Una estrategia de compras sólida supone mucho más que un simple ahorro de costes.
Los responsables de compras buscan constantemente herramientas y métricas para optimizar su estrategia y medir el rendimiento de los proveedores. ¿Se encuentra en una situación similar? Le ofrecemos esta guía para el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) de las compras .
Según el informe de investigación de mercado, el mercado de la adquisición como servicio (PaaS) experimentará un auge con una tasa compuesta de crecimiento anual del 6,4 % entre los años 2020 y 2027. A medida que las actividades de adquisición se vuelven cada vez más complejas, los datos se convierten en un importante factor de eficiencia.
Por este motivo, las empresas realizan un seguimiento activo de las métricas de compras (también conocidas como KPI de compras).
Hemos elaborado una lista de algunos de los principales KPI que utilizan los responsables de compras para medir la eficacia del departamento de compras. Rompa el círculo vicioso y mejore el rendimiento de sus compras con esta guía.
Comprensión de los KPI de compras
El proceso de adquisición abarca todo lo que hace su departamento de adquisiciones para obtener y suministrar bienes y servicios.
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) de las compras son métricas de medición que ayudan a comprender la eficacia de la gestión de las compras. Estos KPI analizan cómo regula la empresa el tiempo, el coste y la calidad.
A la hora de realizar los ajustes de estos KPI de compras, hay que tener en cuenta algunos aspectos, como:
- Su modelo de empresa
- El tamaño de su organización,
- Ubicación de la organización
- Requisitos de cumplimiento
- Su presupuesto
La elección de los KPI de compras puede variar en función de su posición con respecto a estos cinco parámetros.
Recuerde que no existe un conjunto perfecto de métricas de compras. No se trata de una solución única para todos, sino que requiere un enfoque personalizado.
Por qué necesita métricas de compras
Los tres factores principales que hacen que las métricas de compras sean importantes son:
- Medición del rendimiento: para mejorar el rendimiento, hay que empezar por medirlo. Las métricas de rendimiento son datos cruciales que pueden ayudarle a identificar qué aspectos de su proceso de compras deben mejorarse.
- Intercambio de datos objetivos: las métricas de compras le ayudan a determinar de forma objetiva y realizar el uso compartido de la información sobre las compras con las partes interesadas. Realice el seguimiento de estas metas durante un periodo determinado y elabore estrategias en consonancia con sus necesidades empresariales.
- Encuentre respuestas a sus preguntas: utilice los KPI de compras para averiguar qué le falta, cómo se compara con la competencia y si su rendimiento está mejorando o empeorando.
Lea también: 20 KPI de marketing que debe realizar el seguimiento
La importancia de medir la eficiencia de las compras
Medir la eficiencia de las compras tiene muchas ventajas para su empresa:
Identificar oportunidades de ahorro: mediante el seguimiento de métricas como el gasto gestionado, el retorno de la inversión en compras y el coste por factura, los equipos de compras pueden encontrar formas de ahorrar costes y mejorar la rentabilidad general de la organización.
Gestionar el riesgo de los proveedores: El riesgo de los proveedores es una preocupación real para los responsables de compras de todo el mundo. Los riesgos derivados de los proveedores pueden ser financieros, legales, operativos o incluso de reputación. Métricas como la tasa de defectos de los proveedores, la precisión de las órdenes de compra y la tasa de disponibilidad de los proveedores pueden ayudarle a evitar las desventajas de trabajar con un proveedor de calidad inferior.
Optimizar las actividades de adquisición: Las adquisiciones pueden descentralizarse en grandes organizaciones con múltiples unidades de negocio. En tales casos, el seguimiento de métricas de adquisición como la competitividad de los precios, la tasa de ciclo de pedidos y las tasas de cumplimiento puede ayudarle a garantizar que las actividades de adquisición en toda la organización sigan procesos específicos y buenas prácticas.
Alinearse con las metas de la organización: Los líderes también deben realizar el seguimiento de los KPI de compras para garantizar que los esfuerzos del equipo se alineen con la dirección estratégica general de la organización. Por ejemplo, si la meta de la organización incluye tener productos de la más alta calidad, los KPI de los equipos de compras deben reflejar el énfasis en la calidad, incluso si eso significa un menor ahorro de costes.
KPI esenciales de compras que todo equipo debería medir
Aunque la estrategia de compras ideal es subjetiva, hemos esbozado algunos KPI esenciales que pueden resultar útiles para cualquier equipo de compras.
1. Número de proveedores
Mida cuántos proveedores tiene y de cuáles tiene la mayor dependencia utilizando esta métrica. Las empresas a veces tienen múltiples puntos de venta para diferentes productos o incluso múltiples proveedores para un solo producto.
Aunque contar con un número limitado de proveedores resulta beneficioso en forma de descuentos y una mejor gestión de las cotizaciones, también puede aumentar la dependencia. Por otro lado, contar con múltiples proveedores puede reducir la dependencia, pero también aumentar los costes.
Aumentar el número de proveedores, especialmente para productos críticos, puede ayudar a reducir el riesgo y satisfacer las nuevas demandas del mercado.
2. Valoración de la calidad de los proveedores
Considere este KPI como su escala de valoración de proveedores. La valoración de la calidad de los proveedores le ayuda a identificar riesgos o problemas y a mejorar la calidad de los proveedores a lo largo del tiempo. Tiene en cuenta la rapidez de entrega, la capacidad de respuesta de los proveedores, el coste y la calidad del servicio. Además de las medidas cuantitativas, las organizaciones también pueden utilizar medidas cualitativas, como auditorías de proveedores y evaluaciones de la gestión.
Establecer metas claras de calidad para los proveedores y supervisar los datos de estos puede ayudar a los equipos de compras a mejorar la calidad de los proveedores y la eficiencia de las compras a lo largo del tiempo.
3. Índice de cumplimiento
La tasa de cumplimiento es una métrica de adquisición fundamental alineada con el rendimiento de los proveedores. Le ayuda a saber si los proveedores cumplen los requisitos de cumplimiento y se ajustan a las necesidades de la empresa.
El KPI de la tasa de cumplimiento es fundamental para la gestión, ya que una caída en este indicador conduce automáticamente a un aumento de las compras indirectas. El cumplimiento contractual y legal también es fundamental para la seguridad jurídica. Para calcular esta métrica, identifique la proporción de facturas en litigio entre el total de facturas y realice un seguimiento de las diferencias entre el precio cotizado y el precio pagado.
Para empezar, un KPI de cumplimiento del 50 % es un objetivo razonable para una empresa de tamaño medio.
4. Disponibilidad de proveedores
Incluso con el plan más detallado, es inevitable que surjan emergencias ocasionales en las que se necesiten suministros con urgencia. Este KPI indica la fiabilidad de un proveedor concreto, para que pueda confiar en él en caso de emergencia. El KPI de disponibilidad del proveedor se calcula como la relación entre el número de veces que el proveedor ha realizado entregas urgentes y el número total de veces que se ha solicitado un suministro urgente.
Una disponibilidad de proveedores del 90 % o superior indica que se trata de un proveedor fiable y de una cadena de suministro que funciona de manera eficiente.
5. Índice de defectos de los proveedores
La tasa de defectos de los proveedores es una medida para evaluar la calidad de cada proveedor. Esta métrica se convierte en un factor crucial para el departamento de compras a la hora de evaluar la calidad general del producto.
Calcule la tasa de defectos de los proveedores dividiendo el número total de productos defectuosos por el total de unidades inspeccionadas, lo que suele expresarse como la tasa de defectos por millón de unidades. Esta medida evalúa de forma activa la calidad de los productos y hace que los proveedores rindan cuentas. Para obtener una visión más profunda, desglose la tasa de defectos de los proveedores por tipo de defecto, lo que le permitirá comprender mejor la calidad de cada proveedor.
Naturalmente, las tasas de defectos de los proveedores son métricas críticas en industrias como la aeroespacial o la automovilística, donde los defectos pueden provocar la pérdida de vidas humanas. Confíe en esta métrica clave para clasificar a sus proveedores y garantizar la máxima calidad en la entrega de sus productos.
6. Ciclo de pedidos de compra
La duración del ciclo de la orden de compra es un KPI que no se puede ignorar. Determina qué proveedor es el ideal cuando se tiene prisa.
Esta métrica abarca todo el proceso de compra, desde la realización y aprobación del pedido hasta la entrega, la facturación y el pago. La duración del ciclo de los pedidos de compra varía entre unas horas y varios días.
Clasifique a sus proveedores en función de su ciclo de pedidos y realice los pedidos con ellos en consecuencia.
Asigne los pedidos urgentes a los proveedores, garantizando un ciclo de pedido más corto y pedidos cómodos para aquellos con un ciclo relativamente más largo. El seguimiento de esta métrica mantiene su proceso de compras sólido y preciso.
7. Plazo de entrega
El plazo de entrega se refiere al tiempo que tarda un proveedor concreto en cumplir un pedido. Se mide comprobando el tiempo transcurrido entre el momento en que se realiza el pedido a la empresa y el momento en que se entrega el producto.
El cálculo es muy sencillo: solo hay que restar el tiempo que se tarda en aceptar un pedido de compra del tiempo total de entrega, ¡y ya está! Ese es, en pocas palabras, el plazo de entrega de su proveedor.
Plazo de entrega del proveedor = Plazo de entrega – Plazo de pedido (aceptación del pedido)
Lograr plazos de entrega más cortos sin comprometer la calidad puede ayudar a mantener satisfechos a los clientes.
8. Compras realizadas dentro del presupuesto y del plazo previsto.
Esta métrica registra el número de compras realizadas a tiempo dentro de los presupuestos estipulados. Un informe basado en datos sobre este KPI proporciona al equipo de compras información sobre si los recursos de la organización se utilizan de forma óptima. Se trata de un KPI operativo que refleja directamente la eficiencia del departamento de compras.
Si la mayoría de sus compras se ajustan al objetivo de coste y tiempo, su eficiencia en las compras es óptima. Por el contrario, superar con frecuencia el tiempo y los costes presupuestados sería motivo de alarma para los equipos de compras.
El seguimiento minucioso de esta métrica y su optimización según sea necesario le ayudarán a cumplir el presupuesto de compras y el objetivo de tiempo.
9. Coste del pedido de compra
Además de analizar el coste y la calidad de los proveedores, los responsables de compras también deben realizar un seguimiento de diversas métricas relacionadas con los costes, como el coste interno de la orden de compra. Se trata del coste total de la compra de un pedido, desde la compra y la creación hasta el cierre de la factura.
Los factores que componen el coste de compra varían de una empresa a otra. Mientras que algunas empresas pueden tener en cuenta tanto los costes directos como los indirectos, otras pueden considerar solo los costes directos.
Si desea una fórmula general para este KPI, se puede calcular como la suma de los costes de compra, pedido y mantenimiento.
La contabilización de este KPI ayuda a mejorar la eficiencia del ciclo de vida de la adquisición al pago y garantiza que se minimicen los costes y los errores.
10. Gasto bajo control
El gasto gestionado se refiere al porcentaje del gasto en compras regulado por la dirección. Un aumento del gasto gestionado de una empresa mejora la capacidad de optimizar los costes y realizar la previsión de gastos. Esta métrica es especialmente influyente a la hora de aprovechar los ahorros de costes no realizados.
Evalúe continuamente el gasto y supervise los contratos con los proveedores para identificar el margen de mejora. Las compras consolidadas y los descuentos por volumen acaban repercutiendo positivamente en los resultados de la organización.
11. Rentabilidad de la inversión en compras
Se trata de una métrica de compras fundamental que permite realizar el seguimiento de la rentabilidad de las inversiones, la meta última de todas las empresas. Le ofrece información sobre la rentabilidad y la rentabilidad de la estrategia de compras. Calcule el ROI de las compras dividiendo el ahorro anual en costes por los costes anuales de compras.
Recuerde que, a pesar de ser un factor importante a tener en cuenta, el ROI de las compras por sí solo no le dará una visión completa. Para obtener los mejores resultados, combine esta métrica con otras, como la reducción de costes de compras, para obtener una visión completa.
Establezca su objetivo de retorno de la inversión en compras como 10 veces las inversiones internas para poner en marcha una buena estrategia de compras.
12. Índice de compras de emergencia
¿Quiere hacer el seguimiento de la frecuencia con la que su empresa necesita realizar compras de emergencia? Esta es la métrica que necesita.
Todas las empresas se enfrentan inevitablemente a algunas solicitudes de emergencia. Sin embargo, realizar solicitudes de emergencia una y otra vez da una mala imagen de sus operaciones. Las compras de emergencia afectan a su negocio al inflar sus costes generales de adquisición.
Una baja proporción de compras de emergencia ayuda a las empresas a ahorrar costes, optimizar los planes de adquisición, garantizar la continuidad de los servicios y minimizar los riesgos de suministro. Esta métrica refleja el rendimiento de las adquisiciones y sirve de base para gestionar las operaciones futuras.
Una gestión eficaz elimina las ineficiencias del proceso de adquisición y evita la escasez de productos. Calcule la ratio de compras de emergencia dividiendo el número de compras de emergencia por el número total de compras durante un periodo determinado.
13. Tasas de rechazo de proveedores y costes
La tasa de rechazo de proveedores y la métrica de costes miden la gestión interna de la calidad. Reflejan la frecuencia y el impacto en los costes del rechazo de productos de proveedores debido a su mala calidad u otros problemas. Un aumento en cualquiera de estos dos factores requiere la intervención del comprador.
Identificar las desviaciones e implementar soluciones de recuperación ayuda a evitar cuellos de botella y a mantener una relación saludable entre comprador y proveedor.
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14. Reducción de los costes de adquisición
El ahorro tangible de costes sigue siendo uno de los principales objetivos de los equipos de compras. La reducción de los costes de adquisición es una métrica eficaz para estudiar la eficiencia de la función de compras. Mide el porcentaje de ahorro de costes en cada pedido realizado mediante negociaciones de precios.
El ahorro total de costes conseguido a lo largo del año gracias a la negociación de precios y los descuentos pone de relieve la eficiencia de la gestión de costes.
Una forma eficaz de medir la reducción de costes es comparar los precios antiguos y nuevos del mismo producto o servicio. Este cálculo le ayuda a optimizar la gestión del ciclo de vida de los proveedores y a formar al personal en medidas de ahorro de costes. En última instancia, le ayuda a elaborar estrategias de gestión de costes.
El seguimiento periódico de los KPI de compras es esencial para mejorar sus procesos de compras. Aunque hemos mencionado los KPI de compras más habituales, el tamaño, la categoría y el funcionamiento de su empresa determinarán las métricas más relevantes para usted.
El seguimiento del funcionamiento de las compras ayuda a ahorrar costes, optimizar el funcionamiento de la empresa, identificar cuellos de botella y elaborar estrategias para superarlos. Elija una combinación de estas métricas y combínelas con otras para fortalecer su empresa y mejorar el rendimiento general.
Cómo realizar el seguimiento de los KPI de compras
Además de identificar los KPI de compras adecuados para el seguimiento, las organizaciones también deben elegir un software de gestión de compras específico para gestionar las compras de forma eficaz.
Nuestro equipo de ClickUp tuvo en cuenta todos sus KPI de compras al diseñar la plantilla de seguimiento de KPI de compras de ClickUp. Está totalmente equipada para facilitar el seguimiento de las métricas de los KPI. Sus sólidas funciones, como Metas, Pizarras, Documentos, campos personalizables y paneles, le permiten realizar un seguimiento eficaz de los KPI en un solo lugar.
Realice un seguimiento y supere sus metas de compras con ClickUp.
Con ClickUp Metas, puede organizar, realizar un seguimiento y compartir los KPI de compras con facilidad. Para cada KPI, determine el objetivo dentro de la meta y especifique el logro dentro del plazo. Ahora personalice sus métricas para realizar un seguimiento de sus objetivos:
- Número: Establezca un intervalo numérico y supervise el aumento o la disminución del valor.
- Verdadero/Falso: Cree una casilla de selección para marcar cuando se haya completado un objetivo específico.
- Moneda: Establezca una meta monetaria y realice el seguimiento de las subidas y bajadas del valor.
- Tarea: Supervisar la realización de una tarea individual o de toda una lista de tareas.
Con ClickUp también puedes representar visualmente la finalización y el progreso de las tareas mediante barras de progreso, gráficos y tablas.
Además, utilice los paneles de ClickUp para combinar diferentes objetivos en una única panorámica. Las funciones del panel de ClickUp le permiten:
- Eche un vistazo a la panorámica: utilice la vista Resumen para obtener una panorámica de sus KPI de compras y su progreso.
- Mejora la alineación de las metas empresariales: explora la vista OKR departamental para alinear tus KPI de compras con las metas generales.
- Seguimiento del progreso: utilice la vista Progreso para identificar el progreso del equipo y delimitar las áreas de mejora.
- Visualice un cronograma: eche un vistazo a la vista Cronograma para visualizar el cronograma potencial y los hitos de los KPI de compras.
Estas vistas ofrecen un análisis de los resultados de un vistazo para ayudarle a identificar y subsanar las deficiencias. La plantilla de compras de ClickUp clasifica los KPI en cinco categorías: Completada, Fuera de plazo, En plazo, No iniciado y En riesgo para realizar el seguimiento del progreso.
Además, la función de elaboración de informes de ClickUp le proporciona información valiosa para tomar decisiones basadas en datos.
Gestión y analice sus métricas de compras con ClickUp para alcanzar la máxima eficiencia. Con ClickUp, calcular datos, analizarlos y utilizar los resultados para mejorar la gestión de las compras es pan comido.
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