Una buena estrategia de contratación no se limita a ahorrar costes.
Los responsables de compras buscan constantemente herramientas y métricas para optimizar su estrategia y medir el rendimiento de los proveedores. ¿Está usted atrapado en un bucle similar? Le ayudamos con esta guía para el seguimiento de las compras Métricas KPI. Según el informe de investigación de mercado, el mercado de las adquisiciones como servicio (PaaS) experimentará un auge de un CAGR del 6,4% entre los años 2020 y 2027. A medida que las actividades de contratación se vuelven cada vez más complejas, los datos se convierten en un importante motor de eficiencia.
Por este motivo, las empresas realizan un seguimiento activo de las métricas de compras (también conocidas como KPI de compras).
Hemos enumerado algunos de los principales KPI que los responsables de compras utilizan para medir la eficacia del departamento de compras. Rompa el círculo y mejore el rendimiento de sus compras con esta guía.
Comprender los KPI de aprovisionamiento
El proceso de aprovisionamiento abarca todo lo que su departamento de aprovisionamiento hace para obtener y abastecerse de bienes y servicios.
Los Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) son métricas de medición que ayudan a entender su proceso de aprovisionamiento gestión de la contratación eficacia. Estos KPI analizan cómo regula la empresa el tiempo, el coste y la calidad.
A la hora de ajustar estos KPI de aprovisionamiento, hay que tener en cuenta algunas cosas como:
- Su modelo de empresa
- El tamaño de su organización,
- La ubicación de la organización
- Los requisitos de cumplimiento
- Su presupuesto
Su elección de los KPI de aprovisionamiento podría variar en función de su posición respecto a estos cinco parámetros.
Recuerde que no existe un conjunto perfecto de métricas de aprovisionamiento. No se trata de una solución única, sino de un enfoque personalizado.
Por qué necesita métricas de aprovisionamiento
Los tres factores principales que hacen que las métricas de aprovisionamiento sean importantes son:
- Medición del rendimiento: Para mejorar el rendimiento, hay que empezar por la medición. Las métricas de rendimiento son datos cruciales que pueden ayudarle a encontrar lo que hay que corregir en su proceso de aprovisionamiento
- Uso compartido de datos objetivos: Las métricas de aprovisionamiento le ayudan a determinar y compartir de forma objetiva las perspectivas de aprovisionamiento con las partes interesadas. Haga un seguimiento de estas metas durante un periodo determinado y elabore estrategias en función de las necesidades de su empresa
- Encontrar respuestas a preguntas: Utilice los KPI de aprovisionamiento para averiguar qué le falta, cómo se compara con la competencia y si su rendimiento está subiendo o bajando
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La importancia de medir la eficiencia de las adquisiciones
Medir la eficiencia de las adquisiciones tiene muchas ventajas para su empresa:
Identificar oportunidades de ahorro: Mediante el seguimiento de métricas como el gasto bajo gestión, el ROI de aprovisionamiento y el coste por factura, los equipos de aprovisionamiento pueden encontrar formas de ahorrar costes y mejorar la rentabilidad global de la organización.
Gestionar el riesgo de los proveedores: El riesgo de los proveedores es una preocupación real para los responsables de compras de todo el mundo. Los riesgos de los proveedores pueden ser financieros, legales, operativos o incluso de reputación. Métricas como la tasa de defectos del proveedor, la precisión de los pedidos y la tasa de disponibilidad del proveedor pueden ayudarle a evitar los inconvenientes de trabajar con un proveedor deficiente.
Agilizar las actividades de aprovisionamiento: El aprovisionamiento puede estar descentralizado en grandes organizaciones con múltiples unidades de negocio. En tales casos, el seguimiento de métricas de aprovisionamiento como la competitividad de los precios, la tasa del ciclo de pedidos de compra y las tasas de cumplimiento pueden ayudarle a garantizar que las actividades de aprovisionamiento de toda la organización siguen procesos específicos y buenas prácticas.
Alinearse con las metas de la organización: Los líderes también deben realizar un seguimiento de los KPI de adquisiciones para garantizar que los esfuerzos del equipo se alineen con la dirección estratégica general de la organización. Por instancia, si la meta de la organización incluye tener productos de la más alta calidad, los KPI de los equipos de compras deben reflejar el énfasis en la calidad, incluso si eso significa un menor ahorro de costos.
KPI de aprovisionamiento esenciales que todo equipo debe medir
Aunque la estrategia de aprovisionamiento ideal es subjetiva, hemos esbozado algunos kPI esenciales de los que todo equipo de compras puede beneficiarse.
1. Número de proveedores
Mida cuántos proveedores tiene y de cuáles depende más utilizando esta métrica. Las empresas a veces tienen múltiples equipos de ventas para distintos productos o incluso varios proveedores para un mismo producto.
La plantilla de KPI de ventas de ClickUp está diseñada para ayudarle a realizar un seguimiento y medir el rendimiento de su equipo de ventas.
Aunque tener proveedores limitados resulta beneficioso en forma de descuentos y mejores gestión de presupuestos pueden aumentar la dependencia. Por otro lado, tener varios proveedores puede reducir la dependencia pero aumentar los costes.
Aumentar el número de proveedores, sobre todo de productos críticos, puede ayudar a reducir el riesgo y satisfacer las nuevas demandas del mercado.
2. Valoración de la calidad del proveedor
Piense en este KPI como su escala de valoración de proveedores. La valoración de la calidad del proveedor le ayuda a identificar riesgos o problemas y a mejorar la calidad del proveedor con el tiempo. Tiene en cuenta la velocidad de entrega, la capacidad de respuesta del proveedor, el coste y la calidad del servicio. Aparte de las medidas cuantitativas, las organizaciones también pueden utilizar medidas cualitativas como auditorías de proveedores y evaluaciones de gestión.
El ajuste de unas metas claras de calidad de los proveedores y el seguimiento de sus datos pueden ayudar a los equipos de compras a mejorar la calidad de los proveedores y la eficiencia de las compras a lo largo del tiempo.
3. Tasa de cumplimiento
La tasa de cumplimiento es una métrica de aprovisionamiento vital alineada con el rendimiento del proveedor. Le ayuda a saber si los proveedores cumplen los requisitos de conformidad y se ajustan a las necesidades de la empresa.
Es fundamental gestionar el KPI de la tasa de cumplimiento, ya que un descenso en este indicador conlleva automáticamente un aumento de las compras indirectas. El cumplimiento contractual y legal también es fundamental para la seguridad jurídica. Para calcular este indicador, identifique la proporción de facturas impugnadas entre el total de facturas y haga un seguimiento de las diferencias entre el precio ofertado y el precio pagado.
Para empezar, un KPI de cumplimiento del 50% es un objetivo razonable para una empresa de tamaño medio.
4. Disponibilidad del proveedor
Incluso con el plan más detallado, es inevitable que surjan emergencias ocasionales en las que necesite suministros con urgencia. Este KPI indica el grado de fiabilidad de un proveedor concreto, para que pueda confiar en recurrir a él en caso de emergencia. El KPI de disponibilidad del proveedor se calcula como una relación entre el número de veces que el proveedor ha realizado una entrega urgente y el número total de veces que se ha solicitado un suministro urgente.
Una disponibilidad del proveedor del 90% o superior indica un proveedor fiable y una cadena de suministro que funciona con eficacia.
5. Tasa de defectos del proveedor
La tasa de defectos del proveedor es una medida para evaluar la calidad de un proveedor individual. Esta métrica se convierte en un factor crucial para el departamento de compras en evaluar la calidad global del producto. Calcular la tasa de defectos del proveedor dividiendo el número total de productos de calidad inferior por el total de unidades inspeccionadas, a menudo expresado como la tasa de defectos por millón de unidades. Esta medida evalúa activamente la calidad del producto y responsabiliza a los proveedores. Para obtener una visión más profunda, desglose la tasa de defectos del proveedor por tipo de defecto, mejorando su comprensión de la calidad de cada proveedor.
Naturalmente, las tasas de defectos de los proveedores son métricas críticas en sectores como el aeroespacial o el automovilístico, donde los defectos pueden provocar la pérdida de vidas... Confíe en esta métrica clave para clasificar a sus vendedores y garantizar la máxima calidad en la entrega de sus productos.
6. Ciclo de pedidos de compra
El pedido de compra duración del ciclo es un KPI que no puede ignorar. Determina qué proveedor es el ideal cuando tienes prisa.
Esta métrica cubre el recorrido de compra desde la realización y aprobación del pedido hasta la entrega, la factura y el pago. Los resultados de la duración del ciclo del pedido varían desde horas hasta días en total.
Clasifique a sus proveedores en función de su ciclo de pedido y haga los pedidos con ellos en consecuencia.
Asigne los pedidos urgentes a los proveedores, garantizando un ciclo de pedido más corto, y los pedidos cómodos a los que tienen un ciclo relativamente más largo. El seguimiento de esta métrica mantiene su proceso de adquisición sólido y preciso.
7. Plazo de entrega
Plazo de entrega se refiere al tiempo que tarda un proveedor determinado en satisfacer un pedido. Se mide comprobando el tiempo transcurrido entre el momento en que se hace un pedido a la empresa y el momento en que se entrega el producto.
La matemática que hay detrás es bastante sencilla: basta con restar el tiempo que se tarda en aceptar un pedido del tiempo total de entrega, ¡y ahí lo tiene! Ese es el Plazo de entrega de su proveedor en pocas palabras.
Plazo de entrega del proveedor = Plazo de entrega - Plazo de pedido (aceptación del pedido)
Conseguir plazos de entrega más cortos sin comprometer la calidad puede ayudar a mantener contentos a los clientes.
8. Compras realizadas dentro de presupuesto y plazo
Esta métrica registra el número de compras realizadas a tiempo dentro de los presupuestos estipulados. Un informe basado en datos sobre este KPI proporciona información al equipo de compras sobre si los recursos de la organización se utilizan de forma óptima. Es un KPI operativo que refleja directamente la eficiencia del departamento de compras.
Si la mayoría de sus compras se ajustan al coste y al plazo objetivo, su juego de eficiencia de compras está en su punto. Por el contrario, sobrepasar con frecuencia el tiempo y los costes presupuestados haría saltar las alarmas entre los equipos de compras.
Un seguimiento cuidadoso de esta métrica, y su optimización en caso necesario, le ayudará a cumplir el presupuesto de compras y el objetivo de tiempo.
9. Coste del pedido
Además de analizar el coste y la calidad del proveedor, los responsables de compras también deben hacer un seguimiento de varias métricas relacionadas con los costes, como el coste interno del pedido de compra. Se trata del coste total de adquisición de un pedido, desde su compra y creación hasta el cierre de la factura.
Los factores que componen el coste de compra varían de una empresa a otra. Mientras que algunas empresas pueden contabilizar tanto los costes directos como los indirectos, otras pueden considerar únicamente los costes directos.
Si desea una fórmula general para este KPI, puede calcularse como la suma de los costes de compra, pedido y mantenimiento.
La cuenta de este KPI ayuda a mejorar la eficiencia del ciclo de vida de la adquisición al pago y garantiza que se minimicen los costes y los errores.
10. Gasto gestionado
El gasto bajo gestión se refiere al porcentaje de gasto en adquisiciones regulado por la dirección. Un aumento del gasto bajo gestión de una empresa mejora la capacidad de optimizar costes y previsión de gastos. Esta métrica es especialmente influyente a la hora de aprovechar ahorros de costes no realizados.
Evalúe continuamente el gasto y vigile los contratos con los proveedores para identificar el margen de mejora. Las compras consolidadas y los descuentos por volumen acaban por engrosar la cuenta de resultados de la organización.
11. ROI de las adquisiciones
Se trata de una métrica de aprovisionamiento fundamental que realiza un seguimiento de la rentabilidad de las inversiones, la meta final de todas las empresas. Le ofrece una visión de la rentabilidad y la relación coste-eficacia de la estrategia de aprovisionamiento. Calcule el ROI de aprovisionamiento dividiendo el ahorro anual de costes por los costes anuales de aprovisionamiento.
Recuerde que, a pesar de ser un factor importante a tener en cuenta, el ROI de aprovisionamiento por sí solo no le dará una imagen correcta. Para obtener mejores resultados, combine esta métrica con otras, como la evitación de costes de aprovisionamiento, para obtener una imagen completa.
Ajuste su objetivo de ROI de compras a 10 veces las inversiones internas para poner en marcha una buena estrategia de aprovisionamiento.
12. Ratio de compras de emergencia
¿Quiere hacer un seguimiento de la frecuencia con la que su empresa requiere compras de emergencia? Esta es la métrica que necesita.
Es inevitable que todas las empresas tengan que hacer algunas compras de emergencia. Sin embargo, realizar solicitudes de emergencia una y otra vez da una mala imagen de sus operaciones. Las compras de emergencia afectan a su empresa porque aumentan los costes generales de aprovisionamiento.
Un ratio bajo de compras de emergencia ayuda a las empresas a ahorrar costes, racionalizar los planes de aprovisionamiento, permitir servicios ininterrumpidos y minimizar los riesgos de suministro. Esta métrica refleja el rendimiento del aprovisionamiento y es una base para gestionar las operaciones futuras. Gestión eficaz elimina las ineficiencias del proceso de compra y evita la escasez de productos. Calcule el ratio de compras de emergencia dividiendo el número de compras de emergencia por el número total de compras durante un periodo fijo.
13. Ratio de rechazo de proveedores y coste
La métrica de tasa de rechazo de proveedores y coste mide la gestión interna de la calidad. Refleja la frecuencia y el coste del rechazo de productos por parte del proveedor debido a la mala calidad u otros problemas. Un aumento de cualquiera de estos dos factores exige la intervención del comprador.
Identificar las desviaciones y aplicar soluciones de recuperación ayuda a evitar cuellos de botella y a mantener una relación saludable entre comprador y proveedor.
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14. Reducción de los costes de adquisición
El ahorro de costes tangibles sigue siendo un objetivo primordial de los equipos de aprovisionamiento. La reducción de costes de aprovisionamiento es una métrica eficaz para estudiar la eficiencia de la función de aprovisionamiento. Mide el porcentaje de ahorro de costes en cada pedido realizado mediante negociaciones de precios.
El ahorro total de costes conseguido a lo largo del año mediante la negociación de precios y descuentos pone de manifiesto la eficacia de la gestión de costes.
Una forma eficaz de medir la reducción de costes es comparar los precios antiguos y los nuevos para el mismo producto o servicio. Este cálculo le ayuda a optimizar la gestión del ciclo de vida de los proveedores y a formar al personal en medidas de ahorro. En definitiva, le ayuda a elaborar estrategias de gestión de costes.
El seguimiento regular de los KPI de aprovisionamiento es esencial para mejorar sus procesos de aprovisionamiento. Aunque hemos mencionado los KPI de aprovisionamiento más comunes, el tamaño de su empresa, su categoría y su función determinarán las métricas más relevantes para usted.
El seguimiento del funcionamiento del aprovisionamiento ayuda a ahorrar costes, optimizar la función de la empresa, identificar cuellos de botella y elaborar estrategias para superarlos. Elija una combinación de estas métricas y combínelas con otras para reforzar su empresa y mejorar el rendimiento general.
Cómo hacer un seguimiento de los KPI de aprovisionamiento
Además de identificar los KPI de aprovisionamiento adecuados para su seguimiento, las organizaciones también deben elegir un sistema de software de gestión de adquisiciones para gestionar la contratación de forma eficaz.
Nuestro equipo de ClickUp ha tenido en cuenta todos sus indicadores clave de compras a la hora de diseñar el software de gestión de compras de ClickUp Plantilla de seguimiento de KPI de aprovisionamiento de ClickUp . Está totalmente equipada para facilitar el seguimiento de las métricas de los KPI. Sus sólidas funciones como Metas, Pizarras, Documentos, campos personalizables y paneles le permiten realizar un seguimiento eficaz de los KPI en un solo lugar.
La plantilla de aprovisionamiento de ClickUp está diseñada para ayudarle a seguir y gestionar sus procesos de aprovisionamiento.
Sigue y Supera tus Metas de Compras con ClickUp
En Metas de ClickUp puede organizar, seguir y compartir los KPI de aprovisionamiento con facilidad. Para cada KPI, determine el objetivo dentro de la meta y especifique la consecución dentro del plazo. Ahora personalice sus métricas para el seguimiento de sus objetivos:
Realice un seguimiento del progreso con objetivos numéricos, monetarios, de verdadero/falso y de tarea. Cree Metas de Sprints, Metas de ventas semanales y mucho más añadiendo tareas de diferentes equipos a una Meta.
- Número: Ajuste un intervalo de números y controle el aumento o disminución del valor
- Verdadero/Falso: Crear una casilla de selección para marcar cuando un objetivo específico está completado
- Moneda: Configurar una meta monetaria y realizar un seguimiento de los aumentos y disminuciones en el valor
- Tarea: Supervisar la compleción de una tarea individual o de toda una lista de tareas
Con ClickUp también puede representar visualmente la tarea completada y el progreso mediante barras de progreso, gráficos y diagramas.
Además, utilice Paneles de ClickUp para combinar diferentes objetivos en una única visión general. Las funciones ClickUp del panel le permiten:
Cree el centro de control perfecto para cualquier proyecto. Obtenga una visión más profunda y una visión general de alto nivel de su trabajo con los paneles de control totalmente personalizables de ClickUp.
- Panorámica: Utilice la vista de resumen para obtener una visión general de sus KPI de aprovisionamiento y su progreso
- Mejore la alineación de las metas de la empresa: Explore la vista de OKR departamental para alinear sus KPI de compras con las metas generales
- Seguimiento del progreso: Utilice la vista Progreso para identificar el progreso del equipo y reducir las áreas de mejora
- Cronograma: Eche un vistazo a la vista Cronograma para visualizar el posible cronograma y los hitos de los KPI de aprovisionamiento
Estas vistas ofrecen un análisis de los resultados de un vistazo para ayudarle a identificar y colmar las lagunas. En Plantilla de adquisiciones de ClickUp clasifica los KPI en cinco categorías: Completed, Off track, On track, Not started y At risk para hacer un seguimiento del progreso.
La personalización de plantillas de ClickUp es muy sencilla.
Además, la función de (elaboración de) informes de ClickUp le proporciona información valiosa para tomar decisiones basadas en datos.
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Gestione y analice sus métricas de aprovisionamiento con ClickUp para alcanzar la máxima eficiencia. Computar datos, analizarlos y utilizar los resultados para mejorar la gestión de compras se convierte en un juego de niños con ClickUp.
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