Como gestor de proyectos, tienes un simple deseo:
Que este proyecto sea un éxito, por favor. 🤞
Pero el camino para cumplir este deseo necesita cosas no tan sencillas como crear un plan de proyecto, establecer un calendario de proyecto, trazar el alcance del proyecto, planificar los recursos, gestionar a los clientes, etc.
Por suerte, ahora puedes utilizar software de hoja de cálculo para ocuparse de todo y no estancarse en esas tareas.
En este artículo, descubriremos qué es una hoja de cálculo de gestión de proyectos sus ventajas y algunas plantillas de hojas de cálculo . También le sugeriremos una alternativa que puede ser su solución a cualquier inconveniente de la gestión de proyectos con hojas de cálculo .
Alimentemos su curiosidad por las hojas de cálculo.
¿Qué es una hoja de cálculo de gestión de proyectos?
Si crea una línea de tiempo del proyecto , Diagrama de Gantt , salpicadero o una lista de sus tareas en una hoja de cálculo, que se convierte en una hoja de cálculo de gestión de proyectos.
En palabras más sencillas, la gestión de proyectos en hojas de cálculo es cualquier cosa que hagas en una hoja de cálculo para facilitar la gestión de proyectos.
Mucha gente las utiliza para gestionar proyectos por la familiaridad que ofrecen.
la mayoría de nosotros hemos visto o utilizado una hoja de cálculo de Microsoft Excel o_ hoja de cálculo de Google al menos una vez en la vida, ¿verdad?
Son flexibles, y puede manualmente gestionar proyectos mediante fórmulas y gráficos .
Lo mejor es que puede saltarse el esfuerzo manual porque a alguien se le ha ocurrido una ingeniosa innovación llamada plantillas .
Pero, ¿qué hace que la gestión de proyectos con hojas de cálculo destaque realmente?
Averigüémoslo
5 ventajas de la gestión de proyectos con hojas de cálculo
Independientemente de si elige la gestión de proyectos de hojas de cálculo de Excel o la gestión de proyectos de hojas de cálculo de Google, se beneficiará de algunas cosas.
Exploremos algunas de ellas:
1. Organización
Una hoja de cálculo suele ser la herramienta a la que se recurre para recopilar y organizar datos: dos de sus usos más sencillos.
Y si te gustan las cosas súper organizadas, una hoja de cálculo es tu lugar feliz.
Puedes colocar todos los datos de tus proyectos en columnas y filas sencillas y ordenadas, y luego clasificarlos con fórmulas para encontrar rápidamente lo que buscas.
2. Presupuestos
Si Microsoft Excel fuera a la escuela, todos sabemos qué asignatura aprobaría: ¡Matemáticas!
Y es que los cálculos de Excel son impresionantes y precisos.
Cuando te sientas a crear un presupuesto del proyecto una hoja de cálculo Excel puede ayudarte a realizarlo rápidamente gracias a sus cálculos. También puedes hacer la mayoría de estos cálculos en una hoja de cálculo Google de gestión de proyectos.
3. Puede ser barato
Puedes realizar la gestión de proyectos con hojas de cálculo a coste cero.
¿Cómo?
Puedes utilizar Google Sheets..
Todo lo que necesitas es una cuenta de Google para empezar a utilizar Sheets para gestionar proyectos.
A diferencia de Google Sheets, Excel no es gratuito. Sin embargo, puedes disponer de la suite Microsoft 365 Personal por un asequible precio de 6,99 €/mes.
¿Quieres aprender a gestionar proyectos en Google Sheets?
Echa un vistazo a nuestro Guía de gestión de proyectos de Google Sheets .
4. Ideal para listar tareas
Las celdas de una hoja de cálculo son muy útiles para hacer listas.
Y eso significa que puedes crear tantas tareas de proyecto o listas de tareas pendientes como quieras.
Ya sabemos lo organizadas que pueden ser las hojas de cálculo, así que te resultará cómodo y fácil gestionar tus propias actividades en el día a día.
Tu equipo no tiene por qué quedarse al margen.
Puedes crear listas de tareas para tu equipo cada día para asegurarte de que los proyectos siguen su curso.
La forma más obvia de hacerlo es:
- Enumerar cada tarea
- Añadir una descripción de la tarea y comentarios sobre lo que hay que hacer
- Mencionar el nombre del empleado responsable
- Etc
¿Quieres hacer algo más que crear listas de tareas en una hoja de cálculo?
Echa un vistazo a nuestro sistema de gestión de tareas Guía de gestión de proyectos en Excel .
5. Plantillas
Las plantillas te facilitan la vida y te ahorran mucho tiempo.
Afortunadamente, encontrarás innumerables opciones de plantillas de Excel y Google Sheets.
Hay una plantilla para todo y para todos.
Google Sheets incluso viene precargado con plantillas útiles gratuitas para ayudar a tu proyecto a mantenerse en el buen camino, presupuestado y organizado.
Excel también tiene muchas plantillas para calendarios seguimiento de tareas, seguimiento de ventas, etc.
Echemos un vistazo a algunos de ellos:
4 Plantillas de hojas de cálculo para la gestión de proyectos
Una plantilla de gestión de proyectos es una herramienta eficaz tanto para proyectos sencillos como complejos.
después de todo, ¿quién no quiere una ventaja?
Sin embargo, ¡encontrar la plantilla adecuada puede llevar una eternidad!
Por suerte para ti, te ofrecemos tres plantillas gratuitas para que puedas empezar ya mismo
1. Plantilla de seguimiento de proyectos
En lugar de crear una hoja de cálculo Excel de gestión de proyectos desde cero, utiliza esta plantilla de Excel para gestionar los riesgos del proyecto registrando las incidencias.
Descargar Plantilla Excel de seguimiento de incidencias de proyectos .
2. Plantilla de balance
Esta plantilla de balance puede ayudarle a realizar un seguimiento de sus activos, pasivos y patrimonio neto. Utilícela para comprender mejor la situación financiera de su empresa y poder planificar en consecuencia sus proyectos futuros.
Descargar esta hoja de cálculo de Google plantilla de balance .
3. Plantilla de diagrama de Gantt
Se trata de un Plantilla de diagrama de Gantt para una hoja de Google que te ayudará a hacer un seguimiento del progreso de tu proyecto y del calendario. Es una forma sencilla de visualizar el plan de tu proyecto y comprobar si el entregables se presentarán a tiempo.
Descargar Diagrama de Gantt de Google Sheetsplantilla .
4. Plantilla de presupuesto del proyecto
Utilice este Excel plantilla de presupuesto de proyecto para hacer un seguimiento de los entregables, los proveedores, los costes estimados y reales, etc.
Descargue esta sencilla plantilla de Excel plantilla de presupuesto de proyecto .
Estas son sólo algunas opciones.
Puedes buscar en Internet otras plantillas, como una:
- Plantilla de planificación de proyectos
- Plantilla de proyecto de construcción
- Calendario del proyecto plantilla
- Plantilla de cuadro de mando de gestión de proyectos
- Informe de situación del proyecto plantilla
¿Necesita más opciones?
Consulta esta lista de opciones plantillas de gestión de proyectos .
Por desgracia, las hojas de cálculo no son la herramienta más sencilla para la gestión de proyectos.
Veamos por qué.
7 Desventajas de la gestión de proyectos con hojas de cálculo
Todos conocemos a un grupo de personas que se pelearán contigo para demostrarte que las hojas de cálculo pueden hacer cualquier cosa.
Y si eres uno de ellos, no pasa nada.
Todos tenemos favoritos.
Sin embargo, hay un montón de inconvenientes que no podemos ignorar.
Problema #1: Atascado con la misma vista
Si te gustan las hojas de cálculo, probablemente sueñes con filas y columnas. 💭
pero, ¿adivina qué?
Tu sueño pronto se convertirá en una pesadilla, ya que no tendrás otras opciones de interfaz.
Estarás atascado con tablas llenas de celdas que no te permitirán emplear metodologías de proyecto como ágil o kanban .
Ahí es donde ClickUp ¡entra!
Es uno de los mejor valoradas herramientas de productividad utilizadas por toneladas de organizaciones y autónomos de todo el mundo .
Solución ClickUp: múltiples
vistas
A diferencia de las hojas de cálculo, ClickUp tiene varias vistas porque tenemos en cuenta las opciones de cada uno.
Verá, nosotros no queremos quitarle sus felices sueños llenos de filas y columnas.
Y por eso le presentamos nuestra Vista de tabla .
Uso de la función de arrastrar y soltar para mover tareas en la vista Tabla de ClickUp
Utilícela para ver sus tareas en formato de hoja de cálculo, arrástrelas y suéltelas para organizarlas, e incluso comparta la tabla con otras personas para mantener la comunicación fluida.
Es ideal para almacenar grandes bases de datos, inventarios y presupuestos.
¿Quieres saber más?
Utiliza Cálculos de columnas para calcular la suma, el promedio o el rango.
Y si todavía siente que echa de menos su hoja de cálculo, utilice Incrustar vista para traer tu archivo favorito a ClickUp con una simple URL.
De este modo, no tendrá que salir de su herramienta de gestión de proyectos para acceder a su hoja de cálculo.
Pero prometimos que no te dejaríamos pegado a las celdas.
Eso significa que puedes cambiar cuando quieras.
Cámbialo por el Vista del diagrama de Gantt para crear su plan de proyecto establece el calendario del proyecto de acuerdo con tu cronograma y haz un seguimiento de los avances.
Incluso puedes gestionar las dependencias de cada tarea con facilidad gracias a nuestra función de arrastrar y soltar.
Calendario de programación y seguimiento de tareas en la vista de diagrama de Gantt de ClickUp
Como gestor de proyectos, probablemente haya trabajado día y noche para encontrar la metodología de proyecto que mejor se adapte a su equipo.
no podemos permitir que este esfuerzo se eche a perder
Por eso ClickUp tiene una Vista del tablero para que pueda aplicar la metodología kanban . Personalícela en función de las necesidades de su equipo con Estados personalizados .
Puede ser 'pendiente', 'en curso', 'en aprobación'... lo que quieras.
Visualización de tareas en la vista Tablero de ClickUp
O pruebe el Vista de caja .
Es ideal para el seguimiento de sus sprints mientras disfruta de una vista de alto nivel de las actividades de su proyecto.
Problema #2: Crear cuadros de mando puede ser agotador
A salpicadero es el mejor amigo de un gestor de proyectos.
Al menos se supone que lo es.
Pero un tablero de hojas de cálculo es más bien un falso amigo o incluso un matón.
Prueba a crear uno y sabrás de lo que hablamos.
Tendrás que buscar una guía en Google y leerlo todo.
Luego sigue un sinfín de pasos y retoca celdas todo el día.
¿Pensando en un dashboard _template para saltarte el trabajo?
¡Ja!
Buena suerte a la caza de una plantilla que:
- Se adapte a sus necesidades
- Sea realmente funcional
- Y sea gratuita
Algunos ni siquiera te permiten personalizarlos o editarlos. no te preocupes
Solución ClickUp: Cuadros de mando No se preocupe. Los cuadros de mando de ClickUp lo tienen todo cubierto.
Sin guías. Sin pasos. Sin plantillas poco fiables.
Sólo tres clics. 🖱
- Haz clic en el icono Dashboards
- Haz clic en + para añadir tu nuevo Dashboard
- Haz clic en + Añadir widget para traer tus datos
¡E-A-S-Y!
Personalización de un nuevo Panel en ClickUp
Lleve todo tipo de datos a su Dashboard con:
- Widgets Sprint
- Widgets de estado
- Widgets de prioridades
- Widgets de incrustación
Creación de un panel de control con los widgets personalizados disponibles en ClickUp
¿Desea tener el control total de sus cuadros de mando?
Utilice Widgets personalizados en su lugar y visualice sus datos en forma de gráficos de barras, gráficos circulares, cálculos, etc.
Problema #3: Sin capacidades de flujo de trabajo
las hojas de cálculo son hojas de cálculo.
Ya está, lo hemos dicho.
Igual que no puedes obligar a una tostadora a hacer gofres 🧇, no puedes usar hojas de cálculo para gestionar tus necesidades de flujo de trabajo.
No te permitirá crear ni asignar tareas.
Ni actualizar automáticamente el estado de las tareas.
Ni le permitirá automatizar tareas repetitivas.
Solución ClickUp nº 1: tareas
Si los flujos de trabajo son como deliciosos gofres, ClickUp es el fabricante de gofres que necesita.
Es una software gratuito de gestión de proyectos diseñado para soportar todo tipo de flujos de trabajo.
Puede crear tareas con subtareas y listas de control .
E incluso asignar a ellos.
Añada asignados múltiples a una sola tarea o incluso a toda una Equipo .
tenemos un desayuno buffet lleno de opciones para ti
Añadir uno o varios asignatarios a una nueva tarea en ClickUp
Solución ClickUp nº 2: Estados Si quieres visualizar el recorrido de tu tarea desde que se hace hasta que se termina, Statuses es el camino a seguir.
Puede utilizar Statuses simples cuando las tareas necesitan ser realizadas o no hecho.
Otras veces, personalice los estados de las tareas en función de sus necesidades en Listas, Carpetas, y Espacios .
¿Qué? ¿Creías que íbamos a restringir los estados personalizados a la vista del tablero?
¡Imposible!
Creación de estados personalizados en ClickUp
Problema #4: Esfuerzo manual
¡Las hojas de cálculo son T-I-R-I-N-G!
Casi todo lo que haces tiene que ser una entrada manual, tanto si quieres crear un cuadro de mando de gestión de proyectos, elaborar un informe, controlar el tiempo, hacer una lista de tareas pendientes..
Como gestor de proyectos, tienes que compaginar múltiples proyectos, tareas y reuniones.
después de tanto trabajo, ¿tienes tiempo para teclear furiosamente en una hoja de cálculo?
Eso es una pérdida de tiempo, y todos sabemos que puede costar dinero. 💰
Solución ClickUp nº 1: Automatizaciones Olvídese de las hojas de cálculo y pruebe las Automatizaciones de ClickUp para no volver a realizar tareas repetitivas.
Todo lo que necesita hacer es establecer una combinación de:
- Disparadores : deciden qué debe ocurrir para que se inicie la Automatización
- Condiciones : define las circunstancias para que la Automatización continúe
- Acciones : establecen lo que debe ocurrir como resultado de los Activadores y Condiciones
acciones
Siéntese y relájese mientras ClickUp hace el trabajo por usted. 🥂
Creación de automatización personalizada en ClickUp
Solución ClickUp nº 2: Plantillas
Las plantillas en ClickUp son una gran manera de trabajar inteligentemente.
Puede utilizar y crear plantillas para:
- Tareas
- Flujos de trabajo
- Estados
- Listas de control
- Documentos
Ver
Puedes crear plantillas para cualquier cosa.
Y a diferencia de las plantillas de hojas de cálculo, puede personalizar fácilmente o incluso crear sus propias plantillas ClickUp sin necesidad de una guía.
Problema #5. La vista móvil no es conveniente
Algunas cosas simplemente no están pensadas para pantallas móviles.
Como esa foto embarazosa en la que te etiquetará tu mejor amigo o las hojas de cálculo en una aplicación móvil.
Tendrás que entrecerrar los ojos y desplazarte por la pantalla porque las pantallas pequeñas no están hechas para hojas de cálculo.
Salva tu vista con..
Solución ClickUp: bien optimizada aplicaciones móviles Por suerte, ClickUp es una solución de gestión de proyectos sin estrabismos. Con sus aplicaciones móviles bien optimizadas tanto para Android como para iOS, puedes:
- Realizar un seguimiento de los proyectos
- Asignar yprogramar tareas* Converse con sus compañeros de equipo
- CompruebeRecordatorios yFechas de vencimiento
Visualización de tareas y calendario en la aplicación móvil de ClickUp
Problema #6: No hay seguimiento del tiempo
El control del tiempo en una hoja de cálculo es tan antiguo como los teléfonos móviles.
con la automatización tomando el relevo, ¿quién va a registrar manualmente el tiempo en 2021?
E incluso si utilizas una hoja de cálculo para el control del tiempo, siento decirte esto, pero estás perdiendo tiempo en el proceso de control del tiempo.
¿Por qué no automatizarlo?
Solución ClickUp: Seguimiento del tiempo de proyectos ClickUp lleva la gestión de las tareas de un proyecto y el control del tiempo a la misma plataforma.
Pulse el icono play para realizar un seguimiento automático de la duración de las tareas a medida que trabaja, y siéntase libre de pasar de una tarea a otra siempre que lo desee.
Seguimiento del tiempo con el cronómetro de ClickUp
Nuestro cronómetro nativo es también un cronómetro global.
¿Qué es eso?
Significa que puedes iniciar el temporizador desde un dispositivo y detenerlo desde otro. 🤯
Problema #7: Integraciones limitadas
Para una gestión eficaz del proyecto, usted quiere una herramienta que puede:
- Hacerlo todo
- O comunicarse con otras herramientas de productividad
El primer punto dista mucho de ser cierto en el caso de las hojas de cálculo.
Pero, ¿qué pasa con las integraciones?
Siento romperte el corazón, pero las hojas de cálculo tampoco apoyan mucho las integraciones.
Por ejemplo, Excel no se integra con ninguna herramienta que no sea de Microsoft. No directamente, al menos.
¿Estás de acuerdo en que para una hoja de cálculo de gestión de proyectos, Excel no es lo ideal?
Entonces echa un vistazo a esta lista de mejores alternativas a Excel .
Solución ClickUp: toneladas de integraciones
ClickUp es el país de las maravillas de la integración. Puede integrarse directamente con varias herramientas populares, entre ellas Github , Toggl , Caja y mucho más
Si no encuentra la herramienta que busca, nuestra herramienta
Zapier
está lista para ayudar a conectar ClickUp con más de 1000 herramientas.
Pero bueno Aún no hemos terminado.
ClickUp tiene más funciones para usted:
- Establecer proyectoObjetivos en ClickUp y cree una estructura de desglose del trabajo con metas, objetivos y sprints
- Gestione correos electrónicos directamente desde ClickUp conEmail ClickApp Utilice los widgets de Sprint para ver los datos de sprint en forma de archivovelocidad,consumoygráfico de quemado Trabajar incluso cuando el wifi está abajo conModo sin conexión Toma notas de reuniones o planifica ideas para proyectos conBloc de notas de ClickUp Proporcione a su cliente, parte interesada o cualquier persona ajena al espacio de trabajo acceso al diagrama de Gantt, la línea de tiempo, etc. conCompartir públicamente ## Liberarse de las celdas de una hoja de cálculo
Las hojas de cálculo simplemente no están hechas para la gestión de proyectos.
¿Por qué querrías gastar tu valioso tiempo tratando de forzar a una herramienta a hacer algo para lo que nunca fue creada?
En su lugar, utilice un potente software de gestión de proyectos que puede reducir su carga de trabajo y le permiten realizar un seguimiento de los proyectos de una manera organizada.
Básicamente, utilice ClickUp.
Es compatible con proyectos y tareas, tiempo , documento y gestión de recursos con interminables personalización posibilidades.
Si esta solución todo en uno no significa última gestión de proyectos, no sabemos qué lo hará.
¿Qué le parece? Únete gratis a ClickUp hoy mismo para hacer realidad todos sus deseos en materia de gestión de proyectos
