Los clientes son clave para el éxito de tu empresa.
Tanto si eres nuevo en la gestión de proyectos de clientes como si eres un profesional, sabes que gestionar sus cuentas puede ser complicado. Gestionar proyectos es una cosa, pero gestionar clientes es algo completamente diferente.
No se trata solo de tareas diarias, metas trimestrales y trabajar sin descanso. Ahora también hay que añadir a la ecuación la resolución de conflictos, la comunicación diplomática y la gestión de las expectativas.
Algunos clientes harán solicitudes en plazos que simplemente no son realistas para su sector. Otros pueden tener personalidades que dificulten la comunicación. Además, está la presión de obtener beneficios y cumplir las metas.
Con todo esto sobre tus hombros, es fácil ver por qué la gestión de proyectos de clientes es difícil. Afortunadamente, aprender estrategias de gestión de proyectos de clientes puede facilitarte la tarea y hacerte más eficaz en tu trabajo, especialmente con la herramienta de gestión de proyectos adecuada.
Aquí explicaremos qué significa realmente la gestión de proyectos para los clientes y repasaremos las cuatro fases principales. A continuación, compartiremos algunas de nuestras mejores estrategias de equipo de proyecto para tus clientes, que te ayudarán a afrontar cualquier situación. 🙌
¿Qué es la gestión de proyectos de clientes?
La gestión de proyectos de clientes implica gestionar las comunicaciones, las expectativas y los resultados con los clientes, al tiempo que se supervisa el trabajo interno necesario para cumplir las metas de los clientes. Se diferencia de la gestión de proyectos normal en que el trabajo implica la participación continua de un cliente o un resultado específico para tu cliente, no para tu propia empresa.
Hay cierto solapamiento con la gestión de proyectos normal en el trabajo diario. Los gestores de proyectos o los jefes de equipo programarán y asignarán tareas, crearán entregables y planificarán el proyecto de principio a fin.
La diferencia con los proyectos de clientes es que también tendrás que establecer planes de comunicación con ellos, gestionar los cambios en el alcance y establecer relaciones con ellos. Piensa en ello como si se tratara de gestionar tu equipo interno y, al mismo tiempo, un equipo externo de partes interesadas.
Una gran diferencia en la gestión de clientes es el componente de comunicación, y aquí es donde los gestores de proyectos de clientes suelen encontrarse en situaciones difíciles. Es posible que los clientes no entiendan tu sector tan bien como tú, y además tienen sus propias presiones en cuanto a beneficios.
Es posible que hagan peticiones que tu equipo no pueda satisfacer. Otras veces, pueden responder de forma desagradable a los informes de progreso o exigir cambios que no son factibles. Tu trabajo como gestor de proyectos de clientes consiste en utilizar técnicas para gestionar las expectativas, controlar las conversaciones y garantizar el éxito de los clientes.
Las 4 fases de la gestión de proyectos de clientes
Como gestor de proyectos de clientes, usted conoce a la perfección el ciclo de vida de un proyecto, que generalmente se divide en cuatro fases: inicio, planificación, ejecución y cierre. Lo que quizá no sepa es que cada una de estas fases tiene componentes únicos cuando se aplican a proyectos de clientes. A continuación, repasaremos cada fase y lo que hay que tener en cuenta.
1. Inicio
Esta es la fase de lanzamiento, en la que se recopila información y se establecen las expectativas del proyecto y del cliente. En esta etapa, planificarás el presupuesto, esbozarás un calendario para el proyecto y definirás los resultados y los detalles del mismo. 🤔
Aquí tendrás en cuenta las necesidades del cliente, recopilarás datos y sentarás las bases para que el proyecto sea un éxito, tanto a nivel interno como con el cliente. Aunque pueda parecer fácil, es fundamental prestar atención a los detalles en esta fase.
Esto se debe a que es fácil pasar por alto información vital que puede descarrilar un proyecto más adelante. Es posible que un cliente no sepa cómo comunicar lo que quiere o necesita. Si no lo resuelves desde el principio, tendrás problemas más adelante a la hora de gestionar las expectativas y los resultados.
En esta fase, céntrate en crear expectativas claras, objetivos y alcance del proyecto. Reúnete con el cliente varias veces, asegúrate de que entiendes lo que quiere y repítelo claramente para demostrar que ambos estáis en sintonía.
2. Planificación
Lo siguiente es planificar. Esta fase a veces se solapa con la fase de inicio, pero merece una mención especial, ya que requiere una cantidad significativa de trabajo. Aquí, crearás una declaración de trabajo y el calendario del proyecto, normalmente en una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp. 🗺️
Como gestor de proyectos, usted elaborará el plan del proyecto y lo dividirá en tareas manejables tanto para los miembros de su equipo como para el cliente. Aquí, añadirá fechas límite para el trabajo del proyecto, establecerá hitos claros y asignará tareas a cada persona involucrada en el proyecto.
Esto también se aplica a los clientes. Piensa en los momentos en los que los clientes tendrán que aportar su opinión, como revisiones y aprobaciones. Considera si el cliente necesita proporcionar algo para que tu equipo pueda completar el trabajo.
Crea tareas para tus clientes y establece cronogramas realistas para que completen el trabajo que tienen entre manos. Asegúrate de comunicarles tus expectativas y facilitales la tarea para que puedan cumplir con su parte.
3. Ejecución
Durante la fase de ejecución, tu trabajo pasa de la planificación a la gestión. Tu equipo se pondrá manos a la obra para completar las tareas que les acerquen un paso más a los resultados esperados. Tu rol ahora consiste en supervisar el calendario para garantizar que todo vaya según lo previsto. ✍️
Tendrás que intervenir cuando sea necesario para ayudar a los miembros del equipo a superar los obstáculos. Además, supervisarás los flujos de trabajo y tendrás que tomar medidas si algo se pasa por alto, se retrasa o se produce de forma incorrecta.
Tu trabajo como comunicador también cobra protagonismo en esta fase del proceso de gestión de clientes. Tendrás que proporcionar actualizaciones periódicas a tu equipo, a los diferentes departamentos y al cliente.
Además, tendrás que arbitrar cualquier desacuerdo y ayudar a resolver los conflictos que surjan, ya sea dentro de tu propio equipo o debido a un problema con un cliente. Eso significa orientar a los miembros del equipo en conversaciones delicadas o intervenir para tomar el control si hay un problema real.
4. Cierre
Has terminado tu trabajo, tu equipo ha cumplido todos los objetivos y el cliente ha recibido los resultados acordados. Pero tu trabajo aún no ha terminado. Ahora es el momento de hacer un balance y revisar el proyecto. 🛠️
Reserva tiempo para repasar lo que ha salido bien en el proyecto y lo que hay que mejorar. Colabora con los miembros del equipo para archivar el trabajo y guardar plantillas que puedan ser útiles para proyectos futuros. Cierra cualquier tarea innecesaria y limpia tu entorno de trabajo de gestión de proyectos para el próximo proyecto.
Ahora también es el momento de conectar con el cliente y ver si hay algún otro trabajo que puedas ofrecerle en el futuro. Quizás haya algún proyecto similar en el que necesite ayuda, o tal vez te recomiende tus servicios profesionales a otra organización.
Cómo gestionar los proyectos de los clientes: 7 estrategias prácticas
Ahora que conoce el alcance general del proceso de gestión de proyectos para clientes, probablemente se esté preguntando cómo puede ser más eficaz.
Hemos recopilado una serie de estrategias que puedes poner en práctica hoy mismo para que tus proyectos con clientes tengan más éxito. Desde software de gestión de proyectos hasta consejos de comunicación, encontrarás técnicas para terminar tu trabajo. 💪
1. Utiliza un software de gestión de proyectos.
La gestión de proyectos no es sencilla. Dependiendo de la magnitud del trabajo, tendrás que hacer malabarismos con las tareas de varios departamentos, comunicarte con los clientes y supervisar los calendarios de todos los equipos. 👨🏽💻
Usar una hoja de cálculo como Excel no es suficiente. En su lugar, utilice una herramienta como el software de gestión de proyectos ClickUp. Ofrece cientos de funciones, entre las que se incluyen la automatización de tareas, la priorización y múltiples vistas para optimizar los flujos de trabajo.
Este software de gestión de proyectos es totalmente personalizado, por lo que puedes crear un entorno de trabajo (¡o varios!) diseñado para las necesidades de tu proyecto. Crea paneles para gestionar el progreso del proyecto y crea un panel para clientes donde estos puedan gestionar aprobaciones, revisiones y enviar comentarios.
Las integraciones con herramientas como Slack hacen que la comunicación sea más rápida y fácil que nunca. Las notificaciones instantáneas y los desencadenantes de tareas mantienen el trabajo en marcha y actualizan a los clientes y a las partes interesadas cuando se alcanzan los hitos.
Entre las funciones adicionales se incluyen mapas mentales para la lluvia de ideas en la fase inicial y wikis para crear una base de conocimientos para gestionar la comunicación con los clientes. Además, hay más de mil plantillas para crear documentos como el acta de constitución del proyecto, la declaración de trabajo o el contrato con el cliente.
2. Aprovecha las herramientas visuales para incorporar clientes
Es fácil perderse entre páginas y páginas de texto. En lugar de informar a los clientes con correos electrónicos interminables y declaraciones formales, ofrézcales herramientas visuales para que puedan ver el progreso del proyecto.
Las múltiples vistas de ClickUp, que incluyen tableros Kanban y diagramas de Gantt, permiten a los clientes visualizar el flujo de trabajo y ver en qué punto se encuentra cada cosa. Pueden ver el estado del proyecto en tiempo real, por lo que pueden comprobarlo sin molestarte constantemente.
Controle el acceso ajustando permisos y limitando la vista del cliente solo a las tareas que necesita ver. Comparta el portal del cliente desde el principio y ofrezca una sesión de formación rápida o un seminario web para ayudarles a navegar por la herramienta si no saben cómo hacerlo.
Lo mejor de todo es que un portal de clientes facilita la incorporación de los clientes y el lanzamiento de un proyecto. Añade tareas para que el cliente firme su contrato y proporcione comentarios sobre los entregables sugeridos. Asigna fechas límite y utiliza el portal para realizar el seguimiento de la comunicación y el progreso a medida que se inicia el proyecto.
3. Establece planes de comunicación claros
Uno de los principales obstáculos en los proyectos de los clientes es la comunicación. Todos tenemos diferentes formas de comunicarnos, y algunos somos más claros que otros. Elimina las distracciones y ve al grano de lo que espera tu cliente estableciendo planes y canales de comunicación claros. 🎙️
La colección de plantillas de planes de comunicación de ClickUp te ayuda a gestionar la frecuencia, el contenido y los objetivos de tus conversaciones con los clientes. Úsalas para crear actualizaciones periódicas de proyectos, estrategias de mensajería y matrices de comunicación para mantener a todos informados según sea necesario.
Una vez que tengas un plan de comunicación, automatiza las notificaciones en tu plataforma de gestión de proyectos para enviar actualizaciones o recordatorios y mantenerte en contacto con el cliente.
4. Crea un proceso de aprobación sencillo
Otro obstáculo al que se enfrentan los gestores de proyectos de cara al cliente es el retraso en las aprobaciones por parte del cliente. Ya sea para facturar, enviar contratos de precios o solicitar la aprobación de un borrador, contar con la aceptación del cliente es clave.
Utiliza ClickUp para crear un flujo de trabajo de aprobación optimizado para solicitar, realizar el seguimiento y aprobar los siguientes pasos. Accede a la pizarra visual para intercambiar ideas sobre el proceso de aprobación con los miembros del equipo o mostrar al cliente lo que puede esperar. Crea tareas, actualiza las personas asignadas y añade etiquetas para acelerar el proceso de revisión.
5. Establece metas realistas, alcanzables y transparentes.
Una forma segura de hacer fracasar tu proyecto desde el principio es establecer metas que no sean realistas, claras o alcanzables. Dado que los clientes no son expertos en gestión de proyectos, es posible que propongan ideas que no funcionarán en tu sector.
Otra cosa a tener en cuenta son los clientes que creen saber lo que quieren, pero cuyas palabras o acciones pueden no reflejar esos deseos. Tu trabajo consiste en gestionar sus expectativas explicándoles lo que es factible y lo que no. Cuanto más claro seas, más posibilidades tendrás de alcanzar el éxito. 👀
Utiliza una herramienta como la plantilla de éxito del cliente de ClickUp para meterte en la mente de tus clientes y comprender sus expectativas. Es una forma estupenda de demostrar que te preocupas por la experiencia de tus clientes. Además, estarás en sintonía con ellos o, al menos, generarás ideas para debatir en lo que respecta a los resultados.
Una vez que hayas llegado a un acuerdo sobre los resultados y las metas del proyecto, anótalos en una herramienta como ClickUp Docs. De esta manera, tendrás un registro de tu conversación y podrás gestionar los cambios en el alcance del proyecto con respecto al plan acordado. Además, estos documentos se pueden compartir, lo que facilita la comunicación de los cambios y las metas directamente con tu equipo interno.
6. Visualiza los calendarios y establece plazos, cronogramas e hitos claros.
Como en todos los proyectos, la clave del éxito es mantenerse organizado y planificar con antelación. Empieza utilizando una herramienta como ClickUp para gestionar las tareas y establecer los calendarios del proyecto. Utiliza las diferentes vistas para hacerte una idea de la carga de trabajo de cada miembro del equipo y asignar las tareas en un cronograma realista.
Integra una herramienta de control de tiempo para ver cuánto tiempo lleva cada tarea y ajusta el calendario según sea necesario. Crea listas de control para mantener al equipo del proyecto al día sobre el estado del proyecto y lo que está por venir.
7. Utiliza un CRM para gestionar las relaciones con los clientes y mejorar la elaboración de informes.
Si tu trabajo se centra en el cliente, es probable que trabajes con más de un cliente a la vez. Hacer un seguimiento de sus datos, comunicaciones y proyectos puede resultar complicado si no estás organizado. Utiliza el CRM de ClickUp para supervisar la satisfacción de los clientes, centralizar la comunicación con ellos y crear bases de datos para mejorar la elaboración de informes. 📈
Almacena los contactos para poder comunicarte fácilmente con los clientes en cualquier momento y añade campos personalizados para cuentas, proyectos y estilos de comunicación. Utiliza plantillas de CRM para ahorrar tiempo al redactar la información de los clientes, realizar el seguimiento de su estado y mejorar los procesos de elaboración de informes.
Utiliza los datos históricos y las métricas de proyectos de tu CRM para mejorar la elaboración de informes para los clientes. Las vistas de tablero y gráfico te permiten generar rápidamente desgloses visuales del estado del proyecto. A continuación, toma las métricas y conviértelas en una presentación impresionante para tu cliente.
El CRM facilita el seguimiento de todas las interacciones con los clientes y los resultados de esas conversaciones. Además, las métricas permiten a su equipo elaborar informes de estado en cuestión de minutos, en lugar de horas.
Gestiona los proyectos de tus clientes con ClickUp.
La gestión de proyectos para clientes puede resultar difícil, pero podrás afrontar el reto gracias a estas estrategias para alcanzar el éxito. Desde software de gestión que simplifica la incorporación de clientes y agiliza los flujos de trabajo hasta consejos de comunicación, hay formas sencillas de mejorar tus proyectos de clientes.
Regístrate hoy mismo en ClickUp y empieza a construir mejores relaciones con tus clientes y a gestionar con éxito sus proyectos. Con las funciones de automatización del flujo de trabajo, los paneles y las bases de datos, tendrás todo lo que necesitas para alcanzar los hitos de todo tipo de clientes. ✨