Todos queremos mantener organizados nuestros datos informáticos, pero es complicado. La cosa se complica aún más cuando se trata de activos informáticos tangibles.
El seguimiento de los activos informáticos, como el hardware, el software, las licencias y otros recursos, puede suponer un reto debido a las frecuentes actualizaciones, los cambios de configuración y la necesidad constante de asegurarnos de que cumplimos los acuerdos de licencia.
Hoy mostramos las ventajas de una estrategia eficaz de gestión de activos de TI para mantener su inventario al día. Abordar la depreciación de activos, las complejidades de las licencias de software y el seguimiento del ciclo de vida de los dispositivos siempre ha sido un reto.
Pongámonos manos a la obra
¿Qué es la gestión de activos informáticos?
La Gestión de Activos de TI (ITAM) es el proceso estratégico de supervisión de todo el ciclo de vida de los activos tecnológicos de una organización, desde la adquisición hasta el despliegue y la utilización, pasando por el mantenimiento y la eliminación final.
La gestión de activos de TI implica tareas como
- Inventario de hardware, software y datos
- Seguimiento de licencias y contratos
- Optimizar el uso de los activos para evitar despilfarros
- Eliminación segura de los activos tras su vida útil
ITAM e ITSM (Gestión de Servicios de TI) están relacionados con los activos de TI y su gestión, por lo que a menudo se utilizan indistintamente. Sin embargo, sus enfoques y metas difieren significativamente. Considérelos como dos capítulos diferentes de un mismo libro.
Por ejemplo, ITAM funciona como el arquitecto y constructor de una casa, mientras que ITSM trabaja como el administrador de la propiedad o el equipo de mantenimiento.
ITAM se asegura de que se eligen, adquieren y construyen (despliegan) los materiales (activos) adecuados para una funcionalidad y rentabilidad óptimas. Por su parte, ITSM se encarga principalmente de mantener la casa (servicios) en buen estado orden de trabajo la calidad del servicio es un factor clave para mejorar la calidad de vida de los usuarios, resolver rápidamente los problemas operativos (resolución de incidencias) y mejorar la experiencia de los usuarios (calidad del servicio).
He aquí un sencillo desglose para ayudarle a entender los matices:
| Parámetro ITAM ITSM ITSM | |||
|---|---|---|---|
| Relación | ITAM da compatibilidad a ITSM proporcionando información precisa y actualizada sobre los activos disponibles. | ITSM depende de los datos de ITAM para ofrecer servicios eficientes y fiables. | ITSM necesita datos precisos sobre los activos de TI subyacentes de ITAM para tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos, actualizaciones de servicios y resolución de incidencias. |
| ITAM cubre todo el ciclo de vida de un activo, desde su adquisición y despliegue hasta su optimización, mantenimiento y eventual retirada. Con ITAM se tienen en cuenta los costes, los riesgos y el cumplimiento en cada fase. | ITSM se concentra principalmente en la prestación y compatibilidad continuas de los servicios, abarcando la gestión de incidencias, la resolución de problemas, la gestión de cambios y los acuerdos de nivel de servicio (SLA). | ||
| ITAM le ayuda a analizar la infraestructura de TI individual (hardware, software, datos) como entidades discretas. Hace un seguimiento de su ciclo de vida, centrándose en las implicaciones financieras, contractuales y operativas. | ITSM ve los activos de TI como componentes de los servicios prestados a los usuarios. ITSM se centra en la prestación operativa y la compatibilidad de esos servicios, garantizando la eficiencia, el tiempo de actividad y la satisfacción del usuario. | ||
| El objetivo de ITAM es minimizar el gasto en activos de TI maximizando su utilización, gestionando las licencias de software de forma eficaz y evitando la redundancia. | ITSM, por otro lado, se esfuerza por ofrecer servicios de TI de alta calidad a los usuarios minimizando el tiempo de inactividad, resolviendo problemas rápidamente y mejorando continuamente los procesos de prestación de servicios. | ||
| Métricas clave_ | ITAM le muestra el coste por activo, la tasa de cumplimiento de licencias, la tasa de utilización de activos y el retorno de la inversión (ROI). | ITSM revela el tiempo medio de reparación (MTTR), el tiempo medio de resolución (MTTR), el tiempo de actividad del servicio, la satisfacción del usuario y la tasa de resolución de incidencias. | |
| ITAM proporciona herramientas de descubrimiento de activos, CMDB (base de datos de gestión de la configuración), sistemas de gestión de contratos y herramientas de cumplimiento de licencias. | ITSM sólo ayuda con service desks, sistemas de tickets, herramientas de gestión de la configuración, monitorización y plataformas de análisis. |
Ventajas de la gestión de activos de TI
Vamos a mostrarle cómo la implementación de una Gestión de Activos de TI (ITAM) eficaz desbloquea innumerables beneficios para su equipo desde el punto de vista financiero y operativo:
1. Reducción de costes
ITAM le ayuda a priorizar las inversiones en función de la utilización de los activos y las necesidades de la empresa. Al optimizar la asignación de recursos, se asegura de que éstos se destinan a proyectos de gran valor.
Además, Software de gestión de activos informáticos ayuda a identificar y eliminar activos infrautilizados o redundantes. Como resultado, reduce las renovaciones de licencias y las compras de hardware innecesarias.
Y como tiene acceso a datos precisos sobre los activos, negociará mejores contratos de licencias de software y acuerdos de mantenimiento con los proveedores. Negociando conseguirá los mejores acuerdos y mejorará la rentabilidad y la eficacia operativa.
2. Mejora de la seguridad y el cumplimiento de las normativas
Un rol importante del software de gestión de activos de TI implica la creación de un inventario detallado de todos los activos de TI, incluyendo hardware, software y ubicaciones de almacenamiento de datos. De este modo, se identifican, siguen y protegen los datos confidenciales. También minimiza la vulnerabilidad y elimina el riesgo de incumplimiento, evitando costosas multas y repercusiones legales.
Además, la herramienta ITAM también influye en la gestión proactiva de contratos y renovaciones para evitar vulnerabilidades de seguridad e interrupciones del servicio. El seguimiento continuo ayuda a rastrear el acceso a los datos, el uso y las anomalías, lo que permite detectar rápidamente actividades sospechosas o intentos de acceso no autorizados.
3. Mayor eficiencia y productividad
Conocer la ubicación y el estado de todos los activos ayuda a los empleados a encontrar rápidamente lo que necesitan, lo que aumenta la productividad. La automatización de tareas que consumen mucho tiempo, como el seguimiento del inventario de todos los activos y las actualizaciones de software, liberará personal de TI para iniciativas más estratégicas.
ITAM mejora incluso su proceso de toma de decisiones. Utilice datos fiables y actualizados para tomar decisiones informadas sobre la gestión del ciclo de vida de los activos, las adquisiciones y la asignación de recursos.
Procesos ITAM
La gestión de activos de TI (ITAM) es un proceso continuo que garantiza el seguimiento, la optimización y la seguridad de todos los aspectos del ciclo de vida de los activos de su infraestructura de TI, desde el hardware y el software hasta los datos.
He aquí un desglose detallado paso a paso de un proceso ITAM estándar :
Paso 1: Solicitud
- El usuario presenta una solicitud: Un empleado necesita un nuevo portátil, una licencia de software o acceso a datos. Pendiente a través de un sistema de tickets, correo electrónico o en persona
- Validación de la solicitud: El departamento de TI revisa la solicitud, verificando su urgencia, legitimidad y adecuación al presupuesto y las políticas
- Aprobación/denegación: Aprueba o deniega la solicitud basándose en la validación. Si se aprueba, pasa a la fase de ejecución
Paso 2: Cumplimiento
- Identificación de activos: En función de la solicitud, el equipo de TI identifica el activo adecuado: un modelo específico de portátil, un tipo de licencia de software o un nivel de acceso a los datos
- Adquisición o suministro: A continuación, el equipo construye, compra, alquila o licencia el activo. El proceso puede incluir la comunicación con el proveedor, la activación de la licencia y la configuración del acceso a los datos
- Entrega e instalación: El equipo de TI instala el activo en el dispositivo o lugar de trabajo del usuario. Esto puede implicar la entrega física, la instalación de software o el ajuste de los permisos de acceso a los datos
Paso 3: Despliegue
- Configuración e incorporación: El equipo configura el activo según las necesidades del usuario, lo que incluye el ajuste de las aplicaciones, la migración de datos y los ajustes de seguridad
- Formación y compatibilidad del usuario: El usuario recibe formación sobre cómo utilizar el activo de forma eficaz y segura. También se proporciona compatibilidad continua para resolver cualquier problema
- Documentación y mantenimiento de registros: Documente y almacene todos los detalles de la implantación, incluidas las configuraciones, los materiales de formación y los recursos de compatibilidad, para futuras consultas
Paso 4: Supervisión
- Seguimiento del rendimiento de los activos: El equipo de TI supervisa el rendimiento de los activos, incluidos los índices de utilización, las actualizaciones de software y las vulnerabilidades de seguridad
- Comprobaciones de cumplimiento: Realizan inspecciones periódicas para garantizar el uso adecuado de las licencias, el cumplimiento de la seguridad de los datos y la adhesión a las políticas internas
- Mantenimiento proactivo: Basándose en los datos de supervisión, el equipo programa tareas de mantenimiento preventivo para optimizar el rendimiento de los activos y evitar tiempos de inactividad
Paso 5: Servicio
- Gestión de incidencias: El equipo de TI aborda los problemas o incidencias relacionados con el activo, como fallos de software, fallos de seguridad o problemas de acceso a los datos
- Soporte del centro de servicios: Los usuarios reciben compatibilidad continua para utilizar el activo a través de un centro de servicios u otros canales de soporte
- Comentarios y opiniones de los usuarios: El equipo recoge los comentarios de los usuarios sobre el rendimiento y la facilidad de uso del activo y los utiliza para mejorar los futuros procesos de ITAM
Paso 6: Retirada
- Evaluación del final de la vida útil: Cuando el activo llega al final de su vida útil, el equipo evalúa su condición, las consideraciones de seguridad de los datos y el impacto medioambiental
- Desmantelamiento: El equipo de TI desmantela el activo de forma segura, incluyendo el borrado de datos, la eliminación del hardware y la cancelación de la licencia
- Informes y análisis del desmantelamiento: Se documentan los detalles del desmantelamiento y se analiza el proceso para futuras mejoras
Todo el proceso no es ciencia espacial. Sin embargo, puede resultar difícil racionalizar todo el flujo de trabajo.
A continuación se exponen algunas buenas prácticas para construir un proceso y un flujo de trabajo concretos y eficaces de gestión de activos de TI.
Buenas prácticas de gestión de activos informáticos
Gestionar los activos de una empresa es algo más que llevar un seguimiento de los mismos. También implica reducir costes al tiempo que se incorporan capacidades de automatización y autoservicio en el proceso.
Siga estas prácticas para establecer un sistema eficaz de gestión de activos de TI en su organización:
1. Automatización de ITAM para mejorar la eficacia
Utilice herramientas de automatización para encontrar y hacer un seguimiento de todo el hardware, el software y los datos de su red. Del mismo modo, automatice los flujos de trabajo para el aprovisionamiento de nuevos activos, incluida la instalación de software, la configuración y la configuración del acceso de los usuarios.
Implemente sistemas automatizados de seguimiento para controlar el rendimiento de los activos, el uso de licencias y el cumplimiento de las normativas. Aproveche los datos en tiempo real para generar informes e identificar posibles problemas de forma proactiva.
A través de portales de autoservicio, también puede permitir a los usuarios solicitar activos y servicios de TI sencillos (como restablecimiento de contraseñas y descargas de software). Esto libera recursos informáticos para tareas de mayor nivel.
2. Importancia de la gestión de activos informáticos en tiempo real
Obtenga información inmediata sobre su entorno de TI a partir de datos en tiempo real. Identifique y aborde problemas potenciales como vulnerabilidades de seguridad, lagunas en el cumplimiento de licencias o activos infrautilizados antes de que se conviertan en problemas importantes.
Asegúrese de que sus usuarios pueden acceder a las últimas versiones de software y recibir compatibilidad técnica inmediata resolviendo los problemas a medida que surgen.
3. Mantenga bajos los costes de gestión de servicios de TI
Haga un seguimiento de los índices de utilización e identifique los activos infrautilizados. Considere la posibilidad de reutilizar, compartir o retirar activos innecesarios para reducir los costes de hardware y software.
Además, automatice la gestión de licencias para garantizar el cumplimiento y negociar modelos óptimos de licencias con los proveedores. Evite adquirir licencias innecesarias o superar los límites de uso.
La supervisión proactiva y el mantenimiento predictivo basados en datos en tiempo real le ayudan a identificar posibles fallos de hardware y a evitar costosos tiempos de inactividad y reparaciones.
4. Mejore los índices y tiempos de resolución
Desarrolle una completa base de conocimientos y proporcione a los usuarios herramientas de autoservicio para la resolución de problemas.
Ayudará a los usuarios a resolver problemas comunes de forma independiente, reduciendo la carga de trabajo de su equipo.
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Implementar
sistemas automatizados de venta de entradas
y flujos de trabajo para priorizar, asignar y hacer un seguimiento de la resolución de incidencias. Garantiza tiempos de respuesta más rápidos y mejores índices de resolución.
Supervise y analice las interacciones de compatibilidad de los usuarios en tiempo real. Identifica tendencias, cuellos de botella y áreas de mejora para perfeccione su
operaciones de servicio al cliente
.
5. Mantenimiento de la conformidad ITAM
Realice periódicamente comprobaciones automatizadas del cumplimiento de las licencias de software, las violaciones de la seguridad de los datos y la adhesión a las políticas internas.
Implemente un proceso estructurado de gestión de auditorías para realizar un seguimiento de los hallazgos de cumplimiento, las acciones correctivas y la documentación de auditoría.
La mejor práctica en este caso es educar a los usuarios sobre sus roles y responsabilidades en el mantenimiento de la conformidad. Organice sesiones internas para formarles sobre las buenas prácticas de seguridad y la normativa sobre privacidad de datos.
6. Conozca los patrones de autoservicio de los usuarios y gestione los niveles de servicio de los contratos
Utilice los datos de los portales de autoservicio para comprender qué activos y servicios de TI solicitan con frecuencia los usuarios. A continuación, priorice y mejore las opciones de autoservicio.
Supervise los niveles de servicio contractuales (SLA) haciendo un seguimiento del rendimiento de los servicios de TI prestados por proveedores externos. Asegúrese de que cumplen sus compromisos de SLA en cuanto a respuesta, resolución y disponibilidad del servicio. Si no es así, estreche el control sobre ellos.
Por último, mantenga abiertos los canales de comunicación con usuarios y proveedores. Aborde sus preocupaciones de forma proactiva y colabore para optimizar tanto las opciones de autoservicio como los servicios de TI contratados.
Desafíos potenciales de las prácticas ITAM
Aunque ITAM ofrece numerosas ventajas, también se enfrenta a retos. He aquí algunos posibles obstáculos:
Gestión distribuida
Aunque es una buena práctica inventariar todos los activos informáticos que adquiere la organización, mantener los datos organizados también supone un reto, especialmente cuando se trabaja con equipos dispersos.
Esta gestión distribuida con elementos dispersos dificulta la actualización de los datos en tiempo real. Incluso encontrar la información se convierte en un reto.
Los documentos de ClickUp ayudan a anotar y almacenar la información de los activos de TI de forma centralizada para evitar este tipo de situaciones. Puede compartir fácilmente el documento con su equipo, con permisos específicos basados en roles para saber quién puede verlo, editarlo o acceder a él.
Dificultades de automatización de ITAM
Implementar y mantener herramientas de automatización sofisticadas puede parecer demasiado costoso y complejo. Además, al integrar la automatización con los sistemas informáticos y las bases de datos existentes, las cosas pueden salir mal.
Además, la automatización también requiere costosas medidas de seguridad para evitar accesos no autorizados o filtraciones de datos. Además, en algún momento, depender por completo de la automatización para ser eficientes nos lleva a pasar por alto problemas con matices o las necesidades de los usuarios.
Flujos de trabajo ITAM complejos
ITAM implica flujos de trabajo complejos para recopilar, almacenar y actualizar datos de activos de TI con regularidad, lo que deja margen para dispositivos y software no gestionados o no contabilizados.
El uso de estos dispositivos puede permanecer invisible para el equipo de gestión de activos de TI, lo que genera riesgos de seguridad y problemas de cumplimiento.
Además, la actualización periódica de los datos es bastante compleja. Algunos usuarios pueden necesitar ayuda o dudar a la hora de proporcionar información precisa. O incluso resistirse al seguimiento por cuestiones de privacidad.
Ciertos activos, como los dispositivos móviles o los recursos basados en la nube, pueden ser difíciles de seguir y contabilizar eficazmente.
Aumento de los costes de gestión de servicios de TI
Sería de gran ayuda disponer de previsiones precisas de los costes de TI y del rendimiento de la inversión para las iniciativas de optimización y gestión de activos de software, pero a la larga resulta complejo. Los procesos existentes y los contratos con proveedores también podrían revisarse para reducir costes.
Identificar y reutilizar activos infrautilizados puede ser frustrante porque requerirá esfuerzo. Los activos no identificados u obsoletos suelen generar gastos inesperados, especialmente cuando surgen vulnerabilidades de seguridad o problemas de cumplimiento.
Dificultad para mantener el cumplimiento de la normativa
Mantenerse al día con las normativas sobre privacidad y seguridad de los datos, que cambian constantemente, puede resultar difícil.
Y mantener una documentación meticulosa y pistas de auditoría para el cumplimiento requiere tiempo y esfuerzo.
¿Y los posibles errores humanos? Los incumplimientos accidentales debidos a errores humanos o a la falta de concienciación acarrean multas y sanciones.
Cómo racionalizar la gestión de activos informáticos
Explore estos consejos para superar los obstáculos y garantizar una gestión eficiente de los activos informáticos
:
Abordar la automatización de forma escalonada
Empiece poco a poco. Implemente la automatización gradualmente centrándose en tareas repetitivas como una herramienta de gestión de activos o la gestión de licencias de software. Elija herramientas de automatización que sean intuitivas y fáciles de aprender y utilizar para el equipo de TI.
Garantice una integración perfecta con los sistemas existentes para evitar silos de datos y mantener la precisión.
Automatización de tareas rutinarias
pero manteniendo el control humano para las decisiones complejas y la detección de anomalías.
Fomentar la transparencia de los usuarios mediante la comunicación y la educación sobre los riesgos de seguridad y los procedimientos de (elaboración de) informes. Aproveche las herramientas para descubrir y actualizar automáticamente la información sobre activos en todos los sistemas y ubicaciones.
Proporciona a los usuarios portales seguros para autoactualizar la información de sus dispositivos y software. Considera soluciones de etiquetado físico o digital para realizar un seguimiento preciso de los dispositivos móviles y otros activos a mano.
Gestionar los costes de gestión de servicios de TI
Realice auditorías de costes periódicas. Analice sus patrones de gasto actuales e identifique áreas de optimización, como licencias de software infrautilizadas o hardware redundante.
Además, considere la posibilidad de desarrollar modelos de previsión sólidos utilizando análisis de datos para predecir los costes futuros de TI y el rendimiento de la inversión para posibles iniciativas de optimización.
Permanecer atentos a los cambios en el cumplimiento normativo
Suscríbase a las actualizaciones y asista a las conferencias o talleres pertinentes para mantenerse al día de la evolución de los requisitos de cumplimiento normativo. Utilice las soluciones de software adecuadas que automaticen las comprobaciones de cumplimiento, generen informes y agilicen los procesos de auditoría.
Realice evaluaciones de riesgos periódicas para detectar posibles lagunas y vulnerabilidades en el cumplimiento de la normativa, a fin de abordarlas antes de que se conviertan en problemas. Asóciese con expertos en seguridad y cumplimiento o solicite orientación y asistencia profesional a consultores expertos en seguridad y cumplimiento informático.
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Preguntas frecuentes
1. ¿Qué es la gestión de activos informáticos?
La gestión de activos informáticos es la supervisión estratégica de los activos tecnológicos de una organización, desde su adquisición hasta su retirada. Abarca el seguimiento, la optimización, la seguridad y la garantía de conformidad del hardware, el software y los datos.
**2. ¿Cuál es el alcance de la gestión de activos de TI?
La gestión de activos de TI abarca todo el recorrido tecnológico de una organización, desde la adquisición de activos de hardware y software hasta la optimización de su uso, garantizando la seguridad y el cumplimiento, y su eliminación responsable. Es un enfoque integral para maximizar el valor de las inversiones en TI a lo largo de su ciclo de vida.
**3. ¿Cuáles son los tres principales resultados de la gestión de activos de TI?
La gestión de activos de TI ofrece tres objetivos clave:
- Utilización eficiente de los recursos maximizando el uso de los activos y minimizando los residuos
- Mejora de la seguridad y el cumplimiento mediante la gestión de vulnerabilidades y la adhesión a la normativa
- Optimización de costes mediante el control de licencias, la reducción del mantenimiento y la gestión inteligente del ciclo de vida de los activos