Los clientes son la clave del intento correcto de su empresa.
Tanto si eres nuevo en la gestión de proyectos con clientes como si eres un profesional, sabes que llevar sus cuentas puede ser complicado. Gestionar proyectos es una cosa, pero gestionar clientes es otra muy distinta.
No se trata sólo de tareas diarias, metas trimestrales y de agachar la cabeza para trabajar a fondo. Ahora hay que añadir la resolución de conflictos, la comunicación diplomática y la gestión de expectativas.
Algunos clientes te pedirán plazos que no son realistas para tu sector. Otros tienen personalidades que dificultan la comunicación. Luego está la presión por obtener beneficios y cumplir las metas.
Con todo esto sobre los hombros, es fácil entender por qué es difícil gestionar los proyectos de los clientes. Afortunadamente, aprender a tratar con clientes estrategias de gestión de proyectos pueden hacerlo más fácil y hacerlo más eficaz en su trabajo, especialmente con las estrategias de gestión de proyectos adecuadas herramienta de gestión de proyectos .
Aquí explicaremos qué significa realmente la gestión de proyectos para clientes y repasaremos las cuatro fases principales. A continuación, compartiremos algunas de nuestras mejores estrategias de equipo de proyecto para sus clientes para ayudarle a navegar en cualquier situación. 🙌
¿Qué es la gestión de proyectos para clientes?
La gestión de proyectos de clientes implica gestionar comunicaciones con los clientes expectativas y entregables al tiempo que supervisa el trabajo interno necesario para cumplir las metas del cliente. Se diferencia de la gestión de proyectos normal en que el trabajo implica la aportación continua de un cliente o una entrega específica para su cliente, no para su propia empresa.
En el trabajo diario hay cierto solapamiento con la gestión de proyectos normal. Los gestores de proyectos o jefes de equipo programan y asignan tareas, crean entregables y planifican el proyecto de principio a fin.
La diferencia con los proyectos para clientes es que también tendrá que establecer planes de comunicación con el cliente, gestionar la ampliación del alcance y establecer relaciones con el cliente. Piense en ello como la gestión de su equipo interno y también la gestión de un equipo externo de partes interesadas.
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Una gran diferencia en gestión de clientes es el componente de comunicación, y a menudo es aquí donde los gestores de proyectos se encuentran en situaciones difíciles. Puede que los clientes no entiendan su sector tan bien como usted, y también tienen sus propias presiones de beneficios.
Puede que hagan peticiones que su equipo no pueda satisfacer. Otras veces, pueden responder de forma poco amable a los informes de progreso o exigir cambios que no son factibles. Su trabajo como gestor de proyectos para clientes consiste en utilizar técnicas para gestionar las expectativas, controlar las conversaciones y garantizar el intento correcto por parte del cliente.
Fases de la gestión de proyectos de clientes
Como gestor de proyectos, lo sabe todo sobre la ciclo de vida de un proyecto que suele dividirse en cuatro fases: inicio, planificación, ejecución y cierre. Lo que quizá no sepa es que cada una de estas fases tiene componentes únicos cuando se aplica a proyectos de clientes. A continuación veremos cada fase y lo que hay que tener en cuenta.
Iniciación
Es la fase de lanzamiento, en la que se recopila información y se ajustan las expectativas del proyecto y del cliente. En esta fase, planificarás el presupuesto, esbozarás el calendario del proyecto y definirás los entregables y los detalles del proyecto. 🤔
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Aquí tendrá en cuenta las necesidades del cliente, recopilará datos y sentará las bases para el éxito del proyecto, tanto internamente como con el cliente. Aunque pueda parecer fácil, es fundamental prestar atención a los detalles en esta fase.
Porque es fácil pasar por alto información vital que puede hacer descarrilar un proyecto más adelante. Puede que un cliente no sepa cómo comunicar lo que quiere o necesita. Si no lo solucionas desde el principio, tendrás problemas más adelante a la hora de gestionar las expectativas y los resultados.
Concéntrese en crear expectativas claras, objetivos del proyecto y el alcance del proyecto en esta fase. Reúnase con el cliente varias veces, asegúrese de que entiende lo que quiere y repítalo claramente para demostrar que todos están en la misma página.
Planificación
Ahora toca planificar. Esta fase a veces se solapa con la de iniciación, pero merece su mención porque requiere una cantidad significativa de trabajo. Aquí se crea una declaración de trabajo y se elabora el calendario del proyecto, normalmente con una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp . 🗺️
Como gestor de proyectos, diseñará el plan de trabajo plan del proyecto y desglosarlo en tareas manejables tanto para los miembros de tu equipo como para el cliente. Aquí añadirá fechas límite para el trabajo del proyecto, establecerá hitos claros y asignará trabajo a cada persona implicada en el proyecto.
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Esto también se aplica a los clientes. Piensa en los aspectos en los que los clientes tendrán que hacer aportaciones, como revisiones y aprobaciones. Considere si el cliente necesita proporcionar algo para que su equipo complete el trabajo.
Cree tareas para sus clientes y establezca cronogramas realistas para que completen el trabajo que tienen entre manos. Asegúrese de comunicar las expectativas y facilite al cliente la tarea que le corresponde.
Ejecución
Durante la fase de ejecución, su trabajo pasa de planificar a gestionar. Su equipo se pondrá a trabajar completando tareas que les acerquen un paso más a sus entregables. Su rol consiste ahora en supervisar el calendario para asegurarse de que todo sigue su curso. ✍️
Tendrá que intervenir cuando sea necesario para ayudar a los miembros del equipo a superar los obstáculos. Además, supervisará los flujos de trabajo y tendrá que tomar medidas si algo se pasa por alto, se retrasa o se produce incorrectamente.
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En esta fase del proceso de gestión de clientes, su trabajo como comunicador también ocupa un lugar central. Tendrá que proporcionar actualizaciones periódicas a su equipo, a los distintos departamentos y al cliente.
Además, tendrá que arbitrar cualquier desacuerdo y ayudar a resolver los conflictos que surjan, ya sea dentro de su propio equipo o debido a un problema del cliente. Eso significa orientar a los miembros del equipo en conversaciones complicadas o intervenir para tomar las riendas si hay un problema real.
Cierre
Usted ha terminado el trabajo, su equipo ha completado todos los objetivos y el cliente ha recibido los entregables establecidos. Pero tu trabajo aún no ha terminado. Ha llegado el momento de informar y revisar el proyecto. 🛠️
Reserva tiempo para repasar lo que ha ido bien en el proyecto y lo que hay que mejorar. Colabora con los miembros del equipo para archivar el trabajo y guardar plantillas que puedan ser útiles para futuros proyectos. Cierra todas las tareas innecesarias y limpia tu espacio de trabajo de gestión de proyectos para el próximo proyecto.
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Ahora también es el momento de conectar con el cliente y ver si puede ofrecerle algún otro trabajo en el futuro. Puede que necesiten ayuda para un proyecto similar o que recomienden tus servicios profesionales a otra organización.
7 estrategias para mejorar tu estrategia de gestión de proyectos con los clientes
Ahora que conoce el alcance general del proceso de gestión de proyectos para clientes, probablemente se pregunte cómo puede ser más eficaz.
Hemos reunido un puñado de estrategias que puede poner a prueba hoy mismo para tener más intentos correctos con sus clientes. En software de gestión de proyectos hasta consejos de comunicación, encontrarás técnicas para tener el trabajo terminado. 💪
1. Utiliza software de gestión de proyectos
La gestión de proyectos no es sencilla. Dependiendo de la envergadura del trabajo, hay que hacer malabarismos con tareas de varios departamentos, comunicarse con los clientes y supervisar los calendarios de los equipos. 👨🏽💻
Utilizar una hoja de cálculo como Excel no es suficiente. En su lugar, recurra a una herramienta como El software de gestión de proyectos de ClickUp . Ofrece cientos de funciones, como automatización de tareas, priorización y múltiples vistas para agilizar los flujos de trabajo.
Establezca tareas periódicas para agilizar su trabajo eligiendo el horario de sus reuniones y previsualizándolo en su calendario en ClickUp
Este software de gestión de proyectos es totalmente personalizable, por lo que puede crear un entorno de trabajo -o varios- que se adapte a las necesidades de su proyecto. Cree paneles de control para gestionar el progreso de los proyectos y un panel de control del cliente en el que los clientes puedan gestionar las aprobaciones, las revisiones y los comentarios.
Las integraciones con herramientas como Slack hacen que la comunicación sea más rápida y sencilla que nunca. Las notificaciones instantáneas y los desencadenantes de tareas mantienen el trabajo en movimiento a lo largo del proceso e informan a los clientes y a las partes interesadas cuando se alcanzan los hitos.
Entre las funciones adicionales se incluyen mapas mentales para el intercambio de ideas en la fase de inicio y wikis para construir una base de datos base de conocimientos para gestionar la comunicación con el cliente. Además, hay más de mil plantillas para crear documentos como la carta de presentación de un proyecto, una declaración de trabajo o un contrato con el cliente.
2. Aproveche las herramientas visuales para captar clientes
Es fácil perderse en páginas y páginas de palabras. En lugar de poner al día a los clientes con largos correos electrónicos y declaraciones formales, proporciónales herramientas visuales para que vean el progreso del proyecto. Las múltiples vistas de ClickUp de ClickUp, incluidos los Tableros Kanban y los gráficos de Gantt, permiten a los clientes visualizar el proceso de trabajo y ver en qué punto se encuentra. Los clientes pueden ver el estado del proyecto en tiempo real, de modo que pueden comprobarlo sin necesidad de molestarle constantemente.
Las más de 15 vistas de ClickUp proporcionan a las organizaciones una solución de pared a pared para cada equipo
Controle el acceso ajustando los permisos y limitando la vista del cliente sólo a las tareas que necesita ver. Comparta el portal del cliente desde el principio y ofrézcale una sesión de formación rápida o un seminario web para ayudarle a navegar por la herramienta si no sabe cómo hacerlo.
Lo mejor de todo es que un portal del cliente hace que incorporación de clientes y el lanzamiento de un proyecto. Añada tareas para que el cliente firme su contrato y proporcione comentarios sobre los entregables sugeridos. Asigne fechas límite y utilice el portal para hacer un seguimiento de la comunicación y el progreso a medida que el proyecto se pone en marcha.
3. Establecer planes de comunicación claros
Uno de los principales problemas en los proyectos con clientes es la comunicación. Todos tenemos formas distintas de comunicarnos, y algunos somos más claros que otros. Acaba con el ruido y llega al corazón de lo que espera tu cliente estableciendo planes y canales de comunicación claros. 🎙️
Colección de ClickUp de plantillas de planes de comunicación le ayuda a gestionar la frecuencia, el contenido y los objetivos de sus conversaciones con los clientes. Utilízalas para crear actualizaciones periódicas del proyecto, estrategias de mensajería y matrices de comunicación para mantener a todo el mundo al día cuando sea necesario.
Utilice la plantilla del plan de comunicación de ClickUp para crear una hoja de ruta de procesos para una comunicación fluida entre el equipo y el cliente
Una vez que disponga de un plan de comunicación, automatice las notificaciones en su plataforma de gestión de proyectos para enviar actualizaciones o recordatorios para conectar con el cliente.
4. Cree un proceso de aprobación sencillo
Otro obstáculo que encuentran los gestores de proyectos de cara al cliente es el retraso en las aprobaciones por parte del cliente. Tanto si se trata de facturar como de enviar contratos de precios o solicitar la aprobación de un borrador, es clave conseguir la aprobación del cliente.
Pizarras ClickUp es su hub visual centralizado para convertir de forma colaborativa las ideas del equipo en acciones coordinadas
Utilice ClickUp para crear una pizarra racionalizada flujo de trabajo de aprobación para solicitar, seguir y aprobar los siguientes pasos. Entra en el visual Pizarra para hacer una lluvia de ideas sobre el proceso de aprobación con los miembros del equipo o mostrar a un cliente lo que puede esperar. Crea tareas, actualiza las personas asignadas y añade etiquetas para acelerar el proceso de revisión.
5. Crear metas realistas, alcanzables y transparentes
Una forma segura de hacer fracasar un proyecto desde el principio es establecer metas que no sean realistas, claras o alcanzables. Como los clientes no son expertos en gestión de proyectos, pueden proponer ideas que no funcionen en su sector.
Otra cosa que hay que tener en cuenta son los clientes que creen saber lo que quieren, pero sus palabras o acciones pueden no reflejar esos deseos. Tu trabajo consiste en gestionar sus expectativas explicándoles lo que es factible y lo que no. Cuanto más claro seas, mejor te ajustarás para el intento correcto. 👀
Utiliza una herramienta como Plantilla para el intento correcto de clientes de ClickUp para meterte en la cabeza de tu cliente y entender sus expectativas. Es una forma estupenda de demostrar que te preocupas por la experiencia del cliente. Además, estaréis en la misma página o, al menos, generaréis ideas para debatir cuando se trate de los entregables.
Con esta plantilla de ClickUp podrá frenar en seco la pérdida de clientes
Una vez que haya llegado a un acuerdo sobre los resultados del proyecto y metas, escríbalos en una herramienta como Documentos de ClickUp . De este modo, dispondrá de un registro de las conversaciones mantenidas y podrá gestionar la ampliación del alcance en función del plan acordado. Además, estos documentos se pueden compartir, lo que facilita la comunicación directa de cambios y metas con el equipo interno.
6. Visualice los calendarios y establezca plazos, cronogramas e hitos claros
Como en todos los proyectos, organizarse y planificar con antelación es la clave del intento correcto. Empieza por utilizar una herramienta como ClickUp para gestión de tareas y el ajuste de los calendarios del proyecto. Utilice las distintas vistas para hacerse una idea de la carga de trabajo de cada miembro del equipo y asignar tareas con arreglo a un cronograma realista.
Registre con precisión el tiempo dedicado a tareas y proyectos en ClickUp
Integre una herramienta de control de tiempo para ver cuánto tiempo lleva cada tarea y ajuste la programación según sea necesario. Cree listas de control para mantener al equipo del proyecto al día del estado del proyecto y de lo que queda por hacer.
7. Utilice un CRM para gestionar las relaciones con los clientes y mejorar la elaboración de informes
Si te dedicas a un trabajo centrado en el cliente, lo más probable es que trabajes con más de un cliente a la vez. Llevar un seguimiento de sus datos, comunicaciones y proyectos puede ser complicado si no estás organizado. Utilice CRM de ClickUp para supervisar la satisfacción del cliente, centralizar las relaciones con los clientes y crear bases de datos para mejorar la elaboración de informes. 📈
Almacene contactos para facilitar el contacto con los clientes en cualquier momento y añada campos personalizados para cuentas, proyectos y estilos de comunicación. Utilice Plantillas CRM para ahorrar tiempo en la (elaboración de) informes de clientes, el seguimiento de su salud y la mejora de los procesos de elaboración de informes.
Cree, edite y organice campos personalizados en ClickUp 3.0 con el flexible gestor de campos personalizados
Utilice puntos de datos históricos y métricas de proyecto de su CRM para mejorar elaboración de informes de clientes . Las vistas Tablero y Gráfico le permiten generar rápidamente desgloses visuales del estado del proyecto. A continuación, tome las métricas y conviértalas en una presentación impresionante para su cliente.
El CRM facilita el seguimiento de todas las interacciones con el cliente y los resultados de esas conversaciones. Además, las métricas permiten a su equipo elaborar informes de estado en cuestión de minutos en lugar de horas.
Gestione los proyectos de sus clientes con ClickUp
La gestión de proyectos para clientes puede ser difícil, pero usted superará el reto gracias a estas estrategias para el intento correcto. Desde software de gestión que simplifica la incorporación de clientes y agiliza los flujos de trabajo hasta consejos de comunicación, existen formas sencillas de mejorar los proyectos de sus clientes. Regístrate hoy en ClickUp y empiece a mejorar sus relaciones con los clientes y a gestionar con éxito sus proyectos. Con automatización del flujo de trabajo funciones, paneles y bases de datos, tiene todo lo que necesita para conseguir hitos para todo tipo de clientes. ✨