Tipos y modelos de licencias de software

El gasto mundial en programas informáticos para empresas ascendió a cerca de 1,5 millones de euros 913.000 millones de dólares en 2023.

Hoy en día, la pila tecnológica de una organización media incluye unas 300 herramientas. Son 300 licencias de software que hay que negociar, seguir y mantener.

No es de extrañar que las empresas de todo el mundo sólo utilicen la mitad de sus licencias de software: el resto permanece sin seguimiento o infrautilizado.

Optimizar el uso de las licencias de software puede suponer un ahorro significativo y también ayudar a mantener la conformidad con la normativa sobre licencias.

En este artículo, le explicaremos los distintos tipos de licencias de software que ofrecen los proveedores de software y cómo elegir el modelo de licencia de software más adecuado para su empresa. También le mostraremos cómo hacer un seguimiento y gestionar todas sus licencias de forma eficaz y evitar el despilfarro.

¿Qué es una licencia de software?

Una licencia de software es un documento legal que describe cómo se puede utilizar, distribuir y modificar el software. El acuerdo de licencia de software describe los términos y condiciones bajo los cuales se puede acceder, copiar, modificar y compartir el software. Considérelo un contrato entre usted y el desarrollador del software.

Los diferentes tipos de licencias de software especifican los derechos y restricciones del usuario de diversas maneras, incluyendo si el software se puede compartir, en cuántos dispositivos se puede instalar y si los usuarios pueden acceder al código fuente.

Las licencias garantizan el uso legal del software y el cumplimiento de todas las normas y reglamentos aplicables. También suelen indicar las condiciones de compatibilidad y las actualizaciones a las que tiene derecho.

Además, las licencias ayudan a los desarrolladores de software a cobrar por su trabajo para que puedan seguir creando software nuevo e innovador.

Tipos comunes de licencias de software

Estos son los principales tipos de licencias de software que se utilizan hoy en día:

Licencias propietarias

Estas licencias restringen el acceso al código fuente y la forma en que puede utilizarse el software.

Una licencia propietaria, también conocida como licencia comercial o de código cerrado, concede derechos limitados al usuario. Sólo el desarrollador o un grupo selecto tiene acceso a su código fuente.

Los clientes pueden utilizar el software, pero no pueden modificarlo, distribuirlo ni venderlo sin permiso explícito.

Las licencias propietarias suelen utilizarse para software comercial destinado a generar ingresos.

Por ejemplo: Aplicaciones de software comercial, como Microsoft Office y SAP

vía SAP

Licencias de código abierto

Las licencias de software de código abierto son licencias de software que conceden a los usuarios amplios derechos de acceso, modificación, distribución e incluso venta del software. El código fuente del software está a disposición del público, lo que permite a cualquiera examinarlo, mejorarlo y adaptarlo.

Una licencia de software de código abierto fomenta la transparencia y la responsabilidad y ofrece a los usuarios un alto grado de flexibilidad. Este tipo de software suele beneficiarse de una gran comunidad de desarrolladores que contribuyen al desarrollo y mejora del código del software.

Por ejemplo: La Licencia Pública General de GNU (GPL), la Licencia MIT y la Licencia Apache 2.0

vía GNU

Freeware y shareware

Los términos freeware y shareware suelen utilizarse indistintamente, pero se trata de dos modelos de licencia de software diferentes.

Free es software que se ofrece para uso gratuito/a. Aunque es gratuito, su función o sus características pueden estar limitadas. También puede tener restricciones relacionadas con las modificaciones y la redistribución.

Por ejemplo: Firefox, VLC Media Player y GIMP

vía Mozilla Firefox

Shareware es un software proporcionado gratuitamente como versión de prueba durante un periodo limitado o con funciones limitadas. La versión completa suele requerir el pago de una cuota para desbloquear todas las funciones o seguir utilizándolo después del periodo de prueba.

Por ejemplo: Adobe Photoshop y Microsoft Office

Licencias de dominio público

Una licencia de dominio público es un tipo de licencia de software que coloca el software en el dominio público. Esto significa que el software está completamente libre de restricciones de copyright, permitiendo a cualquiera usarlo, modificarlo y distribuirlo sin ninguna limitación.

El software de dominio público puede fomentar la innovación y la creatividad, ya que cualquiera puede contribuir a su desarrollo y mejora. No existen limitaciones legales de copyright sobre cómo puede utilizarse o comercializarse el software.

Ejemplo: SQLite

vía SQLite

Modelos populares de licencias de software

Los tipos de licencias de software propietario pueden ser de varios tipos. Aquí desglosaremos las principales categorías para que pueda decidir cuál se adapta mejor a sus necesidades.

TL;DR: 6 tipos de licencias de software privativo resumidos

1. Licencias perpetuas: Coste inicial elevado pero estable para un uso a largo plazo en el que hay poca necesidad de escalado
2. Licencias por suscripción: Flexible, actualizable y escalable, ideal para entornos dinámicos y en crecimiento
3. Licencias basadas en el uso: Rentable para un uso variable, pero requiere una supervisión cuidadosa para evitar costes inesperados
4. Licencias de pago por exceso: Económico hasta que se superan los límites; bueno para un uso mayoritariamente estable pero ocasionalmente variable
5. Licencias para dispositivos: Lo mejor para entornos fijos con hardware dedicado, fácil de gestionar pero poco flexible
6. Licencias concurrentes: Ideal para equipos que comparten el acceso, flexible dentro de los límites de usuarios pero requiere supervisión

Licencias perpetuas

Un modelo de licencia perpetua es un método tradicional de concesión de licencias de software en el que el cliente adquiere una licencia para utilizar el software indefinidamente. Una vez adquirida la licencia, el cliente puede seguir utilizando el software todo el tiempo que necesite sin tener que pagar cuotas de suscripción recurrentes.

Los clientes pagan una única cuota inicial para adquirir la licencia de software, y no hay cuotas de suscripción o mantenimiento en curso

Ventajas de las licencias perpetuas

• Previsibilidad: Los clientes pueden planificar sus costes de software por adelantado sin la incertidumbre de cuotas de suscripción recurrentes o aumentos de precios
• Propiedad: Las licencias perpetuas pueden proporcionar un sentido de propiedad y control sobre el software
• Ahorro de costes a largo plazo: En algunos casos, las licencias perpetuas pueden ser más rentables que otros modelos, especialmente para las organizaciones que utilizan el software durante muchos años
• Acceso fuera de línea: Las licencias perpetuas a menudo vienen con la capacidad de utilizar el software sin acceso continuo a Internet
• Sin dependencia del proveedor: Los usuarios dependen menos del proveedor tras la compra inicial. Incluso si el proveedor deja de comercializar el software, el usuario conserva el derecho a utilizar la versión que compró

Desventajas de las licencias perpetuas

• **Sin actualizaciones automáticas: el acceso a futuras actualizaciones o nuevas funciones puede requerir el pago de cuotas adicionales
• **El precio inicial de una licencia perpetua puede ser elevado
• Potencial de obsolescencia: A medida que la tecnología evoluciona, las licencias perpetuas pueden ser menos deseables si el software se vuelve obsoleto o difícil de mantener
• Costes de mantenimiento y compatibilidad: La compatibilidad, el mantenimiento y las actualizaciones pueden no estar incluidos en una licencia perpetua o requerir la compra de un plan de mantenimiento aparte
• Riesgo financiero inicial: La elevada inversión inicial representa un riesgo financiero si el software no satisface las necesidades de la organización o si cambian los requisitos de la empresa

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Licencias por suscripción

El licenciamiento por suscripción, también conocido como Software como Servicio (SaaS), es un modelo popular de licenciamiento de software en el que los clientes pagan una cuota recurrente para utilizar el software durante un periodo específico.

Estos tipos de licencias de software suelen implicar un producto basado en la nube. Los clientes pagan una cuota de suscripción periódica, normalmente mensual o anual, y sólo pueden utilizar el software durante el periodo de suscripción.

Ventajas de las licencias por suscripción

• Costes iniciales más bajos: Los costes iniciales más bajos en comparación con las licencias perpetuas hacen que sea más accesible para las pequeñas empresas y organizaciones con capital limitado
• Flexibilidad: Los clientes pueden ampliar o reducir fácilmente su uso en función de sus necesidades, ya que no hay ningún bloqueo más allá de la duración de su suscripción
• Actualizaciones automáticas: Los modelos basados en suscripciones suelen incluir actualizaciones y mejoras automáticas, lo que garantiza que no se quede obsoleto
• Reducción de la carga de TI: Las soluciones SaaS basadas en la nube pueden reducir la carga de TI de las organizaciones al eliminar la necesidad de instalación y mantenimiento de software in situ
• Acceso más fácil a software avanzado: Las licencias de suscripción facilitan a las organizaciones el acceso y la adquisición de software avanzado o de nivel corporativo

Desventajas de las licencias por suscripción

• Costes recurrentes: Los clientes deben seguir pagando cuotas de suscripción para mantener el acceso al software
• Dependencia: Los clientes dependen del proveedor de software para obtener compatibilidad y disponibilidad continuas
• Potencial de aumento de precios: Las cuotas de suscripción pueden aumentar con el tiempo, lo que puede dar lugar a costes más altos de lo esperado para las organizaciones
• Control limitado: Los clientes pueden tener menos control sobre la configuración y personalización del software
• Propiedad limitada: A diferencia de las licencias perpetuas, las licencias por suscripción no otorgan la propiedad del software. Las organizaciones pueden perder el acceso a sus datos o configuraciones si finaliza la suscripción

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Licencias basadas en el uso

El licenciamiento basado en el uso es un modelo de licenciamiento de software en el que los clientes pagan por el software en función de su uso o consumo real. Puede medirse de varias formas, como el número de usuarios, las transacciones, el volumen de datos o el tiempo de procesamiento.

Este tipo de licencia de software suele implicar la medición o supervisión del consumo del cliente para calcular las tarifas con precisión. El coste del software puede aumentar o disminuir en función de los patrones de uso del cliente. Normalmente, el crédito se compra por adelantado y las unidades se deducen con cada uso.

Entre las métricas de uso más comunes figuran el número de usuarios, las transacciones, el volumen de datos y los recursos informáticos utilizados.

**Ventajas de las licencias basadas en el uso

• **Eficiencia de costes: las organizaciones sólo pagan por lo que utilizan, lo que hace que este modelo sea especialmente rentable para aquellas con patrones de uso variables o impredecibles
• Escalabilidad: El coste del software puede aumentar o disminuir en función de las necesidades cambiantes del cliente
• **Flexibilidad: los clientes pueden ajustar sus pautas de uso para controlar los costes
• Costes iniciales más bajos: Los costes iniciales suelen ser más bajos en comparación con los modelos de licencia tradicionales
• Precios transparentes: Las licencias basadas en el uso suelen proporcionar una visibilidad clara de cómo se incurre en los costes, lo que puede mejorar la planificación financiera y la gestión de recursos.

**Desventajas de las licencias basadas en el uso

• Complejidad: Las licencias basadas en el uso pueden ser más complejas de implementar y gestionar que otros modelos. Las organizaciones deben supervisar de cerca su uso para evitar cargos inesperados
• Desafíos de medición: Medir con precisión el uso puede ser difícil, especialmente para aplicaciones de software complejas
• Posibilidad de costes inesperados o elevados: Si los patrones de uso fluctúan significativamente, los clientes pueden enfrentarse a aumentos de costes inesperados

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Licencias de pago por excedente

El licenciamiento de pago por exceso es un tipo de modelo de licenciamiento basado en el uso en el que los clientes pagan una tarifa base por un cierto nivel de uso y luego incurren en cargos adicionales si exceden ese límite. Este modelo se utiliza a menudo junto con otros modelos de licencia, como el de suscripción o el de uso.

Ventajas de las licencias de pago por exceso

• Previsibilidad: Los clientes pueden estimar sus costes con mayor precisión, ya que conocen el coste base y pueden estimar el posible exceso
• Flexibilidad: Los clientes pueden ajustar sus patrones de uso para evitar cargos por excedentes
• Control de costes: Este tipo de licencia puede ayudar a los clientes a controlar sus costes de software mediante el ajuste de un presupuesto de uso
• Sin interrupción del servicio: Los usuarios no experimentarán interrupciones del servicio si exceden sus límites, ya que simplemente pagan por el uso adicional
• Facilidad de entrada: Las organizaciones pueden empezar con un plan base más bajo y ampliarlo según sus necesidades

**Desventajas de las licencias de pago por uso adicional

• Costes impredecibles: Si los patrones de uso fluctúan significativamente, los clientes pueden enfrentarse a cargos inesperados por exceso de uso
• Complejidad: Las licencias de pago por exceso pueden ser más complejas de presupuestar, implantar y gestionar que otros modelos
• Riesgo de consumo excesivo de recursos: Sin una supervisión adecuada, las organizaciones podrían consumir inadvertidamente más recursos de los necesarios, lo que daría lugar a cargos por exceso más elevados y a un aumento de los costes operativos
• Dependencia de la exactitud de los informes de uso: Cualquier discrepancia o retraso en la (elaboración de) informes puede dar lugar a costes inesperados o litigios

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Licencias de dispositivos

En las licencias para dispositivos, el acuerdo de licencia de usuario final está vinculado a una configuración específica de dispositivo físico o hardware. Esto significa que el software sólo puede utilizarse en ese dispositivo concreto o dentro de las limitaciones de hardware especificadas.

Por lo general, la misma licencia no puede transferirse a otro dispositivo ni ser utilizada por varios usuarios. Las licencias de dispositivos pueden limitar la flexibilidad de la implantación y el uso del software.

Las licencias de dispositivos se pueden encontrar en casos de uso específicos como los sistemas integrados (software integrado en dispositivos como impresoras, enrutadores o controladores industriales), determinadas aplicaciones de usuario único y software dependiente del hardware.

**Ventajas de las licencias de dispositivos

• **Simplicidad y facilidad de gestión: dado que las licencias están enlazadas a dispositivos específicos, son más fáciles de seguir y garantizar su cumplimiento
• Previsibilidad de los costes: Las organizaciones pueden predecir fácilmente los costes, ya que el número de licencias necesarias se corresponde con el número de dispositivos
• Seguridad: El licenciamiento de dispositivos puede ayudar a proteger contra el uso no autorizado de software y la piratería
• **Compatibilidad con el hardware: puede garantizar que el software sea compatible con el hardware previsto
• **Estabilidad y coherencia El licenciamiento de dispositivos a menudo incluye una opción de licencia perpetua, lo que significa que el software se puede utilizar en el dispositivo indefinidamente. Esto proporciona un entorno de uso estable y coherente sin cuotas recurrentes

**Desventajas de las licencias de dispositivos

• Flexibilidad limitada: Las licencias de dispositivos pueden restringir el uso a un único dispositivo, limitando la flexibilidad y aumentando potencialmente los costes
• Dependencia del hardware: Si el dispositivo se pierde o se daña, el software puede quedar inutilizable. Además, la actualización del hardware puede requerir la compra de nuevas licencias de software
• Subutilización: Si un dispositivo con licencia está infrautilizado, puede que la licencia no se utilice en su totalidad, lo que provocaría ineficiencias
• Dificultades en el trabajo a distancia o fuera de las instalaciones: Si los empleados necesitan acceder al software desde diferentes ubicaciones, la concesión de licencias de dispositivos puede ser un obstáculo

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Licencias concurrentes

El licenciamiento concurrente es un modelo de licenciamiento de software que permite a un número específico de usuarios acceder al software al mismo tiempo, en lugar de asignar licencias a usuarios individuales. Esto resulta especialmente útil en entornos en los que no todos los usuarios necesitan utilizar el software simultáneamente.

Por ejemplo, una empresa en la que el personal trabaja por turnos puede adquirir un número determinado de licencias para software de diseño, sabiendo que no todos sus diseñadores accederán al software al mismo tiempo.

Una licencia concurrente también se denomina a veces licencia flotante

Ventajas de las licencias concurrentes

• Eficiencia de costes: Las licencias concurrentes pueden ser rentables para organizaciones en las que no todos los usuarios acceden al software al mismo tiempo
• Flexibilidad: Este modelo es ideal para organizaciones con usuarios en diferentes zonas horarias o con horarios de trabajo variables, ya que las licencias se asignan en función del uso real y no del número de usuarios
• Uso optimizado de los recursos: Las organizaciones pueden asegurarse de que las licencias no se infrautilizan. Cuando un usuario termina de utilizar el software, la licencia puede ponerse automáticamente a disposición de otro usuario
• Escalabilidad: Las licencias pueden añadirse o reducirse según sea necesario
• Facilidad de gestión: La gestión de licencias se simplifica porque no es necesario asignar una licencia a cada usuario

Desventajas de las licencias concurrentes

• Contención de licencias: Existe el riesgo de que no haya suficientes licencias disponibles cuando se necesiten, lo que provocaría retrasos o tiempos de inactividad
• Complejidad en la supervisión del uso: Las organizaciones pueden necesitar supervisar de cerca el uso de licencias para asegurarse de que tienen suficientes licencias para satisfacer la demanda sin gastar en exceso en licencias innecesarias
• Posible uso excesivo: Si no se gestionan adecuadamente, las licencias concurrentes pueden dar lugar a un uso excesivo, en el que demasiados usuarios intentan acceder al software a la vez
• Costes iniciales más elevados: El coste inicial de ajuste y adquisición de las licencias necesarias puede ser superior al de otros modelos de concesión de licencias, especialmente si es difícil predecir con exactitud los patrones de uso
• Dependencia del servidor de licencias: El licenciamiento concurrente a menudo requiere un servidor de licencias centralizado para gestionar la distribución de licencias

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Cómo elegir la licencia de software adecuada para su empresa

A la hora de seleccionar una licencia de software, es importante evaluar varios factores clave para asegurarse de que la licencia se ajusta a las necesidades, el presupuesto y las metas a largo plazo de su organización.

Estos son los factores más importantes a tener en cuenta al evaluar los diferentes tipos de licencias de software:

Coste

• Evalúe el coste inicial de la licencia, incluyendo si se trata de un pago único (licencia perpetua) o recurrente (por suscripción, por uso, etc.).
• Calcule el coste total de propiedad (CTP). Incluya los gastos corrientes, como las cuotas de mantenimiento, los costes de compatibilidad, los costes de actualización o las cuotas por excedentes
• Considera cómo se acumularán los costes a lo largo del tiempo. Por ejemplo, un modelo de suscripción puede tener unos costes iniciales más bajos, pero podría resultar más caro a largo plazo

Derechos de uso

• Comprenda si existen límites en los derechos de uso. Algunas licencias pueden restringir el uso a determinados entornos (por ejemplo, en las instalaciones o en la nube)
• Considere lo fácil que es ampliar o reducir la licencia en función de sus necesidades, añadir o eliminar usuarios, o transferir la licencia a diferentes dispositivos o usuarios
• Determine si ciertas funciones requieren licencias o tarifas adicionales

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Soporte y mantenimiento

• Evalúe el nivel de compatibilidad que ofrece la licencia. ¿Incluye compatibilidad 24 horas al día, 7 días a la semana, o es limitado? ¿Cuáles son los tiempos de respuesta y los canales de compatibilidad disponibles (por ejemplo, teléfono, correo electrónico, chatear)?
• Compruebe si la licencia incluye actualizaciones y mejoras periódicas
• Asegúrese de que la licencia cubre correcciones de errores críticos y parches de seguridad

Cumplimiento

• Asegúrese de que entiende y puede cumplir los términos de la licencia para evitar problemas legales
• Considere si la licencia y el software cumplen las normativas específicas del sector (por ejemplo, GDPR, HIPAA) relevantes para su organización

Tenga en cuenta la conformidad al evaluar los distintos tipos de licencias de software

Escalabilidad y flexibilidad

• Considere si la licencia puede escalar con el crecimiento de su organización. ¿Permite usuarios adicionales, mayores volúmenes de datos o funciones ampliadas a medida que crecen sus necesidades?
• Evalúe la adaptabilidad de la licencia a los cambios en la estructura de su organización

Compatibilidad

• Asegúrese de que el software es compatible con su infraestructura de TI existente, incluido el hardware, los sistemas operativos y otras herramientas de software
• Considere la integración del software con sus sistemas y flujos de trabajo actuales

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Proveedor

• Investigue el historial y la estabilidad financiera del proveedor de software. Es más probable que un proveedor estable ofrezca compatibilidad y actualizaciones fiables a largo plazo
• Busque testimonios de clientes, reseñas y estudios de casos para conocer las experiencias de otros usuarios

Simplicidad

• Tenga en cuenta la interfaz de usuario del programa y su facilidad de uso. Los programas difíciles de utilizar pueden reducir la productividad y aumentar los costes de formación
• Evalúe la disponibilidad de recursos de formación, como documentación, tutoriales y asistencia al cliente, para que su equipo pueda utilizar el programa con eficacia

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Longevidad

• Considere si el software y el modelo de licencia satisfarán sus necesidades a largo plazo. Evalúe la hoja de ruta del proveedor y la frecuencia con la que se actualiza el software para asegurarse de que no se quedará obsoleto
• Observe el potencial del software para adoptar tecnologías futuras o evolucionar con las tendencias del sector, lo que puede ayudar a mantener la competitividad de su organización

Personalización y control

• Considere si el software permite personalizarlo para adaptarlo a sus necesidades específicas. Algunas licencias pueden restringir el grado de modificación o configuración del software
• Además, averigüe quién controla los datos. En los modelos basados en la nube o de suscripción, es esencial saber cómo se almacenan los datos, a quién pertenecen y cómo se puede acceder a ellos o migrarlos si cambias de proveedor.

La selección de la licencia de software adecuada implica equilibrar el coste, los derechos de uso y la compatibilidad con las necesidades y metas de su organización. Evaluando cuidadosamente estos factores, puede elegir un acuerdo de licencia de software que no sólo reúna sus requisitos actuales, sino que también posicione a su organización para el crecimiento y la adaptabilidad futuros.

He aquí una comparación tabular de los principales tipos de licencias de software para ayudarle a analizarlos más rápidamente:

Comparación rápida de los seis tipos principales de licencias de software | Tipo de licencia | Coste | Derechos del usuario | Facilidad de uso | Flexibilidad | Compatibilidad | Lo mejor para | ----------------------------- | ----------------------------- | -------------------------------------------- | ------------------------- | ----------- | ------------------------------------------ | ----------------------------------------- | | Licencia Perpetua | Alto coste inicial | Uso ilimitado de la versión adquirida | Sencillo una vez configurado | Limitado | Puede requerir contratos de mantenimiento por separado | Uso a largo plazo con necesidades estables | Licencia por Suscripción | Licencias por suscripción | Recurrentes, menor coste inicial | Acceso continuo, a menudo incluye actualizaciones | Sencillas | Altas | Incluyen compatibilidad y actualizaciones | Empresas que necesitan software actualizado | Licencias basadas en el uso | Coste variable basado en el uso | Pago por uso; a menudo ligado a métricas específicas | Requiere monitorización | Alta | Compatibilidad básica | Patrones de uso fluctuantes | Licencias basadas en el uso | Licencias de pago por uso medio | Coste base + tasas por excesos | Derechos de uso base fijos; se paga más por el exceso | Fácil hasta que se producen excesos | Moderado | Compatibilidad básica | Uso mayoritariamente estable y picos ocasionales | Licencias por dispositivo | Por dispositivo, coste estable | Vinculado a dispositivos específicos | Sencillo | Bajo | Compatibilidad básica | Entornos con estaciones de trabajo fijas | Licencias concurrentes | Coste medio a alto, compartidas | Licencias mancomunadas compartidas entre varios usuarios | Requiere supervisión | Alta | Compatibilidad compartida | Equipos con necesidades de uso que se solapan

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Cómo realizar el seguimiento y la gestión de las licencias de software

A medida que las organizaciones crecen y las operaciones se expanden, el uso de aplicaciones de software aumenta exponencialmente. Con un uso cada vez mayor, gestionar las licencias de software de forma eficiente a la vez que se optimizan los costes puede ser un quebradero de cabeza.

ClickUp es una solución de software de gestión de tareas con sólidas herramientas que permiten a las organizaciones gestionar eficazmente sus licencias de software, garantizar el cumplimiento al tiempo que se minimizan los gastos excesivos y se mejoran las prácticas de mantenimiento de registros.

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Con varios Vista ClickUp (como Lista, Tablero o Cronograma), los equipos pueden visualizar eficazmente sus procesos de gestión de activos de software. Esto facilita el seguimiento de las licencias en propiedad, sus costes y niveles de uso, ayudando a las organizaciones a evitar compras innecesarias.

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Categorización granular y seguimiento

Los usuarios pueden configurar Campos personalizados para clasificar las licencias por tipo, coste, fechas de caducidad y frecuencia de uso. Este enfoque estructurado permite a los equipos identificar las licencias infrautilizadas y optimizar el gasto en consecuencia.

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Documentación

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