Hay que gastar dinero para ganar dinero.
Todas las empresas gastan cada año en personal, espacio de oficinas, investigación, ventas, marketing y TI como parte del curso natural de su actividad. Pero, ¿cuánto gastar en cada partida?
La TI es uno de los mayores gastos de cualquier organización. Gartner prevé que el gasto mundial en TI crecerá hasta alcanzar los 5 billones de dólares en 2024. Este crecimiento constante conlleva la necesidad de gestionar estas inversiones de forma eficiente, una tarea que una buena elaboración del presupuesto de TI está preparada para llevar a cabo.
En esta entrada del blog, analizamos cómo puede utilizar las buenas prácticas de presupuestación de TI para mejorar la gestión financiera de su organización.
¿Qué es la elaboración de presupuestos de TI?
La elaboración de presupuestos de TI es el proceso de asignar estratégicamente fondos a proyectos, herramientas, sistemas, infraestructura y costes operativos de TI. Esto incluye analizar, interpretar, realizar previsiones, asignar, aprobar y supervisar el gasto en TI.
Componentes clave de un presupuesto de TI
Un presupuesto de TI abarca todo lo que el departamento de TI necesita y utiliza. Esto incluye lo siguiente.
Hardware: Gastos relacionados con activos tecnológicos físicos, como servidores, ordenadores, equipos de red y periféricos.
Software y servicios: licencias de software, aplicaciones y plataformas. Esto puede abarcar desde software comercial hasta soluciones de corporación especializadas y suscripciones a servicios basados en la nube.
Gastos de personal de TI: aunque los costes de personal suelen recaer en el presupuesto de RR. HH., los gastos de consultores, proveedores, formación, etc. forman parte del presupuesto de TI.
Costes de soporte técnico: costes de mantenimiento y soporte continuos, incluidas actualizaciones de software, reparaciones de hardware, servicios de soporte técnico y garantías.
Seguridad de la información: Protección de los sistemas de TI, incluyendo cortafuegos y software antivirus, sistemas de detección de intrusiones y auditorías de seguridad.
Computación en la nube: servicios en la nube y cuotas de suscripción para almacenamiento en la nube, recursos informáticos, aplicaciones SaaS y ofertas de plataforma como servicio (PaaS).
Conceptos básicos de la elaboración de presupuestos de TI
La elaboración de presupuestos de TI es una parte importante de la gestión financiera de TI (ITFM), un enfoque popular para satisfacer las necesidades financieras de una organización.
La gestión financiera de TI (ITFM) se centra en minimizar el desperdicio, ahorrar costes, realizar la previsión de los gastos de capital y operativos, y fomentar los comportamientos financieros deseados, todo lo cual se puede lograr mediante la elaboración de presupuestos.
¿Por qué es importante la elaboración de presupuestos de TI?
En el nivel más básico, la elaboración de presupuestos de TI es necesaria para evitar gastar dinero que no se tiene, es decir, un gasto excesivo. Además, la elaboración de presupuestos de TI ofrece muchas más ventajas.
Rentabilidad de la inversión
Un buen presupuesto de TI garantiza que cada céntimo gastado por la organización genere un rendimiento. También ayuda a los gestores de proyectos y a los líderes a centrarse en iniciativas que tienen más probabilidades de producir resultados.
Por ejemplo, si está invirtiendo en software de gestión de tickets, un buen presupuesto de TI le permitirá justificar los beneficios exactos que espera obtener, en forma de aumento de las puntuaciones TAT o CSAT.
Alineación estratégica
Los presupuestos de TI ayudan a los responsables de departamento a mantenerse alineados con la estrategia de la organización. Por ejemplo, si la estrategia empresarial es el crecimiento, se asignaría más presupuesto a herramientas de captación de clientes, como CRM, marketing por correo electrónico, análisis de ventas, etc.
Vista global
Cuando se ajustan los presupuestos de TI a principios de año, se tiene una vista global de las necesidades y metas del departamento. Esto permite a los responsables de TI y a los gestores de proyectos planificar su año de forma eficaz.
Experimentación
Una buena elaboración del presupuesto garantiza que se reserve suficiente dinero para proyectos experimentales, lo que puede ayudar a ampliar su innovación. Por ejemplo, podría reservar el 5 % de su presupuesto de TI para crear algo radical sin que ello afecte al resto de su trabajo.
Para obtener todos estos beneficios, necesita contar con las personas adecuadas en su equipo.
¿Quién participa en la elaboración del presupuesto de TI?
Una buena elaboración del presupuesto de TI debe ser un plan colaborativo entre finanzas y TI. Las partes interesadas clave incluyen al director financiero (CFO), al director de tecnología (CTO) o al director de información (CIO).
Normalmente, el director técnico o el director de informática se encarga de planear y solicitar el presupuesto de TI, que el director financiero analiza y aprueba. Por lo tanto, el director de informática es responsable de:
- Creación de la estrategia de TI con proyectos alineados con los objetivos empresariales.
- Identificar necesidades, realizar previsiones de costes y priorizar gastos.
- Colaborar con otros departamentos para comprender las necesidades de TI de la organización.
- Gestión de los costes de TI, diseño de medidas de ahorro y negociación con los proveedores.
- Planificación ágil de la capacidad y nivelación de recursos
- Evaluación y mitigación de los riesgos relacionados con las inversiones en TI, incluidos los riesgos de seguridad/cumplimiento normativo y los sobrecostes de los proyectos.
En algunas partes de este proceso, también pueden participar otros departamentos. Por ejemplo, RR. HH. puede tener voz y voto en la contratación de contratistas o consultores. Los KPI de compras pueden incluir la negociación del mejor precio con los proveedores.
¿Cómo se relaciona el presupuesto de TI con los ingresos?
La elaboración de presupuestos de TI se refiere a la salida de fondos, es decir, a los gastos. Los ingresos de TI son los ingresos, es decir, el seguimiento de la cantidad de dinero que generan los servicios o productos de TI. Es necesario un buen equilibrio entre los ingresos de TI y los presupuestos para mantener la rentabilidad.
El promedio de los presupuestos de TI como porcentaje de los ingresos es una métrica clave del éxito en todas las organizaciones. Puede tener un intervalo que va del 2 % al 8 %, dependiendo del sector. Por ejemplo, el sector de la construcción gasta alrededor del 1,68 % de sus ingresos en TI, mientras que el sector bancario gasta casi el 8 %.
Para mantener ese nivel y garantizar el retorno de la inversión, necesita un proceso. Veámoslo.
Exploración del proceso de elaboración de presupuestos de TI: una guía detallada paso a paso
La elaboración de presupuestos es un proceso que implica la gestión de múltiples variables. Para planificar de forma eficaz, necesita un buen proceso y un software de gestión de proyectos de TI robusto, como ClickUp. En esta sección, analizamos ambos aspectos.
1. Evaluar la situación actual
Antes de visualizar un estado futuro y planificarlo, debe comprender cuál es su situación actual. Revise su panorama actual de TI, incluyendo:
- Infraestructura de TI existente, incluyendo hardware, software, sistemas de red y medidas de seguridad.
- Métricas de rendimiento, como el tiempo de actividad del sistema, los tiempos de respuesta ante incidencias y los niveles de satisfacción de los usuarios.
La meta es identificar los puntos fuertes, los puntos débiles y las áreas que necesitan mejoras o inversiones. Por ejemplo, si sus servidores tienen una capacidad limitada y se saturan con frecuencia, esto indica la necesidad de invertir en servidores adicionales o más potentes.
Utilice los paneles de ClickUp para comprender su situación actual. Personalícelos con los informes que necesite y evalúe las deficiencias.
2. Defina la estrategia y los objetivos de TI.
Comprenda las metas de la empresa para los próximos años y determine cómo las TI pueden respaldarlas. Basándose en la estrategia empresarial, cree una estrategia de marketing de soporte.
Por ejemplo, si una empresa tiene como objetivo aumentar su cuota de mercado mediante el lanzamiento de una plataforma en línea, la estrategia de TI incluiría el desarrollo de capacidades de comercio electrónico. Por lo tanto, planifíquelo. El uso de una plantilla de TI o una plantilla de hoja de ruta tecnológica puede acelerar su proceso.
O empieza desde cero y haz una lluvia de ideas sobre tus necesidades en colaboración con tu equipo utilizando la pizarra de ClickUp. Solicita comentarios y convierte los elementos en tareas directamente desde la pizarra.
3. Previsión de requisitos
Basándose en su estrategia de TI, realice un análisis exhaustivo de los requisitos. Abarque las actualizaciones tecnológicas, las implementaciones de nuevos sistemas, las necesidades de personal y otros recursos de TI necesarios.
Por ejemplo, si desea ampliar rápidamente el desarrollo de software, es posible que necesite un software de documentación de TI para incorporar la repetibilidad en su proceso.
ClickUp Forms es una excelente manera de recopilar los requisitos de los líderes funcionales o de proyectos. Configure un formulario y envíelo a los responsables de productos, seguridad, infraestructura, datos, etc., para conocer sus necesidades.
4. Estime los costes
Calcule los costes directos e indirectos asociados a sus necesidades. Calcule el coste total de propiedad. Por ejemplo, su nuevo software de análisis podría costarle X dólares al mes en suscripción.
Además, incurrirá en gastos de implementación, elementos personalizados, formación de usuarios, mantenimiento, etc. Asegúrese de cubrir todos los costes asociados a cada elemento de su solicitud de presupuesto.
5. Priorice las inversiones
Es poco probable que consigas todo lo que has planificado. Por lo tanto, establece prioridades para asegurarte de que se aprueben los presupuestos para los programas más importantes.
Por ejemplo, si tiene que elegir entre actualizar su sistema CRM y mejorar las medidas de seguridad, es posible que dé prioridad a esta última opción si ha identificado amenazas de seguridad recientes.
Antes de solicitar un presupuesto:
- Evalúa el impacto comercial de cada elemento presupuestario.
- Documente su importancia estratégica.
- Calcule el retorno de la inversión previsto en términos de valor empresarial, como ahorro, eficiencia, productividad, etc.
6. Elabore el presupuesto de TI.
Con toda la información a su alcance, cree una presentación completa de sus presupuestos. Cualquier buen software de elaboración de presupuestos para pequeñas empresas puede ayudarle a conseguirlo.
Cree una tabla con elementos para cada categoría de gastos. Incluya información sobre el proyecto asociado, cuánto espera completar, el presupuesto que solicita, el posible retorno de la inversión y cualquier otro recurso que pueda necesitar.
Utilice las plantillas de presupuesto para proyectos de ClickUp para empezar de inmediato.
7. Obtenga la aprobación
Llévelo a los responsables financieros y empresariales para obtener su aprobación. En esta fase, esté preparado para responder a preguntas y negociar con ellos. Si utiliza un software de presupuestación de proyectos, esto también puede hacerse fácilmente de forma asíncrona.
8. Implementar y supervisar
Ahora es el momento de gastar los presupuestos que se le han asignado y poner en práctica su estrategia. Para asegurarse de que está aprovechando al máximo sus presupuestos, configure sus proyectos en un software de gestión de operaciones de TI y supervise el progreso.
La plantilla de contabilidad de ClickUp ayuda a gestionar este proceso sin esfuerzo. Con sus nueve vistas diferentes, esta plantilla avanzada facilita el seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar.
9. Revisar y ajustar
El proceso de elaboración del presupuesto de TI debe ser iterativo. Establezca un calendario presupuestario y revisiones periódicas del gasto. Compare el gasto real con los presupuestos planificados para reajustar las necesidades cambiantes de la empresa, los avances tecnológicos o las desviaciones. Asegúrese de que sus iniciativas de gobernanza de TI estén en consonancia con el uso de su presupuesto.
Mientras sigue el proceso de elaboración de presupuestos anterior, aquí tiene algunas buenas prácticas que debe tener en cuenta.
Buenas prácticas y consejos para la elaboración de presupuestos de TI
Auditar la infraestructura actual, recopilar requisitos, estimar costes, equilibrar demandas contradictorias y elaborar propuestas presupuestarias convincentes puede ser una tarea abrumadora. Para facilitarle un poco las cosas, aquí tiene algunos consejos de líderes en este espacio.
Alinee el presupuesto de TI con las metas de la empresa.
La mejor manera de conseguir que aprueben tu presupuesto es mantenerlo en estrecha consonancia con las metas de la empresa. Si la conexión no parece obvia, tómate el tiempo necesario para justificarlo.
Por ejemplo, es posible que desee invertir en aprendizaje automático, mientras que la estrategia empresarial consiste en dar prioridad a la experiencia del cliente (CX). Como responsable de TI, exponga cómo sus iniciativas de aprendizaje automático pueden mejorar la CX y qué metas empresariales pueden ayudar a alcanzar.
Utilice datos y análisis.
Mientras realiza su auditoría, vea si puede retroceder unos años. Recopile los datos para identificar patrones, posibles ahorros y tomar decisiones informadas.
Si no dispone de la información, configure el software de gestión de TI de ClickUp para recopilar datos para el futuro.
Con ClickUp, puede recopilar información sobre la eficiencia de su proyecto, incluyendo la duración estimada, el tiempo empleado, la duración del ciclo de vida del proyecto, los gastos, los pagos, los rendimientos, etc.
Comuníquese de forma transparente.
Una buena elaboración del presupuesto de TI requiere la participación de los miembros de su equipo, los gestores de proyectos, los homólogos de la empresa y los equipos financieros. Comuníquese con ellos regularmente para fomentar la transparencia y la confianza.
Las tareas de ClickUp incluyen comentarios anidados para chatear en contexto. Utilice la vista de chat de ClickUp para ver todos sus mensajes en un solo lugar y responder cuando esté listo.
Desarrolle la capacidad de adaptación.
Aunque la elaboración del presupuesto está terminada anualmente, el dinero presupuestado no se gasta de una sola vez. Por lo tanto, sea flexible con su presupuesto a lo largo del año.
- Realice revisiones periódicas para conocer el rendimiento de sus gastos.
- Organice sesiones trimestrales para ver el progreso del presupuesto y el rendimiento de su proyecto durante el último trimestre y qué necesita para el próximo.
- Hable con los equipos empresariales para comprender cómo les están ayudando los programas de TI.
- Reasigne los presupuestos en función de lo que aprenda y de lo que necesite.
- Tenga en cuenta los riesgos de TI. A continuación le explicamos cómo hacerlo.
Gestión de riesgos y factores atenuantes en la elaboración de presupuestos de TI
Entre ciberataques, caídas de servidores, violaciones de datos, endurecimiento de la normativa y errores humanos, las TI están plagadas de riesgos. El presupuesto de TI debe reconocer y tener en cuenta estos riesgos.
A continuación, se indican algunos riesgos potenciales y cómo puede mitigarlos.
Utilice la planificación de escenarios para gestionar los riesgos.
Cuando haga previsiones de necesidades, tenga en cuenta los distintos escenarios. Por ejemplo, si necesita un nuevo CRM, puede crearlo, comprar una herramienta SaaS o adaptar las hojas de cálculo existentes para este fin.
Explore cada uno de estos escenarios en cuanto a costes, beneficios y riesgos. Planifique sus presupuestos para mitigar los riesgos derivados de las decisiones que tome.
Si opta por la hoja de cálculo, es posible que tenga que contratar a más personal o dedicar más tiempo a gestionarla manualmente. Reserve presupuesto para personal adicional.
Prepárese para los riesgos de la externalización.
Los equipos de TI recurren a equipos externos para ahorrar costes en salarios y gastos generales. Sin embargo, la dependencia de proveedores de servicios externos puede suponer riesgos relacionados con la estabilidad del proveedor, la calidad del servicio y la posibilidad de interrupciones en el servicio, lo que puede afectar a las operaciones de la empresa.
- Evalúa la fiabilidad de tu proveedor.
- Establezca un contrato sólido, en el que se definan claramente los resultados esperados y las sanciones.
- Intente distribuir sus riesgos contratando a varios proveedores.
- Diseña una estrategia de gestión de costes por si te ves afectado por el riesgo.
- Cree mecanismos de copia de seguridad.
Refuerce la gestión de riesgos y el cumplimiento normativo.
Los riesgos informáticos pueden ser muy costosos. IBM calcula que el coste medio de una filtración de datos es de 4,45 millones de dólares. Cuando se descubrió que British Airways había infringido el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la UE multó a la aerolínea con 20 millones de libras esterlinas.
La única forma de adelantarse a estos riesgos es reforzar activamente sus medidas de seguridad. Gestione los presupuestos de los proyectos para brindar soporte a la optimización continua de las iniciativas de seguridad y gestión de riesgos.
Divida y analice sus presupuestos de TI con ClickUp.
Es habitual que los equipos consideren los presupuestos como límites para sus gastos. Por el contrario, un presupuesto bien planificado puede suponer la libertad para ejecutar los proyectos que desee.
Utilice ClickUp para aportar claridad y transparencia al proceso de elaboración de presupuestos. Recopile datos y gestione sus proyectos en ClickUp para lograr una mayor eficiencia y un seguimiento detallado. Revise el rendimiento periódicamente y adáptese sobre la marcha. Ahorre dinero en el proceso.
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