Si desea ampliar su empresa, todos los departamentos deben contribuir a las mismas metas finales. En el caso de su departamento de tecnología de la información (TI), contar con los documentos de gobernanza adecuados puede ayudarle a garantizar el cumplimiento de sus metas empresariales. 🤩
El departamento de TI es uno de los más costosos de cualquier empresa, ya que financia centros de datos, software, dispositivos y otros servicios. Según Gartner, se espera que el gasto mundial en TI alcance los 4,6 billones de dólares en 2023, lo que supone un aumento del 5,5 % con respecto a 2022. Dicho esto, contar con un departamento de TI que funcione a la perfección es esencial para los beneficios de la empresa.
Para garantizar que todas las actividades de TI respalden sus objetivos empresariales generales, necesita un marco de gobernanza de TI. A continuación, explicamos qué es un marco de gobernanza de TI, las ventajas de un programa de gobernanza de TI y el rol que desempeña en la gobernanza corporativa.
¿Qué es la gobernanza de TI?
La gobernanza de TI es una parte esencial de cualquier empresa, ya que garantiza que su estrategia de TI se alinee con sus metas comerciales. Al igual que otras áreas de la gobernanza corporativa, ayuda a la alta dirección a tomar decisiones rápidas y a gestionar la empresa de forma eficaz.
La gobernanza de TI garantiza que su departamento de TI comprenda cómo sus decisiones afectan a la visión de la empresa. Además, la gobernanza de TI ayuda a garantizar que su empresa cumpla con las normativas empresariales, mantiene a los responsables del departamento de TI en sintonía y garantiza que cualquier decisión de TI contribuya a elevar el valor de su negocio.
¿Qué es un marco de gobernanza de TI?
Un marco de gobernanza de TI es un plan que ayuda a los profesionales de TI a tomar decisiones. En pocas palabras, traza un mapa de cómo cada decisión o inversión en tecnología aumentará el valor de la empresa, reducirá el riesgo y se alineará con sus iniciativas comerciales. 🔍
En términos sencillos, un marco de gobernanza de TI evita que los compañeros de trabajo «reinventen la rueda» dentro de su departamento de TI. Al igual que muchos documentos empresariales comunes (POE, manuales de formación y estatutos de la empresa), agiliza los procesos repetitivos de trabajo y toma de decisiones.
Un marco de gobernanza de TI proporciona una estructura formal para que los responsables de departamento creen procesos, evalúen el rendimiento y planifiquen la recuperación ante desastres. Con el tiempo, la creación de este marco reducirá el número de reuniones, correos electrónicos y ineficiencias del departamento.
Gobernanza de TI frente a gobernanza corporativa
La gobernanza de TI es un tipo de gobernanza corporativa.
La gobernanza corporativa es un sistema de normas, procesos y directrices que ayuda a optimizar el funcionamiento de una empresa. Es una hoja de ruta para definir los roles de las partes interesadas y los empleados, optimizar el plan estratégico y garantizar que todos los departamentos cumplan con la legislación vigente.
La gobernanza corporativa es utilizada por todos los equipos de su empresa. Por lo tanto, el departamento de TI se basará en las directrices ya establecidas dentro de la gobernanza corporativa para establecer su marco de gobernanza de TI.
Roles y responsabilidades de la gobernanza de TI
Contar con un marco de gobernanza de TI es fundamental para el éxito de los proyectos de TI y de la organización en su conjunto. Parte de ese marco consiste en definir los roles y responsabilidades de cada miembro de su departamento.
Normalmente hay cuatro niveles de roles de gobernanza de TI, entre los que se incluyen:
- Estratégico: El nivel más alto de gobernanza de TI alinea la estrategia del departamento con la estrategia general de la empresa. Este nivel suele abarcar a los miembros del consejo de administración y al director de sistemas de información (CIO).
- Ejecutivo: El segundo nivel más alto establece el presupuesto y asigna los recursos de TI para cada proyecto. Este nivel suele incluir a la alta dirección (incluidos los vicepresidentes y jefes de departamento) que dependen directamente del director de sistemas de información.
- Gobernanza de programas: este nivel gestiona la gestión de riesgos, las inversiones en TI, la gestión de proyectos y la seguridad informática para proyectos de TI específicos. Este nivel suele estar a cargo de los gerentes y los jefes de proyecto.
- Operaciones: El nivel más bajo de gobernanza de TI optimiza las operaciones diarias de todo el departamento. Este nivel está compuesto por los compañeros más jóvenes del departamento.
La importancia de un proceso de gobernanza de TI en las empresas modernas
El objetivo principal de la gobernanza de TI es garantizar que todas las inversiones en TI generen valor para la empresa.
Por lo tanto, una gobernanza de TI ineficaz puede tener efectos negativos duraderos en las empresas modernas. No establecer las normas, los procesos y los objetivos estratégicos adecuados puede debilitar las comunicaciones entre departamentos o tensar el presupuesto de la empresa.
Además, unas prácticas deficientes de gobernanza de TI pueden dar lugar a lo siguiente:
- Manejo inadecuado de datos confidenciales: Si los datos confidenciales caen en manos equivocadas, podría dar lugar a robos de identidad o fraudes para sus empleados o clientes. Esto no solo será una pesadilla tecnológica para su personal, sino que también podría tener consecuencias legales.
- Violaciones de datos y ataques a la ciberseguridad: En Estados Unidos, las violaciones de datos han alcanzado su máximo histórico. Según un informe de Apple, en los primeros nueve meses de 2023 se produjo un aumento asombroso del 20 % en las violaciones de datos en comparación con todo el año 2022. A medida que las empresas siguen recopilando datos personales de clientes y empleados, aumenta la posibilidad de que esos datos sean explotados por los ciberdelincuentes.
- Mala asignación del presupuesto y los recursos de TI: En términos de tecnología, vivimos en una época exponencial, en la que las últimas tecnologías se vuelven obsoletas a un ritmo cada vez más rápido. La gobernanza de TI garantiza que las empresas dediquen la cantidad adecuada de tiempo, dinero y recursos a investigar las mejores herramientas empresariales.
- Malentendidos sobre los riesgos de TI: Las violaciones de datos, los ciberataques y los fallos en los sistemas de TI se producen porque los empleados no saben a qué se enfrentan. La gestión de riesgos es una parte esencial de la gobernanza de TI, ya que permite realizar la previsión de las posibles amenazas para la empresa.
- No tener en cuenta la gestión del cambio: La gobernanza corporativa existe para que las empresas puedan funcionar sin problemas, independientemente de quién esté al mando en cada momento. Lamentablemente, muchas empresas dependen en gran medida de líderes con mucha antigüedad y no documentan las normas, los procesos y los flujos de trabajo. La implementación de una gobernanza de TI eficaz implica planificar cambios importantes en el personal, como la contratación de un nuevo director de sistemas de información.
Ventajas de aplicar la gobernanza de TI
El marco de gobernanza de TI adecuado ayuda a impulsar la alineación estratégica de su empresa, a mantener sus iniciativas de TI dentro del presupuesto y a mitigar o prevenir las brechas de seguridad. Aunque los avances de la gobernanza de TI son infinitos, aquí le presentamos algunas ventajas que debe conocer:
- Alinea sus iniciativas de TI con las metas de la empresa: esto garantiza que todos los proyectos de TI contribuyan a las metas de la organización y asegura un uso adecuado de los fondos del departamento.
- Elimina redundancias dentro de la organización: Una de las mayores ventajas de la gobernanza corporativa, no solo de la gobernanza de TI, es que elimina las tareas repetitivas. Esto puede eliminar las reuniones programadas, acortar los cronogramas de los proyectos y evitar la compra de soluciones duplicadas.
- Fomenta la transparencia y la comunicación: la implementación de procesos de gobernanza de TI garantiza que los roles y responsabilidades estén claramente definidos. Esto ayuda a optimizar la comunicación en todo el departamento, ya que los compañeros más jóvenes saben exactamente a qué responsable deben acudir si tienen preguntas o dudas sobre un proyecto determinado.
- Los ciberataques se intensifican rápidamente: con el aumento de las amenazas a la seguridad cibernética, los equipos de TI deben estar preparados para cuando (no si) se produzca un ataque. Informar a todo el equipo sobre los protocolos detallados de qué hacer en caso de una brecha de seguridad puede ayudar a reducir el impacto en la organización.
- Garantiza el cumplimiento normativo: Existen numerosas leyes y normativas relacionadas con el manejo seguro de datos. El marco de gobernanza de TI adecuado garantiza que todas las operaciones comerciales de TI cumplan con la Ley Federal de Gestión de la Seguridad de la Información de 2002 (FISM), la Ley de Transacciones Crediticias Justas y Precisas de 2003 (FACTA), la Ley Gramm Leach Bliley (GLBA) y otras normativas.
- Mejora el servicio al cliente: Todo el mundo sabe lo frustrante que puede ser esperar en línea con un departamento de TI. La creación de un marco de gobernanza de TI garantiza que todas las líneas de asistencia técnica cuenten con el personal adecuado, que su equipo tenga la formación adecuada para resolver problemas y que los miembros del equipo sepan cómo escalar las solicitudes especialmente difíciles. Además, la implementación de automatizaciones del flujo de trabajo para las preguntas o solicitudes más frecuentes puede ayudar a reducir los tiempos de espera o ayudar a los clientes a resolver los problemas por sí mismos.
- Aumenta la productividad de los empleados: los protocolos de gobernanza de TI adecuados permiten a los empleados rendir mejor en el trabajo. Su marco debe incluir los procesos adecuados de formación e incorporación de los empleados para que los profesionales de TI se pongan al día en cuanto a los roles, los flujos de trabajo y las directrices del departamento.
- Reduzca los costes tecnológicos: Es probable que los gastos generales asociados a su departamento de TI sean astronómicos, tanto en términos de empleados como de infraestructura. Aunque los profesionales de TI suelen cobrar un sueldo considerable, garantizar una formación adecuada, una buena incorporación y unos procesos internos adecuados puede evitar que contrate a más personal del necesario. Además, asegurarse de invertir en los sistemas y el software adecuados puede reducir los costes de su infraestructura de TI.
- Toma el control de las redes sociales y otros canales de comunicación: Una gran parte de la comunicación corporativa tiene lugar fuera del firewall de la empresa, especialmente en las redes sociales y las plataformas de mensajería instantánea. Contar con las funciones de TI adecuadas garantiza la seguridad de la información y los datos, independientemente de su ubicación.
- Educa a toda la empresa sobre el uso de la TI: Contrariamente a la creencia popular, un marco de gobernanza de TI no se crea solo para su departamento de TI. Por el contrario, los protocolos de gobernanza de TI adecuados educan a todos los departamentos sobre cómo mantener la seguridad de los datos y prevenir las amenazas a la ciberseguridad.
Cómo implementar un plan de gobernanza de TI
¿Quiere crear un marco de gobernanza de TI, pero no sabe por dónde empezar? A continuación, le ofrecemos una guía paso a paso sobre cómo alinear las iniciativas de TI con las metas de su empresa.
1. Establezca metas a corto y largo plazo
Reúna a su junta directiva y a su equipo ejecutivo para llevar a cabo la planificación estratégica para el próximo año. Una vez establecidas las metas de toda la empresa, reúnase con su director de informática y la alta dirección para establecer las metas anuales, trimestrales y mensuales de su equipo de TI.
2. Analice los datos históricos
La mejor manera de planear el futuro es mirar al pasado.
Revise las brechas de seguridad y las amenazas cibernéticas de años anteriores, revise los proyectos que se salieron del presupuesto o no fueron completados a tiempo, revise las quejas comunes de los clientes y reúnase con los gerentes para ver qué empleados tienen un rendimiento inferior al esperado. Mejorar las áreas que resultaron problemáticas en el pasado podría ayudar a impulsar la gestión de recursos, la mitigación de riesgos y los procesos de toma de decisiones en el futuro.
3. Encuentre un punto de partida
Existen numerosas metodologías con las que puede crear su marco de gobernanza de TI.
Nota: Es posible que se requieran algunas certificaciones para comprender estos modelos. Es posible que necesite asociarse con un consultor para descubrir qué modelo funciona mejor para su organización.
Algunas metodologías populares incluyen:
- COBIT: El marco de objetivos de control para la información y tecnologías relacionadas (COBIT) fue desarrollado por la Asociación de Auditoría y Control de Sistemas de Información (ISACA). Como uno de los marcos de TI empresariales más populares, proporciona una serie de modelos para aumentar el valor de los sistemas de información.
- ITIL: La Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de la Información (ITIL) se basa en una lista de prácticas para la gestión de servicios de TI que ayudan a alinear los proyectos de TI con las necesidades generales de su empresa.
- CMMI: El Modelo de Integración de Madurez de Capacidades tiene como objetivo mejorar el rendimiento de la empresa mediante la reducción del riesgo del software, la mejora del servicio al cliente y la mejora general de su producto.
- COSO: El Comité de Organizaciones Patrocinadoras es un marco de medición del rendimiento creado para garantizar que su empresa opere de forma ética, transparente y de acuerdo con los estándares internacionales y del sector.
4. Aproveche las herramientas para automatizar las tareas repetitivas
Para mejorar el ciclo de vida de cada iniciativa de TI, es necesario realizar la automatización del trabajo duplicado.
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5. Realice una prueba piloto de su estructura de gobernanza
Un marco de gobernanza de TI está pensado para ser un documento vivo. En otras palabras, no utilice el método de «configurarlo y olvidarse» para su marco.
En su lugar, establezca revisiones trimestrales con el equipo ejecutivo para comprobar cómo su nuevo marco de gobernanza de TI cumple sus objetivos finales. A partir de ahí, puede realizar la edición de su documento como considere oportuno.
Ponga en marcha su marco de gobernanza de TI con ClickUp
El marco de gobernanza de TI adecuado garantiza que las metas del departamento se alineen con las de la empresa, establece claramente los roles y responsabilidades y reduce el trabajo repetitivo.
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