El gasto mundial en software de corporación ascendió a unos 913 000 millones de dólares en 2023.
Hoy en día, la pila tecnológica media de una organización incluye unas 300 herramientas. Eso supone 300 licencias de software que hay que negociar, realizar el seguimiento y mantener.
No es de extrañar que las empresas de todo el mundo solo utilicen la mitad de sus licencias de software, ya que el resto permanece sin control o infrautilizado.
Optimizar el uso de las licencias de software puede suponer un ahorro significativo y también ayudar a mantener el cumplimiento de la normativa sobre licencias.
En este artículo, le informaremos sobre los diferentes tipos de licencias de software que ofrecen los proveedores de software y cómo elegir el modelo de licencia de software más adecuado para su empresa. También le mostraremos cómo realizar el seguimiento y gestionar todas sus licencias de forma eficiente y evitar el desperdicio.
¿Qué es una licencia de software?
Una licencia de software es un documento legal que describe cómo se puede utilizar, distribuir y modificar el software. El contrato de licencia de software describe las condiciones bajo las cuales puede acceder, copiar, modificar y realizar un uso compartido del software. Considérelo como un contrato entre usted y el desarrollador del software.
Los diferentes tipos de licencias de software especifican los derechos y restricciones del usuario de diversas maneras, incluyendo si el software se puede utilizar de manera compartida, en cuántos dispositivos se puede instalar y si los usuarios pueden acceder al código fuente.
Las licencias garantizan que usted utiliza el software de forma legal y de conformidad con todas las normas y reglamentos aplicables. A menudo también describen las condiciones de soporte y actualizaciones a las que tiene derecho.
Además, las licencias ayudan a los desarrolladores de software a cobrar por su trabajo, lo que les permite seguir creando software nuevo e innovador.
Tipos comunes de licencias de software
Estos son los principales tipos de licencias de software que se utilizan en la actualidad:
Licencias propietarias
Estas licencias restringen el acceso al código fuente y el uso que se puede hacer del software.
Una licencia propietaria, también conocida como licencia de código cerrado o comercial, concede derechos limitados al usuario. Solo el desarrollador o un grupo selecto tiene acceso a su código fuente.
Los clientes pueden utilizar el software, pero no pueden modificarlo, realizar su distribución ni venderlo sin permiso explícito.
Las licencias propietarias se utilizan a menudo para software comercial destinado a generar ingresos.
Por ejemplo: aplicaciones de software comercial, como Microsoft Office y SAP.
Licencias de código abierto
Las licencias de software de código abierto son licencias de software que otorgan a los usuarios amplios derechos para acceder, modificar, realizar la distribución y incluso vender el software. El código fuente del software está disponible públicamente, lo que permite a cualquiera examinarlo, mejorarlo y adaptarlo.
Una licencia de software de código abierto promueve la transparencia y la responsabilidad, y ofrece a los usuarios un alto grado de flexibilidad. Este tipo de software suele beneficiarse de una gran comunidad de desarrolladores que contribuyen al desarrollo y la mejora del código del software.
Por ejemplo: la Licencia Pública General de GNU (GPL), la Licencia MIT y la Licencia Apache 2.0.
Freeware y shareware
Los términos «freeware» y «shareware» se utilizan a menudo de forma intercambiable, pero son dos modelos de licencia de software diferentes.
El software gratuito es aquel que se ofrece para su uso gratis. Aunque es gratis, su funcionalidad o funciones pueden ser limitadas. También puede tener restricciones relacionadas con las modificaciones y la redistribución.
Por ejemplo: Firefox, VLC Media Player y GIMP.
El shareware es un software que se ofrece de forma gratuita como versión de prueba durante un periodo limitado o con funciones limitadas. La versión completa suele requerir el pago de una cuota para desbloquear todas las funciones o seguir utilizándola más allá del periodo de prueba.
Por ejemplo: Adobe Photoshop y Microsoft Office.
Licencias de dominio público
Una licencia de dominio público es un tipo de licencia de software que coloca el software en el dominio público. Esto significa que el software está completamente libre de restricciones de derechos de autor, lo que permite a cualquier persona utilizarlo, modificarlo y distribuirlo sin ningún límite.
El software de dominio público puede fomentar la innovación y la creatividad, ya que cualquiera puede contribuir a su desarrollo y mejora. No existen límites legales en materia de derechos de autor sobre cómo se puede utilizar o comercializar el software.
Ejemplo: SQLite
Modelos populares de licencias de software
Existen varios tipos de licencias de software propietario. A continuación, desglosaremos las principales categorías para que pueda decidir cuál se adapta mejor a sus necesidades.
TL;DR: resumen de los 6 tipos de licencias de software propietario
- Licencia perpetua: alto coste inicial, pero estable para un uso a largo plazo en el que hay poca necesidad de escalabilidad.
- Licencias de suscripción: flexibles, actualizadas periódicamente y escalables, ideales para entornos dinámicos y en crecimiento.
- Licencias basadas en el uso: rentables para un uso variable, pero requieren una supervisión cuidadosa para evitar costes inesperados.
- Licencias de pago por exceso de uso: económicas hasta que se superan los límites; adecuadas para un uso mayoritariamente estable, pero ocasionalmente variable.
- Licencias por dispositivo: ideales para entornos fijos con hardware dedicado, fáciles de gestionar pero poco flexibles.
- Licencias concurrentes: ideales para equipos con uso compartido de acceso, flexibles dentro de los límites de usuarios, pero requieren supervisión.
Licencias perpetuas
Un modelo de licencia perpetua es un método tradicional de licencia de software en el que el cliente adquiere una licencia para utilizar el software de forma indefinida. Una vez adquirida la licencia, el cliente puede seguir utilizando el software durante el tiempo que necesite sin tener que pagar cuotas de suscripción recurrentes.
Los clientes pagan una cuota única por adelantado para adquirir la licencia de software, y no hay cuotas de suscripción ni de mantenimiento continuas.
Ventajas de las licencias perpetuas
- Previsibilidad: los clientes pueden planificar sus gastos en software por adelantado sin la incertidumbre de las cuotas de suscripción recurrentes o los aumentos de precios.
- Propiedad: las licencias perpetuas pueden proporcionar una sensación de propiedad y control sobre el software.
- Ahorro de costes a largo plazo: en algunos casos, las licencias perpetuas pueden resultar más rentables que otros modelos, especialmente para las organizaciones que utilizan el software durante muchos años.
- Acceso sin conexión: las licencias perpetuas suelen incluir la posibilidad de utilizar el software sin necesidad de tener acceso continuo a Internet.
- Sin dependencia del proveedor: los usuarios dependen menos del proveedor tras la compra inicial. Incluso si el proveedor deja de comercializar el software, el usuario conserva el derecho a utilizar la versión que ha adquirido.
Desventajas de las licencias perpetuas
- Sin actualizaciones automáticas: el acceso a futuras actualizaciones o nuevas funciones puede requerir el pago de tarifas adicionales.
- Mayor coste inicial: el precio de compra inicial de una licencia perpetua puede ser elevado.
- Posibilidad de obsolescencia: a medida que la tecnología evoluciona, las licencias perpetuas pueden perder atractivo si el software queda obsoleto o es difícil de mantener.
- Costes de mantenimiento y soporte: Es posible que la asistencia técnica, el mantenimiento y las actualizaciones continuas no estén incluidos en una licencia perpetua o que requieran la adquisición de un plan de mantenimiento independiente.
- Riesgo financiero inicial: la elevada inversión inicial supone un riesgo financiero si el software no satisface las necesidades de la organización o si cambian los requisitos empresariales.
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Licencias basadas en suscripción
Las licencias por suscripción, también conocidas como Software como servicio (SaaS), son un modelo de licencia de software muy popular en el que los clientes pagan una cuota periódica para utilizar el software durante un periodo de tiempo determinado.
Este tipo de licencias de software suelen corresponder a productos basados en la nube. Los clientes pagan una cuota de suscripción periódica, normalmente mensual o anual, y solo pueden utilizar el software durante el periodo de suscripción.
Ventajas de las licencias por suscripción
- Menores costes iniciales: los menores costes iniciales en comparación con las licencias perpetuas lo hacen más accesible para las pequeñas empresas y organizaciones con capital limitado.
- Flexibilidad: los clientes pueden ampliar o reducir fácilmente su uso en función de sus necesidades, ya que no hay ningún compromiso más allá de la duración de su suscripción.
- Actualizaciones automáticas: los modelos basados en suscripción suelen incluir actualizaciones y mejoras automáticas, lo que garantiza que no se quede obsoleto.
- Reducción de los gastos generales de TI: las soluciones SaaS basadas en la nube pueden reducir la carga de TI de las organizaciones al eliminar la necesidad de instalar y mantener software en las instalaciones.
- Acceso más fácil al software avanzado: las licencias de suscripción facilitan a las organizaciones el acceso y la adquisición de software avanzado o de nivel de corporación.
Desventajas de las licencias por suscripción
- Costes recurrentes: los clientes deben seguir pagando las cuotas de suscripción para mantener el acceso al software.
- Dependencia: los clientes dependen del proveedor de software para obtener asistencia y disponibilidad continuas.
- Posibilidad de aumentos de precio: las cuotas de suscripción pueden aumentar con el tiempo, lo que puede suponer unos costes superiores a los previstos para las organizaciones.
- Control limitado: los clientes pueden tener menos control sobre la configuración y personalización del software.
- Propiedad limitada: a diferencia de las licencias perpetuas, las licencias por suscripción no otorgan la propiedad del software. Las organizaciones pueden perder el acceso a sus datos o configuraciones si finaliza la suscripción.
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Licencias basadas en el uso
Las licencias basadas en el uso son un modelo de licencia de software en el que los clientes pagan por el software en función de su uso o consumo real. Esto se puede medir de varias maneras, como el número de usuarios, las transacciones, el volumen de datos o el tiempo de procesamiento.
Este tipo de licencia de software suele implicar medir o supervisar el consumo del cliente para calcular las tarifas con precisión. El coste del software puede aumentar o disminuir en función de los patrones de uso del cliente. Por lo general, el crédito se compra por adelantado y las unidades se deducen con cada uso.
Las métricas de uso comunes incluyen el número de usuarios, las transacciones, el volumen de datos y los recursos informáticos utilizados.
Ventajas de las licencias basadas en el uso
- Rentabilidad: las organizaciones solo pagan por lo que utilizan, lo que hace que este modelo sea especialmente rentable para aquellas con patrones de uso variables o impredecibles.
- Escalabilidad: el coste del software puede aumentar o disminuir en función de las necesidades cambiantes del cliente.
- Flexibilidad: los clientes pueden ajustar sus patrones de uso para controlar los costes.
- Menores costes iniciales: normalmente los costes iniciales son menores en comparación con los modelos de licencia tradicionales.
- Precios transparentes: las licencias basadas en el uso suelen ofrecer una visibilidad clara de los costes incurridos, lo que puede mejorar la planificación financiera y la gestión de recursos.
Desventajas de las licencias basadas en el uso
- Complejidad: Las licencias basadas en el uso pueden ser más complejas de implementar y gestionar que otros modelos. Las organizaciones deben supervisar de cerca su uso para evitar cargos inesperados.
- Retos de medición: medir con precisión el uso puede resultar difícil, especialmente en el caso de aplicaciones de software complejas.
- Posibilidad de costes inesperados o elevados: si los patrones de uso fluctúan significativamente, los clientes pueden enfrentarse a aumentos de costes inesperados.
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Licencias de pago por exceso de uso
Las licencias de pago por exceso de uso son un tipo de modelo de licencia basado en el uso en el que los clientes pagan una tarifa base por un determinado nivel de uso y luego incurren en cargos adicionales si superan ese límite. Este modelo se utiliza a menudo junto con otros modelos de licencia, como los basados en suscripción o en uso.
Ventajas de las licencias de pago por exceso de uso
- Previsibilidad: los clientes pueden estimar sus costes con mayor precisión, ya que conocen el coste base y pueden calcular el posible exceso.
- Flexibilidad: los clientes pueden ajustar sus patrones de uso para evitar cargos por exceso de consumo.
- Control de costes: este tipo de licencia puede ayudar a los clientes a controlar los costes de software ajustando el presupuesto para su uso.
- Sin interrupción del servicio: los usuarios no sufrirán interrupciones del servicio si superan sus límites, ya que simplemente pagarán por el uso adicional.
- Facilidad de entrada: las organizaciones pueden empezar con un plan básico más económico y ampliarlo según sea necesario.
Desventajas de las licencias de pago por exceso de uso
- Costes impredecibles: si los patrones de uso fluctúan significativamente, los clientes pueden enfrentarse a cargos adicionales inesperados.
- Complejidad: las licencias de pago por exceso de uso pueden ser más complejas de presupuestar, implementar y gestionar que otros modelos.
- Riesgo de consumo excesivo de recursos: sin una supervisión adecuada, las organizaciones pueden consumir inadvertidamente más recursos de los necesarios, lo que se traduce en mayores cargos por exceso de consumo y un aumento de los costes operativos.
- Dependencia de la elaboración de informes de uso precisos: cualquier discrepancia o retraso en la elaboración de informes puede tener como resultado costes inesperados o disputas.
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Licencias de dispositivos
En las licencias de dispositivos, el contrato de licencia de usuario final está vinculado a un dispositivo físico específico o a una configuración de hardware. Esto significa que el software solo se puede utilizar en ese dispositivo concreto o dentro de los límites de hardware especificados.
Por lo general, una misma licencia no se puede transferir a otro dispositivo ni ser utilizada por varios usuarios. Las licencias por dispositivo pueden establecer un límite en la flexibilidad de la implementación y el uso del software.
Las licencias de dispositivos se pueden encontrar en casos de uso específicos, como sistemas integrados (software integrado en dispositivos como impresoras, routers o controladores industriales), determinadas aplicaciones de usuario único y software con dependencia del hardware.
Ventajas de las licencias por dispositivo
- Simplicidad y facilidad de gestión: dado que las licencias están enlazadas a dispositivos específicos, es más fácil realizar el seguimiento y garantizar el cumplimiento.
- Previsibilidad de los costes: las organizaciones pueden predecir fácilmente los costes, ya que el número de licencias necesarias se corresponde con el número de dispositivos.
- Seguridad: Las licencias de dispositivos pueden ayudar a proteger contra el uso no autorizado de software y la piratería.
- Compatibilidad del hardware: garantiza que el software sea compatible con el hardware previsto.
- Estabilidad y coherencia: las licencias de dispositivos suelen incluir una opción de licencia perpetua, lo que significa que el software se puede utilizar en el dispositivo de forma indefinida. Esto proporciona un entorno de uso estable y coherente sin cuotas recurrentes.
Desventajas de las licencias por dispositivo
- Flexibilidad limitada: las licencias por dispositivo pueden establecer un límite en el uso, lo que limita la flexibilidad y puede aumentar los costes.
- Dependencia del hardware: si el dispositivo se pierde o se daña, es posible que el software quede inutilizable. Además, la actualización del hardware puede requerir la compra de nuevas licencias de software.
- Infrautilización: si un dispositivo con licencia se infrautiliza, es posible que la licencia no se aproveche al máximo, lo que da lugar a ineficiencias.
- Dificultades del teletrabajo o fuera de la oficina: si los empleados necesitan acceder al software desde diferentes ubicaciones, las licencias de los dispositivos pueden suponer un obstáculo.
Licencias concurrentes
La licencia concurrente es un modelo de licencia de software que permite que un número específico de usuarios acceda al software al mismo tiempo, en lugar de asignar licencias a usuarios individuales. Esto resulta especialmente útil en entornos en los que no todos los usuarios necesitan utilizar el software simultáneamente.
Por ejemplo, una empresa en la que el personal trabaja por turnos podría adquirir un número específico de licencias para un software de diseño, sabiendo que no todos sus diseñadores accederán al software al mismo tiempo.
Una licencia concurrente también se denomina a veces licencia flotante.
Ventajas de las licencias concurrentes
- Rentabilidad: las licencias concurrentes pueden resultar rentables para las organizaciones en las que no todos los usuarios acceden al software al mismo tiempo.
- Flexibilidad: este modelo es ideal para organizaciones con usuarios en diferentes zonas horarias o con horarios de trabajo variables, ya que las licencias se asignan en función del uso real y no del número de usuarios.
- Uso optimizado de los recursos: las organizaciones pueden asegurarse de que las licencias no se infrautilicen. Cuando un usuario termina de utilizar el software, la licencia puede ponerse automáticamente a disposición de otro usuario.
- Escalabilidad: las licencias se pueden añadir o reducir según sea necesario.
- Facilidad de gestión: la gestión de licencias se simplifica, ya que no es necesario asignar una licencia a cada usuario individual.
Desventajas de las licencias concurrentes
- Conflicto de licencias: existe el riesgo de que no haya suficientes licencias disponibles cuando se necesiten, lo que provocaría retrasos o tiempo de inactividad.
- Complejidad en la supervisión del uso: Es posible que las organizaciones tengan que supervisar de cerca el uso de las licencias para asegurarse de que disponen de suficientes para satisfacer la demanda sin gastar de más en licencias innecesarias.
- Posible uso excesivo: si no se gestiona adecuadamente, las licencias concurrentes pueden dar lugar a un uso excesivo, en el que demasiados usuarios intentan acceder al software al mismo tiempo.
- Costes iniciales más elevados: el coste inicial de configurar y adquirir las licencias necesarias puede ser más elevado que en otros modelos de licencia, especialmente si resulta difícil predecir con precisión los patrones de uso.
- Dependencia del servidor de licencias: las licencias concurrentes suelen requerir un servidor de licencias centralizado para gestionar la distribución de las licencias.
Elegir la licencia de software adecuada para su empresa
Al realizar la selección de una licencia de software, es importante evaluar varios factores clave para garantizar que la licencia se ajuste a las necesidades, el presupuesto y las metas a largo plazo de su organización.
Estos son los factores más importantes que debe tener en cuenta al evaluar los diferentes tipos de licencias de software:
Coste
- Evalúe el coste inicial de la licencia, incluyendo si se trata de un pago único (licencia perpetua) o recurrente (basada en suscripción, basada en el uso, etc.).
- Calcule el coste total de propiedad (TCO). Incluya cualquier gasto continuo, como cuotas de mantenimiento, costes de soporte, costes de actualización o cuotas por exceso de uso.
- Tenga en cuenta cómo los costes se acumularán con el tiempo. Por ejemplo, un modelo de suscripción puede tener unos costes iniciales más bajos, pero a largo plazo podría resultar más caro.
Derechos de uso
- Averigüe si existen límites en los derechos de uso. Algunas licencias pueden restringir el uso a determinados entornos (por ejemplo, en las instalaciones frente a la nube).
- Considere lo fácil que es ampliar o reducir la licencia en función de sus necesidades, añadir o eliminar usuarios, o transferir la licencia a diferentes dispositivos o usuarios.
- Determine si ciertas funciones requieren licencias o tarifas adicionales.
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Soporte técnico y mantenimiento
- Evalúe el nivel de soporte proporcionado bajo la licencia. ¿Incluye soporte 24/7 o es limitado? ¿Cuáles son los tiempos de respuesta y los canales de soporte disponibles (por ejemplo, teléfono, correo electrónico, chat)?
- Compruebe si la licencia incluye actualizaciones y mejoras periódicas.
- Asegúrese de que la licencia cubra correcciones de errores críticos y parches de seguridad.
Cumplimiento normativo
- Asegúrese de comprender y poder cumplir con los términos de la licencia para evitar problemas legales.
- Considere si la licencia y el software cumplen con las normativas específicas del sector (por ejemplo, el RGPD o la HIPAA) pertinentes para su organización.
Escalabilidad y flexibilidad
- Considere si la licencia puede adaptarse al crecimiento de su organización. ¿Permite añadir usuarios adicionales, aumentar el volumen de datos o ampliar la funcionalidad a medida que crecen sus necesidades?
- Evalúe la adaptabilidad de la licencia a los cambios en la estructura de su organización.
Compatibilidad
- Asegúrese de que el software sea compatible con su infraestructura de TI existente, incluyendo hardware, sistemas operativos y otras herramientas de software.
- Considere en qué medida el software se integra con sus sistemas y flujos de trabajo actuales.
Proveedor
- Investigue el historial y la estabilidad financiera del proveedor de software. Un proveedor estable tiene más probabilidades de proporcionar un soporte técnico y actualizaciones fiables a largo plazo.
- Busque testimonios de usuarios, reseñas y casos prácticos para evaluar las experiencias de otros usuarios.
Simplicidad
- Tenga en cuenta la interfaz de usuario del software y su facilidad de uso. Un software difícil de usar puede reducir la productividad y aumentar los costes de formación.
- Evalúe la disponibilidad de recursos de formación, como documentación, tutoriales y soporte al cliente, para que su equipo pueda utilizar el software de forma eficaz.
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Longevidad
- Considere si el software y el modelo de licencia satisfarán sus necesidades a largo plazo. Evalúe la hoja de ruta del proveedor y la frecuencia con la que se actualiza el software para asegurarse de que no quede obsoleto.
- Analice el potencial del software para adoptar tecnologías futuras o evolucionar con las tendencias del sector, lo que puede ayudar a mantener la competitividad de su organización.
Personalización y control
- Considere si el software permite personalizarlo para adaptarlo a sus necesidades específicas. Algunas licencias pueden restringir el alcance de las modificaciones o configuraciones que puede realizar en el software.
- Además, averigüe quién controla los datos. En los modelos basados en la nube o de suscripción, es esencial saber cómo se almacenan los datos, quién es su propietario y cómo se puede acceder a ellos o migrarlos si cambia de proveedor.
Para la selección de la licencia de software adecuada, es necesario equilibrar el coste, los derechos de uso y el soporte con las necesidades y las metas de su organización. Si evalúa cuidadosamente estos factores, podrá elegir un contrato de licencia de software que no solo satisfaga sus necesidades actuales, sino que también posicione a su organización para el crecimiento y la adaptabilidad futuros.
A continuación, le ofrecemos una tabla comparativa de los principales tipos de licencias de software para ayudarle a analizarlas más rápidamente:
| Tipo de licencia | Coste | Derechos de usuario | Facilidad de uso | Flexibilidad | Soporte | Lo mejor para |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Alto coste inicial | Uso ilimitado de la versión adquirida. | Fácil de ajustar | Limitada | Puede requerir contratos de mantenimiento independientes. | Uso a largo plazo con necesidades estables | |
| Recurrente, menor coste inicial | Acceso continuo, a menudo incluye actualizaciones. | Sencillo | Alto | Incluye soporte y actualizaciones. | Empresas que necesitan software actualizado | |
| Coste variable en función del uso | Pago por uso; a menudo vinculado a métricas específicas. | Requiere supervisión. | Alto | Soporte básico | Patrones de uso fluctuantes | |
| Coste base + tarifas por excedentes | Derechos de uso fijos; pague más por el exceso. | Fácil hasta que se producen excesos | Moderado | Soporte básico | Uso mayoritariamente estable y picos ocasionales. | |
| Por dispositivo, coste estable | Vinculadas a dispositivos específicos | Sencillo | Bajo | Soporte básico | Entornos con estaciones de trabajo fijas | |
| Coste medio-alto, uso compartido | Licencias de uso compartido entre varios usuarios | Requiere supervisión. | Alto | Soporte compartido | Equipos con necesidades de uso superpuestas |
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Cómo realizar el seguimiento y gestionar las licencias de software
A medida que las organizaciones crecen y sus operaciones se expanden, el uso de aplicaciones de software aumenta exponencialmente. Con el aumento del uso, gestionar las licencias de software de manera eficiente y mantener los costes optimizados puede ser un verdadero quebradero de cabeza.
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Categorización y seguimiento granulares
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