La primera regla de la empresa es conocer a sus clientes. Debe basarse en datos sólidos sobre las preferencias de los clientes para hacer crecer su empresa y aumentar la rentabilidad. Las conjeturas no son una estrategia fiable a largo plazo para el equipo de ventas y marketing, ya que no fomentan la fidelización.
Así que pregúntese: ¿Qué eficacia tiene la gestión de las relaciones con los clientes (CRM)?
Aunque es posible que su empresa haya tenido éxito sin una sólida solución de CRM personalizada, sus competidores que aprovechan un sistema de CRM eficaz acabarán superándole.
Sin una base de datos de CRM eficaz, podría dedicar demasiado tiempo a tareas de administrador, perder datos de rendimiento críticos y tener problemas para realizar un seguimiento del retorno de la inversión.
Le mostraremos cómo crear una base de datos CRM para que pueda hacer un seguimiento de los intereses de sus clientes y prestarles un mejor servicio.
¡Empecemos por lo básico! 👇
¿Qué es una base de datos CRM?
Una base de datos CRM (Customer Relationship Management) es donde las empresas almacenan y gestionan la información sobre sus clientes y clientes potenciales.
Las bases de datos CRM almacenan un amplio intervalo de datos de clientes y clientes potenciales, entre los que se incluyen:
- Información de contacto del cliente, como nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono y direcciones
- Historial de compras
- Historial de interacciones, incluidas notas de llamadas, correos electrónicos y reuniones
- Intereses y preferencias
- Tickets de compatibilidad y otras interacciones de servicio
La base de datos CRM es un componente crítico de un sistema CRM. Los sistemas de CRM utilizan los datos de la base de datos de CRM para automatizar tareas de la empresa, como el envío de correos electrónicos de marketing, el seguimiento de clientes potenciales y la prestación de servicios de atención al cliente.
El rol de una base de datos CRM en la gestión de las Relaciones con los clientes
Una base de datos CRM es su hub central de perfiles, información e interacción con los clientes. Le permite:
Mejorar el servicio al cliente
Con una base de datos CRM, todos los datos de sus clientes están centralizados y fácilmente accesibles en una ubicación; sus representantes de servicio pueden encontrar rápidamente detalles relevantes sobre interacciones anteriores, historial de compras y preferencias.
Utilice ClickUp CRM para mejorar las interacciones de atención al cliente
Utilizan estos datos para personalizar las interacciones, abordar las preocupaciones de forma eficaz y, en última instancia, ofrecer una experiencia de cliente más fluida.
Impulse las ventas y la gestión de clientes potenciales
Las bases de datos de CRM ayudan a realizar un seguimiento de sus clientes potenciales a lo largo del embudo de ventas, lo que permite a los equipos de ventas identificar y priorizar los clientes potenciales.
Gracias a la información del CRM, sus equipos de ventas pueden supervisar el compromiso, analizar las señales de compra y adaptar su enfoque en consecuencia, aumentando las posibilidades de conversión.
Gestión del pipeline de ventas
Al visualizar el proceso de ventas en el CRM, usted y su equipo de ventas pueden conocer el progreso de las operaciones, identificar los cuellos de botella y optimizar los procesos de ventas para mejorar la eficacia y cerrar las operaciones con mayor rapidez.
Fortalecer el compromiso y la fidelidad de los clientes
Los sistemas CRM pueden desencadenar recordatorios automatizados de cumpleaños, aniversarios o renovaciones de servicios. Este enfoque refuerza las relaciones con los clientes y su fidelidad sin sobrecargar a su equipo con tareas adicionales.
Envíe correos electrónicos automatizados a clientes potenciales en función de su actividad o estado a través de ClickUp CRM
El acceso a los datos de sus clientes también le ayuda a personalizar las campañas de marketing, los correos electrónicos y las comunicaciones. Puede adaptar sus contenidos y ofertas en función de las preferencias individuales y del historial de compras, mejorando así la experiencia del cliente.
Obtenga información valiosa sobre sus clientes
El software CRM proporciona información valiosa sobre el comportamiento, las preferencias y los patrones de compra de los clientes. Le ayuda a tomar decisiones informadas sobre el desarrollo de productos, las estrategias de marketing y la mejora general de la experiencia del cliente.
Mejorar la colaboración y el trabajo en equipo
El uso compartido de una base de datos CRM ayuda a los distintos departamentos de la empresa a tener una vista compartida de todas las interacciones con los clientes.
Tal
permite a sus equipos de ventas, marketing y atención al cliente trabajar juntos a la perfección y comprender plenamente las necesidades y el historial del cliente, lo que conduce a un enfoque más unificado y centrado en el cliente.
Cómo ayuda una base de datos CRM a organizar los datos de los clientes
Una base de datos CRM aborda el reto de la dispersión de datos de clientes: la dispersión de información a través de diversas fuentes, como correos electrónicos, hojas de cálculo y bandejas de entrada de miembros individuales del equipo.
A continuación se explica cómo una base de datos CRM ayuda a organizar los datos de los clientes y a evitar confusiones, ineficacia y oportunidades perdidas:
1. Almacenamiento centralizado
Actúa como una única fuente de verdad, consolidando toda la información de los clientes en una plataforma unificada. Ya no hay que buscar detalles dispersos en varios sitios; todo el mundo puede acceder a la información más reciente en un solo lugar.
2. Entrada de datos estructurada
La base de datos garantiza que los datos sean coherentes y fáciles de encontrar aplicando una estructura específica.
Puede encontrar rápidamente lo que necesita filtrando y buscando información específica como datos de contacto, historial de compras o historial de comunicaciones.
3. Automatización de la captura de datos
Muchos programas de CRM se integran con otros sistemas, como plataformas de correo electrónico o formularios de sitios web, para capturar automáticamente las interacciones de los clientes y rellenar la base de datos, reduciendo la entrada manual de datos y minimizando los errores.
4. Segmentación y agrupación de datos
Añada un campo de ubicación en ClickUp CRM y conozca la distribución geográfica de sus clientes
Clasifique a sus clientes en función de datos demográficos, historial de compras o nivel de compromiso para:
- Personalizar la comunicación: Dirigirse a segmentos específicos de clientes con ofertas relevantes
- Centrar los esfuerzos de ventas: Dar prioridad a los clientes potenciales de alto valor y adaptar las estrategias de ventas en función de los segmentos de clientes
- Proporcionar compatibilidad específica: Ofrecer opciones de compatibilidad específicas basadas en las necesidades del cliente y en interacciones anteriores
Comprender los elementos de una base de datos CRM
En un CRM encontrará funciones esenciales que le ayudarán a gestionar eficazmente las relaciones con los clientes, mejorar la comunicación, supervisar las oportunidades de ventas y utilizar los datos para tomar decisiones.
Cree y gestione múltiples bases de datos con ClickUp CRM
Estas son las
/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/139401/componentes-crm/ elementos centrales de una base de datos CRM /%href/
que le ayudarán a mejorar la experiencia del cliente y a impulsar el crecimiento de su empresa:
Elementos básicos de una base de datos CRM
- Gestión de contactos: Almacena información detallada sobre personas y organizaciones, incluidos nombres, datos de contacto, direcciones y datos demográficos
- Historial de interacciones: Inspecciona todas las interacciones con los clientes, como correos electrónicos, llamadas telefónicas, reuniones, notas y tickets de compatibilidad, proporcionando un registro cronológico completo
- Gestión del proceso de ventas: Seguimiento de clientes potenciales y oportunidades a través de las distintas fases del proceso de ventas, lo que permite la visualización, previsión y optimización
- Automatización de marketing: Automatiza tus tareas de marketing como campañas de correo electrónico, lead nurturing y marketing en redes sociales, mejorando la eficiencia y el alcance
- Informes y análisis: Acceda a información valiosa sobre los datos de los clientes a través de informes y paneles para recopilar análisis de tendencias, comportamiento de los clientes y rendimiento de las campañas
- Soporte al cliente: Utilice los datos actualizados de la base de datos CRM para añadir contexto a los tickets de soporte y ayudar a los equipos de soporte a personalizar las conversaciones de compatibilidad
Diferentes usos de una base de datos CRM
Ya que hemos explorado los elementos, ¿qué tal si hablamos de los propósitos de la base de datos? Échales un vistazo:
- Servicio al cliente: Acceder al historial del cliente, proporcionar soporte al cliente personalizado y resolver problemas de forma eficiente para mejorar la compatibilidad del cliente
- Comunicación optimizada: Mejorar el trabajo en equipo mediante vistas compartidas de las operaciones, seguimiento del progreso y debates internos
- Optimización de los ingresos: Visualice el progreso de sus acuerdos e identifique los obstáculos. Obtenga información clara sobre el estado de su canal de ventas, el rendimiento del equipo y los puntos de contacto con el cliente
- Conocimiento del cliente: Analice los datos de los clientes para comprender sus necesidades, preferencias y comportamiento de compra, lo que le servirá de base para el desarrollo de productos, estrategias de marketing y mejora general de la experiencia del cliente
- Colaboración y trabajo en equipo: Comparta la información de los clientes con todos los departamentos para facilitar una colaboración fluida y una experiencia del cliente unificada
Tipos de bases de datos CRM
Las bases de datos CRM son de dos tipos principales: locales y en la nube.
CRM on-premise
Un CRM on-premise se instala y almacena localmente en los servidores de la empresa. Aunque proporciona un mayor control y personalización, también requiere una importante infraestructura de TI y un mantenimiento continuo.
Si tiene necesidades particulares de almacenamiento de datos o requiere una amplia personalización, las bases de datos locales le ofrecen más control sobre la infraestructura. Ofrece tiempos de procesamiento más rápidos para tareas que dependen en gran medida de la base de datos, especialmente si dispone de una red local fiable.
CRM en la nube
Un CRM basado en la nube lo aloja un proveedor externo y se accede a él en línea. Ofrece escalabilidad, facilidad de uso y menores costes iniciales, pero potencialmente menos control sobre la seguridad de los datos.
Puede acceder al CRM basado en la nube desde cualquier lugar con conexión (a internet), lo que resulta especialmente útil cuando su trabajo es a distancia o su equipo está geográficamente disperso.
Además, la mayoría de los proveedores en la nube suelen ofrecer sólidas soluciones de recuperación de desastres, que pueden ayudarle a recuperar sus datos rápidamente en caso de interrupciones o fallos de hardware.
Cómo crear una base de datos CRM: Un proceso paso a paso
He aquí un proceso paso a paso para crear un CRM y una base de datos personalizados. Le mostraremos cómo hacerlo utilizando ClickUp para gestionar sus representantes de ventas, clientes y mucho más:
1. Defina sus necesidades
Tómese el tiempo necesario para comprender sus necesidades específicas.
Utilice el
/ref/ https://clickup.com/features/whiteboards Pizarras ClickUp /%href/
para empezar, involucre a las partes interesadas clave de toda su organización, en particular de los equipos de ventas, marketing y atención al cliente. Organice una tormenta de ideas y discuta juntos los requisitos de todos los equipos.
Trabaje con su equipo para definir sus metas generales de desarrollo de CRM. ¿Quiere mejorar la gestión del proceso de ventas, aumentar la satisfacción de los clientes u obtener información más detallada de los datos de los clientes?
Correlacione las fases del recorrido del cliente, desde el conocimiento inicial hasta la compra y las interacciones postventa. Identifique los puntos de datos que debe capturar en cada fase para gestionar estas interacciones con eficacia.
- ¿Qué información necesita seguir sobre sus clientes?
- ¿Qué funciones son cruciales para sus procesos de equipo de ventas y marketing?
- ¿Cuántos usuarios necesitarán acceder al CRM?
Las respuestas a estas preguntas orientarán su planteamiento.
2. Ajuste de ClickUp
Seguimiento de todas sus interacciones con vistas personalizadas en ClickUp CRM
ClickUp es un hub central para todos sus datos de CRM. Empiece en cuestión de segundos con nuestra herramienta lista para usar y totalmente personalizable
. La plantilla CRM prediseñada de ClickUp le ofrece una ventanilla única para la gestión de su canal de ventas. Personalícela para adaptarla a sus necesidades específicas.
Ventajas clave de la plantilla:
- Flujos de trabajo predefinidos: Gestione prospectos, acuerdos e interacciones con clientes con facilidad utilizando flujos de trabajo predefinidos
- Personalización flexible: Adapte los campos, las canalizaciones y la automatización para que se ajusten perfectamente a su proceso de ventas exclusivo
- Vistas accionables: Cree filtros de datos personalizados para ver las ofertas que se cierran este mes, los clientes potenciales que necesitan atención o cualquier otro punto de datos que necesite
- Colaboración sin fisuras: Fomente el trabajo en equipo con tareas compartidas, discusiones y un hub centralizado para todo el historial de comunicación con el cliente
Cree listas separadas para entidades como Contactos, Leads, Oportunidades y Deals. Añada campos personalizados para capturar información relevante para cada tipo de entidad dentro de cada lista. Utilice tipos de campo como texto, fecha, desplegable y números para adaptarse a las necesidades de su empresa.
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3. Cree un flujo de trabajo personalizado para su proceso de CRM
Conecte puntos de datos relacionados entre listas. Por ejemplo, conecte Contactos a Oportunidades para enlazarlos con tratos. Defina estados personalizados para cada lista que representen diferentes fases de su flujo de trabajo (por ejemplo, Contacto - Nuevo, Oportunidad - En negociación, Oferta - Cerrada).
Cree diferentes vistas para cada lista con el fin de filtrar y mostrar los datos relevantes en función de sus necesidades (por ejemplo, Propuestas activas, Compras cerradas este mes). Esto le permite centrarse en datos específicos en función de sus necesidades.
Gestione y realice el seguimiento de sus tareas en una hoja de cálculo con la vista Tabla de ClickUp
Eche un vistazo a estas instancias que también puede aplicar con la Vista de ClickUp:
1. Vista de pistas activas:
- Objetivo: Identificar los clientes potenciales que aún no se han convertido y que necesitan más atención
- Datos mostrados: Nombre del cliente potencial, información de contacto, fecha de la última actividad, puntuación del cliente potencial (si procede)
- *Opciones de filtrado
Mostrar clientes potenciales por fuente (por ejemplo, formulario del sitio web, referencia)
- Filtrar por estado de actividad (por ejemplo, sin actividad en la última semana, abrió el último correo electrónico)
- Intervalo de puntuación de clientes potenciales (si procede)
- Caso práctico: Con esta vista, los representantes de ventas pueden dar prioridad a los clientes potenciales
2. Ofertas Cerradas este mes Vista:
- Propósito: Realizar un seguimiento de las operaciones que están a punto de completarse para garantizar un cierre oportuno
- Datos mostrados: Nombre de la operación, nombre del contacto, fecha estimada de cierre, valor de la operación, fase actual del proceso de ventas
- *Opciones de filtrado
Filtrar por el vendedor asignado
- Ver las operaciones por intervalo de fechas de cierre estimadas (por ejemplo, en la próxima semana, en las próximas dos semanas)
- Filtrar por intervalo de valor de la operación
- Caso práctico: Los responsables de ventas pueden supervisar el progreso e identificar posibles obstáculos para las operaciones que se cierren este mes
3. Problemas de servicio al cliente Vista:
- Finalidad: Ver y tratar rápidamente los problemas pendientes del servicio de atención al cliente
- Datos mostrados: Nombre del cliente, Descripción del problema, Nivel de prioridad, Fecha de envío, Agente asignado (si procede)
- *Opciones de filtrado
Filtrar por categoría de incidencia (por ejemplo, facturación, problema técnico)
- Vista por nivel de prioridad (alto, medio, bajo)
- Filtrar por agente asignado o problemas no asignados
- Caso práctico: Los representantes del servicio de atención al cliente pueden dar prioridad a los problemas urgentes y seguir el progreso de su resolución
Configure tareas automatizadas para agilizar los flujos de trabajo, como el envío de correos electrónicos de seguimiento tras la creación de clientes potenciales o la asignación de tareas en función de los cambios de estado.
4. Poblar su CRM
Si ya dispone de datos de clientes, impórtelos a ClickUp mediante archivos CSV o integraciones con otras plataformas. Por ejemplo, si está importando con archivos CSV, hágalo de esta manera:
- Tal vez los datos de sus clientes estén almacenados en una hoja de cálculo como Microsoft Excel o Hojas de cálculo de Google; exporte los datos de los clientes a un archivo CSV (valores separados por comas). Asegúrese de que cada encabezado de columna del archivo CSV coincide con un campo de lista de ClickUp (por ejemplo, Nombre, correo electrónico, empresa)
- En ClickUp, navegue hasta el entorno de trabajo y la Lista donde desea importar los datos. Haga clic en "Importar" y seleccione Archivo CSV. Elija el archivo CSV que contiene los datos de sus clientes y siga las instrucciones que aparecen en pantalla para correlacionar los puntos de datos con los campos de ClickUp correspondientes.
Añada nuevos contactos, clientes potenciales y oportunidades a medida que interactúe con ellos a través de diferentes puntos de contacto. Esto también se puede automatizar mediante el uso de formularios personalizados, por ejemplo, en su sitio web, para la recopilación estructurada de datos.
5. Utilice ClickUp para ventas y marketing
ClickUp activa su equipo de ventas reuniendo todo en un solo lugar, desde el seguimiento de clientes potenciales hasta la incorporación de clientes y la colaboración en acuerdos.
Cree tareas dentro de listas como Campañas de marketing, asígnelas a los miembros del equipo y realice un seguimiento del progreso.
Software de gestión de proyectos de ventas ClickUp
tiene todo lo que necesita.
Elección del software adecuado para su CRM
Aunque los autónomos y las pequeñas empresas pueden arreglárselas con un
una base de datos CRM extensa debe combinarse con un software CRM para utilizar los datos correctamente. Selección del software perfecto Software CRM para su empresa requiere una cuidadosa consideración de sus necesidades específicas y de las funcionalidades que ofrecen las distintas plataformas.
Aquí tienes un desglose de los aspectos críticos que debes evaluar:
1. Necesidades de la empresa
- Identifique sus puntos débiles: ¿A qué retos se enfrenta en la gestión de las relaciones con los clientes? ¿Es la organización de clientes potenciales, la visibilidad del equipo de ventas o una comunicación ineficaz? Comprender sus problemas guiará su búsqueda de soluciones
- Defina sus metas: ¿Qué espera conseguir con un CRM? ¿Desea aumentar las tasas de conversión de ventas, mejorar el servicio de atención al cliente u obtener información más detallada sobre los clientes? Unas metas claras le ayudarán a priorizar funciones
- Evalúe su presupuesto: Determine cuánto puede invertir en un CRMCRM SaaS saaS. Considere tanto los costes iniciales como las cuotas de suscripción continuas
- Identifique a los usuarios críticos: ¿Quién utilizará el CRM a diario? Comprender sus necesidades y conocimientos técnicos influirá en la complejidad de la interfaz que elija
2. Opciones de personalización
Busque un software CRM personalizado que se adapte a sus flujos de trabajo, y no al revés. Elija un software que le permita:
- Crear campos personalizados: Capturar puntos de datos específicos relevantes para su empresa.
- Definir estados personalizados y pipelines: Adaptar el sistema CRM personalizado para reflejar su proceso de ventas único y el viaje del cliente
- Integrar con herramientas existentes: Conecte su CRM colaborativo con otras plataformas que utilice, como el correo electrónico,automatización de marketing y software de contabilidadpara agilizar su flujo de trabajo
3. (Elaboración de) informes
función de vista de lista de ClickUp_
Los CRM eficaces ofrecen sólidas funciones de (elaboración de) informes para obtener información sobre los datos de los clientes y el rendimiento de las ventas. Evalúe sus capacidades para:
- Variedad de informes: Acceder a informes sobre el canal de ventas, las tasas de conversión de clientes potenciales, el valor de vida del cliente y el rendimiento de la campaña de marketing
- Opciones de personalización: Poder filtrar y segmentar datos para generar informes específicos a sus necesidades
- Visualización de datos: Utilizar cuadros y gráficos para interpretar fácilmente datos complejos ClickUp CRM gana en todas estas categorías si está preparado para empezar a implementarlo.
4. *Funciones para la canalización de ventas y la gestión de clientes potenciales:
Agilice su proceso de ventas con funciones como:
- Gestión visual de oportunidades: Seguimiento de ofertas en diferentes fases y visualización de su progreso
- Calificación y puntuación de clientes potenciales: Priorización de clientes potenciales en función de su valor potencial y probabilidad de conversión
- Tareas automatizadas y recordatorios: Configure tareas automatizadas de seguimiento, nutrición de clientes potenciales y seguimiento de la actividad
5. Base de datos de información del cliente:
Evalúe la capacidad de la plataforma CRM para almacenar y gestionar datos de forma eficaz. Busque funciones como:
- Gestión de contactos: Almacenar y organizar información detallada de los clientes, incluidos datos de contacto, datos demográficos e historial de compras
- Historial de interacciones: Realiza un seguimiento de todas las interacciones con los clientes, incluidos correos electrónicos, llamadas, reuniones y notas, para ofrecer una vista completa del recorrido del cliente
- Segmentación y objetivos: Segmente y etiquete su base de clientes en función de criterios específicos para personalizar las campañas de marketing y las comunicaciones
6. Funciones de seguridad
Cree roles personalizados con permisos granulares en ClickUp CRM y asegúrese de que sólo los miembros del equipo necesarios tengan acceso a datos confidenciales
La seguridad de los datos es primordial cuando se decide crear una aplicación CRM personalizada. Asegúrese de que la plataforma ofrece:
- Encriptación de datos en reposo y en tránsito
- Controles de acceso de los usuarios: Conceda distintos niveles de acceso a los usuarios en función de sus roles y responsabilidades
- Auditorías de seguridad y actualizaciones periódicas: Elija un proveedor firmemente comprometido con el cumplimiento de la seguridad de los datos
7. Aplicaciones móviles
En el mundo actual, centrado en los móviles, el acceso a su CRM sobre la marcha es crucial. Busque una plataforma con
- Aplicaciones móviles nativas para iOS y Android: Garantice una experiencia fluida y fácil de usar para ambas plataformas
- Funcionalidad offline: Acceso y actualización de datos sin conexión (a internet)
- Características clave disponibles en dispositivos móviles: Asegúrese de que las funciones principales, como la gestión de contactos, la vista de proyectos y la gestión de tareas, sean accesibles en dispositivos móviles
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Aumente la escala de sus procesos CRM con ClickUp
Las bases de datos CRM simplifican sus procesos de empresa de ventas, marketing, atención al cliente y colaboración con valiosos datos de clientes con automatización.
Sin embargo, elegir el CRM adecuado implica comprender las metas de su empresa: ¿qué datos de clientes necesita y cómo mejorarán las ventas y el servicio? ¿Qué tipo de Estrategia de CRM ¿está utilizando para gestionar su empresa?
A continuación, evalúe el software de CRM en función de funciones como la gestión de clientes potenciales, la (elaboración de) informes, las funciones disponibles, etc Plantillas CRM y el acceso móvil para asegurarse de que se ajusta a sus necesidades específicas. Si estás pensando en los costes, también puedes considerar alternativas de software CRM más asequibles.
El futuro de las bases de datos CRM está en la inteligencia impulsada por IA para experiencias personalizadas, una integración de sistemas más profunda y un enfoque en la seguridad de los datos y la adopción de la nube.
¿Listo para aumentar la eficiencia de su CRM? Pruebe ClickUp ¡gratis/a y compruebe la diferencia!
Preguntas frecuentes
1. ¿Puedo crear mi propio CRM?
Sí, pero aunque técnicamente es posible, crear su propio sistema CRM desde cero es una tarea compleja y que requiere muchos recursos, experiencia en desarrollo y mantenimiento continuo, por lo que en general no es práctico para la mayoría de las empresas.
**2. ¿Cómo crear un CRM paso a paso?
En primer lugar, defina sus necesidades y funcionalidades. A continuación, elija un enfoque de desarrollo, ya sea codificando desde cero o utilizando una plataforma de bajo código. Por último, concéntrese en crear funciones básicas como la gestión de contactos, el seguimiento del historial de interacciones y la gestión del proceso de ventas.
**3. ¿Puede un CRM ser una base de datos?
Sí, un CRM puede considerarse un tipo de base de datos. Un CRM de este tipo almacena y gestiona de forma centralizada la información de los clientes, el historial de interacciones y otros datos relevantes, lo que lo convierte en una valiosa herramienta para que las empresas comprendan y gestionen las relaciones con los clientes.
Sin embargo, los CRM suelen ofrecer funciones que van más allá del almacenamiento de datos básico, como la gestión del proceso de ventas, la automatización de marketing y la elaboración de informes.