Los procesos empresariales que funcionaban cuando tenía menos miembros en su equipo o antes de alcanzar su tamaño actual pueden haber quedado obsoletos, ineficientes e ineficaces.
La gestión de procesos empresariales (BPM) le ayuda a analizar y optimizar sus procesos actuales mediante prácticas probadas de mejora de procesos. Esto podría significar mejoras en los procesos empresariales, como la automatización del trabajo repetitivo, la eliminación de cuellos de botella, la corrección de procesos ineficientes o el restablecimiento de metas en torno a los resultados empresariales.
Veamos algunos ejemplos de gestión de procesos empresariales y buenas prácticas que mejoran la eficiencia y el ahorro de costes y ayudan en la transformación digital.
¿Qué es la gestión de procesos empresariales?
La gestión de procesos empresariales, o BPM, es un enfoque en el que las organizaciones evalúan, modelan y rediseñan sus procesos empresariales para impulsar la máxima eficiencia y el crecimiento de los ingresos
Un proceso empresarial es una serie de tareas o actividades que realiza su empresa mediante la coordinación de personas, sistemas e información para producir resultados empresariales que respalden su estrategia empresarial o alcancen metas específicas.
BPM alinea las inversiones en TI de la empresa con la estrategia empresarial y ayuda a estandarizar las operaciones, mejorar la agilidad, aumentar la eficiencia del flujo de trabajo y mejorar el cumplimiento normativo.
¿En qué se diferencia la gestión de procesos empresariales de los procesos empresariales?
Un proceso empresarial implica diferentes tareas, actividades y flujos de trabajo que permiten a las organizaciones alcanzar sus metas. Impulsa las actividades diarias de una empresa, incluyendo el soporte al cliente, la fabricación, las compras, la gestión financiera, etc.
La gestión de procesos empresariales optimiza estos procesos para hacerlos más eficientes. Ayuda a gestionar tanto el aspecto estratégico como el operativo de los procesos de su empresa.
Comprender la gestión de procesos empresariales en detalle
¿En qué se diferencia la gestión de procesos empresariales de la gestión de proyectos y tareas?
La gestión de tareas se centra en organizar, asignar, priorizar y realizar un seguimiento de las tareas y actividades para garantizar que se completan a tiempo. Se supervisan las tareas diarias que contribuyen a proyectos o procesos más amplios.
La gestión de proyectos supervisa todas las actividades de un proyecto desde el inicio hasta el final. Esto incluye definir el alcance del proyecto, asignar tareas, crear calendarios, realizar el seguimiento del progreso y asignar recursos.
Más información: Gestión de proyectos frente a gestión de tareas
BPM optimiza diferentes procesos y operaciones empresariales para ayudar a las organizaciones a alcanzar objetivos más amplios, como la gestión de las relaciones con los clientes, las compras, la incorporación de empleados, la gestión de la cadena de suministro y el cumplimiento de pedidos.
| Panorámica | Gestión de tareas | Gestión de proyectos | Gestión de procesos empresariales BPM |
| ¿Qué es? | Implica la finalización de tareas autónomas e individuales | Implica eventos que tienen una fecha de inicio y una fecha de finalización | Se ocupa de las estrategias en curso y los procesos existentes |
| Se centra en | Gestión de la carga de trabajo de su equipo | Supervisa eventos singulares según sea necesario | Maximiza la eficiencia de los procesos empresariales cotidianos |
| Meta | Gestión de equipos | Transparencia | Eficiencia |
Ventajas de la gestión de procesos empresariales:
- Mayor eficiencia: La optimización de los procesos minimiza los costes operativos, mejora la productividad de los empleados y elimina redundancias para ahorrar tiempo y esfuerzo
- Mejor toma de decisiones: El software de gestión de procesos empresariales proporciona a las partes interesadas información valiosa sobre la eficiencia operativa de procesos empresariales concretos. Les ayuda a optimizar los procesos en toda la empresa mediante la reingeniería de los procesos empresariales con análisis y elaboración de informes para tomar decisiones informadas
- Mayor agilidad: un proceso adaptable y escalable puede soportar condiciones de marketing cambiantes, demandas fluctuantes de los clientes y la competencia
- Mejor experiencia del cliente: Ofrezca valor a los clientes de forma constante mejorando el rendimiento de los procesos y automatizando los flujos de trabajo de todos los departamentos
- Mejor cumplimiento: Realice auditorías periódicas de los procesos para comprobar el cumplimiento normativo. Alinear los procesos empresariales con los estándares de cumplimiento del sector y las políticas internas ayuda a mitigar los riesgos, mantener la seguridad y evitar sanciones
- Reducción de costes: Una herramienta de gestión de procesos empresariales le ayuda a automatizar tareas repetitivas e identificar procesos que pueden mejorarse, reduciendo el desperdicio y optimizando los procesos empresariales para ahorrar costes de mano de obra y materiales
Tipos de gestión de procesos empresariales
1. BPM centrado en las personas
El BPM centrado en las personas gira en torno a la participación humana, normalmente en tareas que requieren aprobaciones.
Un ejemplo de ello sería la revisión de datos y la creación de documentos como informes, propuestas y acuerdos con proveedores.
Puede utilizar BPM para automatizar funciones de soporte, como la asignación de tareas y las notificaciones a las partes interesadas.
2. BPM centrado en la integración
Este tipo de gestión de procesos empresariales no requiere mucha intervención humana para la mejora continua.
Los procesos empresariales centrados en la integración dependen de API y sistemas que integran datos de diferentes aplicaciones, como la gestión de relaciones con los clientes (CRM) o la gestión de proyectos.
3. BPM centrado en documentos
Este tipo de BPM se centra en documentos específicos, como propuestas o contratos.
Centraliza y estandariza todos los procesos, desde la creación de documentos hasta su aprobación y archivo.
Por ejemplo, cuando una empresa compra un producto, el contrato tiene que pasar por diferentes departamentos y varias rondas de aprobación para llegar a un acuerdo entre el cliente y el proveedor.
Diez ejemplos de gestión de procesos empresariales
Veamos algunos ejemplos de gestión de procesos empresariales con los que se puede identificar antes de ponerlos en práctica.
1. Incorporación de clientes
A continuación, se explica cómo puede implementar el ciclo de vida del BPM para optimizar los flujos de trabajo en el proceso de incorporación de clientes.
Ejemplo: Un banco desea optimizar su proceso de incorporación de clientes para aumentar la eficiencia, minimizar los errores y mejorar la experiencia general del cliente.
Comience por crear un mapa de procesos de los diferentes pasos que implica la incorporación. Esto incluye la solicitud de cuenta, la verificación de identidad y la configuración de la cuenta.
A continuación, considere qué procesos puede automatizar utilizando tecnologías BPM.
Por ejemplo, las solicitudes de cuentas en línea pueden integrarse con los sistemas CRM bancarios para capturar la información del cliente e iniciar automáticamente el proceso de verificación de identidad.
Un sistema centralizado de gestión de procesos empresariales puede almacenar digitalmente los documentos de los clientes, facilitando su acceso y reduciendo el papeleo. El BPM estandariza estos procesos y garantiza una transferencia fluida entre los diferentes departamentos implicados en el proceso de incorporación.
Resultado: Incorporación más rápida de los clientes que también cumple con las normativas necesarias.
Más información: Aquí están nuestras 10 plantillas de flujo de trabajo favoritas para prácticamente cualquier equipo y proceso
2. Incorporación de empleados
Incorporación de empleados El BPM le ayuda a incorporar a sus nuevos empleados de manera eficiente. El BPM agiliza todo, desde el papeleo hasta la integración en su organización.
Configure desencadenantes y asigne tareas mediante herramientas de automatización del flujo de trabajo o una plataforma BPM para garantizar traspasos fluidos entre departamentos.
Por ejemplo, una vez que RR. HH. recibe los formularios y la documentación completados por un empleado, el sistema asigna automáticamente tareas al departamento de TI para ayudar a configurar el ordenador y el acceso al sistema del empleado.
Resultado: Incorporación más rápida con un mínimo esfuerzo manual, mejorando los procesos de incorporación de RR. HH.
3. Gestión del cumplimiento normativo
Puede estandarizar los procesos relacionados con el cumplimiento normativo en toda su organización para garantizar el cumplimiento de las normativas del sector y las políticas internas.
Las herramientas de automatización de procesos le ayudan a correlacionar las actividades de cumplimiento y automatizar las comprobaciones de cumplimiento, los flujos de trabajo de aprobación y la validación de datos.
Ejemplo: Una empresa farmacéutica debe cumplir con las normativas sanitarias y gubernamentales relativas a la producción y distribución de fármacos y medicamentos.
En este caso, cada vez que se publica una nueva normativa, el software BPM desencadena inmediatamente un proceso de evaluación para valorar los procesos de cumplimiento normativo actuales de la empresa. El sistema asigna automáticamente diferentes tareas a los departamentos relevantes implicados en el proceso de gestión del cumplimiento normativo.
Una vez completada la evaluación, los resultados se consolidan en un informe y se crea un flujo de trabajo para implementar los cambios necesarios, revisarlos y aprobarlos.
Esto le permite obtener una panorámica completa de sus procesos de cumplimiento para garantizar que se siga cada paso. El sistema envía alertas cada vez que una tarea está vencida o cuando existe una brecha de cumplimiento. También mantiene un registro de auditoría para realizar un seguimiento de todas las tareas y actividades relacionadas con el cumplimiento.
Resultado: Su empresa cumple con la normativa con menos esfuerzo.
Más información: Los 10 mejores programas de documentación de procesos empresariales
4. Gestión del ciclo de vida del producto
La gestión de procesos empresariales le ayuda a gestionar de forma sistemática todo el proceso, desde la concepción hasta el diseño, pasando por el desarrollo y la distribución de un producto.
Ejemplo: Una empresa de software está desarrollando un nuevo software CRM para pequeñas y medianas empresas.
Implemente BPM para optimizar el proceso de recopilación y gestión de información importante, como los requisitos de los usuarios y las especificaciones de los productos. Esto permite a los gestores de productos y a los desarrolladores acceder fácilmente a información crítica durante el desarrollo del producto.
Las herramientas de BPM también pueden ayudarle a coordinar el proceso de implementación y gestionar la comunicación con los clientes y el soporte técnico.
Resultado: Reduce el tiempo de comercialización de las versiones de software y garantiza que el producto se adapte mejor a las necesidades y expectativas de los clientes.
5. Gestión de proyectos
El BPM se puede utilizar para optimizar los procesos desde el inicio hasta la finalización de un proyecto.
Ejemplo: Una agencia de marketing que ha implementado BPM para mejorar la gestión de proyectos.
El BPM puede ayudar a estandarizar la planificación de campañas y la comunicación con los clientes, automatizar la asignación de tareas, gestionar los datos con la documentación pertinente y asignar los recursos de forma eficaz. También puede ofrecer a las partes interesadas una vista de 360 grados del progreso de las diferentes actividades de lanzamiento de una campaña.
Resultado: Flujos de trabajo de proyectos optimizados, mayor colaboración y mejora de la calidad de los resultados de los proyectos.
6. Gestión de contratos
La automatización de procesos en la gestión de contratos permite a los equipos crear y gestionar contratos más rápidamente,
Ejemplo: Un bufete de abogados utiliza la automatización de procesos empresariales para generar y gestionar contratos. A continuación, estos contratos se envían a través de un flujo de trabajo de aprobación con varios aprobadores. Cuando un aprobador firma un documento, este se envía automáticamente al aprobador designado en la siguiente fase hasta que es aprobado por todas las partes interesadas pertinentes.
Dado que los contratos tienen una duración determinada, puede configurar recordatorios automáticos para enviar notificaciones de renovación a todas las personas incluidas en el contrato.
Resultado: Tramitación y renovación más rápidas de los contratos.
7. Gestión de riesgos
Uno de los mejores ejemplos de gestión de procesos empresariales es el BPM, que evalúa los procesos de evaluación de riesgos.
Ejemplo: Una institución financiera implementa un software de automatización de procesos para gestionar los riesgos asociados a la aprobación de préstamos.
El sistema agiliza el proceso de aprobación de préstamos mediante el análisis de los datos de los clientes, sus puntuaciones de crédito y su historial financiero para determinar si el prestatario supone un riesgo de crédito. Si el análisis muestra que el cliente es de alto riesgo, la solicitud se envía a otro equipo para su revisión.
Las aplicaciones de bajo riesgo se procesan inmediatamente sin demoras. Esto ayuda a la institución financiera a desembolsar préstamos sin poner en riesgo sus activos.
Resultado: Reduce los errores y ayuda a mitigar los riesgos.
8. Adquisición y aprovisionamiento
La gestión de procesos empresariales en la adquisición y el aprovisionamiento agiliza la selección de proveedores, la entrega de mercancías y el procesamiento de facturas.
Ejemplo: La gestión de procesos empresariales ayuda a una empresa de fabricación a automatizar la creación de solicitudes de compra.
Cuando el inventario de un producto concreto alcanza un umbral predefinido, el software BPM desencadena inmediatamente una solicitud de compra. La solicitud pasa por un flujo de trabajo de aprobación y se evalúa en función del presupuesto, la disponibilidad del elemento y los factores de cualificación del proveedor.
Una vez que la solicitud recibe la aprobación final, se crea una orden de compra y se envía electrónicamente al proveedor. A continuación, el sistema BPM realiza el seguimiento del estado de la orden de compra y gestiona las comunicaciones hasta que se repone el producto en cuestión.
Resultado: Proceso de adquisición eficiente y conforme a la normativa.
9. Gestión de proveedores
Puede crear procesos para automatizar la incorporación de proveedores y la gestión de contratos.
Ejemplo: Un fabricante de piezas de automóviles desea mejorar la gestión de proveedores.
Se necesita tecnología BPM de aprendizaje automático para recopilar y evaluar la información de los proveedores. El algoritmo valora a cada proveedor en función de factores como el cumplimiento, las cualificaciones y el historial de rendimiento.
A continuación, estas valoraciones se consolidan en informes y se envían a las partes interesadas pertinentes, que pueden decidir con qué proveedor continuar.
Una vez seleccionado el proveedor, los sistemas BPM también se pueden utilizar para gestionar contratos, renovaciones y cumplimientos. De esta forma, se pueden automatizar tareas manuales como la selección de proveedores y obtener visibilidad sobre el estado de las relaciones con los proveedores, los contratos, el cumplimiento y los pagos.
Resultado: Mejora de las relaciones con los proveedores.
10. Logística
La gestión de procesos empresariales en logística puede optimizar la gestión de almacenes y el transporte.
Ejemplo: Una empresa de transporte internacional utiliza herramientas de BPM para mejorar la eficiencia de sus operaciones logísticas.
Cada vez que un cliente realiza un pedido, el sistema BPM desencadena inmediatamente una solicitud de envío. A continuación, la solicitud se asigna al transportista más adecuado en función de factores como los cronogramas de entrega, las rutas de envío, los costes y la disponibilidad de vehículos.
Cuando el pedido está en camino, el sistema realiza un seguimiento de la ubicación del envío y envía actualizaciones del estado al cliente para que sepa dónde se encuentra su pedido y cuándo se espera que se entregue.
Si hay algún obstáculo, el transportista recibe inmediatamente una notificación, lo que le permite tomar medidas correctivas de inmediato.
Resultado: Mejora de los plazos de entrega y aumento de la satisfacción de los clientes.
Buenas prácticas en la gestión de procesos empresariales
El software de gestión de proyectos ClickUp cuenta con numerosas funciones versátiles que le ayudarán a crear sus flujos de trabajo y a desarrollar un sistema de gestión de procesos empresariales que se adapte a sus necesidades.
Veamos algunos ejemplos de gestión de procesos empresariales con ClickUp. La plataforma puede ayudarte a mejorar tu BPM con flujos de trabajo automatizados, colaboración en equipo, informes en tiempo real, plantillas de mapeo de procesos, un asistente de IA integrado y formularios de recopilación de comentarios.
1. Diseño
La mejor manera de diseñar una estrategia de BPM para su organización dependerá de sus procesos y de las metas estratégicas de su organización.
Un análisis DAFO le ayudará a comprender qué es lo que hay que cambiar en los procesos empresariales existentes, identificar posibles cuellos de botella y las nuevas mejoras que hay que introducir en los procesos.
Además, recabe opiniones de las partes interesadas sobre las operaciones diarias y los nuevos procesos empresariales que planea implementar.
Las capacidades colaborativas de Docs, que incluyen edición en tiempo real, adición de comentarios y asignación de tareas, así como un formato enriquecido, facilitan la participación de las partes interesadas y los miembros de su equipo en las discusiones sobre la gestión de procesos empresariales.
Puede utilizar Docs para crear POE, que son un repositorio centralizado de toda la información relacionada con los procesos para los empleados actuales y futuros.
2. Modelado
Utilice mapas de procesos en la fase de modelado para visualizar los procesos empresariales propuestos, incluyendo una panorámica de las diversas tareas, actividades, flujos y eventos que contribuirán al proceso en el que está trabajando.
Cree modelos de procesos utilizando una herramienta BPM o un software de gestión del flujo de trabajo para analizar el flujo de actividades, los puntos de decisión y las dependencias. Esto desglosa los procesos complejos y los pasos implicados en la automatización de procesos, añadiendo valor y eliminando actividades ineficientes.
Aquí, la plantilla de mapeo de procesos de ClickUp le ayuda a evaluar los procesos que necesitan mejorar, recopilar información sobre los cuellos de botella y visualizar los procesos de principio a fin.
La plantilla proporciona todas las herramientas que necesita para:
- Evalúa cómo se podrían mejorar los procesos
- Obtenga información sobre los cuellos de botella o los puntos débiles de su sistema
- Visualice los procesos de forma rápida y sencilla de principio a fin
A los analistas de negocios y gestores de proyectos les encanta utilizar esta plantilla, ya que simplifica procesos complejos en diagramas fáciles de seguir y muestra las relaciones entre los diferentes pasos de un proceso.
3. Ejecución
Esta fase tiene como objetivo incorporar la automatización para reducir las tareas repetitivas y los errores manuales.
Las automatizaciones de ClickUp son compatibles con la gestión de procesos empresariales, ya que automatizan la creación, la asignación y la actualización del estado de las tareas. Pueden cambiar automáticamente el estado de las tareas a medida que avanzan por las diferentes fases del flujo de trabajo de BPM.
Puede configurar la automatización para actualizar el estado de una tarea de «En curso» a «Completada» cuando se hayan completado todas las acciones necesarias.
Las integraciones de ClickUp con más de 1000 aplicaciones garantizan un flujo de datos sin errores entre el software BPM y su pila tecnológica.
4. Supervisión
Es importante supervisar regularmente el rendimiento de los procesos de su empresa para identificar cuellos de botella y tomar medidas correctivas en tiempo real. Esto puede ayudar a garantizar que los procesos no se desvíen de los resultados esperados.
Para supervisar el rendimiento de los procesos de su empresa, identificar cuellos de botella y tomar medidas correctivas, necesita paneles en tiempo real que visualicen el progreso de las diferentes tareas.
Los paneles de ClickUp te ayudan a hacerlo con datos en tiempo real sobre tu modelo de procesos empresariales y su rendimiento. Obtén una vista general y detallada de tus operaciones y procesos.
Recuerde definir métricas clave e indicadores de rendimiento para realizar un seguimiento de la eficiencia operativa de las mejoras de los procesos empresariales. Puede realizar un seguimiento de métricas como el rendimiento, el coste por proceso, el NPS y las métricas de cumplimiento para ayudarle a realizar un seguimiento del rendimiento de los procesos empresariales.
5. Optimización
Organice reuniones periódicas con las partes interesadas y los miembros del equipo para informar a todos sobre el estado de los diferentes procesos del flujo de trabajo. Puede revisar los datos de rendimiento y obtener comentarios de las partes interesadas para mejorar su flujo de trabajo de BPM. Esto ayuda a mejorar los procesos.
La vista Formulario de ClickUp recopila los comentarios de todos los usuarios en un formato estandarizado para ayudarte a optimizar los procesos empresariales, especialmente en tareas que requieren una mejora continua, como el soporte al cliente y el desarrollo de productos.
Consejo profesional💡: Solicite ayuda a ClickUp Brain para analizar los comentarios recibidos y crear elementos de acción.
Siga realizando cambios iterativos en su BPM en función de las necesidades cambiantes de la organización, los comentarios de las partes interesadas y los clientes, y el análisis de datos para garantizar su eficacia.
Gestión de procesos empresariales: tendencias futuras
Plataformas con poco o ningún código
Tanto si es analista de empresas como gestor de proyectos, las herramientas de bajo código y sin código para la gestión de procesos empresariales le permiten diseñar la automatización de procesos sin depender de su equipo técnico, acelerar los ciclos de desarrollo y responder más rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado.
IA y ML
Cuando se integra en BPM, la inteligencia artificial automatiza tareas como la creación de documentación y flujos de trabajo de procesos. El aprendizaje automático analiza grandes conjuntos de datos para proporcionar información que permita optimizar los procesos nuevos y existentes.
Enfoque centrado en el cliente
El BPM centrado en el cliente mantiene las necesidades del cliente en el centro y se centra en mejorar la experiencia del cliente. Procesos como el mapeo del recorrido del cliente, las encuestas a los clientes, la recopilación de comentarios y la personalización seguirán siendo vitales para implementar procesos empresariales eficaces.
Lea también: Plantillas para la mejora de procesos*
La importancia y las implicaciones de la BPM para la empresa moderna
Los ejemplos de BPM mencionados anteriormente muestran cómo va más allá de la mejora del rendimiento de los procesos y hace que su empresa sea ágil y capaz de responder a las condiciones del mercado y a las expectativas de los clientes.
Independientemente de dónde planee implementar la automatización de procesos empresariales (equipo de ventas, gestión de proveedores, incorporación de clientes o logística), tendrá un impacto sustancial en su empresa, su éxito y su competitividad.
ClickUp es un software de gestión de procesos empresariales fácil de usar para principiantes que le ayuda a crear procesos empresariales complejos de forma rápida y sencilla.
Si eres nuevo en una plataforma BPM, te recomendamos que te registres en ClickUp gratis y lo pruebes.
Preguntas frecuentes (FAQ)
1. ¿Cuáles son algunos ejemplos de gestión de procesos empresariales?
La gestión de procesos empresariales abarca diferentes sectores y departamentos. Estos son algunos de los ejemplos más populares de BPM:
El BPM puede agilizar la incorporación de clientes para los bancos, automatizar el procesamiento de pedidos, la facturación y la gestión de inventarios para las empresas de comercio electrónico, y automatizar procesos como la captura y validación de la información de los empleados durante su incorporación.