Como propietario de una pequeña empresa, probablemente dependa de blocs de notas, notas adhesivas y sencillas hojas de cálculo para gestionar su negocio y hacer un seguimiento de quién compra qué, cuánto y cuándo.
Estas herramientas le ayudan a recopilar información vital sobre los clientes, mantener su inventario y mucho más. Sin embargo, a medida que su negocio crece, las notas adhesivas y los blocs de notas no serán suficientes para almacenar datos importantes. Entre en el software de gestión de relaciones con los clientes.
Una herramienta CRM transformará las operaciones de su empresa y la comunicación con sus clientes actuales y potenciales. Puede fomentar relaciones sólidas con los clientes y aumentar la eficacia general.
Sin embargo, si aún no estás preparado para optar por un software CRM específico, prueba con una plantilla CRM en Excel. Muchas empresas en su fase inicial optan por un CRM basado en Excel, ya que es familiar, personalizable y casi gratuito.
Esta completa guía le mostrará cómo funciona un CRM en Excel, cómo puede crear uno y cómo empezar con algunas plantillas CRM gratuitas.
¿Qué es un CRM Excel?
Un CRM de Excel es un sistema de gestión de las relaciones con los clientes que aprovecha las funcionalidades de Microsoft Excel para organizar y gestionar los datos de los clientes, las interacciones y los procesos de venta.
Excel CRM es una plataforma flexible y personalizable que las pequeñas empresas pueden utilizar para mantener relaciones con los clientes y agilizar los canales de ventas...
El uso de un CRM de Excel permite organizar el proceso de ventas de forma eficaz y gestionar los datos de los clientes potenciales con facilidad.
Usted o su equipo de ventas pueden actualizar los datos del CRM con regularidad, añadir etapas y fuentes de clientes potenciales personalizadas y exportar datos. Además, las partes interesadas podrán acceder fácilmente a toda esta información vital.
Ventajas de utilizar Excel como CRM
Familiaridad y accesibilidad
Desde estudiantes a profesionales, todo el mundo sabe utilizar Excel, lo que facilita la transición a un CRM Excel.
Excel es ampliamente accesible y no se requiere una formación especial. Microsoft Excel y sus alternativas son fáciles de aprender y disponen de varios tutoriales gratuitos en línea.
Rentabilidad
A menudo, las pequeñas empresas no pueden invertir en soluciones de software debido a sus elevados precios. El precio no es un problema con Microsoft Excel, ya que la aplicación web es gratuita. Incluso si necesita la versión de pago para escritorio, le saldrá más barato que un CRM normal.
La aplicación de escritorio de Microsoft Excel está disponible como un paquete de suscripción con la suite Microsoft Office. Esto elimina la necesidad de software adicional y le ayuda a reducir costes.
Personalización
Microsoft Excel es conocido por sus prácticas funciones y le permite personalizar su CRM según sus necesidades. ¿Desea definir campos personalizados para clientes específicos? Adelante, créelos. ¿Desea cambiar el nombre de los pasos dentro del pipeline de ventas según su forma de trabajar? Realice el cambio y continúe.
También puede utilizar los numerosos Plantillas CRM para diseñar una hoja de cálculo CRM que se adapte perfectamente a sus procesos y requisitos.
Integración con otras aplicaciones de Microsoft Office
MS Excel se integra perfectamente con otras aplicaciones de Microsoft Office como MS Word y Outlook. Esto le proporciona un enfoque holístico de la gestión de las relaciones con los clientes.
Tanto si eres representante de ventas como propietario de una empresa, las integraciones de Excel te ayudan a crear una interfaz impresionante y personalizada para tus datos, sin coste adicional.
Plantillas prediseñadas
Debido a la popularidad de Excel como CRM, existen varias plantillas CRM Excel prediseñadas que puede utilizar, como la plantilla
plantilla de contabilidad
plantilla de oportunidades, y otros.
Simplemente clone las plantillas disponibles, introduzca los datos relevantes en los campos personalizados y estará listo para empezar a trabajar. En
plantillas de planificación de recursos
a
plantillas de gestión de clientes
elija las que mejor se adapten a las necesidades de su empresa.
Cómo crear un CRM en Excel: Pasos y Consejos
Construir un CRM en Excel requiere una cuidadosa planificación y organización. Aquí están los pasos esenciales y consejos para guiarle a través del proceso.
Paso 1: Defina sus objetivos
Defina claramente sus objetivos de CRM y lo que pretende conseguir con la herramienta. Su objetivo podría ser mejorar la gestión de clientes potenciales, mantener las relaciones con los clientes o agilizar los procesos de ventas.
Paso 2: Crear hojas Excel
Una vez que usted y su equipo estén de acuerdo en sus objetivos futuros, utilice diferentes hojas de Excel para clasificar la información. Para crear Plantillas CRM necesita las siguientes hojas:
- Cree una hoja de lista Contactos para almacenar y visualizar fácilmente la información de los contactos
- Establezca una hoja Company dedicada a gestionar los datos de sus clientes potenciales y clientes de ventas B2B
- Desarrollar una hoja de cálculo Pipeline para realizar un seguimiento de las comunicaciones con los clientes, realizar un seguimiento de los clientes y actualizar el estado de los clientes potenciales para una supervisión eficaz de las ventas
- Utilizar una hoja de Configuración para incorporar detalles como tipos de contacto, etapas del proceso, estado del acuerdo y fuente del cliente potencial
Paso 3: Identificar los puntos de datos
Almacenar y mantener sus datos de contacto en un solo lugar puede ahorrarle mucho tiempo a la hora de comunicarse con clientes potenciales. Esto también le ayudará a evitar el extravío de datos, lo que le ahorrará un largo proceso de recuperación de datos.
Vaya a la hoja de contactos de la plantilla de CRM. Asegúrese de que, para todos sus clientes, realiza un seguimiento constante de los datos esenciales, como el nombre, el número de teléfono, la dirección, el correo electrónico, los detalles de compra, el historial de compras, los registros de comunicación y cualquier otro dato relevante CRM B2B datos. Aquí es también cuando debe definir cualquier campo o dato personalizado que desee recopilar y rastrear.
Introduzca todos los datos disponibles de cada cliente en el libro de Excel para facilitar una comunicación fluida en el futuro.
Paso 4: Introducir datos
Una vez que su base de datos de clientes esté lista, introduzca la información sobre las oportunidades de negocio y otros datos relacionados en el proceso de ventas preconfigurado. Puede vincular esto a sus procesos de ventas para maximizar la precisión y la coherencia y mantener la integridad de su sistema CRM.
Los representantes de ventas utilizan campos personalizados en el CRM de ventas para categorizar y realizar un seguimiento de las oportunidades, y añadir el tipo de venta o servicio solicitado por los clientes potenciales.
Identifique su progreso con las actualizaciones del panel de control que le alertan sobre los movimientos del pipeline. Si su proceso de ventas ya está predefinido o la plantilla de canal de ventas no se ajusta a sus necesidades, puede personalizarla fácilmente.
Paso 5: Implemente fórmulas y funciones
Aproveche las fórmulas y funciones de Excel para automatizar cálculos, analizar datos y agilizar procesos. Por ejemplo, puede utilizar SUMIFS para realizar un seguimiento de los totales de ventas y COUNTIFS para analizar las interacciones con los clientes. Convierta su plantilla CRM en un proceso de ventas personalizable que pueda evolucionar a medida que crece su negocio.
También puede crear tablas dinámicas para ordenar y filtrar rápidamente su pipeline para gestionar y analizar sus datos.
Ordene su tabla de canal de ventas en función del valor estimado de una oportunidad, o seleccione el menú desplegable y ordene los datos de la A a la Z.
Paso 6: Diseñe cuadros de mando visualmente atractivos
Dentro de su CRM basado en Excel, cree cuadros de mando visualmente atractivos que ofrezcan una rápida visión general de las métricas clave. Utilice tablas y gráficos para representar las tendencias de los datos de forma eficaz.
Algunos consejos rápidos que debe recordar al utilizar una plantilla CRM de Excel son:
- Actualice regularmente su CRM para garantizar su precisión y relevancia
- Forme a su equipo en el uso eficiente del CRM de Excel
- Haga copias de seguridad de sus archivos Excel con frecuencia para evitar la pérdida de datos
5 Plantillas CRM en Excel: Características y su uso
1. Plantilla CRM en Excel para registros de contactos
mantenga un registro de sus contactos con esta plantilla CRM de Excel vertex42 Registre los detalles de cada contacto que realice con un cliente o cliente potencial, el modo de contacto, el propósito y las acciones de seguimiento en una plantilla CRM Excel de contactos.
Esta plantilla CRM gratuita te ayuda a gestionar tu lista de contactos y a llegar al cliente adecuado en el momento oportuno. Así evitará enviar comunicaciones no deseadas a sus clientes actuales.
2. Plantilla CRM de Excel para embudo de ventas
registre y realice un seguimiento de sus oportunidades de venta con esta plantilla CRM para Excel de_ cRM Excel Gestionar el embudo de ventas es crucial para cualquier negocio. Una plantilla CRM Excel de embudo de ventas resulta útil cuando los profesionales y los propietarios de pequeñas empresas desean introducir de forma sencilla detalles básicos para realizar un seguimiento de los próximos acuerdos, las fechas de cierre previstas y el progreso del punto de contacto (PdC) con un posible cliente.
Una plantilla de este tipo también le ayuda a realizar un seguimiento del progreso a lo largo del proceso, el tamaño del acuerdo, etc.
3. Plantilla Excel CRM para registro de ventas
mantente al tanto de los costes, descuentos ofrecidos a tus clientes y ventas con esta plantilla CRM de_ vertex42 Una plantilla de registro de ventas gratuita le ayuda a registrar cada venta que realiza con detalles adicionales como el coste, los descuentos ofrecidos y los números de factura. Esta plantilla facilita el control de las ventas diarias, semanales y mensuales.
Ejecutar
informes de ventas
sobre el tamaño medio de los tickets, las ventas totales y mucho más con esta plantilla CRM Excel gratuita y fácil de usar.
4. Plantilla CRM Excel para informe de oportunidades
revise sus clientes potenciales utilizando la plantilla CRM de Close cerrar.com Como director de ventas, debe revisar con frecuencia las oportunidades que pueden convertir a clientes potenciales en clientes contractuales. Un sencillo informe de plantilla de CRM para oportunidades le ayuda a mantenerse al día sobre el rendimiento de cada representante de ventas, realizar un seguimiento de los acuerdos perdidos, intervenir en los acuerdos en fase avanzada y priorizar sus principales oportunidades de venta.
5. Plantilla CRM de Excel para previsión de ventas
obtenga predicciones de sus ventas para planificar mejor sus decisiones de compra e inventario utilizando la plantilla CRM de_ hoja de cálculo Como empresario, tener previsibilidad en las ventas es la clave para una mejor planificación y unas previsiones de ventas más precisas.
Utilice una plantilla CRM Excel de previsión de ventas para predecir las ventas entrantes. Puede pronosticar los ingresos comerciales y filtrarlos por tipo de empresa, vendedor y fase de la operación.
Limitaciones de un CRM Excel
Aunque los CRM de Excel ofrecen varias ventajas, también tienen algunas limitaciones que merece la pena tener en cuenta:
Escalabilidad limitada
Excel no está diseñado para manejar bases de datos extensas y, a medida que su empresa crece, puede resultarle difícil gestionar un gran volumen de datos de clientes utilizando una hoja de cálculo CRM.
Retos de colaboración
A medida que crece su equipo, la colaboración en los archivos de Excel puede resultar engorrosa, lo que provoca problemas de control de versiones y posibles discrepancias en los datos. Los limitados derechos de acceso a Excel de los usuarios hacen que el seguimiento y la identificación de los cambios lleven mucho tiempo.
Falta de automatización
Una hoja de cálculo Excel CRM requiere más entradas manuales que un software CRM dedicado. Al crear sus bases de datos de clientes, debe introducir los datos manualmente para asegurarse de que toda la información de los clientes se almacena y registra correctamente. Esto puede ralentizar los procesos empresariales y, además, se corre el riesgo de que un error humano provoque la pérdida de datos.
Problemas de seguridad
Los archivos de Excel pueden no proporcionar el mismo nivel de seguridad que las plataformas CRM dedicadas, dejando los datos esenciales vulnerables a accesos no autorizados o pérdidas. Los archivos de Excel pueden bloquearse en cualquier momento y las copias de seguridad pueden no ser una solución eficaz. Cualquiera que acceda al libro de Excel puede copiar fácilmente los datos o, peor aún, borrarlos.
Sin pista de auditoría
Es difícil hacer un seguimiento de los cambios realizados en un archivo de Excel. En la mayoría de los casos, los archivos de Excel son accesibles para varios miembros del equipo con el acceso y los permisos necesarios para realizar cambios. Esto dificulta el seguimiento y la auditoría.
La mejor alternativa a un CRM Excel
ClickUp es una potente herramienta con sólidas capacidades de CRM que se integra a la perfección con sus flujos de trabajo existentes.
le ayuda a aumentar sus relaciones con los clientes con herramientas listas para usar para realizar un seguimiento de todos sus clientes potenciales y oportunidades. Proporciona una representación visual de sus oportunidades y le ayuda a tomar decisiones eficientes.
utilice la Plantilla CRM de ClickUp para maximizar sus relaciones con los clientes, realizar el seguimiento de leads y oportunidades con pipelines_
En
Funciones CRM de ClickUp
le ayudan a centralizar la información de contacto crucial en una base de datos dedicada a los datos de ventas. Esto le permite dar prioridad a las tareas de ventas
en función de la fase de venta, lo que aumenta la velocidad de venta.
Las empresas que utilizan Excel para sus procesos de CRM pueden realizar la transición a ClickUp sin esfuerzo importando sus datos existentes
ClickUp le permite personalizar las vistas de tareas para ayudarle a gestionar sus procesos de ventas y marketing. Aparte de la vista de lista predeterminada, también puede ver los datos en una vista de lista
agrupados por estado, o un
con reuniones y otros eventos programados.
También puede optar por la vista de tabla, que mostrará todos los datos en una cuadrícula sencilla.
arrastre y suelte cualquier tarea en la columna siguiente para actualizar automáticamente su estado con la vista de tablero tipo Kanban de ClickUp
Con ClickUp puede asignar tareas a los miembros del equipo y realizar un seguimiento de su progreso. También puede establecer permisos de usuario basados en roles.
Con menciones, comentarios y funciones de comunicación integradas, ClickUp proporciona un entorno de colaboración para
Además,
le ayudan a agilizar las tareas repetitivas y a ahorrar tiempo y esfuerzo..
Tanto si se trata de una pequeña empresa como de un gran conglomerado, ClickUp le ofrece una solución integral para sus necesidades de CRM.
Desde la gestión de contactos hasta el seguimiento de acuerdos y las vistas de tareas, las funciones intuitivas de ClickUp lo convierten en un sólido software CRM para impulsar su negocio.
Mejore su gestión de relaciones con los clientes con ClickUp
Al planificar su estrategia de CRM, tenga en cuenta los requisitos de su empresa y evalúe la escalabilidad de la solución de CRM elegida. Esto le ayudará a decidir si crear un CRM en Excel u optar por una solución dedicada como ClickUp.
Aunque los CRM en Excel ofrecen a los empresarios una solución rentable y personalizable, sus desventajas pueden obstaculizar el crecimiento.
ClickUp, en cambio, se perfila como una alternativa eficaz que escalará con su negocio.
Plantillas de CRM robustas, funciones avanzadas como
integración perfecta con múltiples herramientas,
y las capacidades de colaboración lo convierten en una mejor solución CRM en comparación con Excel o Google Sheets.
Con el CRM de ClickUp, las empresas de todos los tamaños pueden gestionar las relaciones con los clientes, agilizar los procesos y trabajar en colaboración para fomentar una mayor satisfacción de los clientes.
Implemente un software CRM dedicado para su empresa mediante
inscribiéndose gratuitamente en ClickUp
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