detallados. ¿Tu trabajo? Adaptarte a su estilo sin ahogar a tu equipo con mensajes y correos electrónicos.

Por ejemplo, el cliente A quiere recibir actualizaciones los lunes, miércoles y viernes por correo electrónico. El cliente B prefiere un mensaje semanal por Slack con un vídeo de Loom. ¿Y el cliente C? Quiere un panel de control de ClickUp que pueda consultar en cualquier momento. Si tu equipo utiliza la misma cadencia de comunicación para los tres, es probable que alguien se sienta ignorado o abrumado.

La comunicación personalizada genera una mayor confianza con los clientes.

Minimiza las idas y venidas al proporcionar a las partes interesadas exactamente lo que necesitan.

Mantiene a tu equipo interno alineado sobre cómo, cuándo y dónde comunicarse.

Esto reduce los malentendidos que podrían afectar a los cronogramas o las expectativas.

Crea paneles específicos para cada cliente en ClickUp con actualizaciones en tiempo real, gráficos y vistas de proyectos.

Utiliza Docs + ClickUp Brain para generar automáticamente resúmenes semanales e informes personalizados para cada cliente.

Automatiza las actualizaciones de estado por correo electrónico, Slack o notificaciones con ClickUp Automatizaciones.

Utiliza los formularios de ClickUp para incorporar nuevos clientes y conocer sus canales de comunicación y ritmos preferidos.

Mantén espacios o carpetas dedicados para cada cliente, con hilos de comentarios asignados, @menciones y notas privadas.

Consejo profesional: utilice ClickUp Relationships para vincular las tareas de comunicación con los resultados. De esta forma, su equipo nunca perderá el ritmo a la hora de informar al cliente, y cada mensaje estará contextualizado.

9. Programa revisiones periódicas

Claro, tienes paneles, estados de tareas y cadenas de mensajes, pero nada supera el buen tiempo cara a cara (o tiempo en Zoom). Las reuniones periódicas son donde residen los matices: las cejas levantadas, las «preguntas rápidas» en barras laterales y las tensiones sutiles que nunca llegan a los hilos de comentarios.

Para los gestores de proyectos que deben hacer malabarismos con múltiples proyectos de clientes, las reuniones son una válvula de escape. Mantienen el flujo de las conversaciones, minimizan los desajustes y evitan que los pequeños problemas se conviertan en desastres.

Por ejemplo, el sprint de tu equipo avanza rápidamente, pero el cliente lleva una semana sin dar señales de vida. Sin una reunión programada, no sabes si está contento o frustrado. Esto da lugar a cambios de última hora en el alcance del proyecto y a una carrera contrarreloj antes de la fecha límite. ¿Y si hubieras tenido esa reunión a mitad de semana? Se habría evitado la crisis.

Ayuda a mantener la coherencia en cuanto al alcance, las expectativas y los cronogramas de entrega.

Genera confianza en los clientes a través de la transparencia y el compromiso constante.

Ofrece un espacio para plantear obstáculos, aclarar comentarios o restablecer prioridades.

Aumenta la responsabilidad interna fomentando las actualizaciones diarias sobre el progreso.

Crea tareas periódicas para las reuniones del equipo y con los clientes: reuniones diarias, sincronizaciones semanales, revisiones quincenales... lo que se te ocurra.

Utiliza la vista de calendario de ClickUp para planificar visualmente todos los horarios de control y evitar solapamientos entre varios proyectos.

Aprovecha los documentos de ClickUp para crear agendas de reuniones y, a continuación, convierte automáticamente los puntos de debate en tareas prácticas tras la reunión.

Utiliza ClickUp Brain para generar automáticamente resúmenes de reuniones, tareas pendientes y recordatorios de seguimiento después de cada sesión.

Configura automatizaciones para enviar notificaciones a los miembros del equipo o a los clientes antes de cada reunión programada, con el fin de aumentar la asistencia y la preparación.

Consejo profesional: etiqueta las tareas de registro con etiquetas de prioridad como «🟢 Sincronización con el cliente» o «🔵 Reunión del equipo» para que tu calendario se mantenga limpio y tu mente esté menos saturada.

10. Planifica para riesgos e imprevistos

No hace falta ser adivino para saber que algo saldrá mal. Los cronogramas cambian. Los proveedores fallan. Los clientes cambian de opinión a mitad de sprint. Multiplique eso por 5-10 proyectos y obtendrá una mezcla caótica, a menos que cuente con marcos de seguridad y planes de copia de seguridad.

La gestión de riesgos no es solo algo «que está bien tener». Es su red de seguridad.

Por ejemplo, has planificado el lanzamiento de contenido para el cliente B, pero tu colaborador independiente te ha dejado tirado en el último momento. Te apresuras, buscas a alguien nuevo y consigues entregar el trabajo a tiempo, pero ahora has agotado el presupuesto y la moral del equipo. Si hubieras señalado la dependencia del colaborador independiente como un riesgo, habrías tenido una copia de seguridad.

Los riesgos se acumulan en múltiples proyectos activos: un solo retraso puede provocar un efecto dominó.

Los planes de contingencia preservan los cronogramas, la capacidad del equipo y la confianza de los clientes.

Un equipo preparado reacciona con rapidez, en lugar de entrar en pánico o improvisar.

Deja de ser el bombero y empieza a ser el estratega.

Crea un registro de riesgos del proyecto utilizando un documento personalizado de ClickUp, con secciones para la probabilidad, el impacto, los desencadenantes y los pasos a seguir.

Utiliza campos personalizados como «Nivel de riesgo» y «¿Preparado para imprevistos?» para señalar los problemas de alta prioridad dentro de las vistas de tareas.

Configura tareas periódicas para revisar y actualizar los riesgos durante las reuniones semanales con los clientes.

Crea una plantilla de lista de control para planes de contingencia en caso de retrasos de los contratistas, cambios en el alcance o fallos técnicos, y luego duplícala en todos los proyectos.

Con ClickUp Brain, detecta rápidamente los patrones de riesgo entre los clientes y resume las cinco principales amenazas para que los directivos tengan visibilidad.

11. Optimiza y realiza la automatización de los procesos

Seamos realistas: hacer malabarismos con los plazos de los clientes, las actualizaciones del equipo y los informes de estado ya parece un deporte de contacto. Lo último que necesitas es malgastar tu capacidad intelectual en tareas repetitivas y de poca importancia que un flujo de trabajo bien ajustado puede gestionar por ti.

Ahí es donde entra en juego la automatización, como tu asistente operativo entre bastidores, gestionando discretamente el trabajo rutinario para que puedas centrarte en la estrategia global y en la creación de relaciones.

Por ejemplo, estás gestionando cinco clientes, cada uno de los cuales requiere informes semanales. Recopilas manualmente las actualizaciones de progreso, las formateas en un documento y las envías por correo electrónico una por una. Ahora imagina sustituir todo eso por un informe automatizado que extrae los datos directamente de los tableros de proyectos, genera un resumen y lo entrega, siempre a tiempo. Eso supone un ahorro de horas cada semana. ¿Y tus neuronas? Te lo agradecerán.

Reduce los errores humanos derivados del trabajo manual repetitivo.

Ahorra tiempo en tareas rutinarias como la elaboración de informes, los recordatorios y los seguimientos.

Garantiza la coherencia y la puntualidad en la comunicación con los clientes.

Libera el ancho de banda del equipo para el pensamiento creativo y estratégico.

Amplía la gestión de cuentas sin aumentar el agotamiento.

Utiliza las automatizaciones de ClickUp para actualizar automáticamente el estado de las tareas, asignar compañeros de equipo y desencadenar notificaciones, sin necesidad de introducir datos manualmente.

Configura ClickUp Forms para recopilar las opiniones, comentarios o solicitudes de los clientes y canalizarlos automáticamente hacia tareas o listas.

Con ClickUp Brain, genera informes a partir de los datos del proyecto y envíalos por correo electrónico o documentos, personalizados para cada cliente.

Crea tu propia plantilla de éxito del cliente en ClickUp o empieza con la plantilla prediseñada para estandarizar la incorporación, la comunicación y la entrega en todas las cuentas.

Combina tareas periódicas y paneles personalizados para supervisar los flujos de trabajo automatizados y señalar cualquier cosa que requiera tu atención.

12. Previsión para solicitudes de cambio

Los proyectos rara vez permanecen estáticos: los clientes cambian sus prioridades, aparecen nuevas partes interesadas o factores externos exigen un cambio de rumbo.

¿Y cuando se produce un cambio? No querrás que tu equipo se vea desbordado o que tu ámbito de actuación se descontrol

En lugar de resistirte, prepárate para ello. Un proceso sólido de solicitud de cambios garantiza que cada ajuste sea intencionado, se realice el seguimiento y se implemente sin caos.

Por ejemplo, estás a mitad de un proceso de renovación de marca para el cliente D y, de repente, su director general quiere incluir una nueva línea de productos. Sin un proceso claro de solicitud de cambios, tu equipo ya tiene medio terminado el diseño final y ahora se enfrenta a la necesidad de volver a trabajar, incumplir los plazos y una frustración creciente.

¿Y si esa solicitud hubiera pasado primero por una evaluación estructurada? Podrías haber ajustado los cronogramas, los recursos y las prioridades sin agotar al equipo ni pillar a nadie por sorpresa.

Esto evita que se amplíe el alcance y mantiene los proyectos alineados con los resultados acordados.

Protege el tiempo, la energía y el ancho de banda de tu equipo, sin que parezcas inflexible.

Ofrece a los clientes una forma transparente de solicitar cambios, al tiempo que comprenden el impacto que estos tendrán.

Localiza el cambio para que el giro de un cliente no descarrile otros proyectos.

Crea un formulario de solicitud de cambios que se integre directamente en el tablero ClickUp del proyecto, donde se registre quién solicitó qué, por qué y cuándo.

Crea un documento de registro de cambios para cada cliente con el fin de mantener un historial de auditoría de las solicitudes, aprobaciones y resultados.

Para realizar el seguimiento de las fases de las solicitudes, utilice estados de tareas personalizados como «En revisión», «Aprobado» o «Aplazado».

Con ClickUp Brain, resume automáticamente los registros de cambios y obtén evaluaciones de impacto en los cronogramas, los presupuestos y la asignación de recursos.

Añade automatización para marcar las solicitudes con prioridad y notificar a las partes interesadas al instante, de modo que no se pase por alto ninguna actualización.

13. Pide opiniones y comentarios

¿Crees que todo va bien solo porque nadie se queja? Piénsalo de nuevo.

A veces, un cliente siente que no está recibiendo suficiente atención. Otras veces, está discretamente decepcionado con un producto, pero es demasiado educado para decirlo abiertamente. O peor aún, está frustrado y está pensando en cambiar de proveedor... sin darte la oportunidad de arreglar las cosas.

Por eso no esperas a que te den su opinión, sino que la pides. De forma proactiva.

Por ejemplo, estás trabajando con cinco clientes y, de repente, el cliente C deja de participar tanto como antes. No responde a las llamadas y da respuestas breves. Resulta que no le gustó el último trabajo entregado, pero no lo dijo. Un simple «¿Qué te pareció?» podría haber salvado la relación.

Por qué es importante:

Esto demuestra a los clientes que te preocupas por ellos y que no trabajas en piloto automático.

Descubra los puntos ciegos y corrija el rumbo antes de que los pequeños problemas se agraven.

Esto fomenta una cultura de transparencia, respeto mutuo y mejora continua.

Obtendrá material sólido para testimonios, estudios de casos o incluso para perfeccionar sus productos o servicios.

Añade tareas de solicitud de comentarios a tus flujos de trabajo posteriores a la entrega, automatizadas y recurrentes después de cada hito importante o sprint.

Utiliza los formularios de ClickUp para recopilar comentarios estructurados y específicos de cada cliente, vinculados directamente a la carpeta de su proyecto.

Etiqueta los comentarios como «Positivos», «Neutros» o «Requiere acción» con campos personalizados, lo que facilita el seguimiento de la opinión a lo largo del tiempo.

Guarda las respuestas en un documento central de comentarios de los clientes enlazado con el panel de control del proyecto para futuras consultas y rendición de cuentas.

Con ClickUp Brain, resume los comentarios cualitativos en puntos de acción o temas para varios clientes, lo que facilita el aprendizaje de todo el equipo.

14. Documenta todo

Cuando gestionas varios clientes, confiar en la memoria es como usar notas adhesivas en un huracán. La documentación no es opcional, es tu arma secreta.

Desde hojas de ruta detalladas de los proyectos hasta sencillas listas de control diarias, anotar todo te proporciona un punto de referencia fiable cuando llega el caos a tu bandeja de entrada. Así es como mantienes el control, evitas situaciones de «él dijo, ella dijo» y aportas claridad a una configuración compleja con múltiples clientes.

Por ejemplo, supongamos que estás trabajando en dos campañas similares para clientes diferentes: una en tecnología sanitaria y otra en tecnología educativa. Sin la documentación adecuada, podrías olvidar que el cliente A solicitó un formato de contenido basado en datos, mientras que el cliente B quería un tono narrativo. De repente, te ves obligado a revisar antiguos mensajes de Slack para confirmar la dirección creativa, lo que te hace perder tiempo (y credibilidad) en el proceso.

O peor aún, se aprobó un cambio de alcance en una reunión, pero no se registró. Dos semanas más tarde, el cliente cuestiona las horas adicionales. ¿Tu única defensa? Un «confía en mí, lo discutimos». Sí... no es muy bueno.

Por qué es esencial:

Obtendrá una claridad instantánea sobre lo que se acordó, cuándo y por qué.

Reducirás la dependencia de la memoria y eliminarás el retroceso.

Crea una única fuente de información veraz para proyectos, cronogramas, decisiones y cambios de alcance.

Facilita la colaboración en equipo: todos pueden mantenerse alineados, incluso si alguien está enfermo o desconectado.

Utiliza Docs para almacenar resúmenes de proyectos, notas estratégicas y registros de reuniones con clientes, todos ellos con capacidad de búsqueda y enlazados con tareas relacionadas.

Adjunta documentos a las tareas o hitos para que siempre haya un contexto detrás de los entregables y los plazos.

Convierte las notas de las reuniones en elementos pendientes utilizando ClickUp AI o ClickUp Brain, para que todo sea fácil de seguir y poner en práctica.

Utiliza campos personalizados para realizar el seguimiento de los registros de decisiones o los cambios de alcance directamente en las tareas, de modo que no se pierda ninguna información en los hilos o mensajes directos.

Consejo profesional: crea un documento «Registro de decisiones del cliente» dentro de la carpeta de cada cliente en ClickUp. Después de cada cambio significativo, añade una nota indicando la decisión, la fecha y quién la aprobó. Es tu carpeta de recibos, pero mucho más elegante.

15. Implementa el aprendizaje entre clientes

¿Una de las mayores ventajas ocultas de lidiar con múltiples clientes? Obtienes un asiento en primera fila para ver lo que realmente funciona, en todos los sectores, tamaños de organizaciones y pilas tecnológicas.

El aprendizaje entre clientes consiste en detectar esos patrones de oro, extraer lo que funciona de un proyecto y aplicarlo (de forma inteligente) a otros. Es como copiar y pegar el éxito, pero sin los problemas de derechos de autor.

Por ejemplo, ha creado un flujo de trabajo de incorporación excepcional para un cliente B2B SaaS que ha reducido la tasa de abandono en un 20 %. Un mes después, está incorporando una startup fintech y se da cuenta de que el 80 % de ese flujo de trabajo sigue siendo válido. Modifica el texto, cambia algunas automatizaciones y, ¡bum!, otro lanzamiento fluido con la mitad del esfuerzo.

Por qué supone un cambio revolucionario:

Reducirás el tiempo de puesta en marcha de nuevos proyectos o sectores.

Crea una biblioteca de plantillas probadas, sin tener que reinventar la rueda cada vez.

Identifica de forma proactiva los riesgos y los cuellos de botella, porque ya los has visto antes.

Acelera la entrega de valor: los clientes se dan cuenta cuando empiezas con buen pie.

Cómo ayuda ClickUp:

Utiliza Docs + Plantillas para crear flujos de trabajo reutilizables, listas de control o marcos de incorporación adaptados al sector o al tipo de cliente.

Crea una carpeta de aprendizaje entre clientes con información compartible, análisis posteriores a los proyectos o estrategias de campaña exitosas.

Configura plantillas de tareas para entregables recurrentes, como planes de lanzamiento, informes de sprint o presentaciones de QBR.

Etiqueta estos recursos con rótulos relevantes (por ejemplo, «Incorporación B2B», «Embudo de comercio electrónico», «Retenciones de agencia») para poder adaptarlos rápidamente cuando sea necesario.

Consejo profesional: aprovecha los documentos basados en IA de ClickUp (ClickUp Brain) para resumir la información obtenida de las actualizaciones de proyectos o las reuniones con clientes en diferentes entornos de trabajo, lo que resulta perfecto para crear una base de conocimientos que evolucione contigo.

Ventajas de utilizar un sistema de gestión de proyectos para múltiples clientes y tareas

Las herramientas de gestión de proyectos son imprescindibles en el kit de herramientas de todo gestor de proyectos. Sin embargo, gestionar múltiples clientes y tareas hace que contar con la solución de software de gestión de proyectos adecuada sea esencial por las siguientes razones:

Centralización de la información: Las herramientas de gestión de proyectos centralizan la gestión de proyectos o clientes. Es su plataforma única para todo lo relacionado con los proyectos, desde la creación hasta la organización, la gestión y el cierre. Es una fuente única de información veraz para todos los miembros del equipo.

Gestión de tareas: cuando se trata de gestionar tareas, nada supera la comodidad de los sistemas de gestión de proyectos. Crea, organiza, clasifica, prioriza y asigna tareas con solo unos clics.

Colaboración: una herramienta de gestión de proyectos es un hub para el trabajo en equipo. Los miembros del equipo pueden crear, editar o realizar el uso compartido de documentos de forma colectiva, añadir comentarios, convertir comentarios prácticos en listas de tareas pendientes y mucho más.

Gestión de plazos: Las herramientas de gestión de proyectos muestran los detalles del proyecto en forma de cronogramas o diagramas de Gantt. Estas vistas ofrecen visibilidad de los plazos del proyecto, las fechas límite próximas y las dependencias. Estas vistas generales facilitan una gestión eficaz del tiempo.

Asignación de recursos: dado que las herramientas de gestión de proyectos se actualizan en tiempo real, puedes realizar el seguimiento de los recursos sin esfuerzo y asignarlos de forma proactiva a determinadas tareas o proyectos para garantizar su éxito.

Automatización: La mayoría de las plataformas de gestión de proyectos actuales cuentan con funciones de automatización para gestionar tareas periódicas, recordatorios y notificaciones, con el fin de minimizar el esfuerzo manual y maximizar la eficiencia.

Informes y análisis: La función de elaboración de informes y análisis de los sistemas de gestión de proyectos ayuda a los gestores de proyectos a realizar el seguimiento del progreso, identificar cuellos de botella, medir métricas de rendimiento e identificar tendencias para tomar decisiones más inteligentes basadas en datos.

Conviértete en un profesional multitarea con ClickUp

El arte de gestionar múltiples clientes es una habilidad muy solicitada. También es una ventaja estratégica y un diferenciador competitivo.

Una vez que domine su capacidad para gestionar cronogramas, expectativas de los clientes y entornos de proyectos variados, se convertirá en un gestor de proyectos experimentado. Además, cada error se convierte en una experiencia de aprendizaje. Considérelo como la vía rápida hacia el éxito en la gestión de proyectos.

Utiliza los consejos que te hemos dado y potencia tus habilidades con una herramienta de gestión de proyectos eficaz como ClickUp, ¡y serás imparable!

ClickUp es una plataforma todo en uno para proyectos con infinitas posibilidades: asigna y prioriza tareas, crea y supervisa metas, aprovecha la automatización y mucho más. Desde la colaboración en equipo hasta el éxito de los clientes, ClickUp te ofrece una visibilidad completa y una ejecución eficiente. Regístrate hoy mismo en ClickUp, ¡el inicio es gratis!