Si quiere ampliar su empresa, todos los departamentos deben contribuir a los mismos objetivos finales. En el caso de su departamento de Tecnologías de la Información (TI), disponer de los documentos de gobernanza adecuados puede ayudarle a garantizar que cumple sus metas empresariales . 🤩
Un departamento de informática es uno de los más caros de cualquier empresa, financiando centros de datos, software y otros servicios. Según Gartner se espera que el gasto mundial en TI alcance los 4,6 billones de dólares en 2023, un 5,5% más que en 2022. Dicho esto, dirigir un departamento de TI bien engrasado es esencial para los beneficios de la empresa.
Para asegurarse de que todas las actividades de TI son compatibles con los objetivos generales de su empresa, necesita un departamento de TI de TI . A continuación, explicamos qué es un marco de gobierno de TI, los beneficios de un programa de gobierno de TI y el rol que desempeña en el gobierno corporativo.
¿Qué es el gobierno de TI?
El gobierno de TI es una parte esencial de cualquier empresa, ya que garantiza que su estrategia de TI se alinee con sus metas empresariales. Al igual que otras áreas del gobierno corporativo, ayuda a la alta dirección a tomar decisiones rápidas y a dirigir la empresa con eficacia.
El gobierno de TI garantiza que su departamento de TI comprenda cómo sus decisiones afectan a la visión de la empresa. Además, el gobierno de TI ayuda a garantizar que su empresa cumple la normativa empresarial, mantiene a los líderes del departamento de TI en la misma página y garantiza que cualquier decisión de TI contribuya a elevar el valor de su empresa.
¿Qué es un marco de gobierno de TI?
Un marco de gobierno de TI es un plan para ayudar a los profesionales de TI a tomar decisiones. En pocas palabras, correlaciona cómo cada decisión o inversión en tecnología aumentará el valor de la empresa, reducirá el riesgo y se alineará con sus iniciativas empresariales. 🔍
En términos sencillos, un marco de gobierno de TI evita que los colegas "reinventen la rueda" dentro de su departamento de TI. Al igual que muchos documentos empresariales comunes (POE (procedimientos operativos estándar), manuales de formación y estatutos de la empresa), agiliza el trabajo repetido y los procesos de toma de decisiones.
Un marco de gobierno de TI proporciona una estructura formal para que los líderes del departamento creen procesos, evalúen el rendimiento y planificar la recuperación en caso de desastre. Con el tiempo, la creación de este marco reducirá el número de reuniones, correos electrónicos e ineficiencias del departamento.
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Gobierno de TI frente a gobierno corporativo
El gobierno de TI es un tipo de gobierno corporativo.
El gobierno corporativo es un sistema de normas, procesos y directrices que ayudan a racionalizar la gestión de una empresa. Es una hoja de ruta para definir roles de las partes interesadas y empleados, agilizar la planificación estratégica y garantizar que todos los departamentos cumplen la legislación.
El gobierno corporativo es utilizado por todos los equipos de la empresa. Por lo tanto, un departamento de TI se basará en las directrices ya establecidas dentro del gobierno corporativo para establecer su marco de gobierno de TI.
Roles y responsabilidades del gobierno de TI
Disponer de un marco de gobierno de TI es fundamental para el intento correcto de los proyectos de TI y de la organización en su conjunto. Parte de ese marco consiste en definir los roles y responsabilidades de cada miembro de su departamento.
Normalmente hay cuatro niveles de roles de gobierno de TI, incluyendo:
- Estratégico: El nivel más alto de gobierno de TI alinea la estrategia del departamento con la estrategia general de la empresa. Este nivel suele incluir a los miembros del Tablero y al CIO
- Ejecutivo: El segundo nivel más alto ajusta el presupuesto y asigna los recursos de TI para cada proyecto. Este nivel suele incluir a la alta dirección (incluidos vicepresidentes y jefes de departamento) que dependen directamente del CIO
- **Este nivel gestiona la gestión de riesgos, las inversiones informáticas, la gestión de proyectos y la ciberseguridad de proyectos informáticos específicos. Este nivel suele estar a cargo de gestores y jefes de proyecto
- Operaciones: El nivel más bajo de gobierno de TI optimiza las operaciones cotidianas de todo el departamento. Este nivel está formado por colegas más jóvenes dentro del departamento
La importancia de un proceso de gobierno de TI en las empresas modernas
El principal objetivo del gobierno de TI es garantizar que todas las inversiones en TI generen valor para la empresa.
Por lo tanto, un gobierno de TI ineficaz puede tener efectos negativos duraderos en las empresas modernas. No establecer las normas, los procesos y los objetivos estratégicos adecuados puede debilitar la comunicación entre departamentos o sobrecargar el presupuesto de la empresa.
Además, unas prácticas deficientes de gobierno de TI pueden provocar lo siguiente:
- Manejo incorrecto de datos sensibles: Si los datos sensibles caen en las manos equivocadas, podrían provocar el robo de identidad o fraude de sus empleados o clientes. Esto no sólo será una pesadilla tecnológica para su personal, sino que también podría tener ramificaciones legales
- Violaciones de datos y ataques a la ciberseguridad: En Estados Unidos, las violaciones de datos están en su punto más alto.
Según un informe de Apple los primeros nueve meses de 2023 registraron un asombroso aumento del 20% en las violaciones de datos en comparación con todo- A medida que las empresas siguen recopilando datos personales de clientes y empleados, aumenta la posibilidad de que esos datos sean explotados por ciberdelincuentes
- En términos de tecnología, vivimos tiempos exponenciales en los que la última tecnología se queda obsoleta a un ritmo cada vez más rápido. La gobernanza de las TI garantiza que las empresas dediquen la cantidad adecuada de tiempo, dinero y recursos a la investigación de las mejores tecnologíasherramientas para empresas* La incomprensión de los riesgos informáticos : Las violaciones de datos, los ciberataques y los fallos de los sistemas informáticos se producen porque los empleados no saben a qué se enfrentan. La gestión de riesgos es una parte esencial del gobierno de TI, ya que prevé las amenazas potenciales para la empresa
- El gobierno corporativo existe para que las empresas puedan funcionar sin problemas, independientemente de quién esté al mando en un momento dado. Desgraciadamente, muchas empresas dependen en gran medida de líderes veteranos y no documentan las normas, los procesos y los flujos de trabajo. Implantar un gobierno de TI eficaz implica planificar cambios importantes de personal, como la contratación de un nuevo CIO
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Ventajas de aplicar la gobernanza de TI
Un marco de gobierno de TI adecuado ayuda a impulsar la alineación estratégica de su empresa, a mantener sus iniciativas de TI dentro del presupuesto y a mitigar o prevenir las brechas de seguridad. Aunque los avances de la gobernanza de TI son infinitos, a continuación le presentamos algunas ventajas que debe conocer:
- Alinea sus iniciativas de TI con los objetivos de la empresa: Esto garantiza que todos los proyectos de TI contribuyan a las metas de la organización y asegura el uso adecuado de los fondos para el departamento
- Elimina redundancias dentro de la organización: Una de las mayores ventajas del gobierno corporativo -no sólo del gobierno de TI- es que elimina tareas repetitivas. Esto puede eliminar reuniones de calendario, acortar los plazos de los proyectos y evitar la compra de soluciones duplicadas
- Promueve la transparencia y la comunicación: La implantación de procesos de gobierno de TI garantiza que los roles y responsabilidades estén claramente articulados. Esto ayuda a agilizar la comunicación en todo el departamento, ya que los compañeros más jóvenes saben exactamente a qué gestor dirigirse si tienen preguntas o dudas sobre un proyecto determinado
- Los ciberataques se intensifican con rapidez: Con el aumento de las amenazas a la ciberseguridad, los equipos de TI deben estar preparados para cuando (no si) se produce un ataque. Informar a todo el equipo sobre los protocolos detallados de lo que hay que hacer en caso de que se produzca un fallo de seguridad puede ayudar a reducir el impacto en la organización
- Garantiza el cumplimiento de la normativa: Existen numerosas leyes y normativas relacionadas con el manejo de datos seguros. Un marco de gobierno de TI adecuado garantiza que todas las operaciones de negocio de TI cumplan la Ley Federal de Gestión de la Seguridad de la Información de 2002 (FISM), la Ley de Transacciones de Crédito Justas y Precisas de 2003 (FACTA), la Ley Gramm Leach Bliley (GLBA) y otras normativas
- Mejora el servicio al cliente: Todo el mundo sabe lo frustrante que puede ser esperar en espera con un departamento de TI. La creación de un marco de gobernanza de TI garantiza que todas las líneas de compatibilidad técnica cuenten con el personal adecuado, que su equipo tenga la formación apropiada para solucionar problemas y que los miembros del equipo sepan cómo escalar las solicitudes especialmente difíciles. Además, la automatización del flujo de trabajo para las preguntas o solicitudes más frecuentes puede reducir el tiempo de espera o ayudar a los clientes a solucionar problemas por sí mismos
- Aumenta la productividad de los empleados: Los protocolos de gobierno de TI adecuados permiten a los empleados rendir mejor en el trabajo. Su marco debe incluir la formación adecuada de los empleados y los procesos de incorporación para que los profesionales de TI se familiaricen con los roles, flujos de trabajo y directrices del departamento
- Reducir los costes tecnológicos: Los gastos generales asociados a su departamento de TI son probablemente asombrosos, tanto en términos de empleados como de infraestructura. Aunque a los profesionales de TI se les suele pagar un buen sueldo, garantizar la formación, la incorporación y los procesos internos adecuados puede evitar que contrate a demasiados empleados. Además, asegurarse de que invierte ensistemas y software puede reducir sus costes de infraestructura informática
- Toma el control de las redes sociales y otros canales de comunicación: Una gran parte de la comunicación corporativa se produce fuera del cortafuegos de la empresa, especialmente en las redes sociales y las plataformas de mensajería instantánea. Contar con las funciones de TI adecuadas garantiza que la información y los datos permanezcan seguros, independientemente de su ubicación
- Educa a toda la empresa en el uso de TI : Contrariamente a la creencia popular, un marco de gobierno de TI no está sólo diseñado para su departamento de TI. Por el contrario, los protocolos de gobierno de TI adecuados educan a todos los departamentos sobre cómo mantener la seguridad de los datos y prevenir las amenazas a la ciberseguridad
Cómo implantar un plan de gobierno de TI
¿Quiere crear un marco de gobierno de TI pero no sabe por dónde empezar? A continuación, nos sumergimos en una guía paso a paso sobre cómo alinear las iniciativas de TI con las metas de su empresa.
1. Establezca metas a corto y largo plazo
Reúna a su Tablero y equipo ejecutivo para llevar a cabo un plan estratégico para el próximo año. Una vez establecidos los objetivos para toda la empresa, reúnase con el Director de Información y la alta dirección para fijar metas anuales, trimestrales y mensuales para el equipo de TI.
Seguimiento del progreso relacionado con las metas con el Panel de Metas de ClickUp
2. Consultar datos históricos
La mejor forma de planificar el futuro es mirar al pasado.
Revise las brechas de seguridad y las amenazas cibernéticas de años anteriores, revise los proyectos que se salieron del presupuesto o no se completaron a tiempo, revise las quejas habituales de los clientes y reúnase con los directivos para ver qué empleados están rindiendo por debajo de sus posibilidades. Mejorar las áreas que resultaron problemáticas en el pasado podría ayudar a impulsar la gestión de recursos, la mitigación de riesgos y los procesos de toma de decisiones en el futuro.
3. Encontrar un punto de partida
Hay muchas metodologías existentes a partir de las cuales puede construir su marco de gobierno de TI.
Nota:
para comprender estos modelos. Es posible que necesite asociarse con un consultor para descubrir qué modelo funciona mejor para su organización.
Algunas metodologías populares son:
- COBIT: El marco de Objetivos de Control para la Información y Tecnologías Relacionadas (COBIT) fue desarrollado por la Asociación de Auditoría y Control de Sistemas de Información (ISACA). Es uno de los marcos de TI empresariales más populares y ofrece un número de modelos para aumentar el valor de los sistemas de información
- ITIL : La Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de la Información (ITIL) se basa en una lista de prácticas para la gestión de servicios de TI que ayudan a alinear los proyectos de TI con las necesidades generales de la empresa
- CMMI : La Integración del Modelo de Madurez de Capacidades tiene como objetivo mejorar el rendimiento de la empresa reduciendo el riesgo del software, mejorando el servicio al cliente y mejorando su producto en general
- COSO : El Comité de Organizaciones Patrocinadoras (Committee of Sponsoring Organizations) es un marco de medición del rendimiento creado para garantizar que su empresa opera de forma ética, transparente y de acuerdo con las normas internacionales y del sector
4. Aprovechar las herramientas para automatizar tareas repetitivas
Para mejorar el ciclo de vida de cada iniciativa de TI, es necesario automatizar el trabajo duplicado.
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Con ClickUp, las tareas repetitivas son cosa del pasado.
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5. Realice una prueba piloto de su estructura de gobierno
Un marco de gobierno de TI debe ser un documento vivo. En otras palabras, no utilice el método de "configúrelo y olvídese" para su marco.
En su lugar, establezca revisiones trimestrales con el equipo ejecutivo para ver cómo su nuevo marco de gobierno de TI cumple sus objetivos finales. A partir de ahí, puede editar su documento como considere oportuno.
Ponga en marcha su marco de gobierno de TI con ClickUp
Un marco de gobierno de TI adecuado garantiza que las metas del departamento se alineen con los objetivos de la empresa, establece claramente los roles y las responsabilidades y reduce el trabajo repetitivo.
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