La mayoría de nosotros ya utilizamos hojas de cálculo a diario. Desde la elaboración de presupuestos mensuales hasta el análisis de cifras de ventas, las Hojas de cálculo de Google son famosas por su facilidad de uso, sus funciones colaborativas, su accesibilidad global y sus capacidades de personalización.
¿Quién diría que una hoja de cálculo de Google en blanco también podría convertirse en un CRM totalmente funcional? 🤯
Es cierto: puedes utilizar las Hojas de cálculo de Google para crear o utilizar innumerables plantillas para la gestión de proyectos en hojas de cálculo, campañas de marketing, correos electrónicos masivos, previsiones, seguimiento, seguimientos y mucho más.
Veamos más de cerca cómo utilizar las Hojas de cálculo de Google CRM, una nueva y potente herramienta que puede cambiar por completo tu forma de gestionar las relaciones con los clientes.
Comprender la funcionalidad CRM en Hojas de cálculo de Google
Aunque no es una plataforma CRM tradicional, las Hojas de cálculo de Google ofrecen una forma sorprendentemente eficaz de gestionar las relaciones con los clientes, especialmente para las pequeñas empresas o aquellas que buscan una solución rentable.
Algunas de las funciones clave de CRM dentro de las Hojas de cálculo de Google incluyen:
1. Gestión de contactos: Organice los contactos en una base de datos estructurada, valide los datos para mantener su autenticidad, filtre y clasifique en función de los grupos objetivo, y aplique formato condicional para separar la información importante.
2. Seguimiento del proceso de ventas: supervise visualmente el progreso de las operaciones en todas las fases de venta, asigne tareas y realice un seguimiento de su finalización, calcule métricas e identifique cuellos de botella.
3. Gestión de tareas y actividades: Realice un seguimiento de las interacciones con los clientes, establezca fechas límite y recordatorios, delegue tareas y vea el progreso, y utilice filtros para centrarse en las áreas de mejora.
4. Elaboración de informes y análisis: Transforme los datos en información útil, genere informes, realice el seguimiento del rendimiento y realice el uso compartido de los informes para facilitar la toma de decisiones.
5. Integraciones y automatización: Integra Hojas de cálculo de Google con alternativas populares de CRM para ampliar sus capacidades: captura clientes potenciales a partir de correos electrónicos y formularios, automatiza tu lista de correos electrónicos de seguimiento y sincroniza con calendarios para programar y realizar el seguimiento de las reuniones.
Y eso no es todo. Las Hojas de cálculo de Google también ofrecen numerosas plantillas de CRM, para que puedas centrarte en mantener las relaciones con los clientes y no en la tediosa tarea de crear CRM.
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Tipos de plantillas de CRM de Hojas de cálculo de Google y su uso
Desde la organización básica de los datos de los clientes hasta la automatización de la gestión de ventas, las plantillas de CRM de Hojas de cálculo de Google sirven para múltiples casos de uso en la gestión de clientes. Estas son algunas de las plantillas de CRM de Hojas de cálculo de Google más utilizadas.
1. Plantilla de CRM para gestión de proyectos
Esta plantilla gratuita de diagrama de Gantt para Hojas de cálculo de Google es ideal para empresas que mantienen interacciones continuas con los clientes a lo largo de un proyecto.
Estas plantillas combinan la información de contacto de los clientes con funciones de seguimiento de proyectos, como el plan del proyecto, los datos de las partes interesadas, los cronogramas, las tareas, las fechas límite y la asignación presupuestaria.
Puedes personalizar cada categoría, colaborar con los miembros de tu equipo de gestión de proyectos y guardarlo en Google Drive. ¡Ahora todas tus actualizaciones en tiempo real están disponibles sobre la marcha!
2. Plantilla básica de CRM
Esta plantilla básica de hoja de cálculo CRM es la herramienta de gestión de ventas perfecta para propietarios de pequeñas empresas y fundadores de startups.
Empieza por personalizar la pestaña «Ajustes». Puedes definir categorías como el tipo de contacto para las personas y la fase de las oportunidades que tienes con ellas. La gestión de las relaciones con los clientes ahora es más fácil.
Utiliza la pestaña «Panel» como un mini panel de control. Muestra el valor total de las oportunidades; el número total de personas, empresas y oportunidades; y el número de oportunidades por fase con sus valores.
La pestaña «Personas» contiene datos sobre los clientes con los que desea hacer negocios. Utilice etiquetas preestablecidas como «seguimiento», «urgente» y «venta adicional» para definir la relación que puede haber establecido con ellos.
Del mismo modo, la pestaña «Empresas» contiene información sobre los clientes potenciales actuales y potenciales de la organización.
La pestaña «Oportunidad» representa todos los esfuerzos de desarrollo empresarial que le gustaría realizar un seguimiento.
3. Plantilla CRM para el seguimiento del proceso de ventas
Puede visualizar y registrar todo su proceso de ventas, incluida la gestión de clientes potenciales, el seguimiento de ventas y la elaboración de informes de ingresos, en esta práctica plantilla de CRM de Hojas de cálculo de Google.
La plantilla está disponible para descargar gratis en HubSpot. Simplifica la gestión de ventas mostrando todos los datos de cada pestaña en forma de gráficos y tablas en el panel principal.
Puede empezar a ajustar el embudo de ventas de su empresa en esta hoja. Consulte la pestaña «Instrucciones» para comprender qué es la hoja de cálculo CRM y cómo rellenarla.
4. Plantilla de CRM para la gestión de marketing
Si ha establecido las metas de marketing de su organización, ahora puede realizar el seguimiento de ellas fácilmente con esta hoja de cálculo CRM gratuita para la gestión de marketing.
Centrada en la generación y el fomento de clientes potenciales, esta plantilla de CRM incluye formularios de captura de clientes potenciales, secuencias de seguimiento por correo electrónico, seguimiento del rendimiento de las campañas y herramientas de segmentación basadas en los niveles de interés o compromiso.
Puede clasificar los clientes potenciales según su origen, como clientes potenciales de campañas de Facebook, clientes potenciales de campañas de correo electrónico en frío, clientes potenciales de LinkedIn, etc.
5. Plantilla de CRM para marketing de eventos
Esta plantilla es especialmente útil para los equipos de gestión de cuentas de las agencias de publicidad y marketing en redes sociales. Ayuda a presentar su cronograma de marketing a los perfiles de clientes adecuados mediante el seguimiento y la programación de contenidos.
Puede gestionar, supervisar y programar campañas de marketing nacionales, campañas de marketing locales, relaciones públicas, marketing de contenido, blogs, páginas web, etc.
La plantilla te ayuda a mantener una comunicación de marca coherente en todas las plataformas y a evitar duplicaciones.
Úsalo como tu calculadora portátil para ver lo que has logrado y genera informes sobre el éxito de las campañas de marketing.
Configuración de CRM en Hojas de cálculo de Google: guía paso a paso
Si prefieres no lidiar con complejas herramientas CRM, esta guía paso a paso te enseñará a utilizar las sencillas Hojas de cálculo de Google como herramienta CRM. 🙌
Paso 1: Elige una plantilla de CRM
En primer lugar, debes encontrar una plantilla de CRM adecuada que se ajuste a las necesidades de tu empresa. Aunque las Hojas de cálculo de Google ofrecen plantillas integradas, también puedes explorar otros sitios web que ofrecen plantillas gratuitas o en oferta.
Paso 2: Importa la plantilla
Abre las Hojas de cálculo de Google y haz clic en «Archivo > Nuevo > A partir de una plantilla». Busca plantillas de CRM o utiliza una que hayas descargado previamente.
Paso 3: Personaliza la hoja de cálculo CRM
Puede añadir o eliminar columnas y filas para reflejar solo la información que desea realizar el seguimiento.
Ten en cuenta los campos esenciales en función de tus objetivos de CRM. Estos pueden incluir información de contacto (nombre, correo electrónico, teléfono, empresa), fuente de clientes potenciales, fase de ventas, historial de tareas y actividades, o notas y comentarios.
Paso 4: Proteja la integridad de los datos
Los datos de CRM de Google Spreadsheets son como una mina de oro para cualquier empresa.
Para mantener la precisión y la coherencia de tu información de contacto, puedes implementar reglas de validación de datos. Ahora, tu plantilla de CRM puede competir incluso con las herramientas de CRM personalizadas.
Para proteger los datos confidenciales, considera realizar ajustes a nivel de hoja para controlar quién puede tener vista y realizar edición de cierta información.
Paso 5: Configura tu canal de ventas
Configura tu embudo de ventas para realizar el seguimiento de los clientes potenciales relevantes en cada fase. Crea columnas o pestañas para representar las diferentes fases (por ejemplo, cliente potencial, cualificado, propuesta enviada, cerrada ganada/perdida).
Utiliza el formato condicional para resaltar las oportunidades en diferentes fases o aquellas que requieren tu atención. Esto te ofrece una visión clara del progreso de las ventas a través de gráficos y tablas.
Las Hojas de cálculo de Google CRM simplifican la elaboración de informes y la presentación de números a sus clientes. Puede crear tablas dinámicas para analizar los datos de los clientes, identificar tendencias y realizar el seguimiento de las métricas de rendimiento.
Paso 6: Realiza el seguimiento de las tareas y actividades
Con tu CRM de Hojas de cálculo de Google, puedes crear tu propio sistema de gestión de tareas y utilizar columnas, pestañas u hojas separadas para realizar el seguimiento de las tareas y actividades relacionadas con cada contacto.
Puede asignar tareas a su equipo de gestión de relaciones con los clientes, colaborar en tiempo real y supervisar el progreso.
Consejos y trucos para aumentar la productividad con Hojas de cálculo de Google como CRM
Las hojas de cálculo de Google son la herramienta CRM más versátil, con una gran cantidad de funciones diseñadas para aumentar su productividad y mantener los gastos de marketing bajo control. Veamos algunos de sus prácticos consejos y trucos.
1. Sugerencias de fórmulas inteligentes
Cuando empiezas a escribir una fórmula, Sheets analiza los datos circundantes para comprender su relevancia. Reconoce patrones, como números, fechas, texto o intervalos, y tiene en cuenta tus fórmulas más recientes y las tareas habituales de la hoja de cálculo.
Las Hojas de cálculo de Google utilizan técnicas de aprendizaje automático para comprender el contexto y mejorar las sugerencias de fórmulas con el tiempo. Completan automáticamente los nombres de las fórmulas a medida que escribes, lo que reduce los errores tipográficos.
2. Gestiona proyectos con la vista de cronograma
La vista de cronograma interactiva de Sheets aprovecha el poder de un lienzo inteligente. Te ayuda a interactuar fácilmente con la información del proyecto y a gestionar campañas de marketing, hitos del proyecto, colaboración entre equipos y mucho más.
Podrá presentar informes y resultados de CRM de formas más ingeniosas a su organización o a sus clientes.
3. Utiliza los complementos de las Hojas de cálculo de Google
Ve a «Extensiones > Complementos > Obtener complementos» para utilizar más herramientas que hayas descargado externamente. Estas pueden ayudarte a realizar la automatización de tareas en Hojas de cálculo de Google.
Puedes elegir entre varias aplicaciones centradas en la IA para escribir y rellenar hojas automáticamente con solo unas pocas indicaciones. Las herramientas de creación de formularios te ayudan a combinar los formularios de Google de tus correos electrónicos con tu hoja de cálculo.
4. Scripts de Google Apps para Hojas de cálculo de Google
Apps Script abre un nuevo universo de posibilidades CRM. Piensa en menús personalizados, cuadros de diálogo emergentes y prácticas barras laterales, todo ello para adaptar tu hoja de cálculo de Google a tus necesidades específicas. Puedes deshacerte de las fórmulas genéricas y diseñar funciones personalizadas que hagan exactamente lo que necesitas.
También puede integrar perfectamente Sheets con Calendario, Drive, Gmail y otras aplicaciones. ¡Imagine programar reuniones o enviar correos electrónicos directamente desde su hoja de cálculo! Cree formularios automáticamente basados en los datos de su hoja de cálculo o rellene su hoja con nuevas respuestas.
5. Chips inteligentes para la colaboración y la organización
Smart Chips te ayuda a incrustar archivos como documentos, hojas de cálculo, diapositivas o imágenes directamente en tu hoja de cálculo. Solo tienes que pasar el cursor por encima del símbolo «@» para ver todos los archivos sugeridos en función de tu actividad reciente y tus palabras clave.
Por el uso compartido de chips de datos en Hojas de cálculo de Google colaborativas, todas las partes interesadas pueden acceder fácilmente a la información relevante sin salir de la hoja de cálculo.
Limitaciones del uso de las Hojas de cálculo de Google como CRM
Aunque las Hojas de cálculo de Google ofrecen una flexibilidad sorprendente para CRM, tienen límites en comparación con las plataformas CRM específicas.
1. Gestión de datos
- Sin funciones integradas de integridad de datos: carece de validación automática de datos o prevención de duplicados, lo que aumenta el riesgo de errores e inconsistencias.
- Capacidad de datos con límite: es posible que no pueda gestionar bases de datos extremadamente grandes de manera eficiente, lo que puede provocar problemas de rendimiento.
- Sin informes avanzados: solo ofrece herramientas básicas de elaboración de informes, pero carece de las amplias capacidades de elaboración de informes y análisis de los CRM especializados.
2. Funcionalidad
- Sin gestión integrada del proceso de ventas: el seguimiento de procesos de ventas complejos con fases y dependencias puede resultar engorroso y requerir soluciones manuales.
- Potencial de automatización limitado: la automatización depende de complementos e integraciones, y puede que no sea tan fluida o sólida como las funciones integradas en los CRM específicos.
- Falta de marketing por correo electrónico y gestión de campañas: No hay herramientas integradas para campañas de marketing por correo electrónico y secuencias de captación de clientes potenciales.
3. Seguridad y escalabilidad
- Preocupaciones sobre la seguridad de los datos: almacenar datos confidenciales de los clientes en las Hojas de cálculo de Google, basadas en la nube, puede plantear problemas de seguridad para algunas empresas.
- Escalabilidad limitada: A medida que tu empresa crezca, gestionar un CRM grande y complejo dentro de Sheets puede volverse inmanejable y obstaculizar una mayor expansión.
- Limitaciones de la colaboración: aunque la edición colaborativa funciona bien para equipos pequeños, gestionar el acceso y los permisos para equipos más grandes puede resultar complicado.
Hojas de cálculo de Google son perfectas para pequeñas empresas y startups que buscan una solución CRM gratuita, flexible y fácil de usar.
Sin embargo, sus límites pueden quedar al descubierto a medida que tu empresa crece y los datos se vuelven más complejos.
Piensa en ello como tu primera bicicleta. Es ideal para aprender a montar y explorar los fundamentos del ciclismo. Pero para viajes más largos y cargas más pesadas, una plataforma CRM específica o sus alternativas pueden ser la opción más pragmática.
Quizás sea el momento de plantearse migrar a un software CRM específico para garantizar la seguridad de los datos, funciones avanzadas y una escalabilidad perfecta para el crecimiento futuro.
Conoce ClickUp: una alternativa mejor que las Hojas de cálculo de Google CRM.
¿Pero puede una sola aplicación sustituir a todas tus herramientas CRM? Sí, si se trata de ClickUp.
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También es una plataforma integral de trabajo y productividad que ayuda a gestionar las relaciones con los clientes y a aumentar su satisfacción.
Vistas de CRM
Utilice las herramientas de colaboración visual de ClickUp CRM para realizar el seguimiento del progreso de las operaciones, identificar las responsabilidades del equipo, supervisar los comentarios y anticipar las fechas de cierre de las operaciones.
Con más de 10 vistas flexibles y personalizables, puedes mapear el progreso con tableros Kanban, vistas Tabla, listas, mapas mentales y mucho más para que el éxito de los clientes sea pan comido.
Paneles de ClickUp
Configura un panel de control CRM personalizado con ClickUp y obtén informes de ventas detallados que te ayudarán a ti y a tus clientes a evitar errores costosos. Podrás señalar con precisión tus esfuerzos de ventas, identificar cuellos de botella, evitar la pérdida de clientes y analizar las conversiones.
ClickUp te da acceso a una base de datos de clientes centralizada; solo las personas que tú quieras podrán tener vista de esta mina de oro gracias a los permisos personalizados.
Automatización de ClickUp
Elige entre más de 100 automatizaciones para poner las tareas rutinarias en piloto automático, optimizar los flujos de trabajo, transferir proyectos y mucho más.
Puede asignar automáticamente tareas para cada fase de su canalización, desencadenar actualizaciones de estado basadas en la actividad y cambiar las prioridades para alertar a su equipo sobre dónde debe centrarse a continuación.
ClickUp Automatización te ayuda a implementar POE claros y a crear nuevas tareas sin esfuerzo.
Plantillas de CRM de ClickUp
La plantilla CRM de ClickUp proporciona una estructura para la gestión de las relaciones con los clientes, lo que le permite ahorrar tiempo, promover las buenas prácticas y personalizar su CRM para que se adapte a las necesidades de su empresa.
Estos marcos predefinidos sientan las bases para tareas comunes de CRM listas para usar. Puedes elegir entre una variedad de plantillas diseñadas para sectores o procesos empresariales específicos, lo que garantiza una buena adaptación a tus operaciones.
Campos personalizados de ClickUp
Los campos personalizados de ClickUp te permiten adaptar tu entorno de trabajo a tus necesidades específicas de datos, lo que favorece una gestión de proyectos más eficiente y detallada.
Con los diferentes tipos de campos personalizados, puedes recopilar y utilizar distintos tipos de información para organizar tareas y mantener la coherencia. Por ejemplo, crea un campo personalizado «Teléfono» para recopilar los números de teléfono de los clientes o utiliza campos de fórmula para tus cálculos.
Realice hoy mismo los ajustes de su propio sistema CRM.
Para mejorar tu CRM, puedes integrar fácilmente las Hojas de cálculo de Google con el software de gestión de proyectos CRM de ClickUp. Esto te da acceso a la colaboración en equipo en tiempo real, almacenamiento ampliado con Google Drive, más de 1000 integraciones y una gran variedad de plantillas CRM entre las que elegir.
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Preguntas frecuentes
1. ¿Cuáles son las ventajas de utilizar las Hojas de cálculo de Google como CRM?
Las hojas de cálculo de Google pueden ser una herramienta sorprendentemente eficaz para las necesidades básicas de CRM, especialmente para pequeñas empresas o startups. Aunque tiene sus límites en comparación con un software de CRM específico, sus ventajas también son considerables:
- Rentabilidad: no requiere suscripciones ni licencias de pago. Esto lo convierte en una opción ideal para empresas con recursos financieros limitados.
- Accesibilidad y facilidad de uso: Cuenta con una interfaz sencilla y funciones fáciles de usar. La configuración y gestión de un CRM básico resulta fácil incluso para usuarios sin conocimientos técnicos.
- Personalización: permite crear campos personalizados, fórmulas e informes personalizados para adaptar el sistema a las necesidades específicas de la empresa y realizar el seguimiento de los datos relevantes de los clientes.
- Colaboración y actualizaciones en tiempo real: acceso multiusuario para garantizar que todos puedan realizar la edición y acceder al CRM sobre la marcha.
- Escalabilidad y migración: Fácil migración de tus datos a un CRM dedicado más adelante. Así nunca tendrás que empezar desde cero si tu empresa supera las capacidades de Sheets.
2. ¿Cómo puedo gestionar eficazmente el CRM utilizando Hojas de cálculo de Google?
Es casi tan fácil como realizar el ajuste inicial de un archivo básico de Excel.
- Empieza con una plantilla: busca una plantilla de CRM gratuita en Internet o crea la tuya propia con campos clave como nombre, contacto, fase y valor de la oportunidad.
- Personaliza y automatiza: añade campos relevantes, utiliza fórmulas para realizar cálculos y explora complementos para cosas como formularios y captura de correos electrónicos.
- Céntrate en la colaboración: comparte tu hoja con tu equipo, utiliza el formato condicional para obtener indicaciones visuales y realiza el seguimiento de las actualizaciones con el historial de versiones.
- Obtenga datos limpios y una visión clara: elimine regularmente los duplicados, utilice filtros para analizar los segmentos de clientes y cree gráficos para obtener resúmenes visuales.
3. ¿Hay alguna forma de integrar las Hojas de cálculo de Google con otras herramientas CRM?
La mejor forma de integrarlo depende de tus necesidades y tus habilidades técnicas. La mayoría de los CRM te permiten importar y exportar datos en formato CSV. Por lo tanto, puedes exportar los datos de tus Hojas de cálculo de Google como un archivo CSV y luego importarlos a tu CRM, y viceversa.
También puede descargar complementos de Google Workspace Marketplace para integrarlos con su CRM de Hojas de cálculo de Google.
¿Es las Hojas de cálculo de Google el CRM adecuado para ti?
Aunque las Hojas de cálculo de Google pueden servir como una herramienta CRM funcional para pequeñas empresas y startups, tienen sus límites cuando se trata de necesidades CRM más complejas. Su falta de funciones CRM integradas, sus limitaciones en la gestión de datos y sus posibles problemas de seguridad pueden suponer un reto a medida que tu negocio crece.
Afortunadamente, existen herramientas como ClickUp que combinan la simplicidad de las Hojas de cálculo de Google con funciones CRM más avanzadas, ofreciendo una plataforma integral para gestionar tus relaciones con los clientes. Tanto si estás empezando como si buscas funciones más avanzadas, la clave es encontrar una herramienta que se adapte a las necesidades de tu empresa de forma eficaz y eficiente.
Explorar las Hojas de cálculo de Google CRM es sin duda una iniciativa que vale la pena, pero recuerda que siempre hay margen para crecer y mejorar. Regístrate en ClickUp y prueba la aplicación que tiene todo para tu equipo.