Todos queremos mantener nuestros datos de TI organizados, pero es complicado. Y aún más complicado resulta gestionar activos de TI tangibles.
El seguimiento de los activos de TI, como el hardware, el software, las licencias y otros recursos, puede resultar complicado debido a las frecuentes actualizaciones, los cambios de configuración y la necesidad constante de asegurarnos de que cumplimos con los acuerdos de licencia.
Hoy le mostramos las ventajas de una estrategia eficaz de gestión de activos de TI para mantener su inventario actualizado. Abordar la depreciación de los activos, las complejidades de las licencias de software y el seguimiento del ciclo de vida de los dispositivos siempre ha sido un reto.
¡Empecemos!
¿Qué es la gestión de activos de TI?
La gestión de activos de TI (ITAM) es el proceso estratégico de supervisar todo el ciclo de vida de los activos tecnológicos de una organización, desde la adquisición hasta la implementación y la utilización, pasando por el mantenimiento, hasta su eliminación definitiva.
La gestión de activos de TI implica tareas como
- Inventario de hardware, software y datos
- Seguimiento de licencias y contratos
- Optimizar el uso de los activos para evitar el desperdicio
- Eliminación segura de los activos al final de su vida útil
ITAM e ITSM (gestión de servicios de TI) están relacionados con los activos de TI y su gestión, por lo que a menudo se utilizan indistintamente. Sin embargo, sus enfoques y metas difieren significativamente. Considérelos como dos capítulos diferentes del mismo libro.
Por ejemplo, ITAM desempeña la función de arquitecto y constructor de una casa, mientras que ITSM desempeña la función de administrador de la propiedad o del equipo de mantenimiento.
La gestión de activos de TI (ITAM) garantiza que se elijan, adquieran y construyan (implanten) los materiales (activos) adecuados para obtener una funcionalidad y una rentabilidad óptimas. Por otro lado, la gestión de servicios de TI (ITSM) se encarga principalmente de mantener la casa (los servicios) en buen estado de funcionamiento, abordar rápidamente los problemas operativos (resolver incidencias) y mejorar la experiencia del usuario (calidad del servicio).
Aquí tiene un sencillo desglose que le ayudará a comprender los matices:
| Parámetro | ITAM | ITSM |
| Relación | ITAM respalda ITSM al proporcionar información precisa y actualizada sobre los activos disponibles. ITSM se basa en los datos de ITAM para ofrecer servicios eficientes y fiables. | ITSM necesita datos precisos sobre los activos de TI subyacentes de ITAM para tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos, las actualizaciones de servicios y la resolución de incidencias. |
| Ámbito | La gestión de activos de TI (ITAM) abarca todo el ciclo de vida de un activo, desde su adquisición y despliegue hasta su optimización, mantenimiento y eventual retirada. Con la ITAM, se tienen en cuenta los costes, los riesgos y el cumplimiento normativo en cada fase. | La gestión de servicios de TI (ITSM) se centra principalmente en la prestación y el soporte continuos de servicios, lo que incluye la gestión de incidencias, la resolución de problemas, la gestión de cambios y los acuerdos de nivel de servicio (SLA). |
| Enfoque | ITAM le ayuda a analizar la infraestructura de TI individual (hardware, software, datos) como entidades discretas. Realiza un seguimiento de su ciclo de vida, centrándose en las implicaciones financieras, contractuales y operativas. | ITSM tiene una vista en la que considera los activos de TI como componentes de los servicios prestados a los usuarios. El enfoque de ITSM implica la prestación operativa y el Soporte de esos servicios, garantizando la eficiencia, el tiempo de actividad y la satisfacción del usuario. |
| Objetivos | El objetivo de ITAM es minimizar el gasto en activos de TI maximizando su utilización, gestionando eficazmente las licencias de software y evitando la redundancia. | Por otro lado, la gestión de servicios de TI (ITSM) se esfuerza por ofrecer servicios de TI de alta calidad a los usuarios minimizando el tiempo de inactividad, resolviendo los problemas rápidamente y mejorando continuamente los procesos de prestación de servicios. |
| Métricas clave | ITAM le muestra el coste por activo, la tasa de cumplimiento de licencias, la tasa de utilización de activos y el retorno de la inversión (ROI). | ITSM revela el tiempo medio de reparación (MTTR), el tiempo medio de resolución (MTTR), el tiempo de actividad del servicio, la satisfacción de los usuarios y la tasa de resolución de incidencias. |
| Herramientas | ITAM proporciona herramientas de detección de activos, CMDB (base de datos de gestión de configuraciones), sistemas de gestión de contratos y herramientas de cumplimiento de licencias. | ITSM solo ayuda con los servicios de asistencia técnica, los sistemas de tickets, las herramientas de gestión de la configuración, la supervisión y las plataformas de análisis. |
Ventajas de la gestión de activos de TI
Le mostraremos cómo la implementación de una gestión eficaz de los activos de TI (ITAM) aporta innumerables beneficios a su equipo, tanto a nivel financiero como operativo:
1. Reducción de costes
ITAM le ayuda a priorizar las inversiones en función de la utilización de los activos y las necesidades de la empresa. Al optimizar la asignación de recursos, se asegura de que estos se destinen a proyectos de alto valor.
Además, el software de gestión de activos de TI ayuda a identificar y eliminar los activos infrautilizados o redundantes. Como resultado, reduce las renovaciones de licencias y las compras de hardware innecesarias.
Y como tendrá acceso a datos precisos sobre los activos, podrá negociar mejores contratos para las licencias de software y los acuerdos de mantenimiento con los proveedores. La negociación le permitirá obtener las mejores ofertas, al tiempo que mejora la rentabilidad y la eficiencia operativa.
2. Mayor seguridad y cumplimiento normativo
Un rol importante del software de gestión de activos de TI consiste en crear un inventario detallado de todos los activos de TI, incluidos el hardware, el software y las ubicaciones de almacenamiento de datos. De este modo, podrá identificar, realizar el seguimiento y garantizar la seguridad de los datos confidenciales. También minimizará la vulnerabilidad y eliminará el riesgo de incumplimiento, evitando costosas multas y repercusiones legales.
Además, la herramienta ITAM también le ayuda a gestionar de forma proactiva los contratos y las renovaciones para evitar vulnerabilidades de seguridad e interrupciones del servicio. La supervisión continua ayuda al seguimiento del acceso a los datos, su uso y las anomalías, lo que permite proporcionar una indicación rápida sobre actividades sospechosas o intentos de acceso no autorizados.
3. Mayor eficiencia y productividad
Conocer la ubicación y el estado de todos los activos ayuda a los empleados a encontrar rápidamente lo que necesitan, lo que aumenta la productividad. La automatización de tareas que requieren mucho tiempo, como el seguimiento del inventario de todos los activos y las actualizaciones de software, liberará al personal de TI para que pueda dedicarse a iniciativas más estratégicas.
ITAM incluso mejora su proceso de toma de decisiones. Utilice datos fiables y actualizados para tomar decisiones informadas sobre la gestión del ciclo de vida de los activos, las adquisiciones y la asignación de recursos.
Procesos de ITAM
La gestión de activos de TI (ITAM) es un proceso continuo que garantiza el seguimiento, la optimización y la seguridad de todos los aspectos del ciclo de vida de los activos de su infraestructura de TI, desde el hardware y el software hasta los datos.
A continuación, se ofrece un desglose detallado paso a paso de un proceso ITAM estándar:
Paso 1: Solicitar
- El usuario envía una solicitud: un empleado necesita un nuevo ordenador portátil, una licencia de software o acceso a datos. Hágalo a través de un sistema de tickets, correo electrónico o en persona.
- Validación de solicitudes: el departamento de TI revisa la solicitud, verificando su urgencia, legitimidad y alineación con el presupuesto y las políticas.
- Aprobación/denegación: apruebe o deniegue la solicitud basándose en la validación. Si se aprueba, pasa a la fase de cumplimiento.
Paso 2: Cumplimiento
- Identificación de activos: En función de la solicitud, el equipo de TI identifica el activo adecuado: un modelo específico de ordenador portátil, un tipo de licencia de software o un nivel de acceso a los datos.
- Adquisición o provisión: A continuación, el equipo crea, compra, alquila u obtiene la licencia del activo. El proceso puede implicar la comunicación con el proveedor, la activación de la licencia y la configuración del acceso a los datos.
- Entrega e instalación: el equipo de TI instala el activo en el dispositivo o lugar de trabajo del usuario. Esto puede implicar la entrega física, la instalación de software o la configuración de permisos de acceso a los datos.
Paso 3: Implementación
- Configuración e incorporación: el equipo configura los activos según las necesidades del usuario, lo que incluye la configuración de aplicaciones, la migración de datos y los ajustes de seguridad.
- Formación y soporte al usuario: El usuario recibe formación sobre cómo utilizar el activo de forma eficaz y segura. También se proporciona soporte continuo para resolver cualquier problema.
- Documentación y mantenimiento de registros: Documente y almacene todos los detalles de la implementación, incluidas las configuraciones, los materiales de formación y los recursos de Soporte, para futuras consultas.
Paso 4: Supervisión
- Seguimiento del rendimiento de los activos: el equipo de TI supervisa el rendimiento de los activos, incluidas las tasas de utilización, las actualizaciones de software y las vulnerabilidades de seguridad.
- Comprobaciones de cumplimiento: Realizan inspecciones periódicas para garantizar el uso adecuado de las licencias, el cumplimiento de la seguridad de los datos y el cumplimiento de las políticas internas.
- Mantenimiento proactivo: basándose en los datos de supervisión, el equipo programa tareas de mantenimiento preventivo para optimizar el rendimiento de los activos y evitar tiempos de inactividad.
Paso 5: Servicio
- Gestión de incidencias: el equipo de TI se ocupa de los problemas o incidencias relacionados con los activos, como fallos de software, brechas de seguridad o problemas de acceso a los datos.
- Asistencia del servicio de atención al cliente: los usuarios reciben asistencia continua para utilizar los activos a través del servicio de atención al cliente u otros canales de soporte.
- Comentarios y opiniones de los usuarios: El equipo recopila los comentarios de los usuarios sobre el rendimiento y la usabilidad de los activos y los utiliza para mejorar los futuros procesos de ITAM.
Paso 6: Retirada
- Evaluación del fin de la vida útil: cuando el activo llega al final de su vida útil, el equipo evalúa su condición, las consideraciones de seguridad de los datos y el impacto medioambiental.
- Desmantelamiento: El equipo de TI desmantela el activo con seguridad, lo que incluye el borrado de datos, la eliminación del hardware y la rescisión de la licencia.
- Elaboración de informes y análisis de retirada: documente los detalles de la retirada y analice el proceso para futuras mejoras.
Todo el proceso no es ciencia espacial. Sin embargo, puede resultar complicado optimizar todo el flujo de trabajo.
A continuación se indican algunas buenas prácticas para crear un proceso y un flujo de trabajo de gestión de activos de TI concretos y eficaces.
Buenas prácticas de gestión de activos de TI
La gestión de los activos de la empresa es mucho más que simplemente el seguimiento de ellos. También implica reducir costes e incorporar capacidades de automatización y autoservicio en el proceso.
Siga estas prácticas para establecer un sistema eficaz de gestión de activos de TI en su organización:
1. Realiza la automatización de la gestión de activos de TI (ITAM) para mejorar la eficiencia.
Utilice herramientas automatizadas para encontrar y realizar el seguimiento de todo el hardware, el software y los datos de su red. Del mismo modo, automatice los flujos de trabajo para el aprovisionamiento de nuevos activos, incluida la instalación de software, la configuración y la configuración del acceso de los usuarios.
Implemente sistemas de supervisión automatizados para realizar un seguimiento del rendimiento de los activos, el uso de las licencias y el cumplimiento normativo. Aproveche los datos en tiempo real para generar informes e identificar posibles problemas de forma proactiva.
A través de portales de autoservicio, también puede permitir a los usuarios solicitar activos y servicios de TI sencillos (como restablecimiento de contraseñas y descargar de software). Esto libera recursos de TI para tareas de mayor nivel.
2. Importancia de la gestión de activos de TI en tiempo real
Obtenga información inmediata sobre su entorno de TI basada en datos en tiempo real. Identifique y aborde posibles problemas, como vulnerabilidades de seguridad, incumplimientos de licencias o activos infrautilizados, antes de que se conviertan en problemas importantes.
Asegúrese de que sus usuarios puedan acceder a las últimas versiones de software y recibir soporte técnico inmediato resolviendo los problemas a medida que surgen.
3. Mantenga bajos los costes de gestión de servicios de TI
Realice un seguimiento de las tasas de utilización e identifique los activos infrautilizados. Considere la posibilidad de reutilizar, realizar un uso compartido o retirar los activos innecesarios para reducir los costes de hardware y software.
Además, realice la automatización de la gestión de licencias para garantizar el cumplimiento normativo y negociar modelos de licencia óptimos con los proveedores. Evite comprar licencias innecesarias o superar los límites de uso.
La supervisión proactiva y el mantenimiento predictivo basados en datos en tiempo real le ayudan a identificar posibles fallos de hardware y a evitar costosos tiempos de inactividad y reparaciones.
4. Mejore las tasas y los tiempos de resolución
Desarrolle una base de conocimientos completa y proporcione a los usuarios herramientas de resolución de problemas de autoservicio.
Ayudará a los usuarios a resolver problemas comunes de forma independiente, lo que reducirá la carga de trabajo de su equipo. Implemente sistemas de tickets y flujos de trabajo automatizados para priorizar, asignar y realizar el seguimiento de la resolución de incidencias. Esto garantiza tiempos de respuesta más rápidos y mejores tasas de resolución.
Supervise y analice las interacciones de soporte al usuario en tiempo real. Identifique tendencias, cuellos de botella y áreas de mejora para perfeccionar las operaciones de su servicio de soporte técnico.
5. Mantenga el cumplimiento de ITAM
Realice comprobaciones de automatización periódicas para verificar el cumplimiento de las licencias de software, las infracciones de seguridad de los datos y el cumplimiento de las políticas internas.
Implemente un proceso de gestión de auditorías estructurado para realizar el seguimiento de los resultados de cumplimiento, las medidas correctivas y la documentación de auditorías.
La mejor práctica en este caso es formar a los usuarios sobre sus roles y responsabilidades en el mantenimiento del cumplimiento normativo. Organice sesiones internas para formarlos sobre las buenas prácticas de seguridad y las normativas de privacidad de datos.
6. Conozca los patrones de autoservicio de los usuarios y gestione los niveles de servicio de los contratos.
Utilice los datos de los portales de autoservicio para comprender qué activos y servicios de TI solicitan con frecuencia los usuarios. A continuación, priorice y mejore las opciones de autoservicio.
Supervise los niveles de servicio de los contratos (SLA) mediante el seguimiento del rendimiento de los servicios de TI prestados por proveedores externos. Asegúrese de que cumplen sus compromisos de SLA en cuanto a respuesta, resolución y disponibilidad del servicio. Si no es así, estreche el control sobre ellos.
Por último, mantenga canales de comunicación abiertos con los usuarios y los proveedores. Aborde sus inquietudes de forma proactiva y colabore para optimizar tanto las opciones de autoservicio como los servicios de TI contratados.
Posibles retos de las prácticas de ITAM
Aunque la gestión de activos de TI ofrece numerosas ventajas, también plantea algunos retos. Estos son algunos de los posibles obstáculos:
Gestión distribuida
Aunque es una buena práctica hacer un inventario de todos los activos de TI que adquiere la organización, mantener los datos organizados también supone un reto, especialmente cuando se trabaja con equipos dispersos.
Esta gestión de distribución con fragmentos dispersos dificulta la actualización de los datos en tiempo real. Incluso encontrar la información se convierte en un reto.
Los documentos de ClickUp ayudan a anotar y almacenar la información de los activos de TI de forma centralizada para evitar este tipo de situaciones. Puede compartir fácilmente el documento con su equipo, con permisos específicos basados en roles para determinar quién puede ver, editar o acceder al documento.
Dificultades de la automatización de ITAM
La implementación y el mantenimiento de herramientas de automatización sofisticadas pueden parecer demasiado costosos y complejos. Y como está integrando la automatización con los sistemas y bases de datos de TI existentes, las cosas pueden complicarse.
Además, la automatización también requiere costosas medidas de seguridad para evitar el acceso no autorizado o las violaciones de datos. Asimismo, en algún momento, confiar plenamente en la automatización para lograr la eficiencia nos lleva a pasar por alto problemas sutiles o las necesidades de los usuarios.
Flujos de trabajo complejos de ITAM
La gestión de activos de TI implica flujos de trabajo complejos para recopilar, almacenar y actualizar datos de los activos de TI con regularidad, lo que deja margen para que haya dispositivos y software sin gestionar o sin contabilizar.
El uso de estos dispositivos puede pasar desapercibido para el equipo de gestión de activos de TI, lo que genera riesgos de seguridad y problemas de cumplimiento normativo.
Además, los datos son bastante complejos de actualizar con regularidad. Algunos usuarios pueden necesitar ayuda o dudar a la hora de proporcionar información precisa. O incluso resistirse al seguimiento por motivos de privacidad.
Algunos activos, como los dispositivos móviles o los recursos basados en la nube, pueden resultar difíciles de seguir y contabilizar de forma eficaz.
Aumento de los costes de gestión de servicios de TI
Sería útil disponer de previsiones precisas de los costes de TI y del retorno de la inversión para las iniciativas de gestión y optimización de activos de software, pero al final resulta complicado. Los procesos existentes y los contratos con los proveedores también podrían revisarse para reducir costes.
Identificar y reutilizar los activos infrautilizados puede resultar frustrante, ya que requiere un gran esfuerzo. Los activos no identificados u obsoletos suelen generar gastos inesperados, especialmente cuando surgen vulnerabilidades de seguridad o problemas de cumplimiento normativo.
Dificultad para mantener el cumplimiento de las normativas
Mantenerse al día con las normativas de privacidad y seguridad de datos, en constante cambio, puede resultar difícil.
Y mantener una documentación meticulosa y registros de auditoría para garantizar el cumplimiento normativo requiere tiempo y esfuerzo.
¿Qué hay de los posibles errores humanos? El incumplimiento accidental debido a errores humanos o a la falta de concienciación aumenta las multas y sanciones.
Cómo optimizar la gestión de activos de TI
Explore estos consejos para superar los obstáculos y garantizar una gestión eficiente de los activos digitales:
Aborde la automatización de forma gradual.
Empiece poco a poco. Implemente la automatización gradualmente centrándose en tareas repetitivas, como una herramienta de gestión de activos o la gestión de licencias de software. Elija herramientas de automatización que sean intuitivas y fáciles de aprender y utilizar para el equipo de TI.
Garantice una integración perfecta con los sistemas existentes para evitar silos de datos y mantener la precisión. Automatice las tareas rutinarias, pero mantenga el control humano para las decisiones complejas y la detección de anomalías.
Fomente la transparencia de los usuarios mediante la comunicación y la formación sobre los riesgos de seguridad y los procedimientos de elaboración de informes. Aproveche las herramientas para descubrir y actualizar automáticamente la información de los activos en todos los sistemas y ubicaciones.
Proporciona a los usuarios portales seguros para que actualicen ellos mismos la información de sus dispositivos y software. Considere soluciones de etiquetado físico o digital para realizar un seguimiento preciso de los dispositivos móviles y otros activos útiles.
Gestione los costes de la gestión de servicios de TI.
Realice auditorías de costes periódicas. Analice sus patrones de gasto actuales e identifique áreas de optimización, como licencias de software infrautilizadas o hardware redundante.
Además, considere la posibilidad de desarrollar modelos de previsión sólidos utilizando el análisis de datos para predecir los costes futuros de TI y el retorno de la inversión de posibles iniciativas de optimización.
Manténgase al día con los cambios en el cumplimiento normativo.
Suscríbase a las actualizaciones y asista a conferencias o talleres relevantes para mantenerse al día de los requisitos de cumplimiento en constante evolución. Utilice las soluciones de software adecuadas que realizan la automatización de las comprobaciones de cumplimiento, generan informes y agilizan los procesos de auditoría.
Realice evaluaciones de riesgos periódicas para identificar posibles deficiencias en el cumplimiento normativo y vulnerabilidades, y solucionarlas antes de que se conviertan en problemas. Colabore con expertos en seguridad y cumplimiento normativo o solicite asesoramiento y asistencia profesional a consultores expertos en seguridad y cumplimiento normativo de TI.
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Preguntas frecuentes
1. ¿Qué es la gestión de activos de TI?
La gestión de activos de TI es la supervisión estratégica de los activos tecnológicos de una organización, desde su adquisición hasta su retirada. Abarca el seguimiento, la optimización, la seguridad y el cumplimiento normativo del hardware, el software y los datos.
2. ¿Cuál es el alcance de la gestión de activos de TI?
La gestión de activos de TI abarca todo el recorrido tecnológico de una organización, desde la adquisición de activos de hardware y software hasta la optimización de su uso, garantizando la seguridad y el cumplimiento normativo, y su eliminación responsable. Se trata de un enfoque integral para maximizar el valor de las inversiones en TI a lo largo de su ciclo de vida.
3. ¿Cuáles son los tres principales resultados de la gestión de activos de TI?
La gestión de activos de TI ofrece tres objetivos clave:
- Utilización eficiente de los recursos mediante la maximización del uso de los activos y la minimización del desperdicio.
- Mayor seguridad y cumplimiento normativo gracias a la gestión de vulnerabilidades y el cumplimiento de la normativa.
- Optimización de costes mediante el control de licencias, la reducción del mantenimiento y la gestión inteligente del ciclo de vida de los activos.