Hay que gastar dinero para ganar dinero.
Toda empresa gasta cada año en personal, espacios de oficina, investigación, ventas, marketing e informática durante el curso natural de su actividad. Pero, ¿cuánto gastar y en qué cubo?
La informática es uno de los mayores gastos de cualquier organización. Gartner predice que el gasto mundial en TI crecerá hasta los 1.000 millones de euros 5 billones de dólares en 2024 . Este crecimiento constante conlleva la necesidad de gestionar estas inversiones con eficacia, una tarea que una buena presupuestación de TI está preparada para lograr.
En esta entrada del blog, analizamos cómo puede utilizar las buenas prácticas de presupuestación de TI para mejorar la gestión financiera de su organización.
¿Qué es la presupuestación informática?
La presupuestación de TI es el proceso de asignación estratégica de fondos a proyectos, herramientas, sistemas, infraestructuras y costes operativos de TI. Incluye el análisis, la interpretación, la previsión, la asignación, la aprobación y la supervisión del gasto en TI.
Componentes clave de un presupuesto de TI
Un presupuesto de TI abarca todo lo que el departamento de TI necesita y utiliza. Esto incluye lo siguiente.
Hardware: Gastos relacionados con activos tecnológicos físicos como servidores, ordenadores, equipos de red y periféricos.
Software y servicios: Licencias de software, aplicaciones y plataformas. Puede ir desde software comercial hasta soluciones especializadas de corporación y suscripciones a servicios basados en la nube.
Gastos de personal informático: Aunque los gastos de personal suelen salir del presupuesto de RRHH, los gastos en consultores, proveedores, formación, etc. forman parte del presupuesto de TI.
Costes de compatibilidad técnica: Costes continuos de mantenimiento y compatibilidad, incluidas actualizaciones de software, reparaciones de hardware, servicios de asistencia técnica y garantías.
Seguridad de la información: Seguridad de los sistemas informáticos, incluidos cortafuegos y antivirus, sistemas de detección de intrusos y auditorías de seguridad.
Informática en la nube: Servicios en la nube y cuotas de suscripción para almacenamiento en la nube, recursos informáticos, aplicaciones SaaS y ofertas de plataforma como servicio (PaaS).
Fundamentos de los presupuestos informáticos
La presupuestación de TI es una parte importante de la Gestión Financiera de TI (ITFM), un enfoque popular para cubrir financieramente las necesidades de una organización.
ITFM se centra en minimizar el despilfarro, ahorrar costes, previsión de gastos de capital y operativos, y fomentar los comportamientos financieros deseados, todo lo cual se puede lograr a través de la presupuestación.
¿Por qué es importante el presupuesto de TI?
En el nivel más básico, la presupuestación informática es necesaria para evitar el dinero que no se tiene, es decir, el gasto excesivo. Además, la elaboración de presupuestos informáticos beneficia a mucho más que eso.
Rentabilidad de la inversión
Un buen presupuesto de TI garantiza la rentabilidad de cada céntimo gastado por la organización. También ayuda a los gestores de proyectos y a los líderes a centrarse en las iniciativas que tienen más probabilidades de producir resultados.
Por ejemplo, si se invierte en software de venta de entradas un buen presupuesto de TI justificará los beneficios exactos que espera, en forma de aumento de las puntuaciones TAT o CSAT.
Alineación estratégica
Los presupuestos de TI ayudan a los responsables de los departamentos a mantenerse alineados con la estrategia de la organización. Por ejemplo, si la estrategia de la empresa es el crecimiento, asignaría más presupuesto a herramientas de captación de clientes, como CRM, marketing por correo electrónico, análisis de ventas, etc.
Vista despejada
Cuando los presupuestos de TI se ajustan a principios de año, se adopta una visión global de las necesidades y metas de todo el departamento. Esto permite a los títulos de TI y a los gestores de proyectos planificar su año con eficacia.
Experimentación
Un buen presupuesto garantiza que se reserva dinero suficiente para proyectos experimentales, que pueden ayudar a ampliar la innovación. Por ejemplo, puede reservar un 5% de su presupuesto de TI para crear algo radical sin que afecte al resto de su trabajo.
Para obtener todas estas ventajas, necesita tener a su lado a las personas adecuadas.
¿Quién participa en la elaboración del presupuesto de TI?
Un buen presupuesto de TI debe ser un plan de colaboración entre los departamentos financiero y de TI. Entre las partes interesadas clave se encuentran el Director Financiero (CFO), el Director de Tecnología (CTO) o el Director de Informática (CIO).
Normalmente, un CTO/CIO es responsable de planificar y solicitar un presupuesto de TI, que el CFO analiza y aprueba. Entonces, el CIO es responsable de:
- Crear la estrategia de TI con proyectos alineados con los objetivos de la empresa
- Identificar las necesidades, prever los costes y priorizar los gastos
- Colaborar con otros departamentos para comprender las necesidades informáticas de la organización
- Gestionar los costes informáticos, diseñar medidas de ahorro y negociar con los proveedores
- Planificación ágil de la capacidad ynivelación de recursos* Evaluar y mitigar los riesgos relacionados con las inversiones en TI, incluidos los riesgos de seguridad/cumplimiento y los excesos de los proyectos
En algunas partes de este proceso, también pueden participar otros departamentos. Por ejemplo, RRHH puede intervenir en la contratación de contratistas o consultores. Indicadores clave de rendimiento de la contratación pueden incluir la negociación del mejor precio con los proveedores.
¿Cómo se relaciona el presupuesto de TI con los ingresos?
El presupuesto de TI se refiere a la salida de fondos, es decir, a los gastos. Los ingresos de TI son los ingresos, el seguimiento de cuánto dinero generan los servicios o productos de TI. Es necesario un buen equilibrio entre los ingresos y los presupuestos de TI para mantener la rentabilidad.
La media de los presupuestos de TI como porcentaje de los ingresos es una métrica de intento correcto clave en todas las organizaciones. Puede intervalo de 2-8% dependiendo del sector. Por ejemplo, el sector de la construcción gasta alrededor del 1,68% de sus ingresos en TI, mientras que la banca gasta casi el 8%.
Para mantener ese nivel y garantizar la rentabilidad de la inversión, se necesita un proceso. Veámoslo.
Explorando el proceso de presupuestación de TI: Una guía detallada paso a paso
La presupuestación es un proceso que implica la gestión de múltiples partes móviles. Se necesita un buen proceso y una sólida Software de gestión de proyectos de TI como ClickUp para planificar con eficacia. En esta sección hablaremos de ambos.
1. Evaluar el estado actual
Antes de visualizar un estado futuro y planificar para él, debe comprender en qué punto se encuentra. Revise su panorama actual de TI, incluyendo:
- La infraestructura de TI existente, incluido el hardware, el software, los sistemas de red y las medidas de seguridad
- Métricas de rendimiento, como el tiempo de actividad del sistema, los tiempos de respuesta a incidencias y los niveles de satisfacción de los usuarios
La meta es identificar los puntos fuertes y débiles y las áreas que necesitan mejoras o inversiones. Por ejemplo, si sus servidores superan con frecuencia su capacidad, esto indica la necesidad de invertir en servidores adicionales o más potentes.
Utilice Paneles de ClickUp para comprender su estado actual. Personalícelo con los informes que necesite y evalúe las carencias.
(Elaboración de) informes en tiempo real con ClickUp Dashboards_
2. Definir la estrategia y los objetivos de TI
Comprenda las metas de la empresa para los próximos años y determine cómo la TI puede compatibilizarlas. Basándose en la estrategia de la empresa, cree una estrategia de marketing de compatibilidad.
Por ejemplo, si una empresa pretende aumentar su cuota de mercado lanzando una plataforma en línea, la estrategia de TI incluiría la creación de capacidades de comercio electrónico. Por tanto, planifíquelo. Utilizar una Plantilla de TI o una plantilla plantilla de hoja de ruta tecnológica puede acelerar su viaje.
O empiece de cero y haga una lluvia de ideas sobre sus necesidades en colaboración con su equipo utilizando la plantilla Pizarra ClickUp . Solicite comentarios y convierta elementos en tareas directamente desde la Pizarra.
visualiza iniciativas y proyectos conectados en la Pizarra ClickUp_
3. Previsión de necesidades
Basándose en su estrategia de TI, lleve a cabo un exhaustivo análisis de requisitos . Abarcan las actualizaciones tecnológicas, la implantación de nuevos sistemas, las necesidades de personal y otros recursos informáticos necesarios.
Por ejemplo, si quiere ampliar rápidamente el desarrollo de software, puede necesitar Software de documentación informática para incorporar la repetibilidad a su proceso.
ClickUp Formularios es una excelente forma de recopilar los requisitos de los responsables de proyectos o funciones. Configure un formulario y envíelo a los jefes de producto, seguridad, infraestructura, datos, etc., para captar sus necesidades.
Recoger las necesidades presupuestarias de los jefes de departamento de TI
4. Estimar los costes
Estime los costes directos e indirectos asociados a sus necesidades. Calcule el coste total de propiedad. Por ejemplo, su nuevo software de análisis podría costarle $$X$$ al mes en concepto de suscripción.
Además, gastará en implantación, personalización, formación de usuarios, mantenimiento, etc. Asegúrese de cubrir todos los costes asociados a cada elemento de su solicitud de presupuesto.
5. Priorice las inversiones
Es poco probable que consiga todo lo que ha planeado. Así que priorice para asegurarse de que le aprueban los presupuestos de los programas más importantes.
Por ejemplo, si tiene que elegir entre actualizar su sistema CRM y mejorar las medidas de ciberseguridad, podría dar prioridad a lo segundo si ha detectado amenazas de seguridad recientes.
Antes de pedir presupuesto:
- Evalúe el impacto en la empresa de cada elemento del presupuesto
- Documente su importancia estratégica
- Calcule el ROI previsto en términos de valor para la empresa, como ahorro, eficiencia, productividad, etc.
6. Elaborar el presupuesto de TI
Con toda la información a mano, elabore una presentación exhaustiva de sus presupuestos. Cualquier buen software para presupuestos de pequeñas empresas puede hacer el truco por usted.
Crea una tabla con elementos de línea para cada categoría de gasto. Incluye información sobre el proyecto asociado, cuánto quieres completar, el presupuesto que solicitas, el ROI potencial y cualquier otro recurso que puedas necesitar.
Utiliza Plantillas de presupuesto de proyectos de ClickUp para empezar de inmediato.
7. Obtener aprobación
Llévalo a la dirección financiera y de la empresa para obtener sus aprobaciones. En esta fase, prepárate para responder a preguntas y negociar con ellos. Si utiliza un software de presupuesto de proyectos esto también puede ocurrir fácilmente de forma asíncrona.
8. Implementar y monitorizar
Ha llegado el momento de gastar los presupuestos que te han asignado y poner en práctica tu estrategia. Para asegurarte de que sacas el máximo partido a tus presupuestos, ajusta tus proyectos en Software de gestión de operaciones de TI y supervisar el progreso. Plantilla de contabilidad de ClickUp ayuda a gestionar este proceso sin esfuerzo. Con sus nueve vistas diferentes, esta avanzada plantilla facilita el seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar.
Control presupuestario en ClickUp
9. Revisar y ajustar
El proceso presupuestario de TI debe ser iterativo. Establezca un calendario presupuestario y revisiones periódicas del gasto. Compare el gasto real con los presupuestos planificados para recalibrarlos en función de las necesidades cambiantes de la empresa, los avances tecnológicos o las desviaciones. Asegúrese de que Gobierno de TI iniciativas están en consonancia con el uso de su presupuesto.
Mientras sigues el proceso de presupuestación anterior, aquí tienes algunas buenas prácticas que debes tener en cuenta.
Buenas prácticas y consejos para la presupuestación de TI
Auditar la infraestructura actual, recopilar requisitos, estimar costes, equilibrar demandas contradictorias y elaborar propuestas presupuestarias convincentes puede ser una tarea ardua. Para hacerlo un poco más fácil, he aquí algunos consejos de líderes en este espacio.
Alinear el presupuesto de TI con las metas de la empresa
La mejor manera de que aprueben su presupuesto es alinearlo con las metas de la empresa. Si la conexión (a internet) no parece obvia, tómese su tiempo para demostrarlo.
Por ejemplo, es posible que desee invertir en aprendizaje automático, mientras que la estrategia de la empresa es dar prioridad a la experiencia del cliente (CX). Como responsable de TI, defienda cómo sus iniciativas de aprendizaje automático pueden mejorar la experiencia del cliente y qué metas empresariales puede ayudar a alcanzar.
Utilizar datos y análisis
Mientras realiza su auditoría, vea si puede retroceder unos años. Reúna los datos para identificar patrones, ahorros potenciales y tomar decisiones informadas.
Si no dispone de la información necesaria, configure la función de ClickUp Software de gestión de TI para capturar puntos de datos para el futuro.
Con ClickUp, puede recopilar información sobre la eficacia de su proyecto, incluido el tiempo estimado, el tiempo empleado, la duración del ciclo de vida del proyecto, los gastos, los pagos, las devoluciones, etc.
Comunicación transparente
Un buen presupuesto de TI necesita la aportación de los miembros de su equipo, los jefes de proyecto, los interlocutores comerciales y los equipos financieros. Comuníquese regularmente con ellos para generar transparencia y confianza.
Las tareas de ClickUp incluyen comentarios anidados para chatear en contexto. Utilice la función Vista del chat de ClickUp para ver todos tus mensajes en un solo lugar y responder cuando estés listo.
comunícate sin esfuerzo con ClickUp chat_
Construir adaptabilidad
Aunque el presupuesto se termina cada año, el dinero presupuestado no se gasta de una sola vez. Por lo tanto, sea adaptable con su presupuesto a lo largo del año.
- Realice revisiones periódicas para saber cómo está funcionando su flujo de salida
- Celebra sesiones trimestrales para ver cómo han progresado el presupuesto y el rendimiento de tu proyecto en el último trimestre y qué necesitas para el siguiente
- Hable con los equipos de la empresa para saber cómo les están ayudando los programas de TI
- Reasigne los presupuestos en función de lo que aprenda y de lo que necesite
- Tenga en cuenta los riesgos informáticos. Así se hace
Gestión de riesgos y factores atenuantes en los presupuestos de TI
Con los ciberataques, las caídas de servidores, las violaciones de datos, el endurecimiento de la normativa y los errores humanos, las TI están plagadas de riesgos. El presupuesto de TI debe reconocer y tener en cuenta los riesgos.
He aquí algunos riesgos potenciales y cómo puede mitigarlos.
Utilizar la planificación de escenarios para gestionar los riesgos
Cuando prevea las necesidades, tenga en cuenta los distintos escenarios. Por ejemplo, si necesita un nuevo CRM, podría construirlo, o comprar una herramienta SaaS, o adaptar hojas de cálculo existentes para que sirvan a este fin.
Analiza los costes, beneficios y riesgos de cada uno de estos escenarios. Planifica tus presupuestos para mitigar los riesgos derivados de las decisiones que tomes.
Si optas por la hoja de cálculo, es posible que tengas que contratar a más personas o dedicar más tiempo a la gestión manual. Reserva presupuestos para contratar a más gente.
Prepárese para los riesgos de la externalización
Los Teams de TI recurren a equipos subcontratados para ahorrar costes en salarios y gastos generales. Sin embargo, la dependencia de proveedores de servicios externos puede introducir riesgos relacionados con la estabilidad del proveedor, la calidad del servicio y la posibilidad de interrupciones del servicio, que pueden afectar a las operaciones de la empresa.
- Evalúe la fiabilidad de su proveedor
- Configure un contrato sólido en el que se definan claramente los plazos de entrega y las penalizaciones
- Intente repartir los riesgos contratando a varios proveedores
- Diseñe una estrategia de gestión de costes en caso de que se vea afectado por el riesgo
- Cree mecanismos de copia de seguridad
Refuerce la gestión del riesgo y el cumplimiento
Los riesgos informáticos pueden salir caros. Según IBM que el coste medio de una violación de datos es de 4,45 millones de dólares. Cuando se descubrió que British Airways incumplía el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la UE le impuso una multa de ¡20 millones de libras!
La única manera de adelantarse a estos riesgos es reforzar activamente sus medidas de seguridad. Gestionar los presupuestos de los proyectos para apoyar la compatibilidad continua de las iniciativas de seguridad y gestión de riesgos.
Rebane y corte sus presupuestos de TI con ClickUp
Es habitual que los equipos piensen que los presupuestos son el límite de sus gastos. Por el contrario, un presupuesto bien planificado puede ser la libertad para ejecutar los proyectos que desee.
Utilice ClickUp para crear claridad y transparencia en el proceso de presupuestación. Recopile datos y ejecute sus proyectos en ClickUp para lograr una mayor eficacia y un seguimiento granular. Revise el rendimiento con regularidad y adáptese sobre la marcha. Ahorre dinero por el camino.
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